檔案現(xiàn)代化管理精選(九篇)

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第1篇：檔案現(xiàn)代化管理范文

[關鍵詞]檔案 公司發(fā)展 現(xiàn)代化 管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）10-0331-01

雖然檔案管理工作現(xiàn)階段取得了許多新突破，建立完善了檔案管理的各項規(guī)章制度，初步建立了檔案目錄計算機檢索功能，提高了工作效率，但仍存在許多問題：

一、開放意識與創(chuàng)新意識不強

檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現(xiàn)狀”、“不講求社會效益和經濟效益”等舊觀念。

二、許多基層單位重“藏”輕“用”

一些部門在工作中，忽視了檔案的作用，檔案信息資源開發(fā)不足，造成大量信息資源閑置。

三、檔案收集工作缺乏力度

收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作處于被動地位，一般是移交什么就接收什么，應該歸檔的材料散失在個人手中，檔案缺失嚴重。

四、檔案管理與服務存在脫節(jié)現(xiàn)象

由于公司檔案資源不夠豐富。只注重產品、基建、設備、人事、文書等檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與業(yè)務有關的資料的收集整理，影響了公司檔案的系統(tǒng)性和完整性；檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代或者缺失現(xiàn)象。

五、檔案管理人員少，專業(yè)素質不高、工作積極性不高

檔案專業(yè)人員所占比例小，多數(shù)為傳統(tǒng)檔案工作“傳、幫、帶”的“繼任者”或長期沿襲下來的工作經驗。許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時展，缺乏創(chuàng)新和活力。

通觀檔案工作中諸多問題，不難發(fā)現(xiàn)，要想檔案管理工作走上系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化、正規(guī)化的道路，必須從以下幾方面入手：

（一）要有效地推進檔案的系統(tǒng)化管理

需要建立新的檔案工作機制，進行部門整合，設立檔案中心，加強檔案行政管理部門在公司行政管理職能的組織地位。檔案中心應在傳統(tǒng)的產品、會計、人事等檔案管理職能中增設底圖保管職能和曬圖職能，這樣集中統(tǒng)一管理，藍底不分家，檔案中心直接掌握曬制底圖的部門、數(shù)量、流向，全程監(jiān)控公司技術檔案資料完整與安全，防止失密和泄密，檔案中心具有檔案實體保管和業(yè)務監(jiān)督指導雙重職能。

（二）完善檔案管理制度

要想企業(yè)走的更遠、更穩(wěn)，必須有完善的制度做支撐，要從領導、部門、員工三方面進行努力：

1、要有效地推進檔案的規(guī)范化、標準化管理，最關鍵的是領導要有重視檔案的意識。單位領導或主管和分管檔案部門的領導參與上級部門組織召開的檔案方面的宣傳會、培訓會、經驗交流會，從而增加對檔案的了解，檔案意識就會進一步提高。才能帶頭去遵守檔案管理制度，為員工樹立標桿，這才是推進檔案規(guī)范化、標準化管理的重中之重。

2、要有效地推進檔案的規(guī)范化管理，必須要建立健全檔案中心管理制度和與各相關部門之間的工作制度。做到有章可循，有法可依。具體有以下兩方面：

（1）內部管理。建立健全納入檔案管理工作的領導負責制度、目標管理制度、綜合計劃制度，使檔案管理的各項工作環(huán)節(jié)都按一定的標準來進行。如制定案卷質量標準，使分類組卷達到最佳水平；制定檔案接收標準，以確保進室質量；制定整理、鑒定、檢索、利用等標準，使各項管理工作規(guī)范化、統(tǒng)一化。建立健全檔案管理工作流程管理制度。通過抓好各個環(huán)節(jié)的質量控制，對檔案工作管理質量的提高具有重要意義。

（2）外部協(xié)調。督促和領導相關部門制定檔案工作制度，明確目標，督促相關業(yè)務人員對檔案工作人員進行文件的解讀和培訓。督促和領導本單位收文、行文機構向檔案室歸檔工作，賦予檔案工作人員指導行為和歸檔的權利，保證檔案工作的順利進行。同時，建立與相關部門的資源共享制度。每個人的人事檔案是動態(tài)的不斷變化的，人事部門隨時會產生任免、調資等歸檔材料需要及時放入個人檔案袋中，面對檔案工作人員少，工作量大的情況，對這些材料進行整理、編號的過程是一個重復費力的環(huán)節(jié)。如果人事部門信息庫增加“人事檔案號”項目，使打印出來的人事檔案材料直接帶上檔案號，可以大大提高工作效率

3、要有效地推進檔案的正規(guī)化管理，必須要加強檔案工作人員的管理和培訓：

（1）檔案工作人員必須要有較高的政治素質，要有埋頭苦干、無私奉獻的高尚的道德情操，必須忠誠可靠，意志堅定，嚴守公司秘密，這是由檔案工作的性質和特點決定的。檔案工作人員也要履行《檔案法》賦予的權利，對檔案的前期控制工作進行監(jiān)督、指導、檢查。

（2）適時舉辦檔案基礎知識和業(yè)務技能培訓，培養(yǎng)適應新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請業(yè)務專家上門指導，另一方面，組織檔案管理人員到先進單位學習檔案管理先進經驗和操作技能，以促進檔案工作健康、平衡發(fā)展。

綜上所述，要想有效的推進檔案工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化、正規(guī)化管理，需要領導、員工、職能部門三方面的努力，缺一不可。

參考文獻

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第2篇：檔案現(xiàn)代化管理范文

關鍵字：檔案；管理；現(xiàn)代化

0 引言

所謂檔案管理的現(xiàn)代化，是指在科學的思想指導下，運用合理有效的方法和手段，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方式進行改革，加快實現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理，使之獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然結果，是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢?，F(xiàn)代化的檔案管理從信息化、虛擬化、標準化等多個方面對傳統(tǒng)的檔案管理進行了糾正，對檔案管理提出了更高的要求。

