檔案智能化管理的優(yōu)勢精選(九篇)

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第1篇：檔案智能化管理的優(yōu)勢范文

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院 智能化 人事檔案管理

當(dāng)下的時(shí)代以信息技術(shù)的大發(fā)展和廣泛應(yīng)用為基本特征，各個(gè)領(lǐng)域都已經(jīng)或正在向著信息

1.人事檔案管理發(fā)展概況

1.1國外研究及發(fā)展

人事檔案管理在國外，尤其是歐美發(fā)達(dá)國家發(fā)展較早，與之相近的管理領(lǐng)域還包括人事記錄和人事文件。這三個(gè)概念在國外研究和應(yīng)用中經(jīng)常出現(xiàn)混用，但實(shí)際上，人事檔案與一般單位的人事文件是不同的。在國外對人事檔案進(jìn)行定義的相關(guān)法律規(guī)定中，最流行的一種就是美國的密歇根州州法典對其進(jìn)行的概括。該法典稱人事檔案記錄了企業(yè)職工整個(gè)工作生涯過程中所有的工作行為，這些行為保存在某些機(jī)構(gòu)當(dāng)中，能夠?qū)β毠さ木蜆I(yè)、升職、薪酬福利等工作的方方面面形成很大程度的影響。人事文件是保密性的，可以不被公開，而人事檔案有法律作為保障，企業(yè)員工可以要求企業(yè)對其公開人事檔案，否則就違背了法律的相關(guān)規(guī)定，應(yīng)受到相應(yīng)的制裁。

1.2國內(nèi)研究及發(fā)展

在我國，對人事檔案的定義也是多種多樣的，最為流行的解釋是人事檔案是國家和社會的組織機(jī)構(gòu)以文字、表格或其他形式對個(gè)人的經(jīng)歷、業(yè)績、才能等進(jìn)行記錄，并反映在個(gè)人的具體生活當(dāng)中。由此可見，人事檔案由三部分要素構(gòu)成，包括國家或社會層面的組織機(jī)構(gòu)，檔案保存在個(gè)人的社會信息單元中，檔案記錄必須是真實(shí)的、客觀的。

從上述國內(nèi)外對人事檔案的定義和理解來看，人事檔案是在個(gè)人參加社會工作，由企業(yè)或社會機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事管理過程中形成的，并以個(gè)人社會信息的形式進(jìn)行整理收集，以備隨時(shí)對個(gè)人的工作信息進(jìn)行考察。

2.醫(yī)院的人事檔案管理現(xiàn)狀

目前，由于我國的醫(yī)院現(xiàn)代化管理剛剛起步，許多醫(yī)院的管理水平還停留在上世紀(jì)八十年代左右，早已不能滿足現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的需要，醫(yī)院的人事檔案管理作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，其混亂現(xiàn)狀尤為嚴(yán)重。

2.1內(nèi)容模糊

人事檔案管理最重要的原則就是記錄內(nèi)容的清晰、真實(shí)，而這一點(diǎn)在目前的醫(yī)院管理缺陷尤為嚴(yán)重。其人員構(gòu)成受到歷史環(huán)境的影響非常復(fù)雜，這就導(dǎo)致在實(shí)際的人事檔案管理工作中，人員信息內(nèi)容模糊，甚至造價(jià)的情況嚴(yán)重。更為嚴(yán)重的一個(gè)問題是，在醫(yī)院的人事檔案信息中，大部分都是個(gè)人工作生涯中所取得的各種各樣的成績，而對其所犯錯誤、工作失誤等不利信息則比重就輕，甚至直接省去。最重要的原因是人事檔案管理部門和領(lǐng)導(dǎo)者沒有端正責(zé)任態(tài)度，對發(fā)現(xiàn)的問題沒有及時(shí)進(jìn)行糾正，甚至與相關(guān)人員一同造價(jià)，以謀取某些個(gè)人的私利。

2.2管理部門混亂

人事檔案管理應(yīng)由醫(yī)院的人事管理部門負(fù)責(zé)，但在實(shí)際情況中，許多醫(yī)院或由于組織機(jī)構(gòu)設(shè)置局限，或由于根本就沒有現(xiàn)代人事管理理念，沒有設(shè)置自己的人事管理部門，這就使得人事檔案的管理在實(shí)際操作中的管理非?；靵y，沒有一個(gè)直接負(fù)責(zé)的部門。這種“政出多門”的現(xiàn)象有著深刻的社會歷史因素的影響，在我國傳統(tǒng)的醫(yī)院管理工作中，由于受制于“檔隨人走”觀念的束縛，造成個(gè)人人事檔案的管理不斷的變換主管部門，而隨著市場經(jīng)濟(jì)和現(xiàn)代化企業(yè)管理理念的不斷發(fā)展，許多醫(yī)院開始意識到這一問題的嚴(yán)重性，但受到利益分配等現(xiàn)實(shí)因素的影響，使得目前的醫(yī)院人事檔案管理還在一定程度上存在著主管部門混亂的現(xiàn)象。

2.3檔案利用效率低

隨著我國經(jīng)濟(jì)市場化程度的不斷加深，對人事檔案利用效率的要求也越來越高，但在目前的醫(yī)院管理工作當(dāng)中，人事檔案的利用效率非常低下，這又是受傳統(tǒng)觀念和檔案管理模式的不良影響。人事檔案的利用應(yīng)擴(kuò)展到社會經(jīng)濟(jì)的各種組織形式，充分利用人事檔案的信息優(yōu)勢，給社會經(jīng)濟(jì)的人事管理帶來活力。

3.醫(yī)院人事檔案管理的智能化發(fā)展

實(shí)現(xiàn)智能化發(fā)展的基礎(chǔ)是信息化管理在醫(yī)院人事檔案管理中得到大規(guī)模的推廣應(yīng)用，事實(shí)上，信息化管理也是整個(gè)管理模式大的發(fā)展方向。具體的發(fā)展措施可以從以下幾個(gè)方面著手：

3.1打造信息化管理基礎(chǔ)

通過在醫(yī)院日常管理中全面應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，使信息化管理成為醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的常態(tài)。涉及到人事檔案管理，通過建立醫(yī)院人事檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，將各種人事檔案信息以電子文件的形式存儲在醫(yī)院的數(shù)據(jù)庫中，為人事檔案管理的智能化發(fā)展提供牢靠的數(shù)據(jù)和信息支持。

3.2建立人事檔案信息管理局域網(wǎng)

在龐大的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，醫(yī)院可通過建立內(nèi)部人事檔案管理局域網(wǎng)，使醫(yī)院職工可以通過局域網(wǎng)的平臺充分參與到人事檔案管理當(dāng)中，形成智能化管理前提下的人人參與局面。

3.3建立統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

在建立了人事檔案管理的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和基本管理形式的前提下，通過建立統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，能夠?qū)︶t(yī)院人事檔案管理的智能化、標(biāo)準(zhǔn)化起到非常關(guān)鍵的標(biāo)尺作用。

3.4運(yùn)用信息化管理手段

現(xiàn)代社會是信息化社會，醫(yī)院人事檔案管理要想緊跟時(shí)代步伐，就必須采用信息化管理手段，具體來講就是要盡可能的多運(yùn)用當(dāng)代最新的科技成果和管理手段，同時(shí)還在很大程度上提高了檔案人事管理效率和水平，因此實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理是大勢所趨，是時(shí)展的必然趨勢。

4.結(jié)語

總之，通過現(xiàn)代化的信息手段對人事檔案進(jìn)行智能化的管理，才是新時(shí)代背景下我國醫(yī)院人事檔案管理工作的主要發(fā)展方向。

參考文獻(xiàn)：

[1] 魏慶紅. 淺談醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)[J]. 科技檔案， 2012（2）

