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1.收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)多項(xiàng)目多單一收費(fèi)手段難以適應(yīng)
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)對教育需求的不斷增加,現(xiàn)在的高校成人教育事業(yè)蓬勃發(fā)展,在校生規(guī)模迅速擴(kuò)大。成人學(xué)歷教育、自學(xué)考試、第二學(xué)歷教育到各類專業(yè)培訓(xùn)班等各種成人教育辦學(xué)層次,來適應(yīng)廣大學(xué)員的需求。由于成人繼續(xù)教育辦學(xué)靈活形式多樣:如脫產(chǎn)、函授、業(yè)余、自考等的多層次(有??啤I?、專接本、高升本、第二學(xué)歷)教育形式,也有各類專業(yè)的培訓(xùn)班、提升班等應(yīng)運(yùn)而生。這種狀況形成了成人教育收費(fèi)項(xiàng)目多、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)多的一大特色,使單一傳統(tǒng)的現(xiàn)金收繳手工開票方式已不能適應(yīng)當(dāng)前的成人教育收費(fèi)管理需求。這給成人教育收費(fèi)管理帶來一定的難度。
2.各自辦班不利統(tǒng)一管理
成人教育的高速發(fā)展,高校高層對成人教育的管理尚未跟上當(dāng)前的形勢。許多高校對成人教育工作的主要考核指標(biāo)仍是經(jīng)費(fèi)的上繳指標(biāo)的完成情況。且高校對成教學(xué)院(系、部)投入不夠,管理機(jī)制不完善,造成各二級學(xué)院自主牽頭辦班,直接向?qū)W生收取學(xué)雜費(fèi),學(xué)校財(cái)務(wù)部門對其收費(fèi)工作不易控制和管理,極易造成違法違規(guī)亂收費(fèi)、私設(shè)小金庫等違法行為。各二級學(xué)院自主辦班,還造成了辦班重復(fù)、辦學(xué)成本高、高校整體效益低、惡意競爭等的不良成人教育辦學(xué)環(huán)境,使成人教育收費(fèi)管理加大了難度。
3.職能管理部門工作脫節(jié)
成人教育收費(fèi)管理不僅僅是高校財(cái)務(wù)部門的工作,還應(yīng)涉及到校內(nèi)各個(gè)部門的配合。如果各管理部門各自為政,不能密切配合,各部門信息數(shù)據(jù)不能有效的共享,就會(huì)造成成人教育收費(fèi)管理環(huán)節(jié)上出現(xiàn)一些漏洞。如學(xué)生一人有兩個(gè)學(xué)號(hào)兩個(gè)收費(fèi)信息,同名同姓的學(xué)生的繳費(fèi)記錄有張冠李戴的現(xiàn)象。另外,成人教育的學(xué)生大多是社會(huì)上成人,其流動(dòng)性大,轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等情況發(fā)生頻繁,如此多數(shù)據(jù)變動(dòng),財(cái)務(wù)部門不能及時(shí)掌握第一手資料數(shù)據(jù),將會(huì)造成少收、錯(cuò)收、漏收,甚至沒收一分錢就拿到證書的情況發(fā)生。有不少的學(xué)生未能按時(shí)上課、按時(shí)畢業(yè)造成收費(fèi)的時(shí)間不統(tǒng)一、跨度長的狀況,也給成人教育收費(fèi)管理帶來不小的難度。
二、應(yīng)對高校成人教育收費(fèi)管理中存在問題的解決措施
1.完善成人教育收費(fèi)管理的內(nèi)控制度
