檔案應(yīng)急管理精選(九篇)
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第1篇：檔案應(yīng)急管理范文
檔案館具有豐富的檔案資源，而?S富的檔案資源會很容易受到突發(fā)事件的影響，給檔案資源帶來巨大的損失，因此我國需要加強(qiáng)檔案館應(yīng)急管理體系的構(gòu)建，從而使我國的檔案館都能有效的避免各種突發(fā)事件帶來的災(zāi)害，推動我案館檔案安全的建設(shè)，使檔案館更好的為人們提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案館的可持續(xù)發(fā)展。
一、檔案館突發(fā)事件分類以及現(xiàn)階段我國檔案館應(yīng)急管理現(xiàn)狀
檔案館發(fā)生突發(fā)事件的原因都不盡相同，根據(jù)產(chǎn)生原因不同可以大致分為由于人為因素造成突發(fā)事件和由于自然災(zāi)害造成突發(fā)事件這倆種情況，而突發(fā)事件的發(fā)生的確定性大小也不相同，根據(jù)突發(fā)事件發(fā)生的確定下大小又可以分為檔案館常規(guī)性突發(fā)事件和檔案館危機(jī)性突發(fā)事件，面對不同性質(zhì)的突發(fā)事件，事件發(fā)生前和事件發(fā)生后都要采取不同的措施，不同混為一談。
現(xiàn)階段我國檔案館面臨著很多的危險(xiǎn)，檔案館所處的內(nèi)部和外部環(huán)境都并不安全。首先在外部環(huán)境上，檔案館會受到外界的自然災(zāi)害的風(fēng)險(xiǎn)以及外界復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境給檔案保護(hù)帶來的風(fēng)險(xiǎn)。在內(nèi)部環(huán)境上，則是檔案館內(nèi)部的檔案應(yīng)急管理能力不夠，并不能完全的了解哪些氣體會對檔案館的檔案造成威脅，當(dāng)危險(xiǎn)事件來臨時也沒有掌握一定的檔案搶救技術(shù)，對可能會對檔案館造成威脅的一些危險(xiǎn)源也不能及時發(fā)現(xiàn)，這一些列的檔案館內(nèi)部的原因都不能有效的保護(hù)檔案館免受威脅。
而造成我國檔案館應(yīng)急管理不到位的原因主要是，首先檔案館缺乏完善的檔案館應(yīng)急管理體系，在應(yīng)急管理中缺乏系統(tǒng)的理論的指導(dǎo)，沒有系統(tǒng)的理論的指導(dǎo)導(dǎo)致應(yīng)急管理工作具有很大的隨機(jī)性，使應(yīng)急管理工作的局部性偏大甚至容易轉(zhuǎn)錯應(yīng)急管理工作重點(diǎn)，導(dǎo)致應(yīng)急管理工作效率極低。其次，具體的制度層面上，缺乏應(yīng)急管理必要的一些設(shè)計(jì)，一些必要設(shè)計(jì)的缺失導(dǎo)致應(yīng)急工作力度不到。其三，在具體的應(yīng)急管理實(shí)踐上面，檔案管理部門對檔案應(yīng)急管理工作不夠重視，不重視應(yīng)急管理工作就會不能有效的避免突發(fā)事件的發(fā)生，增大檔案館突發(fā)事件發(fā)生的概率，同時當(dāng)突發(fā)事件發(fā)生時也會很容易形成慌亂，不利于突發(fā)事件搶救工作的進(jìn)行。
二、檔案館應(yīng)急管理體系的構(gòu)建
1.檔案館應(yīng)急管理體系構(gòu)建的理論依據(jù)
檔案館突發(fā)事件的發(fā)生和發(fā)展以及檔案館應(yīng)急管理工作的具體變化都是有一定的規(guī)律的，這發(fā)展變化的規(guī)律就形成了檔案館應(yīng)急管理體系的建立的理論依據(jù)。檔案館發(fā)生突發(fā)事件，突發(fā)事件會經(jīng)過剛開始的發(fā)生階段，到中間的具體的過程階段，再到結(jié)束階段整個過程，在這個過程中，每一個階段的表現(xiàn)形式和給檔案館造成的危害都不相同，可以將突發(fā)事件的發(fā)生發(fā)展規(guī)律分為突發(fā)事件的潛伏期，時間的爆發(fā)期，時間的持續(xù)期和事件的消退期這四個階段，這四個階段可以稱作突發(fā)事件的潛伏期，突發(fā)事件的爆發(fā)期，突發(fā)事件的持續(xù)期以及突發(fā)事件的消退期，針對這四個不同的階段可以有不同的應(yīng)急處理，其中每個階段依次對應(yīng)為對突發(fā)事件的應(yīng)急準(zhǔn)備，響應(yīng)，處置和恢復(fù)，對這四個周期要進(jìn)行明確的應(yīng)急任務(wù)安排，這樣可以為檔案館在實(shí)際的應(yīng)急管理中提供一定的理論依據(jù)，方便檔案館應(yīng)急工作的有針對的展開。
2.應(yīng)急管理體系需要包含的內(nèi)容
檔案館應(yīng)急管理體系的構(gòu)建應(yīng)該包括三個層面的內(nèi)容，第一層面，管理層面，即檔案館應(yīng)該建立靈活的，剛性的并且健全的應(yīng)急管理體系，管理體系的靈活，剛性，健全保證了對應(yīng)急管理層面的體系要求。第二層面，技術(shù)層面，在檔案館具有完善的應(yīng)急管理體系之后，就一定要提升應(yīng)急管理的技術(shù)從而來更好的發(fā)揮應(yīng)急管理理論的作用。即在檔案館應(yīng)急管理體系的構(gòu)建內(nèi)容中，一定要注意將傳統(tǒng)和現(xiàn)代進(jìn)行有效的結(jié)合。檔案館對傳統(tǒng)有價值的資料實(shí)現(xiàn)保存以方面人們查看，因此一些原來的檔案保護(hù)技術(shù)應(yīng)該和現(xiàn)代化的高科技的檔案管理技術(shù)相融合，從而做好檔案館突發(fā)事件到來之前的預(yù)防工作，突發(fā)事件到來之時的搶救應(yīng)急工作，以及突發(fā)事件過后的對檔案的修復(fù)和還原工作?，F(xiàn)代技術(shù)的不斷運(yùn)用會推薦檔案館應(yīng)急管理工作理念的創(chuàng)新，理念與實(shí)踐的結(jié)合有助于更好的做好檔案館的應(yīng)急管理工作。其三，資源方面，即云南國際慣例能力想要提高所需要的一些資源的支持，檔案館的應(yīng)急資源包括人力資源信息資源。物資資源以及財(cái)政資源，這些資源的投入可以保證應(yīng)急管理水平的提升。
三、檔案館應(yīng)急管理體系的構(gòu)建和實(shí)現(xiàn)
檔案館應(yīng)急管理水平的提升需要構(gòu)建五種能力，即智慧力，軟實(shí)力，硬實(shí)力，防范力和抗逆力，這五種能力分別代表著五個管理層面技術(shù)的提升，即在檔案應(yīng)急管理中對文化的管理，對知識的管理，歲技術(shù)的管理，對風(fēng)險(xiǎn)的管理以及對不同地區(qū)的差異性管理，通過提升這五種能力來提升各方面管理的能力，從而實(shí)現(xiàn)對檔案館檔案資源的保護(hù)。
1.要加強(qiáng)應(yīng)急的風(fēng)險(xiǎn)管理，即加強(qiáng)防范
檔案館應(yīng)急體系的建立需要在源頭上控制風(fēng)險(xiǎn)對檔案資源的傾害，因此需要注意加強(qiáng)在檔案館處于安全狀態(tài)下的應(yīng)急風(fēng)險(xiǎn)管理，首先構(gòu)建檔案管理風(fēng)險(xiǎn)評估系統(tǒng)，對檔案館外部和外部的各種風(fēng)險(xiǎn)源進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，得出每種風(fēng)險(xiǎn)源的風(fēng)險(xiǎn)值，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)值大小進(jìn)行排序，再依次進(jìn)行不同的處理，在經(jīng)費(fèi)允許的條件下制定相應(yīng)的預(yù)防策略，注意要先處理一些危險(xiǎn)值較大的危險(xiǎn)源，實(shí)現(xiàn)從源頭上避免危險(xiǎn)源向突發(fā)事件的轉(zhuǎn)化。
2.增加對檔案館工作人員的應(yīng)急知識的管理
增加對檔案館工作人員的應(yīng)急知識的管理可以有效的提升檔案館工作人員的應(yīng)急智慧，檔案館的應(yīng)急知識可以分為常態(tài)的顯性和隱性知識以及非常態(tài)的顯性和隱性知識，根據(jù)突發(fā)事件不同的流程有相對應(yīng)的不同的應(yīng)急管理知識，對應(yīng)急知識的管理可以和檔案館的具體應(yīng)急業(yè)務(wù)相融合，促進(jìn)應(yīng)急管理水平的提高。
3.重視檔案館應(yīng)急技術(shù)的管理
要想提升檔案館應(yīng)急管理水平就需要注重去研?l防御檔案館突發(fā)事件的技術(shù)。通過防御技術(shù)的研發(fā)使檔案館可以提前發(fā)現(xiàn)存在的各種安全隱患，并且盡快采取措施消除，避免安全隱患向突發(fā)事件的轉(zhuǎn)化。首先，需要需要完善檔案館的環(huán)境監(jiān)測技術(shù)，其次，研究檔案館突發(fā)事件的應(yīng)急相應(yīng)技術(shù)，以及研發(fā)對數(shù)字檔案和網(wǎng)絡(luò)檔案遭到破壞后的恢復(fù)技術(shù)，有效的減弱突發(fā)事件造成的檔案危害，同時要研發(fā)新的技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)急管理的智能。
4.加強(qiáng)對檔案館文化的管理
檔案的應(yīng)急管理工作不能僅僅只是依靠法律制度，還是應(yīng)該依靠文化的力量，使應(yīng)急管理工作在具有剛性的前提下同時具備一定的彈性，文化的管理可以是檔案館應(yīng)急管理制度和技術(shù)之間的補(bǔ)充。加強(qiáng)檔案應(yīng)急文化管理的工作可以將應(yīng)急管理安全知識滲透到每個員工的日常工作中，注重使每個員工都擁有應(yīng)急管理觀念，通過文化來形成檔案館管理層和基層員工之間意識的統(tǒng)一，從而更好的規(guī)劃應(yīng)急管理工作。
