檔案管理措施精選(九篇)
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第1篇：檔案管理措施范文
【關鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”；醫(yī)院；檔案管理；特點：問題；對策
1“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理特點
1.1便捷化查找檔案
在“互聯(lián)網(wǎng)+”體系下建立檔案管理工作流程，主要是借助計算機科學信息技術，將零散的信息進行整合處理，形成電子檔案文件，其中涉及醫(yī)務信息、護理信息、網(wǎng)絡信息以及人事信息等[1]。借助數(shù)字化檔案能在醫(yī)院各個科室之間建立資源數(shù)據(jù)共享的管理體系，有效整合并建構搜索引擎，維護檔案資料的應用效率。
1.2全面收集檔案
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)院檔案管理要對各項業(yè)務、行政工作中的文件、影像等資料信息進行集中收集。在醫(yī)院檔案管理工作中，信息收集工作和管控流程十分關鍵，是提升檔案使用價值的根本，能在節(jié)約存儲空間的基礎上，確保信息處理和甄別工作更加有效。需要注意的是，在科學技術不斷發(fā)展的背景下，醫(yī)院利用計算機科學信息技術就能對檔案進行電子化管理，維護其全面性、流動性以及機密性，也為及時優(yōu)化信息記錄和信息管控效率奠定基礎。也就是說，借助電子化信息處理工作能夠在節(jié)約人力資源成本的同時，確保信息的全面性。
1.3管理服務的多元化
借助“互聯(lián)網(wǎng)+”模式能有效建立全過程化信息收集機制，在查找檔案信息的同時，確保能提高檔案工作的服務職能和應用綜合價值[2]。應用互聯(lián)網(wǎng)管理體系構建信息處理平臺，確保信息收集、信息歸納以及分類工作的完整性，也為資料存儲和檔案管控提供保障，有效借助信息網(wǎng)絡實現(xiàn)線上線下資源共享管理，為充分提高檔案資源價值性奠定了堅實基礎。
2“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理存在的問題
盡管醫(yī)院已經(jīng)認識到“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理工作的重要性，但是在具體執(zhí)行體系建立的過程中依舊存在一些亟待解決的問題，需要引起相關部門的高度關注[3]。第一，檔案管理理念的滯后性。信息技術在不斷發(fā)展，但是，由于醫(yī)院內部檔案管理工作人員依舊存在觀念落后的問題，所以還存在利用傳統(tǒng)方式和理念進行檔案管理的現(xiàn)象，管理工作沒有得到改善，就算是將檔案信息收錄在電腦中，也僅僅只是更換了數(shù)據(jù)的存儲位置，沒有對其進行數(shù)據(jù)化處理和電子信息庫的應用，數(shù)據(jù)依舊無法發(fā)揮其實際價值，也不能對醫(yī)院檔案管理工作的全面優(yōu)化提供保障。第二，網(wǎng)絡設備應用完整度缺失，在醫(yī)院內應用電子化產(chǎn)品對于網(wǎng)絡設備資源有著較高的要求，但是，因為多數(shù)醫(yī)院更加關注醫(yī)療業(yè)務，往往對檔案管理工作較為忽視，就會造成自身管理模式不能完全順應醫(yī)院發(fā)展的問題出現(xiàn)，網(wǎng)絡設備配置不足、存儲功能欠缺、分析合理性不足、醫(yī)院信息檔案提取滯后等現(xiàn)象較為明顯，使得醫(yī)院人員管理和檔案管控工作效率難以得到有效提升，都會對醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展造成制約。第三，管理人員綜合素質較低。在醫(yī)院檔案管理部門，多數(shù)工作人員的年齡較高，對于新技術和信息處理操作流程的認知度不足，加之自身專業(yè)能力和理論水平受到限制，就會出現(xiàn)實踐操作較差的問題?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”視域下醫(yī)院檔案管理專業(yè)化人才數(shù)量不足，技術水平和操作體系不能滿足實際需求，就會導致發(fā)展模式落實不到位。另外，因為檔案管理工作人員的綜合素質較低，創(chuàng)新意識不足，就造成患者檔案管理和醫(yī)生檔案管控體系不能發(fā)揮其時效性，間接造成了“看病難”“看病貴”等醫(yī)療問題[4]。
3“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理的路徑
3.1優(yōu)化管理意識
在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理觀念滯后是較為關鍵的問題，需要引起醫(yī)院管理層的高度關注，管理層要在集中優(yōu)化醫(yī)療服務體系的基礎上，對醫(yī)院自身檔案管理工作給予一定的重視，確保能推動醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新水平[5]。第一，領導部門要認識到“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理體系對于醫(yī)院全面化管理的重要性，從而建立常態(tài)化管理監(jiān)督機制，確保檔案管理工作能被納入到日常工作體系中，一定程度上制定檔案管理的常態(tài)化運維機制。第二，相關人員要結合醫(yī)院的實際情況和發(fā)展目標制定檔案管理規(guī)章制度，并且定期開展相應的督查工作，有效在檢查中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，提高檔案管理工作的常態(tài)化水平。針對整改流程要進行實時監(jiān)督和管理，保證監(jiān)管流程更加貼合醫(yī)院的發(fā)展需求。第三，醫(yī)院要組織內部檔案管理人員參與常規(guī)化培訓，不僅要提升其檔案管理專業(yè)知識，也要優(yōu)化其崗位意識，合理性明確檔案管理部門中各個管理人員、科室部門的職責和任務。最重要的是，要確保管理人員能對相關檔案法律知識予以了解，利用定期考核和獎懲機制提高其工作積極性，形成良好的管理氛圍。第四，在信息化管理工作體系建立的過程中，檔案管理體系要將人員培訓項目、網(wǎng)絡設備購置項目和信息安全防護項目等進行聯(lián)合管理，建構一體化監(jiān)督管理體系，維護管控流程的完整性[6]。與此同時，醫(yī)院內部相關領導也要將其納入到醫(yī)院基礎性預算體系內，確保能從根本上提升管理工作的節(jié)本水平和工作效率，維護管理流程的合理性。
3.2完善網(wǎng)絡設施
為了順應“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下的管理趨勢，醫(yī)院要整合網(wǎng)絡設施管控工作流程，積極建立健全統(tǒng)籌性較好的監(jiān)督機制，確保能依托網(wǎng)絡信息技術開展具體的工作，從而有效了解工作的進度和實踐要求[7]。一方面，醫(yī)院要加大管理力度和資金投入力度，確保能建立醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的專項部門，及時進行設備設施的引進和改善，對一些陳舊的設備予以及時更換，以保證檔案數(shù)字化管理工作的完整程度貼合實際需求。另一方面，臨時領導部門要強化對檔案管理工作的重視程度，確保能結合醫(yī)院實際需求進行網(wǎng)絡設施架構體系的處理，落實具體的實施方案，維護設計檔案信息管理工作的流程。并且，要聘請或者是培養(yǎng)專業(yè)工作人員對網(wǎng)絡軟件、硬件設施等進行應用性管理和創(chuàng)新性升級改革，從而順應時展要求，提高醫(yī)院檔案管理工作的基本水平[8]。
