檔案管理交流材料精選(九篇)
前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案管理交流材料主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。
第1篇：檔案管理交流材料范文
一、電子文件定義
及其特點綜述
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：
1、電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設備才能閱讀利用；
2、電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速地處理和傳遞；
3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；
4、電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件與傳統(tǒng)稅務檔案的區(qū)別
（一）電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
（二）電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異
電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。稅務檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，稅務檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同
因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
（四）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
三、電子文件對稅務檔案業(yè)務管理工作的影響
（一）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。
（三）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊
性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
四、電子文件在稅務檔案管理中的運用
（一）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略
新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置及至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發(fā)揮社會效用。
（二）解決好電子文件的保存問
題
以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件需要定期進行復制，以防止信息損失。
第2篇：檔案管理交流材料范文
[關鍵詞]知識管理 檔案工作 重要性
中圖分類號：G142.1 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）30-0334-01
一、機關檔案知識管理概述
檔案知識管理是指以信息技術為支撐，以檔案管理業(yè)務和流程為基礎，整合檔案信息資源和人力資源，對檔案信息資源進行創(chuàng)造、挖掘、聚合與結構化，使之上升為知識的一種管理方式。機關檔案知識管理，即對機關內檔案信息資源進行檔案知識管理，在政府機關內形成知識積累、知識共享、知識交流的組織結構和文化氛圍，加強政府機關的快速反應能力及政策決策的科學性，促進政府職能及管理思想的轉變。
二、機關檔案知識管理的意義
機關檔案知識管理是為了增強政府機關的績效而創(chuàng)造、獲取和使用知識的過程，包括知識學習、共享和創(chuàng)造等全部過程。
1、促進政府機關行政效率的提高
在信息時代，面對紛繁復雜、層出不窮的社會問題，政府機關需要做出快速反應，發(fā)揮主動性和積極性，才能不處于被動的位置。通過機關檔案知識管理，政府機關及其公務人員可以快捷、有效地檢索知識管理系統(tǒng)，掌握并應用國家政治、經濟、社會等各個領域準確可靠的信息和知識，提高行政效率及決策的科學性。同時，每個公務人員都可以通過知識管理系統(tǒng)提出自己的建議和意見，將隱性知識轉化為顯性知識，為政府決策提供科學的知識信息保障。
2、強政府機關組織機構的創(chuàng)新
傳統(tǒng)的政府組織結構是“金字塔式”的等級型，過多的管理層、嚴密的界限使上下級之間、部門之間缺乏有效的溝通，各行政機構之間信息流通速度緩慢，反饋不及時，容易發(fā)生信息失真，導致行政機關反應緩慢。通過機關檔案知識管理，可以促進信息和知識在行政機關之間暢通無阻地分享和交流，使之從“金字塔”式結構向扁平網狀結構發(fā)展，從縱向層次結構向橫向網絡結構改變，促進政府機關組織機構的變革。
3、促進知識信息的交流和共享
機關檔案知識管理的開展，使知識成為政府機關的核心資產，作為知識載體的人才也相應成為其核心資源，成為管理的主要對象之一，信息技術和知識管理是政府管理最主要的手段。通過機關檔案知識管理，政府機關內部將形成以知識為本、以人為本的工作氛圍，重視知識價值、重視知識交流。另外，先進的信息技術運用及知識管理系統(tǒng)的建設，將加速知識及信息在政府機關的共享及流通效率，促進政府機關知識信息的傳播與應用。
三、知識管理下機關檔案有效管理的新模式
1、注重機關檔案材料收集。收集檔案材料是機關檔案管理的基礎，要建立暢通的材料收集渠道，機關檔案管理人員必須對與檔案有關的各種材料，認真細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及r進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證機關檔案的準確性和真實性。改進和完善檔案利用功能，使其最大限度地發(fā)揮作用。
2、規(guī)范機關檔案整理。要提高對機關檔案整理的重視程度，主要領導要高度重視機關檔案整理，把它放在機關檔案管理的重要位置來對待，并將其納入到年度工作計劃。要完善機關檔案整理制度，定期對機關檔案整理進行督導檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，加快推進檔案整理的制度化、規(guī)范化建設，真正實現(xiàn)機關檔案整理規(guī)范、歸檔有序。
3、完善機關檔案信息化建設。機關檔案信息化管理應該是一個廣泛意義上的信息化網絡建設，在進行機關檔案信息化建設工作中，要在機關內部創(chuàng)建一個局域網，將整個機關的運行狀況都囊括進來，而從檔案的收集、錄入、整理、傳輸以及開發(fā)利用等形成一個系統(tǒng)性的網絡覆蓋面。各個部門在開展工作的過程中，對于具有利用價值的材料可以傳送給機關檔案管理部門，這樣一方面可以確保機關檔案收集的及時性，另一方面可以在各部門與檔案部門之間形成互動。通過信息共享平臺的創(chuàng)建，可以有效地提高機關檔案的利用程度，從真正意義上挖掘機關檔案的內在價值。
4、提高機關檔案管理人員綜合素質。加強機關檔案管理人員綜合素質建設，提高機關檔案管理服務水平。機關檔案管理具有業(yè)務性、服務性與保密性的特點，因此要注意加強機關檔案管理自身隊伍素質建設，選擇可靠、正派、責任心強的人員從事機關檔案管理，可以通過擇優(yōu)錄用、競聘上崗，選用真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員。主管部門還要定期業(yè)務知識與技能，讓機關檔案管理人員掌握最新的知識和先進的管理技術，增強責任心，以更好地勝任機關檔案管理這項工作。
四、知識管理對機關檔案工作的重要性
1、知識管理可以提升檔案管理
1.1知識管理可以拓展檔案管理的領域，傳統(tǒng)的機關檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區(qū)別，將文件、圖書、情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統(tǒng)的機關檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現(xiàn)實工作服務，脫離于實際創(chuàng)造過程之外，從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領域。
管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態(tài)的知識納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業(yè)各項生產、經營、管理活動創(chuàng)造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業(yè)價值創(chuàng)造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域。
1.2知識管理可以提升檔案管理的價值，傳統(tǒng)的機關檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的手段，被動地提供簡單、淺層的檔案服務，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，不能有效地為企業(yè)各項生產、經營、管理活動服務。
知識管理強調借助先進的信息技術，通過現(xiàn)代化、智能化、人性化的手段，主動地為用戶提供高級、深層的信息、知識服務，最終實現(xiàn)知識的價值，提升企業(yè)的核心競爭力。知識管理對知識服務的強調和價值創(chuàng)造的關注，使得“知識管理專家能夠增強文件管理工作者對信息和知識利用的理解”，促進文件、檔案的開發(fā)利用，從而提升檔案管理的價值，提升檔案管理機構與人員在企業(yè)組織體系中的地位。
2、檔案管理促進知識管理
2.1檔案管理有助于傳播、交流知識、信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。
2.2檔案管理有助于理解、挖掘知識，檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則”。傳統(tǒng)的“來源”一般是指文件的形成者。電子時代的“來源”是指文件的形成者、形成目的、形成活動、形成過程等。
2.3檔案管理有助于保護知識產權
知識產權主要是指事業(yè)單位擁有的專利權、商標權、著作權等，它是事業(yè)單位知識創(chuàng)新的成果，是機關核心的無形資產、知識資本。保護機關的知識產權是維護企業(yè)合法權益、促進知識創(chuàng)新能力、提高政府核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項重要內容。.
