檔案歸檔管理方案精選(九篇)

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第1篇：檔案歸檔管理方案范文

【關(guān)鍵詞】 房產(chǎn)檔案 規(guī)范化管理 服務(wù)質(zhì)量

1. 房產(chǎn)檔案的特點

1.1專業(yè)性

房產(chǎn)地檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)專業(yè)部門，是房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理中形成的歷史記錄，而房地產(chǎn)權(quán)屬登記治理是依法進行的，是其它任何部門都不能代替的工作，房地產(chǎn)權(quán)屬登記治理工作面廣量大，政策性強，形成的檔案材料專業(yè)性強，在內(nèi)容和形式上與一般公文有明顯的區(qū)別，在內(nèi)容上，反映了房地產(chǎn)權(quán)屬狀況和房地產(chǎn)位置和面積大小，文件名稱多采用房地產(chǎn)專業(yè)術(shù)語，在形式上，結(jié)構(gòu)規(guī)范，多為表格式，填寫式。

1.2動態(tài)性

房地產(chǎn)檔案形成后，房地產(chǎn)權(quán)屬和房地產(chǎn)情況并不是固定不變的，隨著產(chǎn)權(quán)人的變化，房屋的損壞折舊，城市建設(shè)的發(fā)展，房地產(chǎn)市場的買賣，交換，繼續(xù)，贈與等交易行為的發(fā)生使房地產(chǎn)所有權(quán)不斷發(fā)生變化，房屋的拆遷，翻建，滅失，土地分割與合并等房地變更不可避免。因而，房產(chǎn)檔案處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強的動態(tài)性，房產(chǎn)檔案作為房屋變化中的原始記錄，必須隨著房屋及房屋所有權(quán)人的變化而變化，房產(chǎn)檔案只有全面真實地反映房屋變化的全貌，才具有其利用的價值。

1.3城區(qū)壟斷性

房地產(chǎn)管理的基本原則是屬地管理，因此，房地產(chǎn)管理部門在進行房地產(chǎn)管理過程中處于對本地區(qū)對本地區(qū)房地產(chǎn)檔案的獨占和壟斷地位，如果開發(fā)利用工作不到位，將直接導(dǎo)致本地區(qū)房地產(chǎn)市場的混亂，產(chǎn)權(quán)管理的無序和房地產(chǎn)信息的匱乏。

2. 加強房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理應(yīng)采取的有效措施

2.1切實做好房產(chǎn)檔案的收集工作

收集工作是確保檔案完整齊全的關(guān)鍵。房產(chǎn)檔案來源分散，這就要求房產(chǎn)檔案管理部門切實做好房產(chǎn)檔案材料的收集工作。首先，要制定房產(chǎn)文件材料歸檔范圍及分類方案、各類房產(chǎn)檔案歸檔制度及各類專兼職檔案員的崗位目標責任制。其次，要選派業(yè)務(wù)能力強的工作人員深入相關(guān)部門進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)， 幫助收集整理房產(chǎn)資料，并協(xié)商有關(guān)房產(chǎn)檔案的移交問題。其三，嚴把質(zhì)量關(guān)。認真檢查檔案移交目錄、歸檔卷數(shù)及案卷質(zhì)量。對于房產(chǎn)地址不清、材料不全、字跡不規(guī)范的要求重新整理，以保證歸檔材料齊全完整、系統(tǒng)規(guī)范。

2.2認真做好房產(chǎn)檔案的整理工作

房產(chǎn)檔案的整理工作是將收集來的房產(chǎn)材料進一步條理化、系統(tǒng)化，進行分類、排列，形成有序體系的過程。首先，房產(chǎn)檔案管理部門必須對所收集的文件資料進行篩選整理，嚴格把關(guān)，并對重要的材料進行妥善保管。其次，房產(chǎn)檔案種類多，必須嚴格按檔案管理規(guī)則，對所收集的文件資料科學分類，合理排列，整齊裝訂。另外，為了把房屋狀況在房產(chǎn)檔案中更真實、更直觀地表現(xiàn)出來。房產(chǎn)檔案中最好附加房屋照片，與房產(chǎn)材料放在一起保存。

2.3加強房產(chǎn)檔案的動態(tài)管理

房屋產(chǎn)權(quán)檔案編目是房產(chǎn)檔案科學管理的重要步驟。編且是否科學，直接關(guān)系到檔案的科學管理和開發(fā)利用。為了適應(yīng)房產(chǎn)檔案動態(tài)管理的需要，首先應(yīng)解決的是房產(chǎn)檔案編目科學、管理動而不亂的問題，建設(shè)部明確指出“檔案排列應(yīng)以房屋坐落的地方為序”，這是有利于房產(chǎn)檔案動態(tài)管理的科學方法。因為在同一地號的產(chǎn)權(quán)檔案在不斷增加或減少的情況下。其變化后的檔案始終是依次排列在同一地號內(nèi)。但是各地也可根據(jù)實際情況進行科學編目管理?？砂凑战值?、辦事處、路、巷門牌號進行檢索，以檢索目錄的形式進行登記，如遇產(chǎn)權(quán)變更時，檔號不變，把變更的產(chǎn)權(quán)人寫在原產(chǎn)權(quán)人的后面或備注欄，與原始檔案存放在一起，并將封面上改為新產(chǎn)權(quán)人的姓名，使原始登記與變更登記合二為一。

2.4加強房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

選擇一個比較通用的且能熟練掌握的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，作為房產(chǎn)檔案信息化管理的軟件平臺，對錄入的數(shù)據(jù)進行合理的存儲、分析及運算。同時，要正確處理好檔案原件及檔案數(shù)據(jù)的關(guān)系。檔案原件作為房產(chǎn)檔案的原始資料有著不可替代的作用，它是檔案數(shù)據(jù)的來源及房產(chǎn)身份的唯一合法證明，不能因為計算機的普及應(yīng)用就忽視對原始檔案的管理。計算機的應(yīng)用只是為檔案的查閱利用提供一種方便快捷的手段。而不能最終替代原始檔案的地位。因此，筆者認為，加強房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，一要建立產(chǎn)權(quán)交易信息管理系統(tǒng)和內(nèi)部局域網(wǎng)，設(shè)有產(chǎn)權(quán)初始登記、變更登記、換證登記、抵押登記和交易管理等模塊， 徹底改變傳統(tǒng)的手工模式，實現(xiàn)由登記收件、初審、復(fù)審、繕證、發(fā)證、歸檔等各個工作環(huán)節(jié)的計算機網(wǎng)絡(luò)管理， 實現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息資源共享，同時設(shè)立抵押庫和查封庫。有效地避免重復(fù)抵押和查封房產(chǎn)的登記、交易、抵押等違法行為的發(fā)生。二要研發(fā)銀行抵押貸款風險防范系統(tǒng)。通過城市金融網(wǎng)，與市各級商業(yè)銀行局域網(wǎng)互聯(lián)，實現(xiàn)產(chǎn)權(quán)抵押數(shù)據(jù)共享。該系統(tǒng)的應(yīng)用不僅提高了銀行辦理抵押貸款業(yè)務(wù)的工作效率。提升了客戶的滿意度。還進一步加強了抵押貸款風險的防范，杜絕了各種騙貸行為的發(fā)生，同時也減輕了檔案工作人員的壓力，縮短了工作時間，提高了房產(chǎn)檔案利用工作質(zhì)量和效率。

