電子檔案管理基礎精選(九篇)

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第1篇：電子檔案管理基礎范文

一、電子病歷檔案中存在的安全性風險因素

（一）外部環(huán)境

在電子病歷檔案管理環(huán)境中，各種因素下產(chǎn)生的自然災害、磁場干擾以及溫度變化都會對計算機儲備載體性能造成影響，從而使計算機結(jié)構發(fā)生變質(zhì)，導致數(shù)據(jù)丟失以及圖像失真。因醫(yī)院電子病歷檔案中包含的內(nèi)容較多，每天的信息流動量也較大，使得電子病歷檔案管理的儲備電腦一直處在擾的狀態(tài)下，若是沒有對其采取有效手段進行防護，就較易使電子病歷檔案遭到損壞。

（二）電子技術

這里所說的電子技術，并不是人為控制下的電子技術因素，雖然醫(yī)院在實施電子病歷檔案管理后，使病歷檔案管理工作變得十分便捷，但是因電子信息技術本身存在較多缺陷以及漏洞，會使醫(yī)院電子檔案存在被盜用以及非法增刪的危險。電子病歷檔案主要是依賴計算機系統(tǒng)所存在的，另一方面，因電子信息技術發(fā)展速度較快，唯有不斷對計算機硬件以及軟件進行更新，且運用高級程序?qū)ζ溥M行保護，才能保證電子病歷檔案可以得到有效的保護。

（三）管理手段

管理手段指的是電子病歷檔案的管理人員以及相應操作人員對病歷的篡改以及破壞等情況。在一般情況下，發(fā)生此種狀況的主要原因主要可以包括以下幾種：蓄意破壞、操作不規(guī)范以及管理疏忽。其中蓄意破壞是因操作人員可以從中獲得較大利益，進而通過一些非法手段對電子病歷載體以及系統(tǒng)進行的惡意破壞。

二、針對電子病歷檔案的安全防范手段

（一）優(yōu)化外部環(huán)境

首先要做好前端的外部控制工作。前端控制管理手段具有現(xiàn)代化的管理理念，在對前端控制管理有效實施后，可以快速提升管理效率，優(yōu)化功能配置。同時前端控制也可同樣建立在文件保存生命周期的理論上，即將電子檔案保存、形成以及銷毀等階段融合在一起。具體管理過程為在對電子檔案實施管理時，結(jié)合具體要求或是目標對管理手段進行科學、規(guī)范的整合，從而使電子病歷檔案在形成階段所需功能盡量通過前端管理手段實現(xiàn)，還要將各個環(huán)節(jié)下的不同業(yè)務需要實施重復性操作，使其能夠提前實施。依靠這些方法不但可以減少滯后作業(yè)以及重復作業(yè)量，還能有效提升工作效率。

第二，實施支出以及風險平衡式管理在對電子病歷檔案管理過程中，本身就會存在較多的風險性因素，但是我們要明確一點，無論我們怎樣降低風險發(fā)生幾率，風險都會存在，也就是說，我們?nèi)粝雽L險性幾率降低到零是幾乎不可能的。因此，在實施風險管理過程中，要充分保障支出以及風險因素之間的平衡性，其中主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，在對風險控制過程中，是需要消耗一定成本的，維護成本消耗有時比電子病歷檔案管理受到損壞的費用更大，此時說明電子檔案管理是非常不恰當?shù)?；第二，因絕對保證電子病歷檔案的安全性是幾乎不可能實現(xiàn)的，因而要有選擇性地對電子病歷檔案實施風險控制，并將剩余風險控制在合理范圍之內(nèi)。在對電子病歷檔案承受風險性進行考量的過程中，首先要對其成本預期進行控制，若是風險控制成本比損傷成本大的話，可以適當考慮接受風險。

（二）提升電子技術水平

在對電子技術水平提升過程中，要采取靜態(tài)保護以及動態(tài)管理相結(jié)合的方式。對系統(tǒng)管理理念進行明確，并重視電子檔案周期中各項活動之間的銜接性，使電子檔案管理的總體性以及整體性可以充分結(jié)合在一起。其中電子檔案風險管理主要包括靜態(tài)以及動態(tài)兩種風險管理方式。靜態(tài)風險管理是指對傳統(tǒng)檔案實施的安全維護工作，具體指的是在對傳統(tǒng)檔案實施安全維護的過程中，強化對電子檔案載體的管理以及庫房管理工作；動態(tài)風險管理是指將電子病歷檔案從檔案庫中逐步延伸到庫房之外，因此更加重視對電子病歷檔案的風險管理工作。

（三）管理手段控制

電子檔案管理人員可以對數(shù)據(jù)內(nèi)容進行更改，同時具有不同權限的管理人員也能對病歷實施調(diào)取和更改，但是因人為操作具有不可避免性，因而這就需要我們要不斷加強對檔案管理人員的培訓力度，提高其對風險的防范意識以及抵御外來誘惑的能力，防止出現(xiàn)違反職業(yè)道德行為的出現(xiàn)，第一我們要強化對檔案管理人員的培訓力度，多學習一些相關專業(yè)知識以及法律文獻，有效提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及道德水平；第二，加強各個醫(yī)院間的人員交流，培養(yǎng)復合型人才。

第2篇：電子檔案管理基礎范文

隨著現(xiàn)代科學技術的不斷發(fā)展，以及電子檔案的不斷增多，其帶給檔案管理工作更極大的挑戰(zhàn)。在新的時代背景下，檔案管理工作者已經(jīng)逐步認識到紙質(zhì)與電子檔案管理之間的互補性，意識到只有實現(xiàn)兩者的共同進步才能應對時展帶來的挑戰(zhàn)，并有效提高檔案管理工作的有效性。

基于此，本文在此淺談網(wǎng)絡環(huán)境下的紙質(zhì)與電子檔案管理，以期能夠為相關人士提供有益參考與借鑒，推動檔案管理工作的進一步發(fā)展與建設。

二、網(wǎng)絡環(huán)境下紙質(zhì)與電子檔案管理存在的問題

（一）電子存檔的滯后

雖然電子檔案具有其自身無與倫比的巨大優(yōu)勢，極大的提高檔案管理工作的便捷性，但因為法律憑證效用的限制，導致紙質(zhì)檔案仍舊存在其必要性。這種現(xiàn)狀已經(jīng)決定了在檔案存檔工作中，紙質(zhì)管理始終是電子檔案存在的基礎。

但從實踐調(diào)查的結(jié)果顯示，在部分行業(yè)中，因為檔案數(shù)量過多以及員工工作量巨大等原因，導致電子存檔的工作相對滯后。在這種背景下，工作人員為了查找某一檔案不得不在大量的紙質(zhì)檔案中進行翻閱，這容易到其他檔案被損壞和遺失，并不能發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。

電子存檔的滯后還容易造成紙質(zhì)檔案的遺失，進一步造成電子檔案不完整，失去了寶貴的檔案資料。

（二）兩種檔案的內(nèi)容不相符

在網(wǎng)絡環(huán)境下，電子檔案憑借其更便捷的管理、存儲和輸送方式給檔案管理工作帶來了極大的便捷，極大的減少了檔案管理工作者的工作量。

在這種背景下，部分檔案管理工作者經(jīng)常在檔案管理工作中失誤，造成紙質(zhì)檔案與電子檔案的內(nèi)容不相符。具體的說，在檔案內(nèi)容修訂時，部分工作者僅僅是在電子檔案中進行了修改，卻因為其他事情遺忘了對紙質(zhì)檔案的修改。這就導致兩份檔案的內(nèi)容不一致，導致在最終的對證中需要花費更多時間和精力。

