檔案數字化的重要性精選(九篇)

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第1篇：檔案數字化的重要性范文

引言

新時代條件下，檔案信息化建設已成為必然趨勢，如何將數字檔案在檔案信息化建設中的優(yōu)勢發(fā)揮出來，如何正確運用現代高科技的數字檔案管理模式解決傳統檔案管理中的問題，體現其在檔案信息化建設中的重要性，將是一個值得探討的話題。

1、數字檔案在檔案信息化建設中的重要性

信息時代，現代科學技術已經廣泛應用于各個領域，作為檔案信息化建設，數字檔案的選用將是其重要的一環(huán)。它是實現檔案信息化管理的必然步驟。數字檔案應用于檔案信息化建設中，對于檔案的標準化和規(guī)范化來講是非常有利的。對于一個企業(yè)來講，隨著員工流動性的不斷增大，其檔案堆積越來越多，如果運用現代企業(yè)檔案信息管理技術可以在很短的時間內調查員工的各種狀況，大大增強辦事效率，再如對醫(yī)院來講，病人的資料和病史是一筆非常重要的財富，通常會存檔保存，但日益增多的病例將造成醫(yī)院檔案管理部門工作量的不斷增加，傳統的紙質檔案管理手續(xù)非常復雜，只有通過計算機網絡下的數字檔案系統才能解決工作人員的實質問題。

當然，數字檔案在檔案信息化建設中的作用還不僅如此。檔案技術的人類的歷史發(fā)展，一方面是對過去事件的記錄，另一方面也是對未來事件的啟發(fā)。所以我們在進行檔案信息化建設的過程中，如何保證檔案信息的有效性和準確性將十分重要。數字檔案的出現使得這項工作變得非常方便，因為它是高科技產物，通過數字檔案的管理可以實現所有檔案及時管理和更新的效果，所以相對于以前的實體檔案，數字檔案在有效性和準確性上有其必然優(yōu)勢。

此外，數字檔案在檔案信息化建設中還有一個優(yōu)勢，那就是安全性比較高。這點尤為重要。雖然之前的紙質檔案已經流傳了幾百年，但是其安全性往往沒有數字檔案高，因為數字檔案可以采用安全密匙等高科技手段對重要文檔進行加密，所以同相應的紙質文檔相比，數字檔案的優(yōu)勢顯現的非常明顯。

2、檔案信息化建設存在的問題

2.1 檔案信息化專業(yè)技術落后

檔案信息化建設不是單單有幾臺計算機加之簡單的系統軟件就算開發(fā)完畢，而是必須要由健全的基礎硬件設施，如計算湘以掃描儀，還要有全面的軟件設施、檔案管理軟件和安全防護系統相結合，才能有效地開展信息化建設。此外，電子檔案需要存儲在介質上，存儲介質的保護、防止數據信息的丟失、確保傳輸介質穩(wěn)定及信息的完整傳輸也都需要專業(yè)的信息技術的應用才能實現。目前，我國不少機構雖有獨立的軟件平臺，卻沒有統一標準的軟件系統對接，而在信息化建設中又各行其是，無法實現信息資源的共享。

2.2檔案信息安全面臨嚴峻挑戰(zhàn)

檔案信息化的目的就是要達到信息資源的共享，但信息共享卻存在一定的限制性，即在一定程度上限制在某些范圍，若要達到全社會共享，還存在一個信息安全保密的問題。網絡病毒與網絡黑客的出現，對于網絡技術和計算機的應用是一個挑戰(zhàn)，檔案信息共享隨時會出現信息漏洞的現象，這就會對檔案工作造成威脅，在檔案信息化的過程中，信息漏洞很可能是無意當中就會出現，無法保證信息的復制，這就出現了保密工作和信息共享的矛盾，而如何在做好信息保密工作的基礎上實現信息共享就是目前需要解決的問題。

2.3 檔案工作人員信息素養(yǎng)不高

在信息時代，一個合格的檔案管理者既要懂得計算機基礎知識和運用技能，熟練操作辦公軟件，能把信息管理知識應用到實際工作當中，還要對現有的檔案信息進行整理分析、信息歸類，提煉加工有用的信息供檔案信息需要者使用。而目前，我國高素質的復合型檔案工作者比較少，大多只能滿足一些基本的需要，不能達到信息化建設的要求，只是簡單地進行計算機基本管理，而無法實現現代化技術的推廣應用，一定程度上阻礙了信息化建設的深入。

3、檔案信息化建設的對策

3.1提高檔案人員的素質

檔案信息資源的性質決定了它的管理人員必須擁有高素質。首先，在思想上，檔案人員要對這項工作充滿熱情，并要有無私奉獻的精神。檔案人員不僅要懂得檔案管理，還要擁有一定的科學知識，要具有優(yōu)秀的溝通能力和表達能力。從各個角度提升檔案人員的素質，包括提升管理能力，不斷學習新的知識和技術，不斷適應時代的發(fā)展。

3.2加強檔案信息的安全保密工作

確保檔案信息安全是檔案信息化工作的重要內容，沒有完善穩(wěn)妥的安全防范措施，檔案信息工作將成為無本之木。首先，建立檔案信息的安全機制，要有層次分明的信息利用機制和嚴格的權限設置，保證信息的安全傳輸。其次，運用防火墻技術，由于網絡病毒及黑客的手段很隱蔽，因此，要把這一技術廣泛應用到信息化當中，阻隔因病毒侵害、黑客攻擊等引發(fā)的不安全因素，保證檔案信息的安全運用。

