小公司采購管理制度精選(九篇)

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第1篇：小公司采購管理制度范文

關鍵詞：高校；數(shù)字化；成本控制；對策

數(shù)字化校園建設是高校面向現(xiàn)代化發(fā)展的重要標志，1990年美國賴特蒙大學發(fā)起“信息化校園計劃”項目（CompusComputingProject，簡稱CCP），該項目對美國大學校園中計算機應用的現(xiàn)狀提供了詳盡的數(shù)據(jù)，全面反映了美國大學校園信息化的發(fā)展過程。[1]數(shù)字化校園是指以網(wǎng)絡為基礎，利用先進的信息化手段和工具，實現(xiàn)從環(huán)境（包括設備、教室等）、資料(如圖書、講義、課件等)到活動（包括教、學、管理、服務、辦公等）全部數(shù)字化，在傳統(tǒng)校園的基礎上，構建一個數(shù)字空間，拓展現(xiàn)實校園的時間和空間維度，提升傳統(tǒng)校園的效率，擴展傳統(tǒng)校園的功能，最終實現(xiàn)教育過程的全面信息化，從而達到提高教學質(zhì)量、科研和管理水平與效率的目的。我國高校信息化建設從1994年CerNet成立開始，經(jīng)歷了數(shù)十年的努力，數(shù)字化校園建設有了長足發(fā)展，正在逐步走向成熟。[2]高校在數(shù)字化校園建設中，注重信息化基礎設施、數(shù)字化校園基礎平臺和管理系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)庫與應用系統(tǒng)支持平臺建設，從最早期的“單機應用階段”和“基礎網(wǎng)絡化階段”，目前已進入到“應用普及階段”和“數(shù)字化階段”。校園教學管理系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、校園一卡通系統(tǒng)、信息資源目錄系統(tǒng)等逐步發(fā)揮著越來越重要的作用，隨著公共財政性教育經(jīng)費支出的不斷增加，高校數(shù)字化校園建設已走向快速發(fā)展的道路。

一、數(shù)字化校園建設中存在的問題

（一）資金投入存在盲目性，資金使用效果不佳

數(shù)字化校園建設所需裝備具有特殊性，一是品種層次多、設施設備投資數(shù)量大；二是要求特殊、專用電子類設備多；三是非定型、非標準的軟件開發(fā)費用多；四是高技術類設施設備時效性強、采購的計劃性較差。一些學校對數(shù)字化校園建設的內(nèi)容了解并不深入、不全面，數(shù)字化建設方面盲目跟風，事先沒有進行投資的成本效益分析，在缺少細致的研究論證條件下，就開始草率投資、采購等建設活動，等校園網(wǎng)建成了，卻成了面子工程、獻禮工程。雖然在形式上符合了高校教育的要求，達到了一定的數(shù)量標準，但成本費用居高不下，審計中暴露出了一些財政資金使用不合理的問題。由于缺乏頂層設計，在系統(tǒng)建設中存在缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，各自為戰(zhàn)，自行籌資，自行采購的問題。不同時期由不同人員開發(fā)的信息系統(tǒng)采用不同的軟件技術，造成應用系統(tǒng)各自獨立，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃下的訪問接口。由于沒有采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，數(shù)據(jù)格式各不相同，系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和互聯(lián)互通。應用不集成，數(shù)據(jù)不共享，形成大量的“信息孤島”，[3]致使投入的資金效率不高。