1 檔案管理現(xiàn)代化的內容

1.1 檔案管理的信息化

檔案管理信息化是指在檔案管理中運用信息技術來提高檔案工作現(xiàn)代化水平，它是新時期檔案管理的核心內容，主要包括檔案信息資源建設和檔案基礎平臺建設兩個方面，通過信息化的渠道和方式，加強對于檔案資源的利用與開發(fā)，提高檔案信息資源的共享程度。

1.2 檔案管理的虛擬化

傳統(tǒng)的檔案管理主要是以紙張為載體，實行手工管理的模式。在這種管理模式下，信息與載體是不能分割的，信息共享具有很大的難度。而且在管理過程中，需要進行一系列諸如收集、整理、鑒定、編目等環(huán)節(jié)，在耗費大量的時間和人力的同時，工作效率也不高。檔案管理的現(xiàn)代化則提倡檔案管理的虛擬化，也就是以計算機為檔案的載體，運用智能化的計算機管理模式對檔案進行管理。這種管理模式在很大程度上節(jié)約了時間，節(jié)省了人力，提高了工作效率。

1.3 檔案管理的標準化

檔案管理的現(xiàn)代化很重要的一點在于檔案管理的標準化。檔案現(xiàn)代化管理依賴于網(wǎng)絡這種載體。而網(wǎng)絡具有很大的開放性和不安全性，所以更需要制定相應的管理標準，對檔案數(shù)據(jù)的交換、信息的傳遞、資料的共享等等步驟進行詳細的規(guī)定，使得檔案管理有據(jù)可循。只有在統(tǒng)一的標準規(guī)范之下進行檔案管理的工作，才能取得好的成效。

2 檔案管理現(xiàn)代化的必要性

2.1 自身發(fā)展的需要

隨著我國經濟和科技的快速發(fā)展，信息化程度的提高，我國的檔案事業(yè)也面臨著挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已越來越不能適應社會發(fā)展的需要。計算機、網(wǎng)絡等新技術的應用對檔案管理提出了新的要求。在這樣的情況下，運用新手段新方法，實施檔案管理的現(xiàn)代化，能夠適應新的發(fā)展形勢，提高檔案管理工作的效率，有利于檔案事業(yè)的更好發(fā)展。

2.2 加強保護的需要

另外，由于傳統(tǒng)的紙質載體自身質量的缺陷以及保護手段的落后，很多檔案已經出現(xiàn)了一些諸如褪色、無字等問題，給檔案管理帶來了極大的不便。若要加強對這些檔案的保護，則要求我們運用現(xiàn)代化的管理方法，將這些檔案以電子的形式保存起來，避免因為紙張的損壞導致檔案信息丟失的問題。

2.3 充分利用的必要

傳統(tǒng)的檔案管理還具有“獨占性”的特點，一旦某段時間有人使用，其它人就不能再利用。實施現(xiàn)代化的檔案管理，能夠很好地解決這一問題，有效地加強檔案的共享性。需要的人可以在網(wǎng)絡這個平臺上同時進行使用。

3 檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

盡管檔案管理現(xiàn)代化已經是大勢所趨，但就目前的形勢看來，檔案管理現(xiàn)代化的進程中依然存在著各種各樣的問題。

3.1 缺乏專門的管理人才

檔案管理現(xiàn)代化中首先存在的問題便是缺乏專門的管理人才。由于長時間以來，我們的檔案管理運用的都是傳統(tǒng)的管理模式，所以在很大程度上忽視了對現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)。在這樣的情況下，檔案管理中的人才很少有能力同時掌握先進的科學技術和管理技能。他們并不能適應現(xiàn)代化的檔案管理模式，很多人還停留在傳統(tǒng)的管理階段，既沒有掌握現(xiàn)代化的管理知識，也缺少對現(xiàn)代化設備的操作技能。

3.2 缺乏先進的管理設備

另外，由于檔案管理意識的不足和資金投入的有限，造成檔案管理中缺少先進的檔案管理設備，軟硬件設施都嚴重滯后于檔案管理現(xiàn)代化的需要。至于檔案管理中至關重要的檔案管理自動化軟件，雖然很大程度上有利于檔案的現(xiàn)代化管理，但由于其開發(fā)技術的不成熟，所以造成了文件和檔案之間的脫節(jié)以至于管理變得極為分散，從而使系統(tǒng)中的檔案信息難以集中管理使用，致使檔案信息資源不能得到有效的共享，嚴重影響了檔案管理現(xiàn)代化的進程。

3.3 缺乏有效的管理方法

檔案的現(xiàn)代化管理中存在的另一個重要的問題是管理方法的問題。由于現(xiàn)代化檔案管理實施的時間較短，大多數(shù)部門還沒有形成一套比較有效的管理方案，所以檔案管理基本處于無序的狀態(tài)。管理人員只能根據(jù)自身的理論知識和實踐經驗進行摸索。在這種情況下，盡管有關部門對檔案文件的格式和標準做出了相應的規(guī)定，但在實際操作過程中由于缺乏有效的方法指導，依然會出現(xiàn)各種各樣的問題，對檔案的管理造成了不良的影響。

4 實施檔案管理現(xiàn)代化的方式

4.1 人才的培養(yǎng)

實施檔案管理的現(xiàn)代化，首先在于加強對人才的培養(yǎng)?，F(xiàn)代化的檔案管理對工作人員提出了多方面的要求。與傳統(tǒng)的檔案管理人員所需要的簡單技能不同，現(xiàn)代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識，擁有較強的技術水平和管理水平。與此同時，最好還能具備較強的開拓創(chuàng)新意識，從而加快檔案管理的現(xiàn)代化進程。在這樣的情況下，首先要建立嚴格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業(yè)素養(yǎng)。其次要通過各種有用的形式加強對人才的培訓，例如聘請專門的老師教授他們計算機方面的相關知識，開展講座的形式教給他們檔案管理方面的知識等。通過教育培訓，使得這些管理人員逐漸擁有全方面的能力，能夠應對現(xiàn)代化檔案管理中的任何問題。從而提高檔案現(xiàn)代化管理的質量，確保檔案管理現(xiàn)代化建設的順利進行。

