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電子檔案制度精選(九篇)

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電子檔案制度

第1篇:電子檔案制度范文

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院管理 電子檔案 問題 對(duì)策

隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展,醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)也日新月異,醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書文檔發(fā)展為多層次,多形式的檔案模式,電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求,如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質(zhì)量,是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問題。加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè),是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)[1]。通過對(duì)電子文件管理存在問題及對(duì)策進(jìn)行探討,推進(jìn)電子檔案的管理。

1 醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理職責(zé)不明確,管理線條多

醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé),綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等,由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求,醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理,而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗(yàn)檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理,電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則由信息科管理,在一個(gè)單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀,導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確,管理線條多,管理不到位的現(xiàn)象。

1.2 醫(yī)院電子檔案管理的意識(shí)和制度不健全

有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理,但實(shí)際運(yùn)行效果不夠理想,不少部門人員檔案意識(shí)較淡薄,一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室,不能及時(shí)歸檔,導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。平時(shí)單位組織的學(xué)習(xí)多與專業(yè)技術(shù)有關(guān),很少組織檔案管理方面的學(xué)習(xí),檔案管理的宣傳力度及認(rèn)識(shí)均不夠。同時(shí),由于對(duì)醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及范疇還不夠明確,導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對(duì)落后,跟不上檔案管理的需求。

1.3 電子檔案管理不規(guī)范,缺失、損壞現(xiàn)象較普遍

由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管,缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理,同時(shí)由于電子檔案需要依賴計(jì)算機(jī)貯存,科室在日常計(jì)算機(jī)管理時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象,同時(shí)如何對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識(shí)均十分匱乏,導(dǎo)致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

由于醫(yī)療是一門專業(yè)性很強(qiáng)的專業(yè),目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術(shù)知識(shí)、醫(yī)療管理流程、電子信息技術(shù)、檔案專業(yè)知識(shí)等方面均有待提高,在醫(yī)療人才培養(yǎng)中,多重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)方面的提高,對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高的意識(shí)不夠,投入不足,導(dǎo)致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展,直接影響了檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

1.5 檔案管理硬件不能滿足要求

醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣,計(jì)算機(jī)在醫(yī)院已廣泛應(yīng)用,部分科室已經(jīng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng),但全院網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善,相應(yīng)的檔案管理需要的硬件投入不足,能夠適合電子檔案管理的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相對(duì)較少,導(dǎo)致電子檔案管理往往不能滿足要求。 轉(zhuǎn)貼于

2 提高醫(yī)院電子檔案管理的對(duì)策

2.1 建立完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

醫(yī)院檔案信息量大、類別多,可采取相應(yīng)的高科技手段,為數(shù)據(jù)庫(kù)無紙化創(chuàng)造契機(jī)[2]。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證,通過三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立,明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線條及要求,這種管理模式有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管,有利于組織監(jiān)督各相關(guān)部門的檔案管理工作;有利于明確各部門的職責(zé);有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范,同時(shí)有利于通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)多元化信息資源的共享及權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。

醫(yī)院的電子檔案管理可以實(shí)行檔案管理與其他信息管理分開的方式,這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成,信息科負(fù)責(zé)醫(yī)院病案統(tǒng)計(jì)管理、圖書管理和計(jì)算機(jī)管理,綜合檔案室主要對(duì)各種門類、載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,并對(duì)本單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。二個(gè)部門職責(zé)明確,互相配合,共同協(xié)作。

2.2 制定相應(yīng)的電子檔案管理制度

要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作,制度建設(shè)的重要環(huán)節(jié),醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度,電子檔案的利用、保管制度,制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定,并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中去,建立健全醫(yī)療電子檔案的動(dòng)態(tài)管理制度,使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行管理。

2.3 加強(qiáng)培訓(xùn),提高認(rèn)識(shí)

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和了解醫(yī)療活動(dòng)的規(guī)律、工作流程、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識(shí)。特別是對(duì)于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)管理安全等技術(shù)的應(yīng)用,需要檔案管理人員需要及時(shí)更新自己的知識(shí)才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí),要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的檔案管理規(guī)定,提高對(duì)檔案管理知識(shí)的認(rèn)識(shí)及理解。

2.4 加大檔案管理的投入

電子檔案管理的好壞,關(guān)系到醫(yī)療安全及檔案信息的完整,也是醫(yī)院教學(xué)、科研的需要,最終達(dá)到檔案能夠得到充分利用的目的。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案管理硬件及軟件方面的投入,配置各方面性能較優(yōu)越的計(jì)算機(jī)、軟件,刻錄儀器及選擇科學(xué)的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡(luò)安全的軟件,如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等,保障電子檔案的正常、有序運(yùn)行。

隨著科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展,醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化,醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進(jìn),緊跟時(shí)代的步伐,檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí),不斷提高自己,不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作,以滿足醫(yī)院對(duì)檔案管理不斷提高的需要,為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 蔣莉君.談醫(yī)院檔案管理.西部醫(yī)學(xué).2008(20)02:444-445.

第2篇:電子檔案制度范文

關(guān)鍵詞:檔案管理;檔案;電子信息技術(shù);保密

一、傳統(tǒng)類檔案保密工作特點(diǎn)

1.檔案存放地點(diǎn)是保密工作重點(diǎn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)性檔案受自身?xiàng)l件限制,必須集中存放在溫度、濕度適宜的場(chǎng)所之中。《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定,檔案存放地點(diǎn)必須具備防盜措施,要制定嚴(yán)格的檔案存放地點(diǎn)管理制度,無關(guān)人員一律禁止進(jìn)入,最大程度上保證了檔案文件的保密性和安全性。

2.注重對(duì)于檔案管理人員的職業(yè)教育。《檔案法》中嚴(yán)格規(guī)定,機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位必須有專門的檔案管理人員,嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。近年來,大部分省市和地區(qū)已經(jīng)制定了檔案管理員資格準(zhǔn)入制度,要求單位檔案管理人員必須持有相關(guān)的檔案管理員資格證明,并定期組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)和技能培訓(xùn),加強(qiáng)職業(yè)道德教育。管理人員的專業(yè)化保證了檔案管理保密工作的順利進(jìn)行。

3.較為合理地依據(jù)檔案保密程度對(duì)類檔案進(jìn)行分級(jí)管理。按照有關(guān)規(guī)定,傳統(tǒng)檔案按照保密程度不同,分為絕密、機(jī)密、秘密等幾個(gè)密級(jí)。在我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理體制中,不同密級(jí)的檔案需要進(jìn)行分類集中管理,并對(duì)不同密級(jí)檔案的管理和查閱等工作進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。與此同時(shí),對(duì)各個(gè)密級(jí)檔案的解密標(biāo)準(zhǔn)、解密時(shí)限、解密方式等進(jìn)行了嚴(yán)格限制。這就最大限度地保護(hù)了檔案的秘密性。