（二）資產(chǎn)采購重視硬件投入，忽視軟件投入與成本控制

數(shù)字化校園建設是一項軟硬件相結合,建設中存在著“重硬件投入、輕軟件應用”傾向，使得投入大，收益小。一些學校在硬件方面不遺余力，舍得投入，采購高檔的設施設備，而在軟件投入方面極其吝嗇。另外，有些高校政府采購觀念淡薄，采購沒有按計劃和程序辦事，采購到貨的物質(zhì)類資產(chǎn)價格高，質(zhì)量差，難以投入使用。具有了先進的網(wǎng)絡系統(tǒng)，擁有了數(shù)字化校園環(huán)境，但數(shù)字化校園的作用不能夠充分發(fā)揮。如很多部門配備的計算機檔次很高，但利用率卻不高；一些系統(tǒng)硬件設施高配，但與之配套的軟件和設施顯得相對貧乏，不能彰顯信息化帶來的效率和益處。在資產(chǎn)投入方面存在重視硬件采購，輕視軟件投入及應用現(xiàn)象；熱衷立項開工鋪攤子，忽視項目成本分析與控制。

（三）資產(chǎn)采購周期長，手續(xù)繁瑣，成本增加

高校設備采購一般流程較長，平均下來通常需要6個月以上，除了商品進銷直接費用外，還有許多間接費用。[4]采購周期過長，容易造成學校急需的物品不能及時采購和供應，難以滿足高校采購工作的需要。首先學校要有政府采購預算計劃，上報主管部門審批后，才能再向財政部門提出申請，財政部門批準后，隨后交政府采購中心具體實施。政府采購機構根據(jù)批準的采購項目計劃確定招標相應程序，通常需要經(jīng)過確定招標方式，在指定媒體上公告和招標文件。通過投標、開標及評標等程序后，才能在媒體上評標結果，發(fā)放中標通知書，中標人與學校需求方簽訂合同后，雙方才能進入合同實施階段。采購環(huán)節(jié)多，手續(xù)繁瑣，勢必使成本費用增加，采購成本增加。

（四）資產(chǎn)采購預算編制與執(zhí)行的準確性差

政府采購預算是政府采購計劃執(zhí)行的前提和依據(jù)。數(shù)字化校園所需的設施設備的類別和性能，隨著技術升級和科技創(chuàng)新的變化，其技術含量、實效性及品種規(guī)格具有復雜多變的特點，這些特點本身就給采購預算的編制帶來了不確定性。另外，高校政府采購預算計劃編制時間早、跨年度，在實踐工作中就難以準確預見未來市場價格和需求等方面的變化情況，使得高校政府采購預算和實際執(zhí)行情況出現(xiàn)較大的差距。[5]加之高校采購預算的編制本身就缺乏準確性，在實際執(zhí)行采購計劃的過程中，由于種種原因，也存在著隨意更改采購用途，沒按采購預算安排采購資金等問題，這些情況就會使預算執(zhí)行脫離計劃，造成采購成本難以準確控制的局面。

（五）政府采購價格與高校期望價格存在差距

對于數(shù)字化校園建設所需的電子類設施設備和應用軟件來說，政府采購的優(yōu)勢會打折扣。特別是根據(jù)實際需求專門開發(fā)的軟件，其技術含量和成本價格的差別較大，尤其是軟件開發(fā)的報價也很懸殊。政府采購往往選擇信譽度好，規(guī)模大的供應商，參與政府采購投標的一般都是商，其本身是以贏利為目的，實施政府采購后，也就意味著增加了中間商的環(huán)節(jié)和費用，價格自然就高了。一些有實力的小公司由于缺乏大公司的信譽和品牌，低價報價不被看好，很難取得中標的機會，大公司或壟斷公司中標的機會較大。因而，政府采購到的一些資產(chǎn)價格與高校的期望值存在一定的差距，特別是專用設備和軟件類產(chǎn)品，供應商數(shù)量有限，采集到的價格信息不全，價格差異較大，給成本分析也帶來困難。