三、如何在網(wǎng)絡環(huán)境下實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的互補

（一）及時做好歸檔整理工作

眾多檔案管理者要在網(wǎng)絡環(huán)境下提高工作的效率，并且實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的互補，其首要的任務是轉(zhuǎn)變自身的意識，必須要明確兩者具有的特殊性。

首先，紙質(zhì)檔案是電子檔案的基礎，只有紙質(zhì)檔案才具有法律的真實效力，只有確保紙質(zhì)檔案無損壞、無遺失，才能利用電子檔案的巨大優(yōu)勢提高工作的效率。其次，電子檔案具有充分的便利性，對電子檔案進行翻閱、查詢和拷貝能夠減少對紙質(zhì)檔案的磨損，保證檔案的真實有效。

明確這一認識，檔案管理工作者才會督促自己正確對待兩種不同的檔案，才能在紙質(zhì)檔案建立以后進行及時的歸檔和整理工作，才能及時將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并對紙質(zhì)檔案進行科學的保存。

（二）要不斷提高檔案管理工作者的能力與素質(zhì)

與此同時，只有不斷提高檔案管理工作者的素質(zhì)與能力，其才能夠提高自身的工作效率，才能做好紙質(zhì)與電子檔案的管理工作。具體地說，隨著管理者能力與素質(zhì)的提升，其才會在檔案修訂時及時找出和修訂紙質(zhì)檔案，并以此為基礎對電子檔案進行更新。

此外，在網(wǎng)絡環(huán)境下，紙質(zhì)檔案與電子檔案將會在未來很長一段時間內(nèi)共存。這就要求檔案管理者對兩種不同類型的檔案進行單獨的管理工作，不可將其混合管理，從而導致兩種檔案的管理質(zhì)量下降。

這就對檔案管理工作者的要求進一步提高，只有不斷提高其能力與素質(zhì)，檔案管理者才能夠根據(jù)紙質(zhì)檔案與電子檔案的特性優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理工作的有效性。

這就需要眾多單位管理者定期組織檔案管理工作者參加培訓，針對其業(yè)務能力以及基本的素質(zhì)進行有效的培訓，使其能夠應對網(wǎng)絡環(huán)境下紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的管理工作，同時建設優(yōu)秀的管理隊伍。

（三）加強監(jiān)督與核查工作

最后，管理者要確保紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作的有效性就應該進一步加強監(jiān)督與核查工作。

一方面，管理者應該安排人員對日常的檔案管理工作進行有效監(jiān)督。首先要監(jiān)督紙質(zhì)檔案的借閱、查詢以及修改的情況。其次要監(jiān)督電子檔案是否有被傳輸和修訂。一旦發(fā)生單方面的變換，監(jiān)督者必須要追溯其根源，確保檔案內(nèi)容的真實性。

另一方面，管理者需要加強對電子檔案管理的核查工作。這就需要技術能力較強的員工擔當此工作，要根據(jù)軟件和系統(tǒng)的痕跡對電子檔案進行定時的核查，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案相一致，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

第3篇：電子檔案管理基礎范文

關鍵詞：電子檔案；管理；問題；解決對策

中圖分類號：G642文獻標識碼：A 文章編號：1003-2851（2011）07-0-01

一、電子檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.電子檔案管理中的接收格式不一致，導致電子檔案難于統(tǒng)一化管理。由于各單位形成檔案和處理檔案的方法格式不一致，且各地區(qū)之間、單位之間使用不統(tǒng)一的軟件，所以同一項目所形成的電子檔案格式也就不一樣，這樣增加了電子檔案統(tǒng)一化管理的難度。

2.電子檔案的管理存在缺乏原始性、真實性和完整性。電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨立的，內(nèi)容沒有固定形式并且變化大，檔案管理部門對其進行檢驗時，很難判斷電子檔案的原始性、真實性和完整性。這樣使得電子檔案信息內(nèi)容的錯誤率遠高于傳統(tǒng)檔案容易被復制，甚至被篡改后不留任何痕跡。電子文件是處于流動狀態(tài)，儲存方式多樣，所以容易造成信息的缺損，導致電子檔案的不完整。

3.檔案管理的標準化進展緩慢，并且計算機技術尚未大規(guī)模應用于檔案管理，制約了電子檔案文件的整理與歸檔。檔案管理的標準化是對全系統(tǒng)實施計算機管理的前提與基礎，但是各單位、各地區(qū)沒有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對未來檔案電子化的影響，制定了不同的實施方法，使得檔案管理工作的標準化、規(guī)范化難以實現(xiàn)。并且很多電子檔案的管理人員沒有受過關于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育，不能熟練的使用電子檔案軟件，所以不能充分發(fā)揮電子檔案管理的便利作用，從而制約了電子檔案文件的整理和歸檔。

4.電子檔案信息安全問題亟待解決。由于我國已經(jīng)步入了全球化、信息化和網(wǎng)絡化的時代，換句話說就是我們使用了全球性、開放性、共享性、動態(tài)性發(fā)展因特網(wǎng)，電子政務系統(tǒng)的政府公文通過因特網(wǎng)和流轉(zhuǎn)，所以電子檔案信息通過網(wǎng)絡傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，甚至電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時會面臨病毒的入侵，對黑客高手防不勝防，使電子檔案信息的安全存在嚴重的威脅。

二、針對電子檔案管理中出現(xiàn)的問題提出解決對策

1.建立電子檔案管理中統(tǒng)一的接收數(shù)據(jù)格式，推廣使用相同的電子檔案管理軟件。建立統(tǒng)一的電子檔案模板，采用通用、統(tǒng)一的文件格式，形成統(tǒng)一的接收數(shù)據(jù)格式，并推廣應用到各個單位和各個地區(qū)，從而保證電子檔案管理建立的統(tǒng)一性，減小電子檔案統(tǒng)一化管理的難度，保證電子檔案的長期可讀。

2.采用有關的技術措施，保證電子檔案管理的原始性、真實性和完整性，提高電子檔案的可信度。具體可以采取的措施有：使用背景信息和元數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案管理的原始性、真實性和完整性的依據(jù)；使用簽署技術，如光筆簽名、數(shù)字簽名；實行消息認證和身份驗證，存儲該用戶的相關資料，在使用時必須進行認證；推行一種訪問控制技術――防火墻技術，在本機構和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡之間設置障礙，防止非法訪問，盜竊機要信息和專利信息；使用加密技術和檔案備份。這些措施的采用有利于保持電子檔案文件的原始性、真實性和完整性，增加人們對于電子檔案的信任，使其能夠為更多的人、更多的單位有效利用，并且放心使用。