結語
面對知識管理的熱潮，作為檔案政府機關工作者必須保持高度的清醒意識，只有在具備扎實的業(yè)務知識、豐富的工作經驗、誠實可信的人格魅力、執(zhí)著的進取精神、積極樂觀的工作態(tài)度的基礎上，主動地去理解和吸收新的管理理念，在新的管理理念驅使下，通過實踐工作不斷改進工作方法，不斷實現(xiàn)由實體的保管者向知識的提供者的轉變，才能更有效地提升自己的工作價值和社會意義，才能更有效地擴大檔案工作的影響力度。
參考文獻
第3篇：檔案管理交流材料范文
關鍵詞：檔案管理人員；工作關系；處理
高校檔案工作是為高校存史、守史的一項重要工作，已逐步納入高校整體發(fā)展規(guī)劃，越來越受到高校領導的重視和廣大師生的關注，在服務和輔助高校教學科研、行政管理以及校慶、評估等重大活動中發(fā)揮著積極而重要的作用。隨著高校檔案工作邁入嶄新的發(fā)展階段，對檔案管理人員也提出了更高的要求。因此，檔案管理人員只有關注和協(xié)調好幾種工作關系，認真履職、與時俱進，才能開創(chuàng)高校檔案工作新局面。筆者多年在檔案管理崗位工作，想就工作實踐中對上述幾種工作關系的認知和感受談點粗淺的看法。
1 幾種工作關系現(xiàn)狀分析
雖然近年來，全社會包括高校對檔案工作是越來越重視了，但高校檔案管理人員對檔案工作重心的認識還有待進一步提高，尤其是對幾種工作關系的協(xié)調處理不太盡如人意，直接影響到工作的效率和水平，主要表現(xiàn)為：
1.1 檔案管理人員對二級單位的檔案工作指導不力
總體上看，高校對檔案工作相對社會其他單位更為重視，本科高校也大都成立了處級建制的檔案館，專門負責學校的檔案管理工作，并配備了專職檔案管理人員，高校的檔案管理工作也較其他行業(yè)系統(tǒng)顯得更為規(guī)范。但由于大多高校檔案館成立的時間較晚，配備的檔案管理人員中檔案專業(yè)的人才缺乏，因此，存在著專職檔案管理人員業(yè)務不夠精通，對二級單位尤其是十大類預立卷單位工作缺乏指導，未建立專兼職檔案員的系統(tǒng)業(yè)務培訓制度，檔案館和二級單位之間沒有形成良性互動的長效工作聯(lián)系制度等問題，導致二級單位的兼職檔案員在工作中無從下手，造成檔案館收集的檔案門類不全，收集率不達標，不能完全符合《高等學校檔案管理辦法》中對十大類檔案歸檔的要求，有的即便是搭了個十大類的架子，其中一些門類，如：聲像檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案等可能會存在檔案卷數(shù)很少或基本是空架子的現(xiàn)象。
1.2 檔案管理人員工作方式顯得較為單一
由于高校檔案工作宣傳力度有限，加之檔案工作有一定的保密性、神秘性，導致高校檔案管理人員長期以來養(yǎng)成了不太與學校其他單位教職工或社會上更多的人接觸的習慣，館外的人也不甚了解檔案館的實際工作情況，大多數(shù)人認為檔案館就是安置“老弱病殘”或照顧干部過渡的地方。檔案管理人員一般習慣呆在館內收集、整理檔案，發(fā)文和其他二級單位移交材料時，檔案管理人員負責接收，有人查閱檔案時檔案管理人員負責查找，二級單位給多少材料就收多少材料，給什么材料就收什么材料，基本是處于也比較滿足于被動服務的現(xiàn)狀，缺乏主動服務意識和責任感。其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識層面，缺乏更新知識的主動性與自覺性，綜合素質不高，工作方式單一，極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展空間。
1.3 檔案管理人員之間的交流互動較少
高校檔案管理人員工作相對較為單純，傳統(tǒng)意義上的檔案管理就是指檔案管理人員將收集來的檔案材料按《檔案保管期限分類法》的分類要求進行整理、歸檔、上架的工作過程，在檔案數(shù)字化要求提出之前，基本上屬于手工活。檔案管理人員由于人手比較少，一般都是按檔案門類分工，各自負責幾個門類的歸檔工作，彼此之間的工作交集不多，互動協(xié)作也比較少，長此以往，就形成了“單打獨斗”的性格，工作較為程式化，規(guī)律性強，壓力也不大。檔案館領導有些也是屬于安置型、過渡型，要不缺乏工作積極性，等退休，要不有隨時調走的心思，無心管理工作，與檔案管理人員之間的談心交流比較少，因此大多有滿足于維持現(xiàn)狀的心理，缺乏開拓進取創(chuàng)新精神，與省檔案局業(yè)務主管部門以及外校檔案館同仁的信息業(yè)務交流也很有限，處于比較閉塞的工作氛圍和環(huán)境當中。
2 關注和協(xié)調好幾種工作關系對高校檔案工作的重要性
2.1 關注和協(xié)調好與校內發(fā)文單位的關系，能確保歸檔文件的質量
文件是檔案的前身，文書處理工作是檔案工作的前奏，文件的質量和文書處理的水平決定了檔案和檔案工作的質量。很多單位的發(fā)文單位和檔案管理單位同屬一個領導分管，或是一個處級單位下設的兩個科室，發(fā)文單位與檔案管理單位的關系相對于其他單位更為密切，具有先天的工作關系基礎，協(xié)調起來也會更順暢。要保證歸檔文件的質量，檔案部門可以從以下幾方面入手：一是加強文書處理工作的統(tǒng)一性，即按國家有關規(guī)定統(tǒng)一文書格式，統(tǒng)一紙張大小、質量和用墨，統(tǒng)一收發(fā)傳遞和分辦，統(tǒng)一用印和歸檔等。二是注意文件收、發(fā)、辦的精確性，保證文書處理的質量。三是注意文書處理過程的安全性，防止文書載體的損壞和文書信息的泄密，建立健全安全保管制度和文件清退制度，嚴格登記手續(xù)和移交手續(xù)。保持文件流轉的一致性，提高歸檔文件的質量。
