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檔案管理計(jì)劃方案精選(九篇)

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檔案管理計(jì)劃方案

第1篇:檔案管理計(jì)劃方案范文

關(guān)鍵詞:企事業(yè)單位、會(huì)計(jì)電算化、檔案管理、方略

中圖分類號(hào): C29 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼: A

一、前言

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)在我國企事業(yè)單位領(lǐng)域得到了普及應(yīng)用。會(huì)計(jì)電算化在越來越多的企事業(yè)中得到應(yīng)用。成為企事業(yè)會(huì)計(jì)工作現(xiàn)代化和規(guī)范化的重要手段。伴隨著會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的會(huì)計(jì)電算化檔案也成為了會(huì)計(jì)工作中一個(gè)不可缺少的重要方面。而對(duì)企事業(yè)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的研究也成為了一個(gè)重要的會(huì)計(jì)學(xué)術(shù)研究課題。

二、會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

眾所周知,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料,它是記錄和反映業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性、不得隨意篡改。各級(jí)企、事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后,由于產(chǎn)生了許多依附于磁光介質(zhì)的數(shù)據(jù)與文件,財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成,隨之而使會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生了許多新的特點(diǎn)。筆者根據(jù)工作的實(shí)踐,總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)檔案具有的特點(diǎn),具體如下:

1、會(huì)計(jì)檔案的載體現(xiàn)代化。會(huì)計(jì)電算化檔案的物理性質(zhì)與傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)檔案相比發(fā)生了重大的變化,會(huì)計(jì)電算化檔案不僅是通過打印輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,更重要的是有磁性的介質(zhì)或光盤。備份或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案都非常容易。

2、載體的性質(zhì)變化的新特點(diǎn)。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)檔案是紙質(zhì)的,具有直觀的可視性的特點(diǎn)。

3、傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性,而存儲(chǔ)在磁光介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用,也才具有生命力。即會(huì)計(jì)電算化后檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。

4、會(huì)計(jì)電算化后檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會(huì)計(jì)電算化后,不僅要保管作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張,而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。

5、會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞,難留痕跡的特點(diǎn),同時(shí)他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響,即會(huì)計(jì)電算化檔案對(duì)安全性、完整性要求更高。

6、實(shí)行電算化的時(shí)間越長,會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多,即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要實(shí)施嚴(yán)格管理。

三、電算化會(huì)計(jì)檔案方略

為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作,我們必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn),分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。

1、電算化會(huì)計(jì)檔案的收集。所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個(gè)會(huì)計(jì)年度),把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上,從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,萬一計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)發(fā)生損壞,還能在最短的時(shí)間內(nèi),在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財(cái)務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào);財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊(cè)。

2、電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份,即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份都要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,并貼上寫保護(hù),存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無法挽救的損失。此外,還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此,筆者建議會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。

3、電算化會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱。在長期開展會(huì)計(jì)電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí),我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況:(l)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致,此時(shí)只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致,此時(shí)您只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。

四、會(huì)計(jì)電算化檔案的管理應(yīng)注意的問題

1、要注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案中軟件文檔的管理。

這些軟件文檔是進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料,它可以幫助理解別人的設(shè)計(jì)思路和編制的源程序代碼,同時(shí)一個(gè)軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會(huì)產(chǎn)生一些問題,如果沒有保存完整的軟件文檔,系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難,甚至不可能。

2、要注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)和保管的管理。

電算化會(huì)計(jì)檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大,易受破壞。在管理時(shí)應(yīng)注意如下問題:

(1)在選用保存會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí),應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì),存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案能否被使用,而紙張的質(zhì)量只會(huì)影響到使用效果;

(2)對(duì)存放在存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)寫好“保護(hù)”字樣,存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所;

(3)對(duì)存放往年會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制,如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn),各種備份軟盤均要標(biāo)明類型、備份期間、備份時(shí)間和備份人員等有關(guān)標(biāo)識(shí),以便查找;

(4)對(duì)使用時(shí)間較長的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換;

(5)對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。系統(tǒng)管理員以及會(huì)計(jì)電算化操作員應(yīng)及時(shí)制作數(shù)據(jù)備份;

(6)需要對(duì)備份磁盤進(jìn)行操作而又可能危及該磁盤的完整性時(shí),應(yīng)制作復(fù)制件,使用復(fù)制件進(jìn)行操作。

3、要是注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)防范的管理。

進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)以后,會(huì)計(jì)信息的安全性又受到了更大的挑戰(zhàn),主要表現(xiàn)在電腦黑客、病毒、一些網(wǎng)絡(luò)管理不善和硬件自身的損毀等問題上。在會(huì)計(jì)領(lǐng)域中電腦黑客主要是指競爭對(duì)手和專門竊取商業(yè)秘密的機(jī)構(gòu)。它們通過捕獲、查卡、信息轟炸、電子郵件轟炸、違反義務(wù)條款等方式非法侵入網(wǎng)絡(luò),竊取數(shù)據(jù)或破壞數(shù)據(jù)。

因此,電算化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)必須要有相應(yīng)的防范措施。電腦病毒除了通過軟盤、光盤、磁帶等途徑進(jìn)行傳播外,還大量通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行傳播。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,電腦病毒隱蔽性更強(qiáng)、破壞性更大、傳播速度更快,不僅能對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行毀滅性地破壞,甚至破壞電腦硬件。

四、結(jié)語

電算化會(huì)計(jì)檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較,從而為本部門的決策者提供可靠的決策依據(jù),另外還可以得出本單位,本部門,甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的情況與發(fā)展趨勢,使決策者在遵循市場的前提下,制定出適合自身發(fā)展的策略,改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。還可以利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后,除了日常的事務(wù)外,還應(yīng)對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作,如計(jì)算機(jī)病毒的防范。做好了以上工作,有理由相信會(huì)計(jì)電算化檔案的管理工作也一定會(huì)更出色,會(huì)計(jì)電算化事業(yè)也將會(huì)蒸蒸日上。

參考文獻(xiàn):

[1] 張予宏 李瑩:《2004年~2012年我國新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案研究綜述》,《檔案管理》,2013年04期

[2] 沈躍:《農(nóng)村合作醫(yī)療檔案的形成與管理》,《蘭臺(tái)世界》,2009年10期

第2篇:檔案管理計(jì)劃方案范文

【關(guān)鍵詞】房屋產(chǎn)權(quán)檔案;信息化管理;特點(diǎn);策略

房屋產(chǎn)權(quán)是房屋所有者根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定,享有房屋的所有權(quán)益,是所有者對(duì)房屋的占有、使用、出租等的權(quán)利的總和。中國的民用住宅類的房屋的房產(chǎn)權(quán)有70年的期限,而商用的房屋的房產(chǎn)權(quán)只有40年的期限,到了時(shí)間政府就可以對(duì)房屋無償收回。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,城市規(guī)模不斷擴(kuò)大,城市中的民用住宅建筑越來越多,房屋產(chǎn)權(quán)變化的形式也是越來越多。根據(jù)我國的法律,房屋產(chǎn)權(quán)的獲取方式有很多種,其中最為普遍的是通過購買獲得,就是說購買者以金錢的方式向房屋的產(chǎn)權(quán)所有者進(jìn)行購買交易活動(dòng),然后辦理相關(guān)的手續(xù)來獲得房屋產(chǎn)權(quán)。還有一種比較普遍的方式是建設(shè)獲得,就是建設(shè)者投入一定的資金,所有的都自己進(jìn)行規(guī)劃建設(shè),建成之后的房屋就是自己的,享有對(duì)房屋的所有權(quán)。當(dāng)然,房屋產(chǎn)權(quán)的獲得還有抵押獲得、繼承獲得、受贈(zèng)獲得。比如說,某人向銀行貸款,將房子作為抵押物,到期無法歸還銀行賬務(wù)的時(shí)候,銀行就對(duì)房屋享有所有權(quán),有對(duì)其進(jìn)行拍賣處理的權(quán)利。在我國的《繼承法》中,房屋是可以作為繼承物品的,所以當(dāng)被繼承人死后,房屋產(chǎn)權(quán)歸其遺囑繼承人或法定繼承人所有。

1、房屋產(chǎn)權(quán)檔案的重要性

房屋產(chǎn)權(quán)檔案是一種交易的原始數(shù)據(jù)資料,在我國有以下幾個(gè)作用:

第一,解決糾紛和查處的有效資料。隨著社會(huì)主義建設(shè)進(jìn)程的加快,城市化的不斷發(fā)展,商品房越來越多,房屋交易也越來越多,這樣不可避免的就會(huì)產(chǎn)生一些房產(chǎn)糾紛事件。人們法律意識(shí)的逐漸增強(qiáng),維權(quán)意識(shí)也在增強(qiáng),在房產(chǎn)糾紛事件中,房產(chǎn)檔案作為最原始的數(shù)據(jù)資料,可以起到一定的作用,促進(jìn)糾紛事件的快速解決。在越來越昌盛的今天,在查處是需要對(duì)官員的名下房產(chǎn)進(jìn)行調(diào)查,房產(chǎn)檔案就可以知道這房子是通過什么手段獲取,進(jìn)而查處是否有的行為。

