檔案管理基本情況精選(九篇)
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第1篇：檔案管理基本情況范文
關(guān)鍵詞:醫(yī)院;人事檔案管理;適應(yīng)新形勢
中圖分類號:C93文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)19-0192-01
1.加強人事檔案收集與創(chuàng)新檔案內(nèi)容:人事檔案材料的收集工作是做好人事檔案工作的基礎(chǔ),也是豐富人事檔案內(nèi)容和開展提供利用工作的根本前提。在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上,做好經(jīng)常性、定期的材料收集和補充工作,及時與各部門聯(lián)系,要求他們定期送交檔案材料。對缺少的材料要善于聯(lián)系溝通,變被動為主動,及時追補和不斷充實新的資料。
2.變“被動保管”為“主動服務(wù)”:圍繞醫(yī)院人事工作的需要,堅持“以人為本”的人力資源管理理念,樹立檔案工作的服務(wù)觀念、時效觀念、價值觀念,拓展服務(wù)領(lǐng)域,積極主動提供利用人事檔案。服務(wù)觀念即從被動坐等上門的接待方式,逐步走向主動開發(fā)檔案信息資源,努力開拓檔案利用的新途徑。時效觀念即醫(yī)院參與醫(yī)療衛(wèi)生市場競爭,歸根結(jié)底就是人才的競爭,檔案人員要樹立效率觀念,在檔案提供利用工作中,及時、準確地為利用者提供檔案,為醫(yī)院競爭服務(wù)。價值觀念即醫(yī)院人事檔案人員要充分認識人事檔案的作用,特別是人才就是潛在的生產(chǎn)力,一旦發(fā)揮作用,就能為醫(yī)院創(chuàng)造效益。
3.管理方式由靜態(tài)管理轉(zhuǎn)向全面動態(tài)管理:醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)及時補充體現(xiàn)個人特色和時展的新內(nèi)容,增加一些反映個人特色的內(nèi)容,可以是誠信材料,如病人滿意度,也可以是德、能、勤、績的考核材料,還應(yīng)將涉及本人的學(xué)歷材料、專業(yè)技術(shù)職稱材料、獎懲材料、黨團材料、工資情況等及時歸檔,實現(xiàn)真正意義上的全面動態(tài)管理,即通過查閱檔案,能夠準確反映當(dāng)事人所有的信息,并能查到當(dāng)事人某一階段的真實情況。
4.實現(xiàn)檔案管理信息化:近年來,隨著醫(yī)院辦公自動化、信息化程度日益提高,傳統(tǒng)的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管、輕利用”的工作思路已經(jīng)不能滿足醫(yī)院人事檔案管理工作的需要。醫(yī)院人事檔案管理信息化程度的高低,直接影響到檔案資源開發(fā)利用的水平。這就要求將現(xiàn)代計算機技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中,利用計算機將干部檔案資料整理、分類、排序輸入電腦,使檔案據(jù)化、信息化,在檔案的借閱、查閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。使人事檔案的管理實現(xiàn)數(shù)字化,充分發(fā)揮軟件的查詢、搜索、評價等功能,不斷擴大人事檔案信息的內(nèi)涵,為醫(yī)院發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定信息基礎(chǔ)。
(1)建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),實施干部人事檔案動態(tài)管理。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將干部檔案資料整理輸入微機,通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化,在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。同時,檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成后,不僅能夠全面反映干部的基本情況、工作履歷等固定信息,而且可以記錄干部職級、學(xué)歷、工資、崗位變動等動態(tài)信息,一旦干部基本情況發(fā)生變化時,可以隨時準確地將最新信息錄入微機,保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。(2)建立干部個人電子檔案系統(tǒng),實施干部人事檔案自動化管理。適應(yīng)人才流動的需求,為便于檔案的查閱流轉(zhuǎn),可以將干部個人中能夠公開部分的內(nèi)容制成電子檔案。該檔案由主管部門制作并負責(zé)維護更改,由個人持有,用人單位只能閱讀無法更改。個人電子檔案的建立,可以有效地減少棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象。
第2篇：檔案管理基本情況范文
1.1 事業(yè)單位人事檔案管理的基本內(nèi)容。事業(yè)單位是國家機構(gòu)的重要組成部分，承擔(dān)著科學(xué)、教育、文化、衛(wèi)生、社會福利等方面的社會公共服務(wù)功能，其工作開展的好壞對國家經(jīng)濟的順暢發(fā)展、社會的和諧穩(wěn)定和人民的安居樂業(yè)有著至關(guān)重要的影響，也是國家綜合國力和社會發(fā)展水平的一個具體體現(xiàn)。由于業(yè)務(wù)范圍廣泛，事業(yè)單位從業(yè)人員涵蓋多個領(lǐng)域，聚集了大批相應(yīng)領(lǐng)域的工作人才。如何做好事業(yè)單位的人才管理和使用，提高事業(yè)單位工作水平，推進我國公共服務(wù)事業(yè)的順利開展，是相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覍W(xué)者深入研究的課題，也是事業(yè)單位人事部門的重要工作任務(wù)。事業(yè)單位人事檔案通過一系列數(shù)量眾多、內(nèi)容寬泛的文檔資料，記錄了單位每一位工作人員各自成長階段的基本情況、社會關(guān)系、學(xué)習(xí)、工作的經(jīng)歷、取得的榮譽和受到的懲處，集中反映了每個人的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力水平。