[2] 杜娟. 信息時(shí)代人事檔案管理的發(fā)展方向[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2012（10）

第2篇：檔案智能化管理的優(yōu)勢范文

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；科研檔案；管理

隨著大數(shù)據(jù)環(huán)境的逐漸形成，科研實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等資料愈發(fā)依賴電子檔案的形式保存，這無疑對科研檔案管理提出了新的要求。與此同時(shí)，創(chuàng)新性思維作為科研工作的核心，尤以科研信息的時(shí)效性為重。而傳統(tǒng)的科研檔案管理方法難以對科研檔案進(jìn)行高效管理，因此科研檔案管理要求對已接收材料進(jìn)行全面細(xì)致的歸類整理，建立并完善科學(xué)、系統(tǒng)的管理體系。毋庸置疑，高效、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目蒲袡n案管理對提高醫(yī)院科研水平、促進(jìn)醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展具有重要意義，是醫(yī)院提高醫(yī)教研整體水平的必要條件。

一、醫(yī)院科研檔案管理的缺陷

（一）科研檔案管理人員缺乏專業(yè)性當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院的科研檔案管理人員未進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的培訓(xùn)，因而易造成基本業(yè)務(wù)不熟悉、檔案管理意識薄弱等問題。相關(guān)檔案管理人員通常只掌握基礎(chǔ)的文檔收集能力，在面對如電腦因病毒而死機(jī)等突況常顯得手足無措。其接受專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育的機(jī)會較少，檔案管理系統(tǒng)知識無法及時(shí)更新，從而造成檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，工作效率低下，難以迅速適應(yīng)社會發(fā)展對檔案管理事業(yè)提出的更高要求。

（二）科研檔案管理意識落后很多醫(yī)院對科研檔案管理不夠重視，未形成規(guī)范的科研檔案管理體系，更無相應(yīng)完整的科研檔案管理規(guī)定。同時(shí)，醫(yī)學(xué)研究工作者、科研人員和管理人員缺乏歸檔意識，使得科研檔案材料雜亂無序，難以對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行高效利用?？蒲腥藛T專注于實(shí)驗(yàn)研究，往往出現(xiàn)檔案記錄書寫不及時(shí)、檔案記錄格式不規(guī)范等情況，最終使得檔案文件質(zhì)量不高。在上交材料時(shí)也僅按規(guī)定直接打包上交，并未進(jìn)行進(jìn)一步的歸納整理。而檔案管理人員也僅是將各項(xiàng)科研項(xiàng)目、科研成果進(jìn)行簡單登記，從而導(dǎo)致很多資料信息不能得到妥善地歸檔和保管，為將來材料的應(yīng)用造成不便。

（三）科研檔案利用率低由于缺乏具體的科研檔案管理應(yīng)用規(guī)定，檔案管理人員有時(shí)對各科室上交的科研材料過分保密，以致于許多有利用價(jià)值的檔案資料只能被部分人員查閱，檔案利用率低。當(dāng)前以人工管理為主、紙質(zhì)文件與電子檔案并存的管理辦法，使得科研人員及管理人員在科研數(shù)據(jù)查詢和管理工作中面對未經(jīng)歸檔分類的數(shù)據(jù)不得不做大量的重復(fù)性工作，造成不必要的時(shí)間浪費(fèi)。而智能化數(shù)字管理平臺的缺乏也使得數(shù)據(jù)分析的有效性受到限制?，F(xiàn)在廣泛應(yīng)用的信息檢索系統(tǒng)，僅能搜索到表面上與所需材料相關(guān)的信息，無法對數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步挖掘分析，從而忽視了許多有內(nèi)在聯(lián)系的寶貴資源。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)在科研檔案規(guī)范管理中的應(yīng)用

（一）大數(shù)據(jù)檔案管理的優(yōu)勢

1.增加存儲空間，減少資源浪費(fèi)科研檔案尤以數(shù)據(jù)多為特點(diǎn)，漫長的實(shí)驗(yàn)周期更是使得一份科研檔案里所囊括的材料數(shù)量驚人。而當(dāng)各種類型的數(shù)據(jù)資料錄入進(jìn)數(shù)字管理平臺，其極大的儲存空間避免了傳統(tǒng)儲存方式下由于文書材料數(shù)量多而導(dǎo)致的儲存空間有限的情況，與此同時(shí)還可以解決紙質(zhì)資料受潮受損的問題，降低檔案儲存成本的同時(shí)節(jié)約了各類資源，踐行了“綠色”發(fā)展理念。

2.避免檔案丟失，加強(qiáng)數(shù)據(jù)保密在傳統(tǒng)人工檔案管理的過程中，難免會遇到材料丟失或難以查找的窘境，以及對某些重要數(shù)據(jù)泄露的擔(dān)心。數(shù)字管理平臺的應(yīng)用使得各類文檔數(shù)據(jù)得到永久保存，在需要時(shí)僅需簡單搜索便能獲得想要的材料。此外，檔案管理人員可通過對機(jī)要檔案進(jìn)行加密處理，限定可查閱人員權(quán)限，既實(shí)現(xiàn)了科研數(shù)據(jù)的共享，又避免了關(guān)鍵信息的泄露。

3.提高工作效率，促進(jìn)資源利用應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅能提高工作的效率及準(zhǔn)確度，并且能增加科研原始數(shù)據(jù)的利用效率。在大數(shù)據(jù)和云計(jì)算的環(huán)境下，隨著智能化數(shù)字管理平臺的建立，檔案管理人員可通過其協(xié)助迅速對各類科研檔案進(jìn)行合理的歸納整理，并將科研檔案與醫(yī)院其他類別的檔案信息綜合聯(lián)系，形成一套強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫。在此情況下，科研人員通過合理分析電子檔案便可及時(shí)得到與研究人員所探索課題相關(guān)的有利數(shù)據(jù)資料，促進(jìn)了資源共享，提高了各類資源的利用率。

（二）智能化數(shù)字檔案平臺及管理團(tuán)隊(duì)的設(shè)立

1.構(gòu)建智能化數(shù)字檔案平臺對各類科研數(shù)據(jù)高效分類、歸檔、應(yīng)用等的實(shí)現(xiàn)，均需以擁有成熟強(qiáng)大的智能化數(shù)字檔案管理平臺為基石。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求，積極建立開發(fā)智能化數(shù)字檔案管理平臺，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)永久保存、資源合理共享、信息查閱利用便捷等需要。系統(tǒng)穩(wěn)定、分類清晰、使用簡便，是理想數(shù)字化檔案管理平臺應(yīng)具備的特點(diǎn)。因此，醫(yī)院必須具備高質(zhì)量、高性能的硬件設(shè)備以維持管理系統(tǒng)的穩(wěn)定，同時(shí)定期維護(hù)、更新相關(guān)系統(tǒng)。依托該平臺，數(shù)據(jù)的查閱、應(yīng)用必須經(jīng)過個(gè)人身份信息驗(yàn)證，保密級別高的材料借閱也必須經(jīng)申請及審核后方可查看，使得科研檔案客觀性、保密性得到了保障；檔案管理人員可根據(jù)平臺上明確的分類指示對科研數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔整理，在減輕了工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)提高了工作效率；科研人員可直接于智能化數(shù)字檔案管理平臺上傳相關(guān)實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，同時(shí)可以利用系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫中各類資源進(jìn)行分析，獲得對深入研究有所幫助的材料，既增強(qiáng)了各部門間的資源共享和交流合作，又助力了科學(xué)研究的進(jìn)一步發(fā)展。