3.加快培養(yǎng)精通計算機技術的檔案管理的專業(yè)人才，并且重視和加強對現(xiàn)從事電子檔案管理工作人員的培訓。培養(yǎng)人才時，加強他們對計算機知識、電子檔案管理專業(yè)知識和思想素質(zhì)的學習，使他們精通計算機技術、熟悉檔案管理專業(yè)知識、熱愛檔案事業(yè)、素質(zhì)高、責任性強，為電子檔案管理奠定堅實的人才基礎。對現(xiàn)從事電子檔案的工作人員進行培訓，增強他們的檔案管理專業(yè)知識，提高他們的素質(zhì)，同時讓他們與時俱進，熟悉和使用計算機進行檔案管理操作，做到檔案管理現(xiàn)代化。

4.建立健全維護電子檔案文件真實和安全的法律法規(guī)，制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規(guī)范，使各單位、各地區(qū)統(tǒng)一使用，推進電子檔案管理的標準化進程。在電子文件的形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有可能被更改或者丟失，所以通過法律形式將電子檔案管理和利用標準進行規(guī)定，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定，建立健全相關的法律法規(guī)和管理制度，者有利于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全性。同時在各地區(qū)、各單位，電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、分類、排列、保存等各個環(huán)節(jié)用標準和規(guī)范確定下來，使電子檔案得以科學、有序、規(guī)范地管理，為電子檔案的統(tǒng)一化管理奠定基礎。

三、結(jié)語

我國處于這個信息時代，為了適應社會的需求，促進檔案管理的有效管理，提高檔案管理的效率，檔案管理面臨一個重大的轉(zhuǎn)變――由紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變。這對檔案管理人員提出了更高要求，他們要轉(zhuǎn)變原有的管理模式和思維模式，對電子檔案的管理進行系統(tǒng)的學習和運用；這也對我國研究檔案管理的人員提出了挑戰(zhàn)，他們需要不斷地研究、探索電子檔案管理中出現(xiàn)的問題，并且要及時給出措施，改進電子技術，解決這些問題，保證電子檔案文件的原始性、真實性、完整性、安全性和有效性，使檔案資源得到安全可靠的保護，并且能夠準確地、快速地向社會提供有用的信息資源，為電子檔案管理的發(fā)展成熟奠定技術基礎，從而促進社會經(jīng)濟建設的穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻：

[1]朱匯川.論元數(shù)據(jù)在電子檔案管理中的應用[J].安徽科技,2008,(10).

[2]席美珍.論高校檔案管理中電子信息技術的應用[J].才智,2011,(7).

第4篇：電子檔案管理基礎范文

統(tǒng)一身份驗證和統(tǒng)一權限管理的電子政務公共平臺的成功建設，使得上海徐匯區(qū)電子政務建設走在了全國前列。徐匯區(qū)內(nèi)各委辦局的電子政務系統(tǒng)在提高政府機構行政效率的同時，產(chǎn)生大量的電子文件和過程文檔。對于電子政務系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件和過程文檔，根據(jù)國家和地方檔案管理相關法律、法規(guī)的要求，必須加以及時歸檔，并進行相應的后續(xù)檔案管理。因此，如何建設基于電子政務系統(tǒng)的一體化檔案管理綜合服務平臺，成為徐匯區(qū)電子政務建設所面臨的迫切問題。

區(qū)縣一體化檔案管理

綜合服務平臺需要解決的核心問題

建設區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務平臺，需解決的核心問題概括起來，主要包括：

1. 一體化檔案管理綜合服務平臺內(nèi)部各系統(tǒng)之間的關系

區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務平臺由若干子系統(tǒng)（區(qū)縣檔案局門戶網(wǎng)站、文檔一體化系統(tǒng)、電子文件子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)以及公務員檔案綜合信息服務平臺）組成。這些子系統(tǒng)共同構成區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務平臺，它們彼此之間在數(shù)據(jù)、檔案內(nèi)容、業(yè)務流程上都有橫向或縱向的聯(lián)系。因此，如何處理子系統(tǒng)之間的關系，是建設區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務平臺必須解決的首要問題。

2. 按卷整理向按件整理的轉(zhuǎn)換與過渡

根據(jù)國家規(guī)定，文書檔案的整理包含按卷整理和按件整理兩種方式，各單位可根據(jù)現(xiàn)有檔案整理基礎或文件材料形成規(guī)律，任意選擇其中一種方式，但兩種方式不能混淆和同時使用。上海徐匯區(qū)檔案局在過去的工作中，以按卷整理的方式對檔案進行歸類整理。但在政府機構逐步采用信息化手段進行工作后，為了便于對電子政務系統(tǒng)中產(chǎn)生的各類電子文件（檔案）進行管理，按件整理的方式顯然更適合。因此，基于電子政務的區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務平臺的建設，一方面要保證從按卷向按件轉(zhuǎn)換的過程中，“卷”、“件”兩個階段的良好銜接；另一方面也要保證對以往按卷處理的檔案的有效利用。

3. 現(xiàn)行文件和檔案文件的管理

根據(jù)文件生命周期理論，文件從形成直至最后銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程，在這個生命運動過程中，文件先后表現(xiàn)出三種明顯不同的價值形態(tài)，文件生命周期也因此而劃分為文件的現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期三個階段。在區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務平臺中，系統(tǒng)將政務文件定義為文件、現(xiàn)行文件和檔案文件三種類型。對于現(xiàn)行文件和檔案文件，由于文件實體的存放位置不同，其管理方式也存在著差異，因此，一體化檔案管理綜合服務平臺應針對現(xiàn)行文件和檔案文件的不同特征，提供不同的管理模式。

4. 系統(tǒng)整合

在區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務平臺的規(guī)劃和建設中，需要考慮檔案服務平臺與以下幾個系統(tǒng)的整合：與區(qū)縣一體化電子政務公共平臺的整合、與區(qū)縣各委辦局電子政務應用系統(tǒng)的整合、與市級檔案局管理系統(tǒng)的整合。

5. 信息與資源的共享

區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務平臺的建設，必然涉及用戶、權限、日志管理、模塊管理等基礎功能。為了實現(xiàn)檔案管理平臺與區(qū)縣一體化電子政務公共平臺的完全整合，同時，也為了使檔案管理綜合服務平臺成為區(qū)縣一體化電子政務公共平臺的有機組成部分，區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務平臺的規(guī)劃和建設，應遵守區(qū)縣一體化電子政務公共平臺的建設要求與標準規(guī)范，在區(qū)縣一體化電子政務公共平臺的基礎上，實現(xiàn)檔案管理。

6. 信息公開

區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務平臺的設計，應遵循國家和地方政府的相關法律、法規(guī)的要求，為政府機構、企事業(yè)單位和公眾提供安全的信息公開服務。

7. 數(shù)據(jù)交換

區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務平臺涉及的數(shù)據(jù)交換，主要包括區(qū)縣檔案局信息網(wǎng)站的“數(shù)字檔案館”與檔案管理系統(tǒng)之間進行數(shù)據(jù)交換、各委辦局檔案室與區(qū)縣檔案局之間的數(shù)據(jù)交換。

區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務平臺的總體架構模型

以上所述核心問題為基本目標，在頂層設計思想的統(tǒng)一指導下，以徐匯區(qū)為例，規(guī)劃區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務平臺的總體架構。徐匯區(qū)一體化檔案管理綜合服務平臺，由“五橫二縱”的體系結(jié)構組成?！拔鍣M”是指從面向用戶逐漸深入系統(tǒng)核心應用，系統(tǒng)分為五個層次，包括服務渠道層、應用服務層、服務支撐層、檔案信息資源層和基礎設施層?！岸v”是指徐匯區(qū)一體化檔案管理綜合服務平臺建設中，貫徹始終的管理保障體系，由管理機制、績效體系、標準體系和法規(guī)體系組成。

