檔案管理流程精選(九篇)

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第1篇：檔案管理流程范文

一、煤炭企業(yè)文書檔案管理流程優(yōu)化的必要性

1.是提高企業(yè)效益的一個(gè)重要途徑

企業(yè)文書檔案的管理屬于企業(yè)內(nèi)部管理的一個(gè)重要組成部分。其本身對(duì)企業(yè)的眾多信息，發(fā)展過(guò)程有著詳盡的記錄，對(duì)于企業(yè)各個(gè)方面也有著細(xì)致的了解。因此，文書檔案對(duì)于企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)企業(yè)的了解，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)企業(yè)發(fā)展史做出正確的決策都有著重要的意義。

文書檔案管理本身是一項(xiàng)極其紛繁復(fù)雜的工作，其中涵蓋了大量的數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)。若是缺乏良好的管理手段以及正確的管理方法，很容易造成文獻(xiàn)的流失，企業(yè)信息的殘缺，使得企業(yè)本身的內(nèi)部呈現(xiàn)一種缺失的狀態(tài)。而依據(jù)哲學(xué)“內(nèi)因決定事物的發(fā)展變化”的原理來(lái)看，若是一個(gè)企業(yè)在內(nèi)部信息的管理上呈現(xiàn)一種混亂的話，很容易使得企業(yè)在外部競(jìng)爭(zhēng)中受挫。

因此，文書檔案管理對(duì)于保證企業(yè)效益是有著極其重要的作用的。

2.是完善企業(yè)精神，豐富企業(yè)內(nèi)涵的重要方法

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，企業(yè)發(fā)展模式也早已脫離了以消耗資源為手段的粗放型發(fā)展。現(xiàn)今的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)，多是依靠良好的企業(yè)形象與內(nèi)涵。而對(duì)于煤炭企業(yè)，同樣如此，正規(guī)、健康、科學(xué)的企業(yè)形象無(wú)疑會(huì)使其在國(guó)際國(guó)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)。

而文書檔案管理工作，涵蓋了對(duì)企業(yè)種種發(fā)展階段、企業(yè)活動(dòng)、企業(yè)內(nèi)涵的全方面的整理與歸納。這種活動(dòng)，對(duì)于企業(yè)本身樹立形象、豐富自身精神有著重要作用。

二、煤炭企業(yè)文書檔案管理工作中的不足

1.企業(yè)本身沒(méi)能引起足夠的重視

不僅在煤炭企業(yè)，在當(dāng)今很多的國(guó)內(nèi)企業(yè)都存在著這種現(xiàn)象。這從根本上反映了企業(yè)本身對(duì)于檔案管理并未引起足夠的重視，在企業(yè)制度日益科學(xué)化的同時(shí)，文書檔案管理依然是一種傳統(tǒng)、老套的制度。甚至在很多企業(yè)，文書管理被視為一種賦閑職業(yè)，管理人員僅僅保持著一種收取文件，存放文件，看護(hù)文件的工作，而對(duì)于文件的分類，歸納，整理卻常常忽視。

2.文書檔案管理制度不夠健全

企業(yè)文書檔案的作用，在于企業(yè)內(nèi)部人員隨時(shí)可以方便調(diào)取，查閱企業(yè)發(fā)展信息。然而文書檔案本身紛繁復(fù)雜，且頗為眾多，而很多煤炭企業(yè)的檔案管理制度都不夠健全，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，不能夠做到定期檢查、監(jiān)督，并且修補(bǔ)缺失文獻(xiàn)，致使對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息流通造成了不便。

3.管理技術(shù)落后

在煤炭企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，有眾多視頻資料、音頻資料、電子文檔、實(shí)物資料等，對(duì)于這些資料的保存，若是仍然依照舊的管理辦法，必然會(huì)造成信息的大量流失，也會(huì)給信息的再次查閱造成極大的不便。

4.管理人員素質(zhì)較低

現(xiàn)階段，就整體來(lái)看，存在著文書檔案管理人才嚴(yán)重缺失的現(xiàn)象，而大部分在職的檔案管理人員，大多人員老化，對(duì)于電子技術(shù)了解較少，對(duì)于文書檔案的管理方法也缺乏正確的認(rèn)識(shí)，給文書檔案管理工作造成了極大的不便，檔案制度的創(chuàng)新也造成了阻礙。

三、優(yōu)化文書檔案管理工作的幾個(gè)方法

1.加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)

提高文書檔案管理工作的首要措施是企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。只有從心里提高了對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，才可能從根本上改善這種狀態(tài)。如企業(yè)內(nèi)部可以定期舉行一些學(xué)習(xí)、辯論活動(dòng)，學(xué)習(xí)一些檔案管理促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的實(shí)例或者介紹一些國(guó)外的文書檔案管理的工作，使企業(yè)本身能夠重新對(duì)檔案管理工作形成新的認(rèn)識(shí)，提高重視程度。

2.完善檔案管理制度

煤炭企業(yè)在使用科學(xué)的企業(yè)管理制度改造自身的同時(shí)，也應(yīng)完善文書檔案的管理制度。如定期進(jìn)行檢查，保證管理人員對(duì)于檔案的定期整理，建立監(jiān)察督促制度，避免一些重要文件因?yàn)榉N種原因沒(méi)能及時(shí)歸檔，造成流失。

3.積極引進(jìn)新技術(shù)

積極采用各種新的管理技術(shù)。如將文檔收錄電腦，進(jìn)行編輯整理，刻盤收藏，同時(shí)，建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源庫(kù)，將文檔進(jìn)行編輯，歸納，分類，使得企業(yè)內(nèi)部人員可以隨是憑借賬號(hào)身份對(duì)文檔進(jìn)行查閱，另一方面，完善企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)電子文檔在線傳遞，提高效率。

4.提高管理人員素質(zhì)

對(duì)于管理人員，可以積極吸納檔案管理專業(yè)的高校大學(xué)生，為企業(yè)檔案管理注入新鮮的血液。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)文檔管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，定期舉行學(xué)習(xí)培訓(xùn)班，使之能夠熟悉檔案管理新技術(shù)，新思想，新方法，從而使檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)。

結(jié)語(yǔ)

第2篇：檔案管理流程范文

流程管理，是一種以規(guī)范化地構(gòu)造輸入到輸出的業(yè)務(wù)流程為中心，以提高管理績(jī)效為目的的系統(tǒng)化方法，主要以規(guī)范化、流程化、系統(tǒng)化為核心建立管理的過(guò)程。電子檔案的流程管理首先是在確保電子檔案的安全基礎(chǔ)之上，保證這一過(guò)程是面向用戶的流程。從檔案產(chǎn)生到保存、利用直至銷毀的整個(gè)生命周期中，我們要對(duì)電子檔案的流程進(jìn)行監(jiān)控，采取必要的措施來(lái)解決電子檔案生命周期里可能出現(xiàn)的安全問(wèn)題。因此，建立流程管理的分層模式，也就要求對(duì)電子檔案的任何操作都要有相應(yīng)的規(guī)范制約，掌握電子檔案的現(xiàn)時(shí)狀況及來(lái)龍去脈，從而確保電子檔案的安全。

2.電子檔案的安全性分析

在檔案學(xué)領(lǐng)域中，安全性的問(wèn)題一直是業(yè)界人士關(guān)注的重點(diǎn)。電子檔案信息安全的研究一般側(cè)重于電子檔案信息的永久保存階段的安全保障問(wèn)題，如電子檔案的長(zhǎng)期可存取性等，但忽略了在利用階段如何保障電子檔案信息的安全。然而這～階段也正是電子檔案信息安全最易出問(wèn)題的階段。電子檔案自生成之后其職能活動(dòng)就隨著時(shí)空的傳遞而變換，這種系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)的過(guò)程涉及到較復(fù)雜的管理流程和技術(shù)環(huán)境，如果單純地由技術(shù)措施從根本上解決電子檔案信息安全問(wèn)題，存在相當(dāng)大的難度。所以我們需在電子檔案的流程管理中，按層次化的管理目標(biāo)構(gòu)建出一種安全管理模型，建立起與之相應(yīng)的電子檔案管理策略。電子檔案管理過(guò)程的安全性主要涉及鑒別、訪問(wèn)控制、機(jī)密性、完整性和可用性。本文主要從訪問(wèn)控制和應(yīng)用方面對(duì)電子檔案安全策略進(jìn)行探討。

3.電子檔案安全管理策略的探討

3.1電子檔案安全管理的指導(dǎo)思想

近幾年來(lái)，檔案數(shù)字資源數(shù)量呈幾何量級(jí)增長(zhǎng)，媒體形式的多樣化，以文本、圖像、音視頻、電子出版物、移動(dòng)信息、軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)等各種形式呈現(xiàn)，信息內(nèi)容涉及領(lǐng)域廣泛。附著在這些檔案數(shù)字資源之上的元數(shù)據(jù)在檔案數(shù)字資源的轉(zhuǎn)換、遷移過(guò)程中積累的數(shù)量更為龐大，保存成本會(huì)越來(lái)越高。

3.2流程管理下的層次模型概述

電子檔案的安全管理應(yīng)貫穿文件的整個(gè)生命周期，涉及了文件的生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、移交、保管和利用等過(guò)程，為確保文件的真實(shí)、完整、可用與安全，達(dá)到電子檔案安全管理的根本目標(biāo)，就要通過(guò)系統(tǒng)化的流程進(jìn)行規(guī)范，明確各階段的邊界范圍，突破原有方式的安全機(jī)制，建立更為高效的電子檔案安全策略，對(duì)數(shù)字檔案館電子檔案管理提供新的管理理念。

在實(shí)現(xiàn)電子檔案安全管理目標(biāo)的驅(qū)動(dòng)下，為加強(qiáng)電子檔案的流程管理，首先將電子檔案的安全模型進(jìn)行了層次劃分，它包括了生成層、保管層、流程層、應(yīng)用層等四層，其中-生成層（關(guān)鍵信息是否受到必要的安全保護(hù)）保管層（電子憑證價(jià)值）流程層（安全流程是否合理并且有效）應(yīng)用層（安全策略的建立）