2.2 關注和協(xié)調好與二級單位的關系，能確保檔案門類齊全完整
高校十大類檔案大都有相對應的預立卷單位，比如：黨群行政對應黨辦（校辦）、教學對應教務處、科學研究對應科研處、基本建設對應基建處、儀器設備對應設備管理處、出版對應雜志社、外事對應外事處、財會對應財務處等，其他二級單位相對十大類檔案預立卷單位而言，與檔案館的工作互動顯得沒那么有規(guī)律性。但實際上，像黨群類檔案，就包含了紀檢、組織、工會、黨委統(tǒng)戰(zhàn)部、團委、黨委宣傳部等在管理活動直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像材料；行政則包含了人事、監(jiān)察審計、武裝保衛(wèi)、總務、圖書等在管理活動直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像材料，也就是說，高校檔案所有門類實際上是和校屬二級單位都有關系的。為了做好高校檔案工作，豐富檔案館藏，筑牢檔案工作基礎，檔案管理人員要學會和二級單位領導和兼職檔案員打交道，取得各方面的支持，要依靠有關檔案管理規(guī)章制度和檔案工作者自身協(xié)調能力的發(fā)揮，通過工作達到各部門檔案管理的協(xié)調統(tǒng)一，確保檔案門類的齊全和完整。
高校的檔案事業(yè)可以說是全校各單位、教職工共同的事業(yè)，因此，高校的檔案要依靠校屬各單位和一代代上至校領導重視關心，下至普通教職員工共同積累而形成。具體可以采取以下措施： （1）加強工作指導?！陡叩葘W校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）出臺后，各省紛紛出臺了相關細則，江西省就把高校檔案管理部門應具有的行政職能寫進了細則條款。檔案管理部門要建立檔案工作網絡，與二級單位的工作聯(lián)系制度，很好地履行對全校各單位檔案工作指導、管理、監(jiān)督、檢查的職能，使檔案材料的移交形成良好規(guī)律；檔案管理人員應加強與二級單位領導和兼職檔案員的工作聯(lián)系，采取上門和電話催交相結合的方式，不厭其煩地做宣傳、做工作，給二級單位領導和兼職檔案員上緊發(fā)條，到了時間就按規(guī)定及時移交檔案材料；另外，檔案管理人員還要經常性到二級單位進行檔案工作的指導，把國家、省、市以及學校新的檔案工作精神傳達到單位的領導和兼職檔案員，對工作有困難的單位要耐心地進行講解指導，傳授檔案工作方法，一次不行兩次，兩次不行多次，直到二級單位兼職檔案員能很好掌握要領，移交符合規(guī)定的檔案材料為止。（2）加強業(yè)務培訓?！掇k法》中檔案機構職能之一是開展學校檔案工作人員的業(yè)務培訓。而這里所指的檔案工作人員應包括檔案館專職檔案員和二級單位的兼職檔案員。因此，高校檔案管理部門除應加強對專職檔案管理人員的業(yè)務培訓，還應切實加強對全校兼職檔案員的業(yè)務培訓，尤其是十大類預立卷單位的兼職檔案員?？梢圆扇∽叱鋈ィ堖M來的辦法，請省檔案局主管業(yè)務的專家領導來校開設講座，組織兼職檔案員參加省檔案研究會舉辦的業(yè)務培訓班，分期分批前往外省高校參觀學習先進管理理念和經驗等，有條件的甚至可以出國考察，只要是對推動學校檔案工作發(fā)展有利的都可以去嘗試。（3）加強監(jiān)督考評?！掇k法》第14條規(guī)定：高校應當建立健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平?，F(xiàn)在有些高校已逐步嘗試建立了對校內二級單位檔案工作的年度檢查考評制度，對考評情況好的單位進行適當獎勵，對不重視檔案工作，不認真貫徹落實檔案工作的單位予以通報。在此基礎上，高校檔案館還可以進一步健全和完善檔案工作年度考核與評估機制，細化指標體系，使之更具操作性。
2.3 關注和協(xié)調好與檔案同仁的關系，能有效促進整體工作水平提升
我們這里所指的檔案同仁既包括本校檔案館同事，也包括省檔案局主管業(yè)務部門和外校檔案界同仁兩層含義。高校的各個部門和崗位只是分工的不同，沒有高低貴賤之別，檔案管理人員不應妄自菲薄，覺得自己在教輔部門工作，處于從屬地位，不被關注和重視，產生自暴自棄的心態(tài)，而應加強學習，積極思考，充分認識到高校檔案工作的重要性，愛崗敬業(yè)；學會以平常心態(tài)面對人和事，尊重領導，尊重同事，對領導不卑不亢，對同事真誠友善，獲得領導和同事的信任，營造和諧的辦公環(huán)境，注意工作的有效銜接，在領導的指導和同事們的大力支持、協(xié)助下，集思廣益，做好檔案管理工作，實現(xiàn)真正意義的分工不分家，小分工大合作。同時，還應注重加強與上級業(yè)務主管部門之間和其他高校檔案同仁之間的業(yè)務交流，通過交流，及時了解和掌握政策，獲取信息，總結經驗、特色，查找不足和差距，取長補短，共同推動高校檔案工作邁上新臺階。
檔案管理人員是高校檔案管理工作政策的貫徹者、執(zhí)行者，檔案管理人員的管理水平決定著檔案門類的齊全完整，檔案材料的保管質量，以及檔案利用的效用和評價。因此，檔案管理人員一定要有較強的為學校存史的檔案使命意識，認真履行職責，提高服務質量。同時，還要關注和協(xié)調好與學校發(fā)文單位、校屬二級單位、檔案同仁等幾種工作關系，工作中賦予前瞻性、掌握主動性，才能創(chuàng)造性地做好檔案管理工作，使自己成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員。
參考文獻
[1]宋建玲 馬學強 檔案員應協(xié)調好三種關系.中國檔案.2002.9
