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1、合法性原則。
即企業(yè)實施會計電算化的各項工作,都必須以有關(guān)法律制度為原則。
第一,實施會計電算化,必須遵循我國的會計制度、財務制度及有關(guān)法律。
第二,必須遵循財政、財務部門會計電算化管理制度。
第三,還要遵循本企業(yè)的財務制度,以保證機構(gòu)設置的合法性,崗位分工和人員職責的合法性,操作使用的合法性,輸入、輸出及內(nèi)部處理的合法性,輸入數(shù)據(jù)的合法性及輸出信息及格式的合法性。
2、效益性原則。
提高經(jīng)濟效益,是會計電算化的最終目的。提高經(jīng)濟效益,也要從兩方面考慮,一是直接經(jīng)濟效益,即直接投入直接產(chǎn)出的效益;二是間接經(jīng)濟效益,即由于會計電算化而引起企業(yè)的現(xiàn)代化,產(chǎn)生的非直接經(jīng)濟效益。間接經(jīng)濟效益,雖然不能從表面上看到是由于企業(yè)實施電算化。
以下幾個方面值得特別注意:
第一,在系統(tǒng)實施前,應從經(jīng)濟效益,技術(shù)力量,管理水平,各種約束條件進行全面分析,先進行整個系統(tǒng)的可行性分析,以確定是否具備條件進行會計電算化工作。
第二,可行性研究要圍繞企業(yè)的最終經(jīng)濟效益來開展。一般來說,評價電算化系統(tǒng)的經(jīng)濟效益,要從會計電算化能否節(jié)約企業(yè)的流動資金占用量,能否準確、及時和全面地提供必須的信息,能否提高企業(yè)管理工作的效率和質(zhì)量,以及決策水平等方面著眼。也就是說,要從計算機是現(xiàn)代化管理的輔助工具這個角度來評估它的效益。
第三,在系統(tǒng)設計過程中,也應堅持效益性原則,力求降低設計開發(fā)成本,提高會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量。
3、系統(tǒng)性原則。
也就是以包括整體觀點,關(guān)聯(lián)觀點,發(fā)展觀點,最優(yōu)觀點在內(nèi)的系統(tǒng)觀點來進行會計電算化實施工作。要注意以下兩點:
第一,內(nèi)部與外部相聯(lián)系。
會計部門作為企業(yè)管理中的一個重要部門,與其他職能部門是密切聯(lián)系的,因此,實施會計電算化時,應考慮包括各職能部門在內(nèi)的企業(yè)整個管理工作的電算化工作,把會計信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng),既要分清各子系統(tǒng)的界面,又要留好各子系統(tǒng)之間的接口,并在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設計上做到信息共享,減少數(shù)據(jù)冗余。
第二,局部目標與整體目標相結(jié)合。電算化會計信息系統(tǒng)仍可分許多子系統(tǒng),實施會計電算化,不可能一次全部完成各子系統(tǒng),必須分階段進行。這樣,在進行部分子系統(tǒng)設計實施時,必須有全局的觀點,考慮到與其他子系統(tǒng)的聯(lián)接性,使逐個實施的子系統(tǒng)全部完工后能組成高質(zhì)量的整個會計信息系統(tǒng),而不能只考慮局部的優(yōu)化,以至影響整修系統(tǒng)的完美組合和高質(zhì)量性。
4、規(guī)范性原則。
包括系統(tǒng)設計的規(guī)范性,管理制度的規(guī)范性,數(shù)據(jù)信息的規(guī)范性等。這些規(guī)范性的要求,可以使系統(tǒng)實施避免二義性,避免由于人的主觀因素而造成的系統(tǒng)實施的偏差,從而避免會計電算化工作失敗的可能性。
5、可靠性原則。
可靠性是會計電算化系統(tǒng)能否實際使用的前提。影響系統(tǒng)可靠性的因素很多,主要考慮以下三個方面:
第一,準確性,即輸入數(shù)據(jù)及操作的準確性,在易出現(xiàn)錯誤和失誤的地方,建立盡可能完善的檢錯和糾錯系統(tǒng),進行重點防護,保證輸入數(shù)據(jù)及操作的準確性。
第二,安全性,要求有一套完善的管理制度和技術(shù)方法,防止系統(tǒng)被非法使用,數(shù)據(jù)丟失及非法改動,此外還應有系統(tǒng)破壞后的恢復功能等。
第三,易擴充性,即整個系統(tǒng)在運行周期內(nèi),由于環(huán)境條件的變化,從而要求系統(tǒng)隨之進行改變的難易程度,易擴充性要求對系統(tǒng)的修改和擴充能夠非常容易地進行。
6、易用性原則。
一、財務會計核算
(一)財務會計核算的基本概述以往對于財務會計核算的論述,是指企業(yè)財務部門及人員針對已經(jīng)結(jié)束的經(jīng)營活動展開相關(guān)的計算核算工作,其中包括記賬、算賬、報賬等一系列會計工作。但市場經(jīng)濟環(huán)境下,財務會計核算的范疇不斷擴大,其不僅涵蓋以往所概述的內(nèi)容,還包括經(jīng)營活動開始及進行過程中所涉及的所有財務會計計算核對內(nèi)容。財務會計核算的具體內(nèi)容有:前期預算,對經(jīng)營活動開始之前所進行的財務預測,為企業(yè)做出正確的決策提供依據(jù);經(jīng)營過程中核算,結(jié)合經(jīng)營活動發(fā)展情況,對所涉及的財務會計予以準確的核算,以便有效控制經(jīng)營成本;經(jīng)營活動后核算,是經(jīng)營活動成敗的直接體現(xiàn),對經(jīng)營活動所涉及的財務會計進行全面、詳細、準確的核算,了解企業(yè)經(jīng)營成本情況,確定其是否影響企業(yè)經(jīng)營活動的經(jīng)濟效益。
(二)財務會計核算的基本原則
財務會計核算原則是會計工作的基本要求,按照基本原則來進行財務會計核算,可以大大提高財務會計核算的準確性、有效性、真實性。財務會計核算的基本原則有:
1.明確財務會計核算計量和要素。在企業(yè)進行財務會計核算的過程中,一定要明確其計量和要素,正確把握財務會計核算的資本性和收益性,進而從權(quán)責發(fā)生制角度出發(fā)來有序進行財務會計核算,如此可以提高財務會計核算的準確性。
2.財務會計核算信息質(zhì)量準確。此項原則作為財務會計核算工作落實需要遵循的基礎原則,需要工作人員在對企業(yè)經(jīng)營活動進行財務會計核算的過程中,必須遵循客觀性、及時性、連貫性、清晰性、準確性、有效性等基本要求,從而保證財務會計核算信息完整、真實、準確。
3.財務會計核算慣例修訂合理。在修訂財務會計核算慣例時,工作人員應當始終保持謹慎的態(tài)度,認真對待和重點分析財務會計核算的關(guān)鍵問題,制定規(guī)范、合理、有效的條例,將其列人到財務會計核算慣例,提高財務會計核算慣例的有效性。
二、目前我國企業(yè)會計核算體系存在的問題
(一)會計工作基礎比較薄弱目前很多企業(yè)會計工作基礎比較薄弱,而導致此種情況出現(xiàn)的主要原因有兩種,即企業(yè)會計機構(gòu)設置不健全和電算化會計資料管理不規(guī)范。
1.企業(yè)會計機構(gòu)設置不健全。會計部門作為企業(yè)的基礎組成部分之一,會計人員規(guī)范、合理地落實各項會計工作,為企業(yè)提供詳細、準確的會計報表,可以為企業(yè)做出正確的戰(zhàn)略決策提供依據(jù)。但是,一些企業(yè)因受業(yè)務發(fā)展規(guī)模、發(fā)展程度、市場條件等方面的影響和制約,造成企業(yè)會計機構(gòu)設置不健全、不系統(tǒng)的情況,必然會導致會計工作分工不明、工作人員權(quán)責分配不清、工作層次不清晰等情況出現(xiàn),造成重復落實會計工作或無人落實會計工作的情況發(fā)生,從而導致會計核算不準確、不全面,無法為企業(yè)戰(zhàn)略決策提供依據(jù),影響企業(yè)的良好發(fā)展。
2.電算化會計資料管理不規(guī)范。在我國科學技術(shù)不斷進步和發(fā)展的情況下,國內(nèi)很多中小型企業(yè)開始啟用電算化會計,促使會計核算自動化、智能化,以便提高企業(yè)會計核算的準確性、高效性。但因企業(yè)自身存在的一 些原因或電算化會計軟件存在的一些原因,導致會計資料受損或破壞,造成企業(yè)會計信息不完整、不真實、不準確的情況時有發(fā)生。所以,企業(yè)電算化會計資料管理不規(guī)范是企業(yè)在規(guī)范財務會計核算體系過程中需要解決的問題之一。
(二)企業(yè)財務會計核算監(jiān)督管理機制不健全
