行政檔案管理精選(九篇)
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第1篇：行政檔案管理范文
隨著我國政府越發(fā)重視檔案的管理效率，使得我國檔案管理水平得到了顯著的加強。但結合實際情況而言，我國行政執(zhí)法檔案管理中存在了很多問題，如：行政檔案管理方法不統(tǒng)一、檔案管理人員素養(yǎng)低、檔案損壞情況嚴重等問題，這些問題的存在嚴重阻礙著我國行政執(zhí)法檔案管理水平的提高，因此，如何解決好行政執(zhí)法檔案管理中的問題是我國各地區(qū)有關機構需要重點研究的問題。
一、強化行政執(zhí)法檔案工作的必要性
1.有助于各項檔案法律法規(guī)更好的落實和執(zhí)行。當前，我國形成了較為健全的檔案法律法規(guī)體系。但如何使有關檔案管理的法律法規(guī)得到更好的執(zhí)行，這就需要借助于有關檔案行政部門力量，進而解決行政執(zhí)法檔案管理中出現(xiàn)的問題。
2.有利于加強人們社會檔案法制意識。在逐步開展檔案普法與行政執(zhí)法過程中，檔案法制建設得到了令人滿意的成績，社會檔案法制意識也有了顯著的提升，但結合實際情況來講，還需要進一步提高。目前，對于違法行為，只是提出了一些整改意見，一般情況下不會實施行政處罰。相對而言，消極行政行為要多于積極行政行為，尤其是在行政執(zhí)法檔案管理過程中這一情形特別明顯。
3.有利于防止檔案違法行為的發(fā)生。自從我國出臺《檔案法》后，各級檔案行政管理部門都嚴格按照這部法律要求自身的工作，加大了執(zhí)法力度，也提高了工作水平，檔案行政執(zhí)法工作獲得了很好的成績。但不能因為取得一點成績而沾沾自喜，需要看到在檔案行政執(zhí)法中存在的違法行為，并且這些違法行為還是很突出，唯有強化檔案執(zhí)法工作，才可以妥善解決這些違法行為，真正促進行政執(zhí)法檔案管理工作的高效化與規(guī)范化。
二、深圳市寶安區(qū)文體旅游局行政執(zhí)法檔案管理的現(xiàn)狀
1.檔案管理方法不統(tǒng)一。通過調查發(fā)現(xiàn)，寶安區(qū)文體旅游局在整理檔案工作中，其方法不統(tǒng)一，具體體現(xiàn)在如下兩點：第一點，在裝訂檔案中并不使用部門統(tǒng)一的裝訂方式，有的是使用組卷方式裝訂，有的是使用裝盒方式裝訂。第二點，在排列行政執(zhí)法檔案中使用不同的排列方法，有的檔案是以文書檔案形式展開排列，而有的檔案是單獨進行排列的。這兩點問題的存在，很大原因在于我國并沒有專業(yè)的行政執(zhí)法檔案管理規(guī)范，并未結合各類行政執(zhí)法的特征，明確規(guī)定出專業(yè)的、統(tǒng)一的保管形式，進而導致行政執(zhí)法檔案管理出現(xiàn)了多種工作格局。
2.行政執(zhí)法檔案管理安全隱患太多?？梢哉f信息化管理行政執(zhí)法檔案還處于不成熟的階段，當前多數(shù)行政執(zhí)法檔案管理依然運用以前老套的管理方法，很難滿足信息時代的今天對行政執(zhí)法工作提出的多樣化要求，造成管理過程中出現(xiàn)了很多與標準不符的要求，在收集和處理檔案中經(jīng)常出現(xiàn)問題不及時、隨意修改等問題。同時，寶安區(qū)文體旅游局中的檔案管理部門并未做到明確權責，導致檔案管理人員不知道自身該負責什么工作，造成出現(xiàn)了問題也找不到相應責任人的混亂局面。再加上在職責分工中交叉現(xiàn)象過于嚴重，檔案管理工作人員在做有交叉的工作中，就會產(chǎn)生懈怠心理，導致檔案管理整體效率不高。
3.檔案管理隊伍職業(yè)素養(yǎng)低。當前寶安區(qū)旅游局行政執(zhí)法檔案管理隊伍整體水平參差不齊，與信息時代背景下對檔案管理人員的要求有著很大的差距。真正出身于檔案管理專業(yè)的人員是少之又少，大多數(shù)都是其他專業(yè)出身的，再加上整體隊伍學歷水平并不高，缺乏現(xiàn)代科學理論知識，實踐能力又不強。從這幾點狀況而言，行政執(zhí)法檔案管理人員隊伍急需要整改。4.檔案歸檔過程混亂。相對而言，行政執(zhí)法檔案管理是一項嚴格按照流程進行的工作，它需要管理檔案的人員遵循具體的規(guī)范和要求來管理。但在具體工作中，因為檔案管理人員多數(shù)都是專業(yè)水平有限的，在管理檔案中，不知道如何分類檔案，對檔案管理的理論知識也不了解，導致在查閱和管理檔案中出現(xiàn)了重重困難，嚴重影響著執(zhí)法工作的順利進行。
三、強化寶安區(qū)文體旅游局行政執(zhí)法檔案管理工作的措施
自從頒布和實施《檔案法》后，在各級檔案管理部門共同配合與努力下，檔案管理工作質量得到了明顯的提高，已經(jīng)基本形成了依法治檔的格局。但也要明確，因為深圳市安保區(qū)檔案管理部門在實際工作中，并未嚴格有力進行行政執(zhí)法工作，造成依法治檔水平依然沒有得到提高，影響著檔案事業(yè)的繼續(xù)發(fā)展。所以，為了更好的進行檔案行政執(zhí)法工作，將檔案管理與法制結合，真正落實每部與檔案管理的法律法規(guī)，這對于提高檔案管理部門工作效率意義重大。
1.建立健全的檔案法規(guī)機制。雖然相繼頒布了很多部有關于檔案管理的法律法規(guī)，但總體上來講這些法律法規(guī)內容過于籠統(tǒng)，而真正與檔案管理有關的法律并未完善，這確實給行政執(zhí)法檔案管理帶來了很大的難度。所以，深圳市寶安區(qū)應嚴格以《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)，根據(jù)自身具體狀況，盡可能在短期內制定出與自身發(fā)展需求相符的方案，并制定相應的規(guī)定，加強檔案管理的可行性與操作性，促使執(zhí)法人員能夠切實的做到依照相關法律嚴格辦事。各大法律法規(guī)既然將行政執(zhí)法權賦予給了檔案行政管理部門，此部門就應該充分發(fā)揮自身價值，從法律法規(guī)的嚴肅性與權威性來真正做到維護檔案法律的權威性與嚴肅性。唯有做到這樣，才能夠真正按照相關法律規(guī)定來解決檔案管理中的問題。
2.加大對檔案管理人員的培訓力度。行政執(zhí)法檔案管理工作并不是一蹴而就的，這是一項長期的工作，并且對專業(yè)性、工作能力要求非常高。想要確保安保區(qū)文體旅游局行政執(zhí)法檔案管理部門能夠真正做到檔案工作，首要任務就需要培養(yǎng)專業(yè)的、素質高的檔案管理人才?？梢酝ㄟ^定期或者不定期給檔案管理人員發(fā)送行政執(zhí)法資料，并經(jīng)常培訓他們的執(zhí)法意識，讓他們從根本上意識到執(zhí)法資料的重要性，強化他們處理執(zhí)法文件的能能力，進而成為新時代檔案信息管理的專業(yè)人才，為促進檔案事業(yè)的健康發(fā)展而發(fā)揮更大的力量。
3.做好移交和轉檔行政執(zhí)法檔案工作。結合行政執(zhí)法資料特征，制定有效的收集檔案資料制度，根據(jù)文件材料分類方法，保管好和收集好檔案信息；結合每一類行政執(zhí)法檔案管理要求實施整理和合理組卷，有序排列檔案內的文件，簡單標明上檔案標題與序號，確保檔案封面的整潔和美觀。同時，在管理檔案中，有關人員還需要不斷學習檔案管理理論知識，便于不斷提升自身工作能力。4.注重檔案安全管理工作與構建完善激勵機制。一是，從思想上和行為上高度重視行為執(zhí)法檔案的安全管理。有關工作者應對《檔案法》深入了解，加強自身保護檔案的意識。保護檔案的安全和完整，這是作為一名檔案管理者需要做好的基本工作。確保行政執(zhí)法檔案的有效與安全，還需要嚴格把關檔案管理每一環(huán)節(jié)工作，保證在利用檔案中不會損壞和涂改檔案，保證檔案信息不會泄露出去。二是，建立完善的激勵機制，對于檔案管理中表現(xiàn)優(yōu)異的職工，給予獎勵，以此來提高他們工作的熱情和積極性。
四、結語
總而言之，在信息時代的今天，行政執(zhí)法檔案管理工作水平日益提高，但還需要有待于提高。深圳市寶安區(qū)文體局旅游局中的檔案管理人員應充分意識到信息時代背景下給檔案管理工作帶來的機遇與挑戰(zhàn)，應充分抓好機遇，并迎接好挑戰(zhàn)，對于出現(xiàn)的問題第一時間內妥善處理，最大程度上保證行政執(zhí)法檔案管理效率，進而推動現(xiàn)代化檔案管理工作的順利穩(wěn)定進行。
參考文獻：
[1]海,吳雁平.“依法管檔”研究的主要內容、特征及問題分析[J].檔案學通訊,2015,(04):4-9.