制訂學(xué)生繳費(fèi)的管理辦法,公開收費(fèi)制度,公示收費(fèi)依據(jù)、收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),做到依法收費(fèi),接受社會(huì)、學(xué)生、家長的監(jiān)督,提高收費(fèi)透明度。高校根據(jù)自身特點(diǎn),不斷完善收費(fèi)業(yè)務(wù)的流程設(shè)計(jì),使各種收費(fèi)均在學(xué)校財(cái)務(wù)管理的控制下。對由各個(gè)二級學(xué)院和其他部門代收的培訓(xùn)費(fèi)、輔導(dǎo)費(fèi)、報(bào)名費(fèi)、聯(lián)合辦學(xué)學(xué)費(fèi)等,統(tǒng)一及時(shí)繳歸財(cái)務(wù)部門,并按規(guī)定開具正式票據(jù),嚴(yán)格杜絕部門私設(shè)“小金庫”。嚴(yán)格規(guī)范學(xué)生因降級、轉(zhuǎn)學(xué)、開除、休學(xué)、復(fù)學(xué)等變動(dòng),而要求財(cái)務(wù)部門變更應(yīng)收款的手續(xù)。嚴(yán)格加強(qiáng)收費(fèi)收據(jù)的領(lǐng)用和核銷制度,核銷時(shí)應(yīng)審核票款是否相符,是否按規(guī)定項(xiàng)目、規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)等。制度與流程的建立與嚴(yán)格遵守是成人教育收費(fèi)工作最基本、最重要的要求。對出納、收費(fèi)系統(tǒng)管理、審核結(jié)算不相容崗位要嚴(yán)格按照互相分離的原則科學(xué)設(shè)置,建立健全授權(quán)審批制度,明確招生、教務(wù)、學(xué)工、財(cái)務(wù)等職能部門的職責(zé),建立有效的監(jiān)督檢查機(jī)制,優(yōu)化財(cái)務(wù)環(huán)境,提高高校成人教育收費(fèi)管理的內(nèi)控水平。
2.加強(qiáng)統(tǒng)一管理,建全管理機(jī)制
應(yīng)當(dāng)在高校設(shè)立成人教育管理部門——成人教育院(系、部)統(tǒng)一管理其一切事務(wù),或?qū)W校成人教育院(系、部)牽頭,各二級學(xué)院具體承辦的管理體制,但成人教育學(xué)生收費(fèi)必須納入高校成人教育收費(fèi)系統(tǒng)統(tǒng)一管理。從而能在源頭上抑制私自亂收費(fèi)、私設(shè)小金庫、個(gè)人私自辦班等的違規(guī)違法行為。成人教育實(shí)行了統(tǒng)一的管理,成人教育工作的主要考核指標(biāo)可由上繳指標(biāo)的完成情況為主,上升為以考核可持續(xù)、快發(fā)展、增效益的管理指標(biāo)為主的成人教育學(xué)院管理模式。高校成人教育有了統(tǒng)一的管理,是高校成人教育事業(yè)上規(guī)模、提效益、促發(fā)展的重要條件,也是做好高校成人教育收費(fèi)管理工作的先決保證。
3.各職能部門有機(jī)協(xié)調(diào),高效聯(lián)動(dòng)
許多企業(yè)沒有設(shè)定符合實(shí)際的成本和財(cái)務(wù)目標(biāo),結(jié)果導(dǎo)致重大虧損和現(xiàn)金流問題。利潤流失不僅僅是經(jīng)濟(jì)滑坡造成的,它還反映出企業(yè)未投入必要的時(shí)間和精力,開展至關(guān)重要的銷售和需求預(yù)測活動(dòng)。
做好預(yù)測其實(shí)并不像聽起來那么難。正確地運(yùn)用成熟的預(yù)測技術(shù)能顯著提高利潤。具體來說,在規(guī)則指導(dǎo)下用統(tǒng)計(jì)學(xué)方法進(jìn)行預(yù)測,并制定更為動(dòng)態(tài)的企業(yè)全面規(guī)劃,能夠去除運(yùn)營決策中的一些猜測因素,讓預(yù)測的焦點(diǎn)重返優(yōu)化盈利,而非等事情發(fā)生了再去"救火"。據(jù)GartnerGroup稱,成功實(shí)施統(tǒng)一預(yù)測流程的企業(yè)至少可望獲得10%的收入增長。
由于競爭對手和市場狀況變化莫測,許多高層經(jīng)理人對預(yù)測的準(zhǔn)確性表示懷疑。但許多大型企業(yè)如通用電氣和沃爾瑪已經(jīng)找到可靠的預(yù)測方法,并在整個(gè)企業(yè)范圍加以運(yùn)用。
走出預(yù)測的誤區(qū)
