檔案管理的要點精選(九篇)

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第1篇：檔案管理的要點范文

關(guān)鍵詞：電算化會計　檔案管理　加強　要點

中圖分類號：C931

文獻標識碼：A

文章編號：1007-3973(2012)011-158-02

1 前言

會計檔案是真實記錄一個單位經(jīng)濟方面業(yè)務(wù)往來和數(shù)據(jù)信息的歷史資料，是切實反映此單位經(jīng)濟狀況的重要歷史憑證和依據(jù)。電算化會計檔案作為會計基礎(chǔ)工作的重要組成部分，與過去紙質(zhì)作為載體的會計檔案比較，具有其獨特的優(yōu)勢和基本管理要求。電算化會計檔案主要指通過磁性介質(zhì)或光盤存儲的形式存儲于電腦系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)，以及通過電腦打印形成的書面形式的會計數(shù)據(jù)。近些年來，我國各領(lǐng)域和各行業(yè)已經(jīng)廣泛應(yīng)用會計軟件進行經(jīng)濟數(shù)據(jù)信息處理，會計電算化極大提高了工作效率，為會計基礎(chǔ)管理工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。

2 電算化會計檔案的基本內(nèi)容

2.1 紙質(zhì)會計檔案

主要指通過計算機系統(tǒng)打印形成的書面形式的會計數(shù)據(jù)檔案，包括會計賬簿、會計憑證、財務(wù)報表、財務(wù)分析報告等，以及依據(jù)法律界定要求的會計檔案保管、移交以及銷毀等不同類別檔案。

2.2 非紙質(zhì)會計檔案

主要指依靠計算機硬盤和軟盤系統(tǒng)作為磁性介質(zhì)，以電子數(shù)據(jù)的形式進行介質(zhì)存儲的會計數(shù)據(jù)資料，包括會計賬簿、會計憑證、會計報表等數(shù)據(jù)信息和會計資料數(shù)據(jù)庫。

2.3 計算機系統(tǒng)檔案

主要指計算機本身硬件系統(tǒng)類型、存儲空間、設(shè)備類型等具體情況；計算機操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的具體型號；財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)名稱、版本號、磁盤、配套光盤以及用戶手冊等一系列資料；財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型、編程語言及操作程序等。

3 電算化會計檔案管理的基本特征

(1)與傳統(tǒng)會計檔案管理形式不同，基于電算化會計檔案存儲于硬盤、磁盤和光盤等磁性媒介中，需要嚴格確保內(nèi)外環(huán)境因素，必須確保會計檔案信息不被惡意篡改，全面考慮會計數(shù)據(jù)信息的安全問題，因此必須建立完備的軟硬件系統(tǒng)。此外，需要檔案管理人員做好本職工作，加強數(shù)據(jù)庫的防護工作，并做好病毒庫的設(shè)置和升級工作，以有效避免會計數(shù)據(jù)信息被刪除或無法恢復。

(2)采用“雙套制”歸檔的形式，將計算機會計系統(tǒng)產(chǎn)生的會計資料實施雙備份管理，同時將雙備份檔案分別存放在不同的區(qū)域，以及將相配套的電算化會計軟件安裝版本共同做好保存，以避免發(fā)生意外情況而引起資料丟失或系統(tǒng)破壞。此外，電算化會計檔案數(shù)據(jù)信息進行及時備份，做好報表數(shù)據(jù)和賬務(wù)數(shù)據(jù)的備份工作。定期或不定期對電算化軟硬件系統(tǒng)和存儲裝置進行嚴格檢查，備份后的磁性媒介由檔案管理員嚴格穩(wěn)妥保管。

(3)會計電算化需要通過計算機軟硬件系統(tǒng)進行會計基礎(chǔ)工作，應(yīng)首先明確會計人員作為電算化系統(tǒng)的實施者，必須精心設(shè)計和輸入各種會計數(shù)據(jù)信息以被計算機系統(tǒng)識別，這些數(shù)據(jù)信息有效決定了電算化系統(tǒng)的順利實施。同時，對于維護電算化會計系統(tǒng)運行的數(shù)據(jù)查詢資料，嚴格確保了電算化會計檔案管理系統(tǒng)的安全可靠性，以保證整個會計電算化核算正常運行和開展。此外，將會計軟件版本和整個軟件系統(tǒng)一并進行歸檔管理，有效實現(xiàn)了會計檔案數(shù)據(jù)信息的完整性，并保證所保存數(shù)據(jù)適時或及時調(diào)出。

(4)從數(shù)據(jù)信息輸入開始就不斷更新數(shù)據(jù)資料，有效存儲和利用檔案信息，實現(xiàn)會計檔案管理的動態(tài)化、信息化管理。通過建立會計圖表真實反映過去和預測未來，并建立相應(yīng)的電算化會計檔案管理的法規(guī)和制度，為科學決策提供全面服務(wù)，這樣一定程度上提高了工作效率，并利于會計檔案管理質(zhì)量水平的提升。

4 加強電算化會計檔案管理的具體要點

4.1 提高電算化會計檔案管理觀念和意識

(1)應(yīng)樹立和強化會計電算化檔案管理的思想和觀念。應(yīng)樹立符合現(xiàn)代化發(fā)展要求的信息化管理觀念和意識，深刻認識會計電算化規(guī)范管理的重要性，并在具體工作實施中，順應(yīng)內(nèi)外環(huán)境的需要，逐步培養(yǎng)信息化管理意識和綜合素養(yǎng)，并適時進行調(diào)整和創(chuàng)新。(2)加強領(lǐng)導和管理者的大力支持。做好輿論宣傳和全方面努力，強化領(lǐng)導對于電算化會計檔案信息化、科學化管理的重要性和現(xiàn)實作用的認可，以給予大力的重視和充足的經(jīng)費投入，促進計算機軟硬件系統(tǒng)的逐步完善和升級，以確保電算化會計檔案管理工作健康、有序運行。

4.2 建立和完善崗位責任制

依據(jù)責、權(quán)、利有效結(jié)合的原則，科學明確規(guī)定各崗位不同的權(quán)限范疇，做好不相容職責相應(yīng)工作內(nèi)容的分離管理，嚴格執(zhí)行崗位責任制。應(yīng)設(shè)置專門的會計電算化檔案管理人員，主要負責會計數(shù)據(jù)檔案的歸檔管理工作，嚴格禁止由會計人員兼任。電算化檔案管理員的崗位職責內(nèi)容如下：在一定期限內(nèi)，向各類相關(guān)人員收集會計數(shù)據(jù)存檔及備份資料，同時準確填寫存儲清單；按照相關(guān)規(guī)定妥善保管各種會計數(shù)據(jù)信息檔案；做好會計數(shù)據(jù)檔案的安全和保密工作，不能隨意借出和擅自外泄；經(jīng)單位領(lǐng)導和電算化主管批準允許借閱或復制的檔案資料必須辦理登記手續(xù)；定期對磁介質(zhì)的信息化檔案資料進行升級和殺毒工作。

4.3 實施科學化、系統(tǒng)化管理

(1)加大力度完善硬件設(shè)施建設(shè)。有效保證計算機運行系統(tǒng)功能、會計檔案存儲的環(huán)境均符合規(guī)定要求的標準。(2)不斷加強軟件系統(tǒng)建設(shè)。選擇基本功能符合實際經(jīng)濟業(yè)務(wù)需求的電算化軟件，建立完善的會計檔案管理信息化系統(tǒng)，對全部數(shù)據(jù)信息資料實施信息化、數(shù)字化的有效管理，合理運用數(shù)據(jù)信息使電算化會計檔案管理工作滿足實際經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。(3)做好會計檔案的移交管理工作。進行檔案移交時，認真準確做好移交清冊，列明所移交檔案的名稱、數(shù)量、編號等基本內(nèi)容，同時嚴格各相關(guān)責任人的簽字手續(xù)。(4)做好保管到期檔案的銷毀工作。若會計檔案資料保管期限已滿，保管人員須向負責人提出銷毀建議，同時要求負責人簽署具體意見。