[2]海,吳雁平.論檔案行政執(zhí)法司法化[J].檔案學通訊,2014,(01):80-85.
第2篇：行政檔案管理范文
關鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；以人為本
行政檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、價值鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。行政人事檔案的重要性隨著信息時代的到來，以多媒體技術應用為主體的現(xiàn)代化管理技術已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應用。針對高校行政檔案管理工作遇到的各種挑戰(zhàn)，本文從檔案工作創(chuàng)新，要解決好四個關系問題行政人事檔案的重要性、行政檔案服務手段創(chuàng)新、行政檔案拓展服務領域、高校行政檔案管理工作的創(chuàng)新途徑、等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
一、行政檔案服務手段創(chuàng)新
（一）建立行政檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務
隨著行政檔案館（室）內部局域網(wǎng)的建立，行政檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使行政檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)行政檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務。
（二）建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”
行政檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在學校檔案館（室），是學校信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。
（三）電子文件的自動上傳收集
目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為行政檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質行政檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，行政檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在行政檔案館（室）的服務器上歸檔。
（四）開展在線服
傳統(tǒng)的行政檔案利用方式，如到行政檔案部門利用行政檔案、參加行政檔案展覽、閱讀行政檔案復制件或公布件，特別是到行政檔案部門利用行政檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的行政檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的行政檔案服務方式所代替。
二、高校行政檔案管理工作的創(chuàng)新途徑
（一）完善各項規(guī)章制度
充分認識行政檔案管理的重要性，健全行政檔案管理制度，進一步提高規(guī)范化管理水平。一是根據(jù)我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關行政檔案管理規(guī)定，結合實際，從行政檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的行政檔案管理制度。二是引進先進的行政檔案管理軟件，制定電子行政檔案的管理、分類標準。逐步向自動化轉變，實現(xiàn)電子檔案和紙質檔案一體化管理。要實行電子文件與電子檔案一體化管理，同時借助先進的行政檔案管理技術，逐步建立和完善行政檔案管理機制，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。
（二）提高信息化管理水平
以多媒體技術應用為主體的現(xiàn)代化管理技術已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應用。在現(xiàn)代化過程中，高校行政檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來以紙質檔案為主發(fā)展為紙質與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，極大增加了行政檔案的信息存儲量，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。高校行政檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數(shù)字化以及行政檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡化成為必然的發(fā)展趨勢，這就對行政檔案管理工作提出了新的要求。實現(xiàn)行政檔案管理工作信息化可以將行政檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，使他們有更多時間和精力去研究行政檔案的各種規(guī)律，不斷改善行政檔案的管理水平，有助于學校管理水平的整體提升。
（三）提高管理人員素質
新時期的高校行政檔案管理人員不但要具備較全面的行政檔案業(yè)務知識和實際能力，還需要樹立行政檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術和網(wǎng)絡信息技術。建立一支高素質的專業(yè)人才隊伍，組織行政檔案管理人員系統(tǒng)地學習行政檔案管理的基本知識，要求其熟練掌握計算機操作技術，靈活運用行政檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務能力和綜合素質。鼓勵大家樹立終身學習的意識，逐步提高對行政檔案管理工作重要性的認識，使行政檔案管理人員有很強的責任感與事業(yè)心，做到愛崗敬業(yè)，堅持原則。
另外，做好檔案工作，還需處理好四個關系，即創(chuàng)新與基礎的關系、創(chuàng)新與現(xiàn)實的關系、創(chuàng)新與學習、借鑒的關系、創(chuàng)新與實踐的關系
總之，加強高校行政檔案的管理，要從完善各項規(guī)章制度，提高信息化管理水平，提高管理人員素質等方面著手。行政檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，行政檔案管理工作才能跟上時展的步伐。只有不斷地創(chuàng)新，行政檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業(yè)才能真正實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。我們要努力做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，使檔案工作常常變，時時新，這樣才能使我校行政檔案工作立于不衰之地。
【參考文獻】
第3篇：行政檔案管理范文
為了給行政許可檔案的規(guī)范化管理提供良好的管理環(huán)境，我局設有條件好的檔案專用庫房、閱覽室、檔案工作人員辦公室，符合“三分開”的管理要求。購置了符合規(guī)范的檔案裝備和設施，以及能夠適應現(xiàn)代化管理工作需要的計算機、復印機、掃描儀、攝像機、刻錄機等專用設備，為該類檔案的管理、利用提供了堅實的物質基礎。在行政許可檔案的日常管理工作中，局檔案人員能自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，定期進行安全檢查，把安全工作重點從事后處理轉到事前防范上來。
二、加強業(yè)務建設
局行政許可科建立健全了檔案人員崗位責任制、檔案管理移交等制度，該科檔案員注重從教育行政許可檔案的收集、整理、歸檔、移交等基礎工作抓起，嚴格按照有關文件精神和規(guī)范操作，以“零失誤”為目標，堅持不懈地加強業(yè)務建設。首先，根據(jù)市行政審批中心和市法制辦有關規(guī)定，局行政許可科檔案員在平時就積極做好收集工作，確保教育行政許可檔案的齊全完整、登記序號連續(xù)。具體的歸檔范圍為：
（1）教育局在履行行政許可職責過程中產(chǎn)生形成并處理完畢的，具有保存查考價值的各類文件材料和申請者遞交的申請材料、圖表、照片等材料原件。
（2）教育局出具的受理（或不予受理）行政許可申請的書面憑證、窗口承諾件通知書、準予行政許可決定書、行政許可文書送達回證、行政處罰決定書、撤銷行政許可決定書等辦理文書原件。
（3）教育局頒發(fā)的許可證復印件和存根原件。
（4）其他具有利用和保存價值的文件資料。