3.3檔案數(shù)字資源和檔案數(shù)字副本

電子檔案載體進(jìn)行有效的保存，還要將所有與之有關(guān)的技術(shù)、數(shù)據(jù)及所用的軟硬件平臺(tái)等加以保存。在應(yīng)用層面，各類用戶使用的不再是電子檔案，而是電子檔案副本。電子檔案將和元數(shù)據(jù)一起封存起來(lái)，不再提供利用。也就是說(shuō)數(shù)字檔案館提供利用的是無(wú)需具備憑證價(jià)值的電子檔案副本。

檔案數(shù)字資源是指以數(shù)字形式存在的各類檔案資源。包括各級(jí)各類在線生成并歸檔的電子文件即電子檔案，和將各種載體的檔案數(shù)字化后形成的所有檔案數(shù)字副本，以及各種因保管、利用需求而形成檔案數(shù)字副本的集合。這里可以通過(guò)以下公式進(jìn)行描述。

檔案數(shù)字副本指各種檔案的數(shù)字化副本，包括電子檔案副本和其他檔案數(shù)字副本兩個(gè)部分。電子檔案副本是指抽取電子檔案的所有內(nèi)容信息，在內(nèi)容上與電子檔案保持完全一致，但不具備電子檔案形成過(guò)程中封裝的元數(shù)據(jù)信息，不具有憑證價(jià)值，僅為利用者提供信息查詢而形成的數(shù)字信息。其他檔案數(shù)字副本是指將紙質(zhì)、錄音、錄像、照片、實(shí)物等檔案數(shù)字化形成的檔案數(shù)字副本。

3.4建立電子檔案應(yīng)用層安全策略

電子檔案的流程管理是系統(tǒng)化的過(guò)程。在生成層面，檔案管理部門要強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)生成的電子文件能有效保存，即對(duì)有保存價(jià)值的電子文件得到確認(rèn)，并能有效地歸檔和維護(hù)：在保管層面，所形成的一定是真實(shí)完整電子文件歸檔后形成的電子檔案，因?yàn)殡娮訖n案來(lái)自不同的途徑，那么其內(nèi)容和格式會(huì)存在一定的差異，因此，不但要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有效的保存，還要將所有與之有關(guān)的技術(shù)、數(shù)據(jù)及所用的軟硬件平臺(tái)等加以保存。在應(yīng)用層面，各類用戶使用的不再是電子檔案，而是電子檔案副本。電子檔案將和元數(shù)據(jù)一起封存起來(lái)，不再提供利用。也就是說(shuō)數(shù)字檔案館提供利用的是無(wú)需具備憑證價(jià)值的電子檔案副本。

4.安全管理策略的內(nèi)涵闡釋

4.1元數(shù)據(jù)與電子檔案共同封裝保存

元數(shù)據(jù)是關(guān)于文件的背景信息和結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，是專門用于滿足電子文件管理需求，保證文件真實(shí)、完整、可用和安全的數(shù)據(jù)。電子文件管理則需要關(guān)聯(lián)的元數(shù)據(jù)系統(tǒng)，元數(shù)據(jù)與電子文件在整個(gè)文件生命周期是自始至終地關(guān)聯(lián)在一起的。在原有的電子檔案安全管理模式中，電子檔案的日常管理，對(duì)各類檔案資源數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，如日常增量數(shù)據(jù)、未歸檔資料信息數(shù)據(jù)、現(xiàn)行文件、個(gè)人上傳數(shù)據(jù)（文檔、照片、媒體）等。支持標(biāo)準(zhǔn)格式數(shù)據(jù)的導(dǎo)八、導(dǎo)出和電子原文的批量上載。電子檔案的整理、流轉(zhuǎn)、遷移等很多都會(huì)產(chǎn)生更多的元數(shù)據(jù)。

4.2面向應(yīng)用層的電子檔案副本

保障電子檔案原始性和憑證作用的元數(shù)據(jù)信息形成在電子檔案的生成層和保管層。在抽取電子檔案內(nèi)容信息后形成了電子檔案副本，這些副本是數(shù)字檔案館為滿足使用者的需求而提供的。數(shù)字檔案館面對(duì)眾多用戶，他們多以搜索所需信息解決問(wèn)題為主要目的。因此，電子檔案副本的內(nèi)容與電子檔案完全一致，可以滿足利用者的各種使用目的，無(wú)需要求電子檔案副本具備憑證價(jià)值的功能。

4.3電子檔案副本信息的屬性

利用者在使用數(shù)字檔案館的電子檔案副本時(shí)會(huì)產(chǎn)生各種使用信息，同時(shí)，電子檔案副本在數(shù)字檔案館保管過(guò)程中也會(huì)產(chǎn)生大量管理信息。利用電子檔案副本會(huì)產(chǎn)生利用權(quán)限、利用密級(jí)、利用對(duì)象、時(shí)間、主題、內(nèi)容、數(shù)量等數(shù)據(jù)信息。這些是數(shù)字檔案館進(jìn)行利用對(duì)象、目的、重點(diǎn)、內(nèi)容、數(shù)量、頻次、時(shí)段等各種統(tǒng)計(jì)分析所需要使用的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)的重要作用體現(xiàn)在：管理并使用這些數(shù)據(jù)有助于強(qiáng)化對(duì)數(shù)字檔案館的職能管理，有助于數(shù)字檔案館的職能拓展，有助于數(shù)字檔案館在更新技術(shù)支撐下得到進(jìn)一步發(fā)展。這些信息是基于電子檔案副本活動(dòng)而產(chǎn)生的，屬于管理信息的一個(gè)組成部分。

5.安全管理策略中的關(guān)鍵問(wèn)題

5.1電子檔案的永久性保存

在技術(shù)發(fā)展迅速、軟硬件換代迅速的時(shí)代，載體壽命期限、系統(tǒng)變化、各種保管環(huán)境改變是影響電子檔案永久性保存的重要因素。在電子檔案保管中對(duì)設(shè)備系統(tǒng)的依賴等問(wèn)題可以由數(shù)字檔案館保管層根據(jù)需要隨時(shí)解決。同時(shí)，在原有管理模式中遇到的信息傳遞中的易改寫等問(wèn)題也可以避免。安全管理策略有效地解決了對(duì)電子檔案信息和載體雙重的永久性保存。

5.2建立電子檔案轉(zhuǎn)換為副本的系統(tǒng)規(guī)范

建立系統(tǒng)規(guī)范是安全管理策略可有效實(shí)施的基礎(chǔ)保障。電子檔案轉(zhuǎn)換為副本，是為了高效地開發(fā)和利用電子檔案。在轉(zhuǎn)換活動(dòng)中，要嚴(yán)格保證電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，防止在轉(zhuǎn)換過(guò)程中造成信息的損失，就技術(shù)、制度、標(biāo)準(zhǔn)、控制等方面要建立相應(yīng)的安全管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

第3篇：檔案管理流程范文

在現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理的過(guò)程中，對(duì)于檔案管理的成本控制觀念不強(qiáng)，檔案管理的過(guò)程中成本意識(shí)比較差，各種浪費(fèi)的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，因此，有必要加強(qiáng)現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下對(duì)檔案管理成本進(jìn)行管理和創(chuàng)新。為了有效的提高檔案管理的成本控制，要明確檔案管理的成本構(gòu)成和支出，然后才能夠解決檔案管理流程中的成本浪費(fèi)現(xiàn)象，完善檔案管理流程，加強(qiáng)成本的控制，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的最大化。

一、現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的構(gòu)成

當(dāng)下現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的構(gòu)成主要以下幾個(gè)要素：

首先，人工成本。無(wú)論是企業(yè)檔案管理人員和檔案的具體工作人員都是屬于企業(yè)檔案管理的人工成本支出。檔案管理人員和檔案具體工作人員的多少直接影響到整個(gè)企業(yè)的檔案管理的支出。

其次，設(shè)備和物資的成本?，F(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下，企業(yè)進(jìn)行檔案管理，多數(shù)是經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行整理和維護(hù)工作，因此檔案管理的成本構(gòu)成自然包括了購(gòu)買計(jì)算機(jī)設(shè)備的投入和支出，之后對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的維護(hù)也需要不斷的支出，另外，購(gòu)買正版的檔案管理軟件也需要資金的投入，還有就是通過(guò)計(jì)算打印所需要的紙張、訂書器等常規(guī)辦公用品，都屬于現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的構(gòu)成。

最后，檔案管理的場(chǎng)所和管理的流程中所需的投入。企業(yè)檔案比較的多，因此，占領(lǐng)的場(chǎng)地也比較大，每年都要支付場(chǎng)地費(fèi)，還有就是管理的流程中也需要一系列的投入。

檔案的管理流程比較的復(fù)雜，需要各個(gè)程序有序的推進(jìn)，才能夠提高檔案管理的成本控制。但是在當(dāng)下的企業(yè)檔案管理中，由于企業(yè)對(duì)檔案管理的不重視，使得檔案管理的流程比較的拖沓，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案管理存在較多的問(wèn)題，也不利于企業(yè)檔案管理中成本的控制。

二、現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本存在的主要問(wèn)題

在現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本中，存在著很多的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，成本控制的理念比較差。在現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理工作，部分企業(yè)認(rèn)為檔案管理工作涉及到的經(jīng)濟(jì)利益比較小，因此，過(guò)度的追求關(guān)注對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最相關(guān)的部門或者是管理流程進(jìn)行重視，對(duì)其企業(yè)的檔案管理重視程度有限，對(duì)檔案管理的成本控制更是不加以重視，使得現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本管理非常的不重視，檔案管理人員的成本控制意識(shí)也不強(qiáng)。