我國企業(yè)財務會計核算過程中存在這樣一些現(xiàn)象,如企業(yè)核算人員素質(zhì)偏低,在財務會計核算過程中未依據(jù)相關(guān)制度和機制,恪盡職守、認真負責地進行財務會計核算,導致財務會計信息不準確、不真實;企業(yè)管理者管理意識不強,未認識到財務會計核算監(jiān)督管理機制的重要性,馬虎、敷衍地制定監(jiān)督管理機制,導致監(jiān)督管理機制無法有效應用。由此可見,我國很多企業(yè)均存在財務會計核算監(jiān)督管理機制不健全的情況,監(jiān)督管理機制對財務會計核算約束不佳,容易造成財務會計核算不準確,企業(yè)資金流失、浪費的情況很可能發(fā)生。
(三)財務會計核算資料保管效果不佳
會計資料包括會計憑證、賬簿、報表及其他資料,是企業(yè)開展經(jīng)營活動和投資決策的重要依據(jù),所以保證會計資料真實、準確、完整是非常必要的。但目前有些企業(yè)將目光放在經(jīng)營活動上,忽視了企業(yè)財務會計核算方面,企業(yè)工作人員不注重財務會計核算資料的保管,造成財務會計憑證、賬簿、報表缺失或損壞的情況時常發(fā)生,降低會計資料的應用性。
三、企業(yè)財務會計核算體系規(guī)范化的有效措施
當前,我國企業(yè)財務會計核算體系存在諸多問題,企業(yè)應當采取切實有效的措施來規(guī)范財務會計核算體系,約束財務會計核算,為企業(yè)經(jīng)營活動或戰(zhàn)略決策提供依據(jù),促進企業(yè)良好發(fā)展。基于此,筆者提出以下建議:
(一)建立完善、規(guī)范的財務會計核算管理機制科學、規(guī)范的財務會計核算管理機制是企業(yè)決策者開展相關(guān)工作的依據(jù),同時也是引導企業(yè)迅速走上健康發(fā)展道路的關(guān)鍵性因素。為了推動企業(yè)財務會計核算體系規(guī)范化、合理化、有效化發(fā)展,企業(yè)應當建立完善、規(guī)范的財務會計核算管理機制。具體的做法是:企業(yè)負責人應當根據(jù)企業(yè)實際情況及財務會計核算的崗位需求情況,合理設置和安排財務會計核算相關(guān)崗位,以便各個崗位工作人員能夠有效地落實各項財務會計核算工作,為提高財務會計核算準確性創(chuàng)造條件;企業(yè)負責人應當對企業(yè)財務會計人員的從業(yè)資格是否符合國家相關(guān)規(guī)定予以了解,避免無證上崗人員存在;企業(yè)負責人應當根據(jù)財務會計核算人員整體水平,合理安排業(yè)務技能培訓、職業(yè)素質(zhì)教育、專業(yè)知識培訓等,以強化工作人員的整體水平。總之,結(jié)合企業(yè)實際情況,建立完善、健全的企業(yè)財務會計核算管理機制是非常必要的。
(二)強化財務人員從業(yè)資格的管理
為了使企業(yè)財務人員能夠在財務會計核算工作中充分發(fā)揮作用,做好各項財務會計核算工作,提高財務會計核算的準確性,使其可以作為企業(yè)經(jīng)營活動或戰(zhàn)略決策制定的依據(jù),企業(yè)應當注意強化財務人員從業(yè)資格管理工作。其一,企業(yè)應當從自身發(fā)展需求的角度出發(fā),科學、合理地設置企業(yè)會計機構(gòu),聘請素質(zhì)高、能力強、專業(yè)水平好、經(jīng)驗豐富、具有從業(yè)資格的工作人員來進行財務會計核算工作。其二,企業(yè)應當堅持“以人本文”的理念,了解財務人員的基本情況,為財務人員提供生活和工作上的幫助,促使財務人員可以不受不良因素的影響,規(guī)范、合理地進行工作,提高工作質(zhì)量和效率。
(三)制定統(tǒng)一的財務會計考核管理機制
關(guān)鍵詞:謹慎性原則 企業(yè)會計 運用
經(jīng)濟改革日益深入,企業(yè)所面臨的外部環(huán)境隨之產(chǎn)生巨大變化,這種變化在帶來機遇的同時也帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。企業(yè)要想突破挑戰(zhàn),在市場競爭中力勝群雄,取得一席之地,就必須正視市場的不確定性,在企業(yè)會計中正確運用謹慎性原則,從而在某種程度上降低企業(yè)所面臨的風險,獲取最大化利益。
一、謹慎性原則的概念及作用
(一)謹慎性原則的概念
謹慎性原則也被稱為穩(wěn)健性原則,在企業(yè)會計環(huán)境存在不確定性因素或風險的時候,對企業(yè)風險做出科學、正確、合理的預測,以確保會計信息的真實性和準確性,從而為企業(yè)的決策提供相應的依據(jù)。
(二)謹慎性原則的作用
首先,謹慎性原則運用在企業(yè)會計中可以降低信息的不對稱程度,減少由于信息的不對稱而帶來的道德風險,并且在某種程度上減少投資決策的失誤。其次,當企業(yè)的會計政策與國家稅收政策相一致時,由于謹慎性原則可能低估企業(yè)的利潤以及收入,因此將企業(yè)的納稅支出推遲至后半年,使得當年企業(yè)的稅務減輕;也因低估企業(yè)的凈資產(chǎn)和凈利潤,投資者在這種情況下不至于做出偏激的決策,從而降低企業(yè)可能遭受到訴訟成本。最后,較為謹慎或穩(wěn)健的會計信息會為對方企業(yè)提供易于證實的企業(yè)信息,從而降低合作合同的風險。
二、謹慎性原則在企業(yè)會計中的運用
謹慎性原則在企業(yè)會計中的運用,可以宏觀與微觀為標準分為以下兩種。
(一)宏觀運用
在資產(chǎn)方面,謹慎性原則要求企業(yè)會計盡可能預算企業(yè)損失及費用,確保資產(chǎn)值準確;在負債方面,企業(yè)應該及時確認計量負債,以減少負債或減少延緩負債;在收益方面,盡量不去預算可能發(fā)生的收益,預計時,盡量選擇有十足把握的收益;在財務分配方面,應當認真分析企業(yè)財務,重點分析的資產(chǎn)運營及短期償還能力,以保證財務信息的準確性。
(二)微觀運用
企業(yè)在年底需要進行資產(chǎn)減值準備,如:壞賬損失準備、存貨跌價準備、固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)減值準備,從而全面分析、檢查企業(yè)中各資產(chǎn)的運用情況,并根據(jù)謹慎性原則合理預計各項資產(chǎn),以便提前對可能會發(fā)生的損失做好減值準備,以降低企業(yè)風險,減少企業(yè)損失。除了正常條件下的實際成本核算,合理選擇存貨計價方法也至關(guān)重要。
三、謹慎性原則在企業(yè)會計運用中出現(xiàn)的問題
(一)謹慎性原則與會計一般原則的沖突
謹慎性原則在實際運用上傾向于企業(yè)出資者的利益,它應用與會計實務中確認會發(fā)生但當時未發(fā)生的損失,與真實性的原則背道而馳,易于失去中正的立場。比如某些企業(yè)在過分追求企業(yè)利潤時或者為了最大程度地博取外部信息所用者的信任度,通常會采取會計謹慎性原則中較為模糊的限定規(guī)則,以達到對風險的估算,并會采取非法的手段操控估算過程,使得信息失真,影響企業(yè)的最終決策,最終阻礙企業(yè)的正常發(fā)展,毀壞企業(yè)信譽。
(二)受國家稅法與會計政策的影響
會計制度中對于稅前列支費用的規(guī)定與現(xiàn)行稅法的規(guī)定有所不同,我國稅法規(guī)定認為壞賬準備是可以接受的,但對其他各項減值則不予承認,直到實際資產(chǎn)發(fā)生減損時才可將其從損益中扣除。這種相左的規(guī)定使得謹慎性原則收到國家稅法的影響和制約。
另外,采取不同的固定資產(chǎn)折舊方法會直接影響到當期利潤的高低,企業(yè)一般根據(jù)自身情況采取不同的計提壞賬準備方法和比例,不同的方法和比例也對謹慎性原則的運用有所影響。
(三)會計從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)的限制
可變現(xiàn)凈值是在存貨估計售價和完工時估計要發(fā)生的成本、估計的銷售費用的基礎之上,減掉稅后費用之后所得到的差值,這種會計核算方法是現(xiàn)代企業(yè)普遍采用的一種核算方法,關(guān)于減值準備方法、計提比例、事項的判斷更多地依賴于會計從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)和經(jīng)驗,所以這種方法對從業(yè)人員的素質(zhì)要求也相應提高。但在此方面可以勝任的高素質(zhì)從業(yè)人員較為缺乏,從某些方面來說,直接影響到謹慎性原則的運用。
四、解決謹慎性原則在企業(yè)會計中問題的策略
(一)多方面、大范圍地運用謹慎性原則
謹慎性原則的運用程度是否廣泛決定了其優(yōu)劣的程度,過度謹慎和過度松懈都會影響到謹慎性原則的優(yōu)勢,導致無法正確認識企業(yè)內(nèi)部財務狀況,無法正確地看待企業(yè)的經(jīng)營和運作,就無法對企業(yè)發(fā)展的方向做出正確的引導和預估。因此,應當綜合考慮多方面因素,找到謹慎性原則運用的關(guān)鍵點、平衡點,以求最大限度地發(fā)揮謹慎性原則的優(yōu)勢,減少因為錯誤預估而產(chǎn)生的企業(yè)問題。