3.3 加快相關立法和規(guī)范化管理體系的建立

根據一些較發(fā)達國家的經驗，以立法的方式確定對文件的管理，可以更直接、更有效地解決電子文件和電子檔案的法律地位問題。我國的法制建設已經取得了很大進展，但是檔案工作方面相關立法工作的步伐還是偏慢。國際上常見的做法是對文件的生成過程在法律框架中進行規(guī)范，使得文件從生成乃至生成之前就開始對其依法進行規(guī)范的管理，同時按照法定的流程監(jiān)控文件的整個生命周期。這樣一來，可以從文件管理的大系統著眼，以批量或較完整的集合處理方式確保電子文件的真實性、完整性和可利用性，從而避免了僅對單份電子文件采取管理措施及進行真實性、合法性鑒定和甄別造成的漏洞和不便。一些國際標準也體現了這種理念和方法，如ISO-18894等文件管理規(guī)范等。我國正在積極參與這些國際標準的制定和相關科研課題的研究，以促進我國的相關法規(guī)體系的建設?，F在的問題是，我國與法制建設較發(fā)達的國家相比在管理體制上差距較大，立法工作又相對滯后，直接采用相關標準很不現實。這就需要我們面對現實，盡量使檔案信息化的標準向國際標準靠攏。原則是面向計算機和網絡技術的標準直接采用國際標準或國家標準：一般性的信息處理標準要優(yōu)先采用國家標準，檔案屬性較為明顯的信息技術要求制定行業(yè)標準。總之要盡量減少檔案自定標準的數量，加快標準體系的形成提高標準化程度。這樣利于與國家信息系統兼容，防比形成檔案信息孤島。

第2篇：檔案數字化的重要性范文

關鍵詞： 高校 學籍檔案 數字化管理建設

高校學籍檔案是學生入學到畢業(yè)期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業(yè)和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。

1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征

1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析

對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決[1]。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。

1.2高校學籍檔案主要特征分析

高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等[2]，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業(yè)期間的所有基本信息內容。基于學籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析

從實際發(fā)展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發(fā)展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。

再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等[3]。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學籍檔案數字化管理建設優(yōu)化策略探究

第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發(fā)展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享[4]。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規(guī)范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規(guī)范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。

第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。

第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強管理軟件的開發(fā)人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發(fā)出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現[5]。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業(yè)化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養(yǎng)適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。

總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。

參考文獻：

[1]秦芳遠，劉環(huán)瓊.學生檔案數字化建設的實施方法研究[J].蘭臺世界，2015（23）.

第3篇：檔案數字化的重要性范文

檔案作為一種原生態(tài)信息資源，其重要性正日益顯現出來，憑借信息技術為檔案利用工作服務，為社會各界服務，是我國檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。方志館檔案已經推行辦公自動化系統，檔案管理引進了數字化建設，但對電子文件管理的意識比較薄弱，利用率不高，從而造成檔案資源的閑置和浪費。部分仍采用傳統的檔案管理模式，從業(yè)人員的專業(yè)技能跟不上信息化發(fā)展的需要，是各部門普遍存在的問題。因此，應盡快找到傳統模式與先進技術的結合點，逐步展開數字化檔案管理建設，實現資源共享。同時要加強檔案干部隊伍建設，提高工作效率，增強檔案業(yè)務部門的服務水平，更好地發(fā)揮方志館檔案的社會功能。

二、方志館檔案數字化管理的基本特征

方志館檔案數字化工作是在傳統管理基礎上，引進新科技、加入創(chuàng)新，使之成為順應時展、滿足社會需要的新型檔案管理模式。數字化檔案管理與傳統檔案管理最大的一個不同點是儲存媒介的變化，傳統檔案管理主要以紙質為媒介，對檔案信息進行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現差錯。利用計算機對檔案信息進行數字化儲存和管理，能夠節(jié)省空間和人力。通過局域網、互聯網等計算機檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統的檔案管理，在遠程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實現信息化管理后，便可利用網絡隨時隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實現了方志館館藏檔案信息資源的共享。

三、方志館檔案數字化管理的措施

第4篇：檔案數字化的重要性范文

Abstract: With the continuous improvement of the international digital process, the utilization rate of electronic records becomes increasingly high, and it is widely used in daily office and the management. In this paper, according to the features of university records management, the main features of the digital files in the application are analyzed to emphasize the importance of digital files construction and the importance of improving the efficiency of file management by digital means.

關鍵詞: 電子檔案；檔案管理；高等學校

Key words: digital files；file management；colleges and universities

中圖分類號：TP31 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）24-0221-03

0 引言

檔案數字化的含義是以館藏檔案為依據，在檔案內容信息不改變的情況下，將原來檔案的內容以及信息進行數字化的轉變，使得檔案由固有存在的書本形式轉變?yōu)閿底中问?，這樣的舉措使得檔案信息社會化，將原本難以查詢到的檔案資源進行社會共享。檔案的數字化很大程度上是因為它本身就是一個信息體，因此對其信息化的過程會相對簡單。

1 檔案數字化建設的涵義

檔案是對歷史的一種記錄，它將歷史以一種信息的方式記錄下來。但從根本上來說，數字化后的信息并不僅局限于對檔案本身所記錄信息的轉化，它還包括了原始信息與社會其他信息所融合而形成的范圍更廣的信息。這種意義上的數字化可以體現為兩個方面：一是最基礎的數字信息化，是將檔案中的內容信息進行數字化；二是廣義上的數字化，它將檔案信息和社會政治、經濟、文化等各方面的信息進行綜合處理而形成的數字化集合。因此，檔案數據化的目的就是將檔案中的信息與社會中的各種信息進行糅合并加以利用，在社會中廣泛的傳播使用。這兩個方面是互依護存的，檔案信息被公共社會分享后會接納一部分的社會信息，并與社會中的一些信息進行融合，從而得以廣泛的傳播與交流，使得其形成另外一種形式的廣泛意義上的信息。