1.2 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性。人事檔案作為事業(yè)單位開展人事管理工作的基礎(chǔ)依據(jù)，也是事業(yè)單位工作人員維護自身合法權(quán)益的重要保障。隨著經(jīng)濟發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變，各類社會活動正由傳統(tǒng)的單一形式向多元化方向發(fā)展，由此產(chǎn)生了許多個人與工作單位間的利益糾葛和矛盾沖突。由于追溯時間跨越幅度大，單憑個人記憶難以明確，同時也缺乏法律效率。而人事檔案記載了當(dāng)事人各個時期的基本情況和學(xué)習(xí)、工作階段的主要情況，附有大量原始記錄，可以作為解決矛盾沖突的重要依據(jù)，對于捍衛(wèi)工作者個人合法權(quán)益極有幫助。在當(dāng)今的社會環(huán)境下，事件更迭更加頻繁，加強人事檔案管理，嚴格按照國家相關(guān)規(guī)定做好人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，提高人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，是為事業(yè)單位健康有序發(fā)展提供可靠信息支持的重要手段，更是解決矛盾沖突、維護事業(yè)單位正常運轉(zhuǎn)秩序、營造良好社會氛圍的必要條件。
2 當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的主要問題
2.1 重視程度不夠。長期以來，政府機關(guān)、事業(yè)單位一直對人事檔案的重要作用缺乏足夠的認識，對人事檔案管理工作的支持力度和資源投入極為匱乏。檔案管理工作人員缺乏動力，主動性不強，工作質(zhì)量無法保證。
2.2 人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。由于缺乏重視，單位在人事檔案管理的人選安排上往往比較隨意。檔案管理人員主動性差，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。部分單位的人事檔案管理工作由剛參加工作的新人負責(zé)，雖然他們具有較強的事業(yè)心和主動性，但由于缺乏工作經(jīng)驗和成體系的專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對人事檔案管理工作缺乏深入了解，工作很難到位。
2.3 人事檔案管理的制度有待健全。我國事業(yè)單位人事檔案管理工作一直沒有建立起完善的管理制度體系?，F(xiàn)有的少數(shù)制度陳舊落后、呆板僵化，漏洞很多，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會復(fù)雜的工作要求。此外，制度執(zhí)行不到位也是一個主要表現(xiàn)。
2.4 人檔分離、棄檔現(xiàn)象嚴重。隨著我國市場經(jīng)濟體制的高速發(fā)展，人員流動日益頻繁。當(dāng)人員從一個城市流動到另一個城市時，如果相關(guān)制度規(guī)范、配套措施沒有跟上，就會發(fā)生人檔分離的情況，時間一長，次數(shù)一多，就會發(fā)生棄檔現(xiàn)象。
2.5 人事檔案管理信息化管理水平較低。以網(wǎng)絡(luò)和計算機廣泛應(yīng)用為特點的信息化技術(shù)已經(jīng)深入到社會的各個角落，影響著人類社會的發(fā)展。但是，我國事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化程度不高，阻礙了檔案管理工作效率的提高。
第3篇：檔案管理基本情況范文
現(xiàn)在，人類進入了知識經(jīng)濟時代，人力資源管理也摒棄了傳統(tǒng)的管理方式，在進行人力資源管理的時候也應(yīng)用了新的方法，使人力資源管理能夠符合時代的要求，在這些新的趨勢的影響下，人事檔案的管理也在不斷地完善，也提出了很多新的要求，所以，應(yīng)該對這些新的趨勢進行分析，才能確保企業(yè)中人事檔案管理能夠起到實質(zhì)性的作用。
（一）完善企業(yè)的核心價值體系。
在進行人力資源管理的時候，企業(yè)的文化在人事檔案管理中占據(jù)重要的分量，企業(yè)要根據(jù)自身的企業(yè)文化，制定人事檔案管理的相關(guān)政策。
（二）建立不同層次的價值評估政策。
在進行人事檔案管理的過程中，在傳統(tǒng)的管理中，一般都是定期對人事進行考核，現(xiàn)在，在對人力資源進行管理的過程中，應(yīng)該加大人力資源考核評價的力度，將原本單一的考核體系轉(zhuǎn)變成多元化的考核體系，使考核體系朝著全方位、多領(lǐng)域的角度發(fā)展，在人力資源管理的過程中，不僅僅要分析個人的素質(zhì)，同時也要注重其對企業(yè)的績效做出的貢獻，將個人的成績與企業(yè)的績效結(jié)合在一起，對人力資源的績效進行全方位的考察。
（三）建立以績效為方向的薪酬回報機制。
在企業(yè)內(nèi)部，一定要完善員工的薪酬體系，運用薪酬來激勵人力資源，將人力資源的態(tài)度和能力作為薪酬回報的基礎(chǔ)，強度個人力量與團隊力量，強調(diào)企業(yè)內(nèi)部合作的機制。
（四）將職業(yè)化作為評價人力資源管理水平的重要指標。