服務渠道層由檔案局門戶網(wǎng)站和檔案綜合服務系統(tǒng)組成。通過服務渠道層，實現(xiàn)了徐匯區(qū)檔案局面向公眾、企事業(yè)單位、政府公務員的服務前端、業(yè)務渠道和客戶端的整合。區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務平臺的主要應用系統(tǒng)集中在應用服務層，由檔案局管理系統(tǒng)、電子文件數(shù)據(jù)中心、文檔一體化系統(tǒng)等三大系統(tǒng)組成。

服務支撐層的主要作用是通過實現(xiàn)應用系統(tǒng)所共有的、與業(yè)務無關的技術需求，為應用服務層提供基礎服務。服務支撐體系由四大技術平臺組成，即門戶支撐、認證授權、信息交換、基礎服務。

應用支撐層的設計和構建，突破了傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)開發(fā)思路，使電子政務建設，從以各部門自建自用為特征的分散建設模式，轉(zhuǎn)變?yōu)橐惑w化、集約化為特征的整體建設模式，從根本上提高了檔案管理信息化建設的水平和質(zhì)量。

檔案信息資源層的主要目標是建立政務檔案信息資源體系，加強政務檔案信息資源的管理、開發(fā)和利用，保證信息資源的共享和整合，支持信息資源的交換。檔案信息資源系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進行政務信息資源的采集、更新和共享，建立若干個與檔案管理相關的政務信息資源庫，形成統(tǒng)一的信息資源目錄體系，為政府各部門、企業(yè)和社會公眾提供信息服務。

基礎設施層主要包括網(wǎng)絡基礎設施、硬件及系統(tǒng)軟件等基礎設施。

為了保障區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務平臺的順利實施，需要從管理機制、績效體系、標準體系、法規(guī)體系等方面，建立相應的機制。

基于政務文件生命周期的檔案應用服務系統(tǒng)功能模型

根據(jù)區(qū)縣檔案局的工作特點，同時結(jié)合電子政務環(huán)境下政府公文的產(chǎn)生特點，針對政務文件的文件、現(xiàn)行文件、檔案等三種方式，區(qū)縣一體化檔案管理綜合服務平臺的應用服務層由三大系統(tǒng)組成：文檔一體化系統(tǒng)、電子文件數(shù)據(jù)中心、檔案管理系統(tǒng)。

區(qū)縣檔案管理的一體化管理的流程，主要體現(xiàn)在區(qū)縣各委辦局檔案室利用文檔一體化子系統(tǒng)收集、歸檔、整理、編目、利用、統(tǒng)計、上報、移交檔案；移交的檔案上報至區(qū)檔案局電子文件子系統(tǒng)中，這部分檔案為現(xiàn)行文件，檔案局對這部分文件進行目錄及全文信息的接收、進館整理、編目、利用、統(tǒng)計、鑒定；根據(jù)檔案法規(guī)定，對電子文件系統(tǒng)中的經(jīng)過一定年限的檔案，在進行實體進館的同時，把相關檔案提交至檔案管理子系統(tǒng)中進行管理，同時建設的區(qū)縣檔案局（館）信息網(wǎng)站和公務員檔案綜合信息服務平臺中的數(shù)據(jù)，由電子文件子系統(tǒng)和檔案管理子系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)構成。

電子文件數(shù)據(jù)中心子系統(tǒng)和檔案管理子系統(tǒng)在功能上沒有明顯區(qū)別，系統(tǒng)設計的主要目的是為了符合國家對于在檔案實體未進館之前需要在檔案局備案的規(guī)定。電子文件數(shù)據(jù)中心子系統(tǒng)的管理對象是區(qū)縣各委辦局在檔案實體未進館之前的電子文件，檔案管理子系統(tǒng)的對象是檔案實體進館之后的歸檔管理。

1. 文檔一體化系統(tǒng)：實現(xiàn)電子文件的在線歸檔

文檔一體化系統(tǒng)的主要作用是完成區(qū)縣一體化電子政務公共平臺中各委辦局的電子政務系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件的在線歸檔。

由于不同的委辦局電子政務應用情況的差異，文檔一體化的處理方式也各不相同，主要包括以下幾種情況：

（1）各委辦局有各自的電子政務系統(tǒng)，且開發(fā)商提供開發(fā)接口。

（2）各委辦局有各自的電子政務系統(tǒng)，且原開發(fā)商開放數(shù)據(jù)庫結(jié)構。

（3）各委辦局有各自的電子政務系統(tǒng)，原開發(fā)商不開放數(shù)據(jù)庫結(jié)構。

（4）各委辦局沒有自己的電子政務系統(tǒng)。

2.電子文件數(shù)據(jù)中心：實現(xiàn)歸檔后電子文件的統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)存儲

電子文件數(shù)據(jù)中心與文檔一體化系統(tǒng)緊密關聯(lián)。文檔一體化完成電子文件的在線歸檔后，電子文件數(shù)據(jù)中心對歸檔后的電子檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)存儲。

根據(jù)電子檔案的不同狀態(tài)，電子文件數(shù)據(jù)中心由以下主要功能模塊組成：電子檔案在線歸檔、電子檔案管理、電子檔案使用。

數(shù)據(jù)交換是電子文件數(shù)據(jù)中心的核心功能，包含數(shù)據(jù)交換標準、數(shù)據(jù)交換接口、數(shù)據(jù)傳輸。電子文件數(shù)據(jù)交換的結(jié)構，如圖所示。

數(shù)據(jù)交換需要基于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換平臺。根據(jù)制定的交換標準，各委辦局業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案數(shù)據(jù)被封裝后，通過加密傳輸?shù)綌?shù)據(jù)交換平臺，由數(shù)據(jù)交換平臺根據(jù)需要進行數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換，再通過消息機制、消息路由，將數(shù)據(jù)發(fā)送到檔案局內(nèi)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換前置機上，由數(shù)據(jù)交換前置機確認數(shù)據(jù)的完整性和準確性，然后對數(shù)據(jù)解封裝，發(fā)送到電子文件數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)庫進行保存。

在以后的電子檔案使用過程中，電子檔案的申請請求和電子檔案的反饋傳輸也都通過同樣的方式進行傳輸交換。

3. 檔案管理系統(tǒng)：實現(xiàn)歸檔后電子文件的綜合管理

電子檔案管理系統(tǒng)是對在線歸檔后的檔案數(shù)據(jù)做統(tǒng)一的管理，包含電子檔案目錄管理、電子檔案數(shù)據(jù)管理、授權管理、系統(tǒng)操作日志、檔案使用日志等。

電子檔案目錄管理能夠?qū)﹄娮訖n案的目錄進行管理，可以增刪、修改、調(diào)整目錄，能夠整理目錄下的歸檔檔案，建立索引，方便對檔案的全文檢索。電子檔案數(shù)據(jù)管理能夠?qū)﹄娮訖n案數(shù)據(jù)庫進行管理，并完成檔案清理、檔案導入／導出、數(shù)據(jù)庫備份等操作。授權管理則對歸檔后的電子檔案進行統(tǒng)一的權限管理，再根據(jù)申請使用檔案的情況，進行二次授權。二次授權的權限屬于臨時授權，只在一定的時限和范圍內(nèi)有效。系統(tǒng)操作日志對電子文件服務中心的重要操作做出詳細記錄，記錄操作人、操作情況、操作時間、操作內(nèi)容、設計檔案編號。檔案使用日志的管理對象是電子檔案服務的日志記錄，包含檔案歸檔日志、檔案的調(diào)用申請日志、檔案的二次授權日志、檔案的調(diào)用日志等。

參考文獻：

①葉晗.論轉(zhuǎn)型期的檔案信息資源管理模式[J].檔案學通訊，2007，3：31-33.