第二，浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。在企業(yè)的檔案管理過(guò)程中，成本控制理念不強(qiáng)，所以，導(dǎo)致檔案管理的流程比較繁瑣，投入了更多的人力物力，造成了較大的浪費(fèi)。比如說(shuō)紙張的亂用以及人員的過(guò)多等；另外就是檔案管理中缺乏程序性，檔案管理非常的滯后，檔案的堆積現(xiàn)象比較的嚴(yán)重，不僅容易造成檔案的遺失，而且長(zhǎng)期堆放占有大公共空間，投入更多占地費(fèi)等。在設(shè)備的使用時(shí)不重視保護(hù)和更新或者是及時(shí)的刪除垃圾等，導(dǎo)致設(shè)備的損害，于是增加了企業(yè)的成本投入。

第三，流程或者管理不當(dāng)也不利于成本的有效控制。檔案的管理流程比較的復(fù)雜，需要各個(gè)程序有序的推進(jìn)，才能夠提高檔案管理的成本控制。但是在當(dāng)下的企業(yè)檔案管理中，由于企業(yè)對(duì)檔案管理的不重視，使得檔案管理的流程比較的拖沓，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案的管理存在較多的問(wèn)題，也不利于企業(yè)檔案管理中成本的控制。

三、現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下檔案管理成本的有效舉措

首先，完善企業(yè)檔案管理的成本控制理念。只有加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的成本控制理念，才能夠讓檔案管理人員在管理的過(guò)程中提高節(jié)約意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)成本的控制，尤其是在使用材料或者是設(shè)備的過(guò)程中，能提高對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和管理，能減少材料的浪費(fèi)，尤其是紙張的浪費(fèi)，從而有效的縮減成本。所以，最重要的就是提高企業(yè)的檔案管理人員的一種成本控制的理念，本著節(jié)約的態(tài)度開展檔案管理工作。

其次，加強(qiáng)檔案人員的素質(zhì)，嚴(yán)格檔案管理的流程，避免成本支出。只有加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，才能夠在保證檔案管理工作的正常開展下使用最少的工作人員，讓每一位員工都能夠積極發(fā)揮自己的一份作用，加強(qiáng)分工和合作，把檔案的管理工作有序的開展好。這樣就可以縮減檔案管理成本中人工費(fèi)用的支出。所以，企業(yè)要不斷加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的力度，通過(guò)培訓(xùn)讓現(xiàn)有工作人員提高方案管理的技術(shù)和所需的技能，在工作中能夠更加有效率的、保質(zhì)保量的完成檔案管理的一系列工作，更加科學(xué)的設(shè)置檔案流程，不拖拉，不推諉，提高檔案管理的各項(xiàng)工作。

最后，建立成本控制預(yù)算，提高檔案管理的科學(xué)性。只有建立了檔案管理成本的預(yù)算，才能夠使得檔案管理工作開展的過(guò)程對(duì)于成本的投入有一個(gè)概念，從而在管理中縮減不必要的開支，尤其是一些重要支出，比如說(shuō)設(shè)備的更新等，一定要提前上報(bào)計(jì)劃和預(yù)算，才能夠保證在檔案管理的過(guò)程中成本得到嚴(yán)格的控制，縮減開支，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。

第4篇：檔案管理流程范文

1、電子文件檔案管理系統(tǒng)的主要優(yōu)勢(shì)以及特點(diǎn)

1.1提高了辦公效率。傳統(tǒng)的文件檔案管理工作需要復(fù)雜的工作手續(xù)，這主要表現(xiàn)在工作人員很難進(jìn)行文件檔案的編號(hào)，而且效率非常低。若要查找相關(guān)的文件檔案也是非常的復(fù)雜，需要在文件檔案管理室進(jìn)行復(fù)雜的檢索，查找一份文件檔案需要非常長(zhǎng)的時(shí)間[2]。而電子文件檔案管理系統(tǒng)可以對(duì)文件檔案進(jìn)行快速的掃描，并將其儲(chǔ)存到硬盤中，調(diào)取相關(guān)文件檔案時(shí)只需要簡(jiǎn)單的檢索便可以查看相應(yīng)的文件檔案。1.2便于文件檔案進(jìn)行補(bǔ)漏增缺。文件檔案并不是一成不變的，在較長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展過(guò)程中文件檔案的信息會(huì)發(fā)生一定程度的改變，如果采用傳統(tǒng)的文件檔案管理工作的話就需要將卷宗打開并重新制作，這樣的話會(huì)導(dǎo)致分類規(guī)律發(fā)生較大的改變，不利于日后進(jìn)行相關(guān)文件檔案的檢索。而電子文件檔案管理工作則只需要重新掃描就可以繼續(xù)存檔，檢索時(shí)仍然很簡(jiǎn)單。1.3有利于保持文件檔案的原始狀態(tài)。傳統(tǒng)的文件檔案管理工作中需要將文件裁剪成統(tǒng)一的模式，這樣做的目的是保證文件檔案的美觀性，為了將文件檔案整齊的存放[3]，在裁剪過(guò)程中就容易出現(xiàn)對(duì)原始文件檔案的損壞。而電子文件檔案管理工作不需要手工對(duì)文件檔案進(jìn)行裁剪，只需要進(jìn)行掃描就可以進(jìn)行存檔。1.4有利于文件檔案的信息保密。傳統(tǒng)的文件檔案管理工作中將全部的信息歸納在卷宗之中，人們?nèi)羰遣檎揖碜谥械哪骋徊糠仲Y料便可以查看到卷宗中的剩余資料，這將泄露文件檔案的信息。而電子文件檔案管理工作是將卷宗中的各個(gè)部分隔離的，人們查找相關(guān)文件檔案不會(huì)查看到該卷宗中其余的信息，有效避免了信息的泄露。1.5有利于文件檔案的信息交流與共享。傳統(tǒng)的文件檔案管理工作是將卷宗整理之后存放在特定的位置，若其他地區(qū)的人們想要調(diào)取相關(guān)的文件檔案資料是非常麻煩的[4]。而電子文件檔案管理工作是將文件檔案的信息存放在電腦的硬盤之中，1.6有利于文件檔案管理一體化的實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)的文件檔案管理的各個(gè)部分的工作是分開的，這樣浪費(fèi)了大量的工作時(shí)間，無(wú)法得到較高的工作效率。而電子文件檔案管理工作可以將文件檔案管理的各個(gè)工作有效的結(jié)合在一起，使得文件檔案的管理更加快速有效。

2、電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

電子文件檔案管理系統(tǒng)能夠較好的保存文件，所以電子文件檔案管理系統(tǒng)在現(xiàn)今得到了較多的應(yīng)用，下面將詳述電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。2.1管理流程設(shè)計(jì)。電子文件檔案管理系統(tǒng)的管理流程是非常重要的，系統(tǒng)內(nèi)部的工作人員需要進(jìn)行文件收集、檔案鑒定、檔案整理以及案卷編目等工作。那么電子文件檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部人員就要嚴(yán)格按照檔案管理工作的先后順序，首先就是收集檔案資料，然后鑒定檔案資料的真?zhèn)危倬褪钦砦募n案的內(nèi)容；最后才是對(duì)文件檔案進(jìn)行編目。電子文件檔案管理一定要按照流程進(jìn)行，如果沒(méi)有嚴(yán)格按照流程進(jìn)行就有可能會(huì)使得電子文件檔案的準(zhǔn)確性降低。為了預(yù)防非法用戶進(jìn)入電子文件檔案管理系統(tǒng)或者保護(hù)電子文件檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)安全就要進(jìn)行防毒及殺毒的操作，這樣不僅可以保證電子文件檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)的安全性，而且還可以保護(hù)用戶電腦的安全性。2.2業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)。電子文件檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程包括電子文件檔案的收集、電子文件檔案的鑒定以及電子文件檔案的整理，這三個(gè)業(yè)務(wù)需要內(nèi)部人員的合作才能夠有效的完成。在電子文件檔案的收集階段要利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)工作人員的日常工作進(jìn)行電子文件歸檔，然后按照電子文件檔案的內(nèi)容來(lái)統(tǒng)計(jì)資料，完成上述任務(wù)后就要對(duì)電子文件檔案進(jìn)行歸檔[5]。電子文件檔案的鑒定過(guò)程中工作人員要判斷電子文件檔案的價(jià)值，對(duì)于沒(méi)有保存價(jià)值的文件檔案予以銷毀以此來(lái)節(jié)省電子文件檔案管理系統(tǒng)的存儲(chǔ)空間。電子文件檔案的整理則需要工作人員對(duì)有價(jià)值的電子文件檔案進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保管，并定期查看文件檔案是否損壞。電子文件檔案管理系統(tǒng)主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和文件檔案管理技術(shù)來(lái)進(jìn)行的，為了更好的完善電子文件檔案管理系統(tǒng)就要不斷的創(chuàng)新其系統(tǒng)設(shè)計(jì)，這樣才能夠使得電子文件檔案管理系統(tǒng)更加完善。

作者：陳德紅 單位：遼河農(nóng)墾管理區(qū)安監(jiān)局

第5篇：檔案管理流程范文

1.信息容量越來(lái)越豐富，利用價(jià)值越來(lái)越廣泛

工業(yè)企業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)和重要支柱，在建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提高人民生活水平等諸多方面占有十分重要的位置和作用，而企業(yè)管理水平的高低優(yōu)劣，又直接關(guān)系到這個(gè)作用的發(fā)揮。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化日益深入人心，企業(yè)檔案所包含的信息容量越來(lái)越豐富，越來(lái)越龐大。同時(shí)，企業(yè)檔案的利用價(jià)值也越來(lái)越廣泛。如何有效地管理并充分利用好企業(yè)檔案這一強(qiáng)大的信息資源，為企業(yè)管理科學(xué)決策，開拓經(jīng)營(yíng)，最終形成強(qiáng)大的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.企業(yè)檔案呈現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)

（1）企業(yè)檔案信息具有動(dòng)態(tài)性、政策性、依據(jù)性、預(yù)測(cè)性、反饋性、綜合性、經(jīng)驗(yàn)性、比較性、追蹤性等屬性。