職業(yè)化指的是在人力資源管理的過程中，要具有一定的知識體系和專業(yè)技能，管理人員要具備一定的職業(yè)素質(zhì)和道德，能夠自覺地遵守值得規(guī)范，能夠按照職業(yè)規(guī)范的內(nèi)容去管理。
2企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題
現(xiàn)在，企業(yè)在人事檔案管理的過程中還是存在一些問題的，這些問題直接影響到了企業(yè)進行人事檔案管理的效率，限制了企業(yè)的發(fā)展。
（一）企業(yè)的服務(wù)意識薄弱，沒有上進心。
企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中，其管理思想不能與時俱進，比較陳舊，在人事檔案管理過程中，管理人員不能創(chuàng)新管理內(nèi)容，缺乏開拓進取的精神，沒有從根本上認識到人事檔案管理是一項服務(wù)型的工作。
（二）企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中，沒有較強的合作意識。
企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中，他們都是進行單獨管理的，各個部門沒有加強溝通與合作，但是，企業(yè)的人事檔案管理部門與人力資源管理部門是相對獨立的，二者沒有進行有效地溝通，這就導(dǎo)致了企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中，不能全面管理，不能全面了解人力資源的基本情況。
（三）企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中缺乏完善的管理制度的約束。
企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中，人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)缺乏制度的約束，導(dǎo)致認識檔案管理比較混亂，而且不能按照一定的順序?qū)崿F(xiàn)檔案管理，檔案不能較為客觀地反映人力資源的基本情況。
3加強企業(yè)人事檔案管理的工作，促進企業(yè)人力資源管理的新要求
（一）企業(yè)內(nèi)部要強化服務(wù)意識
在新時期，企業(yè)人事檔案管理人員要轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，要變被動為主動，積極地為人力資源管理部門提供服務(wù)，強化服務(wù)意識。
（二）企業(yè)人事檔案管理要強化合作意識
企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中要實現(xiàn)人事檔案管理部門和人力資源管理部門的協(xié)作，實現(xiàn)二者相互聯(lián)系、相互依存，人事檔案管理部門要為人力資源管理部門提供詳實的資料，使人力資源管理部門在工作的過程中有據(jù)可依。
4結(jié)語
第4篇：檔案管理基本情況范文
一、基層黨校教務(wù)檔案管理存在的問題
在新形勢下，基層黨校教務(wù)檔案管理在多個方面都存在著一定的問題，但是總結(jié)起來，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）檔案管理缺乏規(guī)范性
目前，教務(wù)檔案的管理工作往往得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，工作人員對檔案管理工作也缺乏足夠認識，各科室沒有專職的檔案管理人員，檔案材料收集不齊全、不規(guī)范，有些科室只重視紙質(zhì)檔案，而忽視其他介質(zhì)檔案。而且，隨著學(xué)校的發(fā)展，教學(xué)不再限于課堂講授，還廣泛開展了公開課，論文研討，下鄉(xiāng)調(diào)研，教學(xué)互動嘗試等活動，所形成的教學(xué)檔案數(shù)量增多，載體也日益多樣化。
（二）檔案管理內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性
開辦黨校的最終目的是進行我黨理論和工作的宣傳以及對黨員進行黨性知識教育，黨校教育的結(jié)果應(yīng)該被記錄在案并且形成系統(tǒng)，有助于黨校進行教育總結(jié)。但是，現(xiàn)實的情況是有些班次的材料在辦班結(jié)束后沒有及時移交給檔案管理人員或因種種原因不慎丟失；有些教師科研成果，只報送論文題目，沒有按時把科研成果復(fù)印存檔，導(dǎo)致工作銜接不到位，造成科研成果丟失；有些黨員教育工作你開展得很好、效果也十分明顯，但是這些教育總結(jié)資料并沒有形成系統(tǒng)的檔案資料被保存下來。
（三）檔案管理信息缺乏共享性
保守秘密是檔案管理人員的神圣職責(zé)，黨校教務(wù)檔案中包含了大量黨校學(xué)員的個人信息，這些是必須加以保密的檔案內(nèi)容，但黨校教務(wù)檔案中也包含了很多可以被利用與其他黨務(wù)工作中的資料，例如對學(xué)習(xí)班教學(xué)效果的總結(jié)、黨校開辦過程中產(chǎn)生的問題及解決方法的探討等，這些資料如果能夠被有效利用，則可以有效提高黨校的辦學(xué)效率。
二、加強黨校教務(wù)檔案管理的對策
（一）建章立制，規(guī)范教務(wù)檔案的收集整理制度