2 高校檔案管理現狀

這幾年的高校的發(fā)展迅速，學生的總數逐年增加，高校的教職工也呈幾何數位上升，這樣的增長勢頭使得數以千萬的檔案每年都在不停的變動，這些檔案的維護、更新都需要人員去管理，這樣大的工作量對于檔案管理工作來說是一個十分巨大的挑戰(zhàn)。而高校中的檔案記載著學生、教師們的各種成績以及各種教學活動的記錄，其意義對于高校來說是十分重要的，因此，高校檔案管理在高校的各種工作中占有著重要的地位。

目前，我國的高校檔案管理還存在著一下的幾個現狀：第一，工作量很大。高校的環(huán)境較為特殊，因此，每年都有成千上萬的學生與教職工出入高校，這也導致了高校的檔案數據在不停的變動，再加上學生的就業(yè)以及繼續(xù)深造的種種情況，檔案的數據變化呈現出了數量大、變動頻繁的特點，還有其他檔案的維護、更新等都需要耗費大量的人力物力，這也使得高校檔案管理的工作量變得十分巨大。第二，高校檔案的電子數字化程度還有待提升。當今世界，電子信息技術是十分發(fā)達的，其處理信息的高效、穩(wěn)定性是十分優(yōu)良的，但在目前高校檔案管理中還沒有完全發(fā)揮出其信息處理的優(yōu)勢。目前高校檔案的存儲主要還是以紙質檔案為主，電子信息管理手段還僅被運用為檢索、備份等一些輔助的功能。對檔案的數字化還處在推廣的階段，檔案管理人員對電子信息管理程序以及軟件的選擇還不能充分的將電子信息技術使用在檔案管理中。第三，檔案管理的操作標準程度不高。由于各個高校的規(guī)章制度的不同以及其規(guī)范的差異，導致了各高校的檔案管理工作步調不一致，在某些方面還存在著互相抵觸的情況，這也成為了檔案管理工作高效化的障礙。第四，檔案傳遞頻繁。學生的入學、轉學、畢業(yè)等情況每年都會遇到一大堆，這樣的情況使得他們的檔案也隨著學生到處轉移，跨省、跨國等情況也時有發(fā)生，這使得檔案轉移工作的困難度又大大增加，其效率也比較低下。

3 高校檔案數字化建設是高校檔案管模式創(chuàng)新的方向

只有創(chuàng)新才能求得更進一步的發(fā)展，因此，高校檔案管理的舊模式也需要創(chuàng)新來改變，在這個時刻改變的時代，高校檔案只有通過不斷的創(chuàng)新才能夠跟上社會的節(jié)奏，使得檔案工作為社會服務。

第5篇：檔案數字化的重要性范文

一、數字化檔案概述

數字化檔案，就是運用數字設備和技術，實現檔案收集、管理、保護，以檔案目錄數據庫和原文數據庫為核心，將數字化的檔案信息以網絡為媒介提供利用服務的虛擬檔案。數字化檔案的特征，主要體現在管理自動化、利用網絡化、檔案存儲數字化等方面。具體來說：第一，信息資源數字化。企業(yè)的檔案不僅有紙質檔案，還有一部分電子檔案而且這些檔案的信息全部存儲在計算機中，包括圖文等全部內容。第二，檔案信息傳遞網絡化。檔案信息能通過互聯網技術在企業(yè)內部形成一個網絡體系，不受時空限制進行利用。第三，檔案管理自動化。數字化檔案管理信息系統，實現了檔案的接收、歸檔、檢索等工作智能化，每個模塊工作都在既定標準下運行。第四，信息資源共享。與傳統檔案不同，數字化檔案的信息可以同時供多個用戶查閱，資源共享效率大大提升。

二、國有企業(yè)數字化檔案建設的現狀和存在問題

在計算機信息技術和人工智能日益發(fā)展的今天，國有企業(yè)的信息化建設工作不斷完善，信息化工作幾乎普及到企業(yè)管理的各個領域，例如辦公業(yè)務管理、財務管理、采購管理、客戶管理等等。在檔案管理方面，許多國有企業(yè)的檔案信息化建設工作也取得了一定成績，信息化和網絡化成了檔案建設的主流。然而，我國國有企業(yè)檔案管理與國際優(yōu)秀企業(yè)檔案管理水平相比，普遍缺乏生機與活力，檔案數字化建設工作相對滯后。主要表現在：

（一）軟硬件設施更新緩慢盡管許多國有企業(yè)尤其是大型國有企業(yè)的檔案數字化建設步伐較快，但總體來看國有企業(yè)檔案室的設備更新緩慢、設備陳舊，大多只能滿足企業(yè)的日常檔案管理工作，難以滿足數字化發(fā)展的要求。例如，檔案數字化建設過程中，需要配置各種型號的掃描儀、信息管理系統服務器、電子資料備份設備等，原有的陳舊的、滿足不了新時代要求的設備都需要更新。而在實際的檔案數字化建設中，一些國有企業(yè)軟硬件設備更新緩慢，投資力度不夠，導致不能滿足數字化檔案建設的要求。

（二）檔案數字化建設的技術難度大數字化檔案是高新技術的產物，需要高新技術、電子設備和計算機網絡技術的支撐。國有企業(yè)數字化檔案建設過程中，技術密集，面臨著許多技術問題。例如，一些數字化產品兼容性較差，短期內就會被淘汰，容易導致數字信息在新的硬件設備和軟件中難以讀出，技術過時問題不容忽視；檔案數字化建設標準難確立，國有企業(yè)如何全面實現信息資源的共享困難重重；光盤等刻錄載體的質量，直接影響著檔案數據的保存期限和使用安全。以上這些技術問題，直接影響著國有企業(yè)檔案數字化建設的步伐。