2.5創(chuàng)新房產(chǎn)檔案的利用方式

逐步實現(xiàn)開發(fā)利用方式從被動到主動。形式從單一到多樣的轉(zhuǎn)變。房產(chǎn)檔案的開發(fā)利用不應(yīng)停留在為產(chǎn)權(quán)服務(wù)一個層面上。要突破“產(chǎn)權(quán)管理——房產(chǎn)檔案——產(chǎn)權(quán)管理”這一簡單的線狀輪回結(jié)構(gòu)，房產(chǎn)檔案信息應(yīng)從“產(chǎn)權(quán)管理——材料匯報——咨詢服務(wù)——政策依據(jù)——市場預(yù)測”等方面進行開發(fā)整合。以便更好地為房產(chǎn)管理提供依據(jù)。

2.6建立房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)模式

房產(chǎn)檔案的服務(wù)不單純是某一項的服務(wù)，而應(yīng)是所有信息的全部披露．是一種全方位、多元化的服務(wù)模式。房產(chǎn)檔案網(wǎng)站是實現(xiàn)多元化服務(wù)的有效手段。房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)是將檔案信息及其相關(guān)資料數(shù)字化、圖像化，通過互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)過相應(yīng)的身份確認查看信息。一方面，可將房產(chǎn)檔案中的建筑面積、房屋坐落、平面圖等公布在網(wǎng)上， 對于有條件利用資料的各級用戶可根據(jù)自身的用戶級別查詢相關(guān)的房產(chǎn)檔案；另一方面，利用者也可將自身的相關(guān)問題留在網(wǎng)頁上。檔案管理人員可及時了解使用者的需求，解答問題，實現(xiàn)管理者與使用者的互動互惠。

結(jié)束語

總之，城市房產(chǎn)檔案是城市房地產(chǎn)業(yè)務(wù)活動的真實記錄，是城市面貌和發(fā)展的歷史見證，是研究城市的發(fā)展歷史、研究房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展歷史及其規(guī)律的重要參考依據(jù)。因此，重視房產(chǎn)檔案工作的管理和發(fā)展，不只是房產(chǎn)管理部門的重要工作，而且是現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)中應(yīng)有內(nèi)容。在檔案管理工作中，不僅要真實地記錄和留取材料，保證檔案的真實性和可靠性，還要積極地開發(fā)和利用檔案資源，為改革、發(fā)展提供必要且優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻：

[1]柳葉.《房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理方式與目標》.檔案管理技術(shù).2010.9.

第2篇：檔案歸檔管理方案范文

[關(guān)鍵詞]房地產(chǎn)；企業(yè)工程；檔案管理

中華人民共和國原建設(shè)部的《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》從2002年5月1日起施行，其編號為GB／T50328－2001。近幾年，我在檔案整理過程中，依據(jù)檔案法律法規(guī)，重點對房地產(chǎn)企業(yè)的工程類文件檔案的管理歸檔工作進行了一些探索和研究。

一、房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的內(nèi)涵、管理現(xiàn)狀和存在風險

（一）房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的內(nèi)涵

指與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，并依據(jù)國家對建設(shè)工程歸檔的一系列要求，歸檔形成的實體檔案。

（二）當前房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的管理現(xiàn)狀

沒有專門的檔案進行專業(yè)化的管理。出現(xiàn)此類問題一是大部分房地產(chǎn)企業(yè)的管理層或決策者對檔案不夠重視。為了節(jié)約成本，都是讓工程內(nèi)業(yè)崗位或行政人員兼任。二是檔案學專業(yè)的畢業(yè)生從事私營（民營）企業(yè)檔案管理工作的非常少。一些大學檔案專業(yè)的學生在大三左右就已經(jīng)基本上被國有大中型企業(yè)相中了，所以真正進入人才市場進行流通的檔案學人才就微乎其微了。檔案實體管理混亂,查找利用率低。大部分房地產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)生的大量檔案沒有進行鑒定、分類、歸檔、組卷、編目，沒有形成整套的檔案管理流程，都是堆放或亂放。沒有編制檔案檢索目錄或借助于管理載體(專業(yè)的檔案管理軟件)，導(dǎo)致檔案的查找率非常低，存在查找麻煩，利用困難的問題。檔案載體的信息化建設(shè)還有待提高。當前,大部分房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理還停留在“一個盒子、一個柜子、一把鎖子、一個房子”的階段，即用案卷盒裝好，放在文件柜中，然后放在辦公室內(nèi)鎖起來，檔案載體的信息化建設(shè)還有待提高，同時也是一個很漫長的過程。檔案管理的經(jīng)費得不到保障，檔案管理工作沒有列入年度工作計劃當中。在企業(yè)的運營中，老板可以為聚一次餐或請一次客花去上萬元的經(jīng)費，但是對于檔案管理的經(jīng)費（購買檔案軟件、改善硬件設(shè)施、人員在職培訓等）卻是一省再省，一壓再壓，總是以經(jīng)費緊張或沒有預(yù)算等借口，減少檔案管理經(jīng)費，有的甚至在年度的工作計劃和經(jīng)費開支中就根本沒有檔案業(yè)務(wù)費用這一欄，導(dǎo)致大部分企業(yè)的檔案管理工作一直處于很低的水平，發(fā)揮不了所存檔案的作用。