5.加強(qiáng)對檔案館的差異性管理
我國不同地區(qū)面對的自然災(zāi)害都不相同，面對的社會環(huán)境也不相同，因此在進(jìn)行檔案館應(yīng)急管理工作時應(yīng)該充分的重視到地區(qū)的差異性，對不同地區(qū)的檔案館采取不同的應(yīng)急管理對策，針對不同地區(qū)的應(yīng)急管理工作確立不同的應(yīng)急管理重點(diǎn)。通過加強(qiáng)檔案館的差異性管理來實(shí)現(xiàn)檔案館的精細(xì)化管理，從而進(jìn)行有針對的有效率的應(yīng)急管理，使檔案館應(yīng)急管理工作得到事半功倍的效果。
在檔案館應(yīng)急管理工作中，采取有效的方式注重對這五方面的管理之后，一定要注意評價體系的建立，從而更好的了解應(yīng)急管理工作真實(shí)的效率。在對檔案館應(yīng)急管理體系的構(gòu)建上不應(yīng)該僅僅是管理體系的構(gòu)建，還需要構(gòu)建相對完整的評價體系，通過對檔案館管理體系進(jìn)行合理的評價，來及時的判斷構(gòu)建的應(yīng)急管理體系是否符合檔案館的應(yīng)急管理，通過對應(yīng)急管理體系的評價來實(shí)時的觀測應(yīng)急管理體系的動態(tài)，并且實(shí)現(xiàn)對應(yīng)急管理體系的不斷完善。
第2篇：檔案應(yīng)急管理范文
當(dāng)前檔案管理存在的安全隱患
檔案是人類社會的原始記錄，它不僅在人們的現(xiàn)實(shí)生活中具有重要的參考與憑證作用，而且對于維護(hù)人類社會的歷史面貌具有重要的意義。而檔案安全管理是檔案工作的根本任務(wù)，也是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)。因此，做好檔案的安全管理工作，意義十分重大。但是，當(dāng)前我國檔案的安全管理工作沒有做到位，在檔案管理工作中尚存在著一些安全隱患，對此必須要給予高度重視，并且盡快予以解決。筆者經(jīng)過分析研究，將檔案管理工作中存在的安全隱患問題概括為以下四個方面。
1 檔案安全保護(hù)制度不健全
當(dāng)前，由于我國檔案安全保護(hù)制度尚不健全，因此導(dǎo)致在檔案管理工作中存在著一些安全隱患，比如有的單位的檔案室不禁煙火，室內(nèi)有人抽煙；有的單位將檔案庫房不是設(shè)在底層，便是頂層，或是潮濕或是漏雨，不防盜也不安全等等，這些都無法保障檔案的安全。可見，當(dāng)前我國檔案安全保護(hù)制度尚不健全，仍需要進(jìn)一步完善。
2 檔案庫房條件差
當(dāng)前我國部分事業(yè)單位的檔案庫房條件差。有的單位檔案室環(huán)境惡劣，不是在頂層就是在底樓，門窗破損，既不防盜，也不安全；有的單位尚沒有專門的檔案庫房，沒有將檔案庫房、閱文室、檔案人員工作室完全分開，造成查閱檔案人員直接進(jìn)入檔案庫房，隨意翻看，檔案的安全保護(hù)工作得不到落實(shí)等等，這些不利因素直接影響著檔案的安全。
3 檔案管理的安全保護(hù)工作沒有受到應(yīng)有的重視
當(dāng)前，我國檔案管理的安全保護(hù)工作沒有受到應(yīng)有的重視，這勢必會阻礙了檔案安全保護(hù)工作的順利開展。一方面，檔案工作人員自身的重視不夠。長期以來，一些檔案工作者沒有過多地考慮檔案的安全保護(hù)工作，認(rèn)為檔案管理的重點(diǎn)是收集、整理和利用。這種認(rèn)識顯然也是不科學(xué)的；另一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)的重視不夠。部分單位的領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到檔案安全保護(hù)工作的重要性，在思想上重視不起來，不愿意花費(fèi)更多的人力財(cái)力去投資。這種錯誤的認(rèn)識，很大程度上阻礙了檔案安全保護(hù)工作的順利開展?？梢?，當(dāng)前我國檔案管理的安全保護(hù)工作沒有受到應(yīng)有的重視。
4 對檔案工作人員的教育培訓(xùn)不夠
當(dāng)前我國部分事業(yè)單位對檔案工作人員的教育培訓(xùn)不夠。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，檔案的載體也呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢。為了適應(yīng)新形勢的變化，必須對檔案工作人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，以提高他們的知識水平。但是由于單位領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視，以及時間、資金等方面的原因，檔案人員參加的教育培訓(xùn)相當(dāng)有限。總之，當(dāng)前我國部分事業(yè)單位對檔案工作人員的教育培訓(xùn)不夠。
由此可見，當(dāng)前我國檔案管理工作中尚存在著一些安全隱患，對此必須要給予高度重視，并且要盡快予以解決。
加強(qiáng)檔案安全管理的策略
由以上的分析論述可知，當(dāng)前我國的檔案管理的工作還沒有做到位，在檔案管理工作中確實(shí)還存在著一些安全隱患問題，這些問題阻礙了檔案安全管理工作的順利開展。因此有必要對這些問題進(jìn)行更加深入的分析研究，并且在此基礎(chǔ)之上采取一些行之有效的措施，以切實(shí)加強(qiáng)對檔案的安全管理工作。對此，筆者經(jīng)過詳細(xì)的分析研究，認(rèn)為加強(qiáng)對檔案的安全管理工作，可以采取以下幾個方面的策略。
1 高度重視檔案的安全管理工作
加強(qiáng)對檔案的安全管理工作，首先就要從思想上給予高度的重視。為此，檔案工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，提高對檔案保護(hù)工作的認(rèn)識。檔案管理的安全保護(hù)工作，是檔案工作者最基本的職責(zé)。維護(hù)檔案的安全，還要嚴(yán)格把好利用關(guān)，規(guī)范制度，嚴(yán)格手續(xù)，保證檔案在利用過程中做到不損壞、不丟失、不涂改、不偽造，確保不泄密，不失密?！稒n案法》是做好保護(hù)工作的強(qiáng)大武器，廣大檔案干部要依法辦事，提高對檔案保護(hù)工作的自覺性和責(zé)任感，并在此基礎(chǔ)上，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳，提高檔案保護(hù)工作在他們心目中的地位，將檔案管理保護(hù)工作列入議事日程?？傊?，加強(qiáng)對檔案的安全管理工作，首先就要從思想上給予高度的重視。
2 完善檔案安全管理的制度建設(shè)
加強(qiáng)對檔案的安全管理工作，就需要完善檔案安全管理的制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。根據(jù)企事業(yè)單位的現(xiàn)狀，檔案安全保護(hù)的重點(diǎn)要放在防火、防水、防盜方面。做好庫房環(huán)境的維護(hù)、保護(hù)設(shè)備的使用與維修，庫內(nèi)溫濕度的記錄與調(diào)節(jié)，清潔衛(wèi)生、日常設(shè)施的檢查與維修等工作。總之，加強(qiáng)對檔案的安全管理工作，就需要完善檔案安全管理的制度建設(shè)。
3 完善檔案保管的設(shè)備建設(shè)
加強(qiáng)對檔案的安全管理工作，就需要加大設(shè)備的投入力度，改善檔案的保管環(huán)境，為檔案的安全保管創(chuàng)造良好的條件。檔案的安全保護(hù)工作需要符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房，需要適宜的檔案裝具，需要采取各種防范措施，否則，會直接影響檔案的利用壽命和安全。為此，各單位要加大對檔案工作設(shè)備的投入，完善設(shè)備建設(shè)，為檔案的安全保管創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件。總之，加強(qiáng)對檔案的安全管理工作，就需要完善檔案保管的設(shè)備建設(shè)。
4 加強(qiáng)對檔案工作的安全監(jiān)督
要做好檔案的安全管理工作，還需要加強(qiáng)對檔案工作的安全監(jiān)督。首先，上級主管部門要經(jīng)常到各單位督促檢查，督促各單位對檔案工作中存在的安全隱患問題進(jìn)行及時的整改。另外，各單位領(lǐng)導(dǎo)也要對檔案工作高度重視，了解檔案安全工作情況，認(rèn)真督促，采取有力的措施，解決好檔案安全保護(hù)中的安全隱患。如此，才能使檔案安全工作具有組織保證，真正形成上下同心協(xié)力的有利局面。
5 加強(qiáng)對檔案工作人員的教育培訓(xùn)
隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，檔案的載體也呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢。在新形勢下，只有對檔案工作人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能適應(yīng)新形勢對檔案管理的新要求，才能為今后更好地促進(jìn)檔案安全管理工作奠定良好的基礎(chǔ)?？傊?，要做好檔案的安全管理工作，還需要加強(qiáng)對檔案工作人員的教育培訓(xùn)。
結(jié)束語
第3篇：檔案應(yīng)急管理范文
[關(guān)鍵詞]文物檔案管理；計(jì)算機(jī)；信息化
一、文物檔案管理的主要內(nèi)容
文物檔案是直接記錄和反映國家在重要文物活動中形成的原始記錄，具有極為重要的歷史價值和研究價值。文物檔案管理的內(nèi)容與一般專業(yè)檔案管理的內(nèi)容有所不同，具備種類多樣、內(nèi)容豐富、研究價值高等特點(diǎn)，所以必須配備專人負(fù)責(zé)管理，并建立健全科學(xué)的管理制度，防止文物檔案毀損、丟失。在文物檔案管理中，其管理內(nèi)容主要包括以下幾個方面：