(二)協(xié)調(diào)會計政策和國家稅法兩者的相關(guān)規(guī)定
加速折舊法和直線折舊法是對固定資產(chǎn)進行折舊的兩種主要方法,加速折舊法能夠延長企業(yè)納稅的時間,但是無法減少納稅總額,對稅收的影響微乎其微。這種政策導致企業(yè)利用會計政策的變更調(diào)節(jié)納稅的惡果,因此必須對會計政策變更時可能出現(xiàn)的情況加以考慮,做好此段時間內(nèi)的備案,或者要求必須獲得稅務機關(guān)的批準等規(guī)定工作。
(三)加強會計從業(yè)人員的素養(yǎng)
會計人員的職業(yè)道德修養(yǎng)直接影響到會計工作,只有工作人員自律,才能保證企業(yè)會計信息的真實性、準確性,從而有利于企業(yè)的發(fā)展。
五、結(jié)束語
經(jīng)濟改革的進行對企業(yè)的影響有利有弊,面對激烈的市場競爭,企業(yè)需要做出精準的判斷和對策,而這又明顯地依賴于真實、準確的企業(yè)會計信息。但實際上,企業(yè)在運行和發(fā)展的過程中,總是會受制于外部的條件,面臨著不同的企業(yè)風險和損失。要想有效地規(guī)避風險并獲得長遠的發(fā)展,企業(yè)必須重視企業(yè)會計中的謹慎性原則,并加以合理地利用,從而在掌握有準確的會計信息的基礎上做出理性的判斷和正確的決策。
參考文獻:
[1]張洪仁.淺談謹慎性原則在企業(yè)會計中的運用與完善[J].中國電子商務,2013
隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展,我國的會計電算化也得到了普及和應用,這不僅是會計核算工作的現(xiàn)代化過程,也是促進會計工作標準化、制度化、規(guī)?;倪^程,更是促進會計改革和發(fā)展的過程。會計電算化對會計工作的影響主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
一、使會計數(shù)據(jù)的處理方式發(fā)生了改變 在手工條件下,會計核算工作要由許多人共同完成,實現(xiàn)會計電算化后, 會計數(shù)據(jù)的處理過程被分為輸入、處理、輸出三個環(huán)節(jié),只要在數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)加大其準確性控制,會計工作人員只要輸入一張會計憑證,會計電算化系統(tǒng)可自動進行記賬、匯總、轉(zhuǎn)賬、結(jié)賬、出報表等一系列工作;對于大量重復出現(xiàn)的業(yè)務,系統(tǒng)可以按模式憑證自動生成記賬憑證。對于編制會計報表、運用移動平均法進行成本計算等非常復雜和時間性要求很高的會計核算工作,會計電算化系統(tǒng)毫不畏懼,它可以按照一定的程序,由計算機不厭其煩地計算,及時抽取數(shù)據(jù),隨時輸出報表,復雜的會計核算工作不僅變得簡單、迅速,而且大大提高了會計資料的準確性。與手工會計相比,數(shù)據(jù)處理無論在準確性上還是在處理速度上都發(fā)生了很大的變化,會計信息的準確性和及時性和會計數(shù)據(jù)處理的集中化、自動化程度大大提高,賬務處理程序也趨于簡單。從而使會計核算工作做得更細、更深,更好地發(fā)揮其參與管理的職能。 二、使會計人員的工作職能和知識結(jié)構(gòu)發(fā)生了改變 會計電算化的實現(xiàn),能有效地減輕會計人員的工作壓力和負擔,使他們從簡單重復而又枯燥乏味的記賬算賬中解放出來,把工作的重點和主要精力放在對經(jīng)濟活動的分析、預測和日常管理方面,從而更好地完成會計反映和監(jiān)督生產(chǎn)經(jīng)營活動的各項任務,提高了會計人員的地位。
由于會計電算化涉及到會計和計算機兩種專業(yè)知識,這就要求會計人員既要掌握會計專業(yè)知識,又要掌握相關(guān)的計算機知識、網(wǎng)絡知識、信息管理知識等。因此,會計電算化將促進會計人員的知識結(jié)構(gòu)向既博又專的方向發(fā)展,使其計算機知識和會計工作經(jīng)驗實現(xiàn)有機結(jié)合,從而提高會計人員的素質(zhì)。 三、使會計數(shù)據(jù)的修改技術(shù)與內(nèi)部控制制度發(fā)生了改變 會計電算化實現(xiàn)后,手工條件下對賬簿記錄錯誤的劃線更正法將不再適應,取而代之的是修改權(quán)限、修改標志、憑證沖銷等方法。對于經(jīng)過審核、記賬、甚至結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)的錯誤記錄,還可以利用電算化系統(tǒng)提供的反結(jié)賬、反過賬取消審核等功能進行修正,這在手工條件下是不可想象的。
會計電算化的內(nèi)部控制目標和手工操作是一致的,手工內(nèi)部控制制度一部分被保留,一部分被取消或更正。例如,賬、錢、物三分管的原則不變,處理每一項業(yè)務必須有明確的職責分工的原則不變,但平行登記的原則會有所轉(zhuǎn)變,記賬、結(jié)賬則轉(zhuǎn)化為計算機程序控制;再如,原來通過賬證核對、賬賬核對、賬表核對的控制方式,基本已不復存在了,代之以更加嚴密的輸入控制。
四、將重新定位會計的本質(zhì)
會計是社會生產(chǎn)力發(fā)展的產(chǎn)物。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟與科學的飛速發(fā)展,人們逐漸加深對會計本質(zhì)的認識,即會計是一項對會計信息、處理、輸出的經(jīng)濟信息系統(tǒng),其主要職能是為人們提供經(jīng)濟活動(價值運動)的狀態(tài)、結(jié)構(gòu)、歷史及未來趨勢的畫面。伴著會計電算化的普及應用,人們對會計職能的認識和對會計本質(zhì)的揭示,從最初定位于純粹的服務性工作,到現(xiàn)在將會計作為控制體制,使會計信息從幕后走向前臺。這是因為會計信息不僅僅是客觀事實的真實反映,更重要的是它們能夠指導和控制人們的行為
五、將建立定期報告和實時報告結(jié)合的財務報告制度
傳統(tǒng)的會計是按月、季度、年編制的定期報告,這種報告在經(jīng)濟較為穩(wěn)定的情況下對決策是有用的,會計信息使用者可以比較準確地預測企業(yè)下一年度甚至今后幾年的業(yè)績。但在市場千變?nèi)f化,競爭越來越激烈的知識經(jīng)濟時代,產(chǎn)品使用周期不斷縮短,創(chuàng)新技術(shù)不斷加速,經(jīng)營活動的不穩(wěn)定性日益顯著,這時僅依靠定期報告是難以準確預測企業(yè)未來、把握企業(yè)命脈的,因此,建立一套既能夠提供定期報告又提供適時信息的財務報告制度是非常必要的,會計電算化為此提供了技術(shù)上的支持。
在目前物業(yè)管理公司經(jīng)營管理過程中,工資計算與發(fā)放是物業(yè)會計的重要工作之一,為了保證工資計算的準確性,提高工資發(fā)放效率和透明度,物業(yè)會計不但要熟悉工資計算方法,還要立足物業(yè)公司管理實際,積極優(yōu)化工資發(fā)放流程,使物業(yè)員工的工資計算和發(fā)放能夠滿足物業(yè)公司管理需要,為物業(yè)公司經(jīng)營管理提供有力支撐?;谶@一認識,在物業(yè)公司管理中,物業(yè)會計應深入研究新物業(yè)法和新會計準則,積極做好物業(yè)公司工資計算和發(fā)放工作,促進物業(yè)公司快速發(fā)展,為物業(yè)公司的經(jīng)營管理提供有效手段。
二、物業(yè)會計中工資計算的具體方式和辦法
通過對物業(yè)會計工作了解后可知,物業(yè)會計在工資計算過程中,主要需要對月工資、年終雙薪和年終獎金等工資進行計算。為了保證這三部分工資計算的準確性,物業(yè)會計應在工資計算過程中根據(jù)物業(yè)公司的實際經(jīng)營管理流程,合理選擇計算方法,具體應從以下幾個方面入手:
1.員工每月工資的計算
物業(yè)公司在工資發(fā)放過程中,應以《工資標準管理標準作業(yè)規(guī)程》、《員工績效考評表》、《員工動態(tài)表》為基本依據(jù),同時計算公式可以參考如下算式:
員工月工資=(基本工資+崗位工資+考評工資×績效考評系數(shù))÷當月全勤天數(shù)×實際出勤天數(shù)。