第4篇：檔案管理交流材料范文
關鍵詞：人事人員；人事檔案；若干問題
引言
隨著我國社會經濟的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事管理制度已經無法適應當前經濟形勢的變化，而人事制度的改革也催生了人事制度的產生。人事制度有效地推動了人才資源的合理流動和優(yōu)化配置，進一步開發(fā)和釋放了各領域人才的潛能，同時，對于用人單位在戶籍管理和人事檔案管理方面的問題解決起到十分關鍵的作用。但是，由于我國人事制度實行的時間不長，在人事制度的很多方面還不夠完善，引起了一些新問題和新情況的出現(xiàn)，特別是對于人事人員的人事檔案管理問題，亟需要處理解決。
一、當前人事人員人事檔案存在的若干問題
1.人事檔案整理操作不規(guī)范
人事檔案主要包括自身信息、工作學習經歷、學歷培訓、職稱證書和相關的鑒定考核資料，但是在人事檔案管理中，人事人員并沒有對這些材料進行詳細的分類，這些材料很容易被夾雜混淆，沒有對人事檔案準確分類。人事檔案的每一處材料都會有編碼序號，人事人員往往會將小序號忽視，使得人事檔案材料雜亂無序。而且，用人單位的不同，對于人事檔案的要求也會不同，有的人事檔案材料由于規(guī)定的不同有大有小，甚至有的人事檔案信息沒有預留裝訂線，有些破損的材料也沒有進行修補，對人事檔案加工不合理。有的人事檔案需要對目錄進行打印裝訂，沒有進行工作的人事檔案在查詢就會十分繁瑣，在傳閱或者流動的過程中很容易發(fā)生錯誤或丟失。更加嚴重的是，很多人事檔案在開始收集制作的過程中，對于人事檔案材料的收集整理不齊全，而且有遺漏的也沒有通知人事檔案的被管理人員及時進行補交，像入黨材料、學籍信息、工作職稱等很多方面的信息。在人事檔案材料整理中，沒有及時歸檔的情形時有發(fā)生，而其他的像材料裝訂時的線頁不整齊、裝訂不規(guī)范的現(xiàn)象也普遍存在。
2.用人單位和人事機構缺乏有效溝通，人事檔案管理人員水平不高
用人單位在招聘人員之后，并沒有及時和人事機構進行溝通交流，在實際工作沒有重視人事檔案的管理，人事檔案在用人單位形成材料也沒有做到及時有效地歸檔建檔。此外，很多人事人員缺乏對人事檔案管理重要性的認知，對相關管理的制度和業(yè)務并不是十分熟悉，使得人事檔案的管理和材料存在保管不當?shù)膯栴}，對于辦理人事檔案的轉接手續(xù)不熟悉，導致了人事檔案在辦理過程中存在盲目錯亂的情形。
二、如何解決人事人員人事檔案問題的建議和措施
1.提高對人事檔案的重視程度，強化服務意識
人事檔案管理可以說是一項崇高的事業(yè)，作為人才資源的基礎性工作，事關社會主義人才市場的建設。對于推行的人事制度面臨新形勢、新任務，必須要高度重視人事檔案管理，從人事檔案的管理整體性和全局性，不斷深化做好規(guī)范化檔案整理工作重要性的意識。可以將人事檔案管理納入到社會公共服務管理體系之中，強化對人事檔案管理的服務職能建設。因此，人事機構中人事人員要牢固樹立為民服務的工作理念，相關的認識管理部門要制定好人事檔案管理的規(guī)章制度，對人事檔案的建檔、歸檔、傳送、查閱等流程要進行規(guī)范，不能隨意外泄保管人員的檔案信息。人事機構對于掌握的各類人才信息、人才結構、人才的分布領域以及就業(yè)狀況等要進行嚴格劃分統(tǒng)計，人事人員制定科學合理的人事檔案服務，為機關單位、用人企業(yè)和就業(yè)流動人員提供良好的信息服務，對于用人單位的人力資源分配、人才的引進質量起著十分重要的作用。
2.加強人事人員的隊伍建設，提高人事人員綜合能力
人事檔案管理工作要求工作人員對人力資源、人事管理、檔案操作等都要有較高的認識，而且在工作中要具有細心、耐心等優(yōu)秀的工作精神品質，并且具備樂于奉獻的精神和政治素質高的特點。隨著時代的變化發(fā)展，對人事中的人事檔案管理工作中要求的服務工作和要求更高，因而必須要對人事檔案管理工作堅持與時俱進，不斷進行創(chuàng)新，提高人事人員的工作能力和思想素質。在上崗前，要對人事人員進行崗前培訓，對人事檔案管理中所要求的的專業(yè)性知識(檔案的法律法規(guī)、檔案的材料涵蓋、檔案的基礎知識、檔案的操作流程、檔案的現(xiàn)代化標準等)進行培訓，在上崗后，對人事人員的工作安排要從最基層的職能分配做起，學會檔案材料的鑒別、檔案的裝訂整理、檔案的整理歸檔、電子檔案的錄入操作、檔案管理及軟件的使用，充分提高人事人員的實際人事業(yè)務操作水平，并且在日常的檔案管理中要定期檢查和不定期抽查相結合的監(jiān)督。
3.加強人事相關部門的監(jiān)管力度，進行規(guī)范化管理
很多人事檔案在保存中信息散亂、可有可無，阻礙了人事檔案的管理水平的提升。因此，人社部門要組織好人事檔案管理工作情況的匯報總結，根據(jù)國家出臺的人事制度和人事檔案管理的法律法規(guī)，推進人事檔案管理的規(guī)范化和標準化，改善工作條件，完善監(jiān)察部門的監(jiān)察方式。人事管理工作領導要在此項工作中發(fā)揮帶頭作用，嚴格把關和落實人事檔案的管理工作，建立嚴格的監(jiān)督檢查機制，對出現(xiàn)問題的要嚴肅追究責任，并做好整改以及后續(xù)的跟蹤追查。
三、結語
綜上所述，規(guī)范化的人事檔案能夠全面反映人員的情況，便于用人單位進行管理和人力資源部門進行信息查詢。人事人員進行人事檔案管理過程中，要提高自身對人事檔案管理的綜合能力，加強和用人單位、人事機構以及人員的溝通交流，做好人事檔案管理，更好地服務于社會。
參考文獻：
[1]曹務端.整理人事人員人事檔案若干問題探討[J].人力資源管理,2015,10:223-224.