（一）文物藏品的歷史資料
有關(guān)文物來源、流傳經(jīng)過的原始記錄和采訪記錄；文化發(fā)掘報(bào)告、采集記錄、銘記題跋、鑒藏印記；書畫作者的小傳、工藝制作記錄等。
（二）文物的鑒定資料
文化鑒定意見、定級記錄；使用先進(jìn)的鑒定方法、鑒定儀器對文物藏品進(jìn)行鑒定的檢測報(bào)告、化驗(yàn)報(bào)告、分析報(bào)告；專家學(xué)者對文物作者、時間、真?zhèn)巫龀龅蔫b定記錄。
（三）文物藏品的研究資料
文物專家學(xué)者在科學(xué)研究文物的過程中所發(fā)表的專著、論文、銘刻拓片、圖錄、叢書目錄索引、研究文摘等。
（四）文物藏品保管的資料
在對文物藏品采取保護(hù)措施時，如滅菌、除銹、消毒、防蟲等過程中所使用的藥物、方法、效果等情況的記錄；文物藏品出入庫記錄、保存現(xiàn)狀記錄；對文物藏品修復(fù)、復(fù)制的承制者、修復(fù)部位、時間、工藝流程、使用材料等方面的記錄。
（五）文物特征記述資料
對文物的時代、產(chǎn)地、色澤、質(zhì)地、數(shù)量、完殘情況、重量、尺寸、特征描述、用途等方面的文字記述，以及有關(guān)文物的拓片、照片、紋飾、器物繪圖等方面的影像資料。
（六）其它資料
在意外事故中，對文物損毀情況的領(lǐng)導(dǎo)處理意見、有關(guān)批示的原件、原文、復(fù)印件，這些資料是文物藏品原始記錄的重要依據(jù)。
二、計(jì)算機(jī)在文物檔案管理中的應(yīng)用
（一）建立文物檔案管理數(shù)據(jù)庫
檔案整理是文物檔案管理最基本的工作之一，也是較為繁雜的一項(xiàng)工作，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文物檔案管理時，檔案數(shù)據(jù)庫的建立尤為重要。通過數(shù)據(jù)庫的建立能夠極大程度地方便檔案整理工作的開展，只需要按照文物檔案的類別將其錄入到計(jì)算機(jī)中，再將生成的新檔案添加到數(shù)據(jù)庫中，整理工作便基本完成，與傳統(tǒng)的文物檔案整理相比，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用使整理工作變得非常簡單。數(shù)據(jù)庫的建立主要涉及以下兩個方面的內(nèi)容：其一，檔案整理分類。由于文物檔案的整理分類具有一定的學(xué)科規(guī)律，故此在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，應(yīng)當(dāng)咨詢相關(guān)方面的專家，通?？筛鶕?jù)原有的文物檔案進(jìn)行分類；其二，檔案資料錄入。由于文物檔案涉及的內(nèi)容較廣，所以應(yīng)根據(jù)不同的內(nèi)容選擇不同的錄入方式，如聲音、圖片、影像等可借助專門的設(shè)備進(jìn)行錄入。
（二）建立檔案資料檢索系統(tǒng)
對文物檔案進(jìn)行檢索和查詢，是體現(xiàn)文物檔案用途和價值的一種有效途徑，通過建立文物檔案資料檢索系統(tǒng)能夠使檢索和查詢變得更加方便、快捷，也使文物檔案的應(yīng)用更加開放和廣泛，研究人員只需要在計(jì)算機(jī)上輸入想要查詢的內(nèi)容，如文物名稱、出土?xí)r間、年代、出土地點(diǎn)等，便可以借助檢索系統(tǒng)找到與之相關(guān)的資料，如文物藏品卡片、藏品檔案以及其它相關(guān)資料等等，這給研究人員帶來了極大的便利，既節(jié)能了時間，又提高了工作效率，最為重要的是延長了重要文物檔案的使用壽命。例如過去檔案的載體一般為紙質(zhì)卷帙，這些載體又面臨著最終消亡的結(jié)局，文物的信息生命依然存在巨大的風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)在檔案中的應(yīng)用，掃描和復(fù)制從根本上解決了這個問題。
（三）實(shí)現(xiàn)文物檔案信息資源共享
文物檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對檔案管理制度進(jìn)行不斷創(chuàng)新，并建立健全責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)體制和目標(biāo)管理機(jī)制以及相應(yīng)的激勵制度，借此來促進(jìn)檔案管理人員逐步向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)新形勢下數(shù)字化檔案管理工作的要求。同時還應(yīng)當(dāng)對文物檔案管理部門的職能進(jìn)行強(qiáng)化，并加大后續(xù)監(jiān)督管理力度，推進(jìn)文物檔案管理向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。此外，應(yīng)當(dāng)建立并完善文物檔案網(wǎng)絡(luò)查詢功能，以檔案開放的明文規(guī)定為依據(jù)，并以現(xiàn)有的檔案信息資源庫為基礎(chǔ)，構(gòu)建起一個完善的檔案信息平臺，定期對特定人群以及社會公眾開放，借此來實(shí)現(xiàn)文物檔信息資源共享，最大程度地發(fā)揮出文物檔案的價值。
（四）創(chuàng)新文物檔案管理方法
文物檔案管理人員應(yīng)立足于實(shí)際，增強(qiáng)文物檔案管理的主動性，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)新管理工作方法，推動文物檔案管理良性發(fā)展。文物檔案管理部門可建立重點(diǎn)文物檔案網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督系統(tǒng)，以檔案室為中心，以相關(guān)單位為網(wǎng)點(diǎn)，不斷擴(kuò)大文物資料的收集范圍，提高文件材料質(zhì)量。同時，制定切實(shí)可行的文物資料收集辦法，利用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督系統(tǒng)監(jiān)督檢查各項(xiàng)措施的落實(shí)情況，從而確保文物檔案資料收集完整。計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)新管理從根本上解決文物的輸入分類建檔工作。
三、結(jié)論
總而言之，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案管理文物是極為寶貴的歷史遺產(chǎn)，而文物檔案是全面、準(zhǔn)確反映文物相關(guān)情況的重要資料。由于文物檔案涉及范圍廣、內(nèi)容復(fù)雜，為了提高文物檔案管理效率和質(zhì)量，保障文物檔案資料安全，提高文物檔案利用效率，應(yīng)當(dāng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到檔案管理工作中，以滿足信息時代下文物檔案事業(yè)的發(fā)展需求。實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化、必需有高素質(zhì)的人才，能夠掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)備。而高素質(zhì)人才是實(shí)現(xiàn)這一要求的保障。文物檔案工作者要進(jìn)一步對現(xiàn)代化管理作深入的研究和不斷的創(chuàng)新，以信息化促管理，努力實(shí)現(xiàn)文物資源的全社會乃至全人類共享。這將是計(jì)算機(jī)在檔案管理應(yīng)用中的重大突破。
參考文獻(xiàn)：
第4篇：檔案應(yīng)急管理范文
1 機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)存的欠缺與不足
1.1 社會效益不能充分發(fā)揮。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，機(jī)關(guān)檔案室是機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)。相關(guān)制度規(guī)定機(jī)關(guān)檔案工作的任務(wù)中強(qiáng)調(diào)機(jī)關(guān)檔案要為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，強(qiáng)調(diào)機(jī)關(guān)檔案工作要做好保密工作，確保檔案和檔案機(jī)密的安全。這使得機(jī)關(guān)開展檔案工作時僅關(guān)注到了機(jī)關(guān)本身的利用，而忽略了來自社會的利用需求。只強(qiáng)調(diào)到了檔案的保密，而沒有強(qiáng)調(diào)檔案的開放。雖然在《檔案法》相關(guān)法規(guī)中，說明機(jī)關(guān)的現(xiàn)行文件在經(jīng)過同級或上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后，可以對外提供利用，但因?yàn)槭掷m(xù)的繁雜和保密觀念的根深蒂固，對外提供利用往往不能實(shí)現(xiàn)。從機(jī)關(guān)檔案室作為機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)角度來看，機(jī)關(guān)檔案室必然站在機(jī)關(guān)立場上，因而對保管的檔案信息理所當(dāng)然采取保密狀態(tài)，本能地限制甚至排斥對外提供利用。