由此可以看出物業(yè)會計在計算月工資時,需要以物業(yè)公司的工資標準和員工績效及動態(tài)表為基礎依據(jù),在工資發(fā)放額度的計算中,重點考核員工的實際業(yè)績是否符合物業(yè)公司的經(jīng)營管理實際,做到了對員工的合理考核。同時,從月工資計算公式來看,需要在基本工資和崗位工資之外,用考評工資乘以績效考評系數(shù)的方式體現(xiàn)出工資差別,滿足物業(yè)公司績效管理的需要。
2.年終雙薪的計算
為了獎勵有貢獻員工,激發(fā)員工努力工作,許多物業(yè)公司設定了年終雙薪制度,保證了對有突出貢獻的員工進行額外獎勵。其中年終雙薪的計算公式可以參考下列算式:
員工雙薪計算公式:員工雙薪=月工資總額÷12本年實際工作月數(shù)
隨著年終雙薪制度的實行,年終雙薪的計算已經(jīng)成了物業(yè)會計的重要工作內(nèi)容,為此物業(yè)會計應提高年終雙薪的計算準確率。在年終雙薪的計算過程中,應以員工動態(tài)表和員工的月工資標準作為參照標準,保證年終雙薪的計算能夠具有明確的依據(jù)。
3.年終獎金的計算
物業(yè)公司在每一個經(jīng)營周期之內(nèi),都會根據(jù)公司業(yè)績情況,對員工實行年終獎勵,其獎勵多以年終獎金的形式發(fā)放。由于員工的年終獎金數(shù)額較大,在計算過程中必須要保證準確性和科學性。為此,物業(yè)會計在計算員工年終獎金過程中應將員工績效考評表作為主要依據(jù),根據(jù)當年可分配的留利計算獎金總額,再根據(jù)獎金分配方案,計算出每個員工的年終獎金,并在發(fā)放過程中完善簽字審批程序,保證年終獎的計算和發(fā)放流程能夠滿足準確性和透明性的要求。
三、物業(yè)會計中如何優(yōu)化工資發(fā)放審批流程
隨著新物業(yè)法的實行,物業(yè)會計在工資發(fā)放過程中除了要保證計算的準確性之外,還要保證工資發(fā)放流程的科學性和合理性。為此,物業(yè)會計應立足物業(yè)公司工資發(fā)放實際,對現(xiàn)有的工資審批發(fā)放流程進行積極優(yōu)化。目前來看,物業(yè)公司工資審批流程的優(yōu)化應從以下幾個方面入手:
1.人事部門需要每個月及時編制員工動態(tài)業(yè)績考評表
目前物業(yè)公司在工資發(fā)放之前,需要由人事部門向會計提供員工每個月的績效考評及員工動態(tài)資料,從而保證會計能夠根據(jù)這些基礎數(shù)據(jù)和資料計算每個員工的工資額度。但是受到人事部門工作效率的限制,有時不能及時向會計提供相關(guān)數(shù)據(jù),擠占了會計的工作時間,導致了工資不能及時發(fā)放。基于這一分析,在基礎資料提供過程中,可以考慮建立基礎數(shù)據(jù)資料網(wǎng)上測評機制,每月會計通過網(wǎng)絡數(shù)據(jù)就能完成工資計算,提高工資發(fā)放效率。
2.物業(yè)會計負責具體的工資計算和發(fā)放
物業(yè)會計具備明確的工資計算和發(fā)放職責。但是從成熟的物業(yè)公司管理來看,員工工資計算和發(fā)放可以分成兩個部門來做,即:員工工資的計算主要由物業(yè)會計負責,物業(yè)會計需要保證工資數(shù)額的準確性。工資計算完畢后,工資的發(fā)放可以移交人事部門負責。這樣就把物業(yè)會計從工資發(fā)放中解脫出來,減少了物業(yè)會計的工作量,提高了工資計算的準確性。所以,物業(yè)會計可以嘗試著改變自身職責,合理進行工資計算和發(fā)放工作量的分工。
3.財務部門需要對物業(yè)會計編制的工資發(fā)放清單進行審核
物業(yè)會計屬于物業(yè)公司財務部,物業(yè)會計在計算完員工工資數(shù)額后,需交由財務部經(jīng)理審核簽字后才能轉(zhuǎn)入發(fā)放程序。這一流程設計整體來看問題不大,但是由于財務部經(jīng)理本身精力有限,不可能對每一項工資數(shù)據(jù)都進行重新計算和核對,因此財務部經(jīng)理的簽字往往比較原則性,即使會計在工資數(shù)額上存在誤差和出入,財務部經(jīng)理也難以發(fā)現(xiàn)?;谶@一分析,我們應對財務部經(jīng)理審核簽字確認的流程進行優(yōu)化,應在財務部經(jīng)理簽字之前,增加物業(yè)會計間的相互核對與確認,保證工資計算的準確性。
4.財務部門應將審核完的工資發(fā)放清單交由總經(jīng)理簽字并審批
物業(yè)公司工資計算和發(fā)放過程中,總經(jīng)理簽字之后《工資方發(fā)放表》才具備一定的效力,在公司內(nèi)部才能將整個工資計算和發(fā)放審批流程走完。但是從該機制的實際運行來看,盡管在總經(jīng)理簽字之前有多個環(huán)節(jié)對工資計算的準確性進行把關(guān),但是考慮到物業(yè)人員工資數(shù)額大,工資科目多,工資計算過程復雜等特點,總經(jīng)理的審批和確認實際意義不大。考慮到總經(jīng)理的職責和權(quán)限以及實際工作內(nèi)容,為了最大程度的提高工資計算的準確性,簡化工資發(fā)放流程,可以采取網(wǎng)上確認的方式簡化總經(jīng)理審批程序。
筆者結(jié)合自身于安徽省郵政公司的從業(yè)經(jīng)歷進行分析,當前導致郵政企業(yè)財務會計核算工作存在一系列問題的主要原因就在于企業(yè)的機制轉(zhuǎn)換和體制改革工作不徹底,導致郵政企業(yè)存在類似于職能欠缺、人員冗雜、觀念落后等一系列問題,具體表現(xiàn)為:
1.崗位設置不科學,工作人員素質(zhì)偏低由于企業(yè)改革的不徹底以及政企不分的管理格局,導致當前的郵政企業(yè)存在職能欠缺、層次不明的問題。企業(yè)沒有合理的財務核算機構(gòu),而往往將企業(yè)的財務管理與核算職能相混淆,不能有效發(fā)揮會計核算工作所應具有的作用。此外,企業(yè)會計工作人員素質(zhì)偏低,人員流動頻繁,其只注重于通常的記賬算賬工作,而沒有深入開展財務分析,使企業(yè)的財務核算工作失去了對企業(yè)日常經(jīng)營活動的指導作用。
2.監(jiān)督體系不健全,資產(chǎn)流失時有發(fā)生在郵政企業(yè)的日常經(jīng)營過程中,由于企業(yè)管理者往往不注重于進一步健全企業(yè)的會計核算監(jiān)督體系,也就使得企業(yè)財務核算的合法性和準確性不能得到保障,限制了會計監(jiān)督職能的發(fā)揮,長此以往,很容易出現(xiàn)會計人員及營業(yè)收支人員利用制度和管理漏洞侵占公有財產(chǎn)的現(xiàn)象,造成企業(yè)資產(chǎn)流失,損害集體利益。
3.考核政策不統(tǒng)一,信息失真現(xiàn)象嚴重首先,現(xiàn)階段郵政企業(yè)財務核算的科學性、準確性和精細化程度都有待提高,由于這樣或那樣的原因,核算信息失真的現(xiàn)象還經(jīng)常發(fā)生。其次,郵政企業(yè)當前并不能真正將權(quán)、責、利三者進行統(tǒng)一,不能夠進行較為準確的專業(yè)化的核算考核,考核政策還不能完全統(tǒng)一,使得企業(yè)的實際經(jīng)營狀況不能夠通過財務部門對成本、收入以及利潤等的核算而進行體現(xiàn)。
二、完善郵政企業(yè)會計核算工作對策分析
針對郵政企業(yè)當前存在的崗位設置不科學、監(jiān)督體系有待完善以及考核機制不統(tǒng)一等問題,筆者認為企業(yè)應該有針對性地進行整改,這樣才能有效解決存在于郵政企業(yè)財務核算過程中的一系列問題。完善郵政企業(yè)會計核算工作體系的主要對策如下:
1.明確財務會計基本職能,提升工作人員素質(zhì)為進一步完善郵政企業(yè)的財務會計核算工作體系,企業(yè)首先應明確財務會計的基本職能和原則,改革現(xiàn)有的企業(yè)財務管理體制,依據(jù)科學的會計制度、嚴謹?shù)暮怂惴椒▽ΜF(xiàn)有的財務核算方法統(tǒng)一進行規(guī)范和要求,同時將企業(yè)的財務核算納入企業(yè)的財務管理工作范圍之內(nèi)。在進行企業(yè)財務核算的過程中,財務人員應遵循連貫性、明晰性、客觀性等會計核算基本要求,確保核算數(shù)據(jù)的準確性和完整性,提高企業(yè)的會計核算工作水平。其次,郵政企業(yè)在穩(wěn)定財務人員隊伍的基礎上還應該加強工作人員的再教育,避免其工作人員的知識結(jié)構(gòu)及自身技能不能滿足企業(yè)日益發(fā)展的需要,這樣才能防止工作人員的會計核算水平對郵政企業(yè)的財務管理工作產(chǎn)生消極影響。