4.2 設施的引進

另外，實施檔案管理的現(xiàn)代化，還在于要引進先進的管理設備?，F(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對于設備和技術的依賴性較強。在這樣的情況下，給檔案管理部門及時配備相關的辦公設備，加強現(xiàn)代技術在檔案管理中的應用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此，各級政府應加大財政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經費支持，幫助他們引進先進的技術和設備。而現(xiàn)代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創(chuàng)造出一定的經濟效益。

5 結語

綜上所述，在新的經濟和科技形式下，推進檔案管理的現(xiàn)代化已經是大勢所趨，它不僅能夠滿足檔案管理自身的需要，也能夠加強對檔案的保護和利用。但與此同時，由于現(xiàn)代化的檔案管理模式還不成熟，所以在運行過程中還存在著各種各樣的問題，例如缺乏管理人才、管理設備、管理方法等。在此情況下，要運用合理的方法，通過人才的培養(yǎng)、設備的引進等方式，加強檔案管理的現(xiàn)代化水平。

參考文獻

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第3篇：檔案現(xiàn)代化管理范文

檔案管理的現(xiàn)代化主要指管理現(xiàn)代化，管理現(xiàn)代化即管理人才知識現(xiàn)代化和管理方法的現(xiàn)代化。它不僅包括軟硬件建設的具體內容，還包括與社會發(fā)展相匹配的整體規(guī)劃。現(xiàn)代化文件管理相比于傳統(tǒng)文件管理具有如下優(yōu)勢：首先，傳統(tǒng)的文件管理更多地分散在規(guī)劃、目標設置和人員配置中。而現(xiàn)代化文件管理加強了各個環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，通過系統(tǒng)協(xié)調實現(xiàn)共同目標;其次，檔案現(xiàn)代化代表了數(shù)字形式的檔案管理工作所涉及的信息，需要通過建立數(shù)學模型進行定量分析;最后，在現(xiàn)代信息技術的幫助下，文件管理有效地提高了信息資源的收集、整理、分析和利用的效率，通過強調管理者的主觀能動性，提高應對復雜情況的能力。

二、現(xiàn)代化建設在檔案管理中的應用

1.確保通過基礎設施建設有效利用檔案資源。文件管理基礎結構包括兩大類軟件和硬件。軟件設施基于計算機網(wǎng)絡，具有操作系統(tǒng)的現(xiàn)代管理應用軟件、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等提供科學和標準化的管理模型;后者主要是更新和替換文件管理所需的工具和設備，也因此降低了勞動力成本，與現(xiàn)代社會保持同步。硬件設施的核心是計算機及其網(wǎng)絡結構，包括數(shù)據(jù)輸入和存儲設備，如掃描儀和移動硬盤。通過構建軟硬件基礎設施，可以減少文件管理實際操作中遇到的障礙。最重要的是確保以通用的標準化形式收集、組織和存儲檔案資源，并且它能被有效和廣泛地使用以實現(xiàn)最大價值。2.通過信息資源建設提高檔案管理的存在價值。文件管理的存在價值是一個龐大而豐富的信息資源數(shù)據(jù)庫，所有管理工作都基于此。例如以傳統(tǒng)形式對管理單元的檔案資源和人工記錄進行數(shù)字化轉換，以網(wǎng)絡數(shù)據(jù)形式收集、接受和管理它們，并依靠計算機技術對這些數(shù)字信息進行全面組織、編輯和分類，從而建立完整的信息資源數(shù)據(jù)庫[2]。3.通過建立標準規(guī)范防范檔案管理的安全風險。由于文件管理工作的所有設備載體都得到了適當?shù)陌才?，因此通過網(wǎng)絡有效地保護核心信息資源，營造一個高度連接的環(huán)境。從風險管理和控制的角度來看，唯一可能給文件管理工作帶來安全風險的只是人為錯誤和制度缺陷。例如，科學合理的管理系統(tǒng)使他們能夠以程序化的方式完成檔案管理，從而有效地減少人為錯誤;標準規(guī)范的建立是一系列制度規(guī)范，包括管理規(guī)范，業(yè)務規(guī)范和技術規(guī)范[3]，以確保檔案管理的快速有序發(fā)展。因此，又降低了由于系統(tǒng)缺陷導致的管理失敗等風險因素。

三、檔案管理現(xiàn)代化進程中存在的問題

1.檔案管理現(xiàn)代化意識不高?；鶎游募芾韱挝坏脑S多老員工一直使用傳統(tǒng)的方法來工作。他們在日常工作中有豐富的經驗，工作非常熟練。他們認為傳統(tǒng)的管理方法已經非常先進，不需要改進。對于高科技的使用，他們缺乏相關的意識和能力。而且，對于文件管理單元，文件管理人員沒有相應的培訓，這使得他們對文件管理的現(xiàn)代化知識了解甚少，所以文件管理的現(xiàn)代化還沒有落實到位。2.檔案管理標準化程度不高。在實際管理過程中，管理系統(tǒng)復雜，但管理方法卻非常松散。同時，由于歷史原因，不同的文件管理單元基本上負責文件管理，不同文件管理單元的管理級別也大不相同。而且，文件管理單元之間的管理軟件標準還不一致，這使得文件管理的標準化程度不高。存儲的數(shù)據(jù)并不完美和準確，最重要的一點是數(shù)據(jù)資源無法真正共享。這對于實現(xiàn)文件管理的現(xiàn)代化非常不利，阻礙了文件管理水平的提高。3.檔案管理現(xiàn)代化人才缺失。從實際情況來看，許多企事業(yè)單位的檔案管理人員對現(xiàn)代管理基礎知識掌握不夠，對現(xiàn)代設備操作技術的掌握不夠。此外，當前的文件管理人員非常靈活，其中許多人作為兼職員工進行管理，還有一些文件管理人員年齡偏大。4.檔案管理工作落實不到位。檔案管理工作可以充分反映一個地區(qū)的歷史發(fā)展過程，為區(qū)域經濟提供前提和基礎。在這個階段，中國許多地方的文件管理領域的收集文件種類太多，但專業(yè)文件的構建非常稀缺。例如，政治檔案太多，科研檔案太少。電子文件（如圖片和視頻）的集合被忽略。在這種情況下，管理單元的檔案將存在諸如類別不完整、單一資源和信息存儲太少等問題。