隨著社會(huì)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,目前我國(guó)的檔案管理模式已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)型檔案發(fā)展為利用電子信息技術(shù)為主的電子信息檔案系統(tǒng)。與傳統(tǒng)型類檔案保密工作相比,電子信息檔案保密工作有其特殊之處,一些傳統(tǒng)檔案管理工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)信息化要求。近一個(gè)階段,我國(guó)出現(xiàn)數(shù)起利用電子信息技術(shù)進(jìn)行泄密的惡性案件,給我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)帶來巨大影響。如何在電子信息技術(shù)條件下做好類檔案保密工作,需要檔案管理工作者給予高度重視和進(jìn)行認(rèn)真研究。

二、利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的優(yōu)勢(shì)和不足

1.利用電子信息技術(shù)管理類檔案的優(yōu)勢(shì)。首先,電子信息檔案保存管理相對(duì)方便。電子信息檔案由于采取數(shù)碼技術(shù)進(jìn)行壓縮,存儲(chǔ)介質(zhì)占用空間極小,對(duì)存放場(chǎng)地要求相對(duì)較低。其次,電子信息檔案便于調(diào)閱和使用。由于電子信息檔案?jìng)鬏斔俣容^快,資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷,方便用戶使用,可以極大提高檔案管理工作服務(wù)社會(huì)的能力。

2.利用電子信息技術(shù)管理類檔案的不足。誠(chéng)然,利用電子信息技術(shù)管理類檔案的不足和優(yōu)勢(shì)一樣顯而易見。由于電子信息技術(shù)自身特點(diǎn),類檔案一旦泄密,其傳播速度快、傳播內(nèi)容豐富等特點(diǎn)會(huì)給檔案管理工作和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展帶來巨大危害。電子信息技術(shù)傳受主體多樣性的特點(diǎn)決定了電子信息檔案泄密后,其損失難以在短時(shí)間內(nèi)彌補(bǔ)。三、如何做好電子信息檔案保密工作

筆者認(rèn)為,做好電子信息檔案保密工作總的原則應(yīng)該是充分利用電子信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn),取長(zhǎng)補(bǔ)短,努力克服問題和不足。具體說來,應(yīng)注意以下幾方面。

1.牢固樹立檔案管理以及保密工作的服務(wù)意識(shí)。無論是檔案管理還是保密工作,其根本出發(fā)點(diǎn)都是為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供資料。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行性檔案管理,其目的是為了更好地為社會(huì)提供服務(wù)。因此說,服務(wù)意識(shí)是檔案管理工作必須樹立的指導(dǎo)思想。

2.建立完善的電子檔案查詢使用制度,用制度化的方式確保電子檔案安全。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。

(1)要根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開展檔案利用工作的同時(shí),確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明,便于執(zhí)行。要在傳統(tǒng)管理制度的基礎(chǔ)上,結(jié)合電子信息檔案的特點(diǎn)制定更加完善的管理制度。

(2)要充分保證電子檔案儲(chǔ)存介質(zhì)的安全。電子信息檔案儲(chǔ)存介質(zhì)一般以光盤、軟盤及硬盤為主。一方面要采取相應(yīng)的防火防水措施,保證硬件安全,另一方面要及時(shí)做好相應(yīng)備份,防止電子儲(chǔ)存介質(zhì)發(fā)生故障后重要資料丟失。

3.進(jìn)一步提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員,是利用制度的直接貫徹者,對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任,在今后的工作中,除了要對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)電子信息管理技術(shù)及檔案管理專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)以外,更為重要的是要加強(qiáng)職業(yè)意識(shí)教育。要培養(yǎng)他們高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神,熱愛檔案和檔案事業(yè);要有較高的文化知識(shí),能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題,從中掌握利用工作的規(guī)律。

當(dāng)然,利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理是一個(gè)十分復(fù)雜的系統(tǒng)性工程,需要?jiǎng)訂T社會(huì)方方面面的力量參與其中,形成“保密帶動(dòng)管理,管理帶動(dòng)服務(wù)”的良性互動(dòng)工作模式,切實(shí)將我國(guó)的檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平。

參考文獻(xiàn):

[1]《中國(guó)大百科全書》,陳兆吳主編.

[2]《中華人民共和國(guó)檔案法》,法律出版社,2003年5月.

第3篇:電子檔案制度范文

1.理順關(guān)系,制定制度,強(qiáng)化電子檔案的歸檔管理。2003年,檔案管理部門開始接手電子檔案的歸檔管理后,建立健全規(guī)章制度,制定了電子檔案歸檔管理制度和有關(guān)規(guī)定,得到院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。以技術(shù)管理通報(bào)的形式,了《院工程CAD成品文件的歸檔流程實(shí)施辦法》等一系列電子文件成品文件的歸檔規(guī)章制度和規(guī)定,做到責(zé)任落實(shí)到人。檔案人員嚴(yán)格把關(guān),認(rèn)真核對(duì)。從源頭上杜絕電子文件的丟失,保證了歸檔電子檔案成套性、連續(xù)性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性、有效性,提高了電子檔案的歸檔率。

2.重視電子文件歸檔后的檢查驗(yàn)收和備份工作。檔案人員在接收電子檔案歸檔時(shí),力求全面,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與專業(yè)人溝通,有效地解決了電子檔案歸檔后的相關(guān)工作。此外,檔案部門還定期對(duì)電子檔案進(jìn)行了數(shù)據(jù)備份,實(shí)行異地保存,保證了電子檔案數(shù)據(jù)和信息的安全。

3.獎(jiǎng)罰分明,加大電子檔案歸檔的文明考核力度。2004年8月,院印發(fā)《進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范CAD成品文件及文本電子文件的歸檔要求的通知》,進(jìn)一步完善和明確了CAD電子文件及電子文本文件的歸檔工作。同時(shí),對(duì)電子檔案歸檔存放位置、字型、CAD成品文件的正確命名,以及已經(jīng)出版的CAD正式成品文件和文本電子文件的管理作出新的規(guī)定。檔案部門定期檢查,并把檢查結(jié)果納入院月度雙文明考核中,對(duì)違規(guī)者給予處罰,對(duì)執(zhí)行好的設(shè)計(jì)人員給以獎(jiǎng)勵(lì)。4.嚴(yán)格保密制度,防止電子檔案的流失。在CAD成品電子文件歸檔工作中,嚴(yán)格按照檔案和安全保密條例去做,涉及電子成品文件的調(diào)用和轉(zhuǎn)換、拷貝,采取事先填寫CAD成品調(diào)用審批單,實(shí)行院領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)簽字審批制度。通過一系列電子檔案歸檔管理制度的完善,電力工程設(shè)計(jì)的電子檔案管理工作,有了長(zhǎng)足的的發(fā)展。

二、今后工作的對(duì)策

為了改進(jìn)和加強(qiáng)電子檔案歸檔工作的管理,更好地為專業(yè)設(shè)計(jì)工作服務(wù),今后應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作。

1.取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和有關(guān)部門的配合。從電子檔案形成的過程看,它既來源于工程設(shè)計(jì)部門和信息管理部門,也來源于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)等,其涉及面廣、內(nèi)容多、專業(yè)性強(qiáng)。因此,僅靠檔案人員有難度,需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的支持和通力協(xié)作。為此,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要把電子檔案工作同其它工作一起抓,將電子檔案歸檔工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作日程,納入工程計(jì)劃管理,幫助協(xié)調(diào)好檔案人員與有關(guān)部門的關(guān)系。