（三）當前房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀存在的風險

檔案信息的不安全性。沒有一個系統(tǒng)的檔案管理框架、沒有一個檔案專業(yè)人員、沒有一個檔案管理的整體思路，那么在檔案的保管過程中出現(xiàn)信息失泄密就不可避免；同時，一些關(guān)乎企業(yè)生死存亡的重要檔案信息也是岌岌可危。在法律糾紛中走麥城。法律一直是講究以事實說話，以證據(jù)定論的。由于我們在日常的企業(yè)經(jīng)營中沒有認識到檔案的作用，那么在關(guān)鍵時刻也只能是無據(jù)可爭，敗走麥城了，這方面的實例真是舉不勝舉。在遭遇重大自然災(zāi)害時，檔案資料損毀不可避免。中國是世界上自然災(zāi)害頻發(fā)的國家之一，如何在重大或特大的自然災(zāi)害過程中更好地搶救和保護檔案信息載體，維護檔案信息的安全性和完整性，是每個企業(yè)管理者都應(yīng)該考慮的問題。此次5.12大地震,其檔案資料的損失是毀滅性的，也是無法用金錢來衡量的。

二、房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案管理要點

（一）工程類檔案的歸檔范圍

根據(jù)GB／T50328－2001《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》和各地區(qū)關(guān)于建設(shè)工程檔案的整理規(guī)范,其歸檔范圍如下:綜合性文件。包括項目建議書批復(fù)及項目建議書(立項報告)、建設(shè)用地系列材料、征地拆遷安置、用地申請報告、國有土地使用權(quán)出讓合同等有關(guān)協(xié)議、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報告等等。土建、安裝質(zhì)量保證資料。包括開工報告、竣工工程申請驗收報告、鋼材質(zhì)量證明單、單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄、主體結(jié)構(gòu)分部工程質(zhì)量驗收報告、安裝材料、設(shè)備合格證、試驗單匯總表等等。土建工程竣工文字材料。包括圖紙會審記錄、工程定位測量資料、地基處理記錄、鋼材、水泥等材料的出廠證明文件及檢測報告、土壤各種試驗報告、商品混凝土出廠合格證、隱蔽工程檢查記錄等等。給排水、電氣（強、弱電）、消防、通風、空調(diào)、電梯、裝修（裝飾、幕墻）工程文字材料。包括開工報告、竣工工程申請驗收報告、設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、各專業(yè)隱蔽工程檢查記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等等?？⒐D。包括綜合圖(建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等平面布置)、各專業(yè)（建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣[強、弱電]、消防、通風、裝修[裝飾、幕墻]）竣工圖。建設(shè)工程聲像檔案。包括照片、電子文檔、光盤等特殊載體的檔案資料。

（二）工程類檔案的歸檔質(zhì)量要求

一是歸檔的工程檔案應(yīng)為原件；二是工程檔案的內(nèi)容及其濃度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程；三是工程檔案的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合；四是工程檔案應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；五是工程檔案的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復(fù)印件；六是工程檔案中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mmX210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。七是工程檔案應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。八是所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。

（三）工程檔案整理中的重點環(huán)節(jié)

重點環(huán)節(jié)為工程圖紙的疊存，其具體疊法依據(jù)GB10609.3-89的《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》進行，統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。

（四）工程檔案的立卷原則、方法及遵循要求

一是立卷原則。應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。二是立卷方法。工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分。工程準備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷。監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷?？⒐D可按單位工程、專業(yè)等組卷?？⒐を炇瘴募磫挝还こ?、專業(yè)等組卷。

（五）立卷過程中宜遵循的要求

案卷不宜過厚，一般不超過40mm；案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。卷內(nèi)檔案的排列順序：文字材料按事項、專業(yè)順序排列；同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列；圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列；既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

（六）案卷編目的要求

編目的要求為:每卷單獨編號,依流水號，不得有重號、空號等情況出現(xiàn)。

三、工程類檔案分析

檔案分析，有點類似于檔案統(tǒng)計和檔案年報工作,是對所屬檔案整體情況的一個分析。

（一）檔案分析的作用

就是通過對所存檔案進行系統(tǒng)分析，掌握檔案數(shù)質(zhì)量情況（館藏情況、利用情況等），為決策者和利用者提供第一手的資料。對于建設(shè)工程類來講，檔案分析工作尤為重要。它可以全面了解一項工程運營的全部情況，通過比對，規(guī)避項目中重復(fù)出現(xiàn)的一些問題，更好地節(jié)約開支，優(yōu)化工作進程。

（二）檔案分析的種類

一是文字式。主要以文字總結(jié)的形式對所屬檔案的數(shù)質(zhì)量情況進行全面總結(jié)分析。如：檔案情況匯報提綱、檔案利用情況匯總等等。二是列表式。主要以列表的形式全面直觀地表述所屬檔案的數(shù)質(zhì)量情況。如：檔案情況分析表等。三是文字——列表式。將以上兩種方式合為一起，既有文字又有列表，詳細、直觀、全面、系統(tǒng)。

四、結(jié)語

第3篇：檔案歸檔管理方案范文

【關(guān)鍵詞】電子學籍檔案管理；管理風險；優(yōu)點；缺陷；規(guī)避措施

一、學校學生電子學籍檔案管理的優(yōu)點

首先，傳統(tǒng)的學籍檔案管理模式是完全依靠人力，學籍檔案管理人員要負責學籍檔案的抄寫、分類、統(tǒng)計、存儲等，而這些環(huán)節(jié)的任何一個都需要耗費大量的人力物力，最終導(dǎo)致學籍檔案管理工作資金投入高但工作效率又十分低下。同時，人力的有限和管理人員的主觀性等因素，也容易導(dǎo)致學籍檔案管理工作出現(xiàn)紕漏，稍有不慎就會給工作造成巨大的損失。而采用電子學籍檔案管理模式就可以規(guī)避這些問題。電子學籍檔案管理模式是通過采用現(xiàn)代化信息技術(shù)快速而又高效地完成學籍檔案的收集、分類、存儲、統(tǒng)計以及查閱等環(huán)節(jié)，從而實現(xiàn)學籍檔案管理全程的自動化，這相對于傳統(tǒng)的學籍檔案管理模式具有不可比擬的優(yōu)越性。其次，電子學籍檔案管理是通過文檔的形式來對學生學籍檔案進行存儲。當前學校學籍檔案存儲方式主要是DVD光碟、硬盤、閃存U盤等科技產(chǎn)品，這些存儲器不僅存儲量大、存儲時間長，而且穩(wěn)定性高、受外界環(huán)境影響小，只要存儲器沒有受到損害，其文檔的存儲期遠遠超過紙質(zhì)學籍檔案的存儲。因為紙質(zhì)學籍檔案在存儲過程中容易受到蟲害、潮濕等自然環(huán)境的影響，同時也容易被人為地損害，而電子學籍檔案就能很好地規(guī)避這些問題。最后，電子學籍檔案管理模式可以通過加密、授權(quán)限制等各種科學手段來保證學籍檔案的安全性，而這些是紙質(zhì)學籍檔案無法做到的。所以，電子學籍檔案在方便學校學生及管理人員檢索和查詢學籍檔案的同時也可以通過信息技術(shù)的利用來為學生的學籍檔案管理增加安全系數(shù)，防止學生學籍檔案信息被惡意篡改，給學生和學籍檔案管理工作造成損失。