3.3優(yōu)化管理水平
對于醫(yī)院檔案管理項目而言，管理人員的綜合素質和管理機制較為關鍵，也就是說，醫(yī)院檔案管理體系和信息資源結構受到限制，只有及時更新要求才能有效提升管理工作的基本效率。因此，醫(yī)院要在“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下積極建構資源為本、依法治檔的管理準則，確保能向患者和醫(yī)生提供有價值且具有實時更新優(yōu)勢的檔案，維護醫(yī)療服務需求[9]。在醫(yī)院檔案中，檔案資源和信息資源較多，要建立健全互聯(lián)網(wǎng)+檔案的管控平臺，確保管理流程和管理效果能滿足實際需求，也為信息檔案共享體系和遠程體系維護提供保障，為提高服務工作的實時性和便捷化程度奠定基礎[10]。醫(yī)院檔案管理工作要將提高服務水平作為管理根本，借助信息系統(tǒng)技術建設醫(yī)院檔案控制平臺體系，為患者設置專門的檔案“身份證”，一定程度上將信息化記錄和常規(guī)化健康管理結合在一起，保證就醫(yī)診斷單元、體檢過程以及轉診等基礎信息都能得到及時的收錄和處理，維護“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理的整體效果[11]。例如，在“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院檔案管理控制工作中，從架構體系層面對其進行分析，要將患者電子健康檔案作為基礎，一方面整合醫(yī)院科室信息，另一方面對信息進行收集和整理，從而形成健康體檢信息、電子病歷信息、婦保信息、計劃免疫信息以及藥品管理信息等模塊，從而保證電子檔案的完整性，也為后續(xù)提供良好的醫(yī)療服務奠定基礎。若是從檔案實際操作的層面進行分析，則要借助計算機技術對患者信息、醫(yī)生信息等進行檔案平臺的監(jiān)督和處理，對醫(yī)療記錄予以有效管理，確保能解決看病難的問題[12-13]。
第2篇：檔案管理措施范文
藝術檔案是在各類文化藝術工作和活動中形成的,有著極高的使用價值和保存價值。
(一)藝術檔案是文化藝術傳承的重要載體。藝術檔案是從事文化藝術活動的反映,它真實記錄了文化藝術的產(chǎn)生、形成和發(fā)展,是文化藝術智慧的結晶,凝集了許多藝術家的心血和時代藝術成就。所有文化藝術活動的成就都是通過文字、聲像、實物、圖表以及電子數(shù)據(jù)等多種形式保存下來的。從某種意義上說,是藝術檔案使文化藝術的生命得以延續(xù)。反之,如果沒有藝術檔案,文化藝術活動的歷史就有可能被阻斷。
(二)藝術檔案對傳播群眾文化藝術有著重要作用。群眾文化藝術通過各種形式得以傳播和流傳的,文化藝術傳播的好壞直接影響到文化藝術生命延續(xù)的長短。在各種文化傳媒中,藝術檔案以其原始性和真實性而最具有權威性和感染力。可以說,以藝術檔案為媒介面的文化藝術,生命力相對旺盛。如極具影響的電影《梅蘭芳》,其巨大影響就與藝術檔案中關于京劇檔案的傳播有著密切聯(lián)系。
(三)藝術檔案對發(fā)展藝術事業(yè)有重要作用。藝術檔案是記錄著大量豐富生動文化藝術活動信息的重要載體,它所儲存的藝術資料是藝術的寶庫。我們開展藝術活動可以從中去尋找材料,開拓思維,啟發(fā)靈感,進行藝術再創(chuàng)新。藝術檔案又是物態(tài)化的文化藝術活動歷史,許多與文化藝術有關系的活動等,都必須依托藝術檔案來佐證。尤其是申報藝術類非物質文化遺產(chǎn),必須到藝術檔案中尋找珍貴的文化藝術記憶,往往藝術檔案中的一張照片、一份手稿、一份記錄就是散落在歷史塵埃的一顆顆珍珠,通過藝術檔案就可以形成一串串閃閃發(fā)光的非物質文化遺產(chǎn)的項鏈。
加強藝術檔案管理的重要性
藝術檔案管理工作是文化藝術管理工作的基本內容之一,是記錄文化藝術事業(yè)發(fā)展歷史、保存藝術成品、造福后世的重要手段。在新的歷史形勢下,我們要充分認識藝術檔案管理的重要意義,引進先進的管理理念和手段,面向社會、面向大眾,實現(xiàn)藝術檔案管理工作的良性發(fā)展。
(一)加強藝術檔案管理是文化藝術傳承的重要環(huán)節(jié)。藝術檔案是文化藝術事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎,藝術檔案管理是進行文化藝術傳承中的一項重要工作和具體手段,建立藝術檔案,管理好珍貴的藝術檔案,是文化系統(tǒng)藝術業(yè)務和檔案業(yè)務的新發(fā)展,也是文化系統(tǒng)業(yè)務建設中的一項重要內容。只有擁有全面、完整的藝術檔案,才能充分發(fā)揮藝術檔案對文化藝術研究、文化藝術教學、文化藝術交流的積極作用。
(二)加強藝術檔案管理是文化藝術事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要條件。藝術檔案管理最終目的就是為文化藝術創(chuàng)新服務,文化藝術事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展要有其精彩的內容做支撐,文化藝術工作的主要內容是文化藝術生產(chǎn),只有擁有適應市場、順應時代、與時俱進的藝術作品,我們的藝術團隊才能立于不敗之地,才能形成自己的個性、品牌和形象。藝術創(chuàng)作、藝術生產(chǎn)的生命在于藝術作品的推陳出新、發(fā)揚光大,而豐富完整的藝術檔案和及時有序的藝術檔案管理就能讓藝術檔案發(fā)揮超出其形成單位及其專業(yè)內涵的重大作用,為文化藝術教學、文化藝術交流、文化藝術活動、文化藝術傳承和文化藝術創(chuàng)新服務,從而發(fā)展和繁榮文化藝術事業(yè)。
(三)加強藝術檔案管理是保護文化藝術產(chǎn)品、發(fā)揮藝術檔案最大作用的客觀要求。當前,藝術檔案管理工作還存在不少問題,有的甚至危及文化藝術產(chǎn)品的保護,影響了藝術檔案的使用價值和保存價值。如有的文化藝術單位的領導同志和檔案管理人員對文化檔案的重視程度不高,藝術檔案收集和歸檔一定程度上處于放任自流狀態(tài),造成一些藝術檔案散落在創(chuàng)作者或演出者手中,未能及時完整地歸檔到檔案管理部門;有的單位保管條件較差,藝術檔案難以長期保存,造成文化藝術作品、創(chuàng)作設計圖稿遺失或受潮、起皺、甚至霉變,破壞了作品本身的完整性,以致部分藝術檔案無法利用;有的藝術檔案建立得不完整、不系統(tǒng),有遺漏、缺失現(xiàn)象,有的單位卻把所有文件材料都裝入藝術檔案,有的沒有明確歸檔范圍、保存期限、歸檔時間和收集文化藝術材料的方法、步驟,致使藝術檔案不規(guī)范。這些迫切需要采取措施,加強對藝術檔案的保護、收信和管理。
加強藝術檔案管理工作的措施
加強藝術檔案管理工作,首要的是提高文化藝術管理部門對藝術檔案重要性和迫切性的認識,把檔案管理工作放在更加重要的位置,加大資金資源投入,強化工作力量,解決有人辦事、有錢辦事問題。同時,要進一步強化工作措施,不斷提高藝術檔案管理的質量和水平。