第3篇：檔案智能化管理的優(yōu)勢范文

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學(xué)校重要的教育歷史，具有很重要的價(jià)值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來看，主要對其總結(jié)了以下這幾個(gè)方面特點(diǎn):第一，學(xué)校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業(yè)生。同時(shí)會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學(xué)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，也要對畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷出或改動，此時(shí)檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動較為頻繁等一系列特點(diǎn)，再加上要對學(xué)生其他檔案的維護(hù)和保存，都需要耗費(fèi)大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導(dǎo)致各高校之間對于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn)，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。

二、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

過去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個(gè)部門分出一個(gè)檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運(yùn)而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統(tǒng)檔案管理的一種補(bǔ)充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來越強(qiáng)大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計(jì)算機(jī)緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機(jī)讀的形式，就這一點(diǎn)來說是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價(jià)值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實(shí)性以及價(jià)值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點(diǎn)都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點(diǎn)：

（一）提供拷貝

在對電子檔案進(jìn)行使用的過程中，主要的一個(gè)途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個(gè)檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進(jìn)行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計(jì)算機(jī)將所使用的檔案進(jìn)行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點(diǎn)，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財(cái)力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計(jì)算機(jī)對電子檔案進(jìn)行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時(shí)間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。

四、檔案數(shù)字化管理的重要作用

檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進(jìn)行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類別進(jìn)行數(shù)字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時(shí)的信息反饋還能做出詳細(xì)的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當(dāng)中可以進(jìn)行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲存在文檔的資料庫當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點(diǎn)就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點(diǎn)。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時(shí)效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)就能夠完成整個(gè)的統(tǒng)計(jì)整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個(gè)的辦公流程順暢無阻，節(jié)省了很多的人力和時(shí)間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。所以，在社會快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時(shí)代需求的。然而目前，我國在運(yùn)用數(shù)字化的管理過程當(dāng)中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與實(shí)踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個(gè)工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進(jìn)行數(shù)字化的管理過程當(dāng)中，對相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個(gè)資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認(rèn)真對待。4、管理資料。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴(yán)格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問題?，F(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進(jìn)行自動化的統(tǒng)計(jì)，可以節(jié)約時(shí)間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時(shí)間、精力；在編排資料中，利用計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時(shí)還可以進(jìn)行資料共享，促進(jìn)高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進(jìn)行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^程當(dāng)中，要進(jìn)行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進(jìn)行正當(dāng)?shù)牟僮?，這樣才能保證信息的安全。

五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理

在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個(gè)很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會對學(xué)校或者學(xué)生造成很大的損失，所以在進(jìn)行數(shù)字化的信息管理的時(shí)候，要嚴(yán)格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強(qiáng)高校檔案的內(nèi)部管理，對學(xué)校內(nèi)部工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進(jìn)行數(shù)字化的儲存模式當(dāng)中存在著很多的問題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時(shí)受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒有做好保密防范工作，隨時(shí)都有可能為學(xué)校帶來相當(dāng)大的損失。所以要定期對電腦系統(tǒng)進(jìn)行升級管理，請專業(yè)的維修人員進(jìn)行專業(yè)的維修工作，對于電腦要進(jìn)行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進(jìn)行。

（二）規(guī)范操作，減少損失

以往在信息的管理過程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對于信息進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，不要把密碼告訴無關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個(gè)完整的管理體系，每個(gè)人都要認(rèn)真地對待工作，對于信息要加強(qiáng)管理，對于資料的管理更加的嚴(yán)謹(jǐn)，在使用資料的過程當(dāng)中，要時(shí)刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強(qiáng)防范意識。

（三）對資料管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性

第4篇：檔案智能化管理的優(yōu)勢范文

【關(guān)鍵詞】信息；檔案管理；知識管理

21世紀(jì)的人類社會正在全面朝著知識時(shí)代邁進(jìn)，知識作為一種具有無限挖掘潛在價(jià)值的寶貴資源，對于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊(yùn)含著大量知識的文獻(xiàn)，這已經(jīng)成為包括檔案界在內(nèi)的整個(gè)文獻(xiàn)界比較普遍的共識，并且得到了社會的廣泛認(rèn)同。處于知識經(jīng)濟(jì)和知識管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認(rèn)識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領(lǐng)域，在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代提升自身工作的價(jià)值，為社會的發(fā)展發(fā)揮更大作用。

一、知識管理定義

所謂知識管理的定義為，在組織中建構(gòu)一個(gè)量化與質(zhì)化的知識系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識，透過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，不斷的回饋到知識系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積個(gè)人與組織的知識成為組織智慧的循環(huán)，在企業(yè)組織中成為管理與應(yīng)用的智慧資本，有助于企業(yè)做出正確的決策，以適應(yīng)市場的變遷。

21世紀(jì)企業(yè)的成功越來越依賴于企業(yè)所擁有知識的質(zhì)量，利用企業(yè)所擁有的知識為企業(yè)創(chuàng)造競爭優(yōu)勢和持續(xù)競爭優(yōu)勢對企業(yè)來說始終是一個(gè)挑戰(zhàn)。

二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性

1、從檔案信息屬性的角度分析

檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎(chǔ)。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。

2、從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析

知識管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術(shù)與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應(yīng)滿足以下條件：一是實(shí)踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導(dǎo)檔案信息管理是有理論支持與技術(shù)支持的。

3、從檔案信息管理的困境分析

目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓(xùn)、引進(jìn)管理設(shè)備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發(fā)。現(xiàn)實(shí)的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。

4、從二者管理的目標(biāo)和動機(jī)分析

檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內(nèi)容信息的開發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開發(fā)利用則專門指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動機(jī)是使檔案的內(nèi)容信息在社會生活中發(fā)生作用，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內(nèi)容的開發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項(xiàng)工作提供憑證和參考作用。

三、知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新

1、知識管理可以完善檔案信息管理職能

作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認(rèn)為主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案內(nèi)容即知識的管理，并強(qiáng)化對檔案知識的開發(fā)利用，實(shí)施檔案信息管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時(shí)也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。

2、知識管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造

業(yè)務(wù)流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)，其既是知識管理的要求，也是實(shí)現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個(gè)由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時(shí)，對信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識管理，同時(shí)強(qiáng)化了對各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個(gè)文檔工作的工作效率。

3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)

知識管理對檔案管理技術(shù)提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對檔案的實(shí)體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發(fā)，所以很難適應(yīng)知識管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。但是，信息技術(shù)在組織生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用，又為檔案管理提供了一個(gè)很好的轉(zhuǎn)變契機(jī)，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向運(yùn)用信息技術(shù)、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊(yùn)涵知識的方向轉(zhuǎn)變。

所以，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識管理系統(tǒng)，推動知識管理水平的提高。

四、知識管理可以強(qiáng)化檔案知識智能化服務(wù)意識

第5篇：檔案智能化管理的優(yōu)勢范文

1.醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高

目前，大部分醫(yī)院對納入醫(yī)療器械檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。另外，目前在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，尚未將檔案管理納入目標(biāo)考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.2檔案意識不強(qiáng)，檔案利用率較低

對檔案管理方面的認(rèn)識還較淡薄，認(rèn)為醫(yī)療器械檔案工作可有可無，有些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為器械檔案臨時(shí)所需，只注重醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益，而忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和醫(yī)療設(shè)備資料的完整性，致使器械檔案信息資源開發(fā)不足，導(dǎo)致檔案利用率不高。

1.3檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計(jì)劃和要求，大部分檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識面較窄、學(xué)歷偏低，甚至于有些檔案管理人員是從別的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過來的，且平時(shí)檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