2.做好宣傳教育工作,增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。為了更好地把電子文件的歸檔工作落到實(shí)處,檔案部門應(yīng)認(rèn)真貫徹《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定,會(huì)同有關(guān)部門積極開展檔案法規(guī)和安全保密條例知識(shí)的普及教育工作,使每個(gè)專業(yè)人員都能明確其在電子檔案歸檔工作中所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù),進(jìn)而形成人人懂檔案、人人管檔案的局面,讓更多的人配合我們搞好電子檔案的歸檔工作。

3.加強(qiáng)崗位培訓(xùn)教育,提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過培訓(xùn),不但要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí),還要學(xué)習(xí)其他現(xiàn)代科學(xué)知識(shí),使檔案人員成為復(fù)合型的檔案工作者。通過組織學(xué)習(xí)《檔案法》,增強(qiáng)全體檔案人員的法制觀念,依法治檔,是今后做好電子檔案管理工作,促進(jìn)檔案事業(yè)全面發(fā)展的重要依據(jù)。

第4篇:電子檔案制度范文

關(guān)鍵詞:電子教學(xué)檔案;檔案管理;優(yōu)勢(shì)分析;問題分析;優(yōu)化措施

中圖分類號(hào):G640 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1002-2589(2013)33-0317-02

大學(xué)檔案按類別可簡(jiǎn)單地分為:黨檔案,行政工作檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、研究檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)記錄、學(xué)校的歷史檔案,人事檔案等。電子記錄是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),檔案管理人員在使用電腦的基礎(chǔ)上,組織和存儲(chǔ)在磁盤、硬盤、磁性載體材料等上的文件。2008年9月1日頒布的“檔案工作管理辦法”(簡(jiǎn)稱27號(hào)令)規(guī)定,重要文件損壞、褪色,應(yīng)及時(shí)修復(fù)文件并數(shù)字化,加工成電子記錄保存[1]。隨著高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大,無論是學(xué)生還是工作人員數(shù)量都在急劇增長(zhǎng),這毫無疑問地給高校電子教學(xué)檔案管理形成了一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。

一、電子教學(xué)檔案管理的優(yōu)勢(shì)分析

(一)信息處理能力大大提升

隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大,教學(xué)檔案管理工作無論是量度還是難度都大大提升,然而傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方法不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力,而且容易出現(xiàn)紕漏,顯然無法滿足現(xiàn)今的管理需求。借助現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),電子教學(xué)檔案不僅有強(qiáng)大的信息儲(chǔ)存功能,而且具有快速的信息轉(zhuǎn)換功能,大大提高了工作效率。除此之外,電子教學(xué)檔案還可將文字、聲音、影像等內(nèi)容集成保存,這就增加了檔案的可讀性、可視性、可靠性,豐富了檔案的內(nèi)容。

(二)信息共享能力大大提升

傳統(tǒng)的教學(xué)檔案主要以紙質(zhì)文檔為主要形式得以保存,這種保存形式不利于遠(yuǎn)距離的傳閱,并且容易在傳閱途中遺失或破損,這就大大降低了教學(xué)檔案的利用效率。而電子教學(xué)檔案可以十分便利地交流與共享,單單傳閱這一項(xiàng)就可以節(jié)省很多運(yùn)輸成本,大大提高了經(jīng)濟(jì)效率。此外,電子教學(xué)檔案還大大節(jié)省了工作人員對(duì)檔案進(jìn)行歸類、排序、搜索等工作量度,在現(xiàn)在信息技術(shù)的輔助下,簡(jiǎn)單的文字搜索就可以找到自己想要的相關(guān)資料。

(三)存儲(chǔ)更加便利

傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案的保存對(duì)環(huán)境有一定的條件要求,只有適宜的溫度、濕度以及微生物環(huán)境紙質(zhì)檔案才有長(zhǎng)期保存的可能性。因此在傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理過程中需要花費(fèi)大量的人力物力確保保存環(huán)境的適宜性,防潮防蟲防老化更是不可或缺的工作。此外,紙質(zhì)教學(xué)檔案需要消耗大量的紙張,這在一定程度上也對(duì)環(huán)境造成了破壞。然而電子教學(xué)檔案可以很好地解決上述問題,電子教學(xué)檔案可以大存量地儲(chǔ)存于硬盤、U盤等一系列現(xiàn)代儲(chǔ)存器中?,F(xiàn)代存儲(chǔ)器不僅體積小容易保管而且儲(chǔ)存安全性、容量性都是傳統(tǒng)管理方式不可相比的。

二、高校電子教學(xué)檔案管理問題分析

(一)缺失規(guī)范的、有效的電子教學(xué)檔案管理規(guī)章制度

大多數(shù)電子教學(xué)檔案的保存分散在各二級(jí)學(xué)院,由于種種原因?qū)е露鄶?shù)高校電子教學(xué)檔案管理者不熟悉中國(guó)《檔案法》,《檔案管理?xiàng)l例》和其他有關(guān)法律法規(guī),無論是在工作過程中,還是在自己工作的思維意識(shí)中,都沒有嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī),開展檔案管理工作[2]。由于規(guī)章制度的缺失,導(dǎo)致一些電子教學(xué)檔案處于“被忽略”狀態(tài),多數(shù)電子教學(xué)檔案“被忽略”在了管理范圍之外。

(二)電子教學(xué)檔案管理意識(shí)不強(qiáng),重視程度不夠

由于相關(guān)規(guī)章制度的缺失,導(dǎo)致相關(guān)管理人員對(duì)電子教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠。對(duì)電子教學(xué)檔案管理工作的不重視,造成了人力、物力、財(cái)力都難以滿足電子教學(xué)檔案管理工作所需的必要條件。高校又因其獨(dú)特的性質(zhì)(學(xué)生和教職工人數(shù)眾多、學(xué)生和教職工來自全國(guó)各區(qū)域、且變動(dòng)頻繁),每年都有成千上萬的檔案需要變動(dòng),維護(hù)、更改、保存、遷動(dòng)等相關(guān)流程造成檔案管理工作量十分龐大。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變成電子檔案無疑也加重了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

(三)電子教學(xué)檔案管理過程缺乏系統(tǒng)規(guī)范性

根據(jù)《檔案法》和《大學(xué)檔案管理辦法》,高校電子教學(xué)檔案管理的任務(wù)主要集中在收集、整理、鑒定、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)、編制等六個(gè)方面,通過這六個(gè)環(huán)節(jié)提高教學(xué)檔案的研究和利用水平,這是一種固有的運(yùn)營(yíng)嚴(yán)格的法律制度。由于提出的模糊歸檔范圍,導(dǎo)致一些高價(jià)值的基層教學(xué)單位、教師未能及時(shí)提交歸檔,慘痛地?fù)p失一些高價(jià)值檔案;一些價(jià)值不高的教學(xué),又被不經(jīng)選擇地留存了下來,減少了檔案使用中的價(jià)值。由于檔案的保管不當(dāng),造成了一些歷史檔案的破損、字跡模糊等現(xiàn)象。由于檔案的研編能力有限,導(dǎo)致檔案利用價(jià)值不高。由于檔案利用制度的不完善,造成檔案的遺失、破損等一系列損害流失現(xiàn)象。