二、當前學校電子學籍檔案管理模式存在的缺陷

隨著學校學生數(shù)量越來越龐大，就業(yè)競爭越來越激烈，以及社會文化的多元化，越來越多的學校對學生學籍檔案管理更加重視，在這個過程中電子學籍檔案管理發(fā)揮著非常重要的作用。但是根據(jù)具體情況來看，電子學籍檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張學籍檔案相比，具有更大的風險性。電子學籍檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全因素的影響。電子學籍檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子學籍檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導(dǎo)致學生的數(shù)據(jù)錯誤或被盜，所以，在使用電子學籍檔案時一定要注意信息的準確性及安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

三、學生電子學籍檔案管理風險的規(guī)避措施

首先，針對于學生電子學籍檔案存儲的不安全性，管理人員應(yīng)該采取相應(yīng)的措施來提高存儲設(shè)備的安全系數(shù)，防止文件的丟失和惡意盜取。而為了達到這一目的，管理人員可以通過實現(xiàn)學籍檔案存儲設(shè)備的專機專用來保護相關(guān)文件數(shù)據(jù)不被損害。同時，管理人員應(yīng)該定期對電子學籍檔案的存儲設(shè)備進行更新升級以及對電腦系統(tǒng)存在的漏洞進行定期修復(fù)，以此來提高電子學籍檔案管理的安全性。而針對電子學籍檔案存儲數(shù)據(jù)的不完整性和存儲設(shè)備壽命的有限性等問題，管理人員可以通過規(guī)范自己的操作、增強自身的職業(yè)道德素質(zhì)來杜絕因人為因素造成的損失。同時可以通過對重要學籍檔案進行備份來減少因數(shù)據(jù)丟失或損壞造成的種種損失。而為了盡可能地延長存儲設(shè)備的使用壽命，管理人員可以通過存儲設(shè)備的更新?lián)Q代以及對其使用后進行及時修復(fù)等措施來實現(xiàn)。

其次，管理人員可以利用計算機高端技術(shù)來有效地規(guī)避電子學籍檔案管理過程中存在的種種風險。學校學籍管理部門主要是管理學生的學籍檔案，所以，技術(shù)人員可以利用信息技術(shù)對學生的信息系統(tǒng)采取加密處理，而這種加密手段也要突破先前的單一加密方式，采用公開加密和嚴格加密的雙加密模式，公開加密用于學籍文件的發(fā)送，而嚴格加密才用于學籍內(nèi)容的接收，這樣就可以保證電子學籍檔案內(nèi)容的高度安全，維護學生的利益。除此之外，技術(shù)人員還可以對學生電子學籍檔案系統(tǒng)設(shè)定身份驗證，以此來控制學生電子學籍檔案的訪問權(quán)限。這也是規(guī)避風險的措施之一。

最后，管理人員應(yīng)該加強學校學生學籍管理系統(tǒng)的構(gòu)建，以此來降低電子學籍檔案管理過程中存在的風險。電子學籍檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該采用目前流行的客戶機服務(wù)器和Web服務(wù)器等方式來優(yōu)化系統(tǒng)的構(gòu)建，以此保證系統(tǒng)的實用性、穩(wěn)定性和可兼容性，同時通過設(shè)立高效的通信機制彩曾強系統(tǒng)的安全險，只有這樣，才能從系統(tǒng)本身優(yōu)化電子學籍檔案的管理。除此之外，以防萬一，學校還應(yīng)該實行學生電子學籍檔案與紙質(zhì)學籍檔案并行的“雙軌制”，以便彌補電子學籍檔案管理的不足。

第4篇：檔案歸檔管理方案范文

關(guān)鍵詞：AHP方法；科技檔案；價值評價

中圖分類號： G270.7 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2017）06-31-2

1 規(guī)范管理下使用AHP法評價科技檔案前提要素

1.1 AHP方法概念

ANP法的中文含義為層次分析法，該方法作為一種決策思維方式，在運用時，能夠?qū)?fù)雜的問題得到分解，使其形成各種組成因素，然后再對這些因素按照支配關(guān)系實施分組，形成遞階層次，并采取兩兩對比的措施，完成各類因素重要性的排序工作。該方法是人們決策思維特征的一種有效展示。同時，該方法還是一種定量與定性分析并存的方法，其可以在決策當中，把定量與定性的因素結(jié)合起來，采取既定辦法實施處理。從而對原先定量問題存在的局限，做到了有效改觀。

原先，很多檔案工作者，均是采取定性分析辦法，完成檔案價值評定工作，其中也包含對科技檔案價值的評價。關(guān)于定量分析的措施，開展不多。然而，現(xiàn)如今，科技檔案工作發(fā)展越來越快，進而使得越來越多的科技檔案工作人員，開始采取量化措施，來對科技檔案價值進行分析，并將一些數(shù)學研究的辦法，納入到科技檔案價值評價當中。

1.2 AHP方法應(yīng)用時所需注意的問題

①先需要完成定性分析。定性分析在實施時，是根據(jù)過往經(jīng)驗來做出判斷，該方法在以往科技檔案價值評價中，有著諸多應(yīng)用。然而，受到成套性影響，在對科技檔案價值實施分析時，通常也會根據(jù)套路作為基礎(chǔ)，并根據(jù)保管期限表位依據(jù)，來對科技檔案內(nèi)容作出直接審閱，從而對科技價值做出逐步分析。AHP法作為定性與定量結(jié)合的評價方法，該方法在使用過程中，不管是層次結(jié)構(gòu)的設(shè)計，還是判斷矩陣的構(gòu)造，人為因素，都會對結(jié)構(gòu)造成較多影響。②定性分析需對定量分析做到結(jié)合。利用AHP法來對科技檔案價值實施評價，是建立在研究之上，來對科技檔案價值評價體系的構(gòu)建做出分析。例如，遞階層次結(jié)構(gòu)模型、矩陣模型如何建立，各個因素的相對重要度如何確定？這些都是要求檔案管理人員，在工作當中，對科技檔案價值評價本質(zhì)、涉及到的相關(guān)要素、評價體系中包含的要素做到充分了解，并能夠?qū)Ω黝愱P(guān)系做到充分掌握。不然，若是僅依靠自己經(jīng)驗及想法來構(gòu)架價值評價體系，則還是停留在定性分析階段。之所以使用定量分析，便是為了能夠?qū)n案價值做出真實反饋。作為信息分析的常見方法，對于定性分析來說，其是對分析對象類型與性質(zhì)做出分析；而對于定量分析來說，則是對分析對象規(guī)模、程度等一系列數(shù)值關(guān)系作出分析。通常，定性分析當中涉及到的描述性分析較多，哪怕是十分深刻的分析，也只是對對象本質(zhì)的高度概括，事物量難以得到呈現(xiàn)出來。然而，對于科學來說，若是沒有定量成分，則無法獲取進一步發(fā)展，對實踐過程也難以做到普遍應(yīng)用，僅能夠借助以往觀念進行指導(dǎo)。