1.2 提高檔案管理水平的自我動力不足。檔案管理工作的目的是為本機(jī)關(guān)和上級機(jī)關(guān)服務(wù)，可以說，機(jī)關(guān)開發(fā)檔案工作的動力源于檔案工作對機(jī)關(guān)參考、咨詢、決策及保存機(jī)構(gòu)記憶所起的作用。如果機(jī)關(guān)僅從為自身服務(wù)這一動力出發(fā)，完成相應(yīng)的檔案管理工作，并不需要進(jìn)行太大的投入就能做到。很多機(jī)關(guān)對檔案管理工作不積極的原因之一，是機(jī)關(guān)對檔案管理水平?jīng)]有過高的要求。機(jī)關(guān)檔案工作是我國檔案事業(yè)有機(jī)組成部分，機(jī)關(guān)檔案工作肩負(fù)著為國家積累檔案史料的任務(wù)，就這一點(diǎn)來說，機(jī)關(guān)檔案管理工作屬于公共事業(yè)管理的范疇。作為我國檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，顯然，機(jī)關(guān)檔案工作的質(zhì)量高低影響著整個檔案事業(yè)管理水平的高低。
1.3 檔案在整體工作中的地位不高。機(jī)關(guān)檔案室作為機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，其經(jīng)費(fèi)來源于機(jī)關(guān)內(nèi)部資源的分配，而各機(jī)關(guān)因職權(quán)的不同，可支配的財(cái)力也有差異。機(jī)關(guān)檔案工作相對前沿的業(yè)務(wù)工作而言，并不直接與機(jī)關(guān)的職能、職權(quán)相關(guān)，是機(jī)關(guān)幕后的服務(wù)工作。機(jī)關(guān)檔案工作需要依靠機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視才能有效開展，但是，一般說來，領(lǐng)導(dǎo)重視程度欠缺，是機(jī)關(guān)檔案工作長期面臨的不爭事實(shí)。機(jī)關(guān)檔案室作為機(jī)關(guān)部門機(jī)構(gòu)的附屬性，是制約機(jī)關(guān)檔案提供社會利用，制約檔案管理水平提高的根本原因?？梢?，如果不改變機(jī)關(guān)檔案工作對機(jī)關(guān)的附屬性，要開展機(jī)關(guān)檔案提供社會利用，提高管理水平，單依靠制度和監(jiān)督的完善是難以做到的。
2 信息時代機(jī)關(guān)檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)
傳統(tǒng)的檔案管理，僅能實(shí)現(xiàn)單一數(shù)據(jù)的管理，存取不便，不利于管理與利用，不能適應(yīng)科技發(fā)展的需要，以及方便快捷提供有效的信息。隨著時代與科技信息的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理終將被網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理所取代。系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，一方面可以節(jié)省更多的資金與勞動力成本，另一方面可以提高檔案信息的利用率，從長遠(yuǎn)來看，具有不可估量的積極意義。所以，對于每一位管理人員而言，轉(zhuǎn)變觀念，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，是一項(xiàng)迫切的任務(wù)。
2.1 對傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理“重藏輕用”。信息化社會對知識的評價標(biāo)準(zhǔn)是知識對經(jīng)濟(jì)的推動力，檔案工作者只有將所掌握的檔案知識和資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，才能得到社會的認(rèn)可。因此，要改變“重藏輕用”的觀念，積極主動開發(fā)信息資源，使“死檔案”變成“活信息”，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，大力開發(fā)檔案信息資源為社會和發(fā)展經(jīng)濟(jì)服務(wù)。
2.2 對傳統(tǒng)檔案管理手段和方式的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，我們大部分的檔案工作仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計(jì)算機(jī)，部分也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但是網(wǎng)絡(luò)上并沒有多少可以傳輸?shù)臋n案信息，難以達(dá)到傳輸?shù)母呷萘亢途W(wǎng)絡(luò)化，難以形成新的知識生長點(diǎn)，也難以為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)和供社會共享。檔案管理部門要充分認(rèn)識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平。從自身實(shí)際出發(fā)制定一套完整的檔案管理制度;引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，借助先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.3 對檔案工作者自身素質(zhì)提出的挑戰(zhàn)。新時期的檔案管理人員要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。建立高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，既要組織檔案管理人員掌握基本檔案管理理論，又要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。因此，運(yùn)用檔案來傳播知識，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，使檔案中的知識轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，成為新的經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。
3 如何建立適應(yīng)信息化時代檔案管理的新思路和新方法
第5篇：檔案應(yīng)急管理范文
1組成電子檔案庫的主要部分及其優(yōu)勢
1.1組成部分
（1）用戶終端。電子檔案庫的建立是為了方便用戶進(jìn)行系統(tǒng)的查詢檔案信息及其所需要的資源信息，并且及時有效的傳播出去，使資源的利用率得到提升，使用簡單，操作便捷。（2）通訊系統(tǒng)。電子檔案庫的建立，主要是取決于網(wǎng)絡(luò)及通訊系統(tǒng)的技術(shù)支持，網(wǎng)絡(luò)作為電子信息資源共享的平臺，主要網(wǎng)絡(luò)及通訊狀態(tài)良好的情況下，才能是信息資源大范圍的實(shí)現(xiàn)共享。（3）數(shù)據(jù)庫管理和檢索服務(wù)系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫里面儲存著用戶所需要的資源信息，保證其安全及穩(wěn)定運(yùn)行，才能保證用戶搜索出所需要的資源。利用網(wǎng)絡(luò)及聯(lián)機(jī)等技術(shù)支持為用戶提供收索方便。
1.2電子檔案庫的優(yōu)勢特點(diǎn)
（1）被管理的數(shù)據(jù)資源具有數(shù)字化特點(diǎn)。隨著科學(xué)技術(shù)的逐漸發(fā)展，檔案信息管理技術(shù)的對象便成為機(jī)讀檔案，主要包括圖文、聲像等等多媒體的集成一體。（2）檔案信息媒體多樣化。對于傳統(tǒng)的檔案資料來說，其表達(dá)方式僅僅的局限于以文字為主的模式，電子檔案的產(chǎn)生，將多媒體的廣泛應(yīng)用技術(shù)融入其中，其表達(dá)方式應(yīng)經(jīng)包括了圖像、動畫、聲音、視頻等等進(jìn)行儲存，更好的表達(dá)檔案信息中資源信息。（3）電子檔案信息的存儲與傳播數(shù)字化。網(wǎng)絡(luò)平臺的建立，辦公軟件的自動化管理，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用都促進(jìn)了電子檔案信息資源的數(shù)字化發(fā)展。檔案的查看以機(jī)讀為主，信息存儲依據(jù)檔案庫為基礎(chǔ)，信息的傳遞也依賴于電子化的傳播。
2電子檔案管理中容易忽視的不足
2.1電子文件的原稿保存意識不強(qiáng)
現(xiàn)如今，對于上班族來說，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的編寫與打印已經(jīng)是很平常的事了，但是對于制作完成并打印完成之后，原稿的有效存儲將會被忽視。不關(guān)心其保存位置、保存完整性等等。甚至在后續(xù)的工作中出現(xiàn)了相同的文件將其覆蓋也是常發(fā)生的事情。原稿被清除或者內(nèi)容改動后，將會使電子信息歸檔工作的難度增加，使其意義喪失。
2.2檔案信息的安全與保密工作重要性