三、高校電子檔案管理優(yōu)化措施

(一)開發(fā)檔案管理系統(tǒng),提高檔案管理信息化水平

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理的系統(tǒng),我們稱之為電子檔案管理系統(tǒng),各高校應(yīng)根據(jù)自身電子檔案管理情況,設(shè)計(jì)制作一套與之情況相適應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)(輸入設(shè)備、輸出設(shè)備、儲(chǔ)存設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和計(jì)算機(jī))和軟件系統(tǒng)(管理端軟件和查詢端軟件)兩部分,高校應(yīng)結(jié)合自身情況以此為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)自己的電子檔案管理系統(tǒng)[3]。在開發(fā)了電子檔案管理系統(tǒng)之后,高校還應(yīng)加快電子檔案管理信息化建設(shè),制定檔案管理信息化總體規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn),以確保用戶簡(jiǎn)捷、快捷地獲取所需的檔案信息。通過對(duì)電子教學(xué)檔案立卷、歸檔、訪問等方面設(shè)置相應(yīng)的命令來實(shí)現(xiàn)電子記錄存儲(chǔ)、管理和使用,以不斷提高管理電子教學(xué)檔案的信息化水平。

(二)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),完善制度,健全機(jī)制

由于電子教學(xué)檔案主要保存于各二級(jí)學(xué)院,這就要求各學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)必須重視電子教學(xué)檔案的管理工作,采取措施加大相關(guān)管理與監(jiān)督力度。完善有效的管理制度是做好電子教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ),是做好電子教學(xué)檔案管理工作的必要條件。因此需從收集整理、歸檔保管等各方面入手,制定相應(yīng)的電子教學(xué)檔案管理制度。電子教學(xué)檔案的管理工作主要集中在各二級(jí)學(xué)院,因此應(yīng)當(dāng)建立以校檔案室、學(xué)院(職能部門)為主體的二級(jí)管理結(jié)構(gòu)。學(xué)校檔案室以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主,做好學(xué)院(職能部門)專、兼職檔案員業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作,提高專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作責(zé)任感[4]。

(三)提高管理人員專業(yè)技能,重視管理人員隊(duì)伍建設(shè)

隨著科技的進(jìn)步,信息時(shí)代的到來,以及電子檔案管理使用計(jì)算機(jī)的文件管理需求,這就需要相關(guān)管理人員必須具備必要的專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的素質(zhì)。無論從技術(shù)性角度還是從專業(yè)性角度,電子教學(xué)檔案管理都是一項(xiàng)極為復(fù)雜的工作。這就要求相關(guān)管理人員必須通過不斷的學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)來提升自己的專業(yè)技能,以完成電子教學(xué)檔案管理工作。當(dāng)然學(xué)校層面也可以通過一系列培訓(xùn)、檢查、評(píng)比活動(dòng)來促使檔案管理工作的提高。電子教學(xué)檔案管理可以說是一項(xiàng)極其復(fù)雜的系統(tǒng)工程,它不僅僅只是管理還包括電子教學(xué)檔案的形成、積累、貯存、和開發(fā)利用。要做好這項(xiàng)工作,我們必須專注于管理人員隊(duì)伍建設(shè),提高他們的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì),組織其學(xué)習(xí)檔案管理系統(tǒng)知識(shí)和基本的電腦操作,要求他們掌握熟練的運(yùn)用技術(shù),靈活運(yùn)用文件管理系統(tǒng)軟件。

(四)增加經(jīng)費(fèi)投入,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

電子教學(xué)檔案的管理需要配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和電子設(shè)備,目前多數(shù)高校由于對(duì)電子教學(xué)檔案管理的重視度不夠,此方面的預(yù)算投入不足,造成許多教學(xué)檔案資料不能及時(shí)電子化,甚至有些教學(xué)檔案被忽略在了電子化之外,不能及時(shí)形成網(wǎng)絡(luò)檔案,降低了教學(xué)檔案的利用率。就此學(xué)校方面應(yīng)該投入足夠的預(yù)算資金,實(shí)現(xiàn)信息化管理和辦公自動(dòng)化,充分發(fā)揮電子教學(xué)檔案的便捷優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案共享機(jī)制;充分利用快捷的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),保管好教學(xué)檔案,防止教學(xué)檔案的不必要流失;充分管理利用好教學(xué)檔案,服務(wù)于高校教育科研事業(yè)。

(五)加強(qiáng)信息化管理,提高檔案的利用率

電子教學(xué)檔案較之傳統(tǒng)教學(xué)檔案而言,有便捷、精準(zhǔn)、全面、共享等方面的優(yōu)勢(shì)。因此加強(qiáng)電子教學(xué)檔案信息化管理,有助于提高教學(xué)檔案的利用率。加強(qiáng)電子教學(xué)檔案信息化管理,我們可以嘗試從以下幾個(gè)方面入手:第一,設(shè)計(jì)制作計(jì)算機(jī)檔案管理軟件系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化;第二,建立電子教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù),利用數(shù)據(jù)庫(kù)分類技術(shù)把電子教學(xué)檔案的目錄數(shù)字化;第三,將教師的教學(xué)資料通過檔案管理原理和現(xiàn)代信息數(shù)字技術(shù)的結(jié)合,放到網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺(tái),以便教學(xué)檔案的資源共享,以推動(dòng)教師之間的相互學(xué)習(xí),提高高校的教學(xué)水平,與此同時(shí)也減輕了教師們和檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān),也提高了工作效率。

(六)提高安全管理意識(shí),保證文檔真實(shí)性

電子教學(xué)檔案有便捷、精準(zhǔn)、全面、共享等方面的優(yōu)點(diǎn),同時(shí)它也存在錯(cuò)誤刪除無法恢復(fù)、磁盤硬盤損壞、易被竊取拷貝、數(shù)據(jù)中毒等缺點(diǎn)。針對(duì)這些缺點(diǎn)我們應(yīng)加強(qiáng)安全管理意識(shí),建立一套安全防范機(jī)制,以確保電子教學(xué)檔案的安全性和準(zhǔn)確性。首先,防火墻的安裝、門戶訪問的設(shè)置、定期殺毒、病毒庫(kù)的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵;其次,認(rèn)真學(xué)習(xí)電子檔案相關(guān)安全保密制度并嚴(yán)格遵守,平衡公開與保密兩者之間的尺度。利用密碼保護(hù)、身份認(rèn)證、權(quán)限控制等手段防止非公開檔案的安全隱患;最后,檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成文檔備份的習(xí)慣,同時(shí)數(shù)據(jù)信息管理部門也應(yīng)做好數(shù)據(jù)庫(kù)備份工作,防止因計(jì)算機(jī)故障、病毒入侵等意外事故造成電子教學(xué)檔案意外損壞與丟失[1]。

四、結(jié)語(yǔ)

電子教學(xué)檔案與傳統(tǒng)教學(xué)檔案相比存在明顯的優(yōu)勢(shì),教學(xué)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在日常管理工作中,有意識(shí)地發(fā)揮電子教學(xué)檔案的優(yōu)勢(shì),注意培養(yǎng)“電子教學(xué)檔案”管理意識(shí),嚴(yán)格遵守電子教學(xué)檔案管理的相關(guān)規(guī)定。但目前我國(guó)高校的電子教學(xué)檔案管理制度還不是很完善,還存在著一些問題,因此我們政府應(yīng)當(dāng)依據(jù)目前所存在的這些問題,制定相關(guān)法律法規(guī)及其相關(guān)政策,使電子教學(xué)檔案的管理更加制度化、規(guī)范化。

參考文獻(xiàn):

[1]趙俊.高校電子檔案管理現(xiàn)狀及問題芻議[J].長(zhǎng)春理工大學(xué)學(xué)報(bào),2013,(1):6-7.