1.4檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全

由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院醫(yī)療器械檔案室一般只管理設(shè)備采買、招投標(biāo)文書管理等，而器械檔案的使用及采買后的論證管理資料等在各個(gè)科室分散管理，形成了多部門管理醫(yī)療器械檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。

2.實(shí)現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

2.1建立完善的管理架構(gòu)

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是檔案管理的一個(gè)支脈，它的整個(gè)管理經(jīng)絡(luò)與檔案管理是相輔相成的。首先要建立完善的管理架構(gòu)，成立由分管院長直接領(lǐng)導(dǎo)，由專職檔案、兼職檔案管理崗位的檔案管理體系。實(shí)行醫(yī)院、科室、操作人員的三級管理網(wǎng)絡(luò)，并設(shè)專人負(fù)責(zé)。

2.2建立健全崗位責(zé)任制

根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的要求，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，定崗、定職、定責(zé)、定編，把崗位責(zé)任制真正落實(shí)到每個(gè)人身上。定期召開有關(guān)檔案管理人員會議，明確工作內(nèi)容、目標(biāo)及崗位責(zé)任制。修訂和完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。定期召開檔案管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)會，并將崗位責(zé)任制納入醫(yī)院目標(biāo)考核、管理責(zé)任制的一部分。及時(shí)與有關(guān)人員的考評、職稱晉級、年終評優(yōu)等掛鉤。

2.3完善醫(yī)療設(shè)備檔案的規(guī)范化、智能化管理

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，也是處理醫(yī)療設(shè)備引起的各種糾紛的法律依據(jù)。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院設(shè)備檔案的規(guī)范化，就要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和辦法。明確歸檔范圍和歸檔時(shí)間，并進(jìn)行嚴(yán)格的科學(xué)跟蹤和管理。根據(jù)醫(yī)療衛(wèi)生管理部門頒布的《醫(yī)學(xué)科研儀器設(shè)備管理暫行辦法》所制定的醫(yī)院設(shè)備管理的基本制度，在此基礎(chǔ)上，建立健全了管理實(shí)施細(xì)則和崗位責(zé)任制。要求管理人員根據(jù)關(guān)聯(lián)性原則，將每一臺設(shè)備所形成的所有材料進(jìn)行系統(tǒng)整理建檔。每一臺設(shè)備為一卷，卷內(nèi)以件為單位進(jìn)行裝訂，并按依據(jù)材料、設(shè)備開箱驗(yàn)收、設(shè)備安置調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行維修、隨即圖樣等順序進(jìn)行整理排列，放置于一只專用的檔案盒中。為便于檢索利用，每卷盒內(nèi)都應(yīng)有卷內(nèi)目錄。然后嚴(yán)格按專業(yè)、種類或型號分類、編號、排列上架、編目管理。最后要建立數(shù)據(jù)庫，建立設(shè)備檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

醫(yī)療設(shè)備檔案管理的智能化是進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要手段之一。因?yàn)獒t(yī)療設(shè)備檔案的收集、整理、完善、保存是一項(xiàng)任務(wù)重、工作量大而又縝密細(xì)致的工作，存在著資料管理的不完整性、任意性、資料查找的不方便性、盲目性等缺點(diǎn)。如果充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢，建立醫(yī)療設(shè)備檔案智能化管理系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使不同權(quán)限的部門能及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、方便地錄入、刪除、修改和查詢醫(yī)療設(shè)備的原始檔案和相關(guān)資料，從而使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作真正進(jìn)入現(xiàn)代化管理水平。

第6篇：檔案智能化管理的優(yōu)勢范文

關(guān)鍵詞：安全工器具， 管理 ， 統(tǒng)一編號，監(jiān)控程序

Abstract: through the analysis of the problems of the tools safety powered, the security work for intelligent, standardization construction work is discussed, and put forward the unified Numbers and establish monitoring management program and other measures to strengthen and improve the safety of the tools of intelligence, and standardized management.

Keywords: security tools, management, uniform Numbers, monitoring program

中圖分類號：P624.8文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

1.存在問題

目前，供電所安全工器具管理是公司安全管理工作的一項(xiàng)難題，特別是個(gè)人工器具集中管理制度執(zhí)行以來，公司檢查考核力度不斷加強(qiáng)，但不少單位仍舊以管理轄區(qū)范圍大，操作不便為借口，阻礙了工器具集中管理進(jìn)程，給安全管理工作留下了不少漏洞，主要存在以下問題。

1.1編號問題

現(xiàn)有編號雖然由公司修試所統(tǒng)一編號、刷寫，安監(jiān)部、修試所、各供電所各自備檔，也只能采用油漆在工器具上進(jìn)行刷寫編號，一是不符合集團(tuán)公司安全文化理念的要求，不符合集團(tuán)公司創(chuàng)建安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化的要求；二是不美觀大方；三是油漆刷寫容易脫落，造成管理混亂；四是容易給外來工器具造成侵入的空間，如：工器具丟失，個(gè)別電工就會使用外來物品，只需用油漆刷寫編號就可以替代進(jìn)入作業(yè)現(xiàn)場，試驗(yàn)時(shí)修試所也難以發(fā)現(xiàn)是否原有的物品，這類工器具無安全可靠系數(shù)，也滋生了責(zé)任電工松散懶緩的不良習(xí)氣，銷蝕了公司相關(guān)制度的嚴(yán)肅性；五是因?yàn)楣┴泦挝坏牟淮_定性，一旦出現(xiàn)質(zhì)量、破損或外來物品侵入等問題，修試所無法判斷是否公司庫房出庫物品，只能由公司負(fù)擔(dān)損失費(fèi)用。

1.2管理問題

公司三令五申要求個(gè)人工器具集中管理，為此，下發(fā)了工器具管理辦法，但供電所仍舊以管理轄區(qū)范圍大，影響事故處理時(shí)限為由，不能認(rèn)真貫徹執(zhí)行工器具集中管理制度，工器具管理流于形式，工器具流失嚴(yán)重。

1.2.1作業(yè)過程的損壞，包括自然損壞和人為損壞，尤其是高空拋甩工器具（如：破壞鉗、緊線鉗等）現(xiàn)象在作業(yè)過程中屢見不鮮，領(lǐng)用和歸還缺少必要的檢查和監(jiān)督，有些工器具在作業(yè)前幾分鐘才發(fā)現(xiàn)不能使用，耽誤工期，浪費(fèi)人力，增加停電時(shí)限，降低了供電可靠性，嚴(yán)重影響公司的經(jīng)濟(jì)效益和社會滿意度。

1.2.2工器具外接管理不嚴(yán)。專責(zé)管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，不能把好工器具出入庫關(guān)口，個(gè)別外接工器具，不履行借還手續(xù)，長時(shí)間外借不還，追查起來，誰也弄不清原因，無謂流失嚴(yán)重，造成工器具投入很大，浪費(fèi)嚴(yán)重。

1.2.3由于沒有完成個(gè)人工器具集中管理，部分責(zé)任電工在領(lǐng)到新配發(fā)工器具后，依然使用已經(jīng)超出安全使用年限的工器具（如腳扣、安全帶、安全帽等），不但造成個(gè)人安全無法保障，公司500名一線員工，安全隱患隨時(shí)存在，安全管理壓力很大。

1.2.4不能控制員工自行作業(yè)。工器具管理松散，責(zé)任電工以處理事故、維護(hù)線路方便等原因?yàn)橛?，將工器具放置在家中或客戶處，給自行作業(yè)留下可乘之機(jī)；因這部分工器具處于無人監(jiān)管狀態(tài)，隨意使用造成無關(guān)人員的傷害等安全隱患時(shí)刻存在。