電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)?；ヂ?lián)網(wǎng)的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統(tǒng)癱瘓。2.3電子檔案涉及的格式轉(zhuǎn)換及保存方式由于電子檔案的應(yīng)用尚沒有全國范圍內(nèi)普及，檔案文件在轉(zhuǎn)手移交過程中，會出現(xiàn)因兩部門存儲檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在轉(zhuǎn)交過程中出現(xiàn)困難。當(dāng)人們使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠(yuǎn)離不開這種技術(shù)和設(shè)備，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，才能識別它的信息內(nèi)容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對生成環(huán)境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起。
3當(dāng)前時代下電子檔案管理的主要措施
3.1電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作的重要性
計(jì)算機(jī)對檔案信息的處理技術(shù)最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術(shù)和光盤大容量存貯技術(shù)進(jìn)入到原文圖形信息管理，成為全文信息檢索系統(tǒng)。目前，數(shù)字化信息處理技術(shù)和電子存貯技術(shù)的發(fā)展，更為檔案信息數(shù)字化提供了技術(shù)手段和可能。利用這些技術(shù)可以“捕捉”任何現(xiàn)存的東西，包括照片、紙張等非常容易損壞變形的檔案材料，把它們轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式妥善地保存起來。
3.2提升電子檔案數(shù)據(jù)庫的發(fā)展方向
電子檔案庫有五種基本功能：數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的制作和獲取，存儲和管理，檔案信息分發(fā)技術(shù)，信息安全和權(quán)益管理，支持和實(shí)現(xiàn)這五種基本功能的技術(shù)形成了電子檔案庫的技術(shù)基礎(chǔ)。目前這些領(lǐng)域中己有許多成熟的技術(shù)，同時也有許多有待進(jìn)一步研究的新課題。加強(qiáng)電子檔案庫的建設(shè)，目的是實(shí)現(xiàn)信息資源互補(bǔ)和共享，提高利用率，有效緩解人員、資金、存儲空間緊張等問題。
3.3將多媒體技術(shù)廣泛的應(yīng)用在電子檔案的管理中
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息載體的多媒體化，是檔案信息載體發(fā)展進(jìn)程中的一種必然趨勢特別是電子圖文顯示技術(shù)、聲像技術(shù)的開發(fā)利用，使檔案信息存儲向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展。CD-ROM光盤以其存儲量大、檢索速度快、使用查找方便、人機(jī)界面具有圖文并茂的特點(diǎn)，很易于代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案載體。利用多媒體技術(shù)可以對文書檔案、科技檔案、專門檔案進(jìn)行存儲和管理，并能很方便地進(jìn)行有關(guān)圖形、圖像的存儲、顯示和打印，特別是能夠?qū)n案庫中保存的檔案資料進(jìn)行儲存與管理，以保護(hù)檔案原件，并可對某些因時間太長而破損的重要的歷史檔案原件，利用多媒體計(jì)算機(jī)的編輯功能進(jìn)行存儲、修補(bǔ)和復(fù)原，以提高檔案信息的管理能力
3.4優(yōu)化整體的制度要求，提升人員素質(zhì)水平
檔案工作的發(fā)展趨勢，對檔案工作人員的專業(yè)構(gòu)成提出了新要求，即一方面需要大量信息處理人員，信息分析與研究人員，數(shù)據(jù)庫生成與維護(hù)人員，計(jì)算機(jī)軟、硬件人才，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境創(chuàng)建與運(yùn)行維護(hù)人員，信息服務(wù)人員等；另一方面，信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)帶動了整個社會和技術(shù)的進(jìn)步，使檔案工作中新事物、新問題、新技術(shù)層出不窮，因而對檔案工作人員自身知識的補(bǔ)充與更新的要求愈加迫切。檔案工作現(xiàn)代化不僅取決于工作人員原有的知識與水平，更大程度上取決于他們的知識的補(bǔ)充和更新程度。
4結(jié)束語
第6篇：檔案應(yīng)急管理范文
如今我們已經(jīng)步入了信息化的時代，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可處理的數(shù)字形式的檔案，即將檔案管理信息化。將檔案信息與計(jì)算機(jī)技術(shù)接軌，這樣不僅可以節(jié)省時間，提高效率，同時也提高了信息利用的時效性。因此，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中有重要的意義。
1.1可以使檔案管理更加科學(xué)化，也有助于將檔案管理工作規(guī)范化
計(jì)算機(jī)是現(xiàn)如今科技發(fā)展的產(chǎn)物，對計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，可以促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化。傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)版的檔案，對其進(jìn)行的管理工作異常繁瑣，不僅任務(wù)量大，而且很容易出現(xiàn)錯誤。畢竟是由人對檔案進(jìn)行操控，所以準(zhǔn)確性、科學(xué)性會比較差。而計(jì)算機(jī)具有自動化、數(shù)字化的特點(diǎn)，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)掃描和錄入的檔案信息都是以計(jì)算機(jī)語言的0或1的二進(jìn)制來表示，這樣做的好處是不僅能提高工作的準(zhǔn)確度，而且有助于將檔案的管理工作做的更加科學(xué)化、規(guī)范化。
1.2有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化
傳統(tǒng)的檔案都是采用的紙質(zhì)版形式，當(dāng)一個人離開原來單位、企業(yè)或?qū)W校時，還要將原檔案郵寄到將要轉(zhuǎn)去的新單位或?qū)W校，非常的不便利。而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，便可以將世界范圍內(nèi)的檔案信息連接起來，方便不同區(qū)域的人對檔案進(jìn)行隨時隨地的查詢，不僅節(jié)約了時間，也提高了查詢的效率，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享。并且檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化以后，便可以利用網(wǎng)絡(luò)對檔案信息以聲音、圖片、文本等各種形式進(jìn)行整理與儲存，促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
2在檔案管理工作中對計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展
計(jì)算機(jī)作為新時代的產(chǎn)物，在21世紀(jì)的今天，在各個行業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中已經(jīng)成為必然的趨勢。下面將重點(diǎn)對檔案管理工作中對計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用策略作出詳細(xì)的闡述。
2.1建立起數(shù)字檔案庫，加強(qiáng)對檔案的保護(hù)
眾所周知，傳統(tǒng)的檔案多數(shù)都是采用的紙質(zhì)版。紙質(zhì)版的檔案存在著一些弊端，例如隨著時間的延伸，一些檔案由于時間保存較久，會出現(xiàn)嚴(yán)重破損的情況，或者遇水后會出現(xiàn)字跡模糊、不清晰的狀況發(fā)生。因此，假如不采用計(jì)算機(jī)技術(shù)來對檔案加以保存與保護(hù)的話，這些紙質(zhì)版的檔案就有可能再也找不到。所以，在做檔案管理工作時，首先要考慮的就是對檔案的保護(hù)。將計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案保護(hù)相結(jié)合，建立起數(shù)字檔案庫已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作中刻不容緩的任務(wù)。在目前來講，微縮技術(shù)和數(shù)字壓縮存儲技術(shù)是當(dāng)前運(yùn)用最多的兩種技術(shù)，這兩種技術(shù)被廣泛的運(yùn)用到了對檔案的保護(hù)中。建立起數(shù)字檔案庫，使其以電子存儲的形式存在，不僅可以減少對檔案的磨損，將對檔案的磨損程度降到最低，而且可以延長檔案的存儲時間，尤其是對于那種需要永久儲存的檔案來講，建立數(shù)字檔案庫的形式再合適不過。這是加強(qiáng)對檔案進(jìn)行保護(hù)的最好的方式。
2.2建立檔案的信息處理系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行歸類整理