進行黨校教務(wù)檔案信息化就是要對檔案管理工作進行制度建設(shè)，以健全的檔案收集和整理制度作為檔案信息化建設(shè)的根本。黨校檔案管理工作部門需要做的是，在《檔案法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)國家檔案局有關(guān)規(guī)定，結(jié)合新的管理方式，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的要求及學(xué)校當(dāng)前實際，制定和完善教務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。具體包括制定和完善教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)員學(xué)籍檔案、科研成果檔案、基層黨?；顒訖n案以及其他檔案管理實施細則，特別是要制定聲像檔案、電子檔案管理的實施細則，并對檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)做出具體規(guī)定，使檔案管理進入規(guī)范化、制度化、程序化軌道。
（二）更新觀念，努力實現(xiàn)教務(wù)檔案管理信息化
隨著電子政務(wù)在快速發(fā)展，各級立檔單位所產(chǎn)生的電子文件與電子檔案正逐步取代傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)檔案，檔案是否有能力接收和安全保管越來越多的電子文件與電子檔案等新型載體檔案，已成為衡量檔案事業(yè)發(fā)展階段的新的標準，檔案信息化勢在必行。這就要求學(xué)校的檔案工作者要更新理念，調(diào)整思路，切實領(lǐng)悟到教務(wù)檔案信息化對檔案管理工作的實際作用、觀察并了解到教務(wù)檔案的應(yīng)用對檔案信息化建設(shè)的迫切需求，從自身的檔案工作觀念更新出發(fā)，將將檔案管理的實際操作從手工建檔的工作中解脫出來，以“件”為單位整理教務(wù)檔案，利用計算機錄入教務(wù)檔案信息，建立教務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)絡(luò)化管理和利用。
（三）嚴守秘密，處理好教務(wù)檔案的開發(fā)利用與保密的關(guān)系
在教務(wù)檔案的開發(fā)利用過程中，要堅持檔案工作的保密原則，完善保密制度。同時也要正確處理好所有權(quán)、隱私權(quán)的關(guān)系，檔案的開發(fā)開放不能危害學(xué)校集體的安全和利益，不得侵犯教師和學(xué)員的合法權(quán)益，對教務(wù)檔案中諸如有關(guān)教師基本情況，對教師的評價、獎懲情況，學(xué)員的基本情況等內(nèi)容應(yīng)加以保密。要公開上網(wǎng)的，要經(jīng)過學(xué)校認真審核。但對于那些可以及時開放的檔案信息，也要及時上網(wǎng)，避免造成信息利用價值的損失，從而使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息交流的最大流量和最佳服務(wù)，也使檔案的社會功能得到充分發(fā)揮。
事實上，黨校教務(wù)檔案管理工作存在的問題是多方面的，所以，對于其加強管理措施的研究也就可以從多個方面進行考慮。而以上僅僅只是對黨校教務(wù)檔案管理問題的幾個方面的研究，并且每一個方面的研究都還比較粗略，所以，僅僅憑借這些研究來促進黨校教務(wù)檔案管理工作的提高是遠遠不夠的。因此，對于該課題的研究還需要黨校檔案管理領(lǐng)域的專業(yè)人士進行進一步的研究和探索。
第5篇：檔案管理基本情況范文
1.高校檔案計算機管理現(xiàn)狀
目前,高校檔案的計算機管理已基本普及,但對那些規(guī)模較小的院校來說仍存在著管理水平不高的問題,網(wǎng)上檔案管理較其他網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)物還顯得稚嫩、不成熟,高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的現(xiàn)狀還不容樂觀,有鏈接標識的檔案管理僅占上網(wǎng)總數(shù)的百分之幾,而與此相比,幾乎每個上網(wǎng)高校都有圖書館的主頁,究其原因,可歸納為以下幾點:①傳統(tǒng)檔案管理在宣傳力度和服務(wù)意識上有一定欠缺;②檔案管理人員自身缺乏應(yīng)有的現(xiàn)代化意識和勇于開拓的精神;③檔案管理人員計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識和現(xiàn)代化設(shè)備的操作能力有待進一步提高;④高校領(lǐng)導(dǎo)部門對檔案實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)化管理不夠重視。
2.高校檔案計算機管理應(yīng)注意解決的幾個問題
2.1更新觀念,解放思想。檔案管理人員應(yīng)從現(xiàn)在做起,改變現(xiàn)有狀況,有關(guān)部門應(yīng)及時對檔案管理人員進行計算機操作和計算機輔助檔案管理、上網(wǎng)等方面的培訓(xùn),進行更新觀念的教育,提高創(chuàng)新意識,以適應(yīng)信息時代給人們帶來的新挑戰(zhàn)。
2.2制訂規(guī)劃,分步實施。高校應(yīng)致力于計算機與網(wǎng)上檔案資源的開發(fā),服務(wù)于大眾,重塑檔案管理的良好形象,借鑒網(wǎng)上圖書館的成功經(jīng)驗,有計劃、分步驟、實實在在地下功夫進行計算機網(wǎng)上檔案管理的各項建設(shè)。
2.3領(lǐng)導(dǎo)重視,措施得力。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視這項工作,在資金、設(shè)備、人才上給予充分的支持和保證,努力辦出富有個性、別具特色的計算機網(wǎng)上檔案管理。
3.高校檔案計算機管理要圍繞服務(wù)開展
工作服務(wù)是檔案管理的目的,是檔案管理的關(guān)鍵所在,一個沒有實際服務(wù)功能的檔案管理部門就沒有存在的意義。高校檔案的計算機與網(wǎng)絡(luò)化管理要為檔案利用者提供更全面、更方便的查詢服務(wù),做好以下幾方面的工作。
第6篇：檔案管理基本情況范文
關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案管理；作用；存在問題；改進措施