第二,促進(jìn)城市中棚戶區(qū)的改造。隨著城市規(guī)模的不斷擴(kuò)大,優(yōu)化城市環(huán)境的大潮下,對(duì)于成為邊緣的棚戶區(qū)的改造成為城市建設(shè)發(fā)展的一個(gè)方向。對(duì)棚戶區(qū)進(jìn)行拆遷改造,既能擴(kuò)大城市規(guī)模,又能美化城市環(huán)境。但是拆遷改造的過程中又會(huì)出現(xiàn)很多問題,例如說:拆遷改造的范圍多大,如何跟當(dāng)?shù)鼐用襁M(jìn)行協(xié)調(diào)進(jìn)行拆遷改造。在這一過程中,房屋產(chǎn)權(quán)檔案能夠起到一定的作用,政府拆遷就需要對(duì)當(dāng)?shù)鼐用褡龀鲅a(bǔ)償,而補(bǔ)償是要依據(jù)房屋產(chǎn)權(quán)的,房屋產(chǎn)權(quán)檔案在這時(shí)就又成為了原始的資料數(shù)據(jù)。

2、房屋產(chǎn)權(quán)檔案的管理特點(diǎn)

2.1產(chǎn)權(quán)形式的變化復(fù)雜

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,房地產(chǎn)事業(yè)的快速發(fā)展,房屋產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)也發(fā)生了變化。以前的住宅類房屋產(chǎn)權(quán)是全民、集體、私人所有這三種形式,而今天,可以分為(l)國家所有住宅;(2)勞動(dòng)群眾集體所有住宅;(3)公民私人所有住宅;(4)其他經(jīng)濟(jì)組織(如中外合資企業(yè)等)所有住宅。也就是說,在原來的基礎(chǔ)上又多了合資、外資、經(jīng)濟(jì)適用房等形式的產(chǎn)權(quán)所有制。產(chǎn)權(quán)形式的變化要求相關(guān)法律法規(guī)的建設(shè)要跟上步伐,對(duì)于新出現(xiàn)的產(chǎn)權(quán)形式要納入到相關(guān)的法律體制中去,進(jìn)行規(guī)范的管理。

2.2產(chǎn)權(quán)形式變化的速度加快

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的日益活躍,房產(chǎn)所有權(quán)也是在不斷的變更之中,前文提到的房屋產(chǎn)權(quán)獲取的五種方式是目前產(chǎn)權(quán)變化的主要方式。在城市中,尤其是一線城市中,想要買一套房是非常不容易的,房價(jià)居高不下,這種形勢又使得房屋出租、二手房的交易市場非?;钴S,房子的買賣、租賃使得產(chǎn)權(quán)形式的變化速度加快。房地產(chǎn)的活躍使得房屋產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作越來越多,分類也越來越細(xì)。

2.3房屋產(chǎn)權(quán)檔案的管理專業(yè)性強(qiáng)、利用率高

房屋產(chǎn)權(quán)檔案的管理非常重要,而相關(guān)的法律法規(guī)又特別多,所有的行為都必須在相應(yīng)的法律下進(jìn)行,所以管理起來更加的專業(yè),對(duì)于管理人員的要求也越來越高。而利用率高就體現(xiàn)在房產(chǎn)檔案作為最原始的數(shù)據(jù)資料,在很多時(shí)候發(fā)揮著獨(dú)一無二的作用,就像前文中提到的協(xié)調(diào)房產(chǎn)糾紛、調(diào)查官員的、處理棚戶區(qū)的補(bǔ)償問題上。

3、房產(chǎn)檔案信息化管理概述

計(jì)算機(jī)自出現(xiàn)到今天,得到了迅猛的發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)也在快速的更新?lián)Q代。計(jì)算機(jī)所擁有的存儲(chǔ)、檢索等是人無法企及的。在檔案的管理上,許多行業(yè)都早已用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索了。計(jì)算機(jī)技術(shù)使得存儲(chǔ)量更大,占空間更小、檢索利用起來更加方便。在房產(chǎn)檔案的管理上,計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用早已深入人心,隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展,房屋產(chǎn)權(quán)檔案的信息化管理開始在一步步的得到實(shí)現(xiàn)。

房產(chǎn)檔案信息化就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù),將紙質(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)化成電子信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中去,利用某些計(jì)算機(jī)軟件,對(duì)這些信息進(jìn)行有序的管理,實(shí)現(xiàn)資源的管理便利、利用率高。計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用使得房產(chǎn)檔案管理得更加的方便,工作效率得到了大大的提高。房產(chǎn)檔案信息化有以下的特點(diǎn):

第一,檔案資料存儲(chǔ)的數(shù)字化。計(jì)算機(jī)語言與我們常用的語言是不一樣的。房屋產(chǎn)權(quán)檔案信息化就是將紙質(zhì)的文字、圖像、圖形等轉(zhuǎn)化成電子信息,計(jì)算機(jī)可以通過一定的技術(shù)識(shí)別這些信息,自動(dòng)將這些信息進(jìn)行分類、歸檔、存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)可以存儲(chǔ)的資料非常的多,這離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展。在人們需要這些信息時(shí)也能夠快速的進(jìn)行查閱利用,人們?cè)诓殚啎r(shí)需要耗費(fèi)的精力更少了,工作效率更高了。

第二,檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化。在互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)之前,遠(yuǎn)距離之間傳遞資料需要通過郵寄系統(tǒng),這樣的話時(shí)間就變長了,而且郵寄的過程中也會(huì)出現(xiàn)損壞或丟失的情況。當(dāng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展之后,人們之間傳遞信息可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行,聯(lián)網(wǎng)就可以進(jìn)行信息資料的傳遞,還可以通過一些技術(shù)手段來加密信息,避免第三方截取信息。房產(chǎn)檔案的信息化使得房產(chǎn)開發(fā)商、需求者、房產(chǎn)管理部門之間可以在網(wǎng)上獲取相關(guān)的信息,交流更加方便,房產(chǎn)檔案的價(jià)值更加明顯,房產(chǎn)檔案的利用率更高。

第三,檢索的智能化。檢索的智能化是在信息資料的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)下衍生而來的,數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了檔案管理的便捷、分類、存儲(chǔ)等,這是運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)達(dá)到的,而人們?cè)诶脵n案信息時(shí),也是根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù),有著特定的程序,查閱檢索更加的方便快捷。

4、房產(chǎn)檔案信息化管理的策略分析

在目前,我國房產(chǎn)檔案信息化管理正在快速的發(fā)展中,信息化管理給房地產(chǎn)事業(yè)帶來了活力,工作效率更高,但是目前我國房產(chǎn)檔案信息化管理還存在一些問題。由于信息化管理很大程度上依靠計(jì)算機(jī)技術(shù),這就要求管理人員具有一定的計(jì)算機(jī)水平,能夠處理一些常見的計(jì)算機(jī)故障,這對(duì)管理人員無疑是提出了更高的要求。信息化管理既然是依托計(jì)算機(jī)技術(shù),而計(jì)算機(jī)不可能永遠(yuǎn)運(yùn)轉(zhuǎn)下去,它總是會(huì)出現(xiàn)一些故障、毛病,這就需要人們?cè)谌粘9芾碇羞M(jìn)行維護(hù),管理人員要與時(shí)俱進(jìn),不斷的學(xué)習(xí)創(chuàng)新,提高自身的專業(yè)水平、職業(yè)能力。計(jì)算機(jī)技術(shù)是不斷的發(fā)展的,在房產(chǎn)檔案的管理上也需要跟進(jìn)時(shí)代步伐,采用最新的技術(shù)手段,促進(jìn)工作效率的提高和房產(chǎn)檔案管理的更加方便快捷。

4.1提高思想認(rèn)識(shí)

當(dāng)前社會(huì)下房產(chǎn)檔案管理部門工作人員不重視房產(chǎn)檔案信息化管理,對(duì)于房產(chǎn)檔案

的管理也停留在傳統(tǒng)的思想觀念上。許多管理者并不接受信息化管理,他們不了解計(jì)算機(jī)技術(shù),不認(rèn)同互聯(lián)網(wǎng),這嚴(yán)重的影響到了房產(chǎn)檔案的信息化管理進(jìn)程,所以要提高他們的思想認(rèn)識(shí)水平。房產(chǎn)檔案信息化管理需要先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備,需要建設(shè)綜合的網(wǎng)絡(luò),這些都需要投入大量的資金,沒有資金所有的都只是紙上談兵。提高大家的認(rèn)識(shí)水平尤其是上級(jí)重要的管理者的認(rèn)識(shí)水平,得到他們的支持,將信息化管理工作落實(shí)到位,建設(shè)房產(chǎn)檔案信息化管理,提高工作效率。

4.2提高管理人員的計(jì)算機(jī)水平和職業(yè)素質(zhì)

房產(chǎn)檔案信息化管理是依托計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的,這就要求管理人員具有一定的計(jì)算機(jī)水平,能夠?qū)τ?jì)算機(jī)出現(xiàn)的一些故障進(jìn)行維護(hù)管理,在日常的使用過程中進(jìn)行維護(hù),保證系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

房產(chǎn)檔案管理人員要積極主動(dòng)的去學(xué)習(xí),不斷的擴(kuò)寬知識(shí)面,學(xué)習(xí)到更多的計(jì)算機(jī)技術(shù),提高職業(yè)水平,在工作中運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)解決出現(xiàn)的一些問題。對(duì)于信息化系統(tǒng)不斷的進(jìn)行更新?lián)Q代,促進(jìn)信息化系統(tǒng)的更好更快速的運(yùn)轉(zhuǎn)。

管理人員的計(jì)算機(jī)水平和職業(yè)素質(zhì)的提高需要給予一定的壓力,要進(jìn)行績效評(píng)估,運(yùn)用一定的獎(jiǎng)懲機(jī)制,讓管理人員充分認(rèn)識(shí)到工作的重要性,認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性,促進(jìn)他們自我提高、自我完善。

4.3運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)