2.目標(biāo)要求

2012年渭南分公司推行網(wǎng)上簽發(fā)工作票，實(shí)現(xiàn)安全工器具智能化、規(guī)范化管理，可以促進(jìn)網(wǎng)上簽發(fā)兩票工作的有效開展，所有從工器具室出庫的大到腳扣、安全帶、安全帽、絕緣桿，小到五小工器具，均可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)記錄，并同步上傳到主管安全生產(chǎn)副經(jīng)理和公司安全監(jiān)察部，檢查工作只需與開工令、網(wǎng)上簽發(fā)兩票時(shí)間進(jìn)行核對，就能輕而易舉的發(fā)現(xiàn)問題，如：有無開工令、派工單出工，一經(jīng)核對，一目了然；若因事故搶修原因工器具出庫，即可與96789呼叫中心聯(lián)系，核查是否經(jīng)過事故搶修呼叫流程。利用LED屏幕實(shí)時(shí)反映當(dāng)天工器具出入庫情況，站所長、公司檢查人員、上級視察人員可以利用2分鐘左右時(shí)間，不需進(jìn)入工器具室、不需翻閱文字檔案或電子檔案，一目了然可以看到當(dāng)前工器具使用情況，可以隨即抽查供電所工作開展情況，對標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)進(jìn)行檢查監(jiān)督。工器具應(yīng)具備智能化、規(guī)范化管理的條件。

2.1建立統(tǒng)一編號

由公司、工器具制造商、智能軟件開發(fā)公司共同完成智能標(biāo)識的建立工作，實(shí)現(xiàn)一標(biāo)三用的效果。

2.1.1 由公司編制各類工器具使用年份的編號。如：腳扣統(tǒng)一編號為J2012-1-1、J2012-1-2，單數(shù)代表左腳腳扣，雙數(shù)代表右腳腳扣；安全帽統(tǒng)一編號M2012-1；安全帶統(tǒng)一編號Q2012-1。編號含義：J代表腳扣、2012代表采購年份、1代表全年第一套腳扣、1代表第一套腳扣的第一支、2代表第一套腳扣的第二支；M代表安全帽；Q代表安全帶；安全帽、安全帶中的1均代表第一套。

2.1.2軟件開發(fā)公司負(fù)責(zé)編制智能識別系統(tǒng)，并將我公司編制的各類工器具編號與智能識別系統(tǒng)制作成一個(gè)合成體。

2.1.3工器具制造商將合成體與廠家出廠商標(biāo)裝設(shè)在同一個(gè)位置?？筛鶕?jù)不同工器具選擇不同位置如：安全帽可以選擇在帽沿下沿位置；安全帶可以裝設(shè)在夾層之內(nèi)；腳扣可以裝設(shè)在腳踏板下方，不易被碰撞的位置。

這種位置選擇具有以下優(yōu)點(diǎn)：不容易磨損；不易被人發(fā)覺，避免人為故意損壞。

2.2 建立監(jiān)控管理程序

軟件開發(fā)商提供智能化監(jiān)控程序，即在現(xiàn)有智能化工器具室管理程序的基礎(chǔ)上，建立連接公司主管經(jīng)理、安監(jiān)部、庫房、修試所的應(yīng)用程序。要求：

2.2.1實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)信息記錄、傳遞。

2.2.2從工器具進(jìn)入庫房的第一個(gè)流程開始，記錄所有信息，并保存止需要刪除時(shí)為止。

2.3.3凡是庫房、修試所、供電所發(fā)生任何信息均可同步傳遞到公司主管經(jīng)理和安監(jiān)部。供電所發(fā)生信息不需要傳遞到庫房和修試所。

2.3.4上傳止主管經(jīng)理、安監(jiān)部的信息自動鎖定，修改無效。

2.3.5軟件開發(fā)商還要實(shí)現(xiàn)供電所內(nèi)部辦公計(jì)算機(jī)與庫房智能識別系統(tǒng)的信息傳遞程序，減少工器具庫房后臺機(jī)（主要是操作不方便，增加投資成本），充分利用辦公計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接，傳遞指令。

2.3.6在庫房房門倒閣處或庫房窗口處設(shè)立LED滾動顯示屏幕，實(shí)時(shí)顯示當(dāng)前庫房工器具使用、存放情況。

2.3.7如安全帽使用年限為2年，庫房錄入信息時(shí)在工器具出廠日期欄內(nèi)填寫準(zhǔn)確時(shí)間，當(dāng)使用中的工器具即將到達(dá)指定使用期限時(shí)，該工器具檔案顏色應(yīng)變?yōu)榧t色，以示警告。

2.3.8具有識別、提示系統(tǒng)。如變電站存放10KV接地線和35KV接地線時(shí)，提醒管理人員正確放置合適位置。

3.實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

3.1實(shí)現(xiàn)工器具職能化、規(guī)范化管理。

3.2確保工器具進(jìn)入公司大庫—出庫—修試所試驗(yàn)—進(jìn)入供電所庫房—使用—交回—更換—交回公司大庫的整個(gè)流程全程可控，杜絕工器具未進(jìn)行安全性試驗(yàn)即投入使用。

3.3實(shí)現(xiàn)使用單位工器具出入庫實(shí)時(shí)記錄、監(jiān)控。

智能化、規(guī)范化管理的優(yōu)勢

4.1確保工器具在公司使用的唯一性；

4.2杜絕外來工器具流入公司各單位，避免外來工器具因不合格或機(jī)械強(qiáng)度不夠、絕緣降低等原因造成不必要的意外事故。

4.3避免工器具流失，（現(xiàn)在因管理不善等原因，工器具流失現(xiàn)象依然存在）

利用智能化、規(guī)范化管理，因?qū)崿F(xiàn)了同步監(jiān)控技術(shù)，任何工器具出入庫都能及時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞信息到主管安全生產(chǎn)副經(jīng)理處和安全監(jiān)察部，這兩處在接到信息后即對信息進(jìn)行鎖定，站所不能任意修改檔案。

4.4降低工器具重復(fù)投入資金。

4.5有利于修試所在每次試驗(yàn)時(shí)能夠?qū)て骶哌M(jìn)行核對、確認(rèn)身份，辨認(rèn)各類工器具使用年限，及時(shí)進(jìn)行強(qiáng)制更換，避免工器具因超使用年限使用，危及作業(yè)人員的安全。

4.6智能化、規(guī)范化流程能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，每種工器具一旦臨近使用周期，修試所試驗(yàn)可強(qiáng)制試驗(yàn)并更換。

4.7工器具在使用過程中不會出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，如腳扣，核對編號即可找出對應(yīng)的另一支，確保一套腳扣在使用時(shí)受力均勻。

4.8杜絕自行作業(yè)。因工器具出入庫均受到智能控制，任何工器具出入庫必須要有合理的理由，檢查只需根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程進(jìn)行核查，即可查明是否存在自行作業(yè)行為。

4.9督促工器具管理人員增強(qiáng)管理意識，提高全員愛護(hù)安全工器具的責(zé)任意識。

4.10一旦出現(xiàn)作業(yè)人員因工作疲勞或疏忽，導(dǎo)致10KV和35KV接地線時(shí)存放位置錯誤，警告管理人員正確放置工器具的合適位置，以防因前一位使用者放錯位置而導(dǎo)致下一位使用者將錯就錯,釀成大禍。