企業(yè)人事檔案管理工作是人力資源管理工作的重要組成部分，是對企業(yè)內(nèi)部人員的個人經(jīng)歷、思想品德、工作能力以及獎罰情況進行記錄和如實反映的重要管理工作。企業(yè)在不斷地發(fā)展過程中，人事檔案管理起到了不可忽視的積極作用，它為企業(yè)在人力資源開發(fā)、員工考核、人力政策和人事制度制定等工作上提供重要依據(jù)。
一、人事檔案在人才使用中的作用
1.直接反映企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀。企業(yè)的人事檔案是企業(yè)人才基本情況的真實反映。通過對人事檔案的匯總和分析，可以了解企業(yè)員工的數(shù)量、年齡、學(xué)歷、工齡、專長等基本情況，能夠直接反映出企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀，也能夠大體的反映和判斷一個企業(yè)的發(fā)展水平。對于企業(yè)管理者而言，通過將人事檔案的動態(tài)變化與企業(yè)的發(fā)展狀況結(jié)合一起進行分析，從而很直觀的判斷出那些方面的人力資源對企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著積極作用，哪些方面的人力資源還需要加強和改進，為人力資源開發(fā)提供依據(jù)。2.為企業(yè)用人選才提供真實信息。人事檔案管理為企業(yè)用人選才和制定用人計劃提供依據(jù)。對擬選用員工考察的第一手資料信息一般都來自人事檔案。在考察工作中，由于需要大量的考核記錄作為依據(jù)，所以人力資源管理部門則需要利用人事檔案中的信息，對員工的業(yè)績、素質(zhì)和能力進行綜合評價，并做出科學(xué)、合理的決策。人事檔案材料如實反映員工的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲、個人素質(zhì)、思想品行、業(yè)務(wù)水平等基本情況，這些信息為企業(yè)選才用人提供重要依據(jù)。3.為優(yōu)化人力資源配置提供重要依據(jù)。人力資源配置是將人與物有效地搭配，從而更好地發(fā)揮人潛力，提高工作效率。一方面，由于人力資源處于不斷地變化狀態(tài)下，人員具有較強的流動性，所以可以通過人事檔案來實現(xiàn)人力資源信息的共享，對人力資源的需求進行科學(xué)預(yù)測，在促進人力資源合理流動的基礎(chǔ)上，也能夠?qū)θ肆Y源配置進一步進行優(yōu)化。另一方面，企業(yè)人力資源管理可以從人事檔案中充分地挖掘每一名員工的潛力，做到人盡其才，使其在更合適的崗位上能夠發(fā)揮最大的效能，這對于更好地發(fā)揮人力資源的作用具有極為重要的意義。
二、現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理常見問題
1.對企業(yè)人事檔案管理不夠重視。雖然人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中占據(jù)重要地位，但不會產(chǎn)生直接、明顯的經(jīng)濟效益，故而一些中小型企業(yè)及少數(shù)大型企業(yè)不重視人事檔案管理工作，沒有認識到人事檔案管理背后的實際意義，從而導(dǎo)致人員配置缺失、設(shè)備配置不到位、檔案管理混亂等一系列問題，嚴重阻礙著企業(yè)人事檔案管理工作的良性發(fā)展。2.人事檔案管理模式落后。在傳統(tǒng)模式中，人事檔案所記錄的信息一般不對外公開，而只用在本單位或者是上一級的人事部門，為他們查閱時提供方便。在更新和完善人事檔案時也主要以人才在本單位的思想品德和工作表現(xiàn)為主要依據(jù)，屬于封閉式的管理形式。這種現(xiàn)象使人事檔案得不到充分利用，讓實現(xiàn)人事檔案信息共享的目標有了約束，讓人才配置和流動不夠合理。隨著市場經(jīng)濟發(fā)展，對企業(yè)人事檔案管理的工作內(nèi)容及實際要求發(fā)生了很大變化，但目前一些企業(yè)相關(guān)人事檔案管理工作，仍以紙質(zhì)檔案和人工管理的傳統(tǒng)管理模式為主，工作效率低，檔案管理質(zhì)量差，檔案信息有效利用率較低，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的實際發(fā)展需求。3.管理機制不夠靈活性?，F(xiàn)代企業(yè)管理理念中，人才資源占據(jù)重要地位，直接決定了企業(yè)的市場競爭力和企業(yè)的未來發(fā)展，增加了企業(yè)對于優(yōu)秀人才的實際需求，促進了企業(yè)用人方式的靈活發(fā)展。這種環(huán)境背景下，企業(yè)員工的流動性大大增加，給人事檔案管理工作帶來巨大的工作困難和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式較為僵化、靈活性差，面對目前越來越靈活的企業(yè)用人模式，表現(xiàn)出較為明顯的不適應(yīng)性和局限性，無法發(fā)揮人事檔案管理工作的實際效用。
三、加強企業(yè)人事檔案管理工作的措施