房產(chǎn)檔案的信息化管理依托先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù),要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn),必須采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。這需要引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視,根據(jù)社會(huì)的發(fā)展,不斷的對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行更新?lián)Q代,運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù),不斷完善信息化系統(tǒng),使得系統(tǒng)運(yùn)行的效率更高,系統(tǒng)出現(xiàn)故障的情況更少,更好的提高工作效率。

計(jì)算機(jī)技術(shù)是不斷發(fā)展變化的,社會(huì)經(jīng)濟(jì)也是不斷發(fā)展變化的,這就要求信息化系統(tǒng)也是要不斷的發(fā)展變化,要與時(shí)俱進(jìn),不斷的運(yùn)用先進(jìn)技術(shù),提高系統(tǒng)的運(yùn)作效率。

4.4做好制度建設(shè)

制度建設(shè)是政府相關(guān)部門需要做的事,政府部門出臺(tái)相關(guān)的法律法規(guī),對(duì)房產(chǎn)檔案信息化管理作出一些強(qiáng)制性的規(guī)定,促進(jìn)各級(jí)部門進(jìn)行規(guī)范管理。隨著房產(chǎn)糾紛事件的增多,人們法律意識(shí)的增強(qiáng),做好制度建設(shè),促進(jìn)房產(chǎn)檔案信息化關(guān)林的規(guī)范化。

5、結(jié)束語

房產(chǎn)檔案的信息化管理是房產(chǎn)檔案管理的革新,是時(shí)展的必然趨勢。我國目前在房產(chǎn)檔案信息化管理上還存在很多問題,這需要社會(huì)各界的不懈努力,促進(jìn)房產(chǎn)檔案的信息化管理。

參考文獻(xiàn):

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第3篇:檔案管理計(jì)劃方案范文

關(guān)鍵詞:房地產(chǎn)管理 房產(chǎn)檔案 現(xiàn)代化 微機(jī)化管理 作用

1 新時(shí)期房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)

房地產(chǎn)檔案形成于房地產(chǎn)管理部門從事權(quán)屬登記、測繪、調(diào)查、權(quán)屬變更等活動(dòng)管理中,是具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等專業(yè)文件資料。近年來我國快速發(fā)展的城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)引發(fā)了房地產(chǎn)市場持續(xù)高溫,房地產(chǎn)檔案的利用量和利用率隨之攀升。房地產(chǎn)檔案已成為城鎮(zhèn)建設(shè)、反腐倡廉、國家稅收、維護(hù)城鎮(zhèn)居民合法權(quán)益、化解糾紛的重要依據(jù),在房地產(chǎn)管理中扮演著越來越重要的角色。

1.1 專業(yè)性:房地產(chǎn)檔案作為城市房地產(chǎn)管理的綜合反映,只產(chǎn)生于房地產(chǎn)專業(yè)部門,任何部門不得替代。又區(qū)別于一般公文,房地產(chǎn)檔案的內(nèi)容權(quán)屬房地產(chǎn)管理活動(dòng),寫作多用房地產(chǎn)專業(yè)術(shù)語,形式通常為填寫式、表格式。此外,法律明確規(guī)定一個(gè)行政區(qū)劃只能有一家房地產(chǎn)發(fā)證機(jī)關(guān),因而,我國每一宗房地產(chǎn)檔案都具有權(quán)屬記錄的唯一性和壟斷性。

1.2 法律性:房地產(chǎn)檔案代表國家對(duì)房地產(chǎn)所有權(quán)與相關(guān)權(quán)利的登記、確認(rèn),包含了房屋權(quán)屬的歷史狀態(tài),是房地產(chǎn)管理的原始記錄,具有不可分辨的原始憑證性與法律依據(jù)性。

1.3 動(dòng)態(tài)性:由于房地產(chǎn)本身所具有的變更性,記載房地產(chǎn)權(quán)屬狀態(tài)的房地產(chǎn)檔案會(huì)根據(jù)所記錄房地產(chǎn)的數(shù)量、質(zhì)量及使用狀況等變化而調(diào)整。因此,房地產(chǎn)檔案具有鮮明的動(dòng)態(tài)特征。另外,房產(chǎn)變更過程中所形成的申請(qǐng)書、權(quán)屬調(diào)查及房地產(chǎn)測量等材料也屬于房地產(chǎn)檔案變動(dòng)范疇。

1.4 廣泛性:房地產(chǎn)檔案是一個(gè)長期的管理過程,運(yùn)用到的方法也多種多樣,包括行政、法律、信息工程、測繪、遙感等諸多手段。并受房地產(chǎn)活動(dòng)的階段性特征影響,房產(chǎn)檔案所涵蓋的內(nèi)容也及其廣泛,涉及土地資源、房產(chǎn)權(quán)屬從登記到變更的全過程。

2 檔案微機(jī)化在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

房地產(chǎn)檔案管理是城市建設(shè)的重要組成部分,關(guān)系到國家對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬的登記控制,以及房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)與拆遷戶的切身利益。隨著我國城市建設(shè)進(jìn)入高速發(fā)展期,城市擴(kuò)建和改造帶來的房產(chǎn)登記、變更越來越多,傳統(tǒng)的手工記錄顯然已無法與日益增長的房產(chǎn)檔案需求相適應(yīng)。如何提高檔案管理水平,實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)產(chǎn)籍檔案管理現(xiàn)代化,亟待解決。

近年計(jì)算機(jī)信息產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展為房地產(chǎn)檔案管理注入了新的活力。人們認(rèn)識(shí)到,通過計(jì)算機(jī)信息化技術(shù),建立一套完整的房地產(chǎn)預(yù)售、登記、交易、查詢、市場分析以及信息統(tǒng)計(jì)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),是提高房地產(chǎn)管理效率的有效捷徑。即房產(chǎn)產(chǎn)籍微機(jī)化管理。

所謂房產(chǎn)檔案微機(jī)化管理,是指房地產(chǎn)行政管理部門利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、掃描技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等,把現(xiàn)有的如文字、圖表、聲卡等房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息,以數(shù)字檔案信息庫的方式儲(chǔ)存,在網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)的基礎(chǔ)上,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行全面管理,實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

3 房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化中的微機(jī)作用

隨著住房制度改革的不斷深入和公共住宅的快速普及,我國房地產(chǎn)檔案管理模式日益豐富。新時(shí)期的房地產(chǎn)檔案管理結(jié)構(gòu),已經(jīng)延伸到房產(chǎn)檔案管理、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理以及個(gè)人貸款房產(chǎn)檔案管理等領(lǐng)域,房地產(chǎn)檔案利用頻率不斷加快。這一趨勢下,作為房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段,房產(chǎn)檔案微機(jī)化管理具有極其重要的理論價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。

3.1 檔案管理數(shù)字化。房產(chǎn)檔案微機(jī)化管理采用數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù),將大量的房產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理,提高了房產(chǎn)檔案的通用性、標(biāo)準(zhǔn)性、安全性以及可視性,并且通過微機(jī)系統(tǒng),可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的快速查詢(包括異地查詢)和實(shí)時(shí)瀏覽,并能對(duì)檔案關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行跟蹤和比較。

3.2 檔案管理智能化。通過房產(chǎn)檔案微機(jī)系統(tǒng),用戶查閱檔案信息迅速而簡便,直接從微機(jī)系統(tǒng)中調(diào)出所需要的電子文檔即可,而不用再去翻閱厚厚的紙質(zhì)檔案,從另一個(gè)角度講,這也降低了房產(chǎn)紙質(zhì)檔案的使用率,利用重要檔案資料的保存。

3.3 檔案管理安全化。微機(jī)管理模式下的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫擁有備份的功能,并能夠通過電子加密對(duì)重要檔案進(jìn)行保護(hù),提高了信息使用的安全性。

3.4 檔案管理科學(xué)化。通過房產(chǎn)檔案微機(jī)化管理,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息統(tǒng)一采集、統(tǒng)一錄入,進(jìn)行檔案管理中的不利因素的預(yù)先防范,對(duì)可能出現(xiàn)的檔案管理弊端,能夠從容應(yīng)對(duì)。上述問題一直是傳統(tǒng)檔案管理面臨的一大難題。

3.5 檔案管理高效化。檔案微機(jī)化管理最大程度地實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案資源的有效利用與共享。用戶獲取信息不受時(shí)間地點(diǎn)限制,避免了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi),工作人員不必進(jìn)入庫房也可以查閱、打印所需資料,大大提高了檔案管理的效率與質(zhì)量。此外,微機(jī)應(yīng)用到房地產(chǎn)檔案管理中,使房產(chǎn)重復(fù)確權(quán)、登記的弊端得以徹底解決。

目前,微機(jī)檔案管理模式已經(jīng)普遍應(yīng)用于城市房地產(chǎn)管理的登記、發(fā)證及變更。但實(shí)際上,受技術(shù)條件的限制,大多數(shù)城市尤其是內(nèi)陸城市對(duì)如高速掃描技術(shù)、大容量存儲(chǔ)技術(shù)以及模糊識(shí)別技術(shù)等關(guān)鍵技術(shù)十分缺乏,加之國內(nèi)并沒有一個(gè)統(tǒng)一的房產(chǎn)檔案微機(jī)化的建立標(biāo)準(zhǔn),我國離真正實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)權(quán)屬檔案的微機(jī)化管理還有較長的路要走。但可以確定的是,房產(chǎn)檔案微機(jī)化管理作為信息化管理時(shí)代的產(chǎn)物,必將成為提高房地產(chǎn)檔案管理自動(dòng)化程度的主要途徑和效率的有效工具。并隨著我國高興技術(shù)的快速發(fā)展與計(jì)算機(jī)應(yīng)用的迅速普及,房產(chǎn)檔案微機(jī)化管理趨勢不可逆。