四、促進檔案管理現(xiàn)代化的舉措

1.提升檔案管理的現(xiàn)代化意識。檔案管理的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫的建設上。組織檔案資源并將其輸入數(shù)據(jù)庫是一項非常困難的任務，這不僅是因為檔案資源的數(shù)量很大和復雜性很高，而且也是沒有科學合理的方法。因此，有必要根據(jù)原始文件管理進行層次分類：對于具有單個內容和低使用價值的文件，請?zhí)峤话咐募?，對于相同內容，記錄組合級別;對于涉及重要或大型復雜內容的文件卷，將實施文檔級描述。通過這種方式，可以減少一些不必要的描述，提高數(shù)據(jù)庫構建的速度，并節(jié)省大量的財務、人力和物力[4]。2.加大對現(xiàn)代人才的培養(yǎng)和引進力度，提高管理者的素質。建立完善的人才引進機制。在現(xiàn)代檔案管理工作中，人是最重要的因素，管理人員的素質決定了檔案管理工作的水平。充分運用各種現(xiàn)代科學知識和技術進行檔案管理。加強對現(xiàn)有管理人員的培訓，努力提高整體素質。通過各種培訓方法，檔案工作者可以不斷吸收和消化各種有用和相關的知識，并獲得更多有用的現(xiàn)代管理知識和技能。努力培養(yǎng)具有現(xiàn)代管理水平的綜合性、高水平的檔案管理人才。

五、實行檔案管理現(xiàn)代化的意義

1.大幅提高檔案管理的工作效率。在現(xiàn)代化的幫助下，檔案資源以信息和數(shù)據(jù)的形式存在，并通過網(wǎng)絡進行數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)查詢等，實現(xiàn)了信息資源的多次利用[6]。此外，由于計算機等現(xiàn)代設備的便利性和速度，文件管理減少了人工參與。由于其強大的可記錄性和可追溯性，文件管理工作提高了容錯率。2.信息資源的開發(fā)利用更為順暢。文件管理的對象是信息資源，通過開發(fā)和利用信息資源，實現(xiàn)自身價值。通過現(xiàn)代手段，信息資源的存在已經從傳統(tǒng)的文字和圖表轉變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，實現(xiàn)了內容的豐富和存儲空間的擴展。因此，信息資源的開發(fā)和利用速度因其兼容性和易操作性而加速。3.顯著提升檔案管理的服務質量。文件管理的最終目標是為各行各業(yè)提供信息資源，現(xiàn)代化為實現(xiàn)這一目標提供了極大的便利。比如：現(xiàn)代化建設下的文件管理是以數(shù)據(jù)庫的形式存儲各種信息資源，這允許快速調用和引用數(shù)據(jù)，而不受時間和空間的限制，以便于使用和二次開發(fā)。

參考文獻

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第4篇：檔案現(xiàn)代化管理范文

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入??計算機??的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。

那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢??哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢??總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面??一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多??二是案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍??三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用??四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)??五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的??六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。

從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。

1?比?面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

2?敝匭倫楹習婦硎迪職婦砉娣痘?

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3?苯岷媳竟菔導使娣噸?錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4?蓖騁環(huán)擲嗪瘧Vぜ燜韃槿?率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

5?憊娣短餉?保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是??在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委??北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委??還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種??必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1?狽智邇嶂鼗杭保?循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2?狽旨洞沃?錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄??對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄??而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3?狽置瘧鵠啵?充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引??而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4?庇謾骯丶?詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率

第5篇：檔案現(xiàn)代化管理范文

【關鍵詞】　房產檔案；管理；現(xiàn)代化；數(shù)據(jù)庫技術

隨著信息社會的到來，信息與信息技術在國民經濟與社會發(fā)展中扮演了越來越重要的角色。檔案基礎業(yè)務建設的重心也開始向信息化、現(xiàn)代化轉移。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

房地產業(yè)呈現(xiàn)出強勁的增長勢頭，房產檔案的數(shù)量急劇增加，檔案的利用率也大幅度提高，這使得傳統(tǒng)的以手工處理為主的房產檔案管理方式越來越暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯率較高等問題，龐大的檔案庫和舊的管理模式已不能適應工作發(fā)展的需要。因此以計算機技術為核心的現(xiàn)代信息處理技術與現(xiàn)代檔案管理理念相結合，提高房產檔案的利用價值，成為目前迫切需要解決的問題。我們要充分利用計算機系統(tǒng)信息化、傳遞網(wǎng)絡化、存儲海量化、服務快捷化、資源共享化的顯著特點，實現(xiàn)房產檔案管理的電子信息化建設。

1、新形勢下房產檔案管理需求及特點

在現(xiàn)代社會的發(fā)展過程中，社會的發(fā)展對房產檔案有了新的需求，其作為法律憑證是現(xiàn)代房產交易以及房產糾紛解決的關鍵。而房產檔案的動態(tài)使得其要求現(xiàn)代房產檔案管理能夠根據(jù)其特點進行管理與控制。例如：針對城市規(guī)劃、改造、房產買賣等權屬轉移變更進行科學的管理。而且現(xiàn)代計算機技術的運用改變了傳統(tǒng)手工記錄檔案的方式，為提高房產檔案管理工作質量、提高工作效率奠定了技術基礎。新時期下房產檔案管理工作要求房產檔案能夠以科學的、快速的、準確的房產檔案信息提供完善的服務。針對現(xiàn)代房產檔案管理的種種需求，我國房產檔案管理工作必須加快房產檔案管理現(xiàn)代化進程，以此提高房產檔案管理工作質量。

1.1房產檔案的特點：法律憑據(jù)性。房產檔案是政府職能部門依照法律規(guī)定，代表國家對房地產所有權及相關權利進行登記、確認和規(guī)范的管理活動中所形成的，是房地產行政管理法定職責的體現(xiàn)物，能夠合法地證明權利人與房屋土地之間權利關系的原始憑證，為實施產權管理和產權保障提供可靠的法律依據(jù)。