第7篇：檔案智能化管理的優(yōu)勢范文

關(guān)鍵詞：智能樓宇；安防系統(tǒng)；原則；應(yīng)用

中圖分類號：TN915文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

智能建筑的出現(xiàn)是城市現(xiàn)代化的重要標(biāo)志之一，智能樓宇的安防系統(tǒng)具備非常強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)化功能，它是由若干自動化程度非常高的安防設(shè)備所組成的一整套系統(tǒng)。一般來講，智能樓宇的安防系統(tǒng)由兩部分構(gòu)成，一是樓宇周邊防護(hù)系統(tǒng)；二是樓宇內(nèi)的安保措施系統(tǒng)。在實(shí)踐工作中，不斷地深入研究智能樓宇安防系統(tǒng)的主要特點(diǎn)及工作原理，可以不斷提升我國智能樓宇安防系統(tǒng)的設(shè)計(jì)水平，進(jìn)而加強(qiáng)樓宇的安全防范工作，推動我國智能建筑的可持續(xù)發(fā)展。

1現(xiàn)代智能樓宇安防系統(tǒng)的主要特點(diǎn)

1.1數(shù)字化模式

數(shù)字化是現(xiàn)代智能樓宇安防系統(tǒng)的主要特征之一，在數(shù)字化模式下，安防系統(tǒng)具體包括視頻和音頻控制，在監(jiān)控過程中，其信息流由傳統(tǒng)的模擬狀態(tài)轉(zhuǎn)為數(shù)字狀態(tài)，數(shù)字化信息流可以使安防系統(tǒng)中的各子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)最大限度的信息交互，并在一個(gè)操作平臺內(nèi)加以實(shí)現(xiàn)，這種在同一平臺內(nèi)的復(fù)合型信息交互模式也是樓宇安防系統(tǒng)數(shù)字化、集成化的真正含義之所在。

1.2網(wǎng)絡(luò)化模式

實(shí)現(xiàn)智能樓宇的網(wǎng)絡(luò)化也是安防系統(tǒng)的主要特征。智能樓宇安防系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，意味著系統(tǒng)結(jié)構(gòu)將采用模塊化、標(biāo)準(zhǔn)化和系列化生產(chǎn)方式來搭建樓宇的安防系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢在于系統(tǒng)設(shè)備在配置過程中更加靈活，系統(tǒng)的安裝、調(diào)試及維護(hù)也更加便捷，除此之外，人機(jī)交互界面更友好、實(shí)用性更強(qiáng)、控制權(quán)限更寬廣等都是安防系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)點(diǎn)。在一定意義上講，正是安防系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化的出現(xiàn)把安防設(shè)備布控設(shè)計(jì)從呆板的模式中解脫出來，使安防布控從設(shè)計(jì)到施工變得更加靈活多樣。

2智能樓宇安防系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則

2.1可操作性原則

可操作性是任何樓宇安防系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初必須充分考慮的問題，由于目前我國樓宇內(nèi)的安保人員無論從專業(yè)技術(shù)水平，還是實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)都無法與發(fā)達(dá)國家相比，很多安保人員缺少專業(yè)理論學(xué)習(xí)，因此智能化安防系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須確保每一棟大廈內(nèi)的安保人員都簡單而熟練地操作該系統(tǒng)。

2.2可升級性原則

由于近十年間，我國建筑行業(yè)發(fā)展迅猛，相關(guān)產(chǎn)業(yè)也呈現(xiàn)出爆發(fā)式增長的態(tài)勢，建筑安防系統(tǒng)也需要不斷升級來完善安防監(jiān)控的能力。與傳統(tǒng)的人工升級相比，網(wǎng)絡(luò)自動升級具省時(shí)省力、節(jié)約經(jīng)費(fèi)等優(yōu)勢，所以樓宇安防系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之處必須要考慮通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)安防監(jiān)控系統(tǒng)的自動升級能力。

2.3成熟可靠性原則

任何安防系統(tǒng)的設(shè)計(jì)初衷都是建立在對樓宇的安全布控上，系統(tǒng)的選擇應(yīng)該遵循成熟可靠性原則，即產(chǎn)品應(yīng)歷經(jīng)過市場的長期洗禮，并具有廣泛的應(yīng)用案例盡量避免選用技術(shù)過于先進(jìn)沒有實(shí)際應(yīng)用案例的系統(tǒng)設(shè)備。

3樓宇安防系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用

3.1防盜報(bào)警子系統(tǒng)

與傳統(tǒng)鋼筋防盜網(wǎng)相比，在樓宇內(nèi)布設(shè)的各種傳感設(shè)備具有更安全、更美觀的優(yōu)勢。防盜報(bào)警子系統(tǒng)由傳感器、報(bào)警器、傳輸線纜以及中心管理主機(jī)構(gòu)成。各部件應(yīng)遵照樓宇的實(shí)際情況合理搭配。其中，傳感器包括窗磁、門磁、紅外線探測器、玻璃破碎探測以及熱感探測器等形式，這些不同的設(shè)備可以分別對應(yīng)在窗戶、門、門廊以及外墻等不同區(qū)域，進(jìn)而達(dá)到最大限度地對非法侵入進(jìn)行有效監(jiān)控和預(yù)警。

3.2訪客對講子系統(tǒng)

在每棟樓宇的入口處安裝訪客對講子系統(tǒng)，可以有效地對陌生訪客進(jìn)行限制與監(jiān)控，是謝絕陌生訪客，防止非法侵入的有效手段。訪客對講系統(tǒng)構(gòu)成包括：對講主機(jī)、電控防盜門禁、傳輸線纜以及管理主機(jī)。其中，可視對講是目前的主流設(shè)備，也是中高端樓宇的首選。通過可視對象系統(tǒng)，樓宇住戶可以更加直觀地觀察訪客，從而更準(zhǔn)確地做出反應(yīng)，降低了因沒有可視環(huán)節(jié)所造成的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

3.3周界防越報(bào)警子系統(tǒng)

周界防越子系統(tǒng)的構(gòu)成包括：紅外線對射器、接收器、報(bào)警主機(jī)及傳輸線纜。周界防越子系統(tǒng)是指在樓宇的四周安裝戶外型紅外多光束智能探測器，由此可以建立社區(qū)周界的全方位的防非法跨越報(bào)警系統(tǒng)。由于控制器采用了智能化模糊控制技術(shù)，因此最大限度地杜絕了因雜物、惡劣天氣或小動物穿越而引起的誤報(bào)問題。一旦樓宇周界發(fā)生非法翻越時(shí)，探測器可以立即在主控制室的電子地圖之上顯示出來，并自動啟動周界區(qū)域探照燈，將閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)攝像機(jī)切換到事發(fā)區(qū)域，對全部過程進(jìn)行錄像取證。

3.4入侵報(bào)警系統(tǒng)

根據(jù)各部門實(shí)際管理的需求，在需要防范入侵的地方如車庫、博覽建筑重要部分、檔案室、網(wǎng)絡(luò)機(jī)房、電力設(shè)備室、財(cái)務(wù)室等不允許非法進(jìn)入的地方布點(diǎn)設(shè)置防盜報(bào)警系統(tǒng)。探測器類型為玻璃破碎探測器、雙鑒探測器（重點(diǎn)區(qū)域則應(yīng)安裝三鑒探測器）、震動探測器、超聲波駐波探測器、壓力探測器、門磁開關(guān)探測器、手動報(bào)警按鈕等。博覽建筑入侵報(bào)警系統(tǒng)應(yīng)提供三層防護(hù)。外部入侵防范，區(qū)域防護(hù)，目標(biāo)防護(hù)。外部入侵防范屬第一道防線，主要是利用周界報(bào)警、出入控制系統(tǒng)、光纖報(bào)警等設(shè)備防止無關(guān)人員從外部非法入侵；區(qū)域防護(hù)提供第二層保護(hù)，在建筑內(nèi)、外周邊，墻體、通道、出入口、門窗、天花板、地板、通風(fēng)口及通風(fēng)管道等處設(shè)置紅外雙鑒探頭，防止非法闖入防區(qū)；目標(biāo)防護(hù)提供第三層保護(hù)，采用多種技術(shù)的探測器，如震動探測器、微波探測器等對內(nèi)的文物展廳、文物庫、文物修復(fù)研究中心、文保實(shí)驗(yàn)室、文物暫存室等特定目標(biāo)進(jìn)行專門保護(hù)。