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第4篇:檔案管理計(jì)劃方案范文

關(guān)鍵詞:信息化;工程建筑檔案管理;可持續(xù)發(fā)展

DOI:10.16640/ki.37-1222/t.2016.13.139

0 引言

當(dāng)今社會(huì)是信息化社會(huì),信息傳遞的速度高速發(fā)展,人們的生活越來越離不開信息的快速傳遞,計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和普及解決了這一難題。越來越多的資料可以不經(jīng)過打印而直接在電腦上顯示,大大簡化了辦公時(shí)間。提高了傳遞信息的效率,給工作人員帶來了便利。但是我們了解技術(shù)是一把雙刃劍,電腦辦公對(duì)于一些人而言是挑戰(zhàn),工程建筑檔案管理也不例外。近年來,工程建設(shè)的檔案管理為了適應(yīng)信息化的發(fā)展有一些新的變化。需要工作人員不斷的創(chuàng)新發(fā)展。在文中我們看一下當(dāng)前我國在工程檔案管理的工作中存在的問題,并對(duì)此提出了一些自己的意見。

1 目前工程檔案管理工作中出現(xiàn)的一些共性問題

工程建筑檔案在建筑工程項(xiàng)目中有著舉足輕重的地位,因?yàn)樗苯佑涗浿嚓P(guān)數(shù)據(jù),反映著工程建設(shè)以及建筑物的質(zhì)量好壞。我們可以這樣說,工程建筑檔案是對(duì)工程實(shí)施的最全面的檔案記錄,工程建筑檔案的存在對(duì)于工程建筑質(zhì)量的安全性和可靠性有著重要的指導(dǎo)作用。

1.1 工程建筑檔案管理信息化建設(shè)速度緩慢

科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展進(jìn)步的同時(shí),我們也在與時(shí)俱進(jìn),加快了工程建筑檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程,對(duì)其加以關(guān)注的同時(shí)也加大了資金的投入,但是這些只是杯水車薪。查閱資料后發(fā)現(xiàn),目前我國的工程建筑檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的步伐。在工程建筑檔案信息化建設(shè)過程中,工程建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)沒建立好,加之檔案源于各地,使得信息相對(duì)分散難于整理。同時(shí),在平時(shí)的工程建筑檔案管理建設(shè)過程中,仍有許多單位只注重實(shí)體的檔案,忽略了建筑檔案的信息化建設(shè),在相關(guān)方面存在缺陷。

1.2 對(duì)于工程建筑檔案管理信息化重視度不夠

雖然我們很清楚這個(gè)事實(shí),我國的工程建筑檔案管理在信息化建設(shè)這一塊仍是開始階段,必然會(huì)暴露許多的不足。這些是情有可原的,檔案的歸納整理不到位,紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子存檔面臨著各種各樣的問題。目前存在著這樣一些問題: 大量的案卷質(zhì)量不高, 缺乏完整的檢索工具,相關(guān)工作人員也沒能按規(guī)定處理事務(wù),同時(shí)相關(guān)專業(yè)人才不僅質(zhì)量不達(dá)標(biāo)甚至數(shù)量也不夠,更有甚者對(duì)于信息化建設(shè)不屑一顧。這也嚴(yán)重的阻礙信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)。當(dāng)然,也不能忽視信息安全這一重要話題,黨和國家也要不斷地完善相關(guān)的法律制度和專業(yè)技能,確保信息的安全。

2 以信息化為基礎(chǔ)的工程建筑檔案管理建設(shè)的措施

在實(shí)際的工作中,有識(shí)之士越來越認(rèn)識(shí)到工程檔案管理信息化對(duì)于工程建設(shè)突出意義。在他們的不斷呼吁倡導(dǎo)下,政府和企業(yè)也對(duì)此加以重視。投入了大量的人力物力,加強(qiáng)了基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),力圖使我國的我國工程建筑檔案更加完善,易于查找管理。

2.1 強(qiáng)化工程建筑檔案管理人員的信息化意識(shí)

建筑工程離不開工程建筑檔案,工程建筑檔案對(duì)于整個(gè)工程建筑物的質(zhì)量和安全有著重要的監(jiān)督作用。一直以來,我國的工程建筑檔案的發(fā)展和建設(shè)都比較緩慢,不注重相關(guān)部門和企業(yè)的交流發(fā)展,各人自掃門前雪,自然信息就比較閉塞了,對(duì)于當(dāng)前的發(fā)展趨勢認(rèn)識(shí)不深,使得工程建筑檔案沒能發(fā)揮最大化的作用。我們要把工作落到實(shí)處,就需要樹立現(xiàn)代化和信息化意識(shí),就是讓各類資料存檔管理,在相關(guān)的網(wǎng)站上可以精確查找以便節(jié)省時(shí)間,完成其他任務(wù),就需要?jiǎng)?chuàng)新新機(jī)制,注重工程建筑檔案管理工作和信息化建設(shè)的有機(jī)結(jié)合,建立一套健全的、科學(xué)的工程建筑檔案信息化管理系統(tǒng)。

2.2 培訓(xùn)一批專業(yè)合格的工程建筑檔案管理人員

檔案管理人員對(duì)于工程建筑檔案管理的信息化建設(shè)起著重要的引導(dǎo)作用,檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的強(qiáng)弱直接影響著本單位的工程建筑檔案管理工作的科學(xué)與否。隨著我國經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型升級(jí)發(fā)展,傳統(tǒng)的管理方式已無法滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)的需求,因此要加大對(duì)工程建筑檔案管理人員的培訓(xùn)力度。使工程建筑檔案管理人員在工作過程中不斷自身完善發(fā)展,提高職業(yè)素質(zhì)。同時(shí)相關(guān)的管理部門也要不定期的舉辦培訓(xùn)活動(dòng)讓從業(yè)人員意識(shí)到信息化是必然趨勢,不斷提高他們的認(rèn)識(shí),先從思想上扭轉(zhuǎn)劣勢,然后,加強(qiáng)他們的實(shí)踐能力開展技術(shù)培訓(xùn)使得他們熟練使用計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件,當(dāng)然,實(shí)體紙質(zhì)的工程檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn),不斷地緊跟步伐,發(fā)展創(chuàng)新。

3 小結(jié)

總的來說,基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)與傳統(tǒng)的管理方法相比的確很有優(yōu)勢,它的普及運(yùn)用可以在一定程度上對(duì)提高施工的安全性?,F(xiàn)在我國的工程檔案管理信息化只是處于初創(chuàng)階段,各項(xiàng)工作都不完善,但是我相信相關(guān)的工作人員和從業(yè)者認(rèn)真學(xué)習(xí)法律法規(guī),遵循相關(guān)規(guī)定,在實(shí)踐中不斷地進(jìn)步,在學(xué)習(xí)中不斷地積累發(fā)展,不斷地推進(jìn)全行業(yè)的工程建筑檔案管理信息化深入發(fā)展,以便使工程檔案發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn):

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第5篇:檔案管理計(jì)劃方案范文

[關(guān)鍵詞]房地產(chǎn);檔案管理;信息化

中圖分類號(hào):G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-914X(2016)21-0345-01

房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理是房地產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)的主營業(yè)務(wù),對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)及城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展均能夠產(chǎn)生推動(dòng)作用。近些年來,我國房地產(chǎn)市場發(fā)展迅速,一定程度上增加了房產(chǎn)檔案管理部門的業(yè)務(wù)范圍,同時(shí)也對(duì)管理部門的日常工作能力提出了更高的要求。創(chuàng)新檔案管理方式方法,加強(qiáng)檔案利用效率,對(duì)提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理水平意義重大。

一、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用的意義

房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作不僅在房地產(chǎn)征稅、房產(chǎn)權(quán)屬登記及相關(guān)房管政策、交易評(píng)估中產(chǎn)生重要作用,同時(shí)也被廣泛應(yīng)用在城市規(guī)劃建設(shè)、舊城新區(qū)改造、相關(guān)政策落實(shí)及司法仲裁等工作中。因此,在開展產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作時(shí),應(yīng)首先立足于檔案管理和利用的積極意義,并對(duì)其特點(diǎn)進(jìn)行研究和分析。

①產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用具有法律憑據(jù)的性質(zhì)。這是由于檔案管理是政府相關(guān)職能部門根據(jù)國家法律法規(guī)對(duì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)開展管理,因此具有行政管理性質(zhì),是房屋產(chǎn)權(quán)關(guān)系的原始性憑證;②房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用具有動(dòng)態(tài)性,主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面,一方面對(duì)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案開展管理,本身就是房地產(chǎn)的自身變化,例如城市規(guī)劃、城區(qū)改造及房屋拆遷等。另一方面外部條件發(fā)生變化后,可引起房地產(chǎn)行業(yè)出現(xiàn)改變,例如房屋買賣、房屋交換、房屋合并、房產(chǎn)分割或轉(zhuǎn)讓等活動(dòng),均可導(dǎo)致房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、權(quán)屬發(fā)生變更,因此具有動(dòng)態(tài)性。這種動(dòng)態(tài)變化的性質(zhì)要求產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案必須開展動(dòng)態(tài)化管理,最大程度上保證房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)實(shí)性;③房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用具有區(qū)域性。我國法律規(guī)定,每個(gè)行政區(qū)劃范圍內(nèi)只能存在一家房產(chǎn)發(fā)證機(jī)構(gòu),具有“屬地管理”性質(zhì)。實(shí)際上,這種制度也是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍利用合理性的檢驗(yàn),其自身運(yùn)行機(jī)制的科學(xué)性將直接影響到房地產(chǎn)市場的有序管理。