動態(tài)性。房地產檔案與其它門類檔案相比，其鮮明的特點在于它的動態(tài)性。主要有兩方面的原因：一方面是房地產本身發(fā)生了變化，例如舊城改造、城市規(guī)劃、房屋拆除產權滅失等；另一方面是房屋外部條件的變化引起房地產的變化，包括房地產買賣、交換、贈與、繼承、劃撥、轉讓、分割、合并、裁決等原因致使權屬轉移變更。房地產檔案的動態(tài)性決定了必須對房地產檔案實行動態(tài)管理，以保證房地產權利現(xiàn)狀的一致性和現(xiàn)勢性。

區(qū)域性。法律明確規(guī)定一個行政區(qū)劃的房地產發(fā)證機關只能有一家。房地產檔案管理的基本原則是屬地管理。而每一宗房地產權屬狀況的記錄和管理都是唯一的，在一個地區(qū)中的房地產檔案處于獨占和壟斷地位，房地產檔案管理是否科學合理，將直將影響到該地區(qū)房地產市場的管理秩序和發(fā)展進程。

2、房產檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)

現(xiàn)代化條件下的檔案工作比傳統(tǒng)的檔案更需要標準化和規(guī)范化，它需要有統(tǒng)一的檔案信息采集標準，統(tǒng)一與規(guī)范的數(shù)據(jù)類型，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理。沒有檔案基礎，沒有檔案基礎業(yè)務的標準化和規(guī)范化，就沒有檔案事業(yè)的現(xiàn)代化和信息化。

2.1以房產檔案管理現(xiàn)代化優(yōu)勢提高服務質量：房產檔案現(xiàn)代化運用了現(xiàn)代科學技術手段與方法，實現(xiàn)了房產檔案管理優(yōu)化的目的。因此，房產檔案現(xiàn)代化將計算機技術作為核心、引入了信息處理技術以及數(shù)據(jù)庫技術。通過這樣的方式使房產檔案管理工作能夠以信息技術作為基礎開展數(shù)字化管理。而且隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡技術的發(fā)展與應用，房產檔案管理工作也發(fā)生了變化。運用網(wǎng)絡技術、數(shù)字化技術實現(xiàn)了房產檔案信息收集、整理、查詢、利用以及管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化。房產檔案管理現(xiàn)代化提高了檔案的管理水平與工作質量，為房產檔案信息利用、房產經濟發(fā)展提供了更加完善的服務。

另外，房產檔案管理現(xiàn)代化海威電子檔案管理的應用奠定了基礎，為我國房產檔案管理技術與水平的提高奠定了基礎。房產檔案管理現(xiàn)代化的優(yōu)勢為我國房產檔案管理工作水平提高、房產檔案管理工作效率的提高奠定了基礎，同時也促進了我國房產檔案管理工作的開展。

第6篇：檔案現(xiàn)代化管理范文

一、對檢察檔案實行現(xiàn)代化管理的必要性和重要性

檔案是證據(jù)。檢察機關是國家的法律監(jiān)督機關，其監(jiān)督活動貫穿于刑事訴訟的全過程，并且對國家工作人員貪污賄賂犯罪、國家機關工作人員瀆職犯罪具有偵查權、偵查，是收集證據(jù)，審查批捕，是審查證據(jù)，出庭支持公訴，要依靠證據(jù)，可以說，證據(jù)是刑事訴訟活動的生命。從檔案形成的特點看，是當時、當?shù)?、當事人直接使用的文件材料有條件地轉化而來的，是未經任何改動的原始材料，是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案本身的特點看，它是歷史的真實記錄，如手跡、信件、照片、錄音和錄像等，都是原始文件和歷史信證，可以成為查考、研究和處理問題的依據(jù)。檔案是“句號”。每個案件，都經法定程序，都有一疊檔案，從立案、偵查、、審判到執(zhí)行，都有詳細的記載。事情終結、案件辦結的標志是什么？兩個字：歸檔。沒有歸檔的事情、案件，都還沒有真正劃上“句號”。北方農民種地，講究春種、夏鋤、秋收、冬藏，如果立案、偵查、批捕、，是“春種”、“夏鋤”、“秋收”，那么檔案工作就是“冬藏”，如果“冬藏”不妥，前面諸般努力的實際效果就會大打折扣。檢察檔案是廣大檢察干警辛勤勞動的果實，心血的結晶，因而，必須科學、規(guī)范、完好地保存。檔案是歷史，它真實記載著經驗和教訓，有著不可替代的現(xiàn)實參考價值。檢察檔案是檢察機關工作的查考憑證，辦案干事業(yè)的重要依據(jù)，調查研究的必要條件和基礎，是開展培訓的生動教材。隨著科學技術的不斷發(fā)展，計算機應用的日益普遍和電子文件的大量涌現(xiàn)，對檢察檔案實行現(xiàn)代化管理已迫在眉睫。

二、目前檢察檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問題

經筆者初步調查，在檔案管理、存放中主要存在以下問題：檔案檢索體系不夠健全，普遍存在檢索工具設置過于簡單，案卷目錄一本賬、重復交叉現(xiàn)象嚴重、整體功能發(fā)揮難的問題；有的已晉級的基層院，當時只是為了應付晉級檢查，雖購買了軟件，但沒有著錄，這既不便于今后工作，也不符合建檔規(guī)范；有的基層院雖建立了聲像檔案，但沒有購買防磁柜，非常不利于聲像檔案的保存；有的基層院還在使用傳統(tǒng)的老式的“五節(jié)柜”，沒有購買密集架；有的基層院沒有專門用于檔案工作的微機，既不便于檔案軟件的利用，也不符合安全保密規(guī)定；還有的基層院領導重視不夠，從不過問檔案工作，甚至沒有設置專門的檔案室。上述問題的存在，原因是多方面的，有領導的、有管理的、有資金的、有人員素質的，如果不下大氣力加以規(guī)范和解決，勢必是對過去檢察工作的不負責任，對未來檢察工作也會造成嚴重的影響和制約。