（2）企業(yè)檔案的服務(wù)對(duì)象，主要是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策性依據(jù)，為企業(yè)提高產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)揮企業(yè)檔案的信息參謀助手作用。

（3）企業(yè)檔案一般不直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，它主要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供信息，為生產(chǎn)第一線服務(wù)，如品牌、產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)量、質(zhì)量、技改創(chuàng)造發(fā)明、生產(chǎn)管理、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)反饋、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等作用。

3.信息時(shí)代對(duì)企業(yè)檔案提出了新的要求社會(huì)現(xiàn)代化程度的不斷提高，特別是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速普及，極大地促進(jìn)了社會(huì)的現(xiàn)代化進(jìn)程。在信息時(shí)代下，企業(yè)檔案工作只有緊跟社會(huì)發(fā)展步伐，才能適應(yīng)不斷變化的新形勢(shì)。同時(shí)，企業(yè)的發(fā)展對(duì)檔案的管理信息服務(wù)也提出了更高的要求，需要檔案部門能更準(zhǔn)確、更迅速、更及時(shí)地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供各種信息服務(wù)。滿足企業(yè)日益發(fā)展的需要，必須提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化。

二、企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

1.缺乏對(duì)企業(yè)檔案現(xiàn)代化足夠的重視

領(lǐng)導(dǎo)重視是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，而目前領(lǐng)導(dǎo)者和決策者還缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有將檔案管理納入企業(yè)管理的重要內(nèi)容，擺上議事日程，并納入全員績(jī)效管理考核中，因而難以保證檔案管理工作健康、有序進(jìn)行，并充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和履職能力不高

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理人員的重要工作就是收集、整理和借閱。有的檔案員認(rèn)為，用戶來(lái)查檔案，本人能熱情接待，就是提供了檔案信息。這僅僅限于查閱范圍，那是很不夠的。在信息化時(shí)代，檔案管理人員不僅要當(dāng)好“文件保管員”，還必須掌握處理電子文件、電子檔案的技術(shù)，才能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求。

3.應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)尚未普及

當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，企業(yè)檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，檔案種類日益豐富，檔案利用頻率不斷增快。同時(shí)，范圍擴(kuò)大、深度加強(qiáng)，時(shí)效要求更高。以天津送變電工程公司為例，隨著我國(guó)電力事業(yè)的發(fā)展，智能電網(wǎng)、超高壓電網(wǎng)的不斷出現(xiàn)，新上工程項(xiàng)目增多，使工程檔案的數(shù)量急劇增加，導(dǎo)致檔案歸檔、保管、借閱的壓力非常大。因此，必須提高檔案管理的現(xiàn)代管理方法和技術(shù)應(yīng)用水平。

三、天津送變電工程公司檔案管理創(chuàng)新的實(shí)踐

天津送變電工程公司是具有國(guó)家一級(jí)資質(zhì)的電力工程總承包施工企業(yè)，主要承擔(dān)各電壓等級(jí)的輸變電工程，是華北電網(wǎng)、京津唐地區(qū)電力基本建設(shè)的骨干企業(yè)。多年來(lái)，為華北地區(qū)、天津市，特別是濱海新區(qū)的經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和人民生活水平的不斷提高做出了卓越貢獻(xiàn)。該公司十分重視科技進(jìn)步和信息化管理，不僅擁有多項(xiàng)在全市、全國(guó)領(lǐng)先的輸變電施工技術(shù)工藝和專利，而且在建筑試驗(yàn)、計(jì)量和檔案管理上均達(dá)到國(guó)家一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。2007年，獲得了國(guó)家檔案局頒發(fā)的企業(yè)檔案管理AAA級(jí)證書，是天津電力系統(tǒng)首批獲此資質(zhì)的基層單位之一。天津送變電工程公司的企業(yè)檔案管理工作所取得的成效，主要得益于三個(gè)方面的創(chuàng)新實(shí)踐：

1.樹立創(chuàng)新思維———企業(yè)管理者重視是關(guān)鍵

為適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，黨和國(guó)家十分重視企業(yè)管理信息化建設(shè)，并提出了具體的工作目標(biāo)，旨在推動(dòng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。在這一大的背景下，企業(yè)檔案管理迎來(lái)了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間。這就要求企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，在檔案管理工作中始終保持創(chuàng)新的意識(shí)，用創(chuàng)新思維去指導(dǎo)檔案管理工作。而隨著數(shù)字化、智能化電網(wǎng)的出現(xiàn)和推廣，對(duì)電力施工企業(yè)的檔案管理工作提出了更加嚴(yán)格的要求，也為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化提供了充分必要條件。面對(duì)這一新的形勢(shì)，公司的領(lǐng)導(dǎo)審時(shí)度勢(shì)，針對(duì)公司在檔案管理上存在的不足和問(wèn)題，制定并實(shí)施了以下幾項(xiàng)改進(jìn)措施：

（1）建立三級(jí)檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制。

為加強(qiáng)檔案管理工作，公司確定一名副總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)，以經(jīng)理工作部為具體主管部門；二級(jí)單位為各施工分公司；項(xiàng)目經(jīng)理部作為三級(jí)單位是企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

（2）確立企業(yè)檔案管理的總體目標(biāo)，制定中長(zhǎng)期規(guī)劃。

以不斷超越、追求卓越為目標(biāo)，運(yùn)用全面質(zhì)量管理（PDCA循環(huán)）的方法，不斷完善規(guī)劃，推動(dòng)企業(yè)檔案管理的持續(xù)改進(jìn)和提高。

（3）制定企業(yè)檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)和辦法。

公司規(guī)定，將檔案管理工作作為“三標(biāo)一體”管理體系的一個(gè)重要子項(xiàng)，列入每年一度的審查考核，對(duì)檔案管理成績(jī)優(yōu)秀的項(xiàng)目部、分公司和機(jī)關(guān)部室予以加分獎(jiǎng)勵(lì)，在季度和年度考核時(shí)兌現(xiàn)。

2.建立創(chuàng)新管理平臺(tái)和流程———引入現(xiàn)代化管理手段是保障

為了改變傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，順應(yīng)信息化時(shí)代的要求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新，必須采用現(xiàn)代化檔案管理手段，建立創(chuàng)新管理平臺(tái)和流程。為此，公司采取了有效措施：

（1）加大硬件投入。

自2011年開始，每年都在預(yù)算費(fèi)用中增加了列支。幾年來(lái)共投入資金300多萬(wàn)元，用于購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備、設(shè)施和檔案室改造。同時(shí)，增加了檔案庫(kù)房200平方米、增添現(xiàn)代檔案設(shè)備50余臺(tái)（件），有效支撐了企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新需要。

（2）積極推行文檔一體化流程管理。

在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，文件是機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)中最重要的信息流，同時(shí)也反映出該機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程。這就意味著在形成業(yè)務(wù)流程的同時(shí)，也形成了文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程，意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動(dòng)管理要求的同時(shí)，也滿足了檔案管理的要求。企業(yè)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、工程技術(shù)報(bào)告管理等系統(tǒng)，成功地將行政辦公、合同管理、工程領(lǐng)域的業(yè)務(wù)流程和文檔一體化工作流程同時(shí)嵌入信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作流程中的文件，從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔全過(guò)程管理，以及檔案后續(xù)管理的目標(biāo)。通過(guò)建立創(chuàng)新管理平臺(tái)和流程，公司的檔案管理工作效率有了大幅度提高。以往每年4月底才能完成的上一年文檔歸檔工作，現(xiàn)在可提前3個(gè)月就能結(jié)束。而工程檔案的歸檔，也可在工程交工后很快完成。

3.確立服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)———提高專業(yè)人員素質(zhì)是基礎(chǔ)

在信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。公司在檔案管理服務(wù)創(chuàng)新上的做法是：

（1）走出庫(kù)房，主動(dòng)服務(wù)。

以往公司的檔案管理只是被動(dòng)地處理催交、回收、整理、歸檔和借閱工作，建立創(chuàng)新管理平臺(tái)和流程以后，公司檔案管理人員在每項(xiàng)重點(diǎn)工程收尾階段，以及重要工作即將結(jié)束之際，都主動(dòng)深入機(jī)關(guān)部室和分公司，協(xié)助他們進(jìn)行文件規(guī)整和收集，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題能及時(shí)處理予以完善，深受基層的歡迎，同時(shí)也提高了工作效率。

（2）創(chuàng)新服務(wù)方式，建立信息共享系統(tǒng)。

一方面充分考慮企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和施工現(xiàn)場(chǎng)對(duì)信息利用的需求，提供面向施工一線的信息利用平臺(tái)，從而縮短了施工生產(chǎn)與檔案工作的距離；另一方面，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)。

（3）嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，改善工作條件。

第6篇：檔案管理流程范文

關(guān)鍵詞：高校檔案;精細(xì)化管理;實(shí)踐與探究

精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是社會(huì)分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求。現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個(gè)層次：第一個(gè)層次是規(guī)范化，第二層次是精細(xì)化，第三個(gè)層次是個(gè)性化。這個(gè)概念最早被應(yīng)用在企業(yè)管理上，對(duì)傳統(tǒng)粗放型管理理念，進(jìn)行集約化和規(guī)范化的管理。隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，在高校檔案管理工作中，精細(xì)化管理內(nèi)容也得到了有效應(yīng)用，為高校事業(yè)的改革與發(fā)展起到了巨大的推動(dòng)作用。信息化時(shí)代的到來(lái)，也使得檔案管理工作變得愈加重要，如何在當(dāng)前這個(gè)大環(huán)境中，對(duì)高校檔案中的相關(guān)信息內(nèi)容進(jìn)行精細(xì)化的管理，也是高校領(lǐng)導(dǎo)需要重視的內(nèi)容。