(一)完善管理制度。加強藝術檔案的管理,必須建立和完善藝術檔案管理的規(guī)章制度,對藝術檔案的收集、歸檔、移交保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。檔案管理部門要嚴格執(zhí)行《檔案法》《著作權法》等相關法規(guī),防止藝術檔案分散流失,杜絕歸為己有。要將藝術檔案工作納入文化藝術單位工作計劃,并把其作為考核的重要內容。還要給提供檔案者出具收藏證書和補償一定的制作成本費用,通過不定期舉辦優(yōu)秀藝術檔案展覽等,提高文化藝術工作者上交檔案的積極性,建立健全保存、上交藝術檔案資料的激勵機制。
(二)明確歸檔范圍。藝術檔案材料的歸檔范圍應當包括:文學創(chuàng)作,藝術表演,美術、攝影,社會文化,藝術研究,藝術教育,文化交流以及個人藝術等活動中形成的具有保存價值的各種藝術材料(如文字、聲像、照片、實物等載體形式)。另外,業(yè)務人員在職務活動中形成的具有保存價值的藝術材料,也屬歸檔范圍。而那些為藝術創(chuàng)作、研究、教學和文化藝術活動參考而收集的圖書、報刊、音像帶、照片、劇本和有關文章材料等,均作為資料保存,不應歸檔。在文化藝術活動中形成的屬國家所有的各種載體的藝術材料和實物,任何個人不得據(jù)為己有。
(三)強化收集與整理。收集整理藝術檔案材料時,應遵循文化藝術材料的形成規(guī)律,保持文化藝術材料之間的有機聯(lián)系和完整,便于保管和利用。要根據(jù)不同內容和載體分別進行歸類和立卷。藝術檔案應分為大類和屬類,大類設業(yè)務類、個人業(yè)務類、綜合類等,具體屬類應按照歸檔范圍設置。要按照藝術檔案材料的內容、種類立卷,其中戲劇材料按劇目分類立卷,音樂歌舞演出材料按節(jié)目分類立卷,文化藝術科研材料按科研專題分類立卷,藝術教育材料按各專業(yè)課程分類立卷,社會文化、文化交流材料按業(yè)務活動進行立卷。對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質載體的藝術檔案材料歸檔時,應將每一單項作為一個保管單位,單獨編排檔號,并采取按年度結合內容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯(lián)系的應編寫互見號或互見卡。反映和記錄本單位的文化藝術活動并對以后藝術創(chuàng)作、藝術研究有重要參考借鑒作用的藝術檔案材料,應永久保存。在本單位組織或參與的重大的藝術活動中形成的,并具有一定藝術參考價值的藝術檔案材料,應長期保存。
第3篇：檔案管理措施范文
【關鍵詞】中學；檔案管理；安全管理措施
檔案已經(jīng)成為一種重要的社會信息資源，逐步得到人們的關注。學校將各種資料整理、歸檔、立卷，使得這些資料既可以為大眾服務，也可以使檔案得到科學合理的利用。根據(jù)這些資料，學校領導可以制定出科學合理的決策，促進學校的更好發(fā)展。因此，在學校教育管理工作中，做好檔案的安全性保管工作十分重要。
一、定期對管理人員進行培訓，提升檔案管理工作者素質和安全管理意識
（一）加大法制宣傳力度，提高全體師生的安全應用檔案觀念。在我國《檔案法》和《保密法》已修訂得相當完善，學校應該加大安全應用檔案的宣傳，強化師生檔案管理工作的意識。學?？梢钥衫眯０鍒?、校園文化走等大力宣傳相關的檔案知識?；ヂ?lián)網(wǎng)普及的今天，學校也可以利用QQ、微信等宣傳手段，使全體師生都能充分認識到檔案管理工作的重要性。
（二）定期對檔案管理人員進行培訓，加強對其的職業(yè)教育。檔案管理及其安全性保管工作的順利開展需要一只專業(yè)化的檔案管理人員隊伍。為了加強檔案管理隊伍建設，學校應該進行崗前知識培訓，然后進行考核，只有通過崗前考核的人員方可持資格證上崗，還要定期地對上崗人員的業(yè)務知識、技能和職業(yè)道德進行培訓。進而提高檔案管理工作的規(guī)范化，使得學校檔案管理工作健康的發(fā)展。
（三）學校應加強檔案安全性保管工作的意識，建立領導責任制。檔案管理工作是一項長期的任務，是學校整體工作的一部分，但是在我國很多學校這部分工作是被學校忽視的，這樣使得我國檔案工作存在很多問題，例如部分案卷保管不完善，在查閱時資料不全面，甚至需要的資料找不到、丟失等。為了避免這些情況，校方應該加強對檔案管理工作的重視，建立領導責任小組，由校長或者副校長擔任該小組的組長，其他成員必須選用素質能力和業(yè)務能力較高的檔案管理人員擔任，建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》《檔案利用制度》等工作制度，建立起完善的檔案管理機制，使得學校檔案管理工作更加健康有序的發(fā)展。
（四）實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，拓寬服務領域。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，我國檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展也日益成熟。利用現(xiàn)代化高科技手段完善檔案管理安全工作的現(xiàn)代化，檔案的作用在于為學校領導的決策提供依據(jù)，這是就需要檔案管理者通過一定的手段將檔案資源及時提交學校領導。利用現(xiàn)代科技實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化不斷提高了資料利用率，更使得校方通過檔案資料的使用過程，使得他們更加重視檔案管理工作。
（五）緊跟時展，將檔案管理工作與校園文化建設相結合。學校檔案工作應該以廣闊的社會文化為背景，結合自身學校的發(fā)展特色，不斷地改革創(chuàng)新，緊跟時代潮流，建立獨具本校特色的文化氛圍，再通過學校文化走廊、校報等進行校園文化的宣傳。
二、我國檔案管理工作的安全管理措施
檔案管理工作中安全管理工作尤為重要，但是由于我國學校檔案管理意識淡薄，造成檔案管理工作中存在“重保密輕利用”的現(xiàn)象。怎樣將檔案管理工作的安全管理措施與利用做到良好的結合？
（一）檔案管理人員要做到“兩勤一查”。檔案管理工作人員要做好定期的宣傳工作，利用校報、宣傳走廊、QQ群等，向全體師生宣傳《檔案法》《保密法》及查閱檔案資料的規(guī)章制度，使檔案使用者可以科學合理的使用檔案資源。在平常的工作中做好觀察，實時對監(jiān)控錄像進行監(jiān)看，防止出現(xiàn)檔案被閱讀者偷撕、涂改甚至損壞。在閱讀者歸還檔案資料時，管理人員也要做好檔案是否完好的檢查，如若發(fā)現(xiàn)問題，管理人員應該及時向領導小組進行匯報，在問題出現(xiàn)的第一時間做到問題的檢查。
（二）做好檔案開放前的基礎工作。學校在進行檔案管理工作時，要做好檔案開放前的基礎工作，提高開放案卷的內在質量。要根據(jù)檔案的原有存放規(guī)律，將檔案進行科學分類、組卷、編目、排列。在做好這一系列工作后，要對珍貴、重要的檔案進行復印、掃描進行復制，做好檔案副本，進而延長檔案的使用壽命。
（三）做好檔案的解密工作。部分檔案還是屬于“保密”檔案，而檔案保密是有時效性的，根據(jù)《保密法》的規(guī)定，保密檔案劃分為“絕密”“機密”“秘密”三個等級。這就要求檔案管理者應該及時對保密期慢的檔案進行清理和劃分，將這些文件進行公開，使得師生可以借閱。
三、總結
綜上所述，檔案安全管理工作是一項長期的艱巨的工作，也是尤為重要的工作。學校應該加強對檔案安全管理工作的重視程度，結合學校的工作實際，不斷地總結經(jīng)驗教訓，轉變檔案管理工作思路，創(chuàng)新檔案管理方法，定期對檔案管理者進行職業(yè)素質、業(yè)務能力等方面的培訓，加強管理人員檔案保密安全管理的培訓，這樣可以促進檔案管理工作健康、有序的發(fā)展。
【參考文獻】
[1]陳智為,鄧紹興,劉越男.檔案管理學(第三版)[M].北京:中國人民大學出版社,2008.