三、檢察檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的途徑和辦法

1、以提高認識為前提，轉變各級領導的思想。制約檔案現(xiàn)代化管理的因素很多，如資金、人才等，但起主要決定因素的是領導者的現(xiàn)代化意識水平。首先，主要領導要總攬。認真從自身作起，檢討對檔案工作認識和重視上的偏差，切實轉變思想。在實際工作中應投入一定的精力關心支持這項事業(yè)，要經常過問、檢查、督促檔案工作。應想方設法創(chuàng)造檔案現(xiàn)代化管理的物質保障條件。其次，主管領導要真管。應當把檔案工作列入工作職責，經常了解檔案員在干什么、想什么，領導能夠為他們做些什么。每年至少要研究一兩次檔案工作，對重大事項、重要問題，要定期聽取匯報，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依據(jù)標準和有關規(guī)定開展工作，幫助解決工作中存在的實際困難和問題。

2、以提高素質為核心，建設專業(yè)化隊伍。檢察檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，不僅要求檔案管理人員具備較高的政治素質，良好的職業(yè)道德，而且要具有較高的檔案理論水平和較強的業(yè)務能力。實踐證明，只有有了高素質的檔案管理人員，才會有高質量的檔案管理工作。因此，培養(yǎng)和造就高素質的檢察檔案管理人員，是實現(xiàn)檢察檔案管理現(xiàn)代化的核心和關鍵所在。首先，要提升檢察檔案管理人員政治素質。增強他們的政治意識、宗旨意識，使之具有高度的職業(yè)責任感和堅定明確的事業(yè)心；要增強檔案管理人員的檔案意識和法制觀念，使之充分認識檢察檔案的重要性以及它潛在的價值，認真履行崗位職責，做到干一行，愛一行，專一行，精一行，確保能保質保量地完成任務。其次，要提升檢察檔案管理人員業(yè)務素質。檢察檔案管理人員不僅要具備檔案專業(yè)知識，而且還要具備相關的檢察業(yè)務知識。因此，必須通過全方位、多角度、多層次的培訓，努力實現(xiàn)檢察檔案管理人員由事務型、封閉型向知識型、復合型、開放型的轉變。第三，要提升檢察檔案管理人員科技素質。計算機和計算機局域網(wǎng)已在檢察工作中廣泛應用，檢察檔案管理者必須熟練地掌握計算機操作技能、網(wǎng)絡應用技能，不斷適應檢察檔案工作發(fā)展的需要。

3、以完善設備為重點，加大投入力度。一個完整的、現(xiàn)代化檔案室，應配齊密集架、防磁柜、微機、復印機、錄像機、掃描儀、溫濕度計等。檔案管理的現(xiàn)代化不僅是設備配置的現(xiàn)代化，還包括管理技術、管理思想的現(xiàn)代化和管理標準的統(tǒng)一化，而這一切，都與科學技術的現(xiàn)代化息息相關?，F(xiàn)代化的管理離不開現(xiàn)代化的設備，而工作標準化、規(guī)范化則是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提。在檢察檔案設備配置上，既要考慮先進性，又要著眼適用性，一般來講，購置軟件時，要著重考慮兼容性、擴展性、容錯性及是否便于升級的問題，如科怡檔案管理軟件，就比較適用，便于升級，易于查找。應把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計劃，列為本單位重要達標的內容進行考核。在宏觀上要有總體思路，推動檔案工作與時俱進，在微觀上要不斷規(guī)范技術要求。

第7篇：檔案現(xiàn)代化管理范文

（一）現(xiàn)代技術的業(yè)務素質不強

業(yè)務能力停滯不前。有些圖書管理人員知識領域狹窄，尤其是對信息化處理能力不足，例如對一些文獻資源、文獻檔案、信息化管理、免費公共服務等意識嚴重缺乏，有些甚至把市場經濟的手段運用到圖書管理中來，從中謀取個人的私利，不學習、不接受新的知識和理念，以傳統(tǒng)模式消極對待，都是許多圖書管理員存在的不足。

（二）經濟資源困泛

檔案不是獨立的經濟實體,不能夠直接盈利,只能靠財政撥款維持正常工作,沒有雄厚的資金來購買現(xiàn)代化的管理設備,成為企業(yè)檔案遲遲沒有邁上現(xiàn)代化道路的重要原因之一。尤其是在一些剛興辦的檔案，沒有一套全套的現(xiàn)代計算機管理系統(tǒng)，造成管理落后，缺乏現(xiàn)代技術的融入性，尤其是在圖書的物流配送、入柜等方面存在嚴重的漏洞，沒有加大資金投入，給現(xiàn)代技術手段的應用帶來一定的困擾。

（三）多媒體技術的整體應用不足

在現(xiàn)代技術與檔案管理中，通過構建多媒體的電子閱覽室、視聽閱覽室等，尤其是利用計算機技術、通訊技術和網(wǎng)絡設備為讀者提供便利，采取配備電視機和DVD影視播放機等，實現(xiàn)對現(xiàn)代技術的整體應用。但是，在多媒體的應用上，由于存在認識不到位、經費不足、民眾缺乏良好閱讀習慣等問題，給現(xiàn)代開放式檔案管理帶來新的問題，因此，要強化多媒體的效果應用，真正體現(xiàn)出現(xiàn)代技術手段的整體效能。

二、探討現(xiàn)代技術手段在檔案管理中的應用模式

（一）搭建現(xiàn)代技術應用的橋梁

在圖書管理中，通過現(xiàn)代技術手段的應用，建立綜合管理平臺，采取網(wǎng)絡編程等方式，細化每一個閱讀環(huán)節(jié)，尤其是對于檔案管理的高校遠程教育建設，為學生提供遠程教育場所、設備、技術，學生在異地利用檔案遠程進行學習，猶如在教室里一樣，可以感受到是在教室里學習的虛擬場景。同時還可以建立多媒體教學資源庫。多媒體教學資源庫是基于計算機網(wǎng)絡環(huán)境，利用信息技術手段，按照統(tǒng)一的技術規(guī)范和課程內在邏輯關系構建的，由眾多優(yōu)秀數(shù)字化媒體素材、知識點素材及示范性教學案例等教學基本素材組成的，并可以不斷擴充的開放式教學支持系統(tǒng)。針對不同的學科，不同的種類和類型對各種視頻、音頻，圖形、圖像等內容進行統(tǒng)一的歸類和存檔，并為每類資源建立分類號，從而使師生在檢索時更加直觀、簡捷明了。