2 科技檔案價值評價體系構(gòu)建過程

2.1 科技檔案的價值表征

只有對科技檔案價值表征做出有效確定的基礎(chǔ)上，方可完成價值評價體系的構(gòu)建，進而實現(xiàn)對科技檔案價值做到有效判定。一般來說，科技檔案價值表征在本文中，提到了兩大方面。分別為現(xiàn)實利用與綜合狀況。下面對其進行分析。

2.1.1 現(xiàn)實利用

作為科技檔案價值的基礎(chǔ)內(nèi)容，現(xiàn)實利用包含了五個方面，分別為科學研究、經(jīng)濟活動、科技決策、科技人員考核及科技成果甄別等方面。這些內(nèi)容構(gòu)建在一起，能對科技檔案現(xiàn)實利用情況做出直觀反饋。

2.1.2 綜合狀況

作為科技檔案價值的組成部分，綜合狀況共計分為兩個方面，分別為文物收藏及編史。這兩項內(nèi)容，是對科技檔案綜合狀況做出直觀反饋。

2.2 遞階層次結(jié)構(gòu)模型的建立

基于上述提到的科技檔案價值表征，筆者嘗試完成科技檔案價值評價體系的構(gòu)建工作，具體內(nèi)容如表1所示。

針對上文，筆者完成科技檔案價值評價體系的構(gòu)建工作，并在定量、定性分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合兩兩比較結(jié)果，把主觀價值判斷項目，采取數(shù)量方式確定下來，同時將檔案所涉及到的復(fù)雜問題實施簡化，使其形成對應(yīng)指標，賦予其重要性權(quán)重值，來對科技檔案價值實施定量評價。

2.3 兩兩比較判斷矩陣的構(gòu)造

對準則層內(nèi)的因素Bk（k=1，2），對目標層起到的影響進行比較，能夠使其在目標層內(nèi)的比重得到確定下來。對準則層內(nèi)的因素Ck（k=1，2，3，4，5），對準則層內(nèi)的B1起到的影響進行比較，能夠使其在準則層內(nèi)占據(jù)的比重得到確定下來。對子準則層內(nèi)的因素Dk（k=1，2），對準則層內(nèi)的因素B2起到的影響進行比較，能夠使其在準則層內(nèi)占據(jù)的比值得到確定下來。下面，以子準則層內(nèi)的因素Ck（k=1，2，3，4，5）比例為案例，取得兩個元素ci與cj，采用bij代表ci與cj 對準則層相對重要程度的賦值。借助兩兩比較所用到的1-9碩確ǎ便可以得出比較矩陣B。同樣的操作，便可以得出比較矩陣A與比較矩陣C。

3 科技檔案價值評價體系應(yīng)用時應(yīng)注意事項

3.1 需對科技文件技術(shù)水平做出考慮

由上述計算結(jié)果可以得出，B層當中，科技水平具備的權(quán)重值最大。所以，在對科技檔案價值進行評價時，需對科技水平做到優(yōu)先考慮。則也是對技術(shù)原則的遵從。作為科技檔案利用的核心，技術(shù)水平能夠?qū)π枨笃毡樾宰龀鲇行Х答?，因此，技術(shù)水平應(yīng)當是對檔案價值實施判定的一項重要因素。

3.2 需對投入產(chǎn)出與綜合情況做出考慮

不管是科技檔案投入產(chǎn)出，還是綜合情況，均需對檔案利用做出考慮。分別來說，投入產(chǎn)出是對檔案本身效益與成本問題有所針對，綜合情況是從檔案利用情況進行分析的，也這是對科技檔案效用原則的遵從。檔案存在的意義，是給社會提供服務(wù)。所以，對科技檔案價值做出考慮時，應(yīng)當對效用原則做出考慮，并對實際規(guī)律做到有效把握。

3.3 需對其他因素做到充分考慮

科技檔案價值評價過程較為復(fù)雜，若是采取AHP法完成檔案價值評價體系構(gòu)建，則需要科技檔案管理人員在遞階層次結(jié)構(gòu)模型、矩陣模型以及各個因素相對重要度確立時，做到對問題分析、涉及因素及檔案價值評價體系當中的各個因素之間的關(guān)系，做到有效掌握。因此，在對科技檔案的價值實施定性、定量時，還要充分結(jié)合科技檔案工作人員現(xiàn)實工作開展中獲取的經(jīng)驗，充分考慮其它因素的出現(xiàn)，同時借助統(tǒng)計學等相關(guān)措施，來對科技檔案價值評價問題做出有效分析與解答。

4 總結(jié)

科技檔案價值評價相對來說較為復(fù)雜，所涉及到的因素相對較多。若是在價值評價中，采用AHP方法來完成價值評價體系的構(gòu)建、矩陣模型構(gòu)建，對各個因素實施分層，并實施相對重要性分析，便能夠?qū)萍紮n案價值做到定量、定性分析，來對科技檔案價值評價中所涉及到的難題，做到有效解答。

參 考 文 獻

[1] 楊麗敏.淺談科技檔案實體管理與現(xiàn)代化檔案信息技術(shù)融合[J].中國管理信息化，2016（16）.