[2]黃矞.整理人事人員人事檔案若干問題探討[J].現(xiàn)代經濟信息,2014,11:130.
[3]曾凡志,林成義,曾波.整理人事人員人事檔案若干問題探討[J].蘭臺世界,2013,S3:142-143.
第5篇：檔案管理交流材料范文
【關鍵詞】商科；二級學院；檔案；管理
近年來， 隨著我國高等教育教學改革和高校內部教育體制改革的不斷深入，多數(shù)高校已經開始或正在實施或逐步完善二級院系管理，教學檔案的管理內容也日益復雜多樣，本文針對新時期二級院系教學檔案管理工作，結合自己的工作經驗，進行一些交流和探討。
一、文科類二級學院檔案管理的現(xiàn)狀及特點
（一）檔案管理的任務、范圍。檔案管理的根本任務是在各項工作開展過程中收集相關材料，進行鑒定分類、整理備份、保管歸檔并提交至上級檔案管理部門。在搜集的基礎之上進一步鑒定歸檔價值進行分類保存。歸檔價值的認識決定了一份檔案的質量，根據(jù)《高等學校檔案工作規(guī)范》的各類檔案歸檔準則，我們不難總結出如下幾條歸檔準則，亦可以說是歸檔價值的鑒定標準：1.“對社會和學校當前和長遠發(fā)展具有參考作用、憑證作用以及研究價值”“完整、準確、系統(tǒng)地反映各項工作的全過程”。2.“遵循自然形成規(guī)律，保持彼此間有機聯(lián)系”。3.“有重點，有特點”。從范圍講，二級學院的歸檔一般分為以下大類：辦公（黨政）類、教學類（本科生/研究生）、科研類、外事類、儀器設備類、產品生產和技術開發(fā)類。其中，對于文科類二級學院，產品生產和技術開發(fā)類文檔幾乎不存在，外事類檔案也相對較少，但它反映出學院在科研、人才交流等方面與國際接軌、“走出去”“請進來”的層次和側重點，不應該被遺漏。
教學檔案是指在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料。教學檔案管理質量是衡量高校教學管理水平和教育質量的重要標志之一，是高等學校檔案的主題、核心和重點。近年來，隨著高校招生規(guī)模不斷擴大和內部管理體制改革的進一步發(fā)展，以及數(shù)字化校園的建設，高校已經開始實施二級學院管理，二級學院辦學自進一步加大。因此，二級學院的教學檔案管理內容也變得復雜多樣，本文根據(jù)高校二級學院檔案管理存在的一些問題，結合自己的工作經驗，進行一些交流和探討。
（二）教學檔案的特點。1.文件來源分散。教學檔案來自于教學工作的各個環(huán)節(jié)，除了少部分來源于教務管理部門外，大部分來源于從事教學活動的教師。而來源于教師個人的教學文件材料，大多不需經過收發(fā)部門登記，且沒有副本，甚至長年累月存在于教師個人手中。因此，教學檔案的來源與其他檔案相比，具有明顯的分散性。2.專業(yè)性強。高校的專業(yè)設置、學科劃分比較細致，一般的高校專業(yè)數(shù)量少則十幾個，多則幾十個甚至上百個，且每個專業(yè)在課程設置、教學內容及方法等方面各有不同，導致這些教學檔案材料表現(xiàn)出很強的專業(yè)性。3.種類繁多。存放在二級學院的教學檔案除了上級主管部門下達的文件、本部門的計劃、總結及會議記錄等行政管理材料，還包括教學計劃執(zhí)行及教學質量監(jiān)控各環(huán)節(jié)產生的教學管理材料，種類繁多，涉及面廣，內容豐富。4.載體的多樣化。教學檔案管理的載體除了紙、卡片、照片等傳統(tǒng)載體外，還包括各種辦公文檔和多媒體文檔等電子載體，而電子載體在歸檔時一般需要刻錄成光盤。
二、目前高校二級院系教學檔案管理存在的主要問題
（一）重視程度不夠，檔案意識薄弱。二級院系是從事教學活動的一線教學單位，承擔著艱巨的教學任務，特別是在我國教育行政管理部門對各高校實行五年一周期的教學評估背景下， 從學院領導到教職員工更是始終把教學工作放在首位，忙于具體的教學事務，對教學檔案管理缺乏足夠的重視，僅僅把它視為教學管理的附屬工作，在評估檢查時，往往臨時突擊，應付差事，草率整理。
（二）管理手段落后，缺乏創(chuàng)新模式。高校檔案管理目前還是遵循老一套的管理手段，學校檔案館（室）作為學校教學檔案管理的業(yè)務指導部門， 對各二級學院的監(jiān)督指導不到位，不及時。另外，由于大多數(shù)高校采取高度集中的管理體制，各二級學院在教學檔案管理方面的主動性和積極性難以得到發(fā)揮，統(tǒng)一領導、分級管理的力度缺少適當?shù)你暯狱c。
（三）重文書類，輕實體聲像類。由于純文科學院幾乎沒有實驗模具、科研成果樣品等，往往在存檔中根本不會在意實體類聲像類的收集，無論是學院還是教師也存在一種傾向，即：獎狀、證書、禮品等是學院或個人工作交往中產生的，一旦上交保存，自身的檔案將缺失，再利用時也比較困難。那么我們可以將具有代表性、存檔價值高的實物進行復制，將復制件上交至學校檔案館，學院內部涉及學院整體的實物類檔案由學院統(tǒng)一保存，并編號造冊，注明好時間、尺寸、材質、產生背景等詳細情況。
三、完善高校二級院系教學檔案管理的措施