4.4 全面提高會計檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

會計檔案管理是集專業(yè)性、技術(shù)性和科學性于一體的綜合性工作，這就要求會計檔案管理人員具備較高的綜合素養(yǎng)。針對當前各企事業(yè)單位缺乏既懂財會知識、又精通檔案管理及計算機技術(shù)水平過硬的復合型人才，已經(jīng)明顯不能滿足新形勢下會計檔案管理工作的實際需要，因此，必須加大力度進行會計檔案管理人才的培養(yǎng)，其綜合素質(zhì)的高低是決定會計檔案管理質(zhì)量優(yōu)劣的關(guān)鍵因素，應(yīng)進一步強化會計檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)，逐步加強其財會知識水平、檔案管理水平以及綜合素質(zhì)的提高，定期或不定期組織學習和培訓工作，以進一步提高會計檔案管理水平。

4.5 全面加強安全防范工作

應(yīng)積極采取科學有效的手段和措施，全面確保會計電算化會計檔案的完整性和安全性。應(yīng)加大力量強化網(wǎng)絡(luò)安全管理，安裝防病毒、黑客的殺毒軟件和采取安全措施，做好計算機系統(tǒng)的檢測、殺毒工作。努力創(chuàng)建獨立、安全的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做好同外部網(wǎng)絡(luò)的物理隔離工作，以全面確保計算機軟、硬件系統(tǒng)的安全。同時，嚴格界定電算化會計檔案的使用權(quán)限，對不同類型信息規(guī)定不同的使用權(quán)限，有效降低人為惡意篡改的可能。此外，有效確保會計電算化資料的保密工作，嚴格各種借閱、移交等手續(xù)，全面保證電算化檔案的安全性。

5 結(jié)語

綜上而論，完善、有效的電算化會計檔案管理是確保會計數(shù)據(jù)準確性和完整性，為現(xiàn)代化企事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)工作服務(wù)的重要基礎(chǔ)，為此，各單位必須順應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢，迎合新的要求，加大力度解決各種突出問題，逐步實現(xiàn)會計電算化檔案管理工作的規(guī)范化，充分發(fā)揮電算化會計檔案管理的現(xiàn)實作用。

參考文獻：

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第2篇：檔案管理的要點范文

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；現(xiàn)代；信息；方法

一般醫(yī)院在處理行政管理事務(wù)的活動的時候，會將普通式的文書轉(zhuǎn)為文書檔案，這樣文書檔案的保存使用就變成了醫(yī)院管理內(nèi)容上關(guān)鍵的組成方面，起到極其有效的作用針對醫(yī)院后續(xù)的發(fā)展前景。醫(yī)院文書的檔案管理方面一般包括檔案的歸納分類、設(shè)卷立名、使用管理以及最后銷毀等全套的管理措施，因此我們在文書檔案的管理過程中要具備很強的規(guī)范效力，針對一些不對外公開的檔案要有保密意識，以及針對不同檔案使用者的服務(wù)意識。所以我們要想通過檔案文書為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展決策保證關(guān)鍵的信息來源，就必須要不斷改善在文書檔案管理上面的能力，始終致力于為醫(yī)院的健康有序進步。

1 醫(yī)院文書檔案工作的現(xiàn)狀

通過資料的查閱我們知道，醫(yī)院文書檔案的典型特征在四個方面。首先是文書的規(guī)范性，醫(yī)院公書檔案的規(guī)范性標準即對公文的歸納整理使用，即整個公文檔案的關(guān)鍵點，同時是提高公文檔案管理的最低保證。因此，要確認這樣的規(guī)范性是提高檔案管理安全性的要點。這個過程一般是利用文件、檢查、筆跡、語言等經(jīng)過嚴格篩查。以此確保規(guī)范。其次，是標準性。我們對文件的記錄和管理也必須有一定的標準，并遵循一定的標準的嚴格實施。整個環(huán)節(jié)都要相互連接，有嚴格的標準。第三，文件的保密工作。文書的形式主要劃成兩種，依次為紙質(zhì)文件和電子文件。這種紙質(zhì)類型的文件是需要保密的。第四，文書的服務(wù)性能。文檔文件的服務(wù)性能關(guān)鍵是體現(xiàn)在能夠顯示出醫(yī)院在一些文獻中所要的數(shù)據(jù)，顯示在使用、編譯和統(tǒng)計工作這樣的層面中，而且使用的效率非常高。

目前中國的文書檔案管理上有著的一些現(xiàn)狀問題主要有：一，從上到下都不關(guān)注檔案的文書管理，首先即上層部門領(lǐng)導的不過問，因此下層的檔案歸檔員工對于這個檔案管理工作的績效較低，不愿投入時間精力，對檔案管理工作的懈怠，從而使得文書檔案管理的現(xiàn)狀十分混亂。二，國家在法律層面匱缺完善的科學管理規(guī)章條例。而且針對醫(yī)院檔案牽扯范圍廣泛的特性，一旦缺失健全的科學的檔案條例規(guī)定和準則，將會使我們的文書檔案歸檔制度變得盲目和混亂。三，缺乏專業(yè)檔案管理人員。上級領(lǐng)導沒有在檔案管理工作上引起關(guān)注，醫(yī)院的人事部門一般不會招聘專業(yè)的檔案管理人才，所以這些現(xiàn)在的醫(yī)院文書檔案管理人員都是其他工作部門調(diào)過來，很難勝任醫(yī)院檔案工作的實際需求，導致了檔案管理工作的品質(zhì)驟降。四，硬件設(shè)施面臨淘汰。大部分的醫(yī)院在檔案館使用到的硬件設(shè)施不夠規(guī)范，多數(shù)的檔案工作依然是困在傳統(tǒng)的手工操作中，沒有使用先進的信息管理設(shè)備，造成檔案材料歸檔跟不上工作需要，極易流失。五，信息化程度低。我國醫(yī)院檔案管理工作沒有一套完整的系統(tǒng)信息化，一個系統(tǒng)的規(guī)劃，造成數(shù)據(jù)收集不全、資料不詳盡、升級落后等，最后造成了檔案信息的無序化。

2 醫(yī)院文書檔案管理工作的要點及方法

2.1 材料的歸納整合工作

我們在進行文書檔案管理的任務(wù)時，首先是要進行材料的收集和整理，因為處理人事檔案的員工參與了整個檔案產(chǎn)生和過程，熟悉了檔案的形成標準，在此再融合辦公室綜合智能化，更為便捷的收集檔案資料，這樣便確證檔案材料的全面性。在進行處理上級文件時，檔案人員必須先做好登記的系列任務(wù)，包含：收到登記、檢查和核查，審批、承辦、督辦和備注。接著關(guān)于文件的內(nèi)容和需求有一定程度的關(guān)注和了解。在進行傳閱文件情況時，提醒上級領(lǐng)導抓緊閱辦，而且對于上層領(lǐng)導批示下來的文件及時分發(fā)，在上情下達的實現(xiàn)上做一個好典范，并且要督促文件的執(zhí)行部辦公室及時達成文件內(nèi)容要求。

2.2 對于檔案立卷歸檔分清主次

分清主次先需要將整個檔案的有效性和針對性搞清楚。當前階段完成的文件任務(wù)才能夠放入檔案，那些沒有結(jié)束的不能放入，一旦混入會造成檔案管理混亂。我們要尤其關(guān)注那種在文件形式上、文件的內(nèi)容方面以及文件的使用對象上都非常相似的文件檔案，注重劃分他們的儲存位置和方式，在一定程度上注意更新他們重復率和冗余度，提高工作的效率。接下來，檔案工作人員要確保相關(guān)檔案的相關(guān)性和全面度。于檔案整理中要把握關(guān)鍵，分清主次，嚴防入口檔案的規(guī)范準則，不夠要求的文件不能夠并入。同一類問題的文件檔案要善于歸納，這樣能夠提升文件的使用價值，并形成文件后的歸檔是完整和清晰的。

2.3 提升文書檔案管理人員專業(yè)水準，促進檔案的開發(fā)使用

促進整個檔案系統(tǒng)的開發(fā)使用十分重要，醫(yī)院文書檔案是服務(wù)于上級部門的決策和服務(wù)部門，主要針對醫(yī)院的服務(wù)事業(yè)的發(fā)展而使用。文書檔案的服務(wù)能力顯示于整個醫(yī)院的各種不同工作層面上的開發(fā)和利用。信息資源的主動開發(fā)始終是文獻管理的最終目標。比如醫(yī)院在快速進步和規(guī)范化治理方面累計了很多的文獻資料，包含：等級醫(yī)院評審、資質(zhì)認定、資質(zhì)認定等級、專業(yè)建設(shè)和基礎(chǔ)建設(shè)的評價，這些文件不但有著鮮明的行業(yè)特色，具有很大的使用潛力，更是作為一個醫(yī)療單位綜合素質(zhì)標準的表達出來。