首先要淘汰無效技術(shù)。有些企業(yè)使用非常復(fù)雜的模型,卻沒有適當(dāng)?shù)匕哑髽I(yè)的供應(yīng)商和分銷商網(wǎng)絡(luò)考慮在內(nèi),從而使結(jié)果不可靠。
而在另一個(gè)極端,許多企業(yè)過分依賴銷售人員和經(jīng)理的意見來產(chǎn)生結(jié)果。證據(jù)顯示,不管他們多么富有經(jīng)驗(yàn),這些人員的意見可能導(dǎo)致不確切的結(jié)果。因?yàn)樗麄兺?/p>
混淆目標(biāo)(希望)和預(yù)測(現(xiàn)實(shí));以為自己的個(gè)人判斷比統(tǒng)計(jì)預(yù)測更可靠;預(yù)測結(jié)論為本職能部門服務(wù),不信任其他部門的預(yù)測;高估營銷攻勢以及其他收入管理行動(dòng)的效果。
不要依賴于公司單個(gè)部門的預(yù)測結(jié)論。例如,財(cái)務(wù)、制造和銷售等職能部門可能各自獨(dú)立地產(chǎn)生預(yù)測結(jié)論,但沒有一個(gè)部門監(jiān)控其他部門預(yù)測中的變動(dòng)因素,并修正自身的預(yù)測結(jié)論以反映這些變動(dòng)。
有這些問題的企業(yè)必須解決若干技術(shù)事項(xiàng),才能創(chuàng)建可靠的財(cái)務(wù)預(yù)測。所需要的數(shù)據(jù)通常分布在多個(gè)系統(tǒng)中,如財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、銷售和供應(yīng)鏈。在大多數(shù)企業(yè)中,獲取所有這些數(shù)據(jù)幾乎是一件無法完成的任務(wù)。但如果信息技術(shù)的構(gòu)造能整合這些不同的系統(tǒng),員工提取數(shù)據(jù)就會(huì)相對容易些。
許多企業(yè)還需要進(jìn)而解決流程問題,這就要實(shí)施系統(tǒng)的、跨部門的預(yù)測方法。還應(yīng)考慮企業(yè)政治和信任問題。
六種最佳預(yù)測實(shí)踐
有些企業(yè)已經(jīng)開始采取措施改善其預(yù)測能力。制造和零售領(lǐng)域的許多企業(yè)認(rèn)識(shí)到,疏忽大意的預(yù)測標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致了高庫存和低利潤。
為解決這個(gè)困擾各方的問題,一些制造商和零售商聯(lián)合開發(fā)了一套標(biāo)準(zhǔn),用于整個(gè)供應(yīng)鏈規(guī)劃和預(yù)測。貿(mào)易伙伴運(yùn)用"協(xié)作規(guī)劃、預(yù)測和補(bǔ)貨"(CPFR),就共同的經(jīng)營目標(biāo)和措施達(dá)成一致,攜手制定銷售和運(yùn)作計(jì)劃,并通過電子化協(xié)作更新銷售預(yù)測和補(bǔ)貨計(jì)劃。參與各方還運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)方法收集供應(yīng)商和顧客的意見,并采用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式產(chǎn)生銷售預(yù)測結(jié)論。
采用CPFR的企業(yè)包括伊斯曼柯達(dá)、貨物零售商JCPenney、金佰利-克拉克(Kimberly-Clark)、凱馬特(Kmart)、那比斯科(Nabisco)和沃爾瑪。根據(jù)制造業(yè)咨詢公司IndustryDirections的調(diào)查,采用CPFR標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè),其預(yù)測準(zhǔn)確率提高了約20%。例如,沃爾瑪?shù)?網(wǎng)上零售鏈"系統(tǒng)向公司5,000多家供應(yīng)商中的3,500家提供每周預(yù)測數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)讓人觀測到沃爾瑪?shù)牧闶刍顒?dòng),幫助供應(yīng)商改進(jìn)其預(yù)測,在正確的時(shí)機(jī)向零售商提品。然而,大多數(shù)企業(yè)對預(yù)測流程投資不力或者欠妥。