第5篇：檔案歸檔管理方案范文

延長油礦是中國四個具有獨立勘探開采石油天然氣資質(zhì)的單位之一，具有悠久的歷史。中國陸上第一口油井于1905年在延長縣七里村完鉆，距今已有106年。檔案部門主要負責油田各類檔案資料的接收、征集、整理、立卷、歸檔工作。由于油田歷史悠久，所以各類檔案資料較為繁多，檔案工作量較大。

檔案部門從1985年成立至今，共形成和保管文書類、科技類、會計類、基建類、設(shè)備類、專門類等檔案3萬余卷。自2000年起用西安創(chuàng)怡科技有限責任公司與檔案事業(yè)部聯(lián)合研發(fā)的《世紀科怡》檔案管理軟件。

自2001年以來局域網(wǎng)的建成和OA系統(tǒng)的開發(fā)使用，逐步形成積累了一批電子文件。對于電子文件如何收集歸檔？歸檔后如何管理？如何保證電子檔案的原始性、真實性、完整性？如何開發(fā)利用？如何在紙質(zhì)實體文件和電子文件并列運行的過渡時期內(nèi)進行綜合管理？等等都迫切需要我們提出科學、合理的意見和辦法。

二、檔案管理軟件實施情況

目前檔案管理軟件能實現(xiàn)電子文檔一體化管理，由7個功能模塊構(gòu)成，即文件接收、歸檔管理、檔案管理、檔案利用、檢索終端、利用終端、系統(tǒng)維護等。

1、文件接收

（1）電子文件接收――提供對本單位辦公自動化系統(tǒng)中產(chǎn)生的歸檔電子文件的接收；

（2）非電子文件接收――提供其他單位來文的紙質(zhì)文件及本單位產(chǎn)生的紙質(zhì)文件的接收；

（3）老檔案的接收――提供檔案室以前年度產(chǎn)生的未進入計算機管理系統(tǒng)的老檔案的錄入及接收功能。

2、文件歸檔組卷（件）

歸檔方案設(shè)置：

（1）歸檔方案表――根據(jù)本檔案館藏檔案的結(jié)構(gòu)建立無卷歸檔的方案；

（2）合并同類――提供系統(tǒng)自動組合卷（件）功能；

（3）自動歸檔――根據(jù)分類方案自動提供對歸檔文件歸檔時，賦文件檔號、轉(zhuǎn)庫功能；

（4）臨時歸檔――提供對歸檔文件的隨時接收、隨時歸檔、賦文件檔號、轉(zhuǎn)庫功能。

3、檔案管理

（1）檔案檢索

綜合檢索――提供檔案庫全部著錄項目的邏輯組合檢索；分類檢索――提供實體分類中各分類字段的分類查錄、自動排序檢索功能；清晰檢索――提供檔案庫著錄項目中各字段則清晰檢索。簡易檢索――按檢索者日常習慣簡單點擊就能進行查找檢索。

（2）檔案鑒定

保管期限表――根據(jù)國家規(guī)定的檔案保管期限表設(shè)定每卷（件）檔案的保管期限。

（3）檔案退庫：在已歸檔庫內(nèi)對不符合要求的檔案，作退庫處理，或轉(zhuǎn)檔案處理庫重新處理，符合要求后再入庫。

（4）檔案接收進庫

歸檔檔案接收―接收每年度的新檔案并轉(zhuǎn)入進庫；各檔案的接收一接收以前年度老檔案并轉(zhuǎn)入總進庫；備份檔案的接收―接收從備份庫轉(zhuǎn)入進庫的檔案。

（5）檔案的統(tǒng)計

保管期限統(tǒng)計――統(tǒng)計不同保管期限檔案的數(shù)量；文件類型的統(tǒng)計――分別統(tǒng)計不同分類檔案的數(shù)量；組織機構(gòu)檔案統(tǒng)計――分別統(tǒng)計各處室每年形成檔案的數(shù)量；歸檔年份統(tǒng)計――分別統(tǒng)計不同年度的檔案數(shù)量。

（6）檔案編目

按保管期限編目；按信息類型編目；按各種專題編目。

4、檔案利用

（1）檔案登記

（2）檔案借閱管理

（3）借閱檔案管理

（4）檔案利用統(tǒng)計

5、系統(tǒng)維護

（1）系統(tǒng)設(shè)置表管理――系統(tǒng)全部數(shù)據(jù)庫的用戶管理模式；

（2）系統(tǒng)用戶管理――系統(tǒng)用戶的建立、修改、刪除及用戶權(quán)限的設(shè)定；

（3）系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份――提供系統(tǒng)全部數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)。

三、探索與思考

1、首先一定要真正做到無紙化辦公、網(wǎng)絡(luò)上辦公，讓自動化各流轉(zhuǎn)系統(tǒng)真正運轉(zhuǎn)，這樣才能實現(xiàn)電子文件的真實性。我們要以建立數(shù)字化油田為契機，從設(shè)備、人員培訓到工作制度、思想意識等各個方面向這個目標不斷努力和靠攏，這樣就一定能實現(xiàn)檔案工作一體化管理。

第6篇：檔案歸檔管理方案范文

一、工作目標

2021年2月28日前，全鎮(zhèn)完成精準扶貧檔案收集、整理、歸檔、數(shù)字化處理及移交工作，建立精準扶貧檔案管理機制，實現(xiàn)精準扶貧檔案規(guī)范化管理，全面真實記錄脫貧攻堅工作歷程、成果體現(xiàn)。

二、工作內(nèi)容及標準

（一）工作內(nèi)容

脫貧攻堅以來，在開展各項工作過程中，形成的對國家、社會有保存價值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄。鎮(zhèn)、村在對精準扶貧檔案進行規(guī)范化管理基礎(chǔ)上，同步進行數(shù)字化處理，實行“雙套制”管理（雙套裝是指移交進館檔案紙質(zhì)檔案和數(shù)字化處理的電子檔案同時移交）。

（二）基本原則

規(guī)范管理、分級負責、刪繁去重。

（三）工作標準

1.整理標準

（1）文書檔案統(tǒng)一按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/TA22-2015）進行整理。整理步驟包括組件、修整、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒和排架。

（2）項目檔案按《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822）、《省扶貧開發(fā)項目檔案管理細則》進行整理，國家重大建設(shè)項目檔案應(yīng)符合《建設(shè)項目檔案規(guī)范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建設(shè)項目按照相關(guān)行業(yè)規(guī)定進行整理。項目規(guī)模較小的，可以簡化整理，根據(jù)具體情況只能一卷或數(shù)卷。

（3）資金檔案按《會計檔案管理辦法》進行整理。

（4）照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）進行整理。

（5）音像檔案按照《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78-2019）進行整理。

（6）電子檔案按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進行整理。

2.數(shù)字化標準

精準扶貧檔案數(shù)字化標準嚴格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT31-2017)執(zhí)行，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進行關(guān)聯(lián)，并完全匹配，方便查閱利用。

3.檔案裝具

按需到區(qū)檔案館統(tǒng)一領(lǐng)取符合規(guī)范的檔案裝具。

三、工作步驟

（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《攔江鎮(zhèn)精準扶貧檔案建設(shè)工作方案》并送區(qū)脫貧辦備案。

（二）規(guī)范整理。2021年2月28日前，鎮(zhèn)、村完成2014—2020年精準扶貧檔案收集和規(guī)范整理工作，并同步完成精準扶貧檔案的數(shù)字化處理工作。