其次，根據(jù)《浙江省教育廳關于印發(fā)浙江省教育行政部門實施行政許可工作規(guī)則（試行）及相關文書的通知》規(guī)定：“實行行政許可檔案管理制度。經(jīng)辦人員應當在作出許可決定后五日內將行政許可的全部材料按一事一檔原則裝訂歸檔?！本中姓S可科檔案員在綜合檔案室檔案員的指導下，在平時就及時將辦理完畢的教育行政許可檔案按一事一檔的原則進行整理并裝訂歸檔。一個審查決定（包括申請審批的全套文件材料）組成一個檔案卷盒，文件多的可組成多個檔案卷盒。行政許可檔案卷內文件以“件”為單位編制卷內文件目錄并編件號和頁號（已裝訂成冊的可不編號）。一份完整的審查決定（審核意見）視為一件，一個檢查評估報告為一件，一份考試或考核材料為一件，一份許可證為一件，一項設計為一件，一張圖紙、照片各為一件。行政許可檔案卷內文件排列順序為：行政許可決定（批復與結論性文件）在前，各種許可證在前，申請材料在后；文字性申請材料在前，申請人所填的表格、圖紙、照片（含文字說明）在后。行政許可檔案整理完畢，應以每個具體行政許可事項為立檔單位裝入檔案盒保存，檔案盒規(guī)格采用國家檔案局標準卷盒，統(tǒng)一由局綜合檔案室發(fā)放。再次，根據(jù)有關規(guī)定，局行政許可科檔案員于每年年底前將全部已整理完畢的行政許可檔案移交局綜合檔案室，并造具移交清冊一式兩份，一份存檔，一份自留備查。局綜合檔案室在接收檔案時嚴格把關，認真審查，對不完善的待完善后再移交。綜合檔案室在接收行政許可檔案后再進行分類、保管、統(tǒng)計和提供利用，同時，將所有的教育行政許可檔案掃描后保存為電子檔案，再刻錄成光盤備份保存。局行政許可科以外人員需查閱教育行政許可檔案的，應經(jīng)局領導同意后，辦理查閱登記手續(xù)。由于行政許可電子檔案查閱快速、方便，能極大地提高利用效率。
三、結語
第4篇：行政檔案管理范文
關鍵詞：文秘工作；行政管理部門；問題；措施
一、前言
行政事業(yè)單位檔案管理需要有條理的文秘工作，確保每項程序能夠協(xié)調進行。 檔案管理工作是領導服務的一項基礎性工作，也是辦公室的一項經(jīng)常性工作，在日常工作的進行過程當中，須要工作參與者能夠珍惜工作的時間，努力的提升自身的工作能力，通過不斷的學習，豐富自己，全面的提升行政事業(yè)單位檔案管理工作的質量。
二、行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理人員專業(yè)技術欠缺
在我國的行政事業(yè)單位，大多數(shù)的檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，這就導致檔案管理人員的專業(yè)技術欠缺，影響檔案管理工作的正常運行。還有就是由于頻繁的人員調動，或者是有些行政單位并沒有設立專門的檔案管理科室，而是由其他科室的人員從事該項工作，這就往往由于工作經(jīng)驗不足，或者精力不集中造成檔案管理工作的不完善。
（二）檔案管理人員的調動頻繁
在一些行政事業(yè)單位，本來具備著專業(yè)的檔案管理人員，但是這些單位往往受到崗位輪換制度的限制，從而出現(xiàn)頻繁的人事調動，這就會導致檔案管理工作不能夠持續(xù)有效的實施，還有就是頻繁的人事調動會導致檔案管理人員在交接工作之后的交接不及時或者不充分，從而會使的一些檔案出現(xiàn)“死檔”，由此會帶來重大的損失。
（三）對于檔案管理的流程不規(guī)范
對于行政事業(yè)單位的檔案管理工作應當是一個嚴密并且規(guī)范的過程，但是一些行政事業(yè)單位對于檔案管理的重視程度不夠，因此會到成功做的過程當中出現(xiàn)疏漏，在檔案管理工作當中，一個細微的疏漏往往會造成非常嚴重的后果，造成的損失非常的巨大，然而，一些檔案管理人員的隨往往會導致行政事業(yè)單位檔案管理工作流程十分隨意，在影響工作效率的同時埋下嚴重的隱患。
三、做好行政事業(yè)單位檔案管理工作的措施
（一）從行政事業(yè)單位的檔案管理人員的角度
1.工作人員意識到自身工作的重要性
一名行政事業(yè)單位的檔案管理人員，應當對行政事業(yè)單位的檔案管理工作進行深入的了解，只有對行政事業(yè)單位的檔案管理工作進行深入的了解，才能夠充分的指導行政事業(yè)單位的檔案管理人員今后的工作。
檔案管理工作本身的重要性不言而喻，但是如何才能確保每一位檔案管理人員能夠深入的認識到這一重要性呢？這就需要從高校開始就注重對于檔案管理人員的責任心的培養(yǎng)，并且在其投入工作之后檔案管理單位能夠時常的激勵工作人員，只有這樣才能夠使其從始至終具備著高度的責任意思。
2.行政事業(yè)單位的檔案管理人員具備憂患意識
當今的社會競爭日益激烈，一名合格的行政事業(yè)單位的檔案管理工作人員不能夠滿足于現(xiàn)狀，應當時刻具備的憂患意識，總應該感覺到自己的學識，經(jīng)驗和能力遠遠沒有達到最佳狀態(tài)，時時刻刻不能掉以輕心，不是以不斷的提升自身的價值作為標準，時時刻刻的學習。向身邊的同事學習，向手中的課本學習，向自身的領導學習，通過不斷的學習，不斷的積累，以正確的態(tài)度應對各項工作，熱愛自己的工作，愿意為自身的工作發(fā)揮出最大的光和熱。
（二）從行政事業(yè)單位的角度出發(fā)
1.完善檔案管理制度
完善的管理制度是確保一項工作能夠順利完成的前提，對于行政事業(yè)單位的檔案管理工作也同樣是如此。在行政事業(yè)檔案管理工作當中，完善的規(guī)章制度能夠保證工作的合理性和科學性兩項基本要求，同時管理制度應當結合該行政事業(yè)單位的實際情況和工作性質。其次，規(guī)章制度的確定應當滿足可操作性這一原則。規(guī)章制度的最終要求是促進檔案管理工作的進一步完善，規(guī)章制度確立應當凌駕于人情之上，利用嚴格的規(guī)章制度約束管理工作人員，樹立制度面前人人平等的原則。制定嚴格的獎懲制度，做到有功必獎，有過必究，賞罰分明。
2.從根本上提升檔案管理的工作水平
提升行政事業(yè)單位檔案管理工作的工作水平前提就是應當設立專門的檔案管理部門，并且在該部門設立一整套完善的管理機制，以便能夠對檔案管理工作進行專門的領導和監(jiān)督。
提升檔案管理水平的有效途徑是提升檔案管理工作人員的專業(yè)水平，因此在選拔檔案管理工作人員的過程當中，應當對其專業(yè)進行嚴格的審查把關。其次，還應當結合本行政事業(yè)單位的具體實際情況，做好定期的考核工作，確保檔案管理工作人員的專業(yè)知識技能能夠滿足本行政事業(yè)單位檔案管理工作的要求。
3.提升檔案管理的信息化水平
當今的社會是信息化的社會，所以在檔案管理的進程中，應當有效地實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，這不僅是順應時代的必然要求，同時也是從根本上提升檔案管理工作的比如之路。
四、結語
第5篇：行政檔案管理范文
一、農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的特點與作用
農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是指在農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像以及相對人違法事實等各種形式載體的文件材料。
它的特點是：
1.專業(yè)性強。農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案是農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法活動的產(chǎn)物，是一定專業(yè)執(zhí)法活動的真實記錄。不同的專業(yè)法都有不同的專業(yè)執(zhí)法活動的范圍、相對人，這些都有它的法律法規(guī)和特點。這就決定了它在檔案的內容、形成過程及適用的法律法規(guī)上各不相同，并明顯反映出一定的專業(yè)特點。例如植物檢疫、動物檢疫、農(nóng)機監(jiān)理、農(nóng)資管理等，它們活動的范圍空間、對象目標等都有明顯不同，表現(xiàn)出較強的專業(yè)性。
2.成套性。一個獨立的專業(yè)執(zhí)法活動，如在農(nóng)藥市場執(zhí)法檢查中，查到假冒偽劣農(nóng)藥一案，從立案到作出處罰決定形成一套完整的檔案，主要包括立案、調查取證、檢測化驗、送達處理意見書、聽證、作出處罰決定書、行政復議等全過程，直到結案所形成的全部檔案是一個整體，不可分割，也不可能與其他專業(yè)案件的檔案混淆。另一方面，執(zhí)法檔案必須成套提供利用的，拆開會影響其使用價值。
3.現(xiàn)實性。主要表現(xiàn)在農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案與現(xiàn)實的商品生產(chǎn)經(jīng)營關系密切，不僅反映依法行政的查考作用，而且在提供利用中還有現(xiàn)實的作用，一經(jīng)利用就能收到經(jīng)濟效益和社會效益，故有現(xiàn)實性。
4.存儲性。執(zhí)法檔案一般是某一專業(yè)執(zhí)法活動的結果，記載了專業(yè)執(zhí)法活動全過程的真實情況，如案件發(fā)生地、相對人，違法事實違反了哪一部法律法規(guī)，調查取證是怎樣進行的，依據(jù)什么來作出處罰決定等等，在檔案中都存有大量的相對人違法事實和適用的法律法規(guī)依據(jù)，必要時在執(zhí)法上可以借鑒和利用。
它的作用是：
1.農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是執(zhí)法活動的依據(jù)和憑證。在農(nóng)業(yè)執(zhí)法活動中，一切活動都程度不同地具有連續(xù)性，前一案例為后一案例提供依據(jù)。農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案的依據(jù)性同農(nóng)業(yè)執(zhí)法自身的復雜程度以及記述的各起案例的復雜程度成正比，所記載的內容越復雜，依據(jù)性越強。主要表現(xiàn)為：一是管理工作依據(jù)。在管理工作中，無論是執(zhí)法工作評價，還是產(chǎn)生經(jīng)濟、社會效益分析等，都離不開檔案；二是執(zhí)法人員的勞動憑證。在執(zhí)法人員的考核、選拔中，除人事檔案外，還需要有執(zhí)法檔案做依據(jù)；三是在追究行政執(zhí)法錯案責任時起憑證作用。