目前，隨著醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院中的基礎(chǔ)設(shè)施也在持續(xù)進步，使得檔案的使用率持續(xù)的被拉升，在目前的醫(yī)院檔案建設(shè)方面，針對一些證書的文獻和檔案信息的開發(fā)利用是非常關(guān)鍵的一個內(nèi)容。因此醫(yī)院檔案類文件的開發(fā)和利用進程里，相關(guān)檔案人員需要主動依據(jù)醫(yī)院工作的開展而不斷進步，為醫(yī)院保證相關(guān)的文件檔案可以達到醫(yī)院開展醫(yī)療工作時對檔案中內(nèi)容的需求。同時檔案部門還必須完善項目的程序過程，保證對檔案的跟蹤整理，保證重要檔案的全面安全程度。

2.4 健全文書檔案管理制度，使文書檔案信息化管理

文書檔案的信息化主要是說使用計算機、internet和通信技術(shù)等各種方式方法，使不同的載體，不同地區(qū)的正在被使用的珍貴的檔案信息通過數(shù)字的形式來進行保存，這樣能夠在互聯(lián)網(wǎng)上達到信息共享的程度，提升整個檔案的現(xiàn)代化、使用和服務(wù)準則度?？偟膩碚f這樣的檔案信息管理的特征有下：1檔案信息能夠完整的在網(wǎng)絡(luò)上共享2醫(yī)療服務(wù)管理的辦公效率大大拉升3檔案資料的保存文件的時效性更強4檔案資料文件在傳輸?shù)倪^程中更加高速，并且安全性有效的得到保證。

3 結(jié)論

醫(yī)院檔案工作是提供服務(wù)、技術(shù)和業(yè)務(wù)于一身的工種，所以在檔案管理工作里，必須對文檔管理規(guī)則進行深入的改進，并對文件管理的標準規(guī)范嚴格要求，以確保檔案文件具有更好的完整性，進一步地保證檔案資料的開發(fā)和使用，讓它的潛力更加明顯的表達。中國的科學技術(shù)在持續(xù)進步，落后的管理方法已經(jīng)不能達到新的社會標準和相關(guān)領(lǐng)域的需要，需要不斷完善我國檔案文書管理的現(xiàn)代化程度。傳統(tǒng)管理是以手工工作作為主要的方式，標準規(guī)范化和錯誤率上不能得到保證，信息化電子技術(shù)的發(fā)展能夠提高文書管理方案的標準化水平，讓錯誤率減小。要做到這一點檔案文書的信息化勢在必行，所以文書檔案的工作人員更需要專業(yè)的素養(yǎng)，掌握主次更好的做好醫(yī)院文書工作。

參考文獻

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第3篇：檔案管理的要點范文

一、電力企業(yè)檔案綜合管理的相干概述

電力是我們國家市場經(jīng)濟發(fā)展的重要基礎(chǔ)，在某種程度上決定了各行各業(yè)是否能夠正常運作。尤其是在第二次和第三次工業(yè)革命之后，科學技術(shù)水平和電力行業(yè)逐漸發(fā)展成為世界經(jīng)濟發(fā)展的前提。目前行業(yè)的運作主要是依靠電力維持運行，提高運行的效率，特別是在互聯(lián)網(wǎng)時代，因此電力企業(yè)應(yīng)當十分重視本身的經(jīng)營管理工作。

檔案綜合管理主要是指檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案資料的統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用等等。[1]

電力企業(yè)檔案綜合管理的工作主要是包括對電力企業(yè)的經(jīng)營狀況資料、客戶資料、內(nèi)部人事資料、各種原材料及機器設(shè)備的引進記錄等等方面，檔案綜合管理工作必須做到準確、及時、有序，因此是一項比較復雜而艱巨的任務(wù)。因此，電力企業(yè)為了實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，就必須不斷改革檔案管理的模式，充分的了解檔案綜合管理的重要性。

二、當前電力企業(yè)進行檔案綜合管理過程中存在的主要問題

1.電力企業(yè)檔案綜合管理過程中有許多的紕漏，沒有形成一種系統(tǒng)與規(guī)范的行為機制。企業(yè)的存檔位置選址不合適，沒有選擇陽光比較充足，并且通風條件比較好的地方，這就導致許多紙質(zhì)的檔案容易受損。[2]又或者是選址的地方常年暴曬，這也不利于檔案的儲存與管理，使得電力企業(yè)的檔案綜合管理的質(zhì)量和效用不高。不僅如此，在新形勢下電力企業(yè)的檔案越來越多，而專門管理檔案的人員沒有增減，這就增加了電力企業(yè)檔案綜合管理人員的工作難度和任務(wù)量，已經(jīng)不能夠符合企業(yè)的發(fā)展趨勢。這種新形勢下，管理人員不能夠合理、及時的將檔案進行整理與歸檔，造成檔案流失。

2.電力企業(yè)內(nèi)部缺乏比較專業(yè)的高技術(shù)和高水平人才，并且企業(yè)內(nèi)沒有真正意義上實現(xiàn)信息化管理模式，導致電力企業(yè)的經(jīng)營沒有與檔案綜合管理形成一體。因為兩者之間的不一致，使得電力企業(yè)不能充分的進行信息化建設(shè)，沒有將檔案的功能發(fā)揮到極致。

3.電力企業(yè)不夠重視檔案綜合管理工作的重要性與地位，在建設(shè)新型檔案管理模式上關(guān)注度不高。電力企業(yè)以往采用的是傳統(tǒng)的人工管理的方式，沒有向電算化和信息化模式轉(zhuǎn)變，這就大大降低了電力企業(yè)檔案綜合管理的質(zhì)量和效率。

三、電力企業(yè)提高檔案綜合管理質(zhì)量的重要性

1.電力企業(yè)進行檔案綜合管理是基于企業(yè)管理工作而言，對企業(yè)經(jīng)營決策有著指導作用。在激烈的市場經(jīng)濟競爭中，只有不斷提高企業(yè)經(jīng)營的質(zhì)量和工作的效率，才能夠提高電力企業(yè)的市場占有份額。因為電力企業(yè)的檔案對其決策與經(jīng)營有著不可替代的指導作用，因此其在電力企業(yè)中的地位比較重要。

2.電力企業(yè)檔案管理綜合質(zhì)量的提高有利于實現(xiàn)電力企業(yè)管理的立異與鼎新 。因此電力企業(yè)應(yīng)當積極引進高技術(shù)人才，提高企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作質(zhì)量，為企業(yè)制定一套行之有效的管理機制，提高企業(yè)的經(jīng)營速度和經(jīng)營效益。

3.電力企業(yè)檔案綜合管理工作質(zhì)量的高低決定了企業(yè)的市場競爭力，也決定了企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)全面發(fā)展。電力企業(yè)內(nèi)部經(jīng)常出現(xiàn)人員資料、企業(yè)各部門的工作資料以及企業(yè)發(fā)展的各項數(shù)據(jù)等丟失，這就不利于企業(yè)的正常經(jīng)營管理工作的開展，嚴重的情況下會影響企業(yè)的決策正確性。因此電力企業(yè)必須著重加強檔案綜合管理的質(zhì)量，為企業(yè)提供良好的發(fā)展條件和決策依據(jù)。檔案中記錄的數(shù)據(jù)能夠幫助企業(yè)進行內(nèi)外部競爭環(huán)境分析，有利于企業(yè)選取有用的信息進行市場競爭，也有利于企業(yè)形成完整的檔案管理機制和市場競爭機制。[3]

第4篇：檔案管理的要點范文

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；保密工作

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

一、引言

城建檔案是指用文字、圖形、聲像等不同的方式記載城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等活動的具有收藏意義的歷史記錄。城市建設(shè)檔案是城市檔案的一部分，是城市建設(shè)和發(fā)展的戰(zhàn)略指南，占有相當大的比重。因此，城市建設(shè)檔案應(yīng)該根據(jù)時代的變遷不斷加緊自己的腳步，才得以跟上時代的步伐。隨著網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化的迅猛發(fā)展，城建檔案的安全性也日益突顯，因此，如何做好城市建設(shè)檔案的管理和保密工作顯得及其重要。