1.提高對人事檔案管理工作的重視度。人事檔案是企業(yè)用人決策的重要參考依據(jù)，在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中具有重要作用。企業(yè)要認識到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用。人事檔案管理是一項系統(tǒng)、復(fù)雜的工作，企業(yè)管理者需全面重視內(nèi)部人事檔案管理工作，將其作為企業(yè)發(fā)展重點工作，加強人事檔案管理工作，提高對人事檔案管理工作的重視，增加對其的資源投入，從而提高企業(yè)人事檔案管理工作效率，規(guī)范人事檔案管理流程，以充分發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理的實際效用，促進企業(yè)經(jīng)濟效益的穩(wěn)定發(fā)展。2.提升人事檔案管理理念和管理模式。在信息時代背景下，企業(yè)需積極創(chuàng)新自身人事檔案管理理念，充分認識并重視信息資源對于企業(yè)發(fā)展的重要性，為加強各項人事資源管理措施的有效落實，奠定扎實的基礎(chǔ)。創(chuàng)新檔案管理模式，充分利用現(xiàn)代化的管理手段，實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化，建立網(wǎng)絡(luò)檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)信息共享。同時，企業(yè)需科學(xué)規(guī)范人事檔案管理工作流程，重點加強對電子人事檔案安全的管理和保障，避免企業(yè)內(nèi)部人事檔案資料遭到泄露和篡改。3.健全人事檔案管理體制。系統(tǒng)、完善的制度是人事檔案管理工作質(zhì)量提高的基礎(chǔ)保障。企業(yè)應(yīng)結(jié)合人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展需求，對原有人事檔案管理制度進行補充和完善，從而規(guī)范人事檔案管理行為，落實人事檔案管理優(yōu)化措施，提高人事檔案管理工作的針對性和科學(xué)性，促進企業(yè)經(jīng)營管理效益的良性增長。比如，企業(yè)制定嚴格的材料鑒別和調(diào)查制度，對檔案進行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明，使企業(yè)的人事檔案管理實現(xiàn)制度化、標準化。此外，企業(yè)需要努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強人事檔案管理隊伍建設(shè)。4.充實人事檔案的內(nèi)容和時效性。加強人事檔案的動態(tài)性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內(nèi)容，補充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時更新。如獎勵懲處，評優(yōu)評先，工作調(diào)動，職務(wù)任免，何因何果、完成任務(wù)總結(jié)，組織評價結(jié)論等。一句話，看到檔案就如見其人、看完檔案就能對其人有一個總體上輪廓上的把握，看完組織鑒定就能大致了解和掌握其人的本質(zhì)特征和德，能，勤，績，廉方面的情況。一方面，充實人事檔案的內(nèi)容。在原有檔案內(nèi)容基礎(chǔ)上進一步進行完善，將能夠反映個人個性化的一些信息和材料補充到人事檔案中來。另一方面，加強人事檔案的時效性。把新產(chǎn)生的有關(guān)個人經(jīng)歷的材料有選擇地及時地補充到人事檔案中去，針對流動的人才，對他們的信息，人事檔案管理部門應(yīng)該有效追蹤記載，保證他們信息真實完整，增強人事檔案信息的時效性。
第7篇：檔案管理基本情況范文
【關(guān)鍵詞】學(xué)生，學(xué)籍檔案，檔案管理
學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學(xué)識水平的信用憑證。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1.收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆等。
2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3.檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4.檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。
二、完善學(xué)籍檔案管理工作的建議
1.增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2. 制定統(tǒng)一標準并樹立全局觀念。高校學(xué)籍檔案管理必須制定統(tǒng)一標準，包括基礎(chǔ)標準、技術(shù)標準、程序標準。標準的實施意義就在于統(tǒng)一，要切實改變各自為政、各行其是的局面，主管部門應(yīng)加強協(xié)調(diào)，統(tǒng)一要求，在制定各類表格的形式、紙張大小時要考慮到歸檔整理、裝訂、裱糊等問題；要樹立整體觀念，服從大局，用標準去統(tǒng)一行動，用標準去規(guī)范管理工作。特別要抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案材料的收集、檢查和審核工作，嚴把質(zhì)量關(guān)，確保檔案材料真實完整、齊全規(guī)范。
3. 健全管理制度。嚴謹、科學(xué)、完善、配套的學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度，是協(xié)調(diào)、有序、正常地開展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。職能部門應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。同時，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把執(zhí)行制度作為加強制度建設(shè)的重點來抓，使學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執(zhí)行。