檔案涉及到社會上的方方面面，包括不同階層的人員、社會中各門類的事物，還包括對社會中經(jīng)濟(jì)、政治、人文等各要素的紀(jì)實(shí)。這些檔案原本都是雜亂無章的，也并不存在任何的規(guī)律性。在沒有計(jì)算機(jī)出現(xiàn)的時候，這些檔案都是需要人為進(jìn)行整理與歸類，是工作量非常大的一項(xiàng)任務(wù)。但是，人的能力畢竟有限，即使是人為的對檔案進(jìn)行認(rèn)真整理與歸類，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)層人員需要調(diào)出檔案的時候，也是非常困難的。這其中又涉及到了很大的工作量。現(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用于發(fā)展已經(jīng)得到了普及，我們就應(yīng)該將計(jì)算機(jī)本身的優(yōu)勢與檔案管理工作進(jìn)行結(jié)合，建立起檔案的信息處理系統(tǒng)。采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案的信息進(jìn)行整理、分類、匯總等，將原本雜亂的檔案整理成科學(xué)有序的信息情報(bào)，以使其可以更便捷的為領(lǐng)導(dǎo)層所用。有些檔案信息是非常寶貴的社會財(cái)富，有很高的價值。對其進(jìn)行科學(xué)有序的整理，使其為我們所用，將有利于促進(jìn)社會的發(fā)展。
2.3建立檔案信息系統(tǒng)，使其更好的為社會各界所用
第7篇：檔案應(yīng)急管理范文
隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國開始進(jìn)入信息化時代，信息化時代為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理創(chuàng)造了條件，計(jì)算機(jī)和檔案管理共組中的應(yīng)用，不僅可以提高工作效率，還能提高信息化的發(fā)展，對開展檔案管理工作具有非常重要的意義。信息技術(shù)在促進(jìn)檔案管理發(fā)展時，也對檔案管理產(chǎn)生了一定的阻礙問題，這時就要針對信息技術(shù)在檔案管理中的問題提出相應(yīng)的解決措施，提高檔案管理工作質(zhì)量。
1 檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的重要性
我國是人口大國，而且人口流動性較大，也增加了檔案管理工在的復(fù)雜性，傳統(tǒng)的檔案管理工作的工作效率和及時性較差，難以滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展給檔案管理帶來了方便，解決了檔案管理難的問題，并且憑借著自身可以容納海量數(shù)據(jù)及強(qiáng)大的篩選、分類等的功能，成功的為檔案管理工作者提高了工作效率，而且也提升了檔案管理效率。
檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展對檔案管理人員的綜合素質(zhì)有了更高的要求，要求檔案管理人員能夠較好的掌握現(xiàn)代學(xué)科技術(shù)，通過先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備來完成檔案管理工作，這樣既可以節(jié)約時間，也可以提高檔案管理工作效率，減少傳統(tǒng)的檔案管理工作中的工作強(qiáng)度，為了適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求，需要進(jìn)行大規(guī)模的信息化管理模式及技術(shù)準(zhǔn)備。公民的真實(shí)憑證是通過檔案反映的，所以檔案管理不能有一點(diǎn)的疏忽差錯，這也為人力資源的管理提供強(qiáng)大的先決條件。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，就是將這種意識轉(zhuǎn)化為信息化，從而促進(jìn)生產(chǎn)力的進(jìn)一步發(fā)展。另外，在對相關(guān)信息進(jìn)行整理、收集等方面，計(jì)算機(jī)就顯示了它在檔案管理當(dāng)面的便利性，聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下可以輕松實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高信息處理的便利性。
2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的問題
2.1 電子檔案保存
計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用檔案的存儲也出現(xiàn)了一定的問題。在存儲的過程中，電子檔案管理程序可以滿足文字處理存儲，對著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的優(yōu)化更新，文檔資料可以存放在不同的數(shù)據(jù)庫和存儲盤中，在確保文檔安全性的同時也提高了文檔讀取和長期保存的難度。
2.2 缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
在日常生活中，做什么都要有一個標(biāo)準(zhǔn)，“無規(guī)矩不成方圓”?，F(xiàn)在很多的部門檔案管理內(nèi)容不斷細(xì)化，在管理制度和管理方式方面都是大同小異，如果說管理標(biāo)準(zhǔn)不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一也是必然的。而且，很多單位之間或是部門之間的溝通也是比較缺少的，這樣也給實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一增加了難度。另外，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，各單位和部門檔案管理水平的差異增加了信息技術(shù)統(tǒng)一的難度，從而為實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的檔案管理增加了困難。
2.3 檔案管理信息化程度不高
很多單位和部門都建立了信息化檔案管理模式，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理，但很多的檔案館還是熱衷于傳統(tǒng)的手工管理模式，計(jì)算機(jī)就成了管理的輔助工具。檔案管理工作的工作仍然采用紙質(zhì)資料，沒有建立現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫下的信息化檔案管理，計(jì)算機(jī)信息化的優(yōu)勢就不能夠體現(xiàn)，計(jì)算機(jī)也成了擺設(shè)，并且阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化和信息化發(fā)展，影響了檔案管理工作的效率和管理質(zhì)量。
2.4 檔案管理安全問題
計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，雖然提高了檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，但同時也增加了檔案信息安全問題管理的難度，安全性和可靠性問題成為人們所關(guān)注的。現(xiàn)在很多的網(wǎng)絡(luò)都受到黑客、計(jì)算機(jī)病毒、保密信息泄露等的威脅，使人們的信息不在安全。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)用戶的劇增，網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)性也在倍增。網(wǎng)絡(luò)的不安全性和不穩(wěn)定性也給檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響。
3 優(yōu)化計(jì)算機(jī)檔案管理工作可采取的幾點(diǎn)措施
3.1 完善檔案管理制度
利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理可以在較大程度上解決檔案管理中的漏洞，但是相應(yīng)的檔案管理制度還不夠完善。但要在做好計(jì)算機(jī)當(dāng)那管理工作仍然要完善相關(guān)的管理制度，充分分析計(jì)算機(jī)檔案管理工作不同環(huán)節(jié)的內(nèi)容，根據(jù)技術(shù)漏洞制定相關(guān)的解決措施，保證計(jì)算機(jī)檔案管理工作的過程中，都要有章可循，有法可依，這樣才能保證計(jì)算機(jī)檔案的高效性和完整性。
3.2 實(shí)現(xiàn)信息化檔案安全管理
計(jì)算機(jī)技術(shù)在雖然為檔案管理提供了優(yōu)勢條件，但也帶了了檔案信息安全問題，檔案管理需要根據(jù)材料的內(nèi)容進(jìn)行保密安全分類。例如一級保密檔案應(yīng)禁止聯(lián)網(wǎng)，防止檔案共享造成信息泄露；耳機(jī)保密檔案應(yīng)使用局域網(wǎng)，三級保密檔案可以支持聯(lián)網(wǎng)查詢。同時應(yīng)針對信息化檔案管理制定相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行約束，提高對檔案管理工作人員的教育宣傳工作。
3.3 提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，不僅要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識，還應(yīng)具備信息化安全管理意識并了解科學(xué)的管理?，F(xiàn)代化的管理水平，管理過程中的計(jì)算機(jī)信息庫體現(xiàn)，以實(shí)現(xiàn)改革和檔案管理。在實(shí)際工作中不斷完善的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，并不斷學(xué)習(xí)更方便的文件管理程序的先進(jìn)的知識。