二、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的利用

我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,使得人們自身的法制觀念逐漸提高,一定程度上為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用提供了客觀意義上的生存環(huán)境。如何更好地利用大環(huán)境賦予的便利條件,有賴于檔案管理機(jī)構(gòu)的不斷完善。

(一)利用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù),建立檔案信息利用系統(tǒng)

為了更好地開展房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作,應(yīng)不斷完善檔案系統(tǒng)信息化建設(shè),進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息資源共享。①制訂技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),為實(shí)現(xiàn)戶籍檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)和管理提供方便;②房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用與現(xiàn)階段房產(chǎn)市場管理相輔相成、互為補(bǔ)充,因此需要不斷強(qiáng)調(diào)在信息化建設(shè)過程中,應(yīng)以全社會(huì)視角去領(lǐng)悟市場信息,并在此過程中對(duì)系統(tǒng)協(xié)作效率和能動(dòng)性進(jìn)行強(qiáng)化;③完善業(yè)務(wù)分類,對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分項(xiàng)及定義等技術(shù)格式進(jìn)行規(guī)范,為實(shí)現(xiàn)區(qū)域房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理在信息資源方面的共享提供支持;④盡量擴(kuò)大市場數(shù)據(jù)的延伸角度和收集力度,并對(duì)數(shù)字化信息平臺(tái)建設(shè)的實(shí)現(xiàn)途徑進(jìn)行有效設(shè)計(jì)和規(guī)劃。

(二)開發(fā)并利用產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案,為市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)

切實(shí)提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理能力,其主要目的在于正確發(fā)揮檔案管理的能動(dòng)效應(yīng)。例如,我國很多地區(qū)利用現(xiàn)有的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案,有效處理了多起房屋產(chǎn)權(quán)糾紛案件,在落實(shí)私有房產(chǎn)政策的基礎(chǔ)上,成功地為數(shù)以萬計(jì)的公民解決了住房問題。也就是說,利用房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案不僅能夠保證我國房地產(chǎn)相關(guān)政策和方針的落實(shí),也能夠維護(hù)房屋產(chǎn)權(quán)所有人自身的合法保障和權(quán)益。從另外一個(gè)角度看,完善房地產(chǎn)檔案管理,保證其動(dòng)態(tài)化性質(zhì)的延伸和發(fā)展,使其出具的房產(chǎn)證明更具真實(shí)性和客觀性。同時(shí),堅(jiān)持動(dòng)態(tài)管理原則,還能夠?qū)ο嚓P(guān)權(quán)屬進(jìn)行收集和整理,進(jìn)而保證產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍結(jié)論具有連續(xù)性,并與現(xiàn)狀保持高度一致。

三、提高我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平的途徑

(一)合理規(guī)劃數(shù)字化建設(shè)

在規(guī)劃階段,應(yīng)綜合考慮部門歷史遺留檔案的龐大庫存和新增的房產(chǎn)檔案,然后對(duì)其發(fā)展作出合理規(guī)劃,值得注意的是既應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚構(gòu)建長遠(yuǎn)規(guī)劃,又要立足當(dāng)下完善近期計(jì)劃,如針對(duì)新增檔案,應(yīng)在不影響登記發(fā)證等日常工作的前提下,可在發(fā)證后和實(shí)物歸檔前期間實(shí)施建檔操作;針對(duì)庫存檔案,為盡快彰顯數(shù)字化檔案庫的利用價(jià)值,可首先對(duì)當(dāng)前有效、利用率高的房產(chǎn)資料進(jìn)行建檔,然后處理剩余檔案庫存等。

(二)完善數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范房產(chǎn)檔案信息是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的基礎(chǔ),因此在建立檔案信息時(shí),應(yīng)保證信息的真實(shí)性、連續(xù)性和完整性,具體應(yīng)涉及產(chǎn)權(quán)來源、姓名、身份證、房產(chǎn)類型、證號(hào)和面積、使用期限、界定位置圖、產(chǎn)權(quán)變更的時(shí)間、形式、證明等各項(xiàng)房產(chǎn)信息,而且字跡要清晰,排序應(yīng)規(guī)范,圖像、數(shù)據(jù)等準(zhǔn)確無誤,以此保證房產(chǎn)權(quán)屬真實(shí)、可靠、合法。我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急就是建立一套針對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,其標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)基于利用價(jià)值、安全保密等因素進(jìn)行設(shè)置,以此指導(dǎo)各地房產(chǎn)數(shù)字化建設(shè)有序開展,優(yōu)化資源配置,提高房產(chǎn)檔案管理績效。

(三)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施和人才隊(duì)伍建設(shè)

基于房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理需要一定的基礎(chǔ)設(shè)施保障,在完善檔案數(shù)字化管理體系的過程中也要充分考慮到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),包括配備標(biāo)準(zhǔn)機(jī)房,并保證機(jī)房的配供電、綜合布線、消防安全、溫濕度、防雷、防潮、防塵等條件符合相關(guān)要求;配備必要的信息采集設(shè)備,如高性能的掃描儀等。另外,房產(chǎn)檔案是通過管理人員才能夠與廣大人民群眾聯(lián)系在一起,在這種情況下,管理人員就對(duì)管理工作以及房產(chǎn)檔案的應(yīng)用形成最直接的影響,不僅如此,還將關(guān)系到群眾對(duì)于管理部門的整體印象。在這種情況下,就需要相關(guān)管理人員能夠具備合格的從業(yè)素質(zhì),不僅需要針對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行學(xué)習(xí),同時(shí)還要提升自身精神文明修養(yǎng),充實(shí)自身思想。檔案能夠?qū)⑾嚓P(guān)有效信息進(jìn)行完整妥善的儲(chǔ)存,能夠使得相關(guān)服務(wù)性工作有所參照,能夠?qū)τ嘘P(guān)情況進(jìn)行證明,總而言之對(duì)于社會(huì)建設(shè)來講有著極為重要的作用。

(四)整合資源,強(qiáng)化協(xié)作

房產(chǎn)檔案的管理在一定程度上影響著房地產(chǎn)市場的具體管理,兩者之間存在著相互促進(jìn)、相互影響的關(guān)系,在這種情況下,就需要進(jìn)行資源的整合,通過兩者之間的密切合作,來促進(jìn)各自范圍內(nèi)的管理工作。為能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo),首先,應(yīng)該對(duì)相關(guān)技術(shù)規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制定,這其中不僅包括數(shù)據(jù)分項(xiàng),還有業(yè)務(wù)分類,同時(shí)還有數(shù)據(jù)定義等方面的技術(shù)規(guī)范,這樣一來,相關(guān)部門進(jìn)行信息資源共享的過程中,才不會(huì)存在阻礙。其次,通過數(shù)字化途徑進(jìn)行數(shù)據(jù)采集,并且拓展采集渠道,使得系統(tǒng)能夠得到有效延伸。最后,就是要使得系統(tǒng)能夠有效連接,使得各部門之間能夠通過系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)資源的有效交流,同時(shí)能夠有效進(jìn)行業(yè)務(wù)信息的具體分類,從而全面提升各部門的工作效率。

綜上所述,房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理和利用,要以貼近群眾、服務(wù)群眾為前提,并以創(chuàng)新檔案管理為手段,不斷提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的利用效率,為促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展提供支持,并對(duì)房地產(chǎn)交易風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生防范作用,依法保護(hù)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益。同時(shí),房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用還要突出自身強(qiáng)大的社會(huì)效益,推動(dòng)房產(chǎn)稅征收,進(jìn)一步促進(jìn)房地產(chǎn)市場的長期穩(wěn)定發(fā)展,為維護(hù)我國社會(huì)穩(wěn)定做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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第6篇:檔案管理計(jì)劃方案范文

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化校園環(huán)境 學(xué)籍檔案 管理方法 技術(shù)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展,當(dāng)前校園環(huán)境已經(jīng)逐漸向著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變,在這種形式下,校園管理理念不斷發(fā)生變化,學(xué)籍管理方法與技術(shù)不斷創(chuàng)新。管理者利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,逐步建設(shè)起數(shù)字化管理系統(tǒng),有效提升了學(xué)籍檔案管理水平。

一、當(dāng)前學(xué)籍檔案管理中存在的問題分析

首先,當(dāng)前還有相當(dāng)一部分學(xué)校對(duì)于學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理不夠重視,檔案數(shù)字化管理還沒有完全普及,盡管應(yīng)教育部門要求在信息庫中錄入了學(xué)籍基本信息,但是這些信息并不全面,不能滿足社會(huì)的查詢需要,對(duì)與能夠反應(yīng)學(xué)生綜合能力的信息,例如參加過的重要活動(dòng)、獲得過的獎(jiǎng)項(xiàng)以及專利等還是要通過紙質(zhì)資料來查找。

其次,對(duì)于學(xué)生的學(xué)籍檔案存在多頭管理現(xiàn)象,導(dǎo)致信息孤島的形成。由于學(xué)籍檔案中的材料由多個(gè)學(xué)生管理部門提供,例如,教務(wù)處負(fù)責(zé)提供學(xué)生個(gè)人基本信息、入學(xué)以及畢業(yè)信息等,而學(xué)生處則提供學(xué)生的獎(jiǎng)懲記錄以及就業(yè)信息等,各個(gè)部門在管理的過程中存在不統(tǒng)一的問題,不能建立緊密聯(lián)系,形成信息孤島,導(dǎo)致學(xué)籍材料不能及時(shí)歸檔。

最后,電子文件歸檔方式與先進(jìn)的數(shù)字化管理模式不適應(yīng)。很多學(xué)校在對(duì)電子信息進(jìn)行歸檔時(shí),都是采用磁盤拷貝的方式,安全性得不到保證,有可能會(huì)出現(xiàn)信息丟失的現(xiàn)象。同時(shí),由于這些信息來自不同的部門,因此存儲(chǔ)信息的格式也不統(tǒng)一,無法與先進(jìn)的軟件平臺(tái)相適應(yīng),這無疑會(huì)增大管理難度。