二、城建檔案管理中的公開與保密

城建檔案是一個城市發(fā)展的見證，也是城市建設(shè)發(fā)展的重要資源，由于現(xiàn)在的城建檔案數(shù)量不斷增大，為了方便管理和利用，幾乎所有的城建檔案館都將其數(shù)字化，但這同時也加大了城建檔案的泄密危險系數(shù)。如別有用心的工作人員將數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)從電腦里拷貝出來，或者黑客入侵直接復制或者破壞數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)，都會造成城建檔案的泄密或者破壞。城建檔案既要公開于社會，方便單位和個人對城建檔案的利用，又必須對其進行保密，所以，城建檔案的公開是在保密基礎(chǔ)上的公開，而不是無限制的公開。

三、城建檔案管理的重點：

（一）工程檔案

工程檔案包括：工業(yè)與民用建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施、城市公用基礎(chǔ)設(shè)施、城市交通基礎(chǔ)設(shè)施、城市園林和風景名勝建設(shè)、市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)、城市環(huán)保和四防工程檔案。若工程檔案管理的管理、編研、開發(fā)和利用，最終會轉(zhuǎn)化成直接的生產(chǎn)力，推動城市建設(shè)發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的財富。

（二）業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案

業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案包括城市規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、園林、風景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、人防、房地產(chǎn)等建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門和單位在業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)工作中形成的檔案。這些資料全面、真實地反映了各部門的工作情況，對于建設(shè)部門具有重要意義。

（三）城市建設(shè)基礎(chǔ)資料檔案

城市建設(shè)基礎(chǔ)資料檔案包括歷史、經(jīng)濟、自然資源等；有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理的方針、政策、科研成果等資料。有效的記載歷史，并根據(jù)歷史規(guī)劃未來。

四、城建檔案管理中泄密的表現(xiàn)形式

自從加入WTO以后，我國的政治、經(jīng)濟和文化方面與其它國家的交流與合作的日益緊密，科學技術(shù)也隨之不斷壯大，同時科研檔案保密工作也出現(xiàn)了一些新情況、新問題。表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）保密意識不強而泄密。

隨著城建檔案的不斷開放利用，相關(guān)的工作人員的保密觀念愈發(fā)變差。有些人認為既然城建檔案已經(jīng)開放利用，那就沒有秘密可以保了；而有些人認為目前網(wǎng)絡(luò)科技太發(fā)達，對于黑客的竊取防不勝防；另外，的工作人員每天經(jīng)手的國家秘密習以為常，見怪不怪，因此在整理檔案過程中對于廢檔案處理不當，將多余或重復的檔案自作主張的當成垃圾或者廢舊品處理，使得不法分子有機可乘，導致秘密的泄漏。

（二）管理不善而泄密

一是沒有完善的檔案安全保密制度，使檔案管理不能有章可循。所以在檔案館應(yīng)設(shè)置有閱讀制度、借閱制度和復制制度等等，在提供利用工作的同時，確保不失密不泄密，并在實際工作中加以總結(jié)，不斷充實和完善制度；二是城建檔案保管人員管理不嚴格，隨手亂放，而且上班時間總是面對電腦，而沒有留意來查閱檔案的人員，導致不法分子剽竊、復印、偷拍等行為的發(fā)生而導致泄密；三是庫房管理人員偷工減料，不按規(guī)定辦事，往往圖僥幸心理不安裝防盜窗、防盜門和警報器，導致不法分子潛入檔案室拍攝甚至剽竊檔案而導致泄密。

（三）計算機技術(shù)處理不當泄密

一是管理人員利用計算機存儲城建檔案時，事先沒有安裝防護軟件，致使用于存檔的應(yīng)用系統(tǒng)沒有安全防御能力，提高了檔案的風險性和危險性，使不法分子趁虛而入剽竊秘密文件而導致泄密；二是對引進的關(guān)于城建檔案資料時，由于通過網(wǎng)絡(luò)被黑客截獲泄密；三是計算機不得與國際互聯(lián)網(wǎng)相連接，防止內(nèi)部管理人員向外界傳遞保密資料，因此應(yīng)對每個工作人員做好上班期間的監(jiān)控，確保秘密文件或數(shù)據(jù)被權(quán)限人員使用，做好事前防御事后追蹤。

（四）其他泄密方式

城建檔案的工作人員，每逢回家時，在各種親戚朋友之間的聊天時，為了找到刺激大家的話題，或者說為了得到大家的認可，就會把保密檔案泄露出去；又得工作人員是收到了一些領(lǐng)導的賄賂或者說事謀求自身的利益，將秘密檔案泄露；還有的工作人員在秘密檔案工作之后，獲得了一些重要的信息，為了使自己的利益，販賣檔案信息等。

五、城建檔案管理中防范泄密的措施

（一）加強教育

要想從根本上解決泄密事件，就必須加強法制教育，全方位的提高工作人員的整體素質(zhì)和保密意識，要切實加強政治教育工作，將員工的“三觀”提高一個檔次，從這樣的政治角度出發(fā)去認識保密工作的重要性。同時，認真學習《保密法》，參加保密培訓，結(jié)合具體泄密案件進行適時教育，強化保密意識；還要讓工作人員懂得如何依法保護城建檔案的秘密，履行好各項規(guī)章制度。

（二）完善制度

建立健全的城建檔案管理的法律法規(guī)，比如《保密法》、《檔案庫房管理制度》、《城建檔案資料查借閱制度》等一串保密工作規(guī)章制度，使城建檔案的管理的保密工作有章可循。一是嚴格執(zhí)行依法懲治。對城建檔案的閱覽、利用、存儲、消除等各個部分應(yīng)嚴格按照相關(guān)的管理制度執(zhí)行；二是定期執(zhí)行檢查。定期的由相應(yīng)的科研檔案保密主管領(lǐng)導對城建檔案保密工作進行全面檢查很有必要，也很有防泄漏的意義，在檢查時發(fā)現(xiàn)不妥就及時整頓；三是為確保檔案資料的完整無缺，就必須做好防蟲防鼠和安全工作。

（三）強化監(jiān)管，從嚴治檔

“沒有規(guī)矩，不成方圓”似乎已經(jīng)成為目前解釋制定章程的解說，制定各種保密工作的規(guī)章制服至關(guān)重要，為避免出現(xiàn)問題的時候有章可依。一是要對重點部位庫房、查閱室、復印室等地方嚴格管理，制定章程，嚴格并及時進行監(jiān)督，防止漏洞；二是對重點時間進行嚴管，工作時間外來人員不得進入庫房調(diào)閱檔案，防止疏忽泄密，此外，節(jié)假日放假期間也要特別注意；三是特別注意重點環(huán)節(jié)的保密工作，比如在進行掃描時，注意周邊參與掃描的人群；要安排特定的人群來使用計算機建立城建檔案，期間禁止無關(guān)人員出入機房，以防泄密。最后要定期對城建檔案保密工作巡視檢查，如檔案、紀要、傳真等關(guān)鍵部位進行安全的專項檢車，發(fā)現(xiàn)不妥應(yīng)及時整頓，防止和杜絕泄密事件。

六、結(jié)論

城建檔案管理的保密工作中關(guān)于到一個城市甚至一個國家對未來城建的規(guī)劃的秘密問題，要是出現(xiàn)泄漏或者被竊取，整個計劃就很難實行。因此，做好城建檔案的保密工作至關(guān)重要，國家也應(yīng)加大力度去重視這個問題。本文開篇引出了城建檔案保密工作的重要性，并根據(jù)泄密的表現(xiàn)形式，對應(yīng)地找出解決的措施，確保城建檔案可以萬無一失。

參考文獻

[1] 鄭玲玲. 基于城鄉(xiāng)與區(qū)域一體的城建檔案數(shù)據(jù)集成管理應(yīng)用研究——以東莞市數(shù)字城建檔案管理平臺為例[J]. 檔案學通訊. 2010(05): 91-94.

[2] 張嵐萍. 淺談多媒體系統(tǒng)在城建檔案現(xiàn)代化管理中的應(yīng)用[J]. 黑龍江科技信息. 2013(07): 154.

[3] 薛小霞. 淺談信息化建設(shè)在城建檔案管理中的作用[J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2013(07): 187.

[4] 王曉燕. 城建檔案現(xiàn)代化管理模式思索[J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2012(24): 33-59.