[2]呂潔.淺談高校教學(xué)檔案電子信息化管理[J].卷宗,2012,(4):113.

第5篇:電子檔案制度范文

一、電子檔案管理面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)

1、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。由于電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有極強(qiáng)的依賴性,所以當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在問題時(shí),將可能導(dǎo)致一系列嚴(yán)重后果,如軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施不能滿足電子檔案工作的需要或達(dá)不到預(yù)期的使用目的;載體穩(wěn)定性差、物理壽命短、容易損壞;與本單位其他軟件不兼容,影響檔案工作效率;所選擇的技術(shù)方案落后,容易被淘汰;系統(tǒng)有缺陷,給病毒、蠕蟲、木馬等惡意程序的傳播和入侵提供機(jī)會(huì);在文件傳輸時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)碼、亂碼、無法識(shí)別等現(xiàn)象。這些都會(huì)給電子檔案的交換、共享、長(zhǎng)期保存帶來難度。

2、自然環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)。產(chǎn)生這一風(fēng)險(xiǎn)的主要因素有三:一是保管場(chǎng)所因素,包括溫度、濕度、光線、電磁場(chǎng)等,不適宜的保管條件會(huì)導(dǎo)致電子檔案質(zhì)量缺損,如高溫、高濕會(huì)縮短信息載體的壽命,強(qiáng)磁場(chǎng)則可能導(dǎo)致磁帶消磁等;二是自然災(zāi)害,如地震、洪水、冰雹等不可抵抗的自然環(huán)境災(zāi)難;自然災(zāi)害帶有一定的地域特征,如雷電多發(fā)區(qū)可能發(fā)生雷電擊毀電腦芯片的現(xiàn)象;三是不可抵抗的人為災(zāi)難,如恐怖襲擊、縱火等。上述情況給電子檔案帶來的損失往往是毀滅性的。

3、管理風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案管理是一種新的檔案形式,目前,電子檔案的管理還有許多不盡如人意的地方,如資金投入不足、機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)不重視、人員配備不到位、沒有明確主管部門、沿用或照搬紙質(zhì)檔案的管理方法、缺乏科學(xué)適用的管理制度化管理標(biāo)準(zhǔn)等,這些因素加大了電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)程度。

4、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)。即由于數(shù)據(jù)存取不當(dāng)對(duì)電子檔案的真實(shí)性、完整性所造成的風(fēng)險(xiǎn),這一風(fēng)險(xiǎn)基本上來源于本單位內(nèi)部。主要表現(xiàn)為:一是電子檔案形成過程中數(shù)據(jù)采集不準(zhǔn)確或有缺損;二是數(shù)據(jù)存取權(quán)限未加密或加密方法簡(jiǎn)單;三是檔案管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)不高或風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)等原因所引起的操作失誤;四是未經(jīng)授權(quán)的人員擅自進(jìn)入電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)篡改、增刪、復(fù)制或使用數(shù)據(jù);五是數(shù)據(jù)備份不及時(shí)。

二、加強(qiáng)電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的對(duì)策

1、保證電子檔案載體的安全。要根據(jù)不同的載體介質(zhì),建立一個(gè)適合與電磁介質(zhì)、電光介質(zhì)的保存環(huán)境,做到恒溫恒濕、避光、防塵、防蟲、防磁場(chǎng)、防機(jī)械磨損等。此外,還要避免某些人為的使用不當(dāng)而造成載體的損壞。

2、確保電子檔案的穩(wěn)定性和安全性。由于電子檔案是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來提供利用的,所以要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理,建立強(qiáng)大有效地防火墻系統(tǒng),嚴(yán)防因黑客與計(jì)算機(jī)病毒的入侵而造成電子檔案的失真和損壞。

3、確保電子檔案管理的保密性。電子檔案利用涉及的人群較多,有檔案載體的保管人員、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理人員、數(shù)據(jù)維護(hù)操作人員等,因其工作職責(zé)不同,對(duì)電子檔案的使用權(quán)限也應(yīng)有所不同,因此,要根據(jù)電子檔案的密級(jí)確定利用范圍,并進(jìn)行不同的加密處理,所用密碼要定期更換,對(duì)所利用的電子檔案要進(jìn)行全程監(jiān)控并自動(dòng)記錄,防止電子檔案被篡改而造成不可挽回的損失。

4、確保支持電子檔案形成與利用的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備的準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)存放。不同的軟硬件環(huán)境形成的電子檔案有時(shí)難以互換,這就要求我們不但要保存當(dāng)時(shí)的系統(tǒng)軟件,還要保存相關(guān)的計(jì)算機(jī)或采用其他方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換,以確保電子檔案在任意系統(tǒng)環(huán)境下都能讀取和利用。

三、建立現(xiàn)代企業(yè)電子檔案管理運(yùn)行機(jī)制的思考

1、建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度既是一種檔案管理制度,又是一種管理思想與方式的體現(xiàn)。它不是指一種固定的管理模式,而是指與現(xiàn)代企業(yè)相適應(yīng)的、個(gè)性化的檔案管理模式的總稱。管理科學(xué)要求企業(yè)檔案部門要按檔案形成規(guī)律建立一套符合本企業(yè)需要和企業(yè)檔案工作一般規(guī)律的檔案管理制度,其含義一是指具體檔案管理規(guī)章制度;二是指檔案工作管理制度,在企業(yè)內(nèi)部自上而下建立一套檔案管理責(zé)任保障體系和管理網(wǎng)絡(luò),把本企業(yè)檔案工作有效組織起來;三是指企業(yè)內(nèi)部檔案工作管理體制,各企業(yè)在確立檔案工作管理機(jī)制時(shí)要符合本企業(yè)的實(shí)際。

第6篇:電子檔案制度范文

關(guān)鍵詞: 電子檔案 保障技術(shù) 保管技術(shù) 修復(fù)技術(shù) 傳輸技術(shù)

當(dāng)今世界正走向信息社會(huì),面對(duì)飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò),面對(duì)日新月異的電子計(jì)算機(jī)技術(shù),檔案工作急需解決的問題是如何迎接電子文件帶來的挑戰(zhàn),如何保護(hù)電子檔案的真實(shí)完整,如何有效地保存二十一世紀(jì)的社會(huì)記憶。

電子檔案同紙質(zhì)檔案相比較,其物質(zhì)形式發(fā)生了很大變化,多種不安全因素干擾并威脅著電子檔案信息的安全,在電子檔案利用的過程中,由于電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)軟件設(shè)備具有很強(qiáng)的依賴性、非直讀性和易改性等特點(diǎn),紙質(zhì)檔案的保護(hù)技術(shù)已不能適應(yīng)電子檔案的保護(hù)要求,探索、研討電子檔案的保護(hù)技術(shù)已迫在眉睫。