1高校檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1檔案管理方法落后

在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，盡管高校檔案管理工作推行信息化已經(jīng)許久，但是在部分高校中，由于對(duì)檔案管理工作缺乏重視，所以采用的仍舊是傳統(tǒng)型的檔案管理方法，沒(méi)能引入相應(yīng)的檔案管理人才對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化的改進(jìn)。信息技術(shù)的缺乏，導(dǎo)致檔案內(nèi)容的時(shí)效性的特點(diǎn)未能進(jìn)行及時(shí)的應(yīng)用，一些重要的檔案在查找過(guò)程中極為不便既降低了工作效率，同時(shí)也難以在各個(gè)部門之間形成有效的溝通，甚至是這些檔案還存在著一定的丟失風(fēng)險(xiǎn)。

1.2管理體制不夠完善

在當(dāng)前的高校管理工作中，由于校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作缺乏重視，所以容易對(duì)檔案管理工作存在著忽視的情緒，導(dǎo)致部分高校未能根據(jù)實(shí)際的情況，制定出一套較為完善化的檔案管理體制來(lái)，在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有一些學(xué)校甚至并未設(shè)置相應(yīng)的檔案管理人員，檔案室也是和其他辦公區(qū)域合用，導(dǎo)致檔案管理工作存在著較大的管理風(fēng)險(xiǎn)。檔案整理不及時(shí)，存檔缺乏規(guī)范，檔案信息出現(xiàn)遺漏問(wèn)題，還有一些檔案并未及時(shí)歸還等問(wèn)題也是層出不窮。

1.3管理設(shè)施建設(shè)滯后

檔案管理的成敗也和檔案管理設(shè)施的建設(shè)情況有關(guān)。但是由于高校對(duì)于檔案管理工作存在著誤解，導(dǎo)致檔案管理工作的資金嚴(yán)重不足，檔案管理的硬件建設(shè)方面存在著較大的滯后性。在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些檔案在存儲(chǔ)的環(huán)節(jié)上，檔案室的設(shè)施破舊，存儲(chǔ)的環(huán)境過(guò)于惡劣，給一些重要的檔案文件造成了嚴(yán)重的破壞，甚至出現(xiàn)了無(wú)法挽回的損失。還有一些檔案管理人員缺乏必要的安全意識(shí)，將重要的檔案資料和危險(xiǎn)品放置在一起，對(duì)檔案資料的管理造成了較大的威脅。

2精細(xì)化管理理念的應(yīng)用內(nèi)涵

精細(xì)化管理理念本質(zhì)上也是一種管理文化。在實(shí)施管理工作的時(shí)候，要堅(jiān)持“精”、“準(zhǔn)”、“嚴(yán)”和“細(xì)”等方面的原則內(nèi)容。“精”，主要就是對(duì)檔案管理工作要做到最優(yōu)化的管理；“準(zhǔn)”，是確保檔案管理工程中，不出現(xiàn)一些錯(cuò)誤的交接問(wèn)題；“嚴(yán)”，主要指的是對(duì)于檔案管理的相關(guān)制度、工作流程進(jìn)行嚴(yán)格化的執(zhí)行，加強(qiáng)管控措施；而“細(xì)”，主要值得是把檔案管理工作做細(xì)，流程管細(xì)。在高校的檔案管理工作匯總，精細(xì)化的管理措施要求在每一個(gè)細(xì)節(jié)上做到精益求精，爭(zhēng)取營(yíng)造出一個(gè)最佳的檔案管理環(huán)境，對(duì)檔案管理的環(huán)境、細(xì)節(jié)、成績(jī)進(jìn)行有效的營(yíng)造和提升。精細(xì)化管理理念是一種對(duì)管理態(tài)度、意識(shí)和理念的結(jié)合，強(qiáng)調(diào)在管理過(guò)程中做到盡善盡美，將管理思想落實(shí)到管理的各個(gè)細(xì)節(jié)之中，在檔案管理細(xì)節(jié)上，做到嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真；精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)規(guī)則意識(shí)，任何一項(xiàng)操作都應(yīng)該做到有規(guī)可循、違章必究，按照循環(huán)管理的思想，將檔案管理制度系統(tǒng)化，人員管理責(zé)任明確化，對(duì)高校檔案管理工作中的責(zé)任推諉、隨意無(wú)序的工作狀態(tài)進(jìn)行改觀，使得整個(gè)管理系統(tǒng)朝著更為協(xié)調(diào)化的方向發(fā)展。

3精細(xì)化管理內(nèi)容在高校檔案管理工作中的具體應(yīng)用

3.1在高校學(xué)生檔案管理中的應(yīng)用

針對(duì)高校學(xué)生的檔案進(jìn)行精細(xì)化管理的時(shí)候，主要可以從以下這幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行：第一，在新生入學(xué)的時(shí)候，對(duì)于從各個(gè)省市招辦郵寄過(guò)來(lái)的檔案，要做好入檔前的準(zhǔn)備工作，避免出現(xiàn)疏漏。接收檔案的時(shí)候做好相應(yīng)的登記工作，并且根據(jù)新生名冊(cè)情況，在其檔案袋上標(biāo)明院系、專業(yè)信息、學(xué)號(hào)，然后再按照學(xué)生所報(bào)考的院系進(jìn)行整理存放；在進(jìn)行裝檔工作的時(shí)候，要用黑色簽字筆，將學(xué)生的相關(guān)信息內(nèi)容，用正楷書寫上去，避免不統(tǒng)一的情況出現(xiàn)。專業(yè)的簡(jiǎn)稱要按照正式的規(guī)范格式進(jìn)行書寫，不能隨意進(jìn)行縮寫；要通知院系的相關(guān)檔案管理人員，并以書面的形式進(jìn)行告知，約定歸檔的時(shí)間，注意歸檔中可能會(huì)涉及的問(wèn)題。第二，在新生入學(xué)之后，各個(gè)院系要對(duì)學(xué)生自帶的檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)收取，并裝入預(yù)先準(zhǔn)備的檔案袋中，按照院系、專業(yè)，學(xué)生的學(xué)號(hào)，來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行分類存放；之后，還應(yīng)該進(jìn)行二次檢查，看看檔案中是否有錯(cuò)裝、未報(bào)到者、夾帶的問(wèn)題，如果發(fā)現(xiàn)檔案不全，要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)齊。第三，學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)期間，可能會(huì)有一些新的資料需要?dú)w檔，像入黨資料、出國(guó)資料、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)資料、學(xué)籍變動(dòng)情況以及相關(guān)的獎(jiǎng)懲資料，這些內(nèi)容也要及時(shí)進(jìn)行歸檔，避免出現(xiàn)遺失的情況；在檔案管理過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)學(xué)生缺乏檔案材料，那么要以書面的形式，令學(xué)生補(bǔ)齊檔案。第四，在學(xué)生畢業(yè)離校之前，學(xué)校的檔案管理部門應(yīng)該和教務(wù)部門、就業(yè)管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生的相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行對(duì)照，確保畢業(yè)生的檔案信息無(wú)誤。對(duì)于那些休學(xué)、出國(guó)、退學(xué)的學(xué)籍異動(dòng)情況，要將其檔案單獨(dú)抽出，進(jìn)行微調(diào)化的處理；在學(xué)生畢業(yè)離校之后，則應(yīng)該講學(xué)生的檔案進(jìn)行歸檔、封存，檔案管理部門應(yīng)該下發(fā)檔案裝檔通知說(shuō)明，幫助學(xué)生對(duì)畢業(yè)材料的有關(guān)注意事項(xiàng)進(jìn)行了解。

3.2在高校實(shí)物檔案管理中的應(yīng)用

在對(duì)學(xué)校的實(shí)物檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，主要可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，建立其一套適合本單位的實(shí)物檔案管理制度，將實(shí)物檔案管理的工作內(nèi)容，列入到單位和檔案管理的部門職責(zé)中來(lái)。同時(shí)，根據(jù)相關(guān)的職校實(shí)物檔案管理制度，對(duì)各院系的檔案管理情況進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的院系和個(gè)人，要進(jìn)行必要的獎(jiǎng)勵(lì)。其次，要對(duì)專職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)行提升，幫助他們?cè)诰?xì)化管理的內(nèi)容之上，了解更多的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)在檔案管理室中，要解決檔案管理人員兼職過(guò)多的問(wèn)題，并爭(zhēng)取創(chuàng)造更多的條件來(lái)，為學(xué)校檔案管理人員的職稱評(píng)定、薪酬待遇、福利水平進(jìn)行有效的提升，為檔案管理人員提供更多的保障。最后，學(xué)校實(shí)物檔案管理要做到有規(guī)可循，對(duì)實(shí)物檔案的管理方法進(jìn)行細(xì)化處理，以件為立檔單位，統(tǒng)一編號(hào)，一件一號(hào)，進(jìn)行裝盒、上柜的集中管理操作；對(duì)于那些不能裝盒的實(shí)物檔案，可以存放在檔案柜之中；對(duì)各類的實(shí)物要進(jìn)行拍照保管，同時(shí)將其相關(guān)的材料內(nèi)容整理起來(lái)，完善整個(gè)檔案材料，確保它們之間能夠具備有機(jī)聯(lián)系。保管檔案材料的庫(kù)房必須要具備整潔、干燥的環(huán)境條件，定期進(jìn)行除塵，對(duì)溫度、濕度等內(nèi)容進(jìn)行控制，避免環(huán)境對(duì)實(shí)物檔案造成影響。一些貴重的實(shí)物檔案不能輕易對(duì)外展示，盡可能以照片的形式進(jìn)行提供。