第5篇：檔案管理的要點范文

一、回族醫(yī)藥檔案管理的重要性

回族醫(yī)藥是回族群眾在歷史發(fā)展進程中吸納中國傳統(tǒng)醫(yī)藥文化，融匯伊斯蘭醫(yī)學而創(chuàng)造出的一種獨特的醫(yī)學文明成果，其獨特的民族文化、理論體系、養(yǎng)生保健價值，日益得到社會的關(guān)注和認可，尤其受伊斯蘭國家民眾的青睞，但隨著時代的發(fā)展，醫(yī)學的進步，傳統(tǒng)醫(yī)學需要進一步的傳承、保護和發(fā)展?；刈遽t(yī)藥也面臨著傳承中發(fā)展，在發(fā)展中超越。整理回族醫(yī)藥檔案工作是傳承、保護和發(fā)展回族醫(yī)藥工作的重要組成部分。目前國內(nèi)楊華祥整理的回族“湯瓶八診”、張寶玉回醫(yī)骨傷醫(yī)院整理的“張氏回醫(yī)正骨”已被批準為國家級非物質(zhì)文化遺產(chǎn)名錄。從檔案管理的視角看，加強回族醫(yī)藥古典醫(yī)籍、歷代醫(yī)家學術(shù)思想、民族民間醫(yī)藥傳統(tǒng)知識與技術(shù)的整理、研究和利用，是一項十分重要而緊迫的工作。

回族醫(yī)藥歷史悠久、內(nèi)容豐富，對于治療一些常見病、地方病和疑難雜病有很好的療效，如今國內(nèi)各地都有很多醫(yī)療機構(gòu)和組織在沿用傳統(tǒng)的回族醫(yī)學用藥，效果比較明顯。寧夏作為西部內(nèi)陸地區(qū)的經(jīng)濟欠發(fā)達的少數(shù)民族省區(qū)，要解決全區(qū)630萬回漢各族人民的醫(yī)療保健問題，實現(xiàn)人人享有基本醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的目標，必須保護好、利用好、發(fā)展好中醫(yī)藥和回族醫(yī)藥這些寶貴的傳統(tǒng)衛(wèi)生資源。寧夏對研究回族醫(yī)藥有著得天獨厚的優(yōu)勢和基礎(chǔ)，回族醫(yī)藥研究和開發(fā)具有廣闊的前景。我區(qū)與阿拉伯國家有著共同的伊斯蘭宗教信仰、民俗及文化等方面的天然聯(lián)系，對回族醫(yī)藥在健康保健、醫(yī)療服務(wù)領(lǐng)域中有著共同的認知和廣泛的合作領(lǐng)域。借助寧夏每年一次的中阿博覽會論壇，可以加強與阿拉伯國家在回族醫(yī)藥發(fā)展方面的交流與合作。因此，整理和發(fā)展回族醫(yī)藥檔案對于促進回族醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展、滿足人民群眾健康需求和對外醫(yī)藥文化交流都有著極為重要的意義。如果忽視了回族中醫(yī)藥文化發(fā)展和回族醫(yī)藥檔案管理工作的重要性，就有可能失去回族醫(yī)藥文化發(fā)展的先機。因而檔案保護和管理不是一項簡單的技術(shù)層面的工作，而是一項文化傳承、醫(yī)療技術(shù)推廣、搭建合作平臺的綜合性工程，也是一項功在當代、利在千秋的具有重要價值的事業(yè)。

二、回族醫(yī)藥檔案管理的現(xiàn)狀及問題

寧夏回族自治區(qū)十分重視回族醫(yī)藥研究，并取得新的突破，近幾年來，借助國家中醫(yī)藥管理局民族醫(yī)藥文獻整理工作，寧夏組織醫(yī)藥專家，先后整理出了《中國回族醫(yī)藥學》、《回藥本草》、《回族醫(yī)學奧義》、《回族醫(yī)學簡史》、《回醫(yī)方粹》五部回族醫(yī)藥文獻，被列為國家中醫(yī)藥管理局民族醫(yī)藥文獻整理課題，并出版發(fā)行，填補了回族醫(yī)藥文獻的許多空白。同時，回族醫(yī)藥學專家正在進行進一步挖掘整理《回醫(yī)發(fā)微》、《大拱北醫(yī)術(shù)》等回族醫(yī)藥文獻，也被國家中醫(yī)藥管理局批準立項。隨著回族醫(yī)藥文獻研究的發(fā)展，回族醫(yī)藥診療技術(shù)也取得了長足發(fā)展，寧夏研發(fā)的“圣穆威膠囊”等回族醫(yī)藥醫(yī)療保健產(chǎn)品已獲國家專利?；刈屦B(yǎng)生保健療法的相關(guān)保健產(chǎn)品研究也取得新的突破。近年來寧夏多次召開了回族醫(yī)藥學術(shù)研討會和中國（寧夏）回族醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)高峰論談等一系列回族醫(yī)藥的學術(shù)活動，這對挖掘整理回族醫(yī)藥檔案有著重要的促進作用和意義。

總體來說，回族醫(yī)藥檔案管理還沒有引起相關(guān)單位和組織的重點關(guān)注，回族醫(yī)藥檔案管理隸屬于不同的研究或醫(yī)療機構(gòu)、高校等，缺乏資源整合和統(tǒng)一管理，突出存在的問題：一是對回族醫(yī)藥檔案管理的重視程度不夠。在組織上沒有專門的機構(gòu)，在經(jīng)費支持和人才招攬方面都存在著許多不足。目前對于回族醫(yī)藥檔案的管理工作需要一個完整的體系和流程，做到宏觀管理與微觀協(xié)調(diào)的組織提升。當下在回族醫(yī)藥檔案管理中不能夠科學的對檔案進行整理和利用，一定程度上導致了保護意識的減弱。所以提高回族醫(yī)藥文化檔案保護技術(shù)水平，延長檔案的壽命，讓珍貴的檔案長久地保存下去，已經(jīng)成為擺在回族醫(yī)藥文化檔案工作者面前的一個關(guān)鍵性課題。因此如何保護好回族醫(yī)藥文化瑰寶，使回族醫(yī)藥文化能夠繼承和發(fā)揚光大、代代相傳，是一個急需解決的大問題。二是管理機構(gòu)和硬件設(shè)施不完善。要做大做強回族醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)，要做好回族醫(yī)藥文化傳承與發(fā)展，就必須要加強回族醫(yī)藥文化檔案整理保護的經(jīng)費投入，成立專業(yè)機構(gòu)，完善硬件建設(shè)，從而提升回族醫(yī)藥文化檔案整理的水平。三是專業(yè)化、信息化程度不高，缺乏專職檔案管理人員?；刈遽t(yī)藥文化檔案整理保護工作既涉及古代中國傳統(tǒng)醫(yī)學文獻典籍，也涉及中亞阿拉伯醫(yī)學的文獻典籍，專業(yè)性非常強，這類人才奇缺，因此培養(yǎng)這方面的專業(yè)人才是做好回族醫(yī)藥文化檔案整理保護工作的重點。

三、回族醫(yī)藥檔案發(fā)展的對策

回族醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展，事關(guān)人民群眾的幸福安康，事關(guān)中華文化的繼承創(chuàng)新，事關(guān)民族社會的和諧安康，筆者認為應(yīng)從以下幾點加強回族醫(yī)藥檔案管理。

（一）提高對回族醫(yī)藥檔案管理重要性的認識

為了更好地促進回族醫(yī)藥事業(yè)的發(fā)展，回族醫(yī)藥檔案管理工作必須與時俱進，能夠引起政府有關(guān)部門的高度重視，強化整個社會的檔案意識、保護意識，為促進人類健康做出積極貢獻。建立激勵機制，鼓勵全社會為回族醫(yī)藥檔案發(fā)展貢獻資源或獻計獻策。注重加強對回族醫(yī)藥文化檔案整理保護工作者的認同、增強責任感和使命感，保護、管理好現(xiàn)有的文獻古籍檔案。有關(guān)專家指出，抓緊搜集、整理民間回族醫(yī)藥偏方、驗方，是發(fā)展回族醫(yī)藥事業(yè)的當務(wù)之急。