1.電子文件的保障技術(shù)

在電子文件的形成、處理、歸檔,乃至電子文件轉(zhuǎn)為電子檔案后的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié),信息都可能被更改、丟失,因此,我們必須建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度,完善信息安全保護(hù)技術(shù)措施,以確保電子檔案的原始性、真實(shí)性。

1.1加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理

要不斷增強(qiáng)電子文件管理人員的責(zé)任心,使其具有忠于職守的責(zé)任認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神,一絲不茍的工作作風(fēng),精益求精的工作態(tài)度,這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。要保證電子文件在制作階段的真實(shí)性,就必須明確職責(zé)范圍,特別是在合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計(jì)項(xiàng)目中,每個(gè)參與人員分工范圍要明確,職責(zé)要分明,避免制作人員的相互推諉。不相關(guān)人員因工作需要借閱時(shí),可允許用只讀式的載體調(diào)閱,以防由于誤操作或有意增刪等造成電子文件的失真。

1.2健全電子文件全過程管理的制度

從電子文件的形成到電子檔案的開發(fā)利用,中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié),任何一個(gè)環(huán)節(jié)職責(zé)不清、制度不明、管理不嚴(yán),都可能造成對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性的危害。因此,建立健全電子文件全過程管理制度,從電子文件的收集、整理、歸檔到電子檔案的保管利用,各個(gè)環(huán)節(jié)都要有明確的要求,嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度,使工作人員有章可循,各司其責(zé),確保電子文件的原始性。

1.3建立電子文件的記錄系統(tǒng)

電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具有實(shí)時(shí)記錄功能,隨時(shí)將需要保存的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性,它可成為證實(shí)電子文件真實(shí)可靠的有效依據(jù)。對(duì)于從收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件,可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動(dòng)記錄功能記錄有關(guān)信息;對(duì)于以存儲(chǔ)載體方式進(jìn)行收集、積累的電子文件,還要輔以必要的人工記錄。

2.電子檔案的保管技術(shù)

電子檔案的保管與紙質(zhì)檔案的保管有很大差異,對(duì)環(huán)境要求也較高,《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》中規(guī)定:歸檔光盤不得擦洗、劃刻、觸摸盤片處,不得彎曲、擠壓、摔打盤片,防止盤片沾染灰土和污垢;避免陽(yáng)光直射;環(huán)境溫度為14―24℃,相對(duì)溫度45%―60%;遠(yuǎn)離熱源,酸、堿等有害氣體和強(qiáng)磁場(chǎng),保持良好的保存環(huán)境。這樣,不僅可以延緩載體自身的老化,而且可以減慢載體上所存儲(chǔ)信息的自然衰減。在給電子檔案提供良好的保管環(huán)境的同時(shí),我們還要注意檢測(cè)和維護(hù)工作。

《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》中規(guī)定:電子檔案應(yīng)每五年進(jìn)行一次有效性、安全性檢查,如發(fā)現(xiàn)光盤損壞或出現(xiàn)問題,應(yīng)及時(shí)拷貝;如軟、硬平臺(tái)發(fā)生改變,則應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)換;還要注意電子檔案載體的轉(zhuǎn)換,舊載體不為新的軟、硬件所兼容,應(yīng)將檔案信息轉(zhuǎn)錄到新的電子檔案載體上,使電子檔案能夠長(zhǎng)期地處于可理解、可準(zhǔn)確提供利用狀態(tài)。

3.電子檔案信息修復(fù)技術(shù)

電子檔案在保管和利用過程中,不適宜的保管環(huán)境會(huì)使盤片變形、長(zhǎng)霉;光盤在讀取利用的過程中高速旋轉(zhuǎn),易被劃傷;不正確的觸摸方式會(huì)污染損傷盤片,從而影響電子檔案信息的安全有效,這就需要對(duì)破損的載體進(jìn)行修復(fù)。光盤的修復(fù)較軟、硬盤而言更為容易。光盤修復(fù)機(jī)能夠修復(fù)光盤的劃傷、污染、長(zhǎng)霉等破損現(xiàn)象,修復(fù)效果較好,是修復(fù)光盤的理想工具。對(duì)于變形的光盤,可用軟布將光盤包好,水平夾在兩塊厚重物之間(截面必須平滑),進(jìn)行矯正。

4.電子檔案利用傳輸保護(hù)技術(shù)

電子檔案提供利用的基本原則是:一方面要方便查閱利用,另一方面要保證信息安全。在電子檔案利用傳輸過程中,我們應(yīng)采取以下保護(hù)技術(shù):

4.1多做備份

電子檔案應(yīng)制作三套,一套封存、一套提供利用、一套異地保存。其中提供利用的一套應(yīng)為只讀文件。

4.2加密

對(duì)需要控制使用的電子文件用密碼技術(shù)、用戶身份證進(jìn)行加密管理,確保電子檔案信息的安全。

4.3呵護(hù)光盤

采取相應(yīng)的措施,保證提供利用時(shí)光盤不受損害。提供利用時(shí)要規(guī)定嚴(yán)格的查閱程序,不得超越權(quán)限利用,不可隨意復(fù)制和傳播電子檔案等。

參考文獻(xiàn):

第7篇:電子檔案制度范文

【關(guān)鍵詞】高校;電子檔案;管理機(jī)制

1.影響高校電子檔案管理的因素

1.1信息技術(shù)因素

影響高校電子檔案很容易的因素較為多樣,技術(shù)因素是促進(jìn)電子檔案普及的主要因素。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展,大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校的廣泛普及,高校電子檔案管理得到了快速發(fā)展,電子檔案技術(shù)日益取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。現(xiàn)代電子信息技術(shù)使得電子檔案的存儲(chǔ)與管理向著快速、便捷、高密度和安全的方向發(fā)展,電子檔案可以用于提高高校各項(xiàng)工作效率,電子檔案利用的局限性日益消除,有助于實(shí)現(xiàn)高校信息共享。雖然電子信息技術(shù)還有不足之處,基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的電子信息檔案容易被改動(dòng),存在著數(shù)據(jù)易丟失的風(fēng)險(xiǎn),但是其發(fā)展空間廣闊,保存檔案的時(shí)間更長(zhǎng),可以存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)類型日益廣泛而且存儲(chǔ)容量更大。

1.2保密性因素

保密性因素是推動(dòng)高校電子檔案管理發(fā)展的重要原因。已往的高校檔案管理違背了檔案信息公開和透明原則,高校檔案嚴(yán)密的封存在檔案存儲(chǔ)機(jī)構(gòu),使得學(xué)生很難充分的利用檔案信息,高校管理人員也沒能把已有的檔案信息用于高校建設(shè)當(dāng)中,檔案管理沒能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速普及的當(dāng)下,高校日漸認(rèn)識(shí)到檔案信息資源的重要作用,更注重檔案的社會(huì)服務(wù)效益,在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中檔案具有舉足輕重的作用。隨著高校檔案管理技術(shù)的升級(jí),專業(yè)的檔案保護(hù)加密系統(tǒng)的發(fā)展,使得高校電子檔案的應(yīng)用安全性更高,直接的促進(jìn)了電子檔案的普及,實(shí)現(xiàn)了在安全環(huán)境下進(jìn)行電子檔案信息傳遞、共享與應(yīng)用需要。一些高校對(duì)電子檔案使用持謹(jǐn)慎態(tài)度,沒能實(shí)現(xiàn)檔案的全公開化,強(qiáng)調(diào)在設(shè)置使用權(quán)限的基礎(chǔ)上使用檔案,檔案電子化的道路較為漫長(zhǎng)。