二、存在問題的原因分析

（一）主觀原因

1.思想認識不到位，缺少有效的保障機制。

公立高校的經(jīng)費主要來源于國家的公共財政撥款、科研項目、社會捐贈等，從理論上講，高校的所有采購都應當納入政府采購預算范圍內(nèi)。但多年的自行采購方式，對部分高校來說其切身利益之根深蒂固，思想深處不十分接受政府采購的形式。一是有些學校不熱心政府集中采購，片面地認為引入競爭機制，實施政府采購實際上是限制和削弱高校的自；擔心政府集中采購會形成新的暗箱操作，由個人轉(zhuǎn)向集體形成“新的集中腐敗”；擔心政府集中采購的價格不如自行采購理想，反而浪費了資金和時間；擔心政府集中采購保證不了采購項目的需求，把簡單問題復雜化了，影響了效率和質(zhì)量，因而存在認識的偏差甚至存在有抵觸情緒。二是一些部門政府采購觀念淡薄，不按采購程序辦事，有的想方設法將整個項目化整為零逃避集中采購，將應公開招標的不經(jīng)審批變?yōu)樯米圆少?，或?qū)ふ依碛杀M量采用單一來源招標形式。由于認識的偏差和制度的缺失，在一些高校的自主招標過程中，缺少嚴格的信息方式和公平的交易程序，使得供應商有限，缺乏有效競爭，造成資產(chǎn)實際采購價格比市場價格高的多現(xiàn)象，在總體上使項目采購成本費用上升。

2.采購管理機構多樣化，缺乏專業(yè)性人才。

一些高校的采購管理機構大多是掛靠機構，附屬于設備、教務、財務或后勤等部門，造成采購管理職責不清，關系不順。采購人員往往身兼數(shù)職，顧此失彼，很難全面掌握高新技術、財務成本、招投標及合同管理等多方面的知識和技能，“隔行如隔山”，采購部門和相關機構之間不能很好的溝通和配合，極易導致交易成本的大大增加。還有一些高校采購機構不熟悉采購成本的控制方法，不能定期對所需產(chǎn)品規(guī)格及結構成本進行調(diào)查分析，不開展對供應商信息及市場價格信息進行收集，對專用設備、高新技術產(chǎn)品的知識了解甚微，采購中難以避免隨意性、盲目性、重復性、資金浪費的現(xiàn)象，使成本控制和資金管理的水平難以達到應用的標準。

（二）客觀原因

1.《政府采購法》及配套的法律法規(guī)亟待進一步完善。

《政府采購法》實施以來，對政府集中采購工作起到巨大作用。由于政府采購的起步晚，采購的經(jīng)驗不多，加之我國《政府采購法》及相關行政法規(guī)規(guī)定，政府采購信息披露應承擔的法律責任僅為各級財政部門給予警告或通報批評，這對于作為采購人的高校，其威懾力并不大，違法成本太低。另外，盡管現(xiàn)行的政府采購法律法規(guī)規(guī)定了監(jiān)督的范圍及主要內(nèi)容，但由于缺乏具體的程序規(guī)定和可行的監(jiān)督標準，政府采購的監(jiān)督工作無法有效進行，在實施過程中出現(xiàn)的問題處理缺乏依據(jù)，因此，采購實踐的不斷深入，有待于法律法規(guī)的配套與完善。

2.政府采購電子信息化的程度尚待進一步普及。

由于政府采購信息化水平較低，缺少統(tǒng)一的電子化政府采購管理平臺和交易平臺，極容易出現(xiàn)采購過程不透明，采購信息不對稱的現(xiàn)象。在信息不對稱的條件下，采購需求雙方很難對各種商品價格數(shù)量作出合理的判斷，很容易受到虛假信息的誘導和欺騙。在政府采購交易信息披露監(jiān)督薄弱的情況下，采購當事人為了達到自己的目的，傾向于人為制造失真的、虛假的采購信息。由于缺乏規(guī)范的信息交流平臺，市場交易難以透明，結果導致部分潛在供應商不能入圍，而使尋租的供應商極其輕易的獲得合同，從而增加了交易風險和采購成本。