（二）改善回族醫(yī)藥檔案管理的條件與環(huán)境

在信息飛速發(fā)展的今天，檔案管理現(xiàn)代化已成為不容置疑的事實。有關(guān)部門要立足于促進回族醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展的高度，加大投入，加強建設(shè)，提高回族醫(yī)藥檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平，要建立各類檔案數(shù)據(jù)庫，提高計算機對檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務(wù)的工作力度。環(huán)境形象也是檔案管理的一個重要因素，整體的環(huán)境需要在細節(jié)上凸顯出回族醫(yī)藥文化的歷史質(zhì)素和發(fā)展。我們可以從整體的建筑外貌、建筑的內(nèi)部架構(gòu)、細節(jié)上的標識和周圍環(huán)境等方面來凸顯出回族醫(yī)藥文化，所以營造良好的回族醫(yī)藥文化氛圍能夠為現(xiàn)代化的檔案管理錦上添花。因此檔案管理能夠和環(huán)境文化的建設(shè)相輔相成，在潛移默化中讓檔案管理上升到一種精神層面的需求，從而帶動檔案管理的良性發(fā)展。

（三）提高回族醫(yī)藥檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化水平

第6篇：檔案管理的要點范文

關(guān)鍵詞：環(huán)境檔案管理 電子化 信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2013）09-0013-01

環(huán)境檔案管理是一項涉及多學科多領(lǐng)域的工作，它需要一定的技術(shù)基礎(chǔ)。環(huán)境檔案管理的對象就是在環(huán)保過程中所產(chǎn)生的真實材料，這些專業(yè)活動包括環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科技環(huán)境法制及環(huán)境研究。

一、目前環(huán)境檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.傳統(tǒng)的環(huán)境檔案管理方法

檔案管理工作的綜合性較強，檔案管理員的工作量一般都比較大，需要有很好的耐心和細心的工作態(tài)度。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要就是檔案的收集和分類工作，管理員首先需要把環(huán)?？萍紮n案可以分為以下八類：環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科學研究、環(huán)境工程與基本建設(shè)、儀器設(shè)備與環(huán)境標準、計量；然后按系統(tǒng)的方法將檔案迅速地整理好，并以適當?shù)姆椒ū４?，防治紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變、長蟲、發(fā)霉、遺失等問題

2.電子文檔管理方式不受重視

使用電子文檔來保存信息不僅可以節(jié)省大量的紙質(zhì)資源，還能提高信息的安全性與完整性；但是這種方式需要更多的技術(shù)投入，必須以一定的計算機設(shè)備為基礎(chǔ)，對檔案管理人員的管理要求、技術(shù)要求也更高，工作量也增大。在實現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化信息化的過程中還存在以下問題：首先，硬件設(shè)備和軟件設(shè)備不能達到要求，缺少資金投入和技術(shù)支持；其次，檔案管理人員的技術(shù)水平落后，尤其是缺少專業(yè)的計算機操作技能。因此，要實現(xiàn)環(huán)境檔案管理的電子化和信息化不僅需要政府的資金和技術(shù)投入，也需要加大對管理人員的培訓。

3.當前我國環(huán)境檔案管理存在的問題

一方面，我國環(huán)境檔案管理體系沒有保障機制，表現(xiàn)為既沒有專門的環(huán)境檔案管理準則、標準，即使在與檔案管理相關(guān)的法律中也很少有涉及環(huán)境檔案管理的條例，也沒有環(huán)境檔案和信息披露的制度和規(guī)范，對信息披露的范圍、內(nèi)容、形式都沒有統(tǒng)一的規(guī)定。另一方面，從技術(shù)層面來看我國還沒有建立完整的環(huán)境檔案管理技術(shù)體系，沒有統(tǒng)一的技術(shù)標準。

二、環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點和方式

1.環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點

環(huán)境檔案管理電子化信息化就是以電子文檔來儲存所要管理的信息，電子文件是以光盤、磁盤等為載體，與紙質(zhì)文檔相比，它有以下特點：電子文檔離不開現(xiàn)代辦公設(shè)備的支持，最主要的設(shè)備即計算機；通過這些現(xiàn)代化的設(shè)備可以實現(xiàn)文檔信息快速、便捷的共享，不會有任何時間和地域的限制；通過這些設(shè)備也可以快速地對信息進行修改或補充；電子文件的保存環(huán)境沒有紙質(zhì)文檔的保存環(huán)境要求高，只要這些設(shè)備不發(fā)生損壞即可。

2.電子文件歸檔的方式

要把電子文件歸檔，目前一般使用的方法是將文件保存在磁盤上，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)移交檔案。以保存在磁盤上的方式來歸檔看起來文檔的保存期可以無限長，但實際上磁盤很容易受到損壞，對電子文檔產(chǎn)生很大的安全威脅，而一旦電子文檔受到破壞，要恢復起來難度很大，甚至不可能。所以，采用這種方式首先就要保障電子文檔的安全性，保證文檔內(nèi)的信息不回丟失，可以通過采取文件備份的方法解決該問題，但這又會使存儲磁盤的數(shù)量增多，管理人員的工作量也會增大。所以最佳的歸檔方式之一是通過網(wǎng)絡(luò)版辦公自動化管理系統(tǒng)歸檔，這種方式是讓辦公室與信息部門合作，由辦公室統(tǒng)籌管理工作，而信息部門依靠其技術(shù)設(shè)備及人才條件負責電子文件歸檔并負責保證其安全。當然最好的方式還是把兩種方式同時使用，做好網(wǎng)絡(luò)存貯的同時把文件存入光盤。

三、實現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化和信息化的必要性

檔案管理方式的電子化與信息化已經(jīng)成為信息時代的大勢所趨，環(huán)境檔案管理也不例外。

1.環(huán)境檔案管理電子化和信息化可改善檔案管理工作

電子化和信息化可以打破檔案利用的種種局限，特別是時間限制和地域限制，使檔案管理可以與全國甚至全世界接軌，檔案管理部門能獲得更多的支持，使檔案管理部門由封閉走向開放。檔案管理職能不僅局限于檔案的收集、整理與保管，信息化和電子化使得其職能擴展到信息采集、管理和服務(wù)，最終實現(xiàn)信息資源的合理配置、科學管理。

2.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是形勢發(fā)展的需求

21世紀是信息化高速發(fā)展的時代，人類的每項工作都離不開高科技的支持，環(huán)境檔案管理也不例外。環(huán)境檔案管理要管理的檔案文件通常有上百萬件，這些文件都是一個地區(qū)或國家珍貴的信息資源庫，檔案管理的意義就在于要讓這些資源得到各級領(lǐng)導和普通群眾的充分利用，充分實現(xiàn)資源共享，為國民經(jīng)濟發(fā)展及環(huán)境保護服務(wù)。近年來，環(huán)境檔案管理電子化信息化的趨勢越來越明顯，檔案載體已經(jīng)大部分被光盤、磁盤取代，隨之也產(chǎn)生了一系列檔案管理的問題，例如電子檔案的收集、保管、保護和利用問題，要解決這些問題就要加快檔案管理電子化信息化的建設(shè)。

3.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是社會的強烈需求

在競爭越來越激烈的當今社會，人們的世界觀念越來越強，對工作效率的要求越來越高，領(lǐng)導在做決策時也要做到迅速、準確，職能部門的工作對數(shù)據(jù)也要求及時、準確，社會大眾對檔案信息的需求量也在增加，尤其是隨著環(huán)保意識的加強，人們對環(huán)境檔案信息的需求明顯增大。面對這些群體，檔案管理部門只有以最全、最新、最直接、最方便的方式提供信息才能滿足達到要求，這就迫使檔案管理部門改變傳統(tǒng)的管理方式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供多功能而快捷的服務(wù)。

四、結(jié)語

傳統(tǒng)的環(huán)境檔案的紙質(zhì)管理方法已經(jīng)不再適合現(xiàn)當代對于檔案管理的要求，電子化信息化的今天，環(huán)境檔案管理由紙質(zhì)管理方法轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒芾硎潜厝悔厔荩挥许槕?yīng)時代潮流利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供更舒適的服務(wù)，才能讓環(huán)境檔案的管理和使用更加安全更有效率。

參考文獻

[1]趙潔，檔案管理信息電子化問題研究，神州，2013（01）.