二、數(shù)字化校園環(huán)境下學(xué)籍檔案管理方法與技術(shù)

(一)明確學(xué)籍歸檔范圍、加強(qiáng)數(shù)字化管理

首先,各個(gè)學(xué)校要對(duì)學(xué)籍歸檔范圍進(jìn)行明確,突破傳統(tǒng)思想觀念的束縛,將數(shù)字化材料列在歸檔范圍內(nèi),管理者要認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理的重要性。數(shù)字化材料中不僅要包括學(xué)生的個(gè)人信息(如求學(xué)經(jīng)歷、專業(yè)信息以及研究方向等),還要將能夠體現(xiàn)出學(xué)生特長的信息包括在內(nèi),例如興趣愛好、參與過的重要活動(dòng)、獲取過的獎(jiǎng)勵(lì)以及專利等,使用材料的部門可以根據(jù)這些信息判斷出學(xué)生的能力,既是對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé),也方便了使用者。

(二)學(xué)籍信息的采集管理

學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的建設(shè),做好學(xué)籍信息采集的規(guī)劃。首先,學(xué)校各個(gè)部門應(yīng)該明確自身所管理信息的內(nèi)容,管理部門根據(jù)規(guī)章制度制定管理規(guī)劃,對(duì)這些信息進(jìn)行統(tǒng)一管理;其次,各個(gè)部門所管理的內(nèi)容雖然不一樣,但是管理人員一定要認(rèn)識(shí)到這些信息并不是孤立的,部門之間應(yīng)該加強(qiáng)聯(lián)系,使用統(tǒng)一的形式來存儲(chǔ)這些信息,檔案館在對(duì)這些信息進(jìn)行匯總以后,將這些信息嵌入到數(shù)字化管理系統(tǒng)中,保證這些信息的真實(shí)性和完整性;最后,對(duì)于學(xué)籍檔案信息的更新要及時(shí),保證系統(tǒng)中所存儲(chǔ)的資料是最新的。

(三)歸檔技術(shù)分析

對(duì)于學(xué)籍檔案信息的歸檔有一個(gè)要求就是要做到“實(shí)時(shí)”,這就需要數(shù)字化技術(shù)提供基本支持。要想做到實(shí)時(shí)歸檔,就要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)檔案化的標(biāo)準(zhǔn)接口,這個(gè)接口有兩個(gè)功能,第一要能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行發(fā)送、完成數(shù)據(jù)遷移過程;第二是對(duì)數(shù)據(jù)在完成歸檔以后,要能夠自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行檔案化處理,保證這些信息的“標(biāo)準(zhǔn)性”。具體做法如下:首先,向各個(gè)管理部門采集學(xué)生的所有信息,并將這些信息分成兩類,其中一類是共享信息,包括學(xué)生的一卡通信息(姓名、性別、學(xué)號(hào)以及以及學(xué)院等)、畢業(yè)論文信息等,將這些信息放在數(shù)據(jù)管理中心共享,因?yàn)檫@些信息除了檔案管以外,其他很多部門也會(huì)需要。還有一類就是非共享數(shù)據(jù),包括學(xué)生學(xué)籍的變化情況、求學(xué)期間的成績以及答辯材料等,相關(guān)部門要將這些數(shù)據(jù)及時(shí)歸到數(shù)據(jù)庫中。接口程序會(huì)對(duì)這些信息進(jìn)行檔案化處理,將這些自動(dòng)分類、編號(hào),同時(shí)蓋上歸檔章等,這樣就在歸檔的同時(shí)完成了預(yù)立卷工作。

(四)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理

目前很多學(xué)校在檔案進(jìn)行管理時(shí)存在紙質(zhì)檔案與電子檔案不同步的現(xiàn)象,這是學(xué)籍檔案管理中必須要解決的一個(gè)問題。要求學(xué)校在建設(shè)數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的同時(shí),也加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理,二者之間的一體化管理能夠有效避免一些重復(fù)勞動(dòng),提升管理效率。首先,學(xué)校要將學(xué)生作為基本管理單位,建立起一個(gè)個(gè)獨(dú)立的學(xué)籍檔案案卷,其內(nèi)容與電子學(xué)籍卡保持一致;其次,二者之間要做到一一對(duì)應(yīng),計(jì)算機(jī)會(huì)電子文檔進(jìn)行自動(dòng)組卷,而紙質(zhì)文檔則需要借助輔助工具進(jìn)行歸檔,兩種檔案不僅要做到檔案號(hào)的對(duì)應(yīng),對(duì)于更新的內(nèi)容也要做到完全對(duì)應(yīng),避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案更新滯后的現(xiàn)象;最后,紙質(zhì)檔案中的信息可能不完全包含在電子檔案中,對(duì)于缺失的部門要將其數(shù)字化處理,保證電子檔案信息的完整性。

三、總結(jié)

在數(shù)字化校園環(huán)境下,學(xué)籍檔案信息的數(shù)字化管理已經(jīng)成為一種必然選擇,各個(gè)學(xué)校應(yīng)該積極建立數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng),豐富學(xué)生檔案內(nèi)容,并對(duì)所有信息進(jìn)行統(tǒng)一管理,并做到實(shí)時(shí)更新,除此之外還要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理,二者之間做到同步統(tǒng)一,不斷提升學(xué)籍檔案管理水平。

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第7篇:檔案管理計(jì)劃方案范文

【關(guān)鍵詞】數(shù)字信息化背景;高校;基層檔案管理;方法措施

在高校的管理工作中,檔案管理具有一些特征,強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)性、綜合性與社會(huì)性,對(duì)師生教學(xué)科研活動(dòng)等都有直接的反映,并且將管理結(jié)果直接服務(wù)于社會(huì),具有很高的參考價(jià)值。長期以來,人們對(duì)檔案的管理工作都非常重視,而在數(shù)字信息化背景下,更是實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理的創(chuàng)新與高效。

1.要提高高校基層檔案管理者的管理理念

隨著信息化時(shí)代的到來,信息技術(shù)與科技手段已經(jīng)深入到高等教育學(xué)院的各項(xiàng)工作中,在檔案的管理方面發(fā)揮了重要的作用,代表著優(yōu)秀文化技術(shù)傳播與教育先進(jìn)性的高校更是及時(shí)跟隨了時(shí)展的步伐,管理者改進(jìn)創(chuàng)新各種管理技術(shù),提升管理理念,并努力提高檔案管理工作的管理效率與整體水平??v觀高?;鶎訖n案管理方法的轉(zhuǎn)變,首先在于管理理念的提升,思想上對(duì)數(shù)字信息化的認(rèn)識(shí)與運(yùn)用,促進(jìn)了管理的有效性。但不可否認(rèn),當(dāng)前還有少數(shù)高校管理者,尤其是高?;鶎訖n案管理工作還運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方法,校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息技術(shù)運(yùn)用的不重視,嚴(yán)重影響了檔案管理的完整性與高效性。有的管理者將檔案管理的工作重心放在數(shù)據(jù)的整理以及編目的檢索上,并沒有對(duì)全局性的管理展開深入的思考與規(guī)劃。由此可見,高?;鶎拥臋n案管理者還要盡快滲透對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用,強(qiáng)化信息化理念的學(xué)習(xí),通過多種培訓(xùn)以及講座的形式展開,積極引進(jìn)新技術(shù),并掌握如何將技術(shù)徹底貫徹應(yīng)用的要點(diǎn),在條件允許的前提下,還可以邀請(qǐng)專業(yè)人士入校進(jìn)行最直觀地講解與灌輸。

2.要積極引入高新數(shù)字化檔案技術(shù)與手段

高校的檔案管理是一項(xiàng)繁瑣復(fù)雜的工作,過去采用的陳舊管理方式會(huì)嚴(yán)重影響資料檔案管理的工作效率,而管理效率低下也是當(dāng)前我國很多高?;鶎訖n案管理工作上出現(xiàn)的問題。在具體的檔案管理工作中,包含的檔案存儲(chǔ)、檔案記錄以及快速檢索,這些都需要高新技術(shù)支撐。過去管理的檔案都屬于紙質(zhì),在整理過程中占用太多的時(shí)間與人力,其準(zhǔn)確率也得不到保障。數(shù)字信息化背景下,高新技術(shù)與手段的運(yùn)用是檔案管理發(fā)展的必然趨勢,也是檔案管理效率提高的必要措施[1]。

在數(shù)字化信息技術(shù)運(yùn)用以后,高校的檔案管理以信息技術(shù)為支撐,建立電子檔案庫,只要符合需要,就可以針對(duì)具體的內(nèi)容進(jìn)行選擇性的公開,例如進(jìn)入到檔案的記錄期與完善期,就可以對(duì)師生開放,師生自主完善自身的檔案信息,再交由院系檔案管理責(zé)任人審核,只要合格即刻生效,最后保存管理。這樣的流程與方法極大地提高了檔案管理的效率,也大大降低了檔案管理者的工作強(qiáng)度,對(duì)檔案的準(zhǔn)確性與質(zhì)量有較高的保障,師生在其中環(huán)節(jié)的加入也使其對(duì)檔案資料更為熟知,保證了檔案信息填寫的準(zhǔn)確度,對(duì)日后檔案的利用有很大的促進(jìn)作用。