第4篇：檔案管理措施范文
近些年來，計劃生育檔案管理工作受到檔案管理手段滯后、檔案管理意識薄弱、檔案管理人員的缺乏等方面的影響，使得計劃生育檔案管理工作效率也受到一定的阻礙，對此，必須采取有效的處理措施，解決當前計劃生育檔案管理工作中所面臨的問題。
1.當前計劃生育檔案管理的困境
1.1檔案管理手段滯后
一直以來，計劃生育檔案管理手段對檔案管理水平都有著直接的影響，在社會經(jīng)濟快速發(fā)展之下，需要對檔案管理手段進行及時的更新和完善，這樣才能滿足當今計劃生育檔案管理的發(fā)展[1]。但是，就當今計劃生育檔案管理手段來分析，依舊受到傳統(tǒng)觀念的影響，管理手段過于陳舊，不利于計劃生育檔案管理工作的持續(xù)進行，尤其是在信息化技術快速發(fā)展下，傳統(tǒng)的管理手段已無法滿足當今的發(fā)展需求。
1.2檔案管理意識薄弱
當前計劃生育檔案管理中，由于受到傳統(tǒng)思想觀念的影響，使得很多檔案管理人員未能有效的認識到檔案管理對計劃生育工作的重要性[2]。另外，一些檔案管理人員，對計劃生育的檔案管理工作過于形式化，缺乏實際性的管理，整體管理意識薄弱。
1.3檔案管理人員的缺乏
計劃生育實施檔案管理需要有綜合素質較高的管理人員作為支持，但是，當前管理人員市場人才極為缺乏，大多數(shù)管理人員都是專業(yè)技術過硬，而管理觀念卻薄弱，而且，從事計劃生育檔案管理的人員大多數(shù)都是大齡女同事來承擔，工作的積極性不高，更缺乏提升自身素質的思想觀念，從而影響到計劃生育的檔案管理水平。
2.計劃生育檔案管理困境的幾點改進措施
2.1改進和完善檔案管理手段
通過以上對當前計劃生育檔案管理的困境分析，檔案管理手段的滯后直接影響到計劃生育檔案管理的工作效率，對此，作者建議應對檔案管理手段進行改進和完善[3]。首先，應對當前檔案管理手段中存在的缺陷進行分析，并不斷的提升檔案管理技術水平，改進傳統(tǒng)檔案管理存在的缺陷。其次，加強計劃生育檔案管理的信息化建設，尤其是在信息技術、網(wǎng)絡技術等快速發(fā)展之下，應充分的引入計算機技術，將計算機作為計劃生育檔案管理的重要工具之一，對計劃生育檔案管理工作起到事半功倍的效果，全面提升計劃生育檔案管理的工作效率。另外，應定期對計劃生育檔案管理的硬件設備進行更新升級，提升計算機系統(tǒng)的運行效率，將計算機技術的作用充分的發(fā)揮出來，更好的為計劃生育檔案管理工作服務。
2.2強化人員管理意識
思想觀念對人的意識影響極大，正如以上所提到的，在傳統(tǒng)思想觀念的影響下，也使得人員對計劃生育檔案管理缺乏重視性，對此，應不斷的強化工作人員的管理意識[4]。首先，應加強計劃生育檔案管理重要性的宣傳工作，不僅要讓相關領導對檔案管理重視起來，更要提升員工的管理意識，轉變思想觀念，打破傳統(tǒng)思想觀念的約束，加強計劃生育的檔案管理工作。其次，要為員工營造一個良好的工作氛圍，可以通過采取獎罰措施，對檔案管理工作處理較好的工作人員給予一定的獎勵，對工作處理誤差較大的工作人員要根據(jù)實際情況給予一定的懲罰，不僅對員工的管理工作起到約束的作用，更能提高員工檔案管理工作的積極性，提高對檔案管理的重視，從而有效的提升計劃生育檔案管理的質量。
2.3加強檔案管理人員的培養(yǎng)
針對計劃生育檔案管理人員素質的培養(yǎng)主要從以下幾方面進行。首先，應對在崗的計劃生育檔案管理人員展開定期的培訓，不僅要給管理人員提供一定的學習機會和良好的學習環(huán)境，更要培養(yǎng)他們自主的去提升自身的綜合素質，正所謂逆水行舟不進則退，只有不斷的提升自身素質才能確保為計劃生育檔案管理工作做出一定的貢獻。其次，定期開展計劃生育檔案管理人員交流會議，交流主題主要以當前檔案管理工作中的問題以及未來檔案管理的發(fā)展等內容為主，并加強管理人員之間素質交流，促進管理人員之間的相互學習，更有利于提升管理人員的綜合素質，起到互補學習的作用。再次，為管理人員的自學給予大力的支持，例如，購置一些教學書籍、視頻等相關資料，并將其發(fā)放給管理人員，鼓勵人員不斷的提升自身素質，加強自我深造，為提高計劃生育檔案管理質量而不斷的提升自身的檔案管理水平和技能。
第5篇：檔案管理措施范文
隨著現(xiàn)階段科技的發(fā)展和時代的進步，各個行業(yè)均已經(jīng)開始采用信息化管理模式，檔案管理工作也不例外。檔案管理信息化具體是指在進行檔案管理過程中，應用相應的信息化技術對檔案資源進行合理的開發(fā)、利用、采集等等，最終實現(xiàn)檔案資源的社會共享。但是追究現(xiàn)階段檔案管理的現(xiàn)狀，卻呈現(xiàn)出來管理現(xiàn)狀不適應檔案事業(yè)發(fā)展的特征，具體表現(xiàn)為檔案業(yè)務的重心不合理。本文將系統(tǒng)分析現(xiàn)階段檔案信息化制約的因素，并針對這些制約因素提供具體應采納的應對措施，具有一定的現(xiàn)實意義。
一、簡析檔案管理信息化的制約因素
現(xiàn)階段檔案管理信息化的制約因素主要表現(xiàn)在三個方面，其中最根本的問題是現(xiàn)階段檔案信息化管理的基礎工作不牢靠，最核心的問題是檔案管理工作的保密性極差，最亟待解決的問題是檔案管理工作的工作人員素質普遍較低。事實上，制約檔案管理信息化的因素有很多，但這三個因素為最需要解決的因素，只有從根本、核心和眼前的現(xiàn)狀著手，才能夠保證檔案信息化管理的科學合理。
檔案管理的信息化管理基礎工作不牢靠方面，主要表現(xiàn)在硬件和軟件兩個方面。硬件方面存在的最主要問題為檔案管理信息化的工具不健全，檔案管理信息化原則上需要的工具有很多，包括光盤、打印機、掃描儀、相機、磁盤等等，這些硬件設施只有齊全了才能夠保障檔案管理工作的全面落實，保障工作時間和工作效率。由于資金的有限和檔案管理信息化的配置有限，現(xiàn)階段檔案管理信息化的硬件設施一般都比較匱乏。軟件方面存在的最主要問題為檔案管理的各個操作環(huán)節(jié)沒有一個標準化的流程管理，這樣的要求不統(tǒng)一會使得工作效率差，增大工作強度，延緩工作進程。
檔案管理的信息保密安全性差是現(xiàn)階段檔案信息化管理存在的最核心問題，具體表現(xiàn)為信息共享的保密性與共享性不能兼容。檔案信息的共享是檔案信息建設的基本要求之一，但是在共享的過程中，應用網(wǎng)絡技術會使得病毒、黑客、木馬入侵到檔案內部，這樣一來很容易出現(xiàn)信息外漏的現(xiàn)象。而由于信息化管理下的檔案載體與下載的信息并不是一體的，這樣檔案信息即使丟失，管理人員方面也極難發(fā)現(xiàn)，因此對于檔案信息的信息丟失問題，也無從進行補救工作的開展。
檔案信息化管理人員素質低方面，主要表現(xiàn)在管理人員的能力不足。合格的檔案信息化管理工作者要求具備的理論知識和專業(yè)技能有很多，理論知識方面要求其掌握計算機方面的相應技能，技能方面要求對檔案信息進行加工和轉化，但是這樣的專業(yè)人才往往不滿于檔案信息化管理給與的待遇，難以被聘用，這就導致了現(xiàn)階段我國檔案信息化管理人才的缺乏。
二、實現(xiàn)檔案信息化管理的有效對策
上文中筆者已經(jīng)詳細概述了現(xiàn)階段我國檔案信息化管理存在的一些制約因素，本部分針對這些制約性因素，筆者提供具的解決措施以實現(xiàn)我國檔案的真正意義上的信息化管理。
針對檔案信息化管理中存在的最根本問題，我們首先要采取的措施是夯實檔案信息化管理的基礎，對檔案信息化管理的軟件和硬件均加以完善，一方面加強硬件的配置，另一方面完善軟件方面的配置。硬件方面檔案部門要爭取領導的注意，加大對電子設備的投入，配備檔案信息化管理需要的各種機器，并定期加以維護。軟件方面要制定一個合理的標準化流程，要求檔案實行電子文件的制度化、專業(yè)化和規(guī)范化，確保電子檔案格式、大小、樣式的一致，只有這樣，才能在硬件和軟件兩個方面從根本上保障信息化管理的科學有效。