第7篇：檔案管理的要點范文

關(guān)鍵詞：廣播電視檔案 規(guī)范管理 重要性 措施

所謂的廣播電視檔案，也就是廣播電視從業(yè)人員在其廣播電臺、電視臺開展的活動過程中通過采訪、錄制、播出的過程中形成的具有一定收存價值的視頻、音頻或者文字材料。人們在后來的查閱過程中能夠進行相應(yīng)的觀察和總結(jié)，并且反映出真實的歷史過去，是研究歷史、指導人類未來發(fā)展的重要資料。

一、認識廣播電視檔案管理工作的重要性

1.能夠準確反映現(xiàn)實情況。廣播電視檔案中各類形式的資料，是最能夠反映出資料形成時代社會各個行業(yè)、社會經(jīng)濟發(fā)展、政治進步以及人們思想行為動態(tài)的直觀材料。并且這種材料由于其儲存介質(zhì)的特殊性，能夠多次重復利用。由于節(jié)目播出時間的限制，在人民群眾能夠接觸到的電視和廣播節(jié)目，往往無法將拍攝的全部情景完全地展示在人民群眾面前，還有大量的視頻、音頻材料無法播出。而這部分資料仍然具有非常重要的價值。強化對于相關(guān)上述資料的檔案管理，無論其是否能夠與廣大群眾見面，都需要進行全面、有效地評估和儲存。而電視臺和電臺由于具有藝術(shù)創(chuàng)造性和盈利性，往往能夠在節(jié)目設(shè)置和播出的過程中形成版權(quán)或者其他形式的經(jīng)濟收益。這對于廣播電視檔案管理的工作開展來說，具有十分重要的意義。

2.屬于可再生資源，符合低碳經(jīng)濟要求。廣播音頻和電視臺掌握了大量的演繹材料，其中包含了豐富的信息傳遞，并且能夠作為工作人員只做節(jié)目的源素材，能夠多次利用而不消失，并且能夠從固定的資源中獲取新的創(chuàng)作靈感和創(chuàng)作形式。從這一方面來說，廣播電視檔案也屬于可再生資源，能夠大量地節(jié)約創(chuàng)作成本。正因為廣播電視檔案具有如此重要的屬性，也就決定了廣播電視檔案管理工作必須要嚴格地按照歸檔制度，將相關(guān)材料妥善入檔，使得具有使用價值的材料能夠安全穩(wěn)妥地保存起來，以備將來的開發(fā)和利用。

3.承擔歷史宣傳和歷史教育的職能。廣播電臺和電視臺都是黨和政府宣傳施政方針、公布發(fā)展路線的喉舌，在對群眾進行教育和影響的過程中發(fā)揮了不可替代的重要作用。在進行歷史教育的過程中，如果缺乏相關(guān)的歷史音像材料作為補充，那么宣傳作用就會大大降低。對于在改革開放之后成長起來的青年群體，由于他們接觸新媒體的機會較多，如果不大量地加入視聽資料的說教，很難培養(yǎng)起青年人群尊重歷史、以史為鑒的正確歷史觀。所以說，規(guī)范廣播電視檔案管理，對于強化輿論宣傳、提升媒體引導方面具有非?，F(xiàn)實的意義。

二、強化規(guī)范管理在廣播電視檔案管理工作中的重要性

1.爭取領(lǐng)導重視，強化檔案管理意識，培養(yǎng)專業(yè)管理人才。要爭取取得領(lǐng)導對于電臺、電視臺檔案管理工作的關(guān)注和支持，使得相關(guān)的管理成為各部門重視的工作，并且在相當長的時間內(nèi)保持對于廣播電視檔案管理工作的高投入，使得檔案管理工作能夠有較為充沛的人力資源、行政資源以及經(jīng)濟來源。因為電視臺和廣播電臺具有新聞單位的職能，這就要求檔案管理人員必須具有相應(yīng)的專業(yè)管理素養(yǎng)。在熟悉檔案管理工作的前提下，要對相關(guān)的媒體檔案保存擁有正確的認識和理解，及時地掌握行業(yè)內(nèi)最新的發(fā)展情況，積極參加相關(guān)的培訓和輔導，使得自身專業(yè)素質(zhì)能夠滿足檔案管理工作的開展。

2.不斷健全和完善相關(guān)規(guī)章制度，并且做好落實。實現(xiàn)聲像檔案規(guī)范化管理，必須制定行之有效的管理辦法和建立科學的管理制度。相關(guān)部門要完善管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像檔案從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定出一套嚴格的制度，防止分散流失，確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處。制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法可依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案的歸檔質(zhì)量。

3.形成正確的廣播電視檔案鑒定方法。要保持廣播電視檔案管理工作保持規(guī)范、高效、有序，就必須在工作過程中形成正確的資料鑒定理論與評價體系。為達到這種目的，就必須在進行管理工作的過程中形成獨立思考、不惟權(quán)威、辯證考慮的態(tài)度，積極地做好風險預判，確保相關(guān)資料不受損壞，造假資料不入庫，使得廣播電視檔案管理風險在可控范圍內(nèi)，使得真正有價值的資料能夠最大化地發(fā)揮作用。

總之，形成正確認識，明確規(guī)范管理，對于廣播電視檔案工作具有十分重要的現(xiàn)實意義。在日常廣播電視檔案管理的過程中，必須樹立規(guī)范管理的意識，從而使得廣播電視檔案資料能夠持續(xù)地發(fā)揮作用。

參考資料

[1]楊紅巖.高校聲像檔案管理工作中的幾點思考[J].云南檔案，2005

第8篇：檔案管理的要點范文

[關(guān)鍵詞] 檔案； 信息化管理； 水平； 提升策略

[中圖分類號] F272.7； G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0075- 02

檔案管理的信息化作業(yè)是指在國家檔案管理機構(gòu)的統(tǒng)一組織與指導之下，將各種較為先進的信息化技術(shù)融入各組織的檔案管理工作中，將檔案的信息資源進行有效的歸置、編排等，從而強化管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平。就目前內(nèi)容而言，檔案管理的信息化主要涉及到如下一些方面內(nèi)容，也即檔案管理的信息化資源構(gòu)建、信息化標準的制定、信息化平臺搭建等方面。

1 檔案信息化管理的必要性

實行檔案信息化管理十分必要，除了能夠提升檔案管理的效率，保障檔案能夠更好地為組織運行服務(wù)之外，還可以從如下兩個方面體現(xiàn)出自身的價值。

（1） 檔案信息化管理能夠為組織的檔案資源的高效開發(fā)提供重要的科學保障。通常而言，檔案存檔入庫就成為一種相對靜止的狀態(tài)。通過對檔案不斷進行信息化開發(fā)則可以使這種相對靜止的檔案重新激活，并且通過一定的信息技術(shù)手段，將檔案中所擁有的信息輸入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫當中，進而開發(fā)出這些信息當中所存在的巨大價值，形成價值的增值。

（2） 檔案管理信息化是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必由之路。目前世界正在依靠信息化而不斷推動經(jīng)濟社會跳出傳統(tǒng)的工業(yè)化路徑，進入到更為便捷的快速發(fā)展車道之中。信息技術(shù)是重要的財富與資源，已經(jīng)受到了各行各業(yè)的重點關(guān)注。因此，檔案事業(yè)要想在快速變遷的社會中占有一席之地，就必須將信息化技術(shù)融入日常的檔案管理工作當中。檔案信息化是社會信息化的重要組成部分，檔案信息化建設(shè)滯后，社會信息化就不可能實現(xiàn)，就影響組織可持續(xù)發(fā)展宏偉目標的實現(xiàn)。因此，組織檔案工作者必須解放思想、轉(zhuǎn)變觀念（林兵，2009）?，F(xiàn)在信息成為社會與經(jīng)濟發(fā)展的資源和財富，檔案管理部門是組織的信息中心，在信息社會中，檔案管理也成為組織發(fā)展的支柱工作。

2 提升檔案信息化管理水平的策略

（1） 推動“檔案信息系統(tǒng)”計劃。檔案管理部門應(yīng)健全檔案管理信息化作業(yè)，制訂“檔案信息系統(tǒng)”中程計劃，推動檔案管理信息化，使現(xiàn)行檔案、回溯檔案均能建置完整性的電子目錄，匯整公布檔案目錄，同時開放檔案目錄查詢單一窗口；另將已征集的各類檔案予以數(shù)字化及建立虛擬檔案館，運用虛擬實境及信息技術(shù)，真實呈現(xiàn)實體建構(gòu)，還原檔案發(fā)生的時間與場景，建立檔案信息系統(tǒng)，提供線上申請應(yīng)用，結(jié)合E-Post及電子付費平臺，建立電子檔案儲存安全防偽認證體系，確保信息化作業(yè)安全（楊艷，2012）。