2.健全會計核算監(jiān)督體系,杜絕資產(chǎn)浪費現(xiàn)象為避免由于企業(yè)財務核算監(jiān)督體系的不健全而導致的企業(yè)資產(chǎn)流失和浪費現(xiàn)象,郵政企業(yè)應完善整套財務監(jiān)管體系。最為科學的企業(yè)財務監(jiān)管體系主要包括財務監(jiān)控中心、賬務處理中心以及連保責任體制等內(nèi)容。財務監(jiān)控中心,其主要工作職能是加強對郵政企業(yè)財務管理的業(yè)務指引和領(lǐng)導,制定科學準確的檢查和監(jiān)督辦法,建立事前及事中控制措施,避免傳統(tǒng)企業(yè)財務核算及管理的事后控制機制所產(chǎn)生的一系列弊端。賬務處理中心,其主要任務就是按照嚴格的會計核算辦法對企業(yè)日常經(jīng)營過程中的資金流動等進行核算,同時其還要承擔企業(yè)財務核算工作的全部責任。連保責任制,就是企業(yè)由局長向下實施逐級責任制,明確各部門的經(jīng)濟責任和考核辦法,一旦企業(yè)的財務核算工作出現(xiàn)問題,相關(guān)責任部門要負主要責任,其余職能部門也具有相應的連帶責任。通過這樣的方式,郵政企業(yè)才能夠進一步完善會計核算監(jiān)督體系,約束并且規(guī)范相關(guān)工作人員的行為,避免企業(yè)的資產(chǎn)出現(xiàn)流失現(xiàn)象。
3.統(tǒng)一完善財務考核體系,提高會計信息可靠性為進一步提高郵政企業(yè)財務會計核算信息的準確性及可靠性,企業(yè)應致力于不斷完善統(tǒng)一其財務考核體系。企業(yè)的不同服務種類應分賬進行核算,依據(jù)按照現(xiàn)行市場規(guī)律進行工作的原則,要對企業(yè)的業(yè)績進行準確客觀的反映和考核。其次,隨著郵政企業(yè)不斷提高自身的通信技術(shù)水平和綜合網(wǎng)絡建設力度,企業(yè)應逐步實施分環(huán)節(jié)、分專業(yè)的財務信息考核辦法,同時郵政企業(yè)的財務考核體系應體現(xiàn)財務手段與統(tǒng)計手段相結(jié)合的原則,這樣才能使得企業(yè)財務核算信息能夠為企業(yè)的決策提供一定的借鑒作用。最后,郵政企業(yè)應盡早權(quán)衡企業(yè)的擴張和收縮,新業(yè)務的財務考核也應與其業(yè)務的推出同步進行,這樣才能避免企業(yè)喪失發(fā)展機遇和造成無效投入。
三、結(jié)束語
關(guān)鍵詞:會計電算化內(nèi)容目標原則
中圖分類號: F23 文獻標識碼: A 文章編號:
1 會計電算化實施的內(nèi)容
1.1對會計電算化實施內(nèi)容的片面觀點
在我國仍有不少人對會計電算化系統(tǒng)的實施內(nèi)容持有片面的認識,主要有以下幾種觀點:
認為會計電算化就是建立計算機會計信息系統(tǒng)的過程。只要會計信息系統(tǒng)已建成,或者已購買到會計信息系統(tǒng),企業(yè)的會計電算化工作就完成了。在開發(fā)會計信息系統(tǒng)時采用了系統(tǒng)工程的方法,就表明整個會計電算化過程是一頂系統(tǒng)工程,把這—系統(tǒng)工程中的某一部分擴大為會計電算化的整個內(nèi)容,從而忽略其他的內(nèi)容;
認為會計電算化就是建立會計信息系統(tǒng),而建立會計信息系統(tǒng)也就是編程工作。這種觀點不僅僅忽略了會計電算化其他內(nèi)容,而且在建立會計信息系統(tǒng)時也拋棄了系統(tǒng)工程的方法;
認為會計電算化信息系統(tǒng)是一個不可分的整體,企業(yè)要建立會計電算化系統(tǒng),就必須一步到位。健全所有的子系統(tǒng),甚至擴大到整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)。它忽略了會計電算化是系統(tǒng)工程的特點,把系統(tǒng)工程多步驟多階段性簡化為單一階段,把會計信息系統(tǒng)多子系統(tǒng)的可分離性變?yōu)榻y(tǒng)一整體的不可分離性,從而也否認電算化的過程是一項系統(tǒng)工程;
認為會計電算化只是會計部門的工作采用電算化,與其他部門的工作無關(guān)。認為會計電算化就是以計算機代替手工記帳、算帳、報賬,否認了會計信息子系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)其他子系統(tǒng)存在著密切的聯(lián)系。
這些片面觀點,影響了我國會計電算化事業(yè)的發(fā)展。
1 .2會計電算化實施應包括的內(nèi)容
會計電算化工作的規(guī)劃應根據(jù)企業(yè)發(fā)展的總目標和管理信息系統(tǒng)的總目標,明確會計電算化的總目標;并根據(jù)企業(yè)實際情況確定會計信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu),劃分各子系統(tǒng),并確認它們之間的聯(lián)系;確定會計電算化工作目標實現(xiàn)的階段和步驟,以及建立各子系統(tǒng)先后順序;確定會計電算化管理體制及組織機構(gòu)方案,以及資金來源與預算等項內(nèi)容。
會計電算化信息系統(tǒng)的建立包括實施人員組織、會計軟件的取得、硬件及環(huán)境的購置安裝、系統(tǒng)軟件的配置、新舊系統(tǒng)內(nèi)容的轉(zhuǎn)換等內(nèi)容。
會計電算化信息系統(tǒng)的管理包括人員管理、使用操作管理、維護管理、檔案管理等。
由上可以看出,會計電算化內(nèi)容非常豐富,它不僅是一項復雜的系統(tǒng)工程,還是一個人機系統(tǒng),忽略任一方面門內(nèi)容,都是對會計電算化的片面隊織,都會給會計電算化實施帶來不利的影響。
2會計電算化實施的目標
2 .1提高財會工作效率
利用計算機技術(shù)的特點,把復雜的記帳、結(jié)賬、報帳工作交給高速的計算機處理,減輕財會人員的勞動強度,并且由于計算機精確性和確定性,可以避免手式操作產(chǎn)生的誤差,以達到提高財會工作效率的目的。
2 .2促進會計職能的轉(zhuǎn)變
手工條件下,財會人員被繁重的手工核算工作所包圍,沒有時間和精力更好地發(fā)揮會計參與管理、決策的職能;通過電算化,使財會人員解脫了繁重的手工操作,有時間和精力參與企業(yè)管理與決策,更好地為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟效益服務。
2.3準確、及時地提供會計信息
手工條件下,由于大量會計信息需要進行記錄、加工、整理,需要信息者往往不可能及時得到信息,這不利于企業(yè)經(jīng)營者掌握經(jīng)濟活動的最新情況和存在的問題。而電算化后的信息都可以及時已錄,匯總、分析、傳送,保證向企業(yè)管理者準確、及時地提供會計信息。
2.4促進會計工作規(guī)范化
會計電算化,給會計工作增添了新內(nèi)容,從各方面要求會計人員提高自身素質(zhì),更新知識結(jié)構(gòu),一方面為了參與企業(yè)管理,更多地學習經(jīng)營管理知識,另一方面還必須掌握電子計算機的有關(guān)知識。好的會計基礎工作和規(guī)范的業(yè)務處理程序,是實現(xiàn)會計電算化的前提條件,所以會計電算化也要求會計工作的規(guī)范化。
2. 5實現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化
企業(yè)管理信息電算化的目標及任務,就是要以現(xiàn)代化的方法去管理企業(yè),提高經(jīng)濟效益。因而。會計電算化不僅要使會計工作本身現(xiàn)代化.最終目標要使企業(yè)管理現(xiàn)代化,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
3會計電算化實施的原則
3.1合法性原則
企業(yè)實施會計電算化的各項工作,都必須以有關(guān)法律制度為原則。必須遵循我國的會計制度、財務制度及有關(guān)法律;必須遵循財政、財務部門會計電算化管理制度;還要遵循本企業(yè)的財務制度,以保證機構(gòu)設置的合法性,崗位分工和人員職責的合法性,操作使用的合法性,輸入、輸出的內(nèi)部處理的合法性,輸入數(shù)據(jù)的合法性及輸出信息及格式的合法性。
3. 2效益性原則
提高經(jīng)濟效益,是會計電算化的最終目的。提高經(jīng)濟效益,也要從兩方面考慮,—是直接經(jīng)濟效益,即直接投入直接產(chǎn)出的效益;二是間接經(jīng)濟效益,即由于會計電算化而引起企業(yè)的現(xiàn)代化,產(chǎn)生的非直接經(jīng)濟效益。
效益性原則應在以下幾方面值得特別注意:(1)在系統(tǒng)實施前,應從經(jīng)濟效益,技術(shù)力量,管理水平,各種約束條件進行全面分析,先進行整個系統(tǒng)的可行性分析,以確定是否具備條件進行會計電算化工作。(2)可行性研究要圍繞企業(yè)的最終經(jīng)濟效益開展。評價電算化系統(tǒng)的經(jīng)濟效益,要從會計電算化能否節(jié)約企業(yè)的流動資金占用量。能否準確、及時和全面地提供必須的信息,能否提高企業(yè)管理工作的效率和質(zhì)量,以及決策水平等方面著眼。(3)在系統(tǒng)設計過程中,力求降低設計開發(fā)成本。提高會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量。