根據(jù)零售和其他行業(yè)公司的經(jīng)驗(yàn),現(xiàn)已出現(xiàn)由以下6種最佳預(yù)測實(shí)踐組成的一套方法:
標(biāo)準(zhǔn)化輸入
標(biāo)準(zhǔn)化預(yù)測方法
預(yù)測頻率
限制偏向
測量績效
采取協(xié)作式銷售和運(yùn)營規(guī)劃
盡管情形各異,遵循這些實(shí)踐的企業(yè)都將提高其預(yù)測能力。成功的原因遠(yuǎn)不只是購買最精巧的軟件。收益來自于更好的數(shù)據(jù)、人員、流程和工具。
首先要標(biāo)準(zhǔn)化輸入到銷售預(yù)測流程中的信息。如果你的銷售代表都遵守同樣的規(guī)則對商機(jī)加以分類,預(yù)測模型每次就能基于相似的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行。
標(biāo)準(zhǔn)化就是要以統(tǒng)一的規(guī)則對銷售機(jī)會(huì)加以分類。首先,你要界定銷售周期的階段。然后,界定需要取得什么樣的進(jìn)展才能進(jìn)一步上升到下一階段。最后,根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則,確定簽約的幾率??偟膩碇v,輸入的信息應(yīng)該基于事實(shí)而非主觀意見。
最普遍的預(yù)測方法是時(shí)間序列模型,它依據(jù)的是將當(dāng)前情形跟過去類似階段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)比較。它能讓人們觀察當(dāng)前的活動(dòng),預(yù)見未來的結(jié)果。
有了時(shí)間序列模型,你可以根據(jù)以往預(yù)測的準(zhǔn)確度或偏差度,對預(yù)測結(jié)論加以調(diào)整,使得當(dāng)前的預(yù)測更為可靠。譬如,你在新的季度開始前5周作預(yù)測,你回顧以往季度開始前5周所做的預(yù)測,將預(yù)測結(jié)論跟實(shí)際結(jié)果比較,然后相應(yīng)地調(diào)整新的預(yù)測結(jié)論。
認(rèn)可數(shù)據(jù)而非直覺
許多企業(yè)擁有收集數(shù)據(jù)點(diǎn)并運(yùn)行預(yù)測模型的應(yīng)用軟件。包括ERP和"供應(yīng)鏈及需求規(guī)劃"軟件中的財(cái)務(wù)和預(yù)算模塊。
時(shí)間序列模型最適合于短期預(yù)測。如果需要做中長期(即超過6個(gè)月)預(yù)測,時(shí)間序列方法就不能揭示出必須考慮的長期趨勢。
大多數(shù)企業(yè)每季度或每個(gè)月產(chǎn)生預(yù)測結(jié)論。如果所要求的精確程度和回應(yīng)速度較高,這樣往往是不夠的。在某些情況下,采用實(shí)時(shí)企業(yè)預(yù)測模型的公司每周就要做一次預(yù)測。你越早更新預(yù)測結(jié)論,就能越早知道哪些領(lǐng)域需要幫助,需要對生產(chǎn)層面做哪些調(diào)整,應(yīng)該如何調(diào)整預(yù)算。
預(yù)測頻率過低會(huì)導(dǎo)致預(yù)算和實(shí)際結(jié)果的嚴(yán)重脫節(jié)。當(dāng)然,你不希望停頓業(yè)務(wù),光做預(yù)測。但一般來說,預(yù)測頻率越高,其結(jié)論就越準(zhǔn)確。
盡管所有工具和研究顯示相反的結(jié)果,許多商務(wù)人士仍認(rèn)為自己的判斷比成熟的統(tǒng)計(jì)技術(shù)更準(zhǔn)確。這些偏向性難以預(yù)料,因?yàn)樵诓煌臅r(shí)間有不同人員參與預(yù)測流程。預(yù)測流程中混入個(gè)人偏向性,將削弱比較歷史數(shù)據(jù)的意義。