2.農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是進行交流的工具。在人類社會發(fā)展史上各種各樣的交流占有重要位置。同樣，農(nóng)業(yè)執(zhí)法工作也需要交流。目前，農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法剛剛起步，執(zhí)法體系正在深化改革，執(zhí)法力度不斷加大，逐步走向規(guī)范化。執(zhí)法檔案正是交流、協(xié)作、借鑒的有力工具。
3.農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是積累經(jīng)驗、提高執(zhí)法水平的手段。一是執(zhí)法活動的真實記錄，它記載著執(zhí)法人員對案件的發(fā)現(xiàn)、調查取證方法和辦案水平，記述了查辦案件的全過程和最終結果；二是作為辦案思路、辦案方法、辦案結果的載體，具有積累辦案經(jīng)驗和提高執(zhí)法水平的作用，使得農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案成為辦案經(jīng)驗和提高執(zhí)法水平的工具和手段，對于一個執(zhí)法單位來講，如果有質量較高、數(shù)量較多的執(zhí)法檔案庫藏就標志著它有比較雄厚的辦案技術儲備和基礎。
二、農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案業(yè)務的主要工作內容
農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案工作是執(zhí)法管理的重要組成部分，也是執(zhí)法活動的重要環(huán)節(jié)，各級農(nóng)業(yè)執(zhí)法機構應把執(zhí)法檔案工作與整個執(zhí)法工作緊密結合起來。其工作的主要內容：
(一)收集。就是把分散形成的、但有保存和利用價值的執(zhí)法檔案接收過來，集中保存在執(zhí)法檔案室，以利于有關人員使用。
(二)整理。就是把分散收集來的執(zhí)法檔案，按規(guī)定程序，將其分別類、系統(tǒng)排列和科學編目，便于安全保管，更重要的是滿足對執(zhí)法檔案利用的方便和需要。
(三)鑒定。就是鑒別執(zhí)法檔案的價值，需對檔案不斷進行去粗取精的鑒別工作，挑選那些需要定期或永久保存的檔案，以及銷毀那些無需保存的部分。
(四)保管。就是采取一定的措施，保護好執(zhí)法檔案的完整與安全，保守機密，防止并克服各種自然的、社會的不利因素對執(zhí)法檔案的損壞作用，不斷延長執(zhí)法檔案的保管壽命。
(五)編目與檢查。農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案數(shù)量龐大，成分復雜，要根據(jù)歸檔時的情形而形成的程序，按照一定的方法整理和保管的。農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案分類應從實際出發(fā)，當前可分為種植業(yè)、畜牧業(yè)、農(nóng)機執(zhí)法檔案和農(nóng)民減負檔案等，在種植業(yè)中又分為植檢、農(nóng)藥、肥料、種子管理等。同時，需要通過各種途徑和形式提示檔案的內容和成分，提供查找檔案的檢查和手段，方便于有關人員的查找和利用。
(六)利用。就是創(chuàng)造各種條件為滿足對執(zhí)法檔案利用的各方面要求，積極做好應有的準備，包括編制各種查考工具，匯編各種參考資料，以及時、有效的方式，介紹和提供執(zhí)法檔案為各項執(zhí)法工作需要服務，這也是保存執(zhí)法檔案的目的。
三、做好農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案管理的幾點意見
農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案是執(zhí)法工作的主要內容之一。農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案管理要以《中華人民共和國檔案法》、《浙江省實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》和國家有關農(nóng)業(yè)檔案工作的有關法律、法規(guī)為依據(jù)，切實做好農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的管理工作。
(一)加強領導，建立組織
搞好農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的管理，領導是關鍵。因而，要建立檔案管理工作領導小組、檔案鑒別小組和管理網(wǎng)絡等組織，應把檔案列入執(zhí)法工作的議事日程，使檔案工作有領導、有組織、有管理地開展，使之逐步規(guī)范化、標準化，走上依法建檔的軌道。
(二)制訂制度，明確職責
制訂檔案管理各項規(guī)則制度，是搞好檔案管理工作的關鍵，是規(guī)范管理者行為的主要手段。因而，要按照《檔案法》的規(guī)定，制訂《檔案管理制度》、《檔案管理人員崗位責任制》、《檔案保管保密制度》等，進一步明確檔案管理人員的職責。
(三)加強培訓，掌握技能
首先，要選用政治素質較好、熟悉檔案管理工作、懂農(nóng)業(yè)法律法規(guī)、熱心于農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法工作和責任心較強的執(zhí)法人員，擔任農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的管理員。其次，加強學習培訓，既要管理人員掌握農(nóng)業(yè)法律法規(guī)和檔案知識，又要學會建立檔案的實際操作技能，還要掌握計算機的應用技術，不斷提高管理者的業(yè)務水平。
第6篇：行政檔案管理范文
關鍵詞：檔案行政管理；依法行政；執(zhí)法必嚴；行政執(zhí)法
“有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究”，是社會主義法制建設的基本內容與要求，其中，執(zhí)法必嚴是社會主義法制的關鍵。它要求執(zhí)法機關及工作人員，必須嚴格按法律的規(guī)定實施法律，堅決維護法律的權威和尊嚴。執(zhí)法必嚴同樣也是社會主義市場經(jīng)濟環(huán)境下檔案法制建設的關鍵，執(zhí)法必嚴就是要嚴格執(zhí)法。檔案行政管理要做到依法行政，重點是嚴格執(zhí)法。
1 嚴格執(zhí)法的意義
1.1 嚴格執(zhí)法是維護檔案法律權威的需要?！稒n案法》是規(guī)范我國檔案事業(yè)最高效力的法律，它的精神實質是保護和利用檔案，維護公民的合法權益和國家權益，維護正義和公平。那么，嚴格執(zhí)行《檔案法》以及所有關于檔案事務的規(guī)范性法律文件，不僅維護了《檔案法》的權威，而且，保障了正義和公平不受破壞。如果不嚴格執(zhí)法，就無法維護檔案法律的權威。
1.2 嚴格執(zhí)法是檔案法制建設的需要。檔案行政管理要走向依法行政，走上法制化的軌道，就必須嚴格執(zhí)法。嚴格執(zhí)法有兩層意義:一是執(zhí)法的嚴格性；二是懲罰的嚴厲性。雖然，嚴厲的懲罰對于那些嚴重檔案違法行為是十分必要的，但是，執(zhí)法對違法者的威懾力更主要的是在于執(zhí)法的嚴格性。一方面，執(zhí)法要嚴明、嚴格、嚴肅，另一方面，不得超權、越權執(zhí)法，即檔案行政管理部門的任何檔案行政執(zhí)法行為都必須根據(jù)法的規(guī)定來進行，這是檔案法制建設的基本要求。如果執(zhí)法不嚴或執(zhí)法不規(guī)范，建立完善檔案法制就是空話。
1.3 嚴格執(zhí)法是社會主義市場經(jīng)濟環(huán)境下檔案工作發(fā)展的客觀需要。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的確立，經(jīng)濟在向多元化發(fā)展，檔案工作也向多樣化發(fā)展，從而使原來舊體制下依靠命令和政策來調節(jié)的方式已經(jīng)無法適應。市場經(jīng)濟社會是法制社會，因而，只有運用法律，公平公正地加以調節(jié)、引導和管理，才能有效地解決各種復雜的檔案事務和問題。這是時展的客觀需要。
2 嚴格執(zhí)法的含義
嚴格就是認真、不放松的意思。執(zhí)法，也稱“法律執(zhí)行”，“是指國家行政機關依照法定職權和法定程序，行使行政管理職權、履行職責、貫徹和實施法律的活動”。[1]“嚴格執(zhí)法”，按照字面意思，就是認真、不放松地執(zhí)行法律，這盡管是嚴格執(zhí)法的基本內容，但僅僅這樣理解還不夠。嚴格執(zhí)法應具有以下幾個特征：
2.1 執(zhí)法的合法性。合法性要求執(zhí)法行為必須在法律規(guī)定的范圍內進行，強調依法辦事。檔案行政管理機關在執(zhí)法時做出的行政執(zhí)法行為必須有法律上的依據(jù)，不得超出法律規(guī)定的范圍。檔案行政管理機關能做什么不能做什么，必須有法律的授權，超出授權的范圍就是越權，越權則無效。執(zhí)法的合法性具體體現(xiàn)在三個方面：一是主體合法，檔案行政執(zhí)法的主體只能是享有執(zhí)法權限的檔案行政管理機關，并且，也只能依法行使執(zhí)法權，在職權范圍內司其職；二是程序合法，檔案行政管理機關的行政執(zhí)法，必須嚴格按照法律規(guī)定的程序進行，只有嚴格執(zhí)行法定程序，才會有正確的執(zhí)法；三是內容合法，檔案行政管理機關的行政執(zhí)法必須嚴格認真地按照檔案法律法規(guī)規(guī)定的內容，依實體法之規(guī)定做出處理，維護法律的權威和尊嚴。