（2） 制訂“檔案數(shù)字服務(wù)”計劃。由于社會E化速度加快，原生性電子檔案比例及數(shù)字化檔案應(yīng)用需求不斷攀升，逐漸突顯出電子檔案在未來檔案事業(yè)發(fā)展中舉足輕重的地位。電子檔案長期保存的方式、格式與安全，也成為檔案管理機構(gòu)面臨的艱難議題，對于電子檔案的數(shù)據(jù)龐大性，在未來應(yīng)不受軟硬件的更迭，仍可順利的閱讀其內(nèi)容，并確保該內(nèi)容的完整與真實。如何克服信息科技日新月異、軟硬件汰換頻繁的困境，已成檔案管理機構(gòu)責無旁貸的議題。同時為結(jié)合對檔案知識的需求，確定檔案核心價值，吸引并鼓勵全體員工參與檔案相關(guān)活動，擴大應(yīng)用服務(wù)范圍，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)環(huán)境及內(nèi)容，應(yīng)制訂“檔案數(shù)字服務(wù)計劃”。

（3） 國家應(yīng)制定信息化相關(guān)的法規(guī)命令。為了統(tǒng)一作業(yè)標準，檔案管理機構(gòu)應(yīng)特別制定檔案電子儲存管理實施辦法、檔案管理信息化作業(yè)要點、電子檔案管理作業(yè)要點等信息化相關(guān)法規(guī)，用以規(guī)范紙本檔案及電子檔案管理的系統(tǒng)功能、與檔案交換格式、檔案目錄匯送格式與規(guī)定、電子檔案儲存規(guī)格及網(wǎng)絡(luò)安全等相關(guān)事項（吳佳宜，2011）。

（4） 推動檔案管理信息化。辦理檔案管理信息化作業(yè)，應(yīng)依檔案管理機構(gòu)及相關(guān)主管機關(guān)的規(guī)定，使用檔案管理主管部門規(guī)劃建置的檔案管理系統(tǒng)或依檔案管理信息化作業(yè)要點的規(guī)定自行建置檔案管理系統(tǒng)，并配合規(guī)定定期轉(zhuǎn)出相關(guān)檔案目錄電子檔，以期適應(yīng)檔案目錄匯送公布及提供申請應(yīng)用的需要，最終提升檔案管理作業(yè)效率。同時，檔案管理部門也應(yīng)規(guī)劃建立檔案管理信息系統(tǒng)驗證制度，協(xié)助信息業(yè)界開發(fā)設(shè)計正確完備的檔管系統(tǒng)，機關(guān)得以檢選優(yōu)質(zhì)廠商，使政府與業(yè)界雙贏。在推動機關(guān)檔案管理信息化方面，首重觀念宣導，以不斷地更新檔案管理局網(wǎng)站來宣揚檔案管理信息化，并建立分眾導覽概念，以一般使用版、檔管人員版及英文版的方式，分別提供不同的網(wǎng)站內(nèi)容服務(wù)大眾（韓雅倩，2009）。另外，也需持續(xù)強化檔案目錄查詢網(wǎng)絡(luò)，結(jié)合資料搜尋引擎，提高查詢速率及正確率，以吸引廣大使用者。

（5） 建構(gòu)整合文書及檔案管理信息系統(tǒng)。這是檔案的前端，因此將檔案管理與管理系統(tǒng)結(jié)合是檔案管理作業(yè)最簡便的方式，也是系統(tǒng)整合的必然方向。檔案管理機構(gòu)應(yīng)于檔案管理信息化作業(yè)要點中定義檔案欄位轉(zhuǎn)換格式表。另外，也需大力提高檔案管理人員信息化水平和保密意識。檔案管理工作的信息化必須靠人來實施，也只有高素質(zhì)的專業(yè)人才才能推動管理信息化水平的提高。要加強對在崗檔案管理人員的信息化培訓，當出現(xiàn)新的操作軟件時，及時開展培訓課程，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識。對于所安裝的軟件和下載的文件等要多加注意，防止病毒入侵，維護檔案系統(tǒng)的安全穩(wěn)定。

主要參考文獻

[1] 林兵. 電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的探討[J]. 中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2009（16）.

[2] 楊艷. 市場經(jīng)濟下企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新實踐分析[J]. 中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2012（2）.

第9篇：檔案管理的要點范文

1.當前檔案管理工作中存在的問題

1.1企業(yè)檔案管理意識不強，企業(yè)檔案利用率低

企業(yè)檔案工作對企業(yè)的各項工作的開展都具有十分重要的作用和作用。企業(yè)檔案信息資源的有效利用，不僅可以讓企業(yè)取得巨大的社會效益，還有利于進一步促進其獲得更大額經(jīng)濟效益。但是在企業(yè)中有不少職工，甚至是不少領(lǐng)導干部，對企業(yè)檔案管理的意識還比較淡薄，因為企業(yè)檔案管理工作不能夠造成直接的經(jīng)濟利益，他們就認為檔案工作可有可無。這種認識不到檔案在工作管理中內(nèi)在重要性和必要性的膚淺思維，顯然表現(xiàn)出他們對檔案利用效益的相關(guān)知識知之甚少。也由于企業(yè)中存在這種對檔案工作重視程度不夠的問題，企業(yè)檔案的信息資源開發(fā)自然不能夠上水平，其利用率也可見一斑。

1.2培訓環(huán)節(jié)薄弱，檔案管理人員素質(zhì)不高

由于上文中提到不少企業(yè)對于檔案管理工作沒有形成正確的認識，因此認為企業(yè)檔案管理工作可有可無，其工作人員不是一些快要離退休的老職工，就是一些“拉關(guān)系”、“走后門”進企業(yè)職工，其專業(yè)素質(zhì)根本無法滿足現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的要求。而除了少數(shù)大型企業(yè)之外，絕大多數(shù)企業(yè)中幾乎不存在企業(yè)檔案工作的相關(guān)培訓，就算有檔案管理人員想要進行相關(guān)知識的提高，也很難找到相關(guān)途徑或得到企業(yè)的幫助。因此，當前企業(yè)檔案管理工作人員十分缺乏相關(guān)的培訓，其管理素質(zhì)也不高。

1.3檔案管理工作沒有確實的制定計劃和要點

企業(yè)中的檔案工作要想取得長遠的發(fā)展和進步，就要求企業(yè)檔案管理工作者必須增強檔案工作的主動性和前瞻性，并制定出一份具有指導性的企業(yè)檔案工作計劃和要點。但是當前的企業(yè)檔案管理工作不僅在組織上、制度上沒有形成一套科學、合理、完整的管理辦法，而且也沒有能夠運用高新科技對檔案工作進行創(chuàng)新和改造，企業(yè)的檔案管理工作還停留在陳舊的傳統(tǒng)檔案管理上，信息化的運用也沒有全面落實到檔案管理中華過來，企業(yè)的檔案管理工作無法適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求和當今科學技術(shù)的發(fā)展的新趨勢。

2.如何為企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題提出解決的對策

2.1加強企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的推進

隨著科學技術(shù)的進步，計算機技術(shù)已經(jīng)深入到各行各業(yè)中，企業(yè)檔案管理當然也應(yīng)該走上一條信息化的發(fā)展道路。利用計算機管理企業(yè)檔案，可以有效的減少企業(yè)紙質(zhì)檔案所占用的空間，而且這樣檔案信息更便于查找，也不容易丟失或者損壞。由于保存信息更方便簡單了，保密程度也增加了，其利用率也自然有所提高，企業(yè)檔案能夠更大范圍的為企業(yè)其他工作提供方便。因此，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)充分利用計算機管理參與到企業(yè)檔案管理工作中去，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的自動化和現(xiàn)代化。

2.2加大對企業(yè)檔案管理人員的培訓力度，加強檔案管理人員的自身素質(zhì)

企業(yè)管理者既然意識到當期檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展有如此重要的作用，就一定要注重對企業(yè)檔案管理人員進行繼續(xù)教育，企業(yè)檔案管理的相關(guān)培訓在數(shù)量和質(zhì)量上都要有所提高。在對企業(yè)員工進行檔案培訓的過程中，培訓教師要結(jié)合新時期企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢和工作特點展開培訓內(nèi)容，對不同層次的接受培訓的員工采用不同層次的教學，遵循按需施教、注重實效的原則，運用“走出去、請進來”的培訓方式，使檔案管理人員盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程和檔案目錄輸入進一步規(guī)范，促進企業(yè)檔案工作效率的提高。