（一）根據(jù)自身實際，逐步建立并完善二級院系教學檔案管理工作的規(guī)章制度，使檔案管理有規(guī)可循。二級院系作為教學檔案管理工作的直接施行者，根據(jù)實際情況，結合學校檔案館（室）的業(yè)務要求，充分發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)新精神，制定教學檔案管理的各項規(guī)章制度，在高校師生對所在二級院系的依賴程度不斷強化的背景下，使檔案管理體現(xiàn)專業(yè)知識、學科體系的科學性和權威性，讓擁有本專業(yè)和學科知R的教師專家自主制定或完善涉及自己專業(yè)和學科范圍的教學檔案的規(guī)章制度，包括材料的收集、整理、立卷、歸檔、檔案的分類、保管、鑒定及利用等方方面面，使檔案工作有章可循，有規(guī)可依，從而實現(xiàn)對教學檔案工作各個環(huán)節(jié)的有效管理。提高檔案管理人員素質，搞好二級院系教學檔案工作。高校的各級領導應充分認識到高校教學檔案管理工作在高校發(fā)展中所起的承前啟后作用，重視二級院系檔案人才隊伍建設，有條件的可以安排專職的檔案工作人員，加強對教學檔案工作人員的定期培訓和業(yè)務指導，由學校檔案館（室）的專職檔案工作人員，結合具體案卷輔以詳細講解和操作指導。同時將教學材料的歸檔工作同教職員工的年度考核、職稱評聘、獎勵評優(yōu)等掛鉤，激發(fā)二級院系專兼職檔案管理人員的工作積極性和責任感，從而提高二級院系教學檔案工作水平。
（二）充分利用現(xiàn)代化信息技術開展教學檔案管理，以提高工作效率，適應改革需求。隨著高校改革的不斷深入，在辦公自動化技術取得突破性進展的背景下，二級院系教學檔案應當實現(xiàn)網絡化管理，借助互聯(lián)網、校園網及網絡版檔案管理軟件，建立教學檔案信息平臺，實現(xiàn)校園辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理的無縫連接，檔案管理人員依托網絡一方面實現(xiàn)對教學檔案的及時收集、迅速整理、全面存儲、高效利用；另一方面實現(xiàn)與處于業(yè)務指導核心地位的學校檔案館（室）的密切溝通，完成教學檔案信息的上傳下達，使二級學院教學檔案管理工作向縱深發(fā)展，形成高效、安全、智能化的網絡模式。
（三）做好教學檔案材料的收集和歸檔工作。二級學院分管檔案工作的領導必須保障檔案管理人員完成年度檔案工作所必需的時間和條件。專兼職檔案員要加強檔案意識和工作責任心，主動地采取措施，在歸檔前按照歸檔范圍到各教研室、實驗室、研究所收集分散在個別教職工手中有價值的各種材料，并認真檢查文件是否齊全、完整，檢查文件的聯(lián)系是否互相混淆或有拆散現(xiàn)象，檢查是否有遺漏或不需要歸檔的材料。確保歸檔文件材料完整、準確和系統(tǒng)。同時對各種不同載體形式的檔案材料也要加強收集，如照片、實物、獎狀、獎杯等，實現(xiàn)檔案載體形式多樣化。
（四）加強檔案人員的業(yè)務培訓。由于檔案管理工作專業(yè)性強，二級學院的教學檔案內容復雜多樣，但是大部分二級學院的檔案管理人員是兼職的，沒有經過專門的培訓，且更換頻繁，因此高校檔案部門應加強對二級學院兼職檔案人員的業(yè)務培訓，有條件的可以在每年年初由學校檔案館的專職檔案管理人員，結合具體案卷，加以詳細講解和操作指導，提高兼職檔案員的業(yè)務水平。
（五）實現(xiàn)檔案工作的價值。社會信息化致使社會各項活動的記錄產生于網絡數(shù)字化環(huán)境，人們進行交流和傳遞信息的手段也從紙質走向電子媒體，高校檔案數(shù)字化建設需要一個不斷探索、不斷發(fā)展、不斷完善的過程，高校二級學院教學檔案管理也需要遵循科學的原理，采取正確的方法，才能實現(xiàn)檔案工作的價值。
（六）進行個性管理，做好檔案服務。需要注意的是高校之中各部門的工作存在著較為明顯的差異性，每個部門在工作過程中產生的數(shù)信息以及需要參考的檔案數(shù)據(jù)信息等都有所不同。因此，在“互聯(lián)網+”的支持下，檔案數(shù)據(jù)管理人員應對檔案數(shù)據(jù)管理工作進行優(yōu)化，增加其對各部門的針對，可以將不同部門的檔案數(shù)據(jù)信息整合到一起進行針對性管理，并根據(jù)部門的不同進行檔案數(shù)據(jù)信息的分類。不僅如此，檔案數(shù)據(jù)管理人員還可以與具體部門的工作人員進行溝通，了解各部門對檔案數(shù)據(jù)信息的個性化需要，并以這種需要為依據(jù)對檔案數(shù)據(jù)管理工作進行調整，利用網絡平臺滿足高校內部不同部門的差異性需要。
綜上所述，高校檔案管理工作開展中，應該結合高校實際情況建立起特色的檔案信息數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)新和完善高校的檔案信息化管理理念，選擇合理的管理技術，從而為高校教學、科研以及行政管理工作提供更加優(yōu)質的服務。
【參考文獻】
[1]邢韜.高校評估（教學）檔案管理系統(tǒng)的分析與測試[D].北京郵電大學，2012.