3.5安防系統(tǒng)和消防系統(tǒng)的一體化

如建筑物一般都選擇消防出口，為方便監(jiān)測，安裝門外攝像機(jī)監(jiān)控消防通道出入口，無論該門開與否，均可以自動建立視頻紀(jì)錄，準(zhǔn)確顯示出入進(jìn)出口該通道的一切情況。

如發(fā)生火災(zāi)，很多居民會通過消防通道撤離，這將會在操作員控制通道時(shí)發(fā)出許多報(bào)警信號。為此，火警器報(bào)警時(shí)，控制開關(guān)自動由安防轉(zhuǎn)換為出入設(shè)定。這樣，將不會產(chǎn)生報(bào)警信號和人員出入圖像紀(jì)錄。但消防隊(duì)仍可以使用這此攝像機(jī)來觀察通道撤離行動安全與否。

攝像機(jī)裝在每層樓的通道里，消防隊(duì)可用其來確證呼救者所在樓層，而公共地址搜索系統(tǒng)可用來幫助呼救者正確地通過消防通道撤離，還可為消防隊(duì)提供重要的煙霧程度視頻圖象。而安防系統(tǒng)則可證實(shí)是否有人仍在火區(qū)內(nèi)以安排撤離。

4結(jié)束語

隨著智能建筑的不斷涌現(xiàn)，樓宇的安防系統(tǒng)也在逐漸升級，雖然我國智能建筑的發(fā)展取得了一定的成績，但是智能化安防系統(tǒng)的發(fā)展還有待加強(qiáng)。為使建筑物達(dá)到安全防范標(biāo)準(zhǔn)的要求，有了完善的設(shè)計(jì)方案及完備的安防設(shè)施還不夠，工作人員還必須具有很強(qiáng)的專業(yè)技能及良好的素質(zhì)，不斷研究安防技術(shù)，完善安防系統(tǒng)，才能使中國的建筑真正走向智能化、安全化的道路。

參考文獻(xiàn)：

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[3]周紅林，文劍新.智能化的現(xiàn)代樓宇[J].湖北第二師范學(xué)院，2009（11）.

第8篇：檔案智能化管理的優(yōu)勢范文

關(guān) 鍵 詞：檔案管理 現(xiàn)代化 必要性 內(nèi)容途徑

一、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要性

檔案管理現(xiàn)代化是社會現(xiàn)代化的重要組成部分。如果從過程的角度理解，檔案管理現(xiàn)代化是檔案部門主動連接新科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，為促進(jìn)社會現(xiàn)代化而進(jìn)行的變革傳統(tǒng)檔案歸展現(xiàn)代檔案管理的過程?，F(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵應(yīng)包括：檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理發(fā)展水平現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代

化、檔案管理人員現(xiàn)代化等五個(gè)方面。檔案管理現(xiàn)代化是讓檔案管理從傳統(tǒng)邁向現(xiàn)代，而與現(xiàn)代社會同步。但由于現(xiàn)代社會的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國際化與未來化，因此，檔案管理現(xiàn)代化當(dāng)以這些特征作為努力方向。檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)改革、創(chuàng)新、發(fā)展的過程，也是一個(gè)系統(tǒng)工程；既是長期的，又是動態(tài)的，在本質(zhì)上表現(xiàn)為對社會的順應(yīng)和超越。

知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要性有如下幾點(diǎn)：

（一）依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識經(jīng)濟(jì)將推動檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級化的結(jié)果。先進(jìn)和技術(shù)設(shè)備是知識經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無法落于實(shí)處。當(dāng)今社會，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域。檔案工作也是如此：計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計(jì)和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之，計(jì)算機(jī)、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。

（二）知識經(jīng)濟(jì)將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識經(jīng)濟(jì)不僅以為著知識的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書館學(xué)，情報(bào)學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結(jié)合。

（三）知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將迸一步擴(kuò)大。檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點(diǎn)永遠(yuǎn)都不會改變。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將曰趨完善、科學(xué)、合理。

（四）知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對檔案工作者的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R經(jīng)濟(jì)時(shí)代的核心內(nèi)容。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案人員必須要具備較高的專業(yè)知識、自然科學(xué)知識和相關(guān)應(yīng)用知識，這樣才能使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來，發(fā)揮出最大的效能，推動檔案事業(yè)發(fā)展。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本內(nèi)容

檔案管理現(xiàn)代化是當(dāng)今世界檔案事業(yè)不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新、不斷實(shí)現(xiàn)的過程，是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是檔案事業(yè)快速發(fā)展的必由之路。隨著信息化時(shí)代的到來，信息化從理論方式到技術(shù)手段，都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程，從而不斷豐富和發(fā)展檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容：

（一）其手段是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。現(xiàn)代化的檔案管理要求必須以創(chuàng)新的思想和觀念來開展。與檔案管理現(xiàn)代化相對應(yīng)的是傳統(tǒng)手工管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目、排架、統(tǒng)計(jì)和提供利用等諸環(huán)節(jié)?，F(xiàn)代化的檔案管理以智能化的計(jì)算機(jī)管理為主，工作環(huán)節(jié)以監(jiān)控信息為核心。因此要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就要改變檔案管理模式，提高檔案管理水平，針對檔案管理工作的特點(diǎn)，改變傳統(tǒng)的手工檢索查檔方法，以智能化的計(jì)算機(jī)管理檔案，以數(shù)字化的信息技術(shù)提供利用服務(wù)，提高檔案現(xiàn)代化管理的整體平。

（二）其優(yōu)勢是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。

（三）其核心是檔案資源信息化。21世紀(jì)，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的核心與主導(dǎo)，以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。因此信息化是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。

（四）其開放陛使檔案利用也實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化。保管檔案的目的在于利用。隨著檔案管理信息化的發(fā)展，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化手段提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，已經(jīng)成為檔案工作的方向和重點(diǎn)。未來的檔案館是一種以電子計(jì)算機(jī)和通訊網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系起來的檔案館的集合。它將使檔案館走出自我封閉，從有限開放到全面開放，為社會各界提供最快、最新、最準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。

二、加快檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程

第一、要培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才人手。要盡快培養(yǎng)既 懂專業(yè)知識，有懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。

第9篇：檔案智能化管理的優(yōu)勢范文

信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展在很大程度上促進(jìn)了企業(yè)檔案管理方式的改革，現(xiàn)階段，它已經(jīng)被逐漸應(yīng)用于企業(yè)檔案管理中，并在其中發(fā)揮了重要作用，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案管理的合理化、規(guī)范化、科學(xué)化。除此之外，它還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，避免企業(yè)受到重大損失。信息技術(shù)的進(jìn)步為企業(yè)管理提供了更大發(fā)揮空間，使管理方式變得簡單，有利于提高企業(yè)工作效率。

一、企業(yè)檔案管理中存在的問題

我國的企業(yè)管理與過去相較雖然取得了一定發(fā)展，不過其中仍然存在很多問題，主要集中表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.企業(yè)檔案管理設(shè)備落后