②姚磊.試論電子政務環(huán)境下電子文件中心的結(jié)構、原則和角色[J].圖書情報知識，2007，3：68-69.

③蔣冠，何振.我國電子政務環(huán)境下的檔案資源的整合與共享[J].檔案學通訊，2004，6：44-47.

④張云超，邢寶鳳.網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息特點及其管理模式[J].天津大學學報（社會科學版），2004, Vol.6, No.1：62-65.

第5篇：電子檔案管理基礎范文

【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案

引言

檔案作為事業(yè)單位的基礎工作之一，對于單位未來的建設發(fā)展有著不可取代的作用，檔案管理的主要職能就是整理和規(guī)范檔案資料，并且做好這些檔案的管理，為單位制定下一步工作計劃提供支持和參考。在社會信息化的背景下，電子檔案也逐漸開始普及，在引入電子檔案之后，單位的檔案管理效率得到了明顯提升，并為事業(yè)單位各項工作的開展奠定了良好基礎。

一、事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題

雖然目前大部分的事業(yè)單位都認識到了檔案管理信息化的重要性，也開始普及電子檔案，但是由于電子檔案在我國發(fā)展時間很短，因此電子檔案管理中依舊存在很多問題，下面針對這寫問題進行具體分析：

1.電子檔案安全問題。

電子檔案主要借助計算機信息技術，利用計算機設備實現(xiàn)檔案信息的搜集、傳輸以及歸檔，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在信息獲取、整理以及保存等方面效率都更高。但是在安全性方面，電子檔案卻存在很多隱患，電子檔案在發(fā)送、接收過程中，很容易遭受到外部因素的影響，一旦病毒入侵，檔案信息就有可能被竊取和篡改，進而造成十分嚴重的損失。

2.檔案管理人員素質(zhì)不高。

電子檔案對事業(yè)單位檔案管理者的要求更高，管理人員在具備了良好的專業(yè)素質(zhì)之后，還需要具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，能夠自我約束，并且對計算機信息技術操作技巧和流程十分熟悉，這樣才能夠充分發(fā)揮出計算機信息網(wǎng)絡的優(yōu)勢，從目前事業(yè)單位的檔案管理情況來看，檔案管理的工作量過大，內(nèi)容繁雜，檔案管理人員本身素質(zhì)不高，無法將全部精力都投入到電子檔案工作的研究上，另外，流動性是人力資源的顯著特征，由于崗位人員流動比較嚴重，頻繁的更換人手，也在很大程度上影響了電子檔案管理工作的落實和發(fā)展。

3.電子檔案管理不規(guī)范。

從目前事業(yè)單位的電子檔案管理的情況來看，電子檔案管理的不規(guī)范性比較普遍。檔案管理人員對紙質(zhì)檔案比較重視，并且長久以來單位檔案管理人員已經(jīng)習慣了紙質(zhì)載體，在引入電子檔案之后，很難在短時間內(nèi)徹底轉(zhuǎn)變工作思路，也沒有充分認識到U盤以及光盤、移動硬盤等電子檔案載體的重要性與使用方法，這些載體與紙質(zhì)載體相比，具有一定的不穩(wěn)定性，但是目前管理人員沒有進行規(guī)范性的管理，電子檔案備份也沒有及時進行，電子檔案防范措施有些不規(guī)范，導致電子檔案管理中存在很多漏洞。

二、事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

在分析了事業(yè)單位電子檔案管理中存在問題之后，單位領導就必須要認識到強化電子檔案管理力度的重要性，下面針對電子檔案管理的措施進行分析：

1.保證電子檔案在利用中的安全。

事業(yè)單位在進行電子檔案管理的過程中，最重要的就是要確保電子檔案的安全性，事業(yè)單位內(nèi)部領導要強化檔案管理工作人員的安全管理意識，由于計算機網(wǎng)絡本身存在很多不穩(wěn)定因素和不安全因素，因此必須要全面做好硬件、斷電以及病毒入侵等方面的防御，并且電子檔案管理者要全面掌握這些防范措施，減少這些不安全因素對電子檔案安全管理的威脅。另外，檔案立卷人員在檔案存檔過程中，必選秉持安全性原則，檔案管理部門的辦公設備與軟件要及時更新、完善、升級，定期對電腦硬件進行檢測和維修，做好計算機系統(tǒng)為安全防護工作，最大限度的提升電子安全管理的安全性。

2.完善相關法律法規(guī)。

法律法規(guī)的完善與健全是電子檔案管理能夠穩(wěn)定運行的關鍵，也是人們行為與思想得以約束的保障。針對事業(yè)單位電子檔案管理的情況來看，健全電子檔案管理的相關法律法規(guī)是非常必要的。只有這樣才能夠加快電子檔案管理的規(guī)范化與科學化的速度。具體來說，電子檔案管理制度要從文件的制作、審核以及搜集等環(huán)節(jié)進行詳細規(guī)定，同時每個單位根據(jù)自身的特點進行完善和補充，最終達到提升本單位電子檔案質(zhì)量與效率的目的，使電子檔案管理有法可依，有章可循。

3.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

在強化事業(yè)單位電子檔案管理的過程中，必須要強化檔案管理者的信息化管理理念，要幫助這些工作人員徹底掌握操作的規(guī)范與技巧，首先單位應該制定人才培訓制度，定期開展人才培訓活動，及時更新財務管理者的知識體系，強化其職業(yè)技能，另外，加大網(wǎng)絡信息技術的宣傳與普及力度，實現(xiàn)各種信息數(shù)據(jù)的分類與整合，這樣才能夠充分發(fā)揮出電子信息檔案的優(yōu)勢，真正提升單位的檔案管理效力。

4.完善電子檔案管理的軟、硬件設施。

既然是電子檔案，那么必然需要借助各種計算機軟件和硬件設備來實現(xiàn)，在這個基礎上，單位必須要配置成熟的技術以及性能穩(wěn)定的軟件系統(tǒng)，不能使用盜版軟件以及未知軟件，單位要定期對計算機內(nèi)網(wǎng)進行查毒，定期進行防火墻升級和殺毒軟件升級。

結(jié)束語

我國事業(yè)單位在落實電子檔案管理的過程中，必須要積極借助先進的管理技術與理念，同時以國家整體市場經(jīng)濟的發(fā)展趨勢為背景，確保電子檔案的安全性與完善性，單位應該積極培養(yǎng)新型檔案管理人才，建立完善的檔案管理制度與規(guī)則，這樣才能夠更加符合當前國家檔案電子化建設的要求。

參考文獻：

[1]劉曉焱.水庫電子檔案管理初探[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2015(12).

[2]王思南.民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題及優(yōu)化措施[J].辦公室業(yè)務,2015(24).