3. 3系統(tǒng)性原則
以包括整體觀點,關(guān)聯(lián)觀點,發(fā)展觀點,最優(yōu)觀點在內(nèi)的系統(tǒng)觀來進行會計電算化實施工作。應注意以下兩點:(1)內(nèi)部與外部相聯(lián)系。會計部門作為企業(yè)管理的一個重要部門,與其他職能部門是密切聯(lián)系的。因此,實施會計電算化時,應考慮包括各職能部門在內(nèi)的企業(yè)整個管理工作的電算化工作,把會計信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng),既要分清各子系統(tǒng)的界面,又要留好各子系統(tǒng)之間的接口,并在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設計上做到信息共享,減少數(shù)據(jù)冗余。(2)局部目標與整體目標相結(jié)合。電算化會計信息系統(tǒng)仍可分許多子系統(tǒng)。實施會計電算化,不可能—次全部完成各子系統(tǒng),必須分階段進行。在進行分部子系統(tǒng)設計實施時,必須有全局的觀點,確保整體系統(tǒng)的完美組合和高質(zhì)量性。
3. 4規(guī)范性原則
包括系統(tǒng)設計的規(guī)范性,管理制度的規(guī)范性,數(shù)據(jù)信息的規(guī)范性等。有了這些規(guī)范性的要求,可避免由于人的主觀因素而造成系統(tǒng)實施的偏差,從而避免會計電算化工作失敗的可能性。
3. 5可靠性原則
可靠性是會計電算化系統(tǒng)能否實際使用的前提。影響系統(tǒng)可靠性的因素很多,主要包括:準確性,即輸入數(shù)據(jù)及操作的準確性,在易出現(xiàn)錯誤和失誤的地方,建立盡可能完善的檢錯和糾錯系統(tǒng),進行重點防護,保證輸入數(shù)據(jù)及操作的準確性;安全性,要求有一套完善的管理制度和技術(shù)方法,防止系統(tǒng)被非法使用及非法改動,此外還應有系統(tǒng)破壞后的恢復功能等;易擴充性,即整個系統(tǒng)在運行周期內(nèi),由于環(huán)境條件的變化,從而要求系統(tǒng)隨之進行改變的難易程度,易擴充性要求對系統(tǒng)的修改和擴允能夠非常容易地進行。
3. 6易用性原則
關(guān)鍵詞:加強 電算化 內(nèi)部控制
隨著的,的內(nèi)部控制日益重要,特別是內(nèi)部會計控制。財政部近年來陸續(xù)出臺了一系列有關(guān)會計控制規(guī)范,這說明內(nèi)部會計控制在企業(yè)管理中的地位,已得到了重視,隨著會計電算化的普及應用,對內(nèi)部控制制度提出了新的要求,同時也帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。如何加強電算化會計的內(nèi)部控制已成為亟待解決的問題。
一、會計電算化給內(nèi)部控制提出了新的要求
1.控制操作人員的職能,是會計電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之一。授權(quán),批準控制是一種常見的基礎的內(nèi)部控制。在手工會計系統(tǒng)中,對于一項經(jīng)濟業(yè)務的每一環(huán)節(jié),都要經(jīng)過某些相應權(quán)限人員的審核和簽章。但會計電算化后,職能劃分發(fā)生了巨大變化。因為業(yè)務處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主,因而電算化功能的高度集中導致了職責的集中;特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。某些人既可從事數(shù)據(jù)的輸入,又可負責數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此,如果不加強內(nèi)部控制,就會使某些機操作員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)進行修改,操縱處理結(jié)果,從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風險。
2.確保原始數(shù)據(jù)操作的準確度,是會計電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之二。在電算化會計中,計算機輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下,對輸入的數(shù)據(jù)自動進行加工處理,并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記賬、及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制之下自動進行。然而,電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進行審核和輸入計算機的,一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤,計算機無法識別,只會將錯就錯地進行各種計算工作。因而自動處理數(shù)據(jù)的準確性,完全依賴原始數(shù)據(jù)輸入的準確性,正因為會計電算化的這一固有弱點,所以對內(nèi)部控制提出一些新的具體要求:一切數(shù)據(jù)的處理和過程都必須規(guī)范化,并保持準確性和相對穩(wěn)定性,這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和準確性。
3.避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險,是會計電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之三。在手工方式下,信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙質(zhì)上,增、刪、改了的憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。但實行了電算化后,有形記錄較傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)大為減少,憑證、經(jīng)濟業(yè)務事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機方可錄入、閱讀或查詢,在電算化會計下,數(shù)據(jù)的載體不同了。信息來源于數(shù)據(jù)和程序,并且從一開始就存儲在各種磁性介質(zhì)上。有些業(yè)務或處理結(jié)果可能不被打印出來,只有依靠電子計算機才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當?shù)膬?nèi)部控制,那么未經(jīng)批準擅自改動數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大,而且數(shù)據(jù)改動后可不留下任何痕跡。
二、會計電算化的應用對內(nèi)部會計控制的影響
會計電算化使傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)、組織機構(gòu)、會計核算形式及內(nèi)部控制制度發(fā)生很大變化,其中對內(nèi)部控制制度的影響最為明顯。
首先在傳統(tǒng)的手工會計工作環(huán)境下,內(nèi)部控制的原則是職務相分離,職權(quán)不相容,不同的工作人員在各自確定的工作區(qū)域內(nèi)工作。各司其職依照相應的制度進行嚴格監(jiān)督,也就是說手工會計系統(tǒng)中,內(nèi)部控制的方式,主要是人員的內(nèi)部牽制制度,但在電算化會計信息系統(tǒng)下,這一制度的重要性下降,甚至得不到遵循。內(nèi)部控制的形式已由原來的制度控制變?yōu)橹贫群统绦蜍浖刂啤?/p>