（三）存在較大的安全隱患數字化檔案離不開計算機、軟件和互聯網，離開了數字化設備檔案就不能存在，所以數字化檔案穩(wěn)定性較差。在技術和設備更新換代頻率加快的今天，數字化檔案在保存、傳輸和利用等方面的安全性風險日漸加大；加之數字化檔案具有容易被更改、被復制等特征，國有企業(yè)數字化檔案的安全性日漸凸顯，如何確保數字化檔案在任何狀態(tài)下都能處于安全狀態(tài)非常重要。

（四）業(yè)務問題不容忽視傳統檔案管理以紙質檔案管理為主，因而國有企業(yè)紙質檔案數字化操作中必然面臨一系列的業(yè)務問題，這些業(yè)務問題如果處理不好，也會影響國有企業(yè)數字化檔案建設工作的順利推進。首先，原始檔案的鑒定工作。在進行檔案數字化之前，要對原有紙質檔案進行鑒定，以明確數字化工作的操作程序和范圍。而在鑒定過程中，標準不一，人為造成了檔案數據的不完整。例如，有的國有企業(yè)在界定數字化掃描范圍時，只掃描正本，而對定稿、草稿等資料不進行掃描；有的國有企業(yè)由于檔案沒有正本或定稿，掃描了草稿的檔案。其次，檔案的拆卷（件）與裝訂問題。盡管國家檔案局推出了立卷改革，精簡了檔案整理流程，但國有企業(yè)數字化檔案建設中不可避免地需要整理以前的案卷，這些案卷掃描時不進行拆卷和裝卷是不可能的。所以，數字化掃描前到底要不要拆件，或者掃描后要不要裝卷，成了一個頗具爭議的問題。

（五）檔案數字化人才缺乏數字化檔案建設需要高層次人才的引進，培養(yǎng)一支既懂檔案管理，又精通信息技術的人才隊伍，是國有企業(yè)數字化檔案建設的瓶頸問題之一。一些國有企業(yè)在檔案數字化建設中，由于人手緊張、精通業(yè)務的人才缺乏，往往依靠一些有資質的檔案掃描公司開展數字化檔案工作；一些國有企業(yè)經費不足，人員編制受限，沒有能力培養(yǎng)或引進優(yōu)秀的檔案管理人才。總之，復合型人才的缺乏是很多國有企業(yè)數字化檔案建設中的瓶頸問題。

三、國有企業(yè)數字化檔案建設的建議與對策

針對國有企業(yè)數字化檔案建設存在的問題，提出以下建議對策。

（一）加強領導重視程度，增加經費保障國有企業(yè)數字化檔案建設關系到企業(yè)各個方面的工作，需要在組織結構、人員隊伍、經費保障、部門協調等方面獲得領導的大力支持。可以說，領導的支持的檔案數字化建設的首要條件，離不開領導的支持和重視。國有企業(yè)的領導只有充分意識到檔案管理的重要性，認識到數字化檔案建設的必要性，才能在組織和經費方面給予足夠的保障，把檔案數字化建設工作納入到企業(yè)管理常規(guī)任務中，推動企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。例如，在數字化檔案建設過程中，前期工作量較大、時間緊迫，在數據加工時可由領導出面，聘請臨時工作人員幫助完成任務；數字化檔案工作開展后，如果崗位和人員設置不科學，經費短缺，同樣應向領導反映，及時解決存在問題。針對軟硬件設施更新緩慢的問題，國有企業(yè)應逐漸加大經費投入力度，為企業(yè)數字化檔案建設投入必要的設施設備，確保檔案數字化建設的穩(wěn)步推進。檔案事業(yè)是國有企業(yè)的基礎事業(yè)，檔案數字化工作是實現企業(yè)檔案信息化的基礎工作，因此國有企業(yè)要加大檔案數字化建設投入，強化檔案數字化軟硬件設施建設，在企業(yè)預算中固定單列經費項目，并盡可能逐漸增加經費預算，確保經費支出落到實處，

（二）加快人才培養(yǎng)步伐，引進新技術國有企業(yè)在數字化檔案建設過程中，普遍存在復合型人才缺乏的問題和多方面的技術問題，為了解決好這兩個問題，國有企業(yè)應在加快人才培養(yǎng)步伐的同時，適當引入新技術。國有企業(yè)檔案管理員一般都存在年齡結構不合理、計算機操作能力不高、習慣于傳統紙質檔案管理等問題，針對這些問題，國有企業(yè)應花大力氣培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務管理，又掌握自動化、網絡化技術等現代信息技術的管理型、技術型和復合型人才。一方面，加強對現有檔案管理人員的教育和培訓，提升管理員的業(yè)務技能和專業(yè)素養(yǎng)；另一方面，通過公開招聘等方式，吸引優(yōu)秀的檔案管理人才，充實企業(yè)數字化檔案建設人才隊伍。新技術引進方面，國有企業(yè)要結合現代企業(yè)制度積極引入網絡技術，引入先進的檔案管理軟件和系統，更新和改善原有的檔案管理方式，突破傳統檔案管理的時空限制，提高國有企業(yè)數字化檔案管理工作的效率與質量。

（三）積極應對數字化檔案的安全問題首先，要增強檔案管理員的責任心，強化安全意識。數字檔案具有脆弱性，不僅人為因素會損壞檔案，自然因素也會損壞其數據。檔案管理員在檔案信息保存、傳輸和共享等管理過程中，要具有安全意識，按照標準化工作制度進行操作，避免檔案的損害和數據的篡改、復制等。其次，推行檔案保管雙套制。確保國有企業(yè)的數字檔案、紙質檔案都有備份，各有兩套進行存檔，而且紙質檔案和電子檔案都要長期保存。最后，推行數字檔案異地存儲方式。為了避免數字檔案在某個地方損壞后就徹底丟失的安全風險，國有企業(yè)數字化檔案管理可以采取國家檔案館的做法，建立異地備份庫，對一些重要的檔案進行異地備份，保證檔案在任何地方、任何情況都處于安全狀態(tài)。