而過去傳統(tǒng)的檔案管理形式,尤其如在學(xué)生畢業(yè)階段頻繁提取與存放過程中非常不便。實(shí)行信息化的管理方式,能夠很好地解決上述問題,將復(fù)雜的存放提取過程簡單化,比如利用條形碼或二維碼的方式給每位學(xué)生的畢業(yè)證或?qū)W位證進(jìn)行標(biāo)注,當(dāng)學(xué)生有需要提取檔案時(shí),通過掃碼就可以完成操作,出于安全性方面考慮,還可以適當(dāng)?shù)卦黾右恍┉h(huán)節(jié),如在信息入口頁碼中設(shè)置密碼等??傊?,在數(shù)字信息化背景下,高?;鶎訖n案管理工作實(shí)現(xiàn)了從復(fù)雜到便捷的轉(zhuǎn)變,擺脫了過去傳統(tǒng)的繁瑣管理過程,為管理者與信息使用者提供了便利,一定程度上提高了信息的準(zhǔn)確性。

3.檔案管理創(chuàng)新方法與措施

在數(shù)字信息化背景下實(shí)現(xiàn)高?;鶎訖n案管理方法的創(chuàng)新,更進(jìn)一步提高管理效率,就要求更深入地應(yīng)用信息化技術(shù),針對(duì)檔案管理工作遇到的各種實(shí)際問題收集反饋意見,研究改進(jìn),真正落實(shí)到檔案標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、查詢、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)。比如在高校教學(xué)科研改革創(chuàng)新形勢嚴(yán)峻的背景下,充分考慮到檔案管理工作的需求與調(diào)度頻繁等因素,全面提高校方的檔案管理服務(wù)水平,加大服務(wù)力度,完善數(shù)字信息化技術(shù)的服務(wù)方式,實(shí)現(xiàn)被動(dòng)化主動(dòng)的服務(wù)流程,全面提升數(shù)字信息化技術(shù)在高校檔案管理的功能與價(jià)值[2]。

除了從檔案管理的具體流程分析數(shù)字信息化技術(shù)的運(yùn)用創(chuàng)新以外,高校管理者還要從自身的管理工作上進(jìn)行改進(jìn)。比如要全面提高檔案管理水平,同時(shí)還要以學(xué)校自身的科學(xué)管理機(jī)制為保障,因?yàn)闄n案管理自動(dòng)化與信息化的實(shí)現(xiàn)勢必對(duì)管理工作準(zhǔn)確性要求更高,因此科學(xué)的管理機(jī)制便成為了高校檔案管理工作開展的基礎(chǔ)條件。在很多時(shí)候,高校檔案管理者都會(huì)將檔案信息的搜集與管理區(qū)分,尤其是搜集工作,更是被認(rèn)為不在職責(zé)范圍內(nèi),于是缺乏了深入的創(chuàng)新與研究,在這種情況下,高校管理者必須從學(xué)校本身的管理實(shí)際出發(fā),在管理水平的基礎(chǔ)上建立檔案信息管理機(jī)制,保障機(jī)制的建立能夠調(diào)動(dòng)管理者全方位管理工作的有效性與積極性,與此同時(shí)建立健全相應(yīng)的責(zé)任管理制度,以強(qiáng)制性與附加性的要求讓管理員明確自身的管理工作職責(zé),從而全身心投入檔案的管理[3]。學(xué)校還可以以評(píng)優(yōu)形式、業(yè)績掛鉤形式來將工作人員的檔案管理掛鉤,加入考評(píng)的方式對(duì)管理人員的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和提升。而針對(duì)很多高校由于檔案管理人員變動(dòng)頻繁,業(yè)務(wù)不熟,出現(xiàn)了重要檔案材料沒有及時(shí)歸檔、重要特色材料沒有及時(shí)搜集等情況,學(xué)校還可以通過激勵(lì)的方式保障管理者的工作積極性,使檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)在數(shù)字信息化背景下的高效發(fā)展。

4.結(jié)束語

綜上所述,隨著我國科教事業(yè)的開拓創(chuàng)新和蓬勃發(fā)展,數(shù)字信息化在高校檔案管理工作中的全面覆蓋與落實(shí)是未來發(fā)展的必然趨勢,這也體現(xiàn)了當(dāng)今計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代形成的一種科學(xué)的檔案信息存在形態(tài),通過對(duì)各種載體的充分利用,將與教師、學(xué)生等相關(guān)的多種資源管理轉(zhuǎn)化成為便捷高效的數(shù)字化模式,以科技手段進(jìn)行儲(chǔ)存,并以網(wǎng)絡(luò)化形式連接與傳播,達(dá)到資源共享的目標(biāo)。這種數(shù)字信息化發(fā)展的趨勢符合人們的需求,因此在我國高校的檔案資料管理工作中,尤其是基層檔案管理,更需要對(duì)各種高新技術(shù)進(jìn)行更深入的研究與探索,注重在探索過程中的反饋與建議,充分挖掘數(shù)字信息化技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用價(jià)值,從而更好地發(fā)揮服務(wù)功能。

【參考文獻(xiàn)】

[1]于應(yīng)華,羅麗萍.信息化背景下高校檔案材料的收集[J].城市學(xué)刊,2015,9(05):106-108.

第8篇:檔案管理計(jì)劃方案范文

【關(guān)鍵詞】兼職;檔案管理;人才隊(duì)伍

當(dāng)前,我國大量的企事業(yè)單位檔案管理人員以兼職的形式存在,即一人多崗,如人事檔案由人事處績效考核人員兼管等,這些兼管人員雖然具有一定的檔案管理知識(shí),在實(shí)踐中也積累了一定的經(jīng)驗(yàn),但相比于檔案專業(yè)管理人員整體業(yè)務(wù)能力可能會(huì)存在一定的差異,因而需要針對(duì)兼職檔案管理人員的特征制定和完善人才隊(duì)伍建設(shè)方案。

一、加強(qiáng)兼職檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的意義

兼職檔案管理人才是部分單位檔案管理的基礎(chǔ),如對(duì)于國家級(jí)博物館、紀(jì)念館而言,單位可能會(huì)配備專職檔案管理人才,但各普通博物館、紀(jì)念館檔案管理人才則大多為兼職的,其他性質(zhì)的單位同樣如此,因此,加強(qiáng)兼職檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)具有重要的意義。

(一)有利于提高檔案管理水平。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,特別是對(duì)于會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等檔案的管理更是如此,如果由兼職人員擔(dān)任檔案管理工作人員,則必須加強(qiáng)培訓(xùn),努力提高檔案管理人員的專業(yè)水平,保障檔案能夠得到有效的保管和處置。

(二)有利于順應(yīng)檔案管理信息化的需要。當(dāng)前,檔案管理技術(shù)不斷創(chuàng)新,特別是信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于檔案管理當(dāng)中,未來,檔案等信息化趨勢明顯,在此背景下,只有加強(qiáng)兼職檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè),提高其利用信息化等手段進(jìn)行檔案管理的能力,才能滿足檔案管理的需要。

二、兼職檔案人才隊(duì)伍建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

兼職檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工程,在建設(shè)過程中,無可避免會(huì)遭遇起點(diǎn)低、流動(dòng)性較大、投入不足等方面的挑戰(zhàn)。

(一)人才隊(duì)伍建設(shè)起點(diǎn)較低。起點(diǎn)較低主要包含3個(gè)方面的內(nèi)涵:首先,兼職檔案人員專業(yè)素養(yǎng)不高,甚至大量的兼職人員不具有檔案學(xué)的專業(yè)背景,也沒有相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn),要對(duì)這類人員進(jìn)行培訓(xùn),提高其專業(yè)技能,培訓(xùn)的起點(diǎn)較低。其次,部分單位內(nèi)部缺乏兼職檔案人員培訓(xùn)規(guī)劃,培訓(xùn)工作非常零散,甚至基本沒有組織培訓(xùn)工作,這就缺乏基本的經(jīng)驗(yàn)總結(jié),工作起點(diǎn)較低。再次,檔案管理起點(diǎn)較低對(duì)人才隊(duì)伍建設(shè)帶來了挑戰(zhàn),部分單位檔案管理水平較低,應(yīng)要求兼職人員具有較高的專業(yè)素質(zhì),否則無法扭轉(zhuǎn)檔案建設(shè)滯后的局面。

(二)人才隊(duì)伍流動(dòng)性較大。兼職檔案管理人員流動(dòng)性大表現(xiàn)在2個(gè)方面:首先,部分單位調(diào)換檔案管理人員過于頻繁,單位沒有統(tǒng)籌考慮兼職檔案管理崗位發(fā)展需求,而是隨意指定一名職工從事檔案管理工作,在這一職工有其他工作任務(wù)時(shí)就變換另一職工執(zhí)行檔案管理工作,這種人員的不固定性容易給人才隊(duì)伍建設(shè)帶來較大的挑戰(zhàn)。其次,從人才本身來看,部分兼職檔案管理人員不安心檔案管理工作,積極謀求變動(dòng)工作崗位,入職后不久即發(fā)生工作變動(dòng),這種人員的變動(dòng)既使得職工不會(huì)積極鉆研檔案管理業(yè)務(wù)工作,也會(huì)導(dǎo)致工作交接、職工熟悉檔案管理工作帶來的不便。