2.2 執(zhí)法的正確性。正確性就是要求執(zhí)法結果的正確，處理正確是執(zhí)法公正的體現(xiàn)。執(zhí)法要求“法律面前人人平等”，在執(zhí)行法律法規(guī)時，要以事實為依據(jù)，以法律為準繩，在掌握法律法規(guī)標準時不走樣，真正做到公平公正。要做到執(zhí)法的正確，就要求檔案行政執(zhí)法人員必須盡職盡責，對發(fā)生的違法行為勇于糾正并依法處理，不搞關系執(zhí)法、人情執(zhí)法，做到“有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究”。一切以法律作為唯一的標準和尺度，而不是唯“長官”意志。
2.3 執(zhí)法的及時性。及時性是嚴格執(zhí)法的重要措施，只有及時執(zhí)法才能將嚴格執(zhí)法落到實處。嚴格執(zhí)法要求檔案行政管理機關具有高度的責任感，在合法、正確的前提下，做到及時執(zhí)法，將檔案違法現(xiàn)象消除在萌芽狀態(tài)。對于需要立案查處的，要及時立案，及時辦案，及時結案。執(zhí)法的各個環(huán)節(jié)都要遵守法律規(guī)定的時限，決不能拖而不辦，審而不決。
2.4 執(zhí)法的嚴肅性。嚴肅性要求敬畏法律，鄭重嚴謹?shù)貓?zhí)行法律。對公民、法人和其他組織的檔案違法行為，必須依照檔案法律的規(guī)定嚴格執(zhí)法，不能摻雜檔案執(zhí)法人員個人的意愿，既要維護檔案法律的尊嚴，維護黨和國家的檔案權益，又要嚴格遵守公民、法人和其他組織的合法權益不受侵犯。檔案行政管理機關要嚴格執(zhí)法，落實到位，不留空白，不越權、不、不消極執(zhí)法。所有管理檔案事務實施的檔案執(zhí)法行政行為都必須遵循憲法和法律法規(guī)規(guī)定，絕不允許有任何超越法律規(guī)定的“亂作為”、“濫作為”和“不作為”現(xiàn)象。
3 檔案行政執(zhí)法中存在的問題
對于檔案行政執(zhí)法中存在的問題，大都認為主要是外部問題，如莊澍虹認為：一是檔案行政執(zhí)法主體不確定；二是檔案法規(guī)體系不完善；三是現(xiàn)有檔案法規(guī)體系不夠科學及執(zhí)法人員素質偏低；四是長期的政治管理模式造成了社會公眾的檔案意識不強，普遍對檔案行政執(zhí)法活動不認可、不支持。[2]筆者認為，檔案行政執(zhí)法中存在的問題，外部問題不是主要的問題，檔案行政管理機關內部的問題才是主要問題。比較突出的表現(xiàn)：
3.1 檔案行政管理機關不清楚法定的職責和行政權限而“不作為”。在實際工作中，一些檔案行政管理機關對自身的法定職責和行政權限究竟有多少，涉及的面有多寬不是很清楚。致使該實施的檔案行政執(zhí)法工作沒有去實施，從而形成不嚴格執(zhí)法的“不作為”現(xiàn)象。其一，對各行各業(yè)專業(yè)或業(yè)務檔案事務的檔案行政執(zhí)法基本是空白?！皳?jù)不完全統(tǒng)計，就全國而言，‘建國’以來，僅標題中，涉及‘檔案’的法律法規(guī)規(guī)章就有241部；而全文中，涉及‘檔案’的法律法規(guī)規(guī)章更是多達4621部?！?[3]這些法律法規(guī)涉及各行各業(yè)的檔案事務，其中，許多都是民生和專業(yè)檔案的范疇。這些法律法規(guī)既是檔案行政管理機關依法行政的依據(jù)，也是檔案行政執(zhí)法內容。但是，在這方面幾乎是空白。其二，對個人保管的檔案行政執(zhí)法監(jiān)管工作幾乎是空白。許多檔案行政管理機關對本行政區(qū)域內個人保存的“對國家和社會有保存價值的”檔案從未做過調查摸底或登記備案工作，對其內容、數(shù)量、價值、保管情況一概不知。至于對因保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的采取代為保管、收購或者征購措施，對其在流轉中的捐贈、買賣和出境的監(jiān)控管理，幾乎都是空白。其三，檔案行政管理機關負有對同級檔案館和下級檔案館、檔案行政管理機關進行檔案行政執(zhí)法監(jiān)督、行政監(jiān)督檢查和查處檔案違法案件的職責。但是，這方面的檔案行政執(zhí)法也幾乎是空白。
3.2 檔案行政執(zhí)法流于形式。一些檔案行政管理機關的檔案行政監(jiān)督檢查，不是“運動”式，就是“蜻蜓點水”式，難以解決實際問題，基本上流于形式。有的是“檔案監(jiān)督檢查力度不夠，對檔案執(zhí)法檢查采取應付了事的態(tài)度”，或“出于檔案行政部門人員過少，在執(zhí)法檢查時對下發(fā)整改通知書的單位和部門不能及時監(jiān)督。無人抓監(jiān)督，無人抓落實，也就無法追究責任”。[4]有的是“平時執(zhí)法檢查過于注重表面形式，不看效果；僅停留在檢查，不追查結果；一味追求面廣量大的執(zhí)法檢查，不能從檔案管理部門本身的總體執(zhí)法能力出發(fā)搞好工作”。[5]檔案行政執(zhí)法成了走過場。
3.3 檔案行政執(zhí)法定位不明確。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，要求檔案行政管理轉到依法行政的法制軌道上，檔案行政管理職能由計劃經(jīng)濟時代指令性的業(yè)務指導為主的管理模式轉變?yōu)樯鐣髁x市場經(jīng)濟時代的依法行政為主的管理模式。但是，“那種幾十年一貫制所形成的習慣性工作方法和思維定勢，仍然或多或少、或明或暗地左右著檔案行政管理，無形中，制約了檔案法制建設的進程”。[6]從而致使一些檔案行政管理機關對檔案行政執(zhí)法定位不明，強調“行政執(zhí)法是業(yè)務指導的保障”[7]“檔案執(zhí)法檢查需要以檔案業(yè)務指導為基礎，檔案業(yè)務指導需要檔案執(zhí)法檢查做保障”。[8]檔案行政管理職能的轉變基本上還是停留在口頭和表面上，沒有把檔案行政管理職能定位在依法行政的以檔案行政執(zhí)法為主上，而使檔案行政執(zhí)法的職能淪為擺設。
3.4 檔案行政執(zhí)法概念不清晰，致使檔案行政執(zhí)法行為過窄。行政執(zhí)法有“廣義”和“狹義”之分，“廣義的行政執(zhí)法，是行政主體為貫徹、執(zhí)行法規(guī)而采取的一切行政行為，既包括行政主體為貫徹、執(zhí)行法規(guī)，而制定的不針對具體人和事的具有普遍約束力的規(guī)范性文件的行為，即抽象行政行為，也包括行政主體依法針對特定的人和事，而直接采取的削弱權利、加重義務的行政處理行為，即具體行政行為，還包括行政指導、行政獎勵等非強制性行政行為”。[9]然而，許多檔案行政管理部門都對檔案行政執(zhí)法做狹義的理解，也就是開展檔案行政監(jiān)督檢查和查處檔案違法案件而已。對于諸如檔案行政強制、行政許可、行政確認、行政指導、行政獎勵、行政處罰等檔案行政執(zhí)法行為，不是不開展實施就是不按照法律法規(guī)規(guī)定的程序實施。
3.5 檔案行政執(zhí)法對違法現(xiàn)象制止不力。在現(xiàn)實中，存在著許多諸如檔案文件材料收集不齊全、不按規(guī)定整理歸檔、保管安全隱患多等違法現(xiàn)象，其中，大都夠不上立案查處，多是需要限期整改或給予行政處罰的。然而，一些檔案行政管理機關由于礙于親戚、朋友、同學等的情面，或是面對所謂“強勢”部門，或是工作中有求于的部門，或是其他種種原因，致使對于這些違法現(xiàn)象該給予行政處罰的基本不處罰，限期整改的也是期限一拖再拖，結果是“限期整改成為空口懲罰，違法行為依然繼續(xù)”。[10]對于一些需要立案查處的，則采取“睜一只眼閉一只眼”或是“民不告官不究”的做法，生怕因為查處一起違法案件影響一個地區(qū)檔案工作的大好局面。結果是既損害了檔案法律的權威，又助長了違法“氣焰”，使檔案法規(guī)更難貫徹，也加大了檔案行政執(zhí)法的難度。
4 加強檔案行政執(zhí)法的措施
4.1 轉變檔案行政管理模式，走依法行政之路。檔案行政執(zhí)法中存在種種問題，其主要原因或者說根本原因是檔案行政管理機關沒有轉變管理職能，沒有實行依法行政，沒有實現(xiàn)由檔案業(yè)務指導為主管理模式向以檔案行政執(zhí)法為主管理模式的轉變。轉變檔案行政管理模式，首先是檔案行政管理機關的領導要轉變管理思想、管理理念，把管理思想轉變到依法行政為核心上，把工作的重點放在檔案行政執(zhí)法上。其次，必須明確檔案行政管理機關只能在憲法和法律法規(guī)的范圍內活動，依法決策，依法處理問題，凡是超越法律規(guī)定的行政權力都是非法和無效的。自覺地把行政行為納入法制化軌道，職責的劃分、行使的范圍、運行的程序等都要嚴格依法。最后，將檔案行政管理職能轉到依法行政上。也就是說，檔案行政管理機關的主要核心職能是檔案行政執(zhí)法。面對各種檔案事務，要運用一切檔案行政執(zhí)法方法，履行檔案法律賦予的檔案行政管理職能，實施檔案法律法規(guī)的各項規(guī)定，管理好檔案法定范圍內的檔案事務，保障檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
4.2 提高檔案行政管理機關的依法行政意識。要大力加強檔案行政管理機關內部的法制學習教育，通過法制學習教育，切實提高檔案行政管理機關領導的依法行政意識，鞏固依法治檔理念，用依法行政的思想指導整個檔案行政管理工作。提高檔案行政管理人員的依法行政意識，加強檔案法制觀念，用執(zhí)法必嚴的理念來約束檔案行政管理的權力，將嚴格依法行政的理念貫穿到整個檔案行政管理的具體行政行為之中。