4. 改進檔案管理手段以提高工作效率。隨著教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，各院校改革力度加大，教學(xué)上推行規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度，對學(xué)籍檔案管理工作提出了更高要求。過去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法，已不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。為了使教學(xué)工作與建檔工作同步發(fā)展，進一步強化與完善學(xué)籍檔案管理工作，學(xué)籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下，掌握先進的科學(xué)技術(shù)，熟練使用計算機并努力充實業(yè)務(wù)能力，包括聽、說、寫、計算和具體操作能力及處理各種事務(wù)的能力。目前，不少高校的教務(wù)處建立計算機房，引進復(fù)印機、打字機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，使學(xué)籍檔案管理的工作效率大大提高，為畢業(yè)生資格審查、學(xué)位評審提供了翔實的檔案材料，從而有效地發(fā)揮了學(xué)籍檔案在教學(xué)管理中的重要作用。
5.加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風(fēng)。
6.大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高?？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認證、檔案資料查詢等提供有效信息。
第8篇：檔案管理基本情況范文
關(guān)鍵詞：高中；貧困生；檔案管理；新舉措
1 高中貧困生檔案管理與利用的必要性
我國教育改革和發(fā)展的一個焦點問題就是高中貧困生問題，不少高中都存在著家庭困難的學(xué)生，對于這些學(xué)生而言，學(xué)校的科學(xué)、公平的資助體系是為他們搭建繼續(xù)學(xué)習(xí)的平臺。而要想建立普通高中資助體系就必須重視高中貧困生檔案管理與利用。
2 我校過往貧困生檔案管理與利用的現(xiàn)狀
2.1 貧困生認定標準模糊，缺乏公平性和可操作性
貧困生認定標準模糊，存在缺陷。有些是班主任直觀判斷和班級民主評議或以主觀印象代替客觀考察，形式重于實際，流程散亂缺乏制度性，標準不統(tǒng)一，主觀性強，偏離了學(xué)生資助的本旨。此外，對因突發(fā)事件造成的家庭貧困需提供的證明材料沒有給予相關(guān)統(tǒng)一的規(guī)定，只憑借模糊的界定去審核材料，沒有規(guī)范統(tǒng)一的衡量標準。
2.2 貧困生認定材料核查困難，缺乏真實性
在貧困生資助工作中，由于高中檔案管理不合理，高中貧困生檔案工作未得到應(yīng)有的重視，從而導(dǎo)致關(guān)于貧困生的各種第一手資料凌亂和不完整，缺乏真實性，這樣既不利于對檔案的查閱和對學(xué)生情況的了解，也不利于檔案工作順利開展。
2.3 檔案的管理和利用缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性
對于貧困生這一特殊群體的關(guān)心和政策在實踐過程中還存在一些問題。尤其在材料保存過程中，由于我校需要每一位高中貧困生每年9月份都要上交《高中學(xué)生家庭經(jīng)濟困難情況調(diào)查表》、《高中階段學(xué)生家庭經(jīng)濟困難學(xué)生認定申請表》、低保低收入證明材料及本人身份證和家庭戶口本復(fù)印件等材料，這些存檔的材料重復(fù)率高，不僅給學(xué)校存檔帶來巨大負擔(dān)，也會浪費學(xué)校資源和空間。
3 探索我校貧困生檔案管理與利用新舉措
3.1 提高對高中貧困生檔案管理的認識
為使師生了解資助工作要求，學(xué)校應(yīng)注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。首先，我校針對貧困學(xué)生，開展了兩次專題資助會議，通過宣傳、咨詢，使學(xué)生全面了解可以獲得資助的條件及相關(guān)政策及流程，使學(xué)生能夠詳細了解我省對貧困學(xué)生資助政策有關(guān)情況、操作流程、提交材料及相關(guān)注意事項，使學(xué)生不會上交無用材料或是錯誤材料，從而極大的減輕檔案歸類整理壓力。
3.2 貧困生檔案應(yīng)客觀真實，采取動態(tài)的管理辦法
在全面開展貧困生檔案的建立之前，我校向全校學(xué)生公布建檔的要求及流程，并進行適當(dāng)?shù)男麄?，聆聽與收集學(xué)生的意見和建議，以達到公平、公正、公開的原則，增強學(xué)生的責(zé)任感和認同感，這樣不僅可以讓經(jīng)濟有困難的學(xué)生清晰地了解貧困生檔案的意義和建立流程，同時也可對整個貧困生檔案建立細則與制度進行完善和修正。
3.3 利用現(xiàn)代信息技術(shù)，推動貧困生檔案管理信息化
促進現(xiàn)代信息技術(shù)運用到貧困生檔案信息管理中，通過計算機網(wǎng)絡(luò)擴大檔案資源的利用范圍和深度廣度。加強對于軟件的開發(fā)和利用，建立一個既方便又能控制利用的檔案信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，使學(xué)校的局域網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相通，形成更大范圍的信息收集和利用，提高資源利用效率，讓檔案資料服務(wù)更多的人。
4 我校貧困生檔案管理與利用新舉措下的狀況
4.1 近年來我校檔案利用基本情況
從上表中可知我校檔案室2015至2016年圓滿完成了各項貧困生檔案接待利用工作，實現(xiàn)高效優(yōu)質(zhì)的接待利用服務(wù)。近兩年接待總量繼續(xù)保持增長態(tài)勢，相應(yīng)調(diào)卷數(shù)、復(fù)印打印頁數(shù)也大幅增長，其中接待達1347人次、利用檔案2222卷、復(fù)印打印1238頁。近兩年貧困生檔案利用提高體現(xiàn)了人們越來越認識到檔案的各種用途及優(yōu)勢，具體分為以下幾方面：