三、加強資產(chǎn)采購成本控制的對策及建議

在競爭日益激烈的市場經(jīng)濟中，采購已經(jīng)不單是個成本的問題，它是當今高校打造核心競爭力，規(guī)范公共資金支出，取得競爭優(yōu)勢的重要因素之一,針對實際建設中存在的問題，下面提出應對策略及建議。

（一）提高思想認識，建立和完善采購管理制度

公立高校在數(shù)字化校園建設中，必須強化政府采購觀念，圍繞國有資產(chǎn)采購成本控制方面的問題，積極開展調(diào)查研究和探索實踐活動。一是應當按照政府采購要求，健全統(tǒng)一權威的采購機構，合理配備采購人員。在機構組建中，注重吸納精通業(yè)務和法律知識的各類專業(yè)人員，組成專職和兼職相結合的采購隊伍，形成高層次、高水平的采購運作體系。二是建立完善采購管理制度，實行“管采分離”的管理體制。明確采購決策和執(zhí)行人員的職責，嚴格落實采購決策和采購執(zhí)行的責任制，用制度來保障資金支出管理措施的落實。三是細化和優(yōu)化采購作業(yè)流程，在對采購價格、方式和檢驗等方面做出具體的規(guī)定，這樣就有效的規(guī)避了暗箱操作的行業(yè)，從而有效的降低采購成本。首先，要做好比價采購，按照合理的程序和標準采購，這是降低采購價格的有效手段；其次，進行周密的研判分析，在保證質(zhì)量的前提下爭取價格最低化采購，以低價格獲取高質(zhì)量的采購指標；再次，建立項目審計監(jiān)督制度并加大項目檢查力度，推行項目責任追究制度，在資產(chǎn)采購和工程服務全過程中實施“陽光工程”，用陽光的防腐劑抑制采購活動中的各種腐敗行為，達到對采購成本進行科學控制的目的。

（二）加強頂層設計，構建科學的投資決策控制機制

在高等教育競爭日漸激烈的大環(huán)境下，應當從頂層設計入手，開展對數(shù)字化校園總體框架的分析，從高層管理者層面做起，建立科學的項目投資決策機制，通過充分的調(diào)研和論證，擬定建設目標，提出設計原則、制定設計路線，最終規(guī)劃出技術路線。通過統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一建設、統(tǒng)一管理的機制運行，才能保證最終完成高水平的數(shù)字化校園建設。首先，應根據(jù)自身發(fā)展規(guī)劃情況及政策要求，認真進行擬建項目技術和經(jīng)濟上的科學評估，保障項目在達到使用功能的前提下，按分配的資金限額控制投入；其次，無論是資產(chǎn)采購還是設施建設，都應當按照項目計劃建設，保證項目不突破總定額，運用科學的投資決策來進行成本控制；最后，通過界定政府采購指標體系入手，分析高校政府采購績效指標體系的價值取向、對政府采購績效評估的指標進行優(yōu)化研究，確保建設資金的利用效果和效率。

（三）強化和細化政府采購預算編制，嚴格控制采購成本

高校投資管理的核心是立項的合理性與使用的有效性，部門采購預算制定的科學、準確與否是關乎政府采購是否順利進行的基礎，強化和細化政府采購預算計劃的編制，則是高校順利實現(xiàn)政府采購制度的關鍵藥效之一。首先，在數(shù)字化校園建設之初，高校就應當加強資產(chǎn)采購預算編制和規(guī)范資金支出的管理程序，在編制資產(chǎn)采購預算計劃過程中，要針對不同項目的不同資產(chǎn)，組織相關專業(yè)人員研究制定詳細的項目需求和完整的收支范圍，做到?？顚Ｓ谩Ｆ浯?，在建設過程中，對確因項目需要追加資金的申請，需要建立嚴格的審批程序和保障措施，確保資金人員和工程的安全。再次，注重從加強高校政府采購的內(nèi)部控制和審計監(jiān)督入手，采購活動的失控極其容易滋生腐敗問題，建立健全內(nèi)部控制制度，必須建立起全程監(jiān)督的機制。通過嚴密的預防控制系統(tǒng)，強化資產(chǎn)采購的制度約束，才可能有效抑制采購活動中的各種不規(guī)范行為。