[3]劉妍.論如何加強電子檔案的管理與利用[J].辦公室業(yè)務,2015(24).

第6篇：電子檔案管理基礎范文

【關鍵詞】房地產(chǎn)檔案 電子檔案 信息化管理

一、房地產(chǎn)電子檔案管理的羈絆性因素分析

傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理，采用兩級管理的方式，隨著信息化社會的發(fā)展，檔案管理的外部環(huán)境產(chǎn)生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來以下幾方面的羈絆性因素：

（一）傳統(tǒng)檔案管理對象是紙質(zhì)的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數(shù)量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計算機普遍應用之后，檔案信息內(nèi)容中出現(xiàn)了各種無紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無法進行有效管理。

（二）檔案管理人員長期以來習慣于傳統(tǒng)的管理方式，思想、理念、業(yè)務水平等方面，都停留在傳統(tǒng)管理的階段。在應用信息化管理技術之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時間內(nèi)提升業(yè)務管理水平，由此產(chǎn)生的諸多不適應性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。

（三）檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，對檔案的形成提出了新的要求，傳統(tǒng)檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機構精簡之后，會出現(xiàn)檔案人員身兼數(shù)職，不利于工作的開展，因此傳統(tǒng)檔案管理的形成方式亟需進行改變，以提高歸檔和利用的效率。

二、房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新突破口的尋求

綜合以上幾方面的房地產(chǎn)電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢下房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創(chuàng)新，必須以下面幾個方面作為突破口：

（一）一體化信息資源平臺的建立

根據(jù)房地產(chǎn)檔案信息化建設的基本要求，檔案信息化資源平臺的建立，需要開發(fā)資源計劃、數(shù)據(jù)管理、辦公自動化、項目管理、數(shù)據(jù)采集等系統(tǒng)，作為前端控制平臺規(guī)范化的條件。其中一體化信息資源平臺的建立，必須在開發(fā)檔案管理軟件的基礎上，根據(jù)電子文件整理標準，再行信息資源的整合，該平臺的建立必須開發(fā)以下三種數(shù)據(jù)庫：首先是文件級和案卷級檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過公文管理網(wǎng)站，將館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)公布；其次是重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，主要包括文書檔案和科技檔案，通過掃描的方式，轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的檔案資料，需要通過檢索獲??；再次是多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，根據(jù)檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤資料。通過以上數(shù)據(jù)庫的建立，以統(tǒng)一的電子檔案儲存格式、流程等，形成電子檔案的統(tǒng)一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時能夠有效確保檔案信息的及時性和完整性。

（二）便捷查詢利用手段的開發(fā)

房地產(chǎn)電子檔案的歸集以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過便捷查詢利用手段的開發(fā)，對檔案的利用管理流程進行優(yōu)化。在這里，我們同樣需要基于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺，對電子檔案進行分類編號，建立規(guī)則的歸檔程序，在檢查和比對之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過條件檢索的方式，迅速在目錄清單當中找到目標檔案，然后快速鎖定紙質(zhì)檔案的存儲位置，或者可以直接調(diào)用紙質(zhì)檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個關鍵詞，系統(tǒng)自動過濾之后，彈出所需相關檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質(zhì)檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新的重要手段之一。

（三）軟硬件基礎設施建設

硬件方面配置：HP DL580（G2）服務器1臺，序列號347904-AA1；HP MSA500磁盤陣列1臺，支持14硬盤接口；HP原裝SCSI硬盤7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個；Evolution Pro工程掃描儀2臺；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺；HP Colorlaserjet 3700激光打印機1臺；聯(lián)想開天M400PC機4臺；筆記本電腦4臺；不間斷電源1個；數(shù)碼攝像機1臺；數(shù)碼相機1臺，加1G內(nèi)存。軟件方面配置：Windows2000 Server標準版10用戶操作系統(tǒng)；Oracle 9i標準版10用戶數(shù)據(jù)庫軟件；清華紫光軟件，用于網(wǎng)站建設、全文檢索、OCR應用軟件升級。

（四）應用系統(tǒng)開發(fā)

首先是信息的采集，該系統(tǒng)功能是通過對檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫當中。其次是日常管理，根據(jù)檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內(nèi)容，通過軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統(tǒng)計、利用、借閱等。再次是系統(tǒng)設置，根據(jù)檔案管理的需求，以及結(jié)合檔案管理的工作結(jié)構，為適應用戶的需求而不斷完善的系統(tǒng)功能，這也是檔案事業(yè)長久發(fā)展的舉措。最后是數(shù)據(jù)的安全，檔案應用系統(tǒng)的數(shù)字化，在為檔案提供更加方便管理環(huán)境的同時，面臨越來越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數(shù)字化加工的時候，提高數(shù)據(jù)的安全系數(shù)水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關的管理要求，在日常管理當中保證數(shù)據(jù)環(huán)境的安全。

三、結(jié)束語

綜上所述，由于傳統(tǒng)檔案管理方式習慣于傳統(tǒng)的思想和理念，在數(shù)字化和網(wǎng)絡化的背景下，房地產(chǎn)檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準備，因此很難進行超前管理和跟蹤管理，由此產(chǎn)生的諸多不適應性，影響檔案管理工作的有效開展。為此，筆者認為房地產(chǎn)檔案管理工作應該通過開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，并通過軟硬件基礎設施建設和應用系統(tǒng)開發(fā)，方可為檔案管理工作的開展，創(chuàng)造有利的條件。

參考文獻：

[1]張瑩.創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息，2013，（8）：107.

第7篇：電子檔案管理基礎范文

【關鍵詞】城建;信息化;電子管理

隨著現(xiàn)代化科學技術的不斷發(fā)展，檔案電子信息化管理模式逐漸引起了人們的關注，因而在此背景下當代城建部門在發(fā)展的過程中應注重將其落實到實踐管理中，完善檔案信息管理形式，凸顯信息時代檔案管理優(yōu)勢，提升電子檔案信息安全。以下就是對城建電子信息化管理的詳細闡述，望其能為當代城建部門的健康穩(wěn)定發(fā)展提供有利的文字參考，并帶動其在發(fā)展過程中能培養(yǎng)更多專業(yè)化檔案管理人員。

一、城建檔案管理中存在的問題

就當前的現(xiàn)狀來看，城建檔案管理中存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，城建檔案管理建設重視度不足，即領導階層在實施管理工作的過程中未意識到檔案管理的重要性，繼而導致城建檔案管理在實施的過程中逐漸凸顯出投入不足及制度不完善等問題，最終影響到了檔案管理工作的服務水平;第二，管理水平較為落后也是城建檔案管理中凸顯出的主要問題，而此問題發(fā)生的原因主要歸咎于技術層面的落后，從而致使信息查詢及歸納等環(huán)節(jié)受到一定限制，無法有效發(fā)揮其功效。