1.3法制性因素

保證高校電子檔案的安全,促進(jìn)電子檔案的有序發(fā)展,發(fā)揮電子檔案在高校建設(shè)中的作用,還要加強(qiáng)電子檔案法規(guī)的普及。目前高校對(duì)電子檔案的應(yīng)用出臺(tái)了一系列的制度,強(qiáng)調(diào)在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化原則下使用電子檔案。隨著高校電子檔案管理機(jī)制的日漸完善和有效改變,高校電子檔案管理的發(fā)展速度較快,制度化的方式為高校電子檔案的管理建立了良好的環(huán)境。高校電子檔案管理在制度規(guī)范的影響下得到快速發(fā)展,電子檔案的編輯模式已經(jīng)從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代,制度法規(guī)有效的彌補(bǔ)了電子檔案應(yīng)用時(shí)的漏洞,對(duì)于促進(jìn)檔案事業(yè)的高速發(fā)展提供保障。

2.高校電子檔案管理的主要問題

2.1缺乏專業(yè)技術(shù)人員

目前高校電子檔案管理還缺乏專業(yè)技術(shù)人員,現(xiàn)有的專業(yè)電子檔案管理人員主要集中在校級(jí)檔案管理部門,各院系和各部門還缺乏專業(yè)的電子檔案管理人員,學(xué)生電子檔案數(shù)據(jù)信息的開發(fā)質(zhì)量較低,高校基層部門還未能配備專職的電子檔案管理人員。從事電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低,一些檔案管理人員不掌握信息化的檔案管理運(yùn)行方式,傳統(tǒng)的檔案管理方法影響了信息技術(shù)作用的發(fā)揮。高校未能加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作,不能在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí),因此影響了電了檔案技術(shù)的普及,制約了電子檔案的快速發(fā)展。

2.2缺少科學(xué)宣傳機(jī)制

高校電子檔案管理應(yīng)當(dāng)建立綜合性的宣傳機(jī)制,強(qiáng)調(diào)建立完善的檔案管理宣傳體系。有些高校缺乏科學(xué)的電子檔案宣傳方法,沒能建立綜合性的宣傳體系,檔案管理工作沒能得到學(xué)生的廣泛配合。不少高校的電子檔案管理系統(tǒng)還集中于服務(wù)教師,沒能開辟充分的服務(wù)學(xué)生模塊,沒能給學(xué)生參與個(gè)性化檔案的建設(shè)空間。檔案資源沒能服務(wù)于學(xué)生的學(xué)習(xí)、科研和就業(yè)。

2.3技術(shù)設(shè)備更新不足

檔案管理電子化發(fā)展依賴專業(yè)的檔案管理技術(shù),要求開發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng),能夠針對(duì)性的發(fā)揮電子檔案的傳遞共享價(jià)值。高校雖然建立了電子檔案管理系統(tǒng),但是檔案管理技術(shù)的更新不足。不少有較高價(jià)值的紙制檔案未能電子化,電子檔案掃描設(shè)備普及不足。一系列電子檔案的共享性不足,檔案資源的分散存儲(chǔ)模式導(dǎo)致電子檔案信息孤島現(xiàn)象的存在。高校電子檔案的網(wǎng)絡(luò)空間運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)較大,還要在共享的理念下著力優(yōu)化檔案安全管理體系,加強(qiáng)電子檔案管理的軟硬件配置。

3.高校電子檔案管理的改進(jìn)措施

3.1建立規(guī)范化管理制度

大力普及高校電子檔案管理工作機(jī)制,還要建立高校檔案的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)。首先,應(yīng)當(dāng)成立專職的電子檔案管理部門,建立電子檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制,明確各部門在電子檔案管理中的工作職責(zé)。其次,基于統(tǒng)一的管理制度與專來的電子檔案管理系統(tǒng)建立檔案管理平臺(tái),在統(tǒng)一的平臺(tái)下實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的有效收集與分享。第三,基于大數(shù)據(jù)背景創(chuàng)新電子檔案的發(fā)展模式,創(chuàng)新電子檔案的發(fā)展方法,構(gòu)建綜合性的檔案管理體系。

3.2提高檔案管理人員素質(zhì)

高校電子檔案管理工作高質(zhì)量的發(fā)展還要提高電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先,應(yīng)當(dāng)引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才,全面加強(qiáng)檔案管理人員的優(yōu)化配置,充實(shí)各部門的檔案管理能力。其次,組建科學(xué)的檔案管理培訓(xùn)體系,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn),針對(duì)性的充足的提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。第三,對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)考核,建立電子檔案管理人員獎(jiǎng)懲機(jī)制,強(qiáng)化電子檔案管理人員的自主提升意識(shí)。

第8篇:電子檔案制度范文

關(guān)鍵詞:電子檔案 醫(yī)院管理 應(yīng)用

中圖分類號(hào):G270.7

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914(2012)04-277-01

電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄。隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展,醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)也日新月異,醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往傳統(tǒng)的文書檔案發(fā)展為多層次、多形式的檔案模式,電子文檔在醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求,如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質(zhì)量,是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問題。加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè),是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。提高醫(yī)院電子檔案管理的質(zhì)量,推進(jìn)電子檔案管理的建設(shè)。

一、電子檔案的整理、開發(fā)和利用

1.電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后,由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合,可以任意組成各種案卷。因此,“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化,取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對(duì)案卷的整理而轉(zhuǎn)為對(duì)光盤磁介質(zhì)的整理;即對(duì)接收來的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架,或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份,同時(shí)對(duì)光盤進(jìn)行編目、排架等。

2.電子檔案的開發(fā)利用。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便,更具實(shí)用性。(1)開發(fā)平臺(tái)的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各科室管理的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體,便于共享數(shù)據(jù)資源,因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺(tái),同時(shí)在檔案管理所在科室建立數(shù)據(jù)庫(kù),數(shù)據(jù)直接上機(jī)存取,既節(jié)約了經(jīng)費(fèi),又方便了各科室互訪數(shù)據(jù)。(2)硬件要求。各科室檔案的計(jì)算機(jī)在處理大量各類檔案信息的同時(shí),又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信,所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。(3)數(shù)據(jù)庫(kù)模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫(kù)的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問題,設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要,又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要,既具有良好性能,又易于修改和擴(kuò)充。(4)應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。(5)數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源,為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞,應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。(6)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫(kù)。在一個(gè)系統(tǒng)中,安全性保護(hù)非常重要,并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就需要對(duì)用戶使用數(shù)據(jù)庫(kù)提供鑒別方法,即使用權(quán)鑒別,也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等,對(duì)存取控制權(quán)的鑒別,檔案本身的保密程度不同,開放程序也不同,應(yīng)對(duì)獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫(kù)的范圍加以限制,對(duì)不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)程度,確定提供利用載體的方法,使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝,由計(jì)算機(jī)確認(rèn)是否合法,并按期回收,同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案?;ヂ?lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流,同一份材料可以同時(shí)為多人利用,也可以直接各科室到檔案電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能對(duì)整個(gè)過程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì),找出規(guī)律,探求新的方式與途徑,加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺(tái)建設(shè),滿足用戶需求,最大限度開發(fā)利用電子檔案,與此同時(shí),還要注意確保檔案資源安全利用。