（三）分級驗收。一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)初驗，在2021年3月10日前完成27個行政村精準扶貧紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗收工作，并向區(qū)脫貧辦報告完成情況；二是區(qū)級抽驗，由區(qū)脫貧辦牽頭，組織區(qū)檔案局、區(qū)檔案館、區(qū)扶貧開發(fā)局在2021年3月31日前完成紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗收工作；三是根據(jù)抽驗情況開展整改提升。

（四）歸檔裝訂。精準扶貧檔案歸檔裝訂待數(shù)字化處理后啟動，于3月底前完成歸檔裝訂。

（五）及時移交。在2021年4月底前，按國家有關(guān)規(guī)定，將精準扶貧檔案移交至區(qū)檔案館。

四、工作要求

（一）高度重視，明確職責。主要領(lǐng)導(dǎo)親自部署，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，掛片領(lǐng)導(dǎo)督促落實，確保歸檔工作專人專責。貧困村第一書記為第一責任人，駐村工作隊全程參與，及時查漏補缺。

第7篇：檔案歸檔管理方案范文

關(guān)鍵詞:電子檔案;檔案管理;紙質(zhì)檔案

一、電子檔案及其特點

檔案工作向電子化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展,這是一個劃時代的變化。它帶給我們的不僅是一種挑戰(zhàn),也是一次提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案信息效用的機遇。電子檔案是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募Ｋc紙質(zhì)檔案有很大的不同,產(chǎn)生了巨大的變化。

1.電子檔案呈數(shù)字化信息形態(tài)

在計算機內(nèi)部,無論是生成、存儲還是傳輸?shù)忍幚?電子檔案均是以數(shù)字編碼的形式存在?，F(xiàn)在一個檔案館的全部紙質(zhì)檔案在電子時代變成了一張小小的光盤。從一張紙幾百個字到一張光盤3.4億字,變化是驚人的。

2.電子檔案信息的獨立性

紙質(zhì)檔案的內(nèi)容與載體是不可分離的整體。電子檔案則不同,其內(nèi)容存儲的位置不固定,甚至可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體,其內(nèi)容信息卻不發(fā)生變化,還可通過網(wǎng)絡(luò)脫離原載體進行傳輸。

二、電子檔案的管理原則

為了確保電子檔案的質(zhì)量,實現(xiàn)信息化戰(zhàn)略的既定目標,電子檔案的管理工作必須遵循一定的原則。

1.規(guī)范性原則

規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則,也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規(guī)范性原則的要求是:所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標準進行,并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此,對上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認可的規(guī)范與標準。這樣做,不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費,提高信息存儲傳輸?shù)男?而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。

2.效率原則

檔案信息的電子化工作面廣量大,耗時耗財,必須十分講究工作的效率與效益。首先,應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案,包括最優(yōu)化的工作流程、最合理的技術(shù)模式(信息存儲格式、信息組織模式)和最適宜、先進、高效、經(jīng)濟的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定,是整個電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵;而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng),則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統(tǒng)的建設(shè)配置可能需要較大的投入,但它具有一次性投入而長期受益的特點。構(gòu)建良好的檔案信息電子化加工系統(tǒng),將極大地提高檔案信息電子化加工的速度,加快電子化的發(fā)展進程。

三、電子文件的歸檔

電子文件以共新穎性及與傳統(tǒng)管理方法和手段的不一致性,給檔案工作帶來管理方法上的根本性改變。電子文件與紙質(zhì)文件有著本質(zhì)不同的歸檔方式和特殊歸檔現(xiàn)象。

1.歸檔要求

歸檔電子文件的質(zhì)量關(guān)系到以后電子文件的保管與利用,因此檔案部門應(yīng)采取措施,保證電子文件歸檔的質(zhì)量要求。

2.歸檔范圍

由于電子文件產(chǎn)生與利用的環(huán)境的特殊性,其歸檔范圍與其它介質(zhì)檔案相比有不同的特點。電子文件歸檔范圍不僅包括文件本身,而且對產(chǎn)生電子文件的支持文件、數(shù)據(jù)文件及其它有關(guān)文件一并歸檔。

3.歸檔時間

電子文件亦需要文件形成部門經(jīng)過一段時間的積累并加以鑒定和整理,因此電子文件的歸檔時間可與紙質(zhì)文件相同,即管理文件在次年年初歸檔,技術(shù)文件在項目完成后歸檔。

4.電子檔案管理體系

電子檔案作為檔案管理的一種重要形式,應(yīng)納入我國現(xiàn)行的檔案管理體系,由檔案部門集中管理。對于電子檔案進行管理的初期需要注意下列問題。

五、電子檔案的優(yōu)點

1.操作方便

形成檔案之前的電子文件,其增、刪、改都很方便,而且改后不留任何痕跡,保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案/具有高度的標準性,使之對電子檔案的檢索更架方便。

2.復(fù)制時不容易丟失信息

紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝時經(jīng)常會出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題,而電子檔案的復(fù)制,由于電子化的信息處理,幾乎不存在這些問題。所以復(fù)制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別等。

參考文獻:

第8篇：檔案歸檔管理方案范文

一．領(lǐng)導(dǎo)的重視與大力支持，保證了檔案工作的順利開展。

自從教育中心成立以來，原單位的職能擴大，職能處室增多，需要歸檔的材料猛增。中心領(lǐng)導(dǎo)及時調(diào)配人員，成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機構(gòu)。并積極鼓勵、支持檔案人員參加區(qū)檔案局組織的各項專業(yè)培訓。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓且取得了上崗資格證書。對于合并后的檔案工作，中心分管領(lǐng)導(dǎo)多次與區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，重新確立了《教育中心檔案分類試行方案》、《教育中心編研工作實施方案》、《教育中心20*年檔案工作試行方案》。并牽頭召開了中心檔案工作會議。組織檔案人員學習了《歸檔文件整理標準》，分析了當前中心檔案工作的形勢，布置了《20*年檔案工作的計劃》。在工作中，不論中心的資金多么緊張，保證為檔案人員訂閱檔案雜志，對檔案工作使用設(shè)備及裝具的購買也從來都是大力支持。為了促進中心檔案工作現(xiàn)代化的進程，中心領(lǐng)導(dǎo)還專門為檔案室配備了兩臺專用電腦、一臺復(fù)印機、一臺激光打印機；考慮到現(xiàn)在中心兩院辦公的不便，還特意購買了兩套《今易》檔案管理軟件。