第6篇：檔案數字化的重要性范文

【關鍵詞】檔案管理 數字化 優(yōu)勢和劣勢

隨著信息化技術的快速發(fā)展，其已經逐漸進入到人們的日常生活中，這對人類的進步具有非常大的促進作用。但隨著信息技術的發(fā)展，人們的工作模式也在逐漸發(fā)生著轉變，傳統的檔案管理模式已經不能適應當前社會的進步，因此，檔案的數字化管理逐漸成為我國經濟發(fā)展的重要促進因素，對我國的經濟發(fā)展起到了巨大的促進作用。

1 檔案數字化管理的優(yōu)勢研究

1.1 促進部門立卷制度的建立。對于部門立卷，其是一個常見的問題，對部門的發(fā)展具有非常重要的作用，但由于一些單位在進行立卷時僅僅是將一些零散的材料交給相關部門，加上檔案管理人員對檔案卷的質量重視程度不足，使得其錄入的信息存在著完整性不足等問題。但在采用數字化管理模式之后，所有的檔案由對應部門的相關人員將其錄入到網絡系統中，然后由檔案管理人員對其進行統一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。

1.2 檔案管理工作不受時間和空間的限制。對于傳統的檔案管理工作，其大部分需要在上班時間進行整理和分類，但由于工作環(huán)境受到工作齙匾約骯ぞ呤褂萌說南拗疲使得檔案管理工作效率受到較大的限制。而采用數字化管理模式之后，檔案管理人員在進行檔案管理時，其不在受到時間和空間等的限制，工作人員能夠通過網絡獲得檔案內容，然后在任何場地對檔案內容進行整理。而對于企業(yè)的各個部門，其產生的大量檔案資料還能夠通過電子文件的形式存儲在網絡上，檔案管理人員通過對這些資料進行收集和整理就能夠實現檔案的管理工作。通過這種管理模式，檔案管理工作的效率得到了有效的提高，企業(yè)的各個部門只需要將本部門對應的文件錄入到計算機系統，檔案管理人員就能夠將這些信息收集整理，并在對應的網絡空間中對其進行整理和立卷等。

1.3 增強了檔案內容信息的開發(fā)。對于傳統的檔案管理，其僅僅是對檔案進行分類整理，在進行某一相關內容的查詢時，僅僅能夠對單個文件進行查找。這種方法嚴重限制了檔案的使用功能。而采用數字化管理模式后，經過立卷將所有的檔案放置在一個計算機硬盤中，然后通過檢索功能找到對應某一查詢內容的所有檔案資料，這種管理模式使得使用人能夠更加高效的了解一件事情的來龍去脈，從而提高檔案管理工作的效率。

2 檔案數字化管理的劣勢分析

2.1 利用不充分。對于當前的檔案管理人員，其在進行檔案數字化管理時，僅僅將其作為一種存儲工具，并沒有發(fā)揮檔案管理數字化技術的優(yōu)勢，在工作的過程中仍然采用傳統的檔案管理模式，這使得檔案數字化管理受到較大的影響。此外，還有一些檔案管理人員，其將重點放在管理上，而對于檔案的價值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。

2.2 檔案存儲存在著一定的安全問題。隨著信息技術的快速發(fā)展，網絡安全問題也逐漸成為影響人們正常工作生活的一個重要因素，由于電腦病毒和非法侵入對計算機系統的危害較大，當檔案存儲設備出現安全問題后，其內存儲的檔案信息往往也會受到較大的影響，嚴重的甚至會使得所有的檔案資料丟失，這使得檔案管理工作受到較大的影響。此外，還有一些檔案在進行轉換時采用的是電子編碼技術，這使得檔案管理人員在對檔案原始憑證進行修改而不會留下痕跡，因此，管理人員在進行管理時無法保證檔案信息的準確性，即使其被人為修改也不會被人發(fā)現。

2.3 檔案存儲載體的限制性。對于檔案的數字化管理，其為了更好的節(jié)省資源，往往會將紙質檔案全部電子化，然后將這些電子檔案放置在一個固定的硬盤中，而原件的重要性則很少有人能夠認識到。當硬件存儲設備中的內容過多時，往往會導致硬件設備的重要性上升，為了保證固定的硬件設備能夠滿足企業(yè)檔案存儲的需求，隨著檔案資料的增加，其需要更換存儲位置或者對應的硬件設施，這使得其中的一些檔案內容非常容易受到影響。另外，若新設備中存在著病毒等，其對整個檔案管理系統的危害是非常大的。

3 檔案數字化管理的措施研究

3.1 建設系統工程，實現檔案信息的共享。對于檔案電子化建設，其是一項非常龐大的工程，需要將所有的檔案信息錄入其中，同時還需要開發(fā)對應的軟件和查詢管理等功能，因此，企業(yè)在進行電子檔案的建設時往往需要多個部門聯合行動，將所有的檔案信息和軟件等設備安裝完成，且為了保證檔案信息的安全性，還需要采用雙服務器對存儲的檔案進行備份。另外，為了提高檔案數字化管理的效率，還需要設立對應的查詢功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的檔案資料。

3.2 制定統一的錄入標準和備份操作程序。對于所有的檔案數字化管理，其想要在整個企業(yè)高效運行，首先需要建立統一的錄入標準，工作人員在日常工作中錄入的檔案信息需要嚴格遵守該標準，然后由檔案管理人員將這些資料進行統一的管理。另外，對于電子檔案的掃描工作，其也需要制定對應的標準，像頁數的強制性打印等，通過這種方法能夠保證錄入信息的完善性。而在檔案信息錄入完成之后，其還不能夠直接進行存儲，檔案管理人員需要對其進行二次查詢，直到其不存在問題再將其錄入到檔案管理系統中。

4 總結

對于一個企業(yè)的發(fā)展來說，其檔案具有非常重要的作用，像房地產企業(yè)等，對于這些企業(yè)，其在進行檔案數字化管理的過程中需要加強對檔案的重視和使用，由于傳統的檔案管理模式利用率較低，加上存儲的安全性不高，人們開始研究檔案的數字化管理，但這一技術當前還存在著很多的問題，需要有關人員加強研究。

參考文獻：

[1]楊艷.檔案數字化管理優(yōu)勢與弊端[J].現代商貿工業(yè)，2016，09：48-49.