4.3 厘清檔案行政管理機關內部職能。按照行政權力法定化的要求，檔案業(yè)務指導作為計劃經(jīng)濟時代管理模式的職能，已經(jīng)“壽終正寢”，不再是合法的行政職能，代之的是依法行政的檔案行政執(zhí)法職能。檔案業(yè)務指導的職能如果說還殘存的話，它已經(jīng)縮小弱化為檔案行政指導。如何履行檔案行政執(zhí)法職能，并將其落到實處，合理配置行政資源、明確行政職能是關鍵。在目前情況下，法規(guī)科（股）應負責行政執(zhí)法監(jiān)督（包括對檔案行政管理機關內部的行政執(zhí)法監(jiān)督、對下級檔案行政管理機關的行政執(zhí)法監(jiān)督等）、查處違法案件，實施檔案行政強制、行政處罰等。業(yè)務指導科（股）應更名“監(jiān)督科（股）”或“監(jiān)督指導科（股）”，負責實施檔案行政監(jiān)督檢查、行政許可、行政確認、行政指導、行政獎勵等。對于檔案行政指導職能，必須有清楚的認識。檔案行政指導是非強制性行政行為，必須堅持合法、準確的原則，不能把檔案行政指導變成檔案行政誤導，如果產(chǎn)生誤導，造成行政相對人受損害時，檔案行政管理機關必須承擔相應的法律責任。
4.4 嚴格依法行政，嚴肅檔案行政執(zhí)法。檔案行政管理機關必須嚴格按檔案法律的規(guī)定，履行法定的職能，實施檔案法律，堅持嚴格檔案行政執(zhí)法，堅決維護檔案法律的權威和尊嚴。一要嚴格執(zhí)行檔案法律法規(guī)的規(guī)定行使檔案行政管理職能，管理檔案事業(yè)。二要嚴格執(zhí)行程序法的規(guī)定來進行檔案行政管理，所有管理檔案事務實施的檔案執(zhí)法行政行為都要遵循憲法和法律法規(guī)規(guī)定，嚴格執(zhí)法，不得有任何超越法律規(guī)定的檔案執(zhí)法行政行為而形成違法“亂作為”。三要依照所有涉及檔案事務的法律法規(guī)規(guī)定，管理檔案事務。要嚴格執(zhí)法，落實到位，不留空白。既不能有任何超越涉及檔案事務的法律法規(guī)規(guī)定的范圍來進行檔案行政執(zhí)法而形成“濫作為”，也不得置這些檔案法律法規(guī)的規(guī)定于不顧不執(zhí)法而形成違法“不作為”。
4.5 建立一支高素質的檔案行政執(zhí)法隊伍。檔案行政管理機關要抓好檔案執(zhí)法隊伍的政治思想建設，加強法律業(yè)務知識培訓，使其具有強烈的事業(yè)心和責任感，能夠熟練掌握檔案法律法規(guī)及有關法律法規(guī)知識，不斷強化檔案依法行政的理念，不斷提高檔案行政執(zhí)法的能力和水平。
注：本文為2011年度河南省檔案局科技項目《檔案執(zhí)法理論與實踐研究》的階段性成果，項目批準號為：2011-R-06。
參考文獻
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第7篇：行政檔案管理范文
關鍵詞：衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷；檔案管理；案卷制作
加強對衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷的歸檔與管理，不僅是衛(wèi)生行政執(zhí)法部門執(zhí)法和管理水平的體現(xiàn)，也是在面對衛(wèi)生行政訴訟時進行舉證的重要書面證據(jù)。鑒于當前衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷在歸檔和管理過程中存在的制作和管理紕漏，采取有針對性的措施來加強歸檔和管理制作工作，對于提升衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷管理質量具有十分重要的作用。
1 衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷歸檔與管理存在的問題
首先，目前衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷普遍性存在著證據(jù)材料不充分、法律適用不準確、用語不當、執(zhí)法程序不嚴格或不合法以及執(zhí)法文書選用和制作不夠規(guī)范等現(xiàn)象，部分地區(qū)甚至還存在著新舊文書混合使用的現(xiàn)象，這必然導致案卷在分類和歸檔時出現(xiàn)紕漏和失誤，影響到案卷管理立體化、科學化、法制化體系的形成。
其次，衛(wèi)生行政執(zhí)法部門在制作文書的過程中，存在著文書項目填寫不全、簽字欄漏簽（或誤簽）、文書編號格式不規(guī)范、文件缺少印章等現(xiàn)象，這不僅影響到案卷本身的使用價值，更會對其歸檔與管理工作造成不必要的麻煩。
最后，衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷在管理上存在一定的疏漏，這主要表現(xiàn)在三個方面：①管理人員甚至相關負責人員對此重視性還不夠，面對審批材料不夠審慎、得過且過，間接導致部分案卷完整性和準確性出現(xiàn)紕漏，無法歸檔；②缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范，沒有生成統(tǒng)一的歸檔標準，導致在案卷管理過程中部門和部門不一致、管理內容不確定，甚至對于案卷的擺放也沒有明確的要求，這必然給日后的使用和借閱工作制造麻煩。
衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷在歸檔和管理過程中之所以會出現(xiàn)上述問題，其原因是多方面的，而要想妥善推動其歸檔和管理工作，必須充分認識到這些問題的癥結所在，方才能具體問題具體分析，對癥下藥，妥善解決。具體來說，導致這些問題生成的原因，主要有以下兩方面內容：
首先，衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷的歸檔和管理人員，其個人的職業(yè)能力和法律素質以及綜合業(yè)務素質方面還有所欠缺，導致其所負責的工作范疇及具體內容不能得到妥善的落實和安排，這就導致了案卷的制作質量有所下降、管理上不能條分縷析，其清晰度、透明化也并不理想。而且，雖然現(xiàn)階段部分衛(wèi)生行政執(zhí)法部門對于工作人員進行了一定的業(yè)務培訓和職業(yè)教育，但是其大多流于形式，并沒有深入到工作的本質以及問題的精髓，因此倒是工作人員的工作態(tài)度和能力并沒有得到根本性的改善。
其次，思想上不夠重視是導致衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷在管理和歸檔上出現(xiàn)問題的根本性原因。所謂意識對于事物的發(fā)展和人的行為具有能動作用，缺乏積極端正的思想態(tài)度作為指導，必然導致其工作流程無法做到制度化、系統(tǒng)化和科學化，管理也無所謂有序和完整，而且相關審查流程以及制度審批流程的缺失，導致案卷在歸檔工作進行時不能做到妥善的收集和檢驗，最終影響到了管理的質量和完整性。
2 衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷歸檔與管理的完善對策
衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷通常意義下是相關工作人員針對重要事件現(xiàn)場以及重要執(zhí)法環(huán)節(jié)的真實記錄，尤其是證據(jù)類的案卷文書，是進行相關處罰活動的第一資料，擁有十分重要的法律作用；另外現(xiàn)場監(jiān)督類的筆錄資料也是作為一般性案件處罰的重要依據(jù)，擁有其它任何資料都無法替代的作用。加強對其的歸檔與管理，將有助于推動相關執(zhí)法工作人員各項工作順利、完備的開展，保障其各項政策制度妥善落實。同時作為行政處罰行為的重要載體，衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷還是行政訴訟的重要依據(jù)，可以適當避免執(zhí)法活動中的隨意性、限制其中的不規(guī)范行為，保障其合理、有效的推動與展開。
（一）提高執(zhí)法案卷制作質量
各級衛(wèi)生行政執(zhí)法部門要加強對于執(zhí)法案卷制作質量的把關和監(jiān)督，充分認識到制作不規(guī)范、質量有瑕疵的案卷不僅會影響到眼前的檔案歸檔和管理工作，更有可能為日后的舉證和案卷借調工作帶來一定的困難。因此，相關主管部門必須要制定出一套嚴格的案卷制作流程，并由上而下嚴格執(zhí)行這一流程，規(guī)范案卷制作辦法，提升其制作和辦案質量。這其中主要包括對于案卷相關項目信息（時間、項目負責人、負責人性別、年齡、職務、聯(lián)系電話信息，以及案卷編號）的檢查和校對，提升案卷筆述綜合性、理論性，提升其文字表達水平，保障筆風嚴謹。
（二）強化執(zhí)法案卷歸檔意識
提高對于案卷歸檔的重視程度，并以此為標準加強對于相關工作人員的培訓，避免讓相關流程及辦事法則形同虛設。從領導層面來說，應加強對于案卷制作工作的重視力度以及對于歸檔工作的監(jiān)督，促使每一位工作人員都能充分意識到其重要性，從而不斷提升自身有關執(zhí)法辦事、案卷制作以及相關法律法規(guī)知識的學習；對于相關管理機構而言，要加強對相關工作人員的考核和責任落實，將對案卷的質量檢查工作納入到檔案管理體系當中，對信息填寫錯誤、重要印章漏蓋、簽字錯填漏蓋等現(xiàn)象進行嚴格檢查，提高管理人員的責任心，降低案卷的錯誤率，保障案卷歸檔質量。
（三）加強行政執(zhí)法案卷管理
首先，衛(wèi)生行政執(zhí)法部門應制定相應的案卷動態(tài)監(jiān)測流程，定期對已經(jīng)歸檔的文書進行質量監(jiān)測，對于發(fā)現(xiàn)問題的案卷及時與相關負責人進行溝通，了解案卷記載情況，妥善解決問題。其次，在落實相關管理責任人的基礎上，要制定案卷質量追責制度，對于管理歸檔工作做得不到位、因個人過失造成案卷信息質量出現(xiàn)問題的工作人員要給予相應的處罰；對于工作嚴謹負責、能夠及時發(fā)現(xiàn)問題并予以圓滿解決的人員要給予一定的鼓勵。第三，鑒于目前衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷多為紙質載體，因此其在長期存放的過程中容易因為室內空氣環(huán)境的變化，以及外部自然條件的影響而發(fā)生損壞，進而造成無法彌補的損失。因此，管理人員在進行歸檔和管理過程中，要定期對案卷的保存情況進行排查，包括添置必要的工具儀器進行通風、防治蟲害等等。