3.3在高校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

高校教學(xué)檔案的管理區(qū)別于其它類型的檔案管理內(nèi)容，其具有較強(qiáng)的專業(yè)化和多樣化特點(diǎn)，產(chǎn)生于教學(xué)管理活動(dòng)中的多項(xiàng)環(huán)節(jié)內(nèi)容之中。在對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，首先需要按照業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容，對(duì)其展開工序化的流程操作，并且進(jìn)行必要的優(yōu)化和改進(jìn)策略。像流程內(nèi)容的設(shè)定，就可以采用線性流程、責(zé)任矩陣流程、時(shí)間矩陣流程和空間矩陣流程的內(nèi)容來(lái)記性。在實(shí)際的操作管理過(guò)程中，教學(xué)檔案上的管理人員，可以通過(guò)職校的網(wǎng)絡(luò)化管理內(nèi)容，制定出教學(xué)檔案管理流程，并按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容來(lái)進(jìn)行考核和檢查工作的進(jìn)行。教學(xué)檔案的管理也要順應(yīng)信息化時(shí)代的要求，以信息資源為核心，建立起電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將教學(xué)中的相關(guān)數(shù)據(jù)、文件以及所需要的師生檔案整理為一個(gè)資源庫(kù)，這樣更方便廣大師生對(duì)教學(xué)檔案資源進(jìn)行查閱。在教學(xué)檔案的管理制度建設(shè)上，應(yīng)該由學(xué)校里面一位分管這方面工作的校領(lǐng)導(dǎo)來(lái)帶頭，由高校檔案室牽頭草擬相關(guān)的制度，這樣才能體現(xiàn)出專業(yè)性和科學(xué)性的特點(diǎn)來(lái)。

4結(jié)束語(yǔ)

精細(xì)管理的本質(zhì)，就是其能夠讓高校的檔案管理工作，可以進(jìn)行有效發(fā)揮和貫徹，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行切實(shí)的提升。在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中，高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要按照“精細(xì)化”的管理發(fā)展思路，對(duì)檔案管理中存在的關(guān)鍵問(wèn)題、薄弱環(huán)節(jié)，分階段進(jìn)行查找和解決，每階段性完成一個(gè)體系，便實(shí)施運(yùn)轉(zhuǎn)、完善一個(gè)體系，并牽動(dòng)修改相關(guān)體系，只有這樣才能將精細(xì)化管理的功能、效果、作用，進(jìn)行全方位的發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

[1]張學(xué).基于精細(xì)化管理模式下的職校檔案管理探究[J].檔案天地，2014(7):52-53.

[2]安巖.淺論職校檔案的精細(xì)化管理[J].城建檔案,2012(12):73-74.

第7篇：檔案管理流程范文

文化館藝術(shù)檔案管理體系建設(shè)是一項(xiàng)具有科學(xué)性、開拓性、前瞻性的系統(tǒng)工程。該文針對(duì)目前文化館藝術(shù)檔案借閱管理中存在的問(wèn)題，從工業(yè)工程視角對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化改善，提出工作改進(jìn)建議與意見(jiàn)，促進(jìn)藝術(shù)檔案管理水平的提高。

[關(guān)鍵詞]

藝術(shù)檔案管理；工業(yè)工程；文化館

1藝術(shù)檔案管理現(xiàn)狀

1.1選題背景

文化藝術(shù)檔案是民族文化、先進(jìn)文化的重要載體，其中各類非物質(zhì)文化遺產(chǎn)更是中華民族幾千年傳承下來(lái)的瑰寶。文化館的文化藝術(shù)檔案涉及面廣、收藏量大，強(qiáng)化文化藝術(shù)檔案管理，提升資料利用水平，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化分析是促進(jìn)文化事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.2文化館藝術(shù)檔案管理中存在的問(wèn)題

(1)利用率低。2006年，中國(guó)出版科學(xué)研究所為了解國(guó)人的閱讀狀況，進(jìn)行了“全國(guó)國(guó)民閱讀調(diào)查”。調(diào)查結(jié)果顯示，我國(guó)國(guó)民圖書閱讀率連續(xù)6年持續(xù)走低，網(wǎng)絡(luò)閱讀率大幅增長(zhǎng)[1]。(2)文化館圖書館在借閱流程管理上存在操作僵化等問(wèn)題。(3)一部分地方的文化館、圖書館，整理各類藝術(shù)檔案工作效率低下、方法極不科學(xué)。

1.3目的與意義

規(guī)范文化館藝術(shù)檔案制度有利于形成文化館檔案管理科學(xué)體系。藝術(shù)檔案編研工作是指對(duì)檔案內(nèi)容的研究、編輯、出版，并以檔案加工品的形式走進(jìn)社會(huì)，進(jìn)行文化傳播。編研成果的傳播在弘揚(yáng)民族傳統(tǒng)優(yōu)秀文化，建設(shè)社會(huì)主義先進(jìn)文化中有著極其重要的價(jià)值[2]。

1.4相關(guān)研究

學(xué)者林秀榮提到，藝術(shù)文化對(duì)于文明的傳承和發(fā)展具有重大的現(xiàn)實(shí)意義，提升文化館檔案管理工作質(zhì)量很有必要[3]。相關(guān)研究資料表明，人們不斷尋找和優(yōu)化保護(hù)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的方法。如何采取有效措施對(duì)珍貴的藝術(shù)檔案資料進(jìn)行管理是當(dāng)前面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。

2工業(yè)工程視角下藝術(shù)檔案管理方案

2.1工業(yè)工程的內(nèi)涵

工業(yè)工程是完整而系統(tǒng)的應(yīng)用體系。人是工業(yè)工程應(yīng)用的重要組成部分，工業(yè)工程使人的主觀能動(dòng)性作用發(fā)揮到最大[4]。5S管理等一系列質(zhì)量改進(jìn)工具是提高企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)管理水平和產(chǎn)品質(zhì)量的工具，其科學(xué)和定量的特點(diǎn)十分有利于文化館服務(wù)質(zhì)量的改進(jìn)。

2.2研究方法

工業(yè)工程的基本技術(shù)和方法多種多樣，工作研究作為工業(yè)工程方法中最基礎(chǔ)的一項(xiàng)，包含了方法研究和作業(yè)測(cè)定兩方面，用到的主要方法是“5W”提問(wèn)技術(shù)和“ECRS”原則。本文主要利用程序分析方法，通過(guò)工藝分析圖以及程序圖對(duì)藝術(shù)檔案管理流程進(jìn)行完善。

2.3文化館藝術(shù)檔案借閱工藝流程分析

由于館藏藝術(shù)文獻(xiàn)資料較多，檔案室分類多，在借閱過(guò)程中，讓讀者高效、快速地找到所需檔案成為一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題?，F(xiàn)有流程（見(jiàn)圖1）讓借閱者先通過(guò)電子查詢是否有符合需求的資料后，再發(fā)送信息給管理人員，由管理人員代為尋找，這一過(guò)程復(fù)雜繁瑣，浪費(fèi)許多時(shí)間。改善后的借閱流程圖（見(jiàn)圖2）將工作人員分在各個(gè)檔案室，借閱人查找完畢后再找負(fù)責(zé)人取資料，雖然需要增添人力，但節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。

2.4文化館藝術(shù)檔案整理歸類程序流程分析

改善前，藝術(shù)檔案整理歸類流程如表1所示。由于搬運(yùn)次數(shù)較多，應(yīng)減少搬運(yùn)次數(shù)和縮短搬運(yùn)距離。（1）應(yīng)用“5W1H”提問(wèn)技術(shù)進(jìn)行提問(wèn)問(wèn)：對(duì)什么進(jìn)行改善？答：對(duì)檔案歸還后整理流程進(jìn)行改善。問(wèn)：為什么要做這樣的改善？答：因?yàn)椴僮鞯牟灰?guī)范、復(fù)雜且浪費(fèi)時(shí)間。問(wèn)：什么時(shí)候進(jìn)行改善？答：在整理過(guò)程中改善。問(wèn)：在哪個(gè)地方進(jìn)行改善？答：在歸還檔案時(shí)，工作人員應(yīng)先對(duì)其進(jìn)行分類并掃描條形碼，隨后進(jìn)行歸檔。問(wèn)：由誰(shuí)來(lái)進(jìn)行改善？答：管理人員。問(wèn)：如何做到改善后的效果？答：讓操作者多次標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)后熟悉并形成規(guī)范。（2）應(yīng)用5Why法進(jìn)行提問(wèn)問(wèn)：為什么要多次檢查和尋找檔案室？答：因?yàn)闄n案雜亂堆疊在一起，只能一份一份歸檔。問(wèn)：為什么不方便？答：因?yàn)槭孪葲](méi)有分類整理。改善后的檔案整理歸類程序流程見(jiàn)表2。整理歸類流程改善后，達(dá)到了如下效果：（1）簡(jiǎn)化了作業(yè)工序，大大提升工作效率。（2）按照動(dòng)作經(jīng)濟(jì)原則安排作業(yè)工具和順序，大大縮短了搬運(yùn)過(guò)程中所需要的時(shí)間，一方面提高了效率，另一方面減少了工作人員的疲勞程度。（3）對(duì)操作中出現(xiàn)的重復(fù)浪費(fèi)動(dòng)作和時(shí)間的操作，用ECRS分析原則進(jìn)行分析和改善，節(jié)省了時(shí)間，提高了效率。

2.5基于5S管理的圖書館服務(wù)質(zhì)量管理

5S現(xiàn)場(chǎng)管理法是一種現(xiàn)代企業(yè)管理模式，“5S”即整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISOU）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE），又被稱為“五常法則”。“5S”整理法起源于日本，是指在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)中對(duì)人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效的管理[6]。

3藝術(shù)檔案管理優(yōu)化分析

3.1工業(yè)工程視角下藝術(shù)檔案管理要求

（1）簡(jiǎn)化流程，以人為中心。人是生產(chǎn)活動(dòng)中最能動(dòng)的要素，其他要素必須通過(guò)人的參與才能發(fā)揮自身的效益。自工業(yè)工程產(chǎn)生以來(lái)，工作簡(jiǎn)單化、專門化和標(biāo)準(zhǔn)化（即所謂“3S”），就一直是它所推崇的主要理念[6]。（2）注重全局和整體。不能局限于系統(tǒng)局部的優(yōu)化，而是要從系統(tǒng)整體需求出發(fā)，明確研究對(duì)象具體的內(nèi)外條件，據(jù)此選擇合適分析方法。（3）規(guī)范整理工作。各門類紙質(zhì)歸檔文件分類科學(xué)，保管期限劃分準(zhǔn)確，排列、編號(hào)有序，目錄和備考表填寫完整，裝訂、裝盒規(guī)范，整齊美觀。聲像、電子及實(shí)物檔案整理規(guī)范。

3.2存在的不足和下一步研究方向

本文僅針對(duì)文化館藝術(shù)檔案管理的借閱及整理兩個(gè)方面進(jìn)行了分析與改善，但檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不只局限于這些。檔案管理作為文化館管理工作的重要內(nèi)容，需要做到與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能更好地為文化館各項(xiàng)工作的開展奠定良好基礎(chǔ)。但少部分檔案管理工作人員依然存在錯(cuò)誤觀念，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，這種錯(cuò)誤的觀念明顯制約了檔案管理工作的開展。對(duì)此，我們要以前瞻性思維，繼續(xù)開發(fā)先進(jìn)的管理模式，為我國(guó)文化事業(yè)發(fā)展起到積極作用。

參考文獻(xiàn):

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[2]王蓓.淺談文化館群文藝術(shù)檔案管理之編研工作分析[J].才智,2014(9):187.