第7篇：檔案數字化的重要性范文

【關鍵詞】檔案管理數字化；問題；標準；必要性

檔案數字化管理是現代的一種新型管理模式，通過各種渠道來將檔案資源進行轉換，變成數字檔案信息，用數字化的形式來進行保存，借助計算機和網絡的便捷來進行傳遞和應用，建立一個龐大的檔案信息庫，提高檔案的利用率，達到資源共享的目的?，F階段，我國的信息化程度比較高，電子商務等新型的商務模式相應出現，這是我國檔案事業(yè)發(fā)展的最佳時代，檔案數字化工作目前已經正式啟動，在不斷的深化當中。

1、數字化檔案概述

自二十一世紀以來，電子技術、網絡技術、通信技術的發(fā)展就越來越快，高科技時代已經到來。檔案數字化是計算機技術、數據庫技術等新型技術的應用擴展。資源轉化市檔案管理的重要方面，在資料的管理當中需要將紙質的資料轉換為網絡的文檔形式，或者在資料整理的時候就以文檔的形式進行板寸。檔案數字化需要對其規(guī)范性進行統一，使用標準的檔案數字化標準來實現管理和應用；檔案數字化需要以實際為立足點，通過組織來確保工作的正常開展，抓好文件的質量問題；檔案數字化建設要以完善的系統為基礎進行發(fā)展，需要將目前的系統進行完善化；檔案數字化建設重點工作是數據庫的建立和維護。

目前的信息化程度越來越高，如何快速的對信息服務進行利用，減少工作中的失誤，讓工作變得規(guī)范化、系統化、程序化，讓我們的工作目標能夠快速實現，降低工作成本，提升效益，這些是目前的檔案管理部門所需要去思考的問題。檔案信息過去是以紙質的形式來進行存儲，使用和查閱都非常的不便，浪費人力和無力。因此，需要使用數字化檔案信息管理來實現更加高效的應用，滿足社會快速發(fā)展的需求。

2、目前檔案管理數字化建設存在的問題

我國的數字化檔案管理發(fā)展的比較晚，數字化檔案管理系統還不健全，處于發(fā)展初級階段。因此，存在很多問題：第一，沒有有效的領導?？萍嫉陌l(fā)展如此的快速，數字化檔案管理體現的重要性已經得到大家的認可，但是領導對于數字化管理仍然有著太多的不足之處。因此，管理上要是摸索階段，這樣就缺乏一個系統的領導，來以科學和規(guī)范的檔案管理制度和模式來對數字化檔案管理系統進行管理；第二，沒有完善的保障。數字化檔案管理體系是以大量的檔案管理人才和數字化檔案管理人才組成的，目前的數字化檔案管理工作中，人才比較缺乏。因此，人才的總量和結構存在一定的不合理。因此，高層次、高技術的人才缺口比較大，而數字化檔案管理工作還不完善，沒有足夠的培養(yǎng)人才的能力，導致了發(fā)展緩慢。而且硬件跟不上時代，軟件落后，兼容性差；第三，網絡安全性低。網絡是數字化檔案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易導致信息的丟失，對于信息的應用是非常大的損失。

3、數字化檔案管理的基本行為準則

數字化檔案管理的工作原理主要是通過先進的計算機技術將檔案資料儲備在計算機內部進行檔案資料的分類和管理。只有通過對這些檔案資料的信息分類才能夠促使數字化管理的有效性和合理性?？傮w而言，對數字化檔案管理的基本行為準則的內容需要進行全面掌握，主要從以下幾個關鍵點進行規(guī)范：第一、需要對計算機技術進行不斷提高，對檔案管理的人員進行計算機技術的培訓，同時，不斷更新檔案管理方面的計算機設備，加強計算機方面的基礎設施。第二、在檔案管理方面需要不斷加強管理，只有系統的管理才能夠將檔案資料管理的有條理和有步驟。在現代企業(yè)里數字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。第三、數字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經濟效益，增強企業(yè)對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進行。

4、數字化檔案管理的重要意義

隨著數字化管理方式的深入落實很多的企業(yè)開始對檔案管理的工作效率進行關注。只有充分改善數字化檔案管理的工作水平才能夠促進工作效率的提高。數字化檔案管理具有重要的意義。具體表現在三個方面：第一、可以提高資料管理的工作效率，促進工作的積極完成。通過計算機等高科技設備的引進提高了企業(yè)的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負擔?，F代社會是信息化時代，只有充分將這些信息進行整理和保存才能夠將工作進行整體的規(guī)劃，促進信息的暢通無阻。第二、計算機的辦公設備給工作人員帶來了很大的幫助，很多的資料通過計算機就可以傳遞，工作人員通過計算機就可以進行信息的交換。同時，應用計算機設備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存。第三、計算機技術的普及對于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過計算機備份系統可以講大量的信息同構文檔的形式儲備起來，促進工作的完成。關于信息的保存在充分利用計算機技術的前提下不斷改善技術改善措施，增強工作人員的管理水平?？傊?，數字化檔案管理的技術對于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻，值得進行普遍推廣。