第6篇：檔案管理交流材料范文
1 人才流動引發(fā)人事檔案管理的問題
1.1 重建檔案現(xiàn)象增多
單位的發(fā)展壯大離不開優(yōu)質人才，這一資源尤為重要，但是近些年因為人才流動不規(guī)范，造成重建檔案的現(xiàn)象日益增多。此外，在人事檔案管理中，檔跟隨著人員的流動而遷移是一項重要制度，然而由于現(xiàn)階段市場經濟不斷發(fā)展，極大影響了這一制度。因此，為了經濟可持續(xù)發(fā)展，各地政府、企業(yè)等加大力度吸引各方面的人才，甚至常打開綠色通道，允許人才僅提供個人證明材料進行檔案重建。針對以上現(xiàn)象，若時有發(fā)生，便會形成嚴重的惡性競爭，從而使得人才流動不規(guī)范，進一步增加重建檔案的現(xiàn)象，以及制約市場經濟的健康發(fā)展。
1.2 出現(xiàn)棄檔、死檔、人檔分離等現(xiàn)象
由于我國經濟全球化進程加快，促進了外資、民營私企的快速發(fā)展，同時也極大創(chuàng)新了用人機制，轉變了擇業(yè)觀念，為人才的發(fā)展提供了更多良好地契機。然而，由于各單位缺乏科學完善的擇人標準制度，因而造成產生了嚴重的棄檔的問題，比如，企業(yè)招聘人員過程中，對其實力和發(fā)展?jié)摿Σ粔蛑匾?，僅讓求職者提供個人簡歷、學歷學位證書、職業(yè)資格證等證明文件即可，再對其潛在發(fā)展能力進行評價，最后確定錄用與否，因此，“人到檔到”的要求被忽視；再比如，事業(yè)單位與國有企業(yè)，在檔案方面上的要求也不夠重視，只要看中人才即可。以上措施雖然為人才發(fā)展提供了較多的機會，但實際上導致跳槽現(xiàn)象越來越明顯，繼而逐漸出現(xiàn)棄檔情況，以致于棄檔、死檔、人檔分離等現(xiàn)象越來越多，并且越來越嚴重。
1.3 檔案相關材料出現(xiàn)缺失現(xiàn)象
一般來說，用人單位工作期限內全部員工的人事檔案通常有人事部門進行保管。由于頻繁的人才流動促使檔案的流動性逐漸增大，但目前在人事檔案管理中還沒有規(guī)范、完善的材料移交制度，同時加上人事檔案管理較大的復雜性，進而導致檔案相關資料移交不完整，甚至出現(xiàn)缺失現(xiàn)象。所以，如果人事檔案中證明材料一旦丟失，便會造成極為嚴重的后果，極不利于人才的調整和使用。
2 人才流動的人事檔案管理對策
2.1 完善人事檔案管理制度
由于人事檔案信息和人事管理間具有緊密的聯(lián)系，當前，人才流動不斷加快，傳統(tǒng)檔案管理制度下的用人單位可能面臨檔案信息嚴重缺失的問題，不能繼續(xù)開展原有的人事管理工作，必須適應當前制度的要求作出相應的改革。通過制度的形式，明確確定人事檔案管理部門對外提供相關人事檔案信息的責任，也就是對全部單位的人事檔案管理部門保管職責的再次確定，并且要利用另一種形式將原單位人員的檔案信息提供給流出人員現(xiàn)在所在單位，進而實現(xiàn)人事管理實踐對檔案信息的需要。如此，既滿足了現(xiàn)行人事管理實踐對檔案信息的需要，同時也可為人才作用的充分發(fā)揮和人才發(fā)展提供相應檔案信息保障。表面上看，如此改革現(xiàn)行檔案信息管理制度，是在“縱容”人才流動，其實不然。既然人才流動是市場經濟社會的一種正?，F(xiàn)象，想用人事檔案來制約人才流動既不可能也不可取，在這種情形下，出于保障現(xiàn)有人事管理工作正常開展，同時也為人才作用的發(fā)揮和進一步發(fā)展提供信息保障的考慮，我們就有必要改革傳統(tǒng)的單位人事檔案信息管理制度，以此來順應現(xiàn)實社會發(fā)展所出現(xiàn)的新情形。
2.2 更新工作理念
在傳統(tǒng)人事管理基礎上建立的人事檔案管理理念，具有顯著地部門特點，換言之，人事檔案管理是以為本單位的人事管理實踐提供服務的。面對當前人才作為企業(yè)發(fā)展重要因素的時代，該理念具有一定的合理性。然而，當前市場經濟社會中人才的流動已經司空見慣，因而這一理念也將被推翻。其問題的核心在于基于這種服務理念的影響，人事檔案管理的現(xiàn)實將對人才流動產生極大制約作用，也就是利用人事檔案這一固定的事物，將對“活人”產生限制。而受到人才綠色通道的影響，該限制措施將失去其有效性。如果人才流出原服務單位，其人事檔案還留在原單位，則將大大失去其現(xiàn)實價值。所以，當前必須充分結合市場經濟社會人才流動的現(xiàn)狀，對人事檔案管理理念作出革新，也就是人事檔案管理不但要為人事管理服務，還必須為人的全面發(fā)展發(fā)揮服務的作用。轉變管理理念對人事檔案管理有至關重要的意義，主要體現(xiàn)在，人事檔案管理不但要結合人在組織內部中的發(fā)展，按照人事管理需要建立完善的人事檔案，同時要符合離開原單位的人在新范圍發(fā)展對反應其成長、展現(xiàn)其歷史能力和業(yè)績的檔案信息的要求。只要??現(xiàn)上述要求，則將徹底改變傳統(tǒng)人事檔案管理的性質，拓寬其服務范圍，不再僅僅是為本單位的人事管理和單位內部人員發(fā)展服務，更重要的是為其相關部門的人事管理和相關人員的發(fā)展提供良好地服務。人事檔案管理理念的這一轉變既根源于市場經濟社會人才流動對人事檔案管理的內在要求，同時也是人事檔案的特殊性對有效發(fā)揮人事檔案管理功效所提出的要求。就前者而言，既然人才流動是一種正常的社會現(xiàn)象，那么作為服務于人事管理的人事檔案管理就因具有社會視野，即立足社會來從事檔案信息管理。否則，所有單位都面臨著潛在的現(xiàn)實人事管理缺乏必要的人事檔案信息保障的困擾。從這一意義上講，在人事檔案信息管理上與人方便等于與己方便；就后者而言，人事檔案管理及其開發(fā)利用直接關涉人的發(fā)展與自我實現(xiàn)。人事檔案與人的發(fā)展的內在關聯(lián)性客觀上要求檔案管理理念順應人的發(fā)展路徑轉變的要求。