[3]林秀榮.關(guān)于提升文化館檔案管理工作質(zhì)量的思考[J].才智,2016(3):271.

[4]卓德保,劉曉芬.工業(yè)工程（IE）及其廣泛適用性[J].鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院學(xué)報(bào)(管理科學(xué)版),1997(2):10-13.

[5]百度文庫(kù).5S現(xiàn)場(chǎng)管理法[EB/OL].(2012-12-03).

第8篇：檔案管理流程范文

信息化檔案管理是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，依照相關(guān)職能部門制定的檔案規(guī)范和法規(guī)，在檔案管理工作中加入現(xiàn)代化技術(shù)手段，創(chuàng)建檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化接收、傳遞、歸檔、查詢、借閱、保管等一系列工作，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的過(guò)程。其規(guī)范檔案管理避免重建、亂建、丟失等現(xiàn)象發(fā)生。牡丹江廣播學(xué)院舊式的檔案管理工作復(fù)雜多樣，局限性強(qiáng)，流動(dòng)性大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。信息化檔案管理體系的介入將以往以實(shí)體保管為側(cè)重點(diǎn)的管理模式，轉(zhuǎn)換成為兼顧檔案實(shí)體保管與數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化一體管理模式，面向在校師生乃至社會(huì)提供服務(wù)。信息化環(huán)境下的檔案管理將檔案工作人員從繁復(fù)的工作中解脫出來(lái)，提高工作效率的同時(shí)，也相應(yīng)的提高了整個(gè)部門的技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量。

2信息化環(huán)境下檔案管理對(duì)我校檔案工作的影響

2.1提高檔案管理工作人員的工作較率和服務(wù)質(zhì)量

牡丹江大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院的檔案部門工作人員以往主要職能是目錄打字和檔案保管，從初期的檔案信息收集、整理、編目、立卷、歸檔、保管和幫助服務(wù)對(duì)象查閱，均靠人力完成，工作量大，耗時(shí)長(zhǎng)，過(guò)程中潛在安全隱患大。運(yùn)用信息化檔案管理后，檔案工作人員首先收集檔案信息，然后利用電子設(shè)備通過(guò)信息化檔案管理系統(tǒng)建立電子檔案，對(duì)其進(jìn)行整編、歸檔、驗(yàn)收、整理、入庫(kù)到檔案信息的、查詢、借閱、銷毀等處理流程，檔案系統(tǒng)全過(guò)程對(duì)其進(jìn)行控制和管理。大大地提升了在崗工作人員的工作較率和工作狀態(tài)，提高服務(wù)質(zhì)量。

2.2轉(zhuǎn)化舊有的檔案管理模式

舊有的檔案信息主要載體是紙張。信息化環(huán)境下檔案信息資源依托電子設(shè)備和媒介為載體，將初始檔案信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的二進(jìn)制代碼的形式進(jìn)行呈現(xiàn)。由此，檔案信息管理過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都發(fā)生了改變。新式信息化檔案管理中信息數(shù)據(jù)只需錄入一次，就可使用檔案管理系統(tǒng)中的各功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)部的信息數(shù)據(jù)各項(xiàng)運(yùn)用。檔案管理部門從以往對(duì)檔案信息重保管、利用的管理模式向重信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)化。

2.3改變舊有的檔案管理方式

傳統(tǒng)的檔案利用方式是檔案管理工作人員先從成本的目錄編號(hào)中找出所需的檔案信息，在根據(jù)編號(hào)到檔案信息存放處查找相應(yīng)檔案信息，辦理查詢、借閱等相關(guān)手續(xù)，利用面窄、單一。信息化檔案管理的實(shí)施，拓寬了信息的利用方式，豐富了信息的傳遞多樣性。我們首先建立長(zhǎng)效的檔案管理信息系統(tǒng)，結(jié)合院校本身的實(shí)際情況，利用電子設(shè)備從電子檔案的收集到最終的銷毀等處理流程進(jìn)行改革。按照其處理流程，設(shè)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)軟件功能模塊。其流程中完善、規(guī)范檔案管理工作相關(guān)制度應(yīng)是第一優(yōu)先完成事情，使今后檔案從業(yè)人員有規(guī)可束，有章可行。為師生有效、合理、安全地使用各種學(xué)校電子檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

3優(yōu)化信息化檔案管理工作的應(yīng)對(duì)措施

隨著信息化檔案管理在高校辦學(xué)中使用率的逐漸上升，這種形式下相應(yīng)的也對(duì)檔案管理部門及工作人員提出了更高的要求，如何更好的發(fā)揮信息化檔案管理作用，如何應(yīng)對(duì)使用信息化檔案管理系統(tǒng)時(shí)的突發(fā)問(wèn)題等，都是我們今后要面臨的挑戰(zhàn)。

3.1加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能

學(xué)院檔案工作者是檔案管理工作的核心要素。信息時(shí)代的檔案工作者必須時(shí)刻以黨和國(guó)家行業(yè)的方針政策為準(zhǔn)則，具備一定的政治理論素養(yǎng)，傳承前輩的無(wú)私奉獻(xiàn)思想和精神，開拓創(chuàng)新。在做好日常檔案管理工作的基礎(chǔ)上，要緊跟科技時(shí)代的發(fā)展腳步，加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)信息的敏感度，不斷充實(shí)自身的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備。學(xué)院要定期組織檔案工作人員參加進(jìn)修，提供相應(yīng)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。

3.2加強(qiáng)信息化檔案管理系統(tǒng)的安全管理，提升檔案信息的安全性

信息化環(huán)境下的檔案管理為我院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，相對(duì)而來(lái)的網(wǎng)絡(luò)化信息安全問(wèn)題也顯露出來(lái)。學(xué)院檔案部門必須牢固樹立檔案信息安全意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作規(guī)范、安全防范。學(xué)院檔案部門必須建立一套完整的崗位責(zé)任制和安全管理措施來(lái)加強(qiáng)管理。加強(qiáng)檔案工作者對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全理論與技術(shù)的培訓(xùn)，提升綜合管理能力，應(yīng)對(duì)工作中出現(xiàn)的意外事件，維護(hù)系統(tǒng)的安全和正常運(yùn)行。

4.結(jié)束語(yǔ)

第9篇：檔案管理流程范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；改革

1 檔案信息化的概念及其對(duì)檔案管理的意義

檔案信息化是在檔案管理活動(dòng)中充分利用現(xiàn)代化的信息收集和處理技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理、管理和分析。實(shí)質(zhì)上就是將檔案管理模式由傳統(tǒng)的實(shí)物保管為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)化為檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)與分析處理，并為社會(huì)提供服務(wù)。檔案信息化的意義在于推動(dòng)檔案管理模式，以滿足社會(huì)對(duì)檔案資源的需求，實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息共享和有效利用，深層次挖掘檔案信息資源中的價(jià)值。

2 檔案信息化對(duì)檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)

2.1 對(duì)檔案管理理念帶來(lái)的挑戰(zhàn)

檔案信息化對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式帶來(lái)的諸多挑戰(zhàn)中，最為激烈的當(dāng)屬對(duì)檔案管理理念的挑戰(zhàn)。檔案管理理念是檔案工作者開展工作的基礎(chǔ)和指引。但是新時(shí)代和新形勢(shì)下的檔案信息化工作，需要打破原有的理念，例如檔案“來(lái)源原則”講究不同來(lái)源的檔案不能相互混淆。但是信息時(shí)代，檔案信息來(lái)源和類屬增加幅度巨大，難以準(zhǔn)確分辨歸屬。同時(shí)對(duì)檔案的“周期原則”也存在挑戰(zhàn)，實(shí)物檔案的保存周期與電子檔案的生命周期是完全不同的，那么也應(yīng)該重新劃分管理周期。

2.2 對(duì)檔案管理制度帶來(lái)的挑戰(zhàn)

檔案信息化對(duì)檔案管理制度帶來(lái)的挑戰(zhàn)主要存在于實(shí)物檔案與電子檔案的各自不同的特點(diǎn)上。相對(duì)于實(shí)物檔案，電子檔案有著“流動(dòng)性、易改性、易逝性”等特點(diǎn)。在檔案信息化過(guò)程中，電子檔案的管理數(shù)量和比例都顯著提升，以往的管理流程并不能完全適用于電子檔案。例如電子檔案在歸檔、鑒定以及著錄環(huán)節(jié)都提前了。著錄貫穿在電子檔案的編制、處理、歸檔、遷移、利用等整個(gè)文件的生命周期中。而且電子檔案由于分析利用等不同需求，在管理過(guò)程中還會(huì)存在大量的數(shù)據(jù)遷移和格式轉(zhuǎn)換工作，如何在這個(gè)過(guò)程中包裝檔案的正確性、連續(xù)性和可讀性也需要在管理制度上進(jìn)行變革。