3 結語
綜上所述，當前我國衛(wèi)生行政執(zhí)法部門在進行案卷歸檔和管理過程中存在著一定的問題，造成了案卷信息錯誤、質量低下，以及管理制度不夠健全、歸檔信息紊亂等問題。鑒于此，衛(wèi)生行政執(zhí)法部門以及單位相關工作人員需要嚴格落實相應的案卷制作流程和管理制度，提升案卷歸檔和管理意識，恪守相關管理章程。唯有如此，衛(wèi)生行政執(zhí)法案卷才能真正發(fā)揮其作用，避免因為相關流程和制度的缺失，以及信息準確度性方面存在的問題，變成形同虛設、有檔無用。
參考文獻
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第8篇：行政檔案管理范文
【關鍵詞】電子檔案；服務；高職院校；行政管理工作
隨著現(xiàn)代社會的積極發(fā)展，科學技術得以充分應用，保證各個發(fā)展領域的有效執(zhí)行。在高職院校檔案管理工作中，基于傳統(tǒng)的管理方式無法符合現(xiàn)代社會發(fā)展需求，整體上存在較多缺點。在大數(shù)據(jù)時代下，需要實現(xiàn)檔案電子化，并應用到行政管理工作中，能維護整體的安全性。
一、電子檔案
電子檔案是社會組織在實際辦公以及管理工作中，基于對計算機等電子設備的利用，通過視頻、圖像以及音頻等多個形式進行傳輸、儲存。與傳統(tǒng)檔案是相對的。在社會實踐發(fā)展中，電子檔案的使用，具備更高的參考價值。在整體上，具備一定特點。如：電子檔案信息為我國的大數(shù)據(jù)信息，需要利用現(xiàn)代化設備才能對其使用。如：電子檔案需要通過計算機等設備才能對信息進行傳輸，消除了時間與空間上的界限。對電子檔案進行保存期間，不需要為空間提出更高要求。
二、電子檔案服務的優(yōu)勢
（一）電子檔案的服務，能促進工作效率的穩(wěn)定提升。基于信息化發(fā)展要求，計算機的使用具備更大優(yōu)勢。將電子檔案應用到高職院校行政管理工作中，能保證工作效率的提升。比如：使用傳統(tǒng)檔案，在信息錄入的時候將消耗大量人力，還需要利用文字進行儲存和統(tǒng)計，無法在整體上維護其準確性。但是，電子檔案的使用則不同，基于現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)信息采集和儲存，簡化了檔案的錄入和管理工作，也能在整體上增強其可靠性，將其引入高職院校行政管理工作中，將為整體提供較大幫助。（二）檔案分享效果得以增強。將電子檔案應用到高職院校中，促進行政管理工作的積極發(fā)展，也能展現(xiàn)良好服務。對于傳統(tǒng)檔案，在信息搜索以及提取工作中，將更為復雜，不僅發(fā)展中規(guī)模更大，實現(xiàn)的長距離檔案調節(jié)工作也很不方便，從而導致檔案損傷等問題的產(chǎn)生。因此，轉變傳統(tǒng)檔案，實現(xiàn)檔案電子化，能促進管理工作的高效發(fā)展?；诂F(xiàn)代化辦公軟件的應用，各個人員進行檔案搜索的時候更方便，增強其準確性，也能獲得良好的檔案分享效果。（三）降低檔案的管理成本。在高職院校中，使用電子檔案能為信息保存工作提供方便，也能在一定程度上降低使用成本和實施要求。使用傳統(tǒng)檔案對周邊環(huán)境溫度要求高，當處于比較潮濕和干燥環(huán)境下，將引發(fā)檔案問題的產(chǎn)生，并造成更大損失。同時，為了實現(xiàn)綠色校園建設，使用電子檔案也能達到資源的節(jié)約性，保證檔案信息在更安全的環(huán)境下保存。（四）提升檔案的傳輸速度。當文件資料數(shù)量巨大的時候，基于傳統(tǒng)的方式，需要使用車對其運輸。但是，電子檔案的使用存在較大不同，僅需要利用儲存卡，能實現(xiàn)信息資料的傳輸。所以，在現(xiàn)代化信息技術發(fā)展下，實現(xiàn)檔案管理工作，并對電子檔案進行應用具有十分重要的作用，能提升其傳輸速度，也能保證整體的安全性。將其應用到高職院校中，進行信息傳輸工作更為普遍。一般情況下，傳統(tǒng)檔案信息傳遞需要郵遞方式，在對其傳輸過程中，受多個因素的影響，將引發(fā)文件的丟失或者損壞，也會在整體上造成更大損失。因此，電子檔案的使用，不僅能提升傳輸速度，也能保證信息的安全性。
三、電子檔案容易產(chǎn)生的風險
（一）安全性。電子檔案儲存期間，占據(jù)的空間小，能實現(xiàn)更快的傳輸速度。但是，該特點也導致電子檔案面臨損壞和丟失的風險，并造成不良后果。在大數(shù)據(jù)信息化發(fā)展時代，對信息數(shù)據(jù)進行儲存，都是字體和標識。在該情況下，將產(chǎn)生相同的檔案，當無法對其真實性進行區(qū)分的時候，將給人們帶來較大損失。同時，隨著網(wǎng)絡普及速度的加快發(fā)展，導致很多工作存在信息修改現(xiàn)象，所以，其安全性要更加重視。（二）完整性。傳統(tǒng)檔案中，將其應用到行政管理工作中將出現(xiàn)一些錯誤，無法對其進行有效修改。對于電子檔案，能對大量的行政管理信息進行處理，實現(xiàn)批量工作，能促進工作效率的穩(wěn)定提升。當發(fā)現(xiàn)其存在問題的時候，也能對其有效修改。盡管如此，電子檔案儲備的環(huán)境更為開放，如果無法實現(xiàn)信息更新，將引發(fā)信息不足等問題，對其使用期間能導致資料不完整。（三）長期性。在大數(shù)據(jù)發(fā)展下，電子檔案成為主要發(fā)展趨勢，也展現(xiàn)其新的發(fā)展領域。將電子檔案應用到高職院校行政管理工作中，將發(fā)揮十分重要的作用，在整體上，是需要設備來實現(xiàn)的。但是，隨著科學技術的不斷更新，設備也需要進行更新，當設備產(chǎn)生問題的時候，很難找到適合的硬件對信息資料進行讀取和儲存，從而影響電子檔案的使用壽命。
四、傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉換，服務好學校行政管理
（一）構建電子檔案。在高職院校實際發(fā)展過程中，為了促進行政管理工作的積極執(zhí)行，需要在工作中，為其建立相關的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫的成立，能將電子檔案和傳統(tǒng)檔案進行結合，也能在管理工作中，保證人力管理工作的規(guī)范性。所以，在實際建設和發(fā)展下，需要基于相關要求，為每個文件設計一個電子文件鏈接，也要為紙質檔案設立合理的存放位置，保證檔案目錄數(shù)據(jù)庫在使用的時候更合理，為行政管理工作的信息查詢、檢索工作等創(chuàng)建條件。在為其建立電子檔案的時候，需要使用更為專業(yè)的軟件，以促進電子檔案使用期間獲得更大方便。根據(jù)現(xiàn)代大數(shù)據(jù)的發(fā)展要求，可以在使用期間，提供計算機軟件，并在計算機中為其設立幾個目錄，以達到電子檔案的存放目的。對于紙質檔案和電子檔案的接收工作，要以數(shù)碼照相或者掃描的方式對其儲存。當將紙質文件進行轉化后，電子檔案會在是數(shù)據(jù)庫中產(chǎn)生。針對現(xiàn)存的電子檔案，還需要對其備份，以免受各個因素的影響導致丟失等問題。對于電子檔案中目錄的設立，需要根據(jù)其級別和權限，禁止他人對其修改，以維護檔案信息的真實性。在這種發(fā)展形式下，高職院校師生不僅能查詢電子檔案，也能維護行政管理工作的有效執(zhí)行。（二）實現(xiàn)電子檔案的應用。為了在高職院校中對電子檔案充分應用，需要根據(jù)實際發(fā)展情況，分析學校的具體條件以及行政管理情況、檔案的服務情況和建設情況等。并通過校園網(wǎng)、公共網(wǎng)以及政府服務網(wǎng)等對其服務，保證在最大程度上促使電子檔案價值充分發(fā)揮。第一，對學校局域網(wǎng)的應用。電子檔案能為高職院校行政管理工作進行服務，所以，在實際使用期間，基于對學校局域網(wǎng)的應用，能為其開展服務平臺，保證學校的師生都能基于網(wǎng)絡訪問電子檔案，達到信息的共享化。當打開檔案目錄后，可以輸入文件名，以最快的速度對目錄進行查詢，保證能獲得檔案信息。第二，政府服務網(wǎng)的使用。在高職院校實際發(fā)展過程中，實現(xiàn)行政管理工作，都促進學校的穩(wěn)定發(fā)展。基于政府服務網(wǎng)的使用，為其構建服務平臺，能提高學校的實際發(fā)展地位，增強其影響力。比如：在服務平臺中，教師共享學生的學業(yè)情況，實現(xiàn)檔案信息的在線使用和在線查詢，能為工作的執(zhí)行提供指導意見，也能根據(jù)實際情況促進行政管理工作的合理性，從而為高職院校的積極發(fā)展提供保障。第三，公眾網(wǎng)的使用。高職院校的積極發(fā)展是對社會進行服務，為其構建交流平臺，構建電子信息檔案，是其中的主要途徑。基于公眾網(wǎng)的使用，在服務工作中，不僅能滿足社會大眾的發(fā)展需求，也方便學校在開展行政管理工作時，對社會信息進行采集與收集，保證信息資源得以充分應用。同時，在服務工作中，也能有針對性地對行政管理進行調整，維護學校的積極發(fā)展方向。當前，通過對電子檔案和傳統(tǒng)檔案進行分析可以發(fā)現(xiàn)，電子檔案在服務發(fā)展中具備更大優(yōu)勢，高職院校也在逐漸轉變。但是，電子檔案在高職院校行政管理工作中的應用還存在一些問題。在大數(shù)據(jù)發(fā)展時代，電子檔案的應用能滲透到高職院校的各個環(huán)節(jié)中，也能對行政管理工作中的多個問題進行應對，但并不是短期內才能完成的，還需要實現(xiàn)高職院校內各個部門之間的聯(lián)系，對電子檔案充分應用，保證在高職院校行政管理工作中實現(xiàn)電子化工作，從而為高職院校的積極發(fā)展提供服務。（三）實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)和檔案信息化管理系統(tǒng)的結合。辦公自動化系統(tǒng)的應用，是基于計算機技術的使用，實現(xiàn)管理工作，促進工作效率和水平的提升。該系統(tǒng)中為技術資源與信息資源，能在整體上對信息進行自動采集和處理，也能與互聯(lián)網(wǎng)進行結合，實現(xiàn)信息的綜合處理能力。在高職院校實現(xiàn)的自動化發(fā)展背景下，電子檔案成為學校改革發(fā)展過程中的重要資源，面對這些復雜信息，需要將辦公自動化與電子信息檔案進行結合，以促進電子檔案信息管理工作的規(guī)范性，也能符合當前的行政管理需要。