二．加強培訓，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識水平。

中心成立以后，新成立的檔案工作機構(gòu)中，有不少人員從來沒接觸過檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發(fā)展，檔案工作又出臺了一系列新的法規(guī)、制度及實施方案，這就要求全體檔案人員緊跟形勢，不斷學習，不斷更新自己的專業(yè)知識，提高自己的專業(yè)技能。為此，我單位堅持從兩個渠道對檔案人員進行培訓。一是積極組織檔案人員參加區(qū)檔案局組織的所有培訓，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關(guān)信息，不斷更新自己的觀念。二是結(jié)合本單位的實際，制定我單位的學習計劃，定期組織檔案人員學習。先后學習了《歸檔文件整理標準》、《文書檔案保管期限表》、《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《20*年檔案工作要點》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類編號方案》等等材料，同時還對所有檔案人員進行了使用《今易》軟件的培訓。通過這些培訓，提高了所有檔案人員的專業(yè)知識水平。從而保證了入庫檔案的質(zhì)量，為檔案的開發(fā)利用打下了堅實的基礎(chǔ)。

第9篇：檔案歸檔管理方案范文

1.我國建筑施工企業(yè)科技檔案的收集與歸檔中的難題

1.1相關(guān)收集和歸檔人員的檔案意識淡薄

雖然我國的城市化進程加快，建筑行業(yè)發(fā)展迅猛，但是，我國的建筑施工企業(yè)科技檔案意識相對薄弱，與之有關(guān)的機構(gòu)部門，以及與之相關(guān)的管理人員的檔案觀念薄弱，歸檔意識很低。我們知道建筑施工企業(yè)科技檔案直接反映在我國建筑中的工程活動以及工程建筑項目的全部技術(shù)含量。相關(guān)的收集和歸檔人員的檔案意識薄弱，使我國的項目負責人以及工程技術(shù)人員不能對工程的技術(shù)、質(zhì)量、進度以及所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益都及其重視，但是因為對工程中產(chǎn)生的資料、檔案的不重視，使其散失，不能做到及時的整理改正。這樣就可能造成技術(shù)壟斷，一些先進的技術(shù)就不能得到推廣，使我國的建筑施工技術(shù)不能得到更快的發(fā)展。

1.2我國缺少高質(zhì)量的檔案人員

由于我國對建筑施工企業(yè)科技檔案的收集與歸檔不重視等客觀環(huán)境的局限，我國對檔案人員的培訓力度不夠，致使我國缺少高質(zhì)量的檔案人員。而且就我國的建筑施工企業(yè)科技檔案的收集與歸檔的工作繁瑣，并且對其不重視，一般情況下不會特定的設(shè)定檔案的管理人員對其進行收集與整理，而是讓一些缺乏管理檔案經(jīng)驗與技術(shù)的工程人員兼職完成，這樣就使其整理出來的檔案不夠全面，不夠詳細，使其檔案中的建筑機構(gòu)的經(jīng)貿(mào)活動、工程建筑項目的技術(shù)含量不能詳細的體現(xiàn)，失去了根據(jù)檔案改進建筑方案，推廣建筑方案的價值。

1.3我國的建筑施工企業(yè)科技檔案管理制度不健全

我國沒有制定健全的對建筑施工企業(yè)科技檔案的管理制度，我國檔案管理缺少對建筑施工企業(yè)科技檔案的管理方法，只能通過一些網(wǎng)絡(luò)、電話、短信對其施工單位進行索要整理，進而進行歸檔，這樣不能高效的對建筑機構(gòu)的經(jīng)貿(mào)活動、工程建筑項目的技術(shù)問題整理記錄，這樣時間間斷的記錄，使其不能體現(xiàn)檔案記錄的連續(xù)性。而且，由于沒有建立與完善建筑施工企業(yè)科技檔案管理制度，缺少收集和歸檔方法，使檔案的收集與歸檔無章可循，使其檔案的收集、整理、歸檔工作難以展開。

2.應(yīng)該如何做好建筑施工企業(yè)科技檔案的收集與歸檔的工作

2.1加強對檔案收集與歸檔重要性的宣傳

要想做好建筑施工企業(yè)科技檔案的收集與歸檔工作，就必須要強化各個員工對于這方面的意識。也就是說，要在企業(yè)中加強對檔案收集與歸檔重要性的宣傳。在企業(yè)中，應(yīng)該設(shè)立相關(guān)的部門，對于如何宣傳檔案收集與歸檔做好詳細的計劃，系統(tǒng)、明確地向企業(yè)員工展示檔案收集與歸檔的重要性。這樣做可以加強員工對于自身的約束，更好的配合公司做好檔案的收集工作，在借出檔案后做到及時地歸還。宣傳力度對于一項工作的成功與否有著很大的影響，所以建筑施工企業(yè)一定不能忽視宣傳的重要性，要把檔案的收集與歸檔的重要性及時的對員工做好宣傳。

2.2確定相應(yīng)的檔案管理人員并且進行定期培訓提高其專業(yè)素質(zhì)

建筑施工企業(yè)的檔案完整性對于整個公司資料的安全和公司的利益相當?shù)闹匾?。所以建筑施工企業(yè)要對于檔案的收集與歸檔工作引起做夠的重視。檔案管理部門管理著整個企業(yè)員工的檔案，對于員工信息安全起著決定性的作用。因此，企業(yè)要加強對于檔案管理部門的監(jiān)管力度，保證該部門嚴格的按照制度做好檔案的收集與歸檔工作。同時，企業(yè)要加強對于檔案管理者專業(yè)素質(zhì)的考察，并定期對檔案管理部門的員工進行專業(yè)培訓，使每一個員工都起到應(yīng)有的作用。有了高專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員和專門的檔案管理部門，就可以在很大程度上做好建筑施工企業(yè)科技的收集和歸檔工作。

2.3健全我國的建筑施工企業(yè)科技檔案管理制度

針對于我國建筑施工企業(yè)科技檔案收集與歸檔工作的現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)大部分的企業(yè)在這項工作上存在著很多漏洞，而這些漏洞的存在主要源于我國的建筑施工企業(yè)科技檔案管理制度不夠合理。所以要想從根本上做好科技檔案的收集與歸檔工作，就要改良我國現(xiàn)有的檔案管理制度。因此，我們要吸取其他國家的經(jīng)驗和先進的管理制度，在他們的基礎(chǔ)上加以改良，從而找到最適合我國國情的檔案管理制度。各個建筑施工公司都應(yīng)該主動摒棄原有的不良管理制度，引進更加先進的檔案管理制度，來使企業(yè)得到更好的發(fā)展。

3.做好建筑施工企業(yè)科技檔案收集與歸檔的重要意義