針對檔案信息化管理中存在的核心問題，我們要依賴計算機的網(wǎng)絡的安全，保障檔案信息化管理的安全運行。具體可以從三個方面做起，首先要對儲備信息建立一個層次分明、角色明確的安全機制，并且配備合理的流程；其次要建立一個信息管理的管理系統(tǒng)和檢驗機制，最重要的是設置防火墻，采取技術手段保障計算機上的不安全隱患被隔離和網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全運行。
針對檔案管理信息化工作人員素質低的問題，我們可以采取的措施有兩個。首先要對現(xiàn)有的工作人員進行培訓和知識的普及，使其能夠掌握相應的專業(yè)技能，其次要加大對人才聘用的投資力度，進行專業(yè)人員的招聘，使得更多的專業(yè)人才加入到檔案信息化管理中來，在管理的同時更帶動人才的發(fā)展。
第6篇：檔案管理措施范文
關鍵詞：公路；路產(chǎn)檔案；管理
Abstract: with the rapid development of highway construction of the archives management of the already obvious importance, especially in the management of highway and archives, the protection, maintenance and protection in highway road highway driving the security of all play a crucial role. Therefore, this article is to strengthen highway in road of the archives management of the measures are discussed.
Keywords: highway; Lk production files; management
中圖分類號：X734文獻標識碼：A 文章編號：
一、公路路產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀
公路路產(chǎn)主要包括公路、公路用地以及一些附屬設施，例如公路防護、養(yǎng)護、排水、監(jiān)控、通信、照明、收費等設施和設備以及專用建筑物、構筑物等。公路路產(chǎn)的管理和保護是由高速公路路政執(zhí)法部門進行的，路政工作人員通過對公路路產(chǎn)進行巡查、監(jiān)控，防止公路路產(chǎn)遭到損壞或者盜竊，最大限度的維護公路的行車安全與暢通。雖然我國現(xiàn)階段的公路建設的“硬件”實力以及取得了新的突破，但是在相應的“軟件”管理措施以及方法上還有待完善，尤其是在路產(chǎn)檔案管理方面的重視程度依然比較欠缺。以下就對我國公路路產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀進行簡要分析：
（一）公路路產(chǎn)檔案的管理手段落后
公路路產(chǎn)檔案管理工作是路政工作人員日常工作的真實記錄，檔案的內容涉及到公路主體工程以及相關的附屬設施建設和維護信息，路產(chǎn)檔案的內容復雜、信息量大，而且經(jīng)過長時間的積累會產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)。這樣一來如果依靠傳統(tǒng)的人工管理方式僅在收集、整理以及保存等環(huán)節(jié)就會存在諸多不便，而后期的查找、更新以及維護工作則會消耗更大的人力、物力并且工作效率低。
（二）公路路產(chǎn)檔案缺乏有效的保存
檔案管理工作是一項保密性強、系統(tǒng)性高以及周期性長的工作。而對公路工程來說，路產(chǎn)檔案的管理可以說是一項動態(tài)的管理過程，要確保檔案管理的完整性以及時效性，就需要在收集、整理文件檔案的同時高度重視后期的保存工作。當從目前的管理現(xiàn)狀來看，公路建設單位、施工單位、設計單位以及監(jiān)理單位，雖然在路產(chǎn)資料以及文件的收集方面做出了一定的努力，但是將大量的工作都集中在工程的實施方面，即只是片面的強調檔案在工程實施中的使用，但卻對這些文件和資料進行及時的整理歸檔，這也就極大的降低了路產(chǎn)檔案在后期的利用率。
（三）公路路產(chǎn)檔案管理的重視程度不夠
在公路工程管理當中重建設、輕檔案的現(xiàn)象依然比較嚴重，由于對公路路產(chǎn)檔案管理的重視程度不夠，使得檔案的收集、整理以及保存工作無法與工程建設有機的融合在一起，有時甚至會表現(xiàn)出明顯的滯后性，這就會造成路產(chǎn)檔案在需要它的時候無法發(fā)揮其應有的作用。此外，監(jiān)管部門在公路建設項目實施過程中路產(chǎn)檔案管理的監(jiān)督指導力度不夠，也會嚴重影響到公路路產(chǎn)檔案管理的質量。
二、加強公路路產(chǎn)檔案管理的措施
公路路產(chǎn)檔案管理工作不僅是路政工作的一項核心內容，同時也是提高公路路政整體管理水平的重要措施，而且通過對公路路產(chǎn)檔案進行科學、合理以及有效地管理，對保護、維護公路路產(chǎn)以及保障公路行車的安全性等方面都起著至關重要的作用。因此需要各部門聯(lián)合起來加強對公路路產(chǎn)檔案管理工作，以下結合工作實際，對加強公路路產(chǎn)檔案管理的措施進行詳細探討：
（一）建立健全的公路路產(chǎn)檔案管理機制
建立健全的公路路產(chǎn)檔案管理機制，從根本上提高公路路產(chǎn)檔案管理的重視程度。明確檔案管理責任制，將公路路產(chǎn)檔案的管理納入到有關領導以及部門的日常工作當中，實現(xiàn)路產(chǎn)檔案的合理分工、科學管理目的。公路工程建設單位以及監(jiān)理單位，在項目建設初期就應該制定出一套系統(tǒng)完善的檔案管理細則，確保在工程實施后的各個階段所產(chǎn)生的文件以及數(shù)據(jù)資料進行及時收集和整理，確保做好公路路產(chǎn)文件以及資料的歸檔整理以及歸檔質量。只有通過這種方式才能夠將公路路產(chǎn)檔案管理與公路工程建設有機的結合在一起，在確保公路路產(chǎn)檔案準確、齊全、規(guī)范的同時還能夠在需要使用時發(fā)揮公路路產(chǎn)檔案的最大功效。
（二）提高公路路產(chǎn)檔案管理人員的素質
公路路產(chǎn)檔案管理工作者自身的職業(yè)素養(yǎng)是決定檔案管理質量的關鍵因素。隨著社會的不斷進步，對于公路路產(chǎn)檔案管理人員的要求也越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理理念以及方法顯然已經(jīng)無法適應新時代的潮流，這就使得管理人員必須不斷地吸收更多新鮮的檔案管理理念以及管理方式，加強與公路路產(chǎn)相關的學科以及法律法規(guī)的學習，努力提高自身的業(yè)務水平，做到與時俱進適應時展需要的復合型人才，否則必將會被淘汰。
（三）加強公路路產(chǎn)檔案管理的監(jiān)管措施
工程建設、監(jiān)理單位以及檔案管理部門要嚴格把好審查驗收關，在公路路產(chǎn)檔案收集、整理以及歸檔過程中，應該加強公路路產(chǎn)檔案管理的監(jiān)管措施，通過有效的監(jiān)管將檔案整理與公路檔案規(guī)定標準的銜接問題，解決文件資料的積累管理程序與工程檔案管理規(guī)定的要求一致性問題，同時針對平時公路路產(chǎn)檔案收集、整理以及歸檔不到位、文件資料形成的質量差等問題進行全面補充、完善，使之形成的檔案資料規(guī)范、統(tǒng)一、有序。在公路項目驗收階段，監(jiān)管部門應該與檔案部門的驗收人員相互配合、嚴格把關，按照要求對各施工單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告要進行認真審查，著重檢測隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程設計變更單的落實情況，認真審查竣工圖以及文字資料是否完整、準確，簽證是否完備，組卷排列是否合理等等。并且知道資料編制人員正確整改，確保竣工檔案的真實性以及準確性，使其竣工檔案資料在工程項目合同決算時，真正發(fā)揮其應有作用，并且達到收集整理公路路產(chǎn)檔案的最終目的。