（四）靈活運用多種采購方式，減少采購環(huán)節(jié)和周期

在政府集中采購活動中，高校應針對項目的具體情況、特點和要求，采用針對性強的，靈活多樣的資產(chǎn)采購方式。除公開招標方式外，還應當根據(jù)不同的情況，經(jīng)財政部門同意后，采用邀標招標、競爭性機制、詢價或單一來源等采購方式，減少采購中間環(huán)節(jié)和一些不必要的費用，縮短由于過多程序而導致過長的時間，從而使資產(chǎn)的采購成本大大降低。對技術復雜的數(shù)高，數(shù)量較小的固定資產(chǎn)，在取得財政部門同意后，也可申請由學校按照要求組織招標采購，既能縮短采購供應鏈，同時也能節(jié)約采購相關費用。這樣能夠比較好的解決采購周期與高校所需貨物類資產(chǎn)時間要求緊之間的矛盾。高校還應當根據(jù)采購的實際情況，不斷研究和利用降低采購成本的其它有效方法和手段。適度競爭對高校政府采購效益的提升至關重要，關鍵是如何在競爭中引入、調(diào)節(jié)和采取有力措施。比如：可以通過付款條款的不同方式選擇來降低采購成本；充分把握價格變得的時機，利用貨物類資產(chǎn)銷售旺季和淡季間的價格波動變化來擇機采購；條件具備時，幾個學校可以結成同盟實施聯(lián)合采購，以規(guī)模數(shù)量來爭取更多的價格折扣；在眾多供應商中選擇信譽好的商家通過簽訂長期合同，除可得到質(zhì)量保障和及時的售后服務外，還可得到其付款和價格的優(yōu)惠，學會利用各種有效的方法來降低采購過程的成本。

（五）積極推廣和實施采購網(wǎng)絡化的管理模式

按照“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分級建設”的要求，加快建設全國管理交易一體化系統(tǒng)。通過建立政府采購價格和市場價格的聯(lián)動機制，實現(xiàn)采購價格和采購質(zhì)量的最優(yōu)化。通過政府采購網(wǎng)絡化，能夠?qū)崿F(xiàn)在接受采購委托、在線組織專家議標、評標，在線匯總評標結果，在線產(chǎn)生評標報告,在線審批采購文件。貨物類資產(chǎn)采購的申報、審項、競價、議價，履約主要實行網(wǎng)絡化管理，可以改變以往手工操作的模式，用戶可在辦公室直接上網(wǎng)申請采購，供應商也可在網(wǎng)上采取背對背的方式競價投標，職能部門也可在網(wǎng)絡系統(tǒng)中進行審批，這樣不僅能夠縮短采購周期，節(jié)約采購費用，而且還能夠進一步提高采購的透明度和公信度。同時，網(wǎng)絡化的采購留下的每筆交易痕跡，在采購平臺上的操作留下的采購記錄，也為日后的監(jiān)管提供了原始資料和依據(jù)。數(shù)字化校園建設是實現(xiàn)教育信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物，越來越多的高校都把建設數(shù)字化校園作為學校發(fā)展的重要目標。因此，高校在數(shù)字化校園建設過程中，必須處理好學校發(fā)展和資金合理使用間的關系，以成本控制為核心，從加強資產(chǎn)采購的預算管理入手，實施規(guī)范的采購流程和過程監(jiān)管；通過建立信息平臺和預警機制強化采購成本的控制，配套建立投訴舉報獎勵等相關制度，提升高校對國有資產(chǎn)采購成本進行科學控制和優(yōu)化管理的水平，不斷促進高校廉政建設和國有資產(chǎn)采購工作的健康發(fā)展。

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