(三)人才隊(duì)伍建設(shè)投入不足。投入不足主要表現(xiàn)在三個(gè)方面,首先,資金投入不足,由于檔案管理相對(duì)于單位業(yè)務(wù)而言處于一種邊沿化的地帶,不能直接給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益和工作業(yè)績,因而難以受到領(lǐng)導(dǎo)的重視,在人才隊(duì)伍建設(shè)上就可能面臨資金不足的問題。其次,人力投入不足,要推動(dòng)兼職檔案人才隊(duì)伍建設(shè),必須有專門的人員負(fù)責(zé)人才選拔與聘用、負(fù)責(zé)人才培訓(xùn),統(tǒng)籌檔案管理工作績效,但從實(shí)踐來看,大量的單位只是將檔案管理作為一項(xiàng)常規(guī)性的工作,沒有投入專門的人力來負(fù)責(zé)上述工作事宜。再次,物力投入不足,兼職檔案人才隊(duì)伍建設(shè)需要有完善的物質(zhì)配套,如辦公環(huán)境的改善等,只有這樣才能為留住人才、用好人才,調(diào)動(dòng)兼職人員的積極性提供支持,但部分單位對(duì)檔案工作場地建設(shè)等投入不足,辦公環(huán)境難以得到改善。

三、加強(qiáng)兼職檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的思考

從實(shí)踐來看,一個(gè)單位內(nèi)部必然會(huì)存在一些兼職的檔案管理人員,特別是人員數(shù)量相對(duì)較少的單位更是如此,因此,必須加強(qiáng)兼職檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè),而這可以從制定兼職檔案人才管理方案,完善兼職檔案管理人才選拔與聘用,強(qiáng)化兼職檔案人才培訓(xùn)等方面著手。

(一)制定兼職檔案人才管理方案。首先,要制定兼職檔案管理人才績效考核方案,單位內(nèi)部要通過建立檔案管理水平、工作責(zé)任心等方面的考核指標(biāo),明確不同指標(biāo)的權(quán)重對(duì)人才進(jìn)行考核,并得出考核結(jié)果。其次,要制定兼職檔案管理人才激勵(lì)方案,單位內(nèi)部要充分利用物質(zhì)、精神激勵(lì)等激勵(lì)方式對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的兼職檔案管理人才進(jìn)行激勵(lì),對(duì)表現(xiàn)較差的兼職檔案管理人才則要實(shí)施退出制度。再次,要制定兼職檔案管理人才日常管理制度,這種日常管理制度包括檔案管理人員的基本職責(zé)、工作時(shí)間安排、工作交接制度等,通過日常管理制度的完善強(qiáng)化人才管理。同時(shí),單位內(nèi)部要強(qiáng)化制度執(zhí)行,對(duì)于違反制度的要堅(jiān)決予以處置。

(二)強(qiáng)化兼職檔案人才培訓(xùn)。首先,要制定兼職檔案人才培訓(xùn)計(jì)劃,單位內(nèi)部要針對(duì)檔案管理的需要,制定人才培訓(xùn)方案,對(duì)培訓(xùn)的目標(biāo)、任務(wù)、途徑和保障措施進(jìn)行明確,特別是對(duì)于培訓(xùn)所需要的資金等要做出專門的安排。其次,要?jiǎng)?chuàng)新兼職檔案人才培訓(xùn)方式,一方面,要充分利用集中培訓(xùn)的方式,組織單位檔案管理人員進(jìn)行集中教育,幫助他們掌握檔案管理的基本方法,另一方面,要鼓勵(lì)兼職檔案人員充分利用各種閑暇時(shí)間進(jìn)行分散學(xué)習(xí)。再次,要提高培訓(xùn)的針對(duì)性,在培訓(xùn)內(nèi)容的選擇上,要根據(jù)單位兼職檔案人員的實(shí)際情況、單位檔案管理的需要進(jìn)行選擇。

【參考文獻(xiàn)】

第9篇:檔案管理計(jì)劃方案范文

關(guān)鍵詞: 教學(xué)檔案 計(jì)算機(jī)管理 分類方法 方案

一、教學(xué)檔案的作用及微機(jī)管理的重要意義

隨著教育體制改革的不斷深入,教學(xué)管理方法的更新,有關(guān)教改文獻(xiàn)資料及教學(xué)管理文件、教師業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)計(jì)劃以及學(xué)生成績單等文件管理是高校教學(xué)檔案管理的重要組成部分。這些文獻(xiàn)資料的收集整理、管理利用是否妥善直接影響教育改革和教學(xué)改革的進(jìn)程。教學(xué)檔案在教學(xué)管理中起著重要的參考作用,主要有:一是有助于教學(xué)規(guī)律的研究;二是有助于教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和教學(xué)改革;三是有助于學(xué)生全面素質(zhì)的培養(yǎng);四是有助于學(xué)校工作的發(fā)展;五是有助于教育的發(fā)展。微機(jī)應(yīng)用,網(wǎng)絡(luò)管理,是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理標(biāo)志。原來那種手工管理教學(xué)檔案的方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前形勢發(fā)展的需要。當(dāng)前各高校校園網(wǎng)已經(jīng)建立并投入使用,在校園網(wǎng)的環(huán)境下,開發(fā)教學(xué)檔案管理軟件,利用網(wǎng)絡(luò)這一先進(jìn)的管理工具,組織管理、檢索教學(xué)檔案已成為現(xiàn)實(shí),采用微機(jī)管理、查詢檢索,對(duì)提高教學(xué)檔案的利用率有重大的意義。

二、教學(xué)檔案微機(jī)管理的范圍及分類方法

教學(xué)檔案內(nèi)容繁雜,它包括國家和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門有關(guān)教育的條例法規(guī)和文件,學(xué)校的各種教學(xué)大綱和教學(xué)計(jì)劃、學(xué)期授課計(jì)劃、圖紙、掛圖和教學(xué)工作總結(jié)、學(xué)生成績和各班成績統(tǒng)計(jì)、教師業(yè)務(wù)檔案與有關(guān)教學(xué)材料。采用微機(jī)管理必須對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行合理地分類,確定微機(jī)管理的范圍。本人就此提出以下幾點(diǎn)看法:

從教學(xué)檔案構(gòu)成的方式看可分為:文書文件和非文書文件兩大類。其中文書文件包括:教育、教改、專業(yè)設(shè)置、課程建設(shè)、教學(xué)計(jì)劃、師資隊(duì)伍和學(xué)生學(xué)籍、學(xué)生成績等有關(guān)文獻(xiàn)資料。非文書文件是指除文書文件以外的資料。

由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的特殊性,我們探討的利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的教學(xué)檔案的范圍限于文書文件。

1.教育、教改,包括學(xué)校和上級(jí)主管部門下發(fā)的有關(guān)文件、資料,可以按文件形成的年份、文號(hào)、性質(zhì)進(jìn)行分類編號(hào)。

2.教學(xué)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的綜合性材料,包括上級(jí)下達(dá)的教學(xué)工作方面的規(guī)劃、指示等;學(xué)校制訂的教學(xué)工作規(guī)劃、工作計(jì)劃、工作總結(jié);有關(guān)教學(xué)方面的制度、規(guī)定、辦法、教學(xué)檢查、評(píng)估和各級(jí)優(yōu)秀教師質(zhì)量評(píng)獎(jiǎng)材料、學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)材料等。

3.學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)方面的文件材料,包括上級(jí)有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件材料;學(xué)校有關(guān)學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室評(píng)估、申報(bào)、審批材料;重點(diǎn)學(xué)科專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)材料;學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)計(jì)劃、總結(jié)材料等。

4.招生管理方面的文件材料,包括上級(jí)有關(guān)招生工作的文件材料,學(xué)校的招生計(jì)劃、規(guī)定、生源計(jì)劃、新生錄取材料及新生名單。

5.學(xué)籍管理方面的文件材料,包括新生入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、學(xué)生成績總冊(cè),在校學(xué)生名冊(cè),學(xué)生學(xué)籍變更材料及學(xué)生獎(jiǎng)懲材料等。

6.教學(xué)計(jì)劃及課程教學(xué)實(shí)踐方面的文件材料,包括學(xué)校各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)要求及安排,校歷表、課程表,各系、部專業(yè)課程試題庫,優(yōu)秀教案、重要備課記錄、教師情況登記表。

7.教材方面的文件材料,包括自編、主編教材,自編、主編教學(xué)指導(dǎo)書、課程設(shè)計(jì)指導(dǎo)書、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題集等。

8.教師培訓(xùn)方面的文件材料,包括教師教學(xué)情況、教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況,教師業(yè)務(wù)考核材料,教師進(jìn)修培訓(xùn)的計(jì)劃、總結(jié)、學(xué)習(xí)成績等文件材料。

三、教學(xué)檔案微機(jī)管理方案

以上所述的教學(xué)檔案資料大多是以文書文件的形式存在,只有部分資料如學(xué)生成績單和學(xué)生基本情況以電子文書形式存在。這就要求教學(xué)檔案管理人員定期或不定期地將收集到的有關(guān)文件資料輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi),使其成為電子產(chǎn)品,方案如圖1:將文書文件以A4紙張大小,通過掃描儀掃描成電子圖片,然后再根據(jù)其內(nèi)容加以分類、編號(hào),存入教學(xué)檔案管理信息庫內(nèi),以便進(jìn)行檢索利用。

1.教學(xué)檔案的檢索利用

教學(xué)檔案的檢索需要一個(gè)教學(xué)檔案管理信息庫的客戶端管理程序,通過校園網(wǎng)或Intenet詢問信息庫,并可以通過終端打印機(jī)打印出源文件,該程序應(yīng)具有如下功能:

A、按年份查找:輸入年份可查找到該年份的所有教學(xué)檔案資料;

B、按分類查找:輸入某類文件信息,可找到與該類文件有關(guān)的所有資料;

C、按關(guān)鍵字查找:輸入某個(gè)關(guān)鍵字可找到與關(guān)鍵字有關(guān)部門的所有資料;

D、糊查找:通過輸入不同關(guān)鍵字進(jìn)行組合查找。

2.網(wǎng)絡(luò)連接方案

3.可能性分析