（四）進行現(xiàn)代化的公路路產(chǎn)檔案管理
通過現(xiàn)代化的科學技術進行公路路產(chǎn)檔案管理工作，這不僅在于要培養(yǎng)一批掌握現(xiàn)代科學技術知識的復合型檔案人才和各類專門人才，而且還需要在硬件方面還要逐步配置公路路產(chǎn)檔案信息化基本設備，爭取將電子計算機、光盤、縮微、聲響等技術融入到公路路產(chǎn)檔案管理中。具體是指利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等手段將傳統(tǒng)的公路路產(chǎn)紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質的文件和已歸檔保存電子的公路路產(chǎn)檔案，系統(tǒng)的組織成為具有有序結構的公路路產(chǎn)檔案信息庫。隨著科學技術和社會經(jīng)濟的發(fā)展，加強公路路產(chǎn)檔案信息化建設，是公路路產(chǎn)檔案順應時展的必然選擇。
根據(jù)以上分析得出，要進一步提高公路路產(chǎn)檔案管理的工作，就必須提高檔案管理工作人員的認識，因為檔案管理工作的關鍵在于人，這就要求管理人員主動加強公路路產(chǎn)檔案管理專業(yè)理論知識和自身素質培養(yǎng)，提高其管理能力，積極探索由“手工操作”向“信息化管理”轉變的管理模式，除此以外，還應該樹立新觀念，大力開發(fā)公路路產(chǎn)檔案信息資源，打破原有的傳統(tǒng)思想和管理模式，樹立正確的工作方法和態(tài)度，積極開發(fā)利用公路路產(chǎn)檔案的信息資源，充分的發(fā)揮公路路產(chǎn)檔案的使用價值。
三、結束語
綜上所述，由于公路工程具有規(guī)模宏大、建設周期長、工程結構以及工藝復雜、容易受到外界環(huán)境因素的干擾并且相關參與單位眾多等特殊性，這也使得公路路產(chǎn)檔案管理是一項動態(tài)的管理工作，同時也是一項長期、艱巨的戰(zhàn)略性任務。因此公路路產(chǎn)檔案管理對對保護、維護公路路產(chǎn)以及保障公路行車的安全性等方面都起著至關重要的作用。
參考文獻：
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第7篇：檔案管理措施范文
關鍵詞：會計檔案管理；意義；措施
Abstract: with the rapid development of economic and social progress, operational and management activities of the various institutions are more and more standardized, more and more systems, gradually formed a relatively complete system of management, and promote the long-term development of their own health. Public institution accounting archives are formed in the accounting and economic activities, for operational and management activities of the institution is of great significance and role, it is necessary to strengthen the management of accounting archives. This article from the significance of accounting archives management, and the strengthening of accounting archives management measures for a simple discussion. Keywords: accounting document management; meaning measures
[中圖分類號] G270 [文獻標識碼]A[文章編號]
會計檔案作為事業(yè)單位檔案的一個重要組成部分，記錄著事業(yè)單位的所有經(jīng)濟活動和財務狀況，對于以后經(jīng)濟業(yè)務的有效開展提供了重要的參考依據(jù)。但是當前事業(yè)單位的會計管理工作存在著一些問題，制約了事業(yè)單位自身的發(fā)展，因此必須要引起相關部門和相關人員的重視，及時采取有效措施加以解決。
一．事業(yè)單位會計檔案管理的意義
1. 有利于促進會計資源的儲備中心建設
經(jīng)濟的快速發(fā)展和經(jīng)濟活動的不斷開展，使得事業(yè)單位的會計檔案信息數(shù)量
大量增加。為了更好的利用會計信息、促進事業(yè)單位的快速健康發(fā)展，迫切需要建立會計資源的儲備中心。以往的會計檔案大多分散在各個部門或者個人手中，影響會計檔案價值的實現(xiàn)，而有效的開展會計檔案管理工作，對于集中管理會計信息、建立會計信息儲備中心、實現(xiàn)會計信息的價值具有重要的意義。
2. 有利于保護會計信息，防治信息泄露
在事業(yè)單位的會計檔案沒有實行統(tǒng)一管理時，由于檔案比較分散，管理人員的專業(yè)水平較低且檔案意識不強，容易發(fā)生會計信息泄露的情況，從而給單位帶來嚴重的經(jīng)濟和財產(chǎn)損失。而對會計檔案進行統(tǒng)一管理就減少了會計信息泄露情況的發(fā)生，避免造成重大的損失。
3. 有利于會計工作的有效開展
事業(yè)單位的會計工作在很大程度上依賴于會計檔案管理的情況，對會計檔案進行管理能夠使財務部門參照各種會計信息，更好的進行財務管理，促進財務工作的進一步開展。同時，所有的會計檔案資料集中放置在檔案室進行管理也減少了對人員的占用，符合精簡節(jié)約原則。
二．加強事業(yè)單位會計檔案管理的措施
1. 提高會計檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員的綜合素質直接影響到檔案的管理水平，因此加強會計檔案管理工作首先要提高管理人員的綜合素質。這就需要檔案管理人員掌握充足的專業(yè)管理知識，樹立職業(yè)道德意識，具有較強的責任心和責任感，能夠認真對待自己的工作。同時，單位內部還要加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓，提高他們的專業(yè)技能，更好的促進檔案管理工作的發(fā)展。
2.各級領導要加強對會計檔案管理工作的認識
很多領導對會計檔案管理工作的重要性缺乏正確的認識和了解，認為會計檔案管理工作不能創(chuàng)造出經(jīng)濟和社會效益，因而將其擺在次要的位置。但是他們卻忽略了會計檔案管理帶來的間接經(jīng)濟價值，以及對單位整體工作的有效開展做出的重要貢獻。因此，必須要加強各級領導對會計檔案管理的認識，加大對會計檔案管理工作的重視程度，從而提高全體人員的會計檔案管理意識，營造良好的氛圍，促進會計檔案管理工作的進一步發(fā)展。
3. 加大資金投入，實現(xiàn)會計檔案管理的現(xiàn)代化
經(jīng)濟的快速發(fā)展和科學技術水平的不斷提高，為會計檔案管理工作的發(fā)展提供了良好的契機。以往的會計檔案以紙質檔案為主，不僅管理較為繁雜，而且查閱起來也費時費力，科學技術的發(fā)展使電子檔案成為了可能，大大減少了管理人員的工作量，同時也方便了使用者的查詢，逐漸得到越來越廣泛的應用。因此，事業(yè)單位也要順應時代潮流，加大資金投入，實現(xiàn)會計檔案的現(xiàn)代化管理，促進自身的不斷發(fā)展。
4. 建立和健全會計檔案的管理機制，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化