（二）網(wǎng)絡服務模式的基本雛形探討

網(wǎng)絡服務質量的高低決定著檔案主導作用發(fā)揮的重要地位，規(guī)范而有序的網(wǎng)絡公共資源的享受，會讓免費的開放程度達到最高點，其效果也是最佳的。其中，網(wǎng)絡服務包括館藏書目檢索，網(wǎng)絡知識導航，網(wǎng)上參考咨詢，網(wǎng)絡培訓課程，數(shù)字資源服務共享等多項內容，通過互聯(lián)網(wǎng)的形式達到精神閱讀的最佳境界，把先進的計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術、物聯(lián)網(wǎng)技術運用于檔案服務，提供更多方便快捷的自助式服務。不斷擴大公共檔案各類資源的區(qū)域共享，加機計算機檔案中心，實現(xiàn)資源共享和合作足不出戶，得到全球多所檔案的文獻資料，實現(xiàn)有限館藏資源的無限檔案服務。

三、總結

第8篇：檔案現(xiàn)代化管理范文

一、運用地理信息系統(tǒng)（GIS）的設想

地理信息系統(tǒng) （Geographic Information System）

是由電子計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)所支撐的，對地理環(huán)境信息進行采集、存儲、檢索、分析和顯示的綜合性技術系統(tǒng)。地理信息系統(tǒng)技術為房產檔案管理打開了一個嶄新的管理視角，它不是單純意義上計算機技術和測繪技術在房產管理中的運用，而是以GIS技術為基礎構建房產信息化管理，并在房產檔案的管理中加以靈活運用。 建立“以圖查房，以圖管檔”的新型管理模式，將房屋測繪數(shù)據(jù)、樓盤信息與現(xiàn)有的房產檔案信息數(shù)據(jù)進行一一對應。實現(xiàn)房產業(yè)務數(shù)據(jù)、房屋檔案數(shù)據(jù)與房地產平面圖之間相互關聯(lián)的“圖檔一體化”管理，使房產登記管理及房產檔案管理轉為以圖形管理為核心的模式。房產檔案管理由原來的單一管理模式，轉化為三維一體的綜合管理方式，為不動產統(tǒng)一登記提供了新的思路。

實際工作中，房屋的交易與變更比較頻繁，業(yè)務數(shù)據(jù)系統(tǒng)和檔案信息系統(tǒng)要保證及時、同步的更新。如果相關的房屋信息沒有及時更新，造成房屋基本信息不準確，會影響房屋的下一次交易。特別是拆除的房屋，如果信息與檔案的脫節(jié)，導致審核人員無法確定該房屋的真實狀態(tài)，就要進行實地查看，不僅給工作帶來不必要的麻煩，還會降低案卷查全率。應用房產GIS數(shù)據(jù)整合，通過對房屋定位、樓盤表關聯(lián)查詢，可以很快地調出房屋的權屬信息和自然狀況，把每個房屋的坐標、權利屬性、自然屬性關聯(lián)在一起，形成完整、準確、全面的房屋基本信息。

由于房產GIS技術將房屋圖形系統(tǒng)、樓盤表數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)進行整合，只要房屋發(fā)生變更，系統(tǒng)就會將這三塊數(shù)據(jù)同時更新，實現(xiàn)各業(yè)務模塊信息數(shù)據(jù)的無縫對接，形成統(tǒng)一的信息管理模式，實物檔案也能及時修改。就操作上看，在一個系統(tǒng)中可查詢房屋的備案、登記、抵押、查封等各類信息和房屋交易狀態(tài)，減少工作環(huán)節(jié)，提高效率，更有利于疑難問題的解決。引入GIS技術，還有利于各種檔案信息的統(tǒng)計查詢，為拆遷、住房保障等工作提供強大的基礎數(shù)據(jù)。

二、建立三維虛擬檔案庫房管理系統(tǒng)設想

利用計算機技術，建立三維虛擬檔案庫房管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字檔案和實物檔案的一一對應管理，發(fā)揮數(shù)字檔案與檔案原件相互補充、有效管理的優(yōu)勢。南京市房產檔案館已存有房產檔案超百萬卷，有兩個庫房且不在同一個地方，近幾年隨著房地產市場的發(fā)展，房產檔案的利用率不斷增加，如何提高檔案調閱的效率、更高效更便捷的找到檔案是目前工作的一個重點。

南京市房產檔案館現(xiàn)有中央門和華僑路兩個庫房，中央門庫房主要存放2004年以后分戶立卷的檔案，有100多萬卷，華僑路庫房主要存放2004年以前按幢立卷的檔案和已拆除房屋的檔案，也有幾十萬卷。存放檔案的量之大，檔案利用率之高，讓庫房管理工作變得越來越重要，同時有效改善庫房管理工作模式、提高效率是亟待解決的問題。工作人員經常為找一份檔案跑兩個庫房，既費時又費力。如果建立三維虛擬檔案庫房管理系統(tǒng)，在電腦虛擬庫房內點擊打開任意檔案架，即可動態(tài)顯示檔案。系統(tǒng)會自動進行檢測，提供導航圖標（即索引），顯示此檔案所在的具置，引導工作人員打開檔案柜，方便快捷地找到相應的查詢內容，提取檔案。并導入電子檔案數(shù)據(jù)，提供顯示和打印的服務功能，做到對實物檔案和電子檔案和綜合、全面利用，可以大大提高工作效率。

三、房產檔案數(shù)字化運用的新設想

實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎上，可以利用業(yè)務數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)，依托GIS開發(fā)房產檔案的多樣化查詢。

1.各項房屋基本信息的查詢

工作人員在GIS電子地圖上指到某一幢房屋，就可獲取該幢房屋的面積、層次、結構、建筑年代等基本信息，也可查到該幢房屋的戶數(shù)、產權人和共有情況等產權基本信息。反之，也可以根據(jù)產權人的姓名、房屋坐落和房產證號等查詢到對應的電子地圖上某房屋的具置和周圍配套設施等。