5、數字化檔案管理的優(yōu)越性分析

數字化檔案管理在各個方面都有很多需要注意的問題，其優(yōu)越性白哦現在很多的地方，主要是為提高工作效率，儲備信息的可靠性以及節(jié)省工作人員的工作量等多個方面，具體而言，首先，數字化檔案管理的工作方法對檔案管理的人員進行計算機技術的訓練有助于不斷更新檔案管理方面的計算機設備，加強計算機方面的基礎設施。其次，在檔案管理方面需要不斷加強管理，只有系統的管理才能夠將檔案資料管理的有條理和有步驟。綜合服務的管理體系是現代化企業(yè)管理發(fā)展的最終方向和追求目標。在現代企業(yè)里數字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。最后，數字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經濟效益，增強企業(yè)對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進行。只有綜合將數字化管理的方方面面進行整合才能夠配合管理效率的提高，促進數字化檔案管理的管理模式的改善。

6、總結分析

由文件處理向數字管理系統的轉化和發(fā)展是數字化檔案管理的目前發(fā)展現狀，對于這個轉變的完成非常需要建立數據庫，建立數據庫是進行資料保存和整理的關鍵，數字化檔案管理的工作方法結合了計算機技術、網絡技術以及現代的管理方法。只有綜合在各個方面進行提高才能夠將數字化檔案管理的水平真正提高上去。我們應該知道，由于應用計算機設備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存，在很多方面都存在很多的優(yōu)勢，因此需要在各個領域進行推廣。

參考文獻

[1]李淑萍.關于數字化檔案管理的對策探討[J].中州大學學報，2009（4）.

第8篇：檔案數字化的重要性范文

一、檔案數字化與數字化檔案管理

（一）檔案數字化

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術等數字技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它具有科學計算、數據處理、實時控制，輔助設計、智能模擬、文字處理等功能。檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政府網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高效率，提升檔案業(yè)務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務?？傊?，檔案數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步依托信息技術，使檔案工作更為有效地為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務，已成為今后一個時期檔案發(fā)展的必然趨勢。

（二）數字化檔案

數字化檔案管理是對傳統檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過組織系統專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查閱查借閱功能。數字化檔案的特點主要有以下幾個方面。

1.數字化檔案依賴于數字化設備而存在。數字化檔案依賴于計算機的軟硬件和數據庫與網絡系統。離開了計算機及相應的軟件，數字化檔案就無法生存、傳遞、識別。

2.數字化檔案的不穩(wěn)定性。數字化文件的不穩(wěn)定性決定了數字化檔案的不穩(wěn)定性。

3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨或相互搭配構成數字化文件的內容，使得數字化檔案的組成和結構要比紙質文件復雜得多。

二、檔案數字化與數字化檔案管理的優(yōu)勢及要求

（一）檔案數字化與數字化檔案管理的優(yōu)勢

檔案數字化的實質是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網上資源打下了堅實的物質基礎，其優(yōu)勢包括以下幾個方面：

1.擴大經濟效益。數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復印制資料造成的紙張和人力的浪費。

2.提高辦公效率。數字化檔案管理使資料及時歸檔，并盡快提供利用。同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。

總之，檔案數字化是大勢所趨。檔案數字化從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性。這種特性使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會各個階層提供服務。

（二）檔案數字化與數字化檔案管理的要求

檔案數字化所要實現的就是為經濟建設和社會發(fā)展提供優(yōu)質、高效的服務，其主要目標：一是解決傳統檔案的存儲問題；二是檔案館創(chuàng)建自身網絡平臺，使有效意義的動態(tài)鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內提供最大的利用價值。其主要要求是：

1.科學性。檔案信息資源數字化應具有科學性。從實際出發(fā)，通過對檔案的分析、篩選，確定數字化范圍。對檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進行。優(yōu)先對具有專業(yè)特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進行數字化。

2.系統性。在進行檔案信息資源數字化時，只有系統地、連續(xù)地將檔案信息資源數字化，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的效用。無論對檔案的來源，還是對檔案內容的內在邏輯，都應保持檔案外在的連貫、完整與內在的有機聯系。

三、推進檔案數字化與數字化檔案管理的對策

數字化檔案管理在具體設施過程中，必須依托高新技術的支持。數字化檔案不是在傳統檔案系統內部產生的，它的顯著特點是完全依賴現代化通訊網絡基礎而進行的管理和工作。筆者認為，在推進數字檔案化與數字化檔案管理方面，可以從以下幾個方面入手。

（一）予以科學規(guī)劃

檔案數字化是一個系統工程，必須立足于長遠的科學規(guī)劃，為此要抽調檔案、信息等部門的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數字化的近遠期目標，要明確哪些檔案需要數字化，哪些檔案需要優(yōu)先數字化，哪些檔案又需要長時間實行數字化，然后按照輕重緩急分步驟實施。

（二）進行成本核算

目前，將傳統的載體進行數字化費用較高，并且傳統檔案數字化后，必須支付一定的費用，如對大量的數字文件進行管理和維護，數字化后電子文件的保存需要持續(xù)的管理，都需一定的經濟投入，所以必須思考投入產出績效。如果不加強核算，則有可能導致數字化成果在若干年以后完全無法使用，造成不必要的浪費。

（三）建立雙套制管理機制

由于目前傳統載體的檔案管理基礎相對薄弱，數字化過程中有很多問題待解決，因此在相當長的一段時間內企業(yè)的檔案保存還要堅持雙套制管理機制。在保存電子檔案的同時也保存相對應的傳統載體檔案，以確保檔案信息內容的安全、完整和真實，并最大限度地發(fā)揮檔案信息的支撐作用。