3.4 文檔一體化管理
第8篇：檔案應(yīng)急管理范文
【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)；檔案；著錄管理；應(yīng)用
1.運(yùn)用計(jì)算機(jī)程序管理檔案
計(jì)算機(jī)可以用于編制檔案目錄和已編目錄的復(fù)制，還可以用在特殊信息內(nèi)容的檢索上面。這兩個功能可以結(jié)合起來，因?yàn)橥ㄟ^利用單一輸入信息組(諸如輸入目錄)就能夠很快地編制出若干不同的目錄和索引，計(jì)算機(jī)是一種能在很大程度上幫助檔案工作者開放利用檔案材料的工具。無論如何，檔案必須編目，把目錄編制在適合計(jì)算機(jī)輸入的形式上，據(jù)估計(jì)并不比把目錄編制在普通紙張上更困難。一旦檔案目錄編制在適當(dāng)載體上，計(jì)算機(jī)就能夠完成它的特殊功能，這就是，它能夠識別設(shè)計(jì)的任何邏輯程序，整理和挑選輸入計(jì)算機(jī)中的任何信息內(nèi)容，并很快地以可被理解的形式打印出結(jié)果來。
首先和最基本之點(diǎn)是，從那些通行的檔案著錄和編制索引使用的程序中挑選出一個適用的程序。一般來講，小型檔案館設(shè)計(jì)自己的專用程序這并不是可行的或理想的辦法。應(yīng)該努力求得技術(shù)方面的咨詢意見，如什么樣的程序目前最可行，它們具有什么樣的性能。然后在與辦公室的需求和資源作比較后，就有必要對這些性能程序本身的相應(yīng)限制方面進(jìn)行調(diào)整。在此書寫作的工程中，在一般的操作中大約有四個重要的程序可用于計(jì)算機(jī)檔案著錄，它們可以與另外五個或六個用于編制索引和用于檢索的程序一起使用。但是，這個領(lǐng)域的發(fā)展是如此之快，以致這些程序別著錄程序除了專門手冊之外，將不會有什么用了。很有可能的情況是，檔案館、圖書館和文獻(xiàn)中心之間的聯(lián)合程序，與計(jì)劃中的國家情報(bào)系統(tǒng)(NATLS)結(jié)合起來，將會作為國家標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)。
從使用計(jì)算機(jī)程序的檔案工作者的角度看，主要的因素是這些。作為對工作進(jìn)行分析和揭示材料的一套規(guī)則的程序，它將決定經(jīng)過整理的輸入信息——如檔案目錄——的形式。檔案工作者必須嚴(yán)格遵循程序手冊中表達(dá)出來的規(guī)則，這些規(guī)則經(jīng)常包括有用技術(shù)符號在特殊的紙上寫出目錄來。因?yàn)橛?jì)算機(jī)不能獨(dú)立地進(jìn)行思考和選擇，所以對任何程序的成功非常重要的是，所有在指令別表示出來的代碼標(biāo)記，要和每一條信息一齊輸入機(jī)中，并且要有適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)和次序。發(fā)給工作人員的指令必須是既準(zhǔn)確而又清楚的，目錄的檢查必須徹底。程序夭折的最大可能性一般在初期，也就是在基本信息由檔案館的普通工作人員進(jìn)行準(zhǔn)備的時候。
一些最早的檔案計(jì)算機(jī)程序使用特殊紙張，這種紙張要求檔案工作者按規(guī)定的方格和空間在卡片或紙頁上進(jìn)行書寫，這些空間也限制了應(yīng)該寫入計(jì)算機(jī)的著錄材料的數(shù)量。以后的程序?qū)τ谳斎氲闹泝?nèi)容就顯得靈活多變了。使用這些程序的檔案工作者能夠使用普通紙，更經(jīng)常的是使用能夠顯示輸入計(jì)算機(jī)中信息次序的印刷表格。總之，輸入計(jì)算機(jī)中的材料，必須加工成為一種計(jì)算機(jī)可讀的形式。這一般是通過鍵盤操作員處理材料來完成。操作員可以使用專門儀器，把它打在穿孔卡或穿孔帶上，或打印在磁帶上。機(jī)讀形式的成品目錄也應(yīng)該檢查一下是否有錯誤。有一些程序有一種機(jī)內(nèi)系統(tǒng)，可以用來檢驗(yàn)和修正輸入機(jī)內(nèi)的材料。
正是在輸出方面，計(jì)算機(jī)可以最好地顯示出非凡的多用功能和迅速重組信息內(nèi)容的能力。一個檔案程序在它即將打印出經(jīng)過認(rèn)真準(zhǔn)備并輸入機(jī)內(nèi)的信息內(nèi)容時，要特別注意利用所有的可能性。
2.計(jì)算機(jī)輸出檔案目錄所采用的六種形式和途徑
2.1以檔案代碼次序，即檔案次序，打印出來的主要的或基本的目錄。這種日錄配有說明檔案產(chǎn)生機(jī)構(gòu)的管理史的介紹性材料，可以滿足檔案著錄和檔案的道義保護(hù)的所有要求。這種方法，適用于從初級提要到指南款目、詳盡的編年提要等所有層次的目錄。
2.2以代碼或主題標(biāo)識符形式從輸入計(jì)算機(jī)中的特定內(nèi)容的材料中挑選出來的文件的目錄。這樣，就有可能從來自特殊部門的文件中，從相同文件形式的所有材料中，從屬于同一主題范疇的所有文件中，以系列的，字母的或編年的順序摘編日錄。除了便于從各不相干的檔案中編制主題目錄外，在此最令人感興趣的可能性是，已不復(fù)存在的檔案組合可以非常容易地在打印目錄上得以恢復(fù)。連續(xù)性過程中已經(jīng)分散的檔案系列可以以目錄的形式得以重建，當(dāng)然，這必須以輸人材料叫，已經(jīng)包括右適；氣的指示項(xiàng)為條件。
2.3計(jì)算機(jī)可以為編制索引摘錄出關(guān)鍵詞，附上適當(dāng)?shù)膮⒄枕?xiàng)并按字母順序把它們分別打印出來。要做到這點(diǎn)，就得要求在輸入材料中有可用的辨識符。
2.4打印件可以打印在普通紙張上，或打印在卡片或紙條上，當(dāng)然，二者并用也行。計(jì)算機(jī)紙可以被裁剪和裝訂成卷冊或配上活頁夾，卡片可以分類并存放在索引柜中。兩種形犬的復(fù)制件非常容易整理。
2.5打印件可以直接輸小到縮微品上。檔案工作大都還沒有充分利用這種設(shè)備，因?yàn)樗闹饕獌?yōu)點(diǎn)就是能提供遠(yuǎn)方的信息檢索。隨著縮微品逐漸被人確認(rèn)，它在檔案工作中的利用毫無疑問將會得到發(fā)展。
2.6任何由計(jì)算機(jī)打印出來的目錄和索引，可以不斷地得到修訂和更新。校訂包括刪除和增加新信息，它能以與原始材料的輸入形式相同的方法輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)。當(dāng)新的輸入紙帶直用完時，計(jì)算機(jī)能打印出一個修訂版本以代替較早的打印件。這是計(jì)算機(jī)最令人感興趣的性能，從長遠(yuǎn)來看，正是這點(diǎn)賦予了計(jì)算機(jī)最重要的意義。一旦積存的著錄材料在計(jì)算機(jī)輸入時被打出，將來所有的新材料可以直接輸入，檔案館再不需要與老掉牙的或五花八門的目錄、索引打交道了。但是檔案館將保存一個完備的，內(nèi)容不斷更新的查找工具系統(tǒng)。
3.計(jì)算機(jī)能夠提高檔案管理的效率
計(jì)算機(jī)工作的一個重要特征是，在檔案館也和在其他地方一樣，它必須得以正確的使用。眾所周知，計(jì)算機(jī)有關(guān)的軟件設(shè)計(jì)起來可能很困難，同時也可能費(fèi)用大。
盡管如此，還有令人欣慰的因素。很多大的機(jī)構(gòu)，包括那些有自己的檔案館的機(jī)構(gòu)，對計(jì)算機(jī)的使用作了安排，也對專門人材作了準(zhǔn)備。在閑暇階段，計(jì)算機(jī)時通常比較便宜，同樣，購買一個已經(jīng)設(shè)計(jì)好的程序或根據(jù)合作計(jì)劃與人合作比設(shè)計(jì)一個新的程序更便宜些。再者，傳統(tǒng)的手工著錄檔案方式也是昂貴的，有時甚至極為昂貴。這就很有必要在這些費(fèi)用和計(jì)算機(jī)費(fèi)用之間進(jìn)行比較研究。簡單地引進(jìn)一臺計(jì)算機(jī)，其結(jié)果會導(dǎo)致額外的消費(fèi)，因?yàn)闄n案整理和著錄的基礎(chǔ)工作還得用手工完成。計(jì)算機(jī)的功能主要表現(xiàn)在情報(bào)檢索和研究材料的開發(fā)利用方面。
非文獻(xiàn)工作的消費(fèi)是無形的。把由這種先進(jìn)的設(shè)備帶來的好處與準(zhǔn)備它們的費(fèi)用進(jìn)行比較，并作出一個令人滿意的估價，幾乎是不可能的?？梢钥隙ǖ氖?，計(jì)算機(jī)肯定能精心編制出手工方式望塵莫及的利用工具。正因?yàn)槿绱耍總€檔案館或國家檔案工作者組織必須對計(jì)算機(jī)利用帶來的好處和利用的可能性進(jìn)行調(diào)查?！科]
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第9篇：檔案應(yīng)急管理范文
關(guān)鍵詞：檔案著錄；管理；計(jì)算機(jī)
中圖分類號：TP399
檔案是國家和企業(yè)信息資源的重要組成部分，建立檔案信息管理體系有利于對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理和整體開發(fā)。采用計(jì)算機(jī)是檔案管理信息發(fā)展的必然要求，計(jì)算機(jī)可以對檔案目錄進(jìn)行編制，還可以對已編制的檔案目錄進(jìn)行復(fù)制，在檔案管理的特殊信息檢索上面對計(jì)算機(jī)的使用也非常廣泛。將檔案檢索和檔案編制的功能結(jié)合起來能提高檔案工作者對檔案利用的效率。
1 計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理中的功能及必要性
1.1 計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理中的功能