最佳做法是限制個(gè)人主觀預(yù)測??偟膩碚f,要相信數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)模型而非直覺。如果你必須加入個(gè)人判斷,也要等統(tǒng)計(jì)模型產(chǎn)生了預(yù)測結(jié)果之后,而不是在此之前。
要持續(xù)改進(jìn)任何舉措,績效測定都是至關(guān)重要的,預(yù)測流程也不例外。你需要系統(tǒng)的方法來評審預(yù)測失誤,不斷改進(jìn)自己公司的流程和模型。最佳途徑是組建任務(wù)團(tuán)隊(duì),評審以往的預(yù)測。最好由高層經(jīng)理組成委員會(huì),其使命是改善數(shù)據(jù)、流程和執(zhí)行中的薄弱點(diǎn)。
有效實(shí)施預(yù)測流程
運(yùn)用統(tǒng)一的輸入信息和標(biāo)準(zhǔn)模型做出更好的預(yù)測后,協(xié)作性規(guī)劃流程就要在全公司和所有供應(yīng)商當(dāng)中開始運(yùn)作。該流程稱為"銷售與運(yùn)營規(guī)劃"(S&OP),通常每周進(jìn)行一次,涵括所有主要經(jīng)營領(lǐng)域。它將基線預(yù)測跟供應(yīng)鏈限制、資源可利用性、營銷-促銷信息以及其他相關(guān)運(yùn)營信息結(jié)合在一起。
結(jié)果就產(chǎn)生了整套供需計(jì)劃和財(cái)務(wù)計(jì)劃。這些計(jì)劃用來平衡供需,處理需求薄弱領(lǐng)域,并利用各種機(jī)會(huì)。要確保所有經(jīng)營領(lǐng)域都追求相同的目標(biāo)。下面是實(shí)施有效預(yù)測流程的若干建議:
為當(dāng)前運(yùn)營樹立基準(zhǔn)。將自己的預(yù)測方法跟行業(yè)和其他公司的最佳實(shí)踐相比較。對公司內(nèi)部的預(yù)測人員做調(diào)查,然后將結(jié)果與行業(yè)調(diào)查作比較。
教育預(yù)測人員和用戶。由于大多數(shù)商學(xué)院都不講授預(yù)測,許多經(jīng)理人不懂得預(yù)測。要在方法、程序和應(yīng)用方面對經(jīng)理人進(jìn)行教育。針對改進(jìn)的可能性,解釋為何值得花時(shí)間去做。
組建跨職能任務(wù)團(tuán)隊(duì)。將中層預(yù)測人員和業(yè)務(wù)經(jīng)理組成團(tuán)隊(duì),調(diào)查企業(yè)的基準(zhǔn),然后確定期望的方法和成果。這種討論會(huì)可以演化為常設(shè)任務(wù)團(tuán)隊(duì),實(shí)施所需要的全企業(yè)變革。
評估數(shù)據(jù)質(zhì)量。你的機(jī)會(huì)管理流程是全公司統(tǒng)一的嗎?是否始終如一地在每個(gè)領(lǐng)域?yàn)槊總€(gè)產(chǎn)品捕捉信息?員工們是否及時(shí)利用系統(tǒng),使數(shù)據(jù)達(dá)到高質(zhì)量?你很可能會(huì)發(fā)現(xiàn)許多不一致,關(guān)鍵在于找出并解決這些不一致的地方。要讓企業(yè)不同部門代表組成的控制委員會(huì)參與進(jìn)來。
實(shí)施溝通流程。設(shè)計(jì)糟糕的流程可能導(dǎo)致預(yù)測者和使用者之間的裂痕。這是預(yù)測中常見的陷阱。要避免這樣,必須確保仔細(xì)規(guī)劃自己傳達(dá)預(yù)測結(jié)論的流程。要確保預(yù)測者和使用者就數(shù)據(jù)的格式和數(shù)量達(dá)成一致意見。
重新設(shè)計(jì)公司規(guī)劃流程。準(zhǔn)確的預(yù)測應(yīng)該成為公司規(guī)劃流程的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)力,而這要求大多數(shù)企業(yè)完全改變其規(guī)劃方式。不應(yīng)該只是每季度運(yùn)用不同的假定,從各個(gè)領(lǐng)域推導(dǎo)出計(jì)劃,計(jì)劃應(yīng)該更為動(dòng)態(tài),可依據(jù)預(yù)測的變化短期內(nèi)進(jìn)行調(diào)整。