4.2 檔案利用量大，利用目的多樣
從表中可知貧困生檔案查閱人次均超百人，由于檔案具有科學(xué)公正真實的特點，所以建立起的檔案能夠被各種教學(xué)研究所利用，因此檔案利用量非?？捎^。首先貧困生檔案可以讓學(xué)校了解貧困生的基本情況、個性特征和心理健康狀況，從而采取有效手段幫助解決貧困生學(xué)習(xí)、生活及心理問題，也能讓各級政府和相關(guān)管理部門準確掌握經(jīng)濟困難學(xué)生家庭情況，更好的制定資助政策，提高資助政策的運行效率，讓最需要幫助的貧困家庭學(xué)生有效獲得資助。其次貧困生檔案可以用在貧困生升學(xué)中，為貧困生升學(xué)鋪平道路。
4.3 貧困生檔案在社會方面的利用
高中貧困生檔案可以為管理服務(wù)、為學(xué)術(shù)研究服務(wù)，其中心理健康檔案可以被心理研究人員用作分析研究素材。高校人員能夠通過貧困生檔案看到其中的吃苦耐勞的優(yōu)秀學(xué)生，有助于選拔優(yōu)秀學(xué)生，也有利于促進貧困學(xué)生得到更好的教育資源。教育管理和研究人員可以用來研究貧困生的教育與管理，促進我國教育事業(yè)的發(fā)展。
4.4 n案導(dǎo)向性作用強
檔案利用真實可靠。因為是通過科學(xué)規(guī)劃出的高中貧困生檔案建立流程，在定性標準、定量標準，及根據(jù)我市最低生活保障線及當(dāng)前社會的消費水平及物價水平科學(xué)界定我校貧困生的劃分標準線的情況下，使檔案真實可靠。我校老師能夠通過貧困生建檔，實時了解學(xué)生的基本情況、學(xué)生經(jīng)濟困難情況、貧困學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、品行及成長記錄及貧困生接受資助的文件、心理變化的測試表、學(xué)習(xí)成績表、品行進步的證明、各種獲獎的榮譽證書等觀察學(xué)生的這些變化，對教學(xué)研究具有深刻的指導(dǎo)作用。
4.5 新舉措下取得的成績
4.5.1我校立足自身實際，使資助工作初見成效。我校與上級資助部門和社會團體積極協(xié)調(diào)好作用關(guān)系，加強對助學(xué)金的保存和保管，?？顚Ｓ茫官Y金用對地方，用對人，用對方式，防止私人挪用和占用。通過拓寬思路利用各種形式籌措資助經(jīng)費，填補了各方面的開支，保證學(xué)校良好運轉(zhuǎn)，為學(xué)生提供了良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，也提高了學(xué)校的競爭力。
4.5.2我校進一步規(guī)范了學(xué)生資助工作檔案管理，極大的促進了學(xué)生資助工作檔案建設(shè)的效率和質(zhì)量。我校切實執(zhí)行我市制定的《學(xué)生資助檔案管理制度》，根據(jù)其中規(guī)定，明確內(nèi)容，責(zé)任到人。通過把新媒體技術(shù)與傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔相結(jié)合的形式正確地把有價值的不同形式和載體的歷史記錄分類歸檔，堅持資助檔案管理實事求是和集中統(tǒng)一原則，方便查閱和了解學(xué)生各方面情況。同時通過所有資助檔案都由專人負責(zé)收集、分類、裝訂、編號、保存等工作，加強了檔案的保密性和安全性，謹防遺失。
4.5.3我校將資助檔案管理納入了中學(xué)生資助考核項目，通過督促檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題及時整改；每學(xué)期召開一次資助人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)會或現(xiàn)場會，在明確學(xué)生資助工作檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，通過培訓(xùn)負責(zé)人業(yè)務(wù)以及通過現(xiàn)場學(xué)習(xí)不斷提高工作能力。同時通過開展貧困生咨詢和幫扶工作機制，極大的促進了老師對自己班級學(xué)生的了解和溝通，促進了班級團結(jié)友愛良好風(fēng)氣的形成。
5 結(jié)論
建立健全高中貧困生檔案的管理是高中資助工作順利開展的重要依據(jù)，是促進學(xué)校資助工作事半功倍的助推器，也是構(gòu)建和諧校園關(guān)系促進社會和諧穩(wěn)定的基本要求。
參考文獻
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[2]張蕊.高校困難學(xué)生資助體系的探索與實踐[J].科技信息，2008年第15期.
第9篇：檔案管理基本情況范文
【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理
學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動情況登記表；（6）對學(xué)生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理條例的各種文件；（8）實結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。
二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高?？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認證、出國留學(xué)等提供有效信息。
總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻】
[1]底紅艷．對高校教學(xué)檔案管理的幾點認識[J]．晉圖學(xué)刊，2002，（3）．