首先，要完善會計檔案管理人員的工作制度和責任制度，把具體工作和責任落實到個人，并進行定期考核，對于工作突出的會計檔案管理人員給予一定的獎勵，對于表現(xiàn)較差的給予警告，端正他們對待工作的態(tài)度。其次，要建立嚴格的會計檔案信息的查閱制度，對查閱會計信息的人員進行登記并進行監(jiān)督，避免有人私自修改、刪除、或者拷貝會計信息，造成信息泄露。同時，還要對會計檔案信息進行備份，防止意外情況發(fā)生時會計信息的丟失造成不可挽回的后果。特別是在電子檔案占據(jù)比重越來越大的今天，由于計算機在操作上具有一定的風險，一旦操作不當或感染病毒，就可能使信息無法找回，因此必需要保存好原始紙質檔案。
三、總結
會計檔案的管理工作是事業(yè)單位管理中必不可少的一部分，在促進事業(yè)單位穩(wěn)定健康發(fā)展中具有重要的作用。特別是在新形勢下，隨著市場競爭的日益激烈，事業(yè)單位面臨著更大的壓力和挑戰(zhàn)，加強會計檔案的管理就顯得更加重要，因此需要相關單位和部門的共同努力有效促進對會計檔案的管理。
參考文獻：
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第8篇：檔案管理措施范文
關鍵詞:高校財務檔案 特點 改進措施
中圖分類號:G647文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)03-118-01
近年來,隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大,辦學層次的不斷提升,高校得到了前所未有的發(fā)展。當前,加強高校的內涵建設,提高綜合管理水平成了高校健康、持續(xù)發(fā)展主要內容,其中,加強高校財務檔案管理是一個重要的方面。本文介紹了高校財務檔案管理的特點,當前管理中存在的問題,探討改進財務檔案管理的幾個措施。
一、高校財務檔案管理的特點
1.高校的財務檔案既是高校檔案的重要組成部分,又是記錄和反映高校經(jīng)濟業(yè)務、財務狀況的重要史料和證據(jù)。財務檔案的真實性和完整性是體現(xiàn)高校綜合管理水平的一個重要方面。
2.財務檔案由財務部門歸集,一般是先在財務部門保存1~2年以后,才移交到學校綜合檔案室。這就涉及到財務檔案在財務部門的歸集、裝訂和保管存放,移交到檔案部門的內容、移交時間、相關的借閱手續(xù)、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。
3.在高校財務實務中,財務檔案主要包括兩方面的內容:一方面是會計核算的專業(yè)材料,比如會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、工資津貼發(fā)放表、銀行存款對賬單及其余額調節(jié)表,以及會計檔案移交、保管、銷毀清冊等;另一方面,是財務收入票據(jù)類,比如行政事業(yè)單位非稅統(tǒng)一收入票據(jù)(學生學費收據(jù))、行政事業(yè)單位往來款票據(jù)、服務業(yè)統(tǒng)一收據(jù),以及校內收據(jù)等。這兩方面的財務檔案構成了高校財務日常經(jīng)濟業(yè)務的收入和支出情況,完整地反映高校財務狀況。
4.隨著高校財務會計電算化的普及,會計檔案實行的是紙質檔案與磁性介質檔案并行的管理模式,歷年的會計數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質形式保存,還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質檔案的保管要求和相應措施。
二、高校財務檔案管理的當前狀況
1.檔案管理意識淡薄,管理制度不完善。財務檔案是高校經(jīng)濟業(yè)務發(fā)展的歷史記錄,連接當前業(yè)務,并作為未來財務預算的重要依據(jù),是財務管理體系中的一個很重要的方面。但是,作為相關的領導和財務人員,在意識上普遍地對財務檔案管理的重要性認識不足、重視不夠,在高校財務工作人員少、工作繁雜的情況下,對財務檔案的收集、整理工作往往被忽視,缺乏相應的管理制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。
2.財務檔案沒有專人負責?！稌嫹ā芬?guī)定,出納人員不得兼任會計檔案管理。目前,高校財務部門普遍沒有安排專職人員管理財務檔案,一般情況下,往往是除了出納之外指定某個財務人員兼管資料檔案,分工不明確。以至于平時其他相關的財務人員手中都有檔案資料,各自為政。這對財務的內部控制的實施,防止經(jīng)濟犯罪都有不利的影響。
3.財務檔案沒有專門的庫房。高校財務檔案移交到綜合檔案室之前,一般就存放在財務辦公室,有的財務資料存放零亂,有的容易潮濕、破損,本部門財務人員隨意查閱。有的財務部門因辦公條件有限,存放財務檔案的地方其他人員也可以隨意進出,與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠,缺乏檔案資料存放的安全性,難以保證財務檔案的真實性和完整性。
三、改進高校財務檔案管理的措施
1.增強管理意識,加強財務檔案管理。高校檔案管理是提高內涵建設的重要組成部分,是衡量高校綜合管理水平的標志之一。學校領導應該提高認識,把檔案管理工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃,高度重視財務檔案工作,明確領導責任制,建立和完善檔案管理網(wǎng)絡,根據(jù)高校規(guī)模明確專(兼)職人員負責有關文書工作,處理文件的收發(fā)、整理、歸檔,并做好財務檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。
2.建立和完善檔案管理制度。當前,高校財務部門的檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理知識的專業(yè)系統(tǒng)培訓,財務部門也沒有具體的檔案管理制度。因此,建立和健全相關的財務檔案管理制度,比如:綜合性的規(guī)章制度,立卷歸檔、檔案保管制度,檔案保密、保衛(wèi)制度,開放檔案的利用制度,未開放檔案的利用制度,檔案專(兼)職人員的崗位責任制等,從根本上加強財務檔案的管理環(huán)境和制度建設,以保障財務檔案的日常管理規(guī)范、有章可循。
3.加強財務檔案的庫房建設。財務部門是高校的一個行政服務窗口,財務辦公室可以說是一個公共場所,并不適合作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看,檔案庫房和辦公室應該盡量分開,門窗加固,以防盜竊。從檔案安全的角度來看,檔案庫房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴密的措施。因此,加強財務檔案庫房建設是高校硬件建設的一個重要方面。
4.加強專職人員的配備。隨著高校規(guī)模的擴大,各種科研經(jīng)費的增多,會計核算和崗位設置的規(guī)范,會計電算化系統(tǒng)軟件的普遍應用,相應的財務檔案資料數(shù)量日益龐大,由會計人員兼任檔案管理顯然已無法滿足檔案管理和建設的發(fā)展要求。應該安排專職人員進行管理,負責財務檔案的日常管理,會計電算化系統(tǒng)軟件的日常維護,以及財務部門的日常查賬工作,確保財務檔案的安全性、完整性和檔案管理活動的規(guī)范性。
5.加強會計電子檔案的管理。會計電算化的財務數(shù)據(jù)日常要進行備份保存,財務系統(tǒng)要進行日常維護和及時升級,年終形成會計電子檔案存儲在磁性介質或光盤上。根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成電子檔案時應當實行雙備份,備份時注明形成檔案的時間和操作人員的姓名,并貼上寫保護封簽,存放在兩個不同的地方,防止意外事故發(fā)生引起整個財務電算化系統(tǒng)的毀滅與不可恢復性。同時,保存電子檔案的位置要遠離磁場,注意防磁、防潮、防塵、防火等,定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失,造成無法挽回的損失。