2.3 建立流動人才人事檔案信息網絡
面對當前不斷發(fā)展的網絡時代，廣泛應用信息技術，逐漸使得檔案管理和檔案信息管理相分離。詳細而言，如果用人單位接受，能繼續(xù)對人員檔案進行保管，進而使得本單位的檔案更豐富。另外，充分使用當前現(xiàn)代信息存儲和傳播技術，構建獨立的區(qū)域性和行業(yè)性，廣闊分布于全國范圍的人事檔案信息網絡。作為公務信息網絡，從原則上說，該業(yè)務必須保持嚴密性，不得對外開放，只開放給加入單位或授權單位?？紤]到現(xiàn)有基礎，可以考慮把這項工作交由各地的人才交流中心來承擔。具體說來，可以首先由省級人才交流中心牽頭，由交流中心與各用人單位合作，將已流出本單位的人才的人事檔案進行數(shù)字化處理，然后將處理后的人事檔案信息匯集成流動人才人事檔案信息庫，在此基礎上，組建全國性的人才人事檔案信息中心。人事檔案信息庫的日常管理、維護以及信息的對外提供利用工作，統(tǒng)一由人才交流中心負責。由人才交流中心負責制定人事檔案信息利用規(guī)則與收費標準，并向用人單位的人事部門發(fā)放檔案信息查詢授權。用人單位欲查詢相關人員的人事檔案信息，只要在網上繳納相應費用，便可隨時查詢。人才交流中心除了保管流動人才的人事檔案信息外，還應主動與各用人單位合作，收集各類兼職人員的人事檔案信息，以便形成相對完整的人事檔案信息，以此來解決因人事檔案分單位形成和管理而造成的某一處人事檔案對人才基本情況反映不全面的問題。此外，人才交流中心還可以根據(jù)用人單位的要求，在必要時接收流動人才的全部或部分人事檔案，實現(xiàn)流動人才人事檔案管理的相對集中。
第7篇：檔案管理交流材料范文
摘要：隨著我國經濟體制的逐步轉變，人才的管理體制也由原來的統(tǒng)一調配轉變?yōu)檫m應市場經濟的新型管理體制，人才可以自由流動，企業(yè)和個人可以雙向選擇。企業(yè)人事檔案作為人才的標簽，是企業(yè)人才被發(fā)現(xiàn)和利用的重要依據(jù)。近年來由于人員的頻繁流動，過去企業(yè)人事檔案的管理體制已不能滿足現(xiàn)狀的需求，因此如何做好企業(yè)人事檔案的管理工作就成為擺在我們眼前的一個亟待解決的課題。
關鍵詞 ：人事檔案 信息化管理 規(guī)范制度
企業(yè)人事檔案管理作為企業(yè)檔案管理工作的一部分在企業(yè)生產運營中起著關鍵性作用，它將企業(yè)各類人才的基本信息工作履歷書面化，更有利于人才的提升擇用，是勞資分配、評定職稱等的重要依據(jù)。所以，應提高企業(yè)人事檔案的重視度及管理理念，實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。
一、企業(yè)人事檔案工作的現(xiàn)狀
1.人員流動頻繁，人事檔案控制難。當今社會受市場經濟影響，流動人員迅速增加，企業(yè)不重視人事檔案管理，人事檔案工作往往由人力資源部一名同事兼職負責。因為企業(yè)人員流動性較大，人力資源部同事要負責各方面工作，不能及時更新人事檔案，出現(xiàn)“有人無檔”、“有檔無人”等現(xiàn)象。此外，一些企業(yè)委托當?shù)厝瞬攀袌龉芾砣耸聶n案，這給人才的管理與利用、檔案的轉遞帶來了一系列問題。
2.企業(yè)效益性致使企業(yè)對人事檔案重視度低。人事檔案只能起到企業(yè)內部服務的功能，不能為企業(yè)創(chuàng)造明顯的效益，這就造成人事檔案在一些企業(yè)中形同虛設。如果運用信息化手段使檔案提供更好的服務，也是值得探討的問題，只有服務好了，把人用好了，效益也會增加。
3.檔案的不透明性使個人對人事檔案認識度不夠。一直以來人們對自己檔案的概念只是一個牛皮檔案袋，至于檔案袋里的信息內容一無所知，自己的檔案都是神秘陌生的，更談不上對其重要性的認識。很多檔案因為知曉度低，企業(yè)不重視，往往會成為“死檔案”。在網絡信息發(fā)達，提倡政務公開，信息公開的大環(huán)境下，檔案的透明度也是檔案管理中面臨的一個關鍵問題。
二、人事檔案在收集審核中遇到的問題
1.人事檔案材料收集制度不完善，收集力度欠缺，審核不嚴。第一，全面完整的收集材料是做好檔案管理工作的前提，嚴格審核是做好檔案管理工作的保證，要體現(xiàn)檔案的內在價值，必須重視檔案管理和審核，健全收集歸檔制度，工作主動、及時。但目前很多企業(yè)未健全相關制度，收集也未按規(guī)章制度執(zhí)行，往往造成檔案的缺失和不全面；審核也只注重外觀、格式，不注重檔案內容，使得檔案材料缺乏精度和準確性。第二，人事檔案作為人事管理的信息資料，記錄企業(yè)人員的工作、學習培訓和晉升，是企業(yè)工作人員的證明和企業(yè)發(fā)展的無形資產。目前來說，部分企業(yè)對人員檔案工作審核不嚴格，監(jiān)督不到位，出現(xiàn)檔案造假、作弊的情況，導致企業(yè)工作人員專業(yè)能力、素質層次不齊，影響企業(yè)的發(fā)展。
2.人事檔案管理人員水平能力有限，不了解檔案的重要性、管理方式和審核流程。檔案管理人員基本上都是由人事部同事兼職，未經過專業(yè)培訓，所以對檔案的重要性、檔案管理方式和檔案審核流程都不了解，也沒有足夠的時間和精力投入到檔案工作中，就造成了檔案入檔材料審核不嚴，歸檔不及時，嚴重影響了檔案利用水平。
三、人事檔案在整理與利用時遇到的問題
1.人事檔案管理工作規(guī)范性不足?，F(xiàn)階段人事檔案管理存在法規(guī)滯后，方式單一，模式封閉，內容陳舊，手段落后等問題，整理歸檔的資料不全面、不準確，一些歸檔的材料內容形式極其相似，不能準確反映真實情況。
2.人事檔案利用意識不足，利用價值不高。目前，社會普遍對人事檔案的重視度不足，不重視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