二、城建檔案電子信息化管理對策

（一）建設信息查詢系統(tǒng)。在城建檔案電子信息化管理中建設信息查詢系統(tǒng)是非常必要的，對于此，首先要求城建部門在發(fā)展的過程中應通過信息整合的方式總結(jié)出檔案管理中存在的問題，繼而在此基礎上構建相應的操作平臺，并確保操作平臺能與資料庫形成一定聯(lián)系，繼而便于用戶在對信息查詢系統(tǒng)進行操控的過程中可及時獲取自身所需信息。其次，由于信息查詢系統(tǒng)的構建對城建部門軟件開發(fā)水平提出了更高的要求，因而在此背景下為了提升軟件開發(fā)質(zhì)量，要求城建部門應注重與專業(yè)軟件開發(fā)公司間的合作，同時依據(jù)本單位檔案電子信息化管理現(xiàn)狀引進相應的成熟軟件，最終滿足檔案信息查詢需求。此外，在信息查詢系統(tǒng)建設的基礎上保障系統(tǒng)信息的動態(tài)更新也是非常必要的，為此，應提高對其的重視度。

（二）提升管理人員綜合素質(zhì)。管理人員綜合素質(zhì)在一定程度上決定著城建檔案電子信息化管理工作的實施成效，因而在此背景下各單位在發(fā)展的過程中應注重對專業(yè)化人才的培養(yǎng)，且應以高薪招聘的方式引進個人素質(zhì)高且責任心強的管理人員，繼而為電子信息化管理工作的開展提供有利的基礎條件。此外，定期安排管理人員參加專業(yè)化的培訓項目也是非常必要的，有助于管理人員在培訓過程中掌握到現(xiàn)代科技知識及電子技術，并將其應用于實踐工作環(huán)節(jié)中，提升整體檔案電子信息化管理水平。另外，由于檔案電子信息化管理工作的實施對管理人員知識掌握水平提出了更高的要求，為此，管理人員在原有知識的基礎上應注重及時更新自身對相關知識的學習，達到良好的檔案信息管理狀態(tài)。

（三）構建網(wǎng)絡管理體系。構建網(wǎng)絡管理體系是城建檔案電子信息化管理工作實施的有效途徑之一，對于此，要求城建單位在發(fā)展過程中應結(jié)合管理權限，并基于逐層逐級的基礎上構建城建檔案局域網(wǎng)，繼而由此緩解城建管理權劃分中存在的問題。此外，在檔案局域網(wǎng)構建的基礎上應確保局域網(wǎng)間的有效連接，繼而形成網(wǎng)絡化管理模式，最終保障檔案信息管理工作的有序開展。同時，網(wǎng)絡化管理體系的構建亦有助于用戶透過網(wǎng)絡平臺隨時查閱自身所需的檔案資料，為此，城建單位在發(fā)展的過程中應提高對網(wǎng)絡管理體系的重視程度，且將其納入到創(chuàng)新計劃中，提升檔案信息的整體利用效率。另外，在網(wǎng)絡管理體系構建的基礎上倡導市館、縣館、部門檔案室三級聯(lián)網(wǎng)目標的實現(xiàn)也是至關重要的，有利于檔案信息價值的發(fā)揮，因而應將其落實到實踐管理中。

三、結(jié)論

綜上可知，部分城建單位在檔案信息管理過程中仍然存在著技術水平較低等問題，因而在此背景下，要求城建部門在實施檔案信息管理工作的過程中，應注重對網(wǎng)絡等現(xiàn)代化科學技術的引入，且從構建網(wǎng)絡管理體系、提升管理人員綜合素質(zhì)、建設信息查詢系統(tǒng)等途徑入手，營造一個良好的檔案信息管理環(huán)境，提升檔案信息的整體利用效率，推動城建部門管理工作朝著更為健康穩(wěn)定的方向發(fā)展。

第8篇：電子檔案管理基礎范文

1新時期電子商務檔案管理的現(xiàn)狀

正如同志所說：“檔案是人類活動的真實記錄，是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可缺少的方面，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，電子商務檔案管理智能化事業(yè)是一項典型的功在當代利在千秋的可持續(xù)性發(fā)展的事業(yè)”。目前電子商務檔案管理朝著智能化發(fā)展的過程中存在著或多或少的問題，這會直接導致企業(yè)的發(fā)展受到阻礙。由此可見可見，在新形勢下加強電子商務檔案管理工作十分重要，隨著我國科學技術水平的不斷提高，電子商務檔案管理工作也需要逐步的完善，因此加強電子商務檔案智能化管理工作是我們當前所面臨的一項緊迫任務。

2目前電子商務檔案智能化管理的特征

首先，與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，電子商務檔案管理具有自身的特征，其不是可以直觀看見的，都是以光盤、U盤、硬盤等方法進行存儲的，因此其網(wǎng)絡性、虛擬性程度較高，電子商務的活動中信息存儲和檔案管理相同，都是虛擬的，例如：支付寶、網(wǎng)銀、淘寶等廣泛應用，都不需要開出具體的紙質(zhì)的票據(jù)。換言之，電子商務中檔案文本的管理都具有智能化、虛擬化的特征。其次，由于電子商務檔案管理并不能夠通過肉眼來定位，也不需要管理人員對檔案進行管理和抄寫，都是通過人工計算機智能模式來完成的，因此其存儲形式、信息數(shù)字化程度都不同，這就導致了電子商務檔案管理具有繁瑣性、復雜性。最后，電子商務檔案管理具有集體性、系統(tǒng)性。電子商務檔案管理的數(shù)據(jù)信息不僅集中于一種文字或者數(shù)字上，而是能夠?qū)崿F(xiàn)全方位的信息儲存，例如音頻、音效、圖表、視頻、錄音等。

3提高電子商務檔案管理智能化水平的有效策略

一方面，電子商務檔案管理工作應該嚴格按照國家下發(fā)的相關文件進行合理有效的歸檔，電子商務行業(yè)必須重視檔案管理工作的重要性，尤其是要把電子商務檔案管理工作作為行業(yè)發(fā)展重中之重，這樣不但能提高電子商務檔案管理工作水平，同時還能確保其朝著智能化趨勢發(fā)展。因此在企業(yè)進行電子商務的過程中，電子商務行業(yè)要為企業(yè)與客戶建立一種新型的溝通模式，讓企業(yè)通過智能化管理方法，提高檔案管理的質(zhì)量和水平。從而提高企業(yè)的競爭力，實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的最大化。另一方面，當前改革開放政策不斷深入，這就要求電子商務檔案管理也要與時代接軌，改變過去單一老化的檔案管理模式，做到與時俱進。在實踐的基礎上創(chuàng)新，在創(chuàng)新的基礎上實踐，朝著智能化趨勢發(fā)展。電子行業(yè)必須及時變革電子商務檔案管理方式，轉(zhuǎn)變管理模式建立完善科學有效的管理體系，促進電子商務檔案管理的建設。運用智能化存儲數(shù)據(jù)，滿足不同的客戶要求，將電子商務檔案所帶來的社會效益和潛在的經(jīng)濟效益發(fā)揮到最大化，從根本上完善電子商務檔案管理制度。在新時期下電子商務檔案管理工作是電子商務行業(yè)重要組成部分，它對今后企業(yè)和行業(yè)發(fā)展具有十分深遠的影響。因此電子商務行業(yè)要加快進行電子商務檔案管理工作的改革、重視提高電子商務檔案管理工作的水平和效率、提升工作人員的計算機水平和整體服務素質(zhì)，使電子商務檔案管理工作，真正發(fā)揮積極作用。

4結(jié)束語

第9篇：電子檔案管理基礎范文

數(shù)字化病歷檔案室的建設要以病歷檔案使用需求為原則，以最大限度服務病歷檔案使用者為導向，建立一種多功能的數(shù)字化病歷檔案智能平臺。數(shù)字化病歷檔案室主要由兩部分組成：