其次,隨著電子商務、網(wǎng)上交易等的推行。每一項交易發(fā)生時,有關(guān)該項交易的信息由相關(guān)人員直接輸入計算機并由計算機自動記錄,原來在核算過程中進行的各種有必要核對審核的工作,有相當?shù)牟糠肿優(yōu)橛嬎銠C自動完成了,這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應用程序,如果程序發(fā)生差錯或不起作用,就會使失效控制長期不被發(fā)現(xiàn),從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性增大。
由于上述影響,原有的內(nèi)部控制制度已不能適應電算化系統(tǒng)的要求。因此,進一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度已刻不容緩。計算機會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制是一個范圍大,控制程序復雜的綜合性控制,要盡量使會計電算化運行的每一個過程都處于嚴密控制之中。
三、如何加強會計電算化條件下的內(nèi)部控制制度
建立健全一整套電算化模式下的規(guī)章制度,形成良好的內(nèi)控環(huán)境必須從以下幾個方面進行。
(一)管理控制
管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)部控制制度,以加強和完善對計算機會計系統(tǒng)的各部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機構(gòu)的設置、責任劃分、監(jiān)督管理、檔案管理等。
1.組織結(jié)構(gòu)控制。在手工會計系統(tǒng)中,企業(yè)的財務部門一般主要從組織形式和組織程序上實行崗位控制,其中,組織形式控制是通過財務部門按經(jīng)濟業(yè)務性質(zhì)分為幾個不同的職能組來實現(xiàn)相互牽制和相互監(jiān)督的控制作用;而組織程序,則是通過賬賬核對、賬證核對、賬實核對以及會計主管對憑證、賬簿和報表的審核制度來實現(xiàn)處理的合理性與合法性。在電算化會計信息系統(tǒng)下,盡管會計系統(tǒng)運作的主要原則沒有改,但在實現(xiàn)了會計電算化后,應對原有的組織機構(gòu)進行適當?shù)恼{(diào)整,以適應計算機系統(tǒng)的要求。
可以按數(shù)據(jù)的不同形態(tài),劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會計信息組;也可按會計崗位和工作職責劃分為機會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。組織機構(gòu)的設置必須適合企業(yè)的實際規(guī)模。符合企業(yè)的總體經(jīng)營目標。
2.職責劃分。內(nèi)部控制的關(guān)鍵之點就在于不相容職務的分離;計算機會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣,對每一項可能引起舞弊或欺詐的業(yè)務,都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底,必須分別由幾個人或幾個部門承擔。
在計算機會計系統(tǒng)中,不相容的職務主要有系統(tǒng)開發(fā)的職務與系統(tǒng)操作的職務;數(shù)據(jù)維護管理職務與電算審核職務;數(shù)據(jù)錄入職務與審核記賬職務;系統(tǒng)操作的職務與系統(tǒng)檔案管理職務等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐。應建立一整套符合職責劃分原則的內(nèi)部控制制度,同時,還應建立起職務輪換制度。
3.監(jiān)督管理控制。監(jiān)督管理控制的作用則是在明確各職能組織部門有關(guān)人員的工作責任與處理范圍的基礎上,建立和執(zhí)行工作完成情況的監(jiān)督與考核制度,以保證會計控制工作能夠高質(zhì)量的進行和完成。
4.檔案管理控制。計算機會計系統(tǒng)的有關(guān)資料應及時存檔,企業(yè)應建立起完善的檔案制度,加強檔案管理。應定期對所存檔案進行備份,并保管好這些備份,為防止檔案被破壞的事件發(fā)生時的應急措施和恢復手段。企業(yè)使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復到最近狀態(tài)的功能。
(二)數(shù)據(jù)資源控制
1.完整性控制。計算機會計系統(tǒng)的完整性控制,主要通過數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的完整性控制機制來實現(xiàn),當前一個功能完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),都能夠?qū)ζ涔芾淼臄?shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),在邏輯關(guān)系上提供語義參照關(guān)系機制,來檢驗和保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的有關(guān)數(shù)據(jù),在進行了相關(guān)控制操作后,仍然保持邏輯上的語義完整。
2.數(shù)據(jù)加密。數(shù)據(jù)加密策略的實施,主要通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)加密和存放功能實現(xiàn);其作用不僅維護了數(shù)據(jù)信息的保密,而且使得合法操作人員只能通過系統(tǒng)規(guī)定的程序?qū)嵤┎僮骱涂刂苹顒印?/p>
(三)日常控制
1.業(yè)務發(fā)生控制。又稱“程序檢查”控制,主要目的是采用相應的控制程序鑒別拒納各種無效的不合理的以及不完整的經(jīng)濟業(yè)務。在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時,通過計算機的控制程序,對業(yè)務發(fā)生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制。
2.數(shù)據(jù)輸入控制。首先要求輸入的數(shù)據(jù)應經(jīng)過必要的授權(quán),并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查;其次,應采用各種技術(shù)手段,對輸入數(shù)據(jù)的準確性進行核驗,如總數(shù)控制核驗、平衡核驗、數(shù)據(jù)類型核驗等。
3.數(shù)據(jù)輸出控制。是企業(yè)為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般就檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致,輸出數(shù)據(jù)是否完整,輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要,數(shù)據(jù)發(fā)送對象、份數(shù)應有明確的規(guī)定。要建立標準化的報告編號、保管工作。
嚴格的內(nèi)控制度是會計電算化信息真實可靠的保證。內(nèi)部控制制度要求處理同一筆經(jīng)濟業(yè)務的人員既要相互聯(lián)系,又要相互制約。此外,嚴格的內(nèi)控制度,有助于防止違法行為的發(fā)生。會計電算化的實踐證明,計算機本身處理出錯幾乎為零,但人為造成出錯和舞弊的現(xiàn)象有增無減,而且一旦出現(xiàn)舞弊,損失巨大。因此,制定嚴格的內(nèi)控制度非常必要。就我國開展電算化的應用現(xiàn)狀來看,大部分還停留在一般應用水平上。因此強化的內(nèi)控管理,提高電算化的管理水平是建立現(xiàn)代化企業(yè)制度的內(nèi)在要求,也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。
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(一)對會計電算化實施內(nèi)容的片面觀點