（四）提高員工的素質

第9篇：檔案數字化的重要性范文

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案；數字化管理

事業(yè)單位檔案是對于事業(yè)單位組織工作的構建和發(fā)展，對人員調動財務管理的信息保存手段。任何單位和組織，都離不開檔案管理，所以需要根據不同時期單位發(fā)展的需求，合理制定檔案管理策略，將數字化管理歸納入單位工作的重點。在事業(yè)單位的工作中，檔案管理工作為事業(yè)單位的進一步發(fā)展打下了提供第一手資料的堅定基礎。把檔案數字化，通過數據庫技術、壓縮技術和掃描技術，把傳統的紙質、聲像保存為歸檔檔案，通過數字化處理之后，可以利用計算機技術大大提高檢索的速度，更節(jié)省了檔案存儲空間。所以事業(yè)單位必須加強數字化檔案的管理整合，有效解決檔案管理中存在的問題，使工作得到順利完善的開展。

一、數字化檔案管理分析

（一）數字化檔案管理的意義

所謂數字化檔案管理，簡單地說就是將傳統的紙張材質轉化為電子形式，記錄檔案的工作方式也從人工錄入轉變成計算機錄入，實現了檔案管理的統一化、標準化。圖像、視頻等也可以轉變?yōu)?和0組成的數碼序列，統一刻錄到存儲磁盤當中。數字化管理模式，在檔案管理事業(yè)中起到了很重要的作用，是我國檔案事業(yè)一個跳躍性成就。

（二）數字化檔案管理現狀

1）缺乏現代化管理工具，檔案的數字化管理離不開計算機設備的支持?，F階段雖然很多的事業(yè)單位都建立了數字化管理模式，也逐漸認識到了數字化管理的重要性，但是管理中缺乏規(guī)范化，很多事業(yè)單位的計算機設備和計算機軟件十分缺乏，導致檔案工作數字化無法全面開展。雖然有了數字化管理理念，但是沒有硬件設施的配合，提高工作效率的作用將發(fā)揮不出來。2）檔案檢索效率低，數字化檔案管理中計算機檢索是關鍵，代替了以往的人工手動檢索方式，大大縮減了查找時間，提升了工作效率，不過目前的事業(yè)單位在檔案檢索方面技術不夠成熟，檢索效率低，阻礙了數字化檔案管理的發(fā)展，降低了工作質量。3）數字化檔案管理的必要性，檔案管理分為文書檔案、基建檔案和人事檔案三個部分。傳統意義上的檔案管理工作效率低，不方便查找，所以數字化管理的優(yōu)勢就體現出來了，查閱更加方便，查找時間縮短，有效提高了經濟效益。不再需要大量的人力資源整理，提高了辦公效率。提高了檔案的利用率，讓翻閱檔案工作變得方便簡單，用戶在計算機上就能準確得到有效信息，大大提高了檔案的利用效率。

二、檔案數字化管理的策略討論

（一）建立完善的檔案管理系統

數字化檔案管理是通過運用計算機來進行檔案管理，一系列的管理工作是綜合性活動，所以需要在工作中建立有效的數字化工作管理系統，事業(yè)單位可結合自身的實際情況來制定，其中包含有設備的型號選擇、檔案整理、檔案系統管理、軟件開發(fā)、光盤備份還有掃描錄入、管理查詢等系列工作安排。檔案管理系統的建立屬于數字化檔案管理的基本方法，可以在單位的內部建立一個特殊域名的網站，將所有的檔案數據統一管理。

（二）檔案管理工作責任的合理分配

將紙質檔案轉化為數字化檔案的錄入過程是比較復雜的，由于事業(yè)單位的各項事務在不斷的進行，檔案資料內容也越來越多，分類需要非常的詳細。以前傳統的紙質檔案需要專門的工作人員來收取歸檔并且保存管理，造成很大的負擔。因為合理的規(guī)劃檔案管理工作十分重要，需要在數字化檔案管理過程中，任何的工作人物和工作問題都要得到有效的解決，工作問題不遺留，把檔案資料完善的編輯和分類，可以專門規(guī)劃幾名工作人員共同參與規(guī)劃工作，保證上交檔案格式的整齊規(guī)范。

（三）檔案管理工作的標準化

事業(yè)單位的檔案數字化管理工作除了對于現存的檔案進行數字化掃描錄入、建立各種檔案表格、財務檔案、員工檔案等分門別類的信息輸入工作之外，還需要根據單位工作的實際需要，把檔案的提交格式和時間等進行統一規(guī)定，便于工作人員統一錄入管理。對于檔案工作管理的標準化制度設定，就是針對檔案來源、類型以及存檔位置制定統一的檔案資料范本，要求各部門按照標準來執(zhí)行工作，能夠有效提升錄入和檢索工作的完成。

（四）保證檔案的安全管理

數字檔案不同于以往的傳統文件檔案，在管理工作上就有很多特殊性，建議事業(yè)單位在進行數據庫建設時，選擇合適的設備進行檔案保存和備份，根據檔案的重要程度來選擇不同的保護級別，讓檔案管理人員能夠獲得有效的處理效果，積極保障系統的工作能力，提高系統數據的安全性是數字化檔案管理的重中之重。

三、結語

數字化信息技術已經是現在社會中主流的工作技術種類之一，在檔案管理中運用信息技術，實現數字化檔案管理模式，使得檔案管理的工作質量和效率得到有效提高，數字化管理模式已經成為了檔案管理的主要趨勢，事業(yè)單位在工作中必須重視這一現實，在工作中積極引進計算機信息技術，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，全方位推動我國事業(yè)單位檔案管理數字化的發(fā)展。

作者:邢煒 單位:河北省廣播電視技術中心

參考文獻:

[1]朱艷瑩.淺談新時期事業(yè)單位檔案的數字化管理[J].當代經濟,2011,06:62-63.

[2]何杏儀.關于新時期事業(yè)單位檔案的數字化管理的探討[J].南方論刊,2012,04:78-79.