2.3 對(duì)檔案服務(wù)模式帶來(lái)的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式有兩個(gè)顯著的特點(diǎn)，即單向的和被動(dòng)的。所謂單向的是指檔案服務(wù)工作只是對(duì)上不對(duì)下，普通社會(huì)公眾和一般組織無(wú)法獲取檔案信息。而被動(dòng)的特點(diǎn)則是指檔案部門只是被動(dòng)的接受檔案信息的查詢服務(wù)。但是信息化時(shí)代對(duì)檔案管理提出了新的要求：社會(huì)需要開放的、便捷的檔案信息服務(wù)。而市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)也賦予社會(huì)行為主體更多的多元化與個(gè)性化的自由。服務(wù)對(duì)象的變更讓檔案管理工作的服務(wù)理念不斷拓寬和轉(zhuǎn)變。

2.4 對(duì)檔案安全帶來(lái)的挑戰(zhàn)

檔案信息化在不斷提高檔案信息資源的公開程度和利用率的同時(shí)，也為數(shù)字化檔案的安全管理問(wèn)題帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。電子檔案與實(shí)體檔案最大的不同就是易改性。實(shí)物檔案的修改需要較高的技術(shù)要求，而且容易進(jìn)行鑒定。但是電子檔案容易修改，且修改后鑒定困難。這就要求加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理工作，保證檔案真實(shí)性。另外檔案信息管理系統(tǒng)也容易遭受來(lái)自技術(shù)層面的挑戰(zhàn)，例如電腦病毒、黑客攻擊等等，讓檔案信息安全遭受威脅。

3 檔案信息化對(duì)檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇

3.1 檔案信息化提高了檔案的更新與共享

經(jīng)濟(jì)全球化和信息化是社會(huì)發(fā)展的總趨勢(shì)，作為衡量一個(gè)國(guó)家和地區(qū)綜合實(shí)力的重要標(biāo)志，信息化水平成為國(guó)家戰(zhàn)略發(fā)展的重要組織部分。在檔案管理范圍內(nèi)，要進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作的信息化水平。傳統(tǒng)檔案管理一方面讓檔案管理部門處于“信息孤島”模式，造成信息資源的擱置浪費(fèi)，另一方面又處于“信息匱乏”模式。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高效率的信息資源共享和傳輸體系正在逐漸成為主流。檔案用戶渴望得到全方位的信息服務(wù)。而檔案部門借助信息技術(shù)，整合本部門的檔案資源，一方面節(jié)約用戶的查找信息的時(shí)間和精力，另一方面提升資源的利用效率。而且整合以后的信息資源能夠形成規(guī)?；男畔⒓?，有利于信息資源的開發(fā)和預(yù)測(cè)，而預(yù)測(cè)正是大數(shù)據(jù)的精髓。

3.2 檔案信息化更新了檔案管理的理念和制度

檔案信息化對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的理念和制度提出挑戰(zhàn)，但是這種挑戰(zhàn)也為檔案管理工作更新管理模式，創(chuàng)建適合信息化社會(huì)的管理制度提供了良好的機(jī)遇。借助檔案系統(tǒng)的信息化進(jìn)程，構(gòu)建與完善科學(xué)有效的檔案管理工作體系，有效提升信息化檔案管理的效率。在管理理念和制度方案要加強(qiáng)數(shù)字化電子文件的監(jiān)控與管理，提升電子檔案的比例。同時(shí)要針對(duì)新的檔案管理模式，完善相關(guān)的檔案法律法規(guī)制度。盡可能地建立合理的管理和分配機(jī)制，開展檔案信息的管理工作。

3.3 檔案信息化創(chuàng)造了檔案服務(wù)新模式，提高了檔案利用率

傳統(tǒng)的檔案信息的管理理念在于“重保管輕利用”，但是信息化社會(huì)則有著更高的要求。檔案管理人員要把傳統(tǒng)的檔案服務(wù)進(jìn)行拓展，由定時(shí)或限時(shí)的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案用戶的隨時(shí)自助服務(wù)。利用電子檔案可與載體分離的特點(diǎn)以及資源的可復(fù)制性和共享性等特點(diǎn)，由傳統(tǒng)的提供實(shí)體檔案到電子數(shù)據(jù)和實(shí)體檔案并用服務(wù)，由平面的服務(wù)轉(zhuǎn)化為與網(wǎng)絡(luò)空間結(jié)合的立體化服務(wù)。這種服務(wù)模式的創(chuàng)新進(jìn)一步推動(dòng)了檔案資源的主動(dòng)性、針對(duì)性、廣泛性和開放性，樹立了以檔案用戶為核心的服務(wù)理念，為用戶提供信息咨詢與分析一體化的服務(wù)。

3.4 檔案信息化挖掘了檔案信息的深層次數(shù)據(jù)

檔案的信息化建設(shè)不僅讓傳統(tǒng)檔案資料進(jìn)行信息化存儲(chǔ)，還增加了網(wǎng)頁(yè)檔案、圖片資料、聲像資料、多媒體資料等內(nèi)容。而現(xiàn)代的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以把大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機(jī)的數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的但又是潛在有用的信息和知識(shí)。這些數(shù)據(jù)可以是數(shù)據(jù)庫(kù)中結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，也可以是分布在網(wǎng)絡(luò)上的零散數(shù)據(jù)。檔案管理部門拓展自身數(shù)據(jù)挖掘能力并對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，開展數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)分析，發(fā)現(xiàn)一個(gè)檔案與其他檔案間的相互關(guān)聯(lián)性或相互依賴性。數(shù)據(jù)挖掘自動(dòng)在大型數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行分類和預(yù)測(cè)，尋找預(yù)測(cè)性信息，自動(dòng)地提出描述重要數(shù)據(jù)類的模型，或者是預(yù)測(cè)未來(lái)數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)。這些數(shù)據(jù)挖掘行為大大地開發(fā)了現(xiàn)有檔案資料的價(jià)值，為用戶提供更多選擇和可能。

4 檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)流程

4.1 檔案管理業(yè)務(wù)流程再造

傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)流程已經(jīng)不能適應(yīng)檔案信息化管理的需求，急需要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造。在信息化社會(huì)的背景下，檔案管理部門與其他組織機(jī)構(gòu)及檔案信息提供部門之間的聯(lián)系和工作銜接變得更加緊密。業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)在移交部門與檔案部門之間、檔案管理工作實(shí)施之間、檔案部門與檔案利用者之間。這些業(yè)務(wù)流程要適應(yīng)檔案信息化管理就必須進(jìn)行重構(gòu)。首先是優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，理清并記錄下數(shù)據(jù)產(chǎn)生的環(huán)節(jié)、數(shù)據(jù)產(chǎn)生并存儲(chǔ)的地址、數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存的方式方法、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的途徑和接口標(biāo)準(zhǔn)等。其次要建立標(biāo)準(zhǔn)和制度，制定數(shù)字檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，才能保證檔案信息即時(shí)、長(zhǎng)久、有效地保存。

4.2 檔案信息資源的整合

檔案資源的質(zhì)量直接影響了信息化檔案管理與提供的數(shù)據(jù)服務(wù)的效果。目前各級(jí)政府部門和組織應(yīng)用了各式各樣的信息化系統(tǒng)，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)等。這些信息化系統(tǒng)為檔案數(shù)字化提供了必要的信息員，同時(shí)大部分檔案信息也來(lái)自于這些數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)。要建立一體化的檔案信息化管理系統(tǒng)，就必須將檔案部門的信息管理系統(tǒng)納入整個(gè)政府和各級(jí)組織的信息化整體布局中，讓檔案部門的信息化建設(shè)和社會(huì)信息化建設(shè)同步對(duì)接。完成政府和各級(jí)組織實(shí)體檔案數(shù)字化以及存量信息資源的整合，建立同步性有效的數(shù)據(jù)備份。

4.3 檔案服務(wù)能力與范圍拓展

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，組織與部門要想快速發(fā)展，就必須有自身的核心業(yè)務(wù)和核心競(jìng)爭(zhēng)力。而檔案管理部門的價(jià)值就在于為有需要的用戶提供準(zhǔn)確、充足的檔案信息。傳統(tǒng)的檔案管理部門還滿足于檔案的借閱模式，如檔案原件、檔案復(fù)印件、檔案檢索等。但是這些服務(wù)已經(jīng)不能滿足信息化社會(huì)的需求。一是要拓展服務(wù)功能，利用檔案信息的整理、組織和開發(fā)創(chuàng)造更好的信息資源服務(wù)條件，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、信息集成技術(shù)、全文檢索技術(shù)等信息技術(shù)，極大地提升檔案檢索能力、檢索速度、查全查準(zhǔn)率。二是要拓展服務(wù)范圍。將傳統(tǒng)的查閱服務(wù)向知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)化，提供更加精準(zhǔn)的專業(yè)化和個(gè)性化的服務(wù)，研究用戶的信息需求，分析他們利用數(shù)據(jù)解決問(wèn)題的方法以及查詢問(wèn)題的特點(diǎn)和要求，來(lái)拓展服務(wù)范圍。

4.4 檔案管理人力資源建設(shè)

檔案信息化建設(shè)不僅賦予了檔案管理新的內(nèi)涵，也轉(zhuǎn)變了檔案工作人員的工作理念和方式。首先工作對(duì)象由實(shí)體拓展到了數(shù)字代碼，工作方式由傳統(tǒng)模式拓展到了網(wǎng)絡(luò)模式，由被動(dòng)查詢轉(zhuǎn)化為主體提供咨詢服務(wù)。這些轉(zhuǎn)化對(duì)檔案管理的人力資源建設(shè)有了更高的標(biāo)準(zhǔn)。要立足目前檔案人才儲(chǔ)備特點(diǎn)，盡快提升工作人員的信息素質(zhì)，打造新能力、新知識(shí)、新技術(shù)的復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍。要重視人才的培養(yǎng)工作，加強(qiáng)培訓(xùn)和深造。同時(shí)引入人才激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案工作人員的挑戰(zhàn)欲和創(chuàng)造力。還要?jiǎng)?chuàng)新人才管理方法，讓檔案管理信息化建設(shè)達(dá)到質(zhì)的飛躍。