在我國仍有不少人對會計電算化系統(tǒng)的實施內(nèi)容,需要做哪些工作持有片面的認識,主要有以下幾種觀點:1、會計電算化就是建立計算機會計信息系統(tǒng)的過程。只要會計信息系統(tǒng)已建成,或者已購買到會計信息系統(tǒng),企業(yè)的會計電算化工作就完成了。在開發(fā)會計信息系統(tǒng)時采用了系統(tǒng)工程的方法,就表明整個會計電算化過程是一項系統(tǒng)工程,把這一系統(tǒng)工程中的某一部分擴大為會計電算化的整個內(nèi)容,從而忽略了其他的內(nèi)容。2、認為會計電算化就是建立會計信息系統(tǒng),而建立會計信息系統(tǒng)也就是編程工作。這種觀點不僅忽略了會計電算化的其他內(nèi)容,而且在建立會計信息系統(tǒng)時也拋棄了系統(tǒng)工程的方法。3、會計電算化信息系統(tǒng)是一個不可分的整體,企業(yè)要建立會計電算化系統(tǒng),就必須一步到位,健全所有的子系統(tǒng),甚至擴大到整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)。它忽略了會計電算化是系統(tǒng)工程的特點,把系統(tǒng)工程多步驟多階段性簡化為單一階段,把會計信息系統(tǒng)多子系統(tǒng)的可分離性變?yōu)榻y(tǒng)一整體的不可分離性,從而也否認會計電算化的過程是一項系統(tǒng)工程。4、會計電算化只是會計部門的工作采用電算化,與其他部門的工作無關(guān)。認為會計電算化就是以計算機代替手工記賬、算賬、報賬,否認了會計信息子系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)其他子系統(tǒng)存在著密切的聯(lián)系。這些片面觀點,影響了我國會計電算化事業(yè)的發(fā)展。
(二)會計電算化實施應包括的內(nèi)容
1、會計電算化工作的規(guī)劃根據(jù)企業(yè)發(fā)展的總目標和管理信息系統(tǒng)的總目標,明確會計電算化的總目標;并根據(jù)企業(yè)實際情況確定會計信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu),劃分各子系統(tǒng),并確認它們之間的聯(lián)系;確定會計電算化工作目標實現(xiàn)的階段和步驟,以及建立各子系統(tǒng)的先后順序;確定會計電算化管理體制及組織機構(gòu)方案,以及資金來源與預算等項內(nèi)容。2、會計電算化信息系統(tǒng)的建立包括實施人員組織、會計軟件的取得、硬件及環(huán)境的購置安裝、系統(tǒng)軟件的配置、新舊系統(tǒng)內(nèi)容的轉(zhuǎn)換等內(nèi)容。3、會計電算化信息系統(tǒng)的管理包括人員管理、使用操作管理、維護管理、檔案管理等。
由上可以看出,會計電算化內(nèi)容非常豐富,它不僅是一項復雜的系統(tǒng)工程,還是一個人機系統(tǒng),忽略任一方面的內(nèi)容,都是對會計電算化的片面認識,都會給會計電算化的實施帶來不利的影響。
二、會計電算化實施的目標
(一)提高財會工作效率
利用計算機技術(shù)的特點,把繁雜的記賬、結(jié)賬、報賬工作交給高速的計算機處理,減輕財會人員的勞動強度,并且由于計算機的精確性和確定性,可以避免手式操作產(chǎn)生的誤差,以達到提高財會工作效率的目的。
(二)促進會計職能的轉(zhuǎn)變
手工條件下,財會人員被繁重的手工核算工作所包圍,沒有時間和精力更好地發(fā)揮會計參與管理、決策的職能;通過電算化,使財會人員解脫了繁重的手工操作,有時間和精力參與企業(yè)管理與決策,更好地為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟效益服務。
(三)準確、及時地提供會計信息
手工條件下,由于大量會計信息需要進行記錄、加工、整理,使需要信息者不可能及時得到信息,這不利于企業(yè)經(jīng)營者掌握經(jīng)濟活動的最新情況和存在的問題;而電算化后,大量的信息都可以及時記錄、匯總、分析、傳送,保證向企業(yè)管理者準確、及時地提供會計信息。
(四)促進會計工作規(guī)范化
會計電算化,給會計工作增添了新內(nèi)容,從各方面要求會計人員提高自身素質(zhì),更新知識結(jié)構(gòu),一方面為了參與企業(yè)管理,更多地學習經(jīng)營管理知識,另一方面還必須掌握電子計算機的有關(guān)知識。好的會計基礎工作和規(guī)范的業(yè)務處理程序,是實現(xiàn)會計電算化的前提條件,所以會計電算化也要求會計工作的規(guī)范化。
(五)實現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化
企業(yè)管理信息電算化的目標及任務,就是要以現(xiàn)代化的方法去管理企業(yè),提高經(jīng)濟效益。因而,會計電算化不僅要使會計工作本身現(xiàn)代化,最終目標是要使企業(yè)管理現(xiàn)代化,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
三、會計電算化實施的原則
(一)合法性原則
企業(yè)實施會計電算化的各項工作,都必須以有關(guān)法律制度為原則。必須遵循我國的會計制度、財務制度及有關(guān)法律;必須遵循財政、財務部門會計電算化管理制度;還要遵循本企業(yè)的財務制度,以保證機構(gòu)設置的合法性,崗位分工和人員職責的合法性,操作使用的合法性,輸入、輸出及內(nèi)部處理的合法性,輸入數(shù)據(jù)的合法性及輸出信息及格式的合法性。
(二)效益性原則
提高經(jīng)濟效益,是會計電算化的最終目的。提高經(jīng)濟效益,也要從兩方面考慮,一是直接經(jīng)濟效益,即直接投入直接產(chǎn)出的效益;二是間接經(jīng)濟效益,即由于會計電算化而引起企業(yè)的現(xiàn)代化,產(chǎn)生的非直接經(jīng)濟效益。
效益性原則應在以下幾個方面值得特別注意:1、在系統(tǒng)實施前,應從經(jīng)濟效益,技術(shù)力量,管理水平,各種約束條件進行全面分析,先進行整個系統(tǒng)的可行性分析,以確定是否具備條件進行會計電算化工作。2、可行性研究要圍繞企業(yè)的最終經(jīng)濟效益開展。評價電算化系統(tǒng)的經(jīng)濟效益,要從會計電算化能否節(jié)約企業(yè)的流動資金占用量,能否準確、及時和全面地提供必須的信息,能否提高企業(yè)管理工作的效率和質(zhì)量,以及決策水平等方面著眼。3、在系統(tǒng)設計過程中,力求降低設計開發(fā)成本,提高會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量。
(三)系統(tǒng)性原則
以包括整體觀點,關(guān)聯(lián)觀點,發(fā)展觀點,最優(yōu)觀點在內(nèi)的系統(tǒng)觀點來進行會計電算化實施工作。應注意以下兩點:1、內(nèi)部與外部相聯(lián)系。會計部門作為企業(yè)管理的一個重要部門,與其他職能部門是密切聯(lián)系的。因此,實施會計電算化時,應考慮包括各職能部門在內(nèi)的企業(yè)整個管理工作的電算化工作,把會計信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng),既要分清各子系統(tǒng)的界面,又要留好各子系統(tǒng)之間的接口,并在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設計上做到信息共享,減少數(shù)據(jù)冗余。2、局部目標與整體目標相結(jié)合。電算化會計信息系統(tǒng)仍可分許多子系統(tǒng),實施會計電算化,不可能一次全部完成各子系統(tǒng),必須分階段進行。在進行分部子系統(tǒng)設計實施時,必須有全局的觀點,確保整體系統(tǒng)的完美組合和高質(zhì)量性。
(四)規(guī)范性原則
包括系統(tǒng)設計的規(guī)范性,管理制度的規(guī)范性,數(shù)據(jù)信息的規(guī)范性等。有了這些規(guī)范性的要求,可避免由于人的主觀因素而造成系統(tǒng)實施的偏差,從而避免會計電算化工作失敗的可能性。
(五)可靠性原則
可靠性是會計電算化系統(tǒng)能否實際使用的前提。影響系統(tǒng)可靠性的因素很多,主要包括:1、準確性。即輸入數(shù)據(jù)及操作的準確性,在易出現(xiàn)錯誤和失誤的地方,建立盡可能完善的檢錯和糾錯系統(tǒng),進行重點防護,保證輸入數(shù)據(jù)及操作的準確性。2、安全性。要求有一套完善的管理制度和技術(shù)方法,防止系統(tǒng)被非法使用及非法改動,此外還應有系統(tǒng)破壞后的恢復功能等。3、易擴充性。即整個系統(tǒng)在運行周期內(nèi),由于環(huán)境條件的變化,從而要求系統(tǒng)隨之進行改變的難易程度,易擴充性要求對系統(tǒng)的修改和擴充能夠非常容易地進行。