計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用主要是用來對檔案進(jìn)行整理編制、檢索、統(tǒng)計(jì)和借閱等。首先是使用計(jì)算機(jī)對檔案檢索的工具進(jìn)行編制。將檔案的著錄項(xiàng)目組織起來形成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，再使用庫內(nèi)的數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄和專題目錄。其次是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索，根據(jù)檔案著錄標(biāo)明的形式特征和內(nèi)容特征檢索出適合使用者要求的原始文件和檔案目錄。最后是統(tǒng)計(jì)和借閱，主要指的是使用計(jì)算機(jī)對檔案的入庫、出庫數(shù)量以及庫存空間占有率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，一些需要調(diào)閱或是需要?dú)w還的檔案還要進(jìn)行登記。計(jì)算機(jī)能夠使用特殊功能完成檔案目錄的識別，可以將人們設(shè)計(jì)的任何邏輯程序識別出來，然后通過自動整理和挑選將需要的內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)，輸出或者打印出可以被理解的內(nèi)容。
1.2 計(jì)算機(jī)應(yīng)用與檔案管理中的必要性
隨著信息化的發(fā)展，世界各國使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的范圍逐漸得到拓展，各企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展也引進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)。在社會不斷發(fā)展的同時，對檔案管理提出了更高的要求，檔案信息化管理面臨著嚴(yán)峻的形式，要求對檔案管理不斷進(jìn)行改革促進(jìn)其快速的發(fā)展。一些管理中心的檔案信息數(shù)量在不斷的增加，采用傳統(tǒng)的管理技術(shù)進(jìn)行管理不但耗用時間和人力，一定程度上阻礙了社會的發(fā)展，也滿足不了個人信息保密的需求。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以提高檔案管理信息化水平。計(jì)算機(jī)以其較大的儲存量可以對檔案的所有信息進(jìn)行儲存，也可以通過計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行整理和歸類，用戶可以根據(jù)自己的需求在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入相關(guān)的檢索信息，計(jì)算機(jī)就會在短時間內(nèi)找出用戶所需要的信息，不但保證了信息的質(zhì)量，還解決了信息量較大導(dǎo)致的查找時間較長的問題。技術(shù)人員通過互聯(lián)網(wǎng)建立相關(guān)網(wǎng)站，可以滿足用戶對信息的使用要求。人們通過計(jì)算機(jī)技術(shù)充分使用信息，可以將管理中具體的文檔轉(zhuǎn)換為抽象的電子文檔，促進(jìn)了電子文檔的快速發(fā)展。
2 計(jì)算機(jī)在檔案著錄管理中的應(yīng)用
2.1 計(jì)算機(jī)在檔案輸入中的應(yīng)用
在檔案管理工作中，最早的檔案計(jì)算機(jī)程序使用的是特殊的紙張，所以在工作中，檔案工作者要按照規(guī)定的空間在紙張上進(jìn)行書寫，使用這樣的方法一定程度上限制了輸入計(jì)算機(jī)的著錄材料數(shù)量。隨著計(jì)算機(jī)程序輸入的發(fā)展，程序輸入的方法變得更加靈活。檔案工作者可以使用普通的紙張進(jìn)行檔案輸入，這種紙張可以顯示輸入計(jì)算中的信息次序并且以表格的形式顯示出來。一般情況下，輸入到計(jì)算機(jī)的材料需要加工成計(jì)算機(jī)可讀的形式。鍵盤操作員需要使用專門的儀器對材料進(jìn)行處理。對于機(jī)讀形式的目錄也要進(jìn)行檢查看其是否有錯誤，可以使用計(jì)算機(jī)程序中的機(jī)內(nèi)系統(tǒng)對輸入機(jī)內(nèi)的材料進(jìn)行檢查和修正。
2.2 計(jì)算機(jī)在檔案目錄輸出時的應(yīng)用
計(jì)算機(jī)對檔案目錄進(jìn)行輸出時，主要有六種輸出形式，首先是以檔案代碼的次序?yàn)闂l件打印出基本的檔案目錄，目錄上面有檔案產(chǎn)生機(jī)構(gòu)和管理歷史等介紹性材料，一定程度上可以滿足檔案管理的要求。以檔案次序?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)來打印檔案目錄的方法適用于所有層次的目錄，其中包括從初級提要到指南款目、詳盡的編年提要等。其次是以主題標(biāo)示符的形式從計(jì)算機(jī)內(nèi)部被輸入的特定內(nèi)容中選出來的文件目錄。這樣就可以從不同文件或材料中摘編主題目錄，其中的文件主要有屬于同一主題范濤的文件和來自于特殊部門的文件。除此之外，還可以將不復(fù)存在的檔案組合打印在目錄上使之得以恢復(fù)。還可以將分散開的檔案系列進(jìn)行重建。再次是計(jì)算機(jī)可以通過對索引進(jìn)行編制摘錄出檔案管理的關(guān)鍵詞，然后在上面附加一些參照項(xiàng)按照字母的形式將檔案打印出來。在摘錄關(guān)鍵詞的過程中必須注意輸入的材料中必須要有可以使用的辨識符。通過計(jì)算可以將檔案目錄打印在卡片或者紙條上，若是被打印在普通紙張上面，也可以將其裁剪裝訂成冊，打印在卡片上的可以將卡片分類存放在索引柜中。無論是哪種形式的打印都方便整理。計(jì)算機(jī)在檔案工作中的使用可以提供遠(yuǎn)方的信息檢索，可以將打印的東西直接輸入到縮微品上。最后的輸出形式是修訂版本的輸出。使用計(jì)算機(jī)打印目錄和索引可以不斷的得到修訂，其中對文件的修訂包括對信息的刪除和新信息的增加，對材料進(jìn)行增加時，計(jì)算機(jī)會以原始材料的輸入形式和輸入方法將材料進(jìn)行輸入。當(dāng)計(jì)算機(jī)內(nèi)部的輸入紙帶用完時，就會打印出修訂版本以此來代替較早的打印件。
2.3 計(jì)算機(jī)在促進(jìn)著錄標(biāo)準(zhǔn)化中的應(yīng)用
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要內(nèi)容是檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化。確保檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索，也可以使檔案信息的提取更加自動化、遠(yuǎn)距離化、聯(lián)機(jī)化，方便檔案管理者之間的交流和合作。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用使得檔案檢索由傳統(tǒng)的手工檢索向著機(jī)器檢索的方式過渡。計(jì)算機(jī)可以建立聯(lián)合目錄，也能夠使全國性和地區(qū)性的目錄中心得以建立。使用計(jì)算機(jī)還可以加強(qiáng)檔案著錄的標(biāo)引工作。計(jì)算機(jī)管理檔案中的一項(xiàng)重大準(zhǔn)備工程就是檔案著錄標(biāo)引，其工作量較大、質(zhì)量要求高并且技術(shù)性較強(qiáng)，在工作中需要投入大量的人力和物力，此外，檔案著錄標(biāo)引的時間一般都超過了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理軟件的研發(fā)時間，所以應(yīng)該將早期的檔案數(shù)據(jù)輸入微機(jī)進(jìn)行儲存，讓計(jì)算機(jī)內(nèi)部的數(shù)據(jù)更加充分和準(zhǔn)確，這樣就可以將檔案著錄標(biāo)引盡快的輸出計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)的管理和保存。
2.4 計(jì)算機(jī)在建立電子文檔中的應(yīng)用
使用計(jì)算機(jī)建立電子文檔在不同階段有不同的差異。在環(huán)境的生成階段，使用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行文件的機(jī)讀，就是由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的文件，主要有兩種形式的讀法，第一種是將信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)，第二種是從磁帶中讀取信息。機(jī)讀文件主要有兩個特點(diǎn)，分別是復(fù)制和識別。使用計(jì)算機(jī)可以將電子文件直接生成紙質(zhì)文件打印出來。
3 結(jié)束語
計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案著錄的管理中一定程度上減輕了檔案管理人員的工作量，實(shí)現(xiàn)了自動化和現(xiàn)代化的要求，促進(jìn)了電子檔案的快速發(fā)展，提高了檔案管理的效率，避免了傳統(tǒng)的管理帶來的人力、物力的浪費(fèi)。計(jì)算機(jī)的操作離不開管理人員和技術(shù)人員的先進(jìn)技術(shù)和水平，要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就需要提高管理人員的綜合素質(zhì)，讓其在工作的過程中促進(jìn)檔案管理的技術(shù)改革。
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