（一）病歷檔案信息資料的數(shù)字化是數(shù)字化病歷檔案存在的基礎

病歷檔案信息資料的收集是病歷檔案工作者的最基礎工作。將病歷檔案信息資料數(shù)字化是數(shù)字化病歷檔案室存在的基礎。數(shù)字化病歷檔案是傳統(tǒng)病歷檔案管理通過“應用數(shù)字技術處理和存儲病歷檔案”的方式來管理病歷檔案信息資料。它們的區(qū)別不只是處理和存儲病歷檔案的方式上，同時也是在病歷檔案室發(fā)展階段的不同上的區(qū)別。在電子病歷后時代，數(shù)字化病歷檔案室是傳統(tǒng)病歷檔案室發(fā)展的一個全新階段。病歷檔案信息資料的數(shù)字化來源包括：

1.病歷檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng):主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)病歷檔案進行影像化處理，然后以文檔和數(shù)據(jù)庫的方式存儲并配以加工、管理、應用的體系。目前我國紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化技術主要有三種：翻拍、掃描、縮微掃描結(jié)合三種方案。數(shù)字化影像處理系統(tǒng)將紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化后，存儲成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空間比較小，易于傳輸與儲存，也易于閱讀和展現(xiàn)。一般醫(yī)院都采用PDF格式存儲。

2．電子病歷系統(tǒng)：這是未來數(shù)字化病歷檔案室數(shù)據(jù)來源的主要形式。電子病歷是指醫(yī)務人員在醫(yī)療活動過程中，使用醫(yī)療機構信息系統(tǒng)生成的文字、符號、圖表、圖形、數(shù)據(jù)、影像等數(shù)字化信息，并能實現(xiàn)存儲、管理、傳輸和重現(xiàn)的醫(yī)療記錄，是病歷的一種記錄形式。電子病歷系統(tǒng)則是采集、存儲、傳輸、處理、使用電子病歷的一整套工具和應用程序。在電子病歷系統(tǒng)中，電子病歷存儲的格式通常有兩種:一種是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是當前處理結(jié)構化文檔信息的常用工具。另一種格式是PDF，電子病歷可以采用虛擬打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持電子簽名、支持帶水印的顯示輸出，有助于保證數(shù)字化病歷檔案的安全性和合法性。一般醫(yī)院都采用PDF來實現(xiàn)數(shù)字化病歷檔案的歸檔和存儲。PDF是數(shù)字化病歷檔案的較理想存儲格式。

3.病歷檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷系統(tǒng)相結(jié)合形成一份完整的電子化病歷。根據(jù)衛(wèi)生部電子病歷基本規(guī)范：對目前還不能電子化的植入材料條形碼、知情同意書等醫(yī)療信息資料，可以采取措施使之信息數(shù)字化后納入電子病歷并留存原件。因此，即便在電子病歷時代，電子病歷所無法包含的知情同意書等也必須通過數(shù)字影像化處理后，才能形成一份完整的電子化病歷。故完整的數(shù)字化病歷檔案管理系統(tǒng)包括了數(shù)字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷這兩種存儲方式。

（二）數(shù)字化病歷檔案的管理與服務參照傳統(tǒng)病歷檔案管理及三級醫(yī)院評審要求，數(shù)字化病歷檔案室的病歷檔案管理與服務的應用應包括如下幾系統(tǒng)：

1.病歷檔案管理系統(tǒng)：對病歷檔案資料、病歷檔案服務及對象進行管理。有病歷檔案信息管理模塊；病歷檔案查詢與檢索模塊；病歷檔案報表管理；病歷檔案科研檢索模塊等。

2．病歷檔案資料提供與服務系統(tǒng)：提供病歷檔案復印、復制及打印功能。還包括用戶登記、身份證明資料存儲、復印的病歷檔案資料項目登記及服務收費登記等。

3.智能數(shù)據(jù)平臺。這是數(shù)字化病歷檔案室的終極目標。它是一個使用方便、界面友好的通用數(shù)字化病歷檔案智能信息服務平臺。是基于電子化病歷檔案信息系統(tǒng)、電子醫(yī)學圖書館、電子醫(yī)學期刊及相關醫(yī)療信息及醫(yī)療法律法規(guī)等有關電子病歷檔案系列知識的一個綜合性平臺。主要是對病歷檔案信息進行二次開發(fā)，包括針對科學研究及統(tǒng)計分析建立的智能專題病歷檔案信息數(shù)據(jù)庫。其功能包括：數(shù)據(jù)檢索權限管理、智能數(shù)據(jù)應用導航、專題病歷檔案數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)、自定義數(shù)據(jù)庫設計及智能知識庫檢索系統(tǒng)等。當然，在醫(yī)院數(shù)字化病歷檔案室的基礎上，未來，還可建立區(qū)域數(shù)字化病歷檔案室。

（三）數(shù)據(jù)化病歷檔案室的實踐

我院電子病歷于2007年6月4日開始實施，至今其電子病歷檔案管理擁有的信息集成及應用系統(tǒng)有：

1.電子病歷檔案管理系統(tǒng)集成了如下幾子系統(tǒng)：電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)囑子系統(tǒng)、手術麻醉子系統(tǒng)、檢驗系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、護理系統(tǒng)、臨床路徑、日間手術等，基本涵蓋了所有的病歷資料。圖片導入功能：對不能電子化的紙質(zhì)病歷檔案案如知情同意書等進行掃描或拍攝導入電子病歷系統(tǒng)，以保證病歷檔案的完整性。

2.電子病歷檔案管理工作站：含這幾個模塊：電子病歷檔案編碼、審核模塊；病歷檔案回退管理；病歷檔案歸檔管理；電子病歷檔案借閱管理：電子病歷檔案復印管理；電子病歷檔案封存管理；

3.數(shù)據(jù)化病歷檔案應用系統(tǒng)目前只有病歷檔案首頁管理模塊及綜合查詢模塊。

（四）體會

數(shù)字化病歷檔案室提高了病歷檔案的服務能力，它是數(shù)字化醫(yī)院的重要組成部分，是提升病歷檔案管理與信息利用水平的必由之路。

1.年輕化、專業(yè)化的人力資源隊伍是實現(xiàn)數(shù)字化病歷檔案室的基礎。我院是一所新發(fā)展起來的?？啤叭住眿D幼保健醫(yī)院，其病歷檔案室成員的專業(yè)化與年輕化是它的主要特點；和其它醫(yī)院相比，它少了老醫(yī)院病歷檔案室的種種冗余，多了觀念的創(chuàng)新及病歷檔案信息新技術和主動服務技巧；同時，科室文化倡導積極主動的學習與參與意識，積極參與醫(yī)院的各種有關病歷檔案建設；同時，努力按照PDCA管理模式精細化管理病歷檔案，力爭打造一個服務型、學術型病歷檔案管理隊伍。

2.專業(yè)素養(yǎng)的建立。病歷檔案管理是一門邊緣學科，其管理人員除了具有病歷檔案管理及醫(yī)學知識外，還必須具有計算機技術、網(wǎng)絡技術及知識產(chǎn)權保護、法律法規(guī)等多方面知識的一種全新的復合型人才。