我國的企業(yè)檔案管理手段的改革仍然處于初級階段，大多數(shù)企業(yè)仍然沒有改變自身的檔案管理方式，仍然沿襲傳統(tǒng)的管理手段。企業(yè)管理設(shè)備落后，導(dǎo)致工作效率低下。

2.企業(yè)管理者缺乏正確的檔案管理意識

現(xiàn)階段，有些企業(yè)管理者在管理方面不具備與時(shí)俱進(jìn)的意識，對檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識，致使管理手段在很長一段時(shí)間內(nèi)停滯不前。大部分管理者都把企業(yè)發(fā)展重心放在經(jīng)濟(jì)效益上，把更多精力致力于對經(jīng)濟(jì)利益的追求上，忽略了企業(yè)檔案的管理工作。有的企業(yè)沒有建立良好的管理制度，且考核標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案管理工作在進(jìn)行過程中出現(xiàn)很多問題。除此之外，員工對檔案管理也沒有明確的認(rèn)識，有些員工并不完全支持領(lǐng)導(dǎo)的工作，加上檔案管理工作流程繁瑣，設(shè)備落后，導(dǎo)致員工工作狀態(tài)不佳，工作無積極性，辦事效率大大降低。

二、信息化技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響

在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的社會，企業(yè)管理手段也發(fā)生了相應(yīng)變化，尤其的檔案管理方式越來越先進(jìn)。信息化技術(shù)的發(fā)展對檔案管理方法產(chǎn)生了很大影響，其中既有正面影響，也有負(fù)面影響。

1.提高企業(yè)檔案管理效率

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展改變了傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式和手段，企業(yè)更加注重對檔案的管理，且管理意識逐漸提高。所謂信息化就是指依賴于信息技術(shù)，從而促進(jìn)生產(chǎn)力的提升，并且合理調(diào)整生產(chǎn)力要素。隨著信息技術(shù)的使用越來越普遍，很多企業(yè)管理者都從中吸取靈感，有利于改變傳統(tǒng)的管理模式，減少管理者的工作量，確保企業(yè)工作效率得到提升[1]。通過現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，企業(yè)的檔案管理工作流程得到簡化，不必像往常一樣繁瑣，更有利于實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)性與規(guī)范化。在信息技術(shù)帶領(lǐng)下，管理者能夠迅速抓住檔案管理工作的重點(diǎn)，改正和完善工作中的不足，重新理清企業(yè)檔案管理工作的思路，拋棄原有的傳統(tǒng)管理觀念[2]。信息技術(shù)的應(yīng)用是企業(yè)管理工作中的一大創(chuàng)新，在工作中占據(jù)著重要地位，有利于降低員工工作量，提高他們工作的積極性，促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。經(jīng)歷過管理方式的變革之后，才能夠找出檔案管理的最佳方法。部分企業(yè)已經(jīng)了解到現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)越性，開啟了企業(yè)管理手段的變革之路。

2.有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化

現(xiàn)代信息技術(shù)在持續(xù)更新，企業(yè)檔案管理方式也隨之發(fā)生變化?，F(xiàn)代信息技術(shù)下的企業(yè)檔案管理具備很多新特征，例如管理變得更加智能化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化，其中智能化是現(xiàn)階段最突出、明顯的特征。與傳統(tǒng)管理模式相比，目前的檔案管理模式變得越來越高效，各大企業(yè)都利用信息管理的優(yōu)勢，對檔案管理方式進(jìn)行更新，建立起智能化管理模式?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展轉(zhuǎn)變了檔案存儲方法，使存儲手段變得更加多元化，檔案的存儲工具變化最大，現(xiàn)階段的檔案存儲有利于快速查找出檔案信息，避免出現(xiàn)漏檔、錯檔情況，為查詢檔案提供了方便。在目前的檔案管理中，必須要加入電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，注重相關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)與利用，這有利于盡早實(shí)現(xiàn)知識共享，為企業(yè)提供更多發(fā)展機(jī)遇和空間[3]。

3.檔案無法充分發(fā)揮作用

目前的企業(yè)檔案管理缺乏一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在管理方法上，仍然有大部分公司傾向于傳統(tǒng)的管理模式，即使公司引入了先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)，也仍然堅(jiān)持以傳統(tǒng)管理方法為主[4]。由于缺乏對信息技術(shù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，因此，在文件管理工作中發(fā)生了很多問題，文檔在使用上也出現(xiàn)嚴(yán)重錯誤，導(dǎo)致檔案在這種管理方式下無法充分發(fā)揮其作用。

4.管理人員管理水平落后

由于很多公司已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理模式，引入信息化管理技術(shù)之后，企業(yè)的管理方式突然發(fā)生變化，與之相關(guān)的內(nèi)容都必須做出相應(yīng)改變，不過這一改變過程非常難，需要管理者做出很多改變，首先應(yīng)該做的就是提高管理水平。而從實(shí)際發(fā)展情況上看，很多管理者在短時(shí)間內(nèi)難以轉(zhuǎn)換自己的觀念，不適應(yīng)這種先進(jìn)的管理水平，且對管理軟件不夠熟悉，管理方式與流程上仍然存在差異，不多數(shù)管理者都無法同時(shí)了解和掌握信息技術(shù)的操作方法與檔案管理方式，給管理工作加大難度。

三、全面強(qiáng)化企業(yè)檔案管理的方法

1.更新管理觀念

在現(xiàn)代化信息技術(shù)越來越發(fā)達(dá)的社會背景下，企業(yè)檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)信息化，以信息技術(shù)為工具，實(shí)現(xiàn)檔案管理的合理性與科學(xué)性。首先需要做的就是更新管理觀念，利用新思想對明確管理的具體流程，對管理手段與方法進(jìn)行明確，在對檔案進(jìn)行管理時(shí)，需采用新型的管理思想指導(dǎo)管理工作。在檔案管理中，管理者需樹立先進(jìn)的管理思想，在工作中起到帶頭和領(lǐng)導(dǎo)作用，了解信息技術(shù)在企業(yè)管理中的實(shí)際應(yīng)用，對管理方法進(jìn)行仔細(xì)考量，通過先進(jìn)的管理技術(shù)和管理方案，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的合理化，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，使其競爭力大大增強(qiáng)。

2.引入先進(jìn)的管理設(shè)備

為了實(shí)現(xiàn)信息管理的高效性，必須引入先進(jìn)的管理設(shè)備，確保設(shè)備質(zhì)量。由于現(xiàn)代化信息技術(shù)對管理水平與工作效率具有較高要求，因此，引入先進(jìn)的管理設(shè)備有利于其管理效率的提升，同時(shí)還可以促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，為企業(yè)贏得更多利益。管理者不能夠單純注重管理工作，對其基礎(chǔ)設(shè)備的完善也要有所側(cè)重，且不斷彌補(bǔ)管理中的不足。

3.提高管理者的素質(zhì)

現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用對人才具有較高要求，尤其是這方面的管理者需了解很多相關(guān)知識，因此，必須提高管理者的專業(yè)素養(yǎng)，才能夠確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。企業(yè)可以大量培養(yǎng)這方面的管理人才，對員工進(jìn)行培訓(xùn)和教育，提高他們與時(shí)俱進(jìn)的意識，加強(qiáng)管理部門之間的聯(lián)系和交流，促進(jìn)管理工作的順利開展。

4.建立健全管理制度

檔案信息管理流程非常復(fù)雜，且涉及內(nèi)容廣，通過建立健全管理制度，有利實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，在管理過程中，管理者可利用管理制度對員工行為進(jìn)行約束，這有利于檔案在管理過程中不被遺失，確保檔案的完整保存。