五、總結
基于以上的分析和研究發(fā)現(xiàn)，在大數(shù)據(jù)發(fā)展時代，基于工作中的實際要求，實現(xiàn)電子檔案的應用，能更好地服務高職院校行政管理工作，也能為工作整體提供方便，滿足當前的發(fā)展需求，也實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉變。
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第9篇：行政檔案管理范文
接收檔案的工作做好，共同推動我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
關鍵詞：檔案管理；業(yè)務指導
中圖分類號：G271文獻標識碼：A
《中華人民共和國檔案法》第六條規(guī)定：“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，
對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導”，同時規(guī)定“縣級以上
地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內機
關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導?！边@就明確界定了從中央
到地方我國各級人民政府的檔案行政管理部門（以下簡稱各級檔案局）對相應行政區(qū)劃內所
屬單位檔案工作的宏觀管理、監(jiān)督和指導權，這是保證我國檔案工作管理體制得以正常運行
的法律依據(jù)，是各級檔案局代表相應行政區(qū)劃中的人民政府從宏觀上、整體上協(xié)調本行政區(qū)
劃內檔案事業(yè)內部各項關系的基礎。也正是這個法律依據(jù)，為檔案事業(yè)內部各項業(yè)務工作的
健康協(xié)調的發(fā)展提供了可靠的保障?？墒?，相當長一段時間以來，特別是我國檔案工作實施
達標升級工作以來，各級檔案局對有關單位檔案工作的業(yè)務指導進入了一定的誤區(qū)，那就是
因指導得太細太具體，不僅使檔案局的這種宏觀指導職能轉變?yōu)槲⒂^指導職能從而使自己陷
入瑣碎的事務中而不能自拔，而且削弱了檔案館對檔案室與檔案館工作相聯(lián)的那部分業(yè)務技
術工作的指導權，影響了檔案館同檔案局、檔案室之間的關系，使檔案館接收檔案的工作陷
入到比較被動的局面。
《中華人民共和國檔案法》第八條規(guī)定，“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集
中管理檔案的文化事業(yè)機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案”。
這就嚴格規(guī)定了各級各類檔案館對各分管范圍內應該移交檔案單位的檔案接收權，檔案館接
收檔案，是法律賦予檔案館的權力之一，從檔案館業(yè)務工作的流程來看，它是檔案館工作的
基礎和起點，對將來保證檔案的完整與安全、最大限度地提供檔案信息服務從而最終實現(xiàn)檔
案的社會意義與價值具有重要的作用。
從法律賦予檔案館接收檔案的權力的角度來看，對各單位檔案室應該移交進館檔案所必
須達到的業(yè)務技術標準與規(guī)范的日常業(yè)務指導與監(jiān)督權，理應由檔案館的收集部門來行使，
因為這部分檔案最終要移交到檔案館來保管，其分類、整理的質量直接關系到保管與利用的
水平。過去，因為檔案館沒有充分有效地行使這種權力而使進館檔案不符合保密要求，從而
必須由檔案館重新整理使檔案館的工作陷入無可奈何的被動局面的事實，就很好地說明了這
一點。當然，檔案館對檔案室檔案的業(yè)務指導與監(jiān)督權，只能嚴格限定在案卷的業(yè)務技術標
準與規(guī)范上，具體包括如下內容：①卷內材料是否符合構成案卷的一般標準；②各種檔號的
填寫是否符合國家規(guī)范；③案卷封皮是否達到了規(guī)定的要求；④有關目錄的編制是否完備；
⑤檔案載體的理化狀況是否符合進館要求。另外，檔案館對檔案室上述業(yè)務工作的指導權必
須以有關法規(guī)、政策、規(guī)范、標準為依據(jù)來行使才算真正有效。這是問題的關鍵所在，因為
制定法規(guī)、政策、標準與貫徹實施法規(guī)、政策、標準是兩種不同的職能，必須由不同的部門
來承擔，這樣才能構成一個有效工作系統(tǒng)。而我們檔案部門恰恰是在這個問題上犯了一個不
小的錯誤。在檔案事業(yè)系統(tǒng)內，各級檔案局是抓宏觀的，是制定政策、法規(guī)、標準的主體，
檔案室與檔案館則是實施檔案局所制定的各種政策和業(yè)務標準的具體單位，這兩種職能在我
國檔案工作的有關政策及檔案學理論界似乎并沒有太大的爭議，但由于我們的政策、法規(guī)沒
有嚴格區(qū)分它們的具體歸屬部門，所以在實踐中造成了檔案局業(yè)務指導權無限擴大的現(xiàn)象，
以致于檔案局在指導基層檔案室的工作時，甚至具體到了手把手傳授如何立卷技巧的地步，
類似于在業(yè)務指導過程中越權的現(xiàn)象，在我們檔案系統(tǒng)內檔案局對檔案室和檔案館以及其它
部門的業(yè)務關系中還普遍存在，這就難怪我們各級檔案局總是叫喊人手不夠、工作量太大，
而檔案館卻又抱怨無事可做耐不住寂寞了。
要走出檔案業(yè)務指導工作中的誤區(qū)，給檔案局業(yè)務指導工作的層面及內容進行準確的定
位，各級檔案局就必須認真對自己的業(yè)務指導、監(jiān)督與檢查權進行研究，在調查研究的基礎
上嚴格界定自己的指導、監(jiān)督與檢查的內容，因為《中華人民共和國檔案法》雖然規(guī)定了各
級檔案局對本行政區(qū)域內所有單位檔案工作的監(jiān)督指導權，但對監(jiān)督和指導的形式和內容沒
有具體的規(guī)定，《中華人民共和國檔案法實施辦法》對檔案局的監(jiān)督指導權也沒有更詳細的
規(guī)定，這就要求各級檔案局從實際出發(fā)，根據(jù)檔案工作的內在規(guī)律制定出具體的、可操作的
監(jiān)督與指導范圍與形式，以便檔案局、檔案館、檔案室各司其職，在科學合理的分工下協(xié)調
地開展工作。
根據(jù)國家檔案工作的有關法律、法規(guī)的規(guī)定，結合目前我國檔案業(yè)務指導工作越來越繁
重的客觀實際，我國各級檔案局對外業(yè)務指導的層面應該定位在立檔單位而不是立檔單位內
的檔案室上。對立檔單位檔案工作的指導包括下述內容：1、必須建立檔案工作，完善檔案
工作制度；2、設立檔案工作機構（一般是檔案室）并配備相應的人、財、物力保證單位檔
案工作的正常開展；3、確定分管檔案工作的領導。如果有關單位不按上述要求保證檔案工
作的開展，檔案局就有權依法提出整改措施。當某個單位按照要求建立了檔案室并配備了相
應的條件，對檔案內具體業(yè)務工作的開展，則由檔案室根據(jù)有關規(guī)定自行開展，考慮到檔案
室的重要檔案最終要移交到檔案館去的，檔案室的業(yè)務工作都是圍繞著形成合格的進館案卷
來開展的，因此，檔案室日常業(yè)務的指導工作可以交由檔案館的收集部門來承擔。這樣可以
密切檔案館同檔案室的業(yè)務聯(lián)系，使檔案室提前形成符合進館要求的案卷，從而避免因館室
業(yè)務脫節(jié)造成的移交進館的檔案不符合要求必須返工的巨大浪費。
立檔單位與立檔單位內檔案室，是兩個不同的概念，在機構的級別上處于不同的層次，
對立檔單位進行指導，是對整個單位而言，是宏觀的，是對單位領導以及這個單位關于檔案
工作所提供的條件的要求；對檔案室進行指導，是對一個單位的局部而言的，具體來說，是
對檔案室工作人員的業(yè)務要求，是微觀的。過去，對立檔單位與檔案室，我們在概念上是分
開的，但實際業(yè)務工作中則是混淆的，甚至是視為同一的。這在過去檔案業(yè)務指導量小的情
況下是看不出弊端的，但在達標升級工作廣泛開展、檔案業(yè)務指導工作量大面廣的現(xiàn)在就不
行了，它會嚴重影響到檔案行政管理部門宏觀指導職能的正常發(fā)揮。當然，我們說檔案局的
業(yè)務指導只定位在立檔單位而不是檔案室，絕對不是要否定檔案局對檔案室的業(yè)務進行宏觀
指導和監(jiān)督檢查的權力，而只是想讓我們檔案工作者認識到，檔案館對檔案室屬于進館案卷
質量方面的業(yè)務指導權，同檔案局對各個立檔案單位檔案工作的宏觀指導權一樣，都是《中
華人民共和國檔案法》所賦予的權力，不得相互混淆，更不能由一方長期包辦而混然不覺。
檔案局管宏觀、管整體（這其中就包括對檔案館的宏觀指導），檔案館根據(jù)檔案局確定的原
則、技術標準與規(guī)范行使自己職能范圍內的職權，這兩個不同層次的職能的有效區(qū)分與實施，
不僅能使各級檔案局從沉重的具體業(yè)務工作中解脫出來，真正發(fā)揮宏觀協(xié)調的作用，而且還