6.提高管理人員的業(yè)務素質。財務工作的專業(yè)性和檔案管理工作的安全保密性,要求財務檔案管理人員綜合素質高,業(yè)務能力強,并且保持人員的相對穩(wěn)定。一方面,要求淡泊名利并充分認識財務檔案管理工作的重要性,具有腳踏實地、科學嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L;另一方面,不僅要熟悉財務部門的職責,會計檔案的分類,以及對不同的文件材料能按照管理要求進行科學的分類、整理、編目、立卷和歸檔。還要了解和掌握時事政策、財政稅務、財務系統(tǒng)的電腦操作等。所以,提高財務檔案管理人員的業(yè)務素質,要進行多途徑、多形式的培訓教育,在提高理論知識的同時,注重實際工作能力的培養(yǎng),多提供學習先進的機會,多提供創(chuàng)新實踐的平臺,以不斷地提高檔案管理水平。
總之,財務檔案管理是加強高校內涵建設不可缺少的一個方面,在高校的教學評估中越來越體現(xiàn)出它的重要性。所以,根據(jù)財務檔案管理的特點,改進管理現(xiàn)狀,才能從根本上保證財務檔案的安全和完整。
參考文獻:
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2.李建周.如何加強高校財務檔案管理[J].科技信息,2009(1)
第9篇：檔案管理措施范文
供電企業(yè)要想快速、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展，就必須做好內部管理工作，而檔案管理工作是供電企業(yè)管理工作的基礎，對供電企業(yè)的建設發(fā)展有十分重要的作用，因此，加強供電企業(yè)的檔案管理十分重要。供電企業(yè)檔案是供電企業(yè)開展生產(chǎn)經(jīng)營活動的記錄，涉及到的內容十分廣泛，是供電企業(yè)發(fā)展的真實寫照，含有豐富的知識和技術資源，供電企業(yè)檔案保存的完整性直接影響到供電企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。當電力企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生突發(fā)事故時，能通過查找檔案找出合理的應對措施，為供電企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展提供保障，做好檔案管理工作能為供電企業(yè)提供豐富的資源，提高供電企業(yè)的市場競爭力，由此可見，加強供電企業(yè)檔案管理是十分重要的。
二、供電企業(yè)檔案管理存在的問題
（一）企業(yè)高層不太重視
目前，有的供電企業(yè)的高層管理人員對檔案管理工作的重要性認識不到位，錯誤的認為檔案管理對供電企業(yè)的發(fā)展影響不大，因此，供電企業(yè)的高層管理人員將更多精力放在生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品銷售及售后服務上。由于供電企業(yè)高層管理人員對檔案管理工作不太重視，對檔案管理投入的資金、時間很少，導致企業(yè)的檔案管理水平比較落后，管理質量比較差。供電企業(yè)的檔案室基礎設施不健全，收集的檔案資料也不完善，當企業(yè)需要查找相關資料時，不能快速、有效地為企業(yè)提供服務。
（二）檔案管理人員的綜合素質比較低
隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡技術已經(jīng)廣泛應用在供電企業(yè)中，供電企業(yè)的檔案管理也從傳統(tǒng)的紙張管理變成網(wǎng)絡管理，這就對檔案管理人員提出了很高的要求。目前，供電企業(yè)的檔案管理人員普遍存在專業(yè)水平低、業(yè)務素質差的現(xiàn)象，由于檔案管理人員的綜合素質比較低，導致供電企業(yè)的檔案管理質量很難快速提高。如何建立一直素質高、專業(yè)技能強的檔案管理隊伍，已經(jīng)成為檔案供電企業(yè)迫切思考的問題。
（三）檔案管理制度不健全
目前，供電企業(yè)的檔案管理制度不太完善，存在一定的漏洞，由于企業(yè)的高層管理人員對檔案管理不太重視，沒有制訂完善的檔案資料采集、整理、保管、使用、管理制度，導致檔案管理人員在進行檔案管理時，無法嚴格的按照相關制度進行操作。供電企業(yè)沒有將檔案管理責任落實到具有的工作人員身上，當檔案管理工作出現(xiàn)問題后，檔案管理人員相互推卸責任，這極大的限制了供電企業(yè)檔案管理水平的提高。
三、提高供電企業(yè)檔案管理的措施
（一）提高對檔案管理工作的重視度
目前，供電企業(yè)檔案管理工作要解決的一個重要問題就是提高管理層對檔案管理的重視力度，因此，供電企業(yè)要加大宣傳力度，讓供電企業(yè)的管理層及廣大基層工作人員都認識到檔案管理工作對供電企業(yè)的重要性。供電企業(yè)可以采用舉辦檔案管理知識講座等活動，對檔案管理活動進行宣傳，強化管理層的檔案管理意識，將檔案管理工作真正當成企業(yè)經(jīng)營管理的重要內容之一，從而為供電企業(yè)檔案管理工作的順利進行打下良好的基礎。
（二）提高檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員的綜合素質對供電企業(yè)的檔案管理質量有直接的影響，因此，供電企業(yè)要培養(yǎng)一支高素質、有責任心的檔案管理隊伍。供電企業(yè)要根據(jù)檔案管理人員的實際情況，制定合理的培訓內容，定期對檔案管理人員進行培訓，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技能。檔案管理人員要積極主動的學習和檔案管理相關的各種知識，不斷提高自身的理論知識，并將這些理論知識運用在實際工作中，不斷總結，從而形成符合自己實際情況的工作模式。供電企業(yè)要注重檔案管理人員的思想教育，強化檔案管理人員的工作責任心，確保檔案管理人員能嚴格的按照規(guī)章制度進行操作管理。只有不斷提高檔案管理人員的綜合素質，才能為供電企業(yè)的檔案管理質量提供保障。
（三）建立完善的檔案管理制度
俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓，完善的管理制度是各項管理工作有序開展的保障，因此，供電企業(yè)要根據(jù)自身發(fā)展的實際情況及《檔案法》建立完善的檔案采集、整理、保管、使用、管理制度，供電企業(yè)制訂的檔案管理制度要科學、合理，供電企業(yè)要明確檔案管理部門各工作崗位的職責，將管理責任落實到具體的檔案管理工作人員身上，從而保證檔案管理人員能嚴格的執(zhí)行相關管理制度。供電企業(yè)的內部監(jiān)督部門要加大對檔案管理人員的監(jiān)督管理，加強崗位責任考核力度，發(fā)現(xiàn)檔案管理人員違規(guī)操作后，要及時糾正過來，對于情節(jié)嚴重的，要根據(jù)相關制度對相關人員進行處罰。同時供電企業(yè)還要建立完善的獎罰制度，從而有效地激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。
（四）完善檔案業(yè)務工作
近年來，隨著供電企業(yè)的快速發(fā)展，電力工程項目的建設力度也越來越大，供電企業(yè)的檔案管理部門要強化檔案業(yè)務工作，加強對電力工程項目檔案的監(jiān)督管理，將檔案收集、整理、歸檔等工作落實到具體的工作人員身上。檔案管理人員在工作過程中，要樹立“一次歸檔，精品歸檔”的理念，在進行檔案收集管理時，要加強和技術人員的溝通交流，嚴格的控制檔案的形成過程，發(fā)現(xiàn)問題后，要及時對實際情況進行調查，并對檔案進行修正，從根源上保證電力工程檔案的完整性、準確性。
四、總結