二、建立完善的醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)

1.醫(yī)院檔案管理信息量大、類別多,可采取相應(yīng)的高科技手段,為數(shù)據(jù)庫(kù)無紙化創(chuàng)造契機(jī)。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證。通過三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立,明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線條及要求。這種管理模式有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管;有利于組織監(jiān)督各部門的檔案管理工作。醫(yī)院的電子檔案管理可以實(shí)行檔案管理與其他信息管理分開的方式,這種方式主要由信息科和綜合檔案室組成,信息科負(fù)責(zé)醫(yī)院病案統(tǒng)計(jì)管理、圖書管理和計(jì)算機(jī)管理,綜合檔案室主要對(duì)各種門類、載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,并對(duì)本單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。兩個(gè)部門職責(zé)明確,互相配合,共同協(xié)作。

2.制定電子檔案管理制度。要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作,制度建設(shè)是重要環(huán)節(jié)。根據(jù)電子檔案管理規(guī)范,結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況,制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度,規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié),做到有章可循。制定電子檔案管理制度時(shí)應(yīng)注意劃清歸檔過程中各級(jí)各類人員的責(zé)任;歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合醫(yī)院工作實(shí)際;歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確以及電子文件的動(dòng)態(tài)管理問題。可把電子檔案管理制度納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中,使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行管理。

三、加強(qiáng)對(duì)電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理

1.軟件管理上,要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑,為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備,對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞,對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí),搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。

2.硬件管理上,要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境,強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù),有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施,確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

隨著科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)不斷地發(fā)展,醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化,醫(yī)院檔案管理必須從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進(jìn),緊跟時(shí)代步伐。檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí),不斷提高自己,不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作,以滿足醫(yī)院對(duì)檔案管理不斷提高的需要,為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn):

1.夏利宏.新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].新西部(下半月),2009(8)

2.趙晏.淺談加強(qiáng)電子檔案管理[J].商業(yè)文化(學(xué)術(shù)版),2009(12)

第9篇:電子檔案制度范文

新型農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù),目前根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示,在農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的過程中存在管理人員對(duì)工作不認(rèn)真,沒有認(rèn)識(shí)到有效管理檔案對(duì)農(nóng)村合作醫(yī)療工作的重要性,而且檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)和水平以及理論文化水平都存在著差異,因此要加強(qiáng)新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理隊(duì)伍的建設(shè),提高管理隊(duì)伍的專業(yè)水平和管理水平,科學(xué)有效的進(jìn)行培訓(xùn)相關(guān)的電子管理檔案的技術(shù)和手段,提高管理隊(duì)伍的管理能力和水平。另外還可以聘請(qǐng)專家或?qū)I(yè)的培訓(xùn)課程,吸收外部有利資源,促進(jìn)管理隊(duì)伍整體素質(zhì)和能力的提高。

二、加強(qiáng)新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案的規(guī)范管理

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展,信息技術(shù)水平也在不斷的提高,電子信息技術(shù)為我國(guó)新型農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案管理提供了更加科學(xué)便捷的管理方式,也適應(yīng)了新農(nóng)村合作醫(yī)療工作發(fā)展的需要,那么在充分利用電子信息技術(shù)管理的過程中包括以下幾個(gè)方面:首先,利用電子信息技術(shù)管理檔案明確檔案管理的職責(zé),促進(jìn)電子檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。其次,利用電子管理的技術(shù)手段適應(yīng)新的形勢(shì),對(duì)檔案管理按類別進(jìn)行劃分,保存電子版檔案,這樣不僅方便查找信息,更加節(jié)省人工處理的時(shí)間,不斷加快推進(jìn)新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的電子信息化建設(shè)。

三、改變傳統(tǒng)管理觀念,提高電子檔案的開發(fā)和利用率

為了更好的管理新型農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案,就要徹底改變傳統(tǒng)的管理觀念,農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案管理的目的主要是為了更好地開發(fā)和利用,而不僅是停留在整理和保存的環(huán)節(jié)上,檔案對(duì)于農(nóng)村合作醫(yī)療工作的發(fā)展有著重要的意義,有效的電子檔案管理有利于新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案信息的統(tǒng)計(jì)、分類、查找、總結(jié)等各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。傳統(tǒng)的人工收集和整理,一方面浪費(fèi)了大量的時(shí)間,另一方面在查閱資料上也帶來了諸多不便,不利于提高新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理工作的效率,改變傳統(tǒng)的收集和管理檔案的手段和觀念,充分利用電子信息技術(shù),整理和開發(fā)檔案信息資源,大力開拓新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案利用的新途徑,不斷地吸取外部資源和優(yōu)勢(shì),根據(jù)具體的實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)整合,促進(jìn)新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的改革和創(chuàng)新,新型農(nóng)村合作醫(yī)療工作創(chuàng)造良好的環(huán)境,更好的促進(jìn)新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和前進(jìn)。

四、完善新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的制度

新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)與千家萬戶有著不可割舍的重要關(guān)系,尤其是在檔案管理工作上,想要更好的發(fā)展新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè),那么在利用電子信息技術(shù)管理檔案的過程中,迫切需要完善的電子檔案管理制度,有了制度作保障,那么接下來的檔案管理工作就會(huì)容易很多。完善檔案管理制度是新型農(nóng)村合作醫(yī)療工作中的一項(xiàng)重要組成部分,所以我們要對(duì)其重視起來,對(duì)電子檔案管理的權(quán)責(zé)和管理的程序進(jìn)行規(guī)范化,并且對(duì)其有明確的規(guī)定,從而使整個(gè)新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的過程形成一個(gè)有效的整體,在充分利用先進(jìn)電子信息技術(shù)手段與完善的制度相結(jié)合的基礎(chǔ)之上,有利于新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

五、加大電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備投入

當(dāng)前我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平不斷地提高,促進(jìn)了新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的更好更快的發(fā)展,但是根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示,我國(guó)農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案雖然采用的是電子信息技術(shù)的管理方式,但是在基礎(chǔ)設(shè)備上還急需要加大投入,電子信息技術(shù)管理檔案的方式是需要一定的基礎(chǔ)設(shè)備的,例如,電腦、打印機(jī)等,那么為了使新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案的管理更加有效,那么我們要健全和完善電子信息技術(shù)的基礎(chǔ)設(shè)施,這樣才能有效的提高電子檔案管理效率,為電子檔案管理提供一個(gè)良好的基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境,更好的促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。

六、小結(jié)