商品房還可以根據(jù)預售許可證號或商品房備案合同編號，查詢樓盤的所在位置、預銷售信息等。此外，還可以將房屋的限制狀況，如法院查封、行政限制、拆遷凍結等信息進行綁定。工作人員只要進入電子地圖管理系統(tǒng)，就可以獲取該房屋的所有信息，提高檔案的管理和利用效率。

第9篇：檔案現(xiàn)代化管理范文

1.檔案管理原理

檔案的存放和分類是很重要的，所以說管理檔案的工作人員是需要工作責任心、細心、沉著冷靜等這些基本素質的，當然擁有較高工作責任心是遠遠不夠的，還要時刻提醒自己不能玩忽職守，需要重視工作。檔案管理工作可以運用檔案管理原則進行指導和開展。以下就通過各要點重點介紹檔案管理原理：

1.1標準化

根據(jù)不同的標準原則把檔案管理標準化原理分為三種：基礎標準、技術標準、管理標準。所謂的基礎標準就是憑借在基本、具有大眾指導標準下去進行檔案管理。技術標準指的是通過多種先進技術手段比如網(wǎng)絡電子信息技術等進行檔案管理。管理標準指的是在不越界、不違法的基礎上，安全有效的進行檔案管理。

1.2統(tǒng)一化

檔案管理工作的出發(fā)點和最終目的都是為了保護好檔案，只有按類型、按一定的順序、按規(guī)定的安排統(tǒng)一進行梳理和管理，才能讓檔案管理工作具有規(guī)范性和合理性。檔案管理統(tǒng)一化原理分為以下三點：（1）實行統(tǒng)一的管理規(guī)范，使檔案管理具備規(guī)范性和合理性的特點。（2）不同分工的人員都應該實行統(tǒng)一管理，不能特殊對待，要公平的進行統(tǒng)一管理。（3）新舊交替是理所應當?shù)?，舊的東西注定要被新的事物所替代，進行新舊更替。

1.3簡潔化

瑣碎的東西多了就會讓簡單的事情變得復雜，只有在不影響基本檔案管理的情況下，合理地將檔案管理的數(shù)目和類型進行減少，這將大大減輕管理人員的工作壓力。追求更高效、更便捷的管理模式，就要在復雜、繁瑣中尋找捷徑，減少了重復、多余的環(huán)節(jié)便可將檔案管理向著簡潔、明了、高效的趨勢發(fā)展。

1.4通用化

為了不讓繁瑣的系統(tǒng)制約工作人員，最好是用一種通用的技術手段去進行檔案整理、檔案標引、檔案保護等，從而有效的去進行檔案管理。一切按照秩序開展，通用技術手段便可使檔案管理更加有序的進行。

1.5最優(yōu)化

如今隨著科學技術高速發(fā)展，“優(yōu)化”這個詞逐步深入人心。實現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化，要在檔案管理人員個人技術過關、更新的基礎上，才能穩(wěn)步開展。檔案管理人員不僅要有較高的責任心和吃苦耐勞的精神，還要有敢于創(chuàng)新、不斷超越自我的良好品格，這樣才能充分為檔案管理工作發(fā)揮其優(yōu)越性。

2.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應用的分析

在經濟全球化和文化全球化的大環(huán)境下，網(wǎng)絡信息技術全球化的趨勢也越發(fā)明顯。網(wǎng)絡作為一種主要的交際工具，高速發(fā)展的經濟讓網(wǎng)絡信息技術在全球范圍內迅速傳播。通過現(xiàn)代化的管理模式，不僅能讓繁瑣的人工手段變得簡潔明了并具有安全性，又可以讓先進的信息技術在其間得以發(fā)展，從而提高管理人員個人的管理素養(yǎng)和技術手段。檔案管理智能化的開展，讓枯燥的管理環(huán)境變得生動，現(xiàn)代化的管理手段可以讓檔案管理更加安全、更加便捷，讓管理任務變得輕松而又規(guī)范。

2.1系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理可以讓雜亂無章的東西歸總并且有序，局部的管理僅僅代表的是片面，整體的規(guī)范管理才是較系統(tǒng)的管理思路。標準化是系統(tǒng)管理的基礎，統(tǒng)一化是系統(tǒng)管理的規(guī)范，簡潔化是系統(tǒng)管理的要求，通用化是系統(tǒng)管理的目的，最優(yōu)化是系統(tǒng)管理的催化劑。每一項都是檔案管理不可缺少的部分，如果缺少了標準化，根基不在何以繼續(xù)開展工程；如果少了統(tǒng)一化，沒有了標榜，就沒有了秩序；如果沒有了簡潔化，繁瑣的雜事便能讓管理工作滯步不前，沒有效率可言；如果沒有通用化，管理工作就不能有序的進行；如果沒有最優(yōu)化，（就）不能與時代接軌，便是與新理念脫節(jié)，不能做到全面、高效的發(fā)展。所以說想要系統(tǒng)管理得到優(yōu)化和快速的開展，五項原則缺一不可，只有互補發(fā)展，才能使系統(tǒng)管理更加全面、安全、可靠的進行。

2.2合理組合

任何大事物都是從每個小事物發(fā)展而來的，把每件工作分成若干件小事物，然后再把那些小事物按照合理和恰當?shù)陌才胚M行組合，從而能夠將大事物做好并且優(yōu)化。當然檔案管理也是一樣，將細小的事物按照標準化、統(tǒng)一化、簡潔化、通用化、最優(yōu)化原理進行合理組合，便可讓檔案管理的效率和規(guī)范得到更大的提高。

2.3反饋整理

只有不斷的反饋和整理，才能推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。不斷總結經驗，不斷肯定和改善管理工作中的優(yōu)點和問題，結合檔案管理工作所帶來的社會效益和國家效益，全面進行反饋總結。通過檔案管理的效應好壞，相應的更改和完善管理系統(tǒng)，這對檔案管理的發(fā)展有著舉足輕重的作用。學會不斷的反饋整理，則有利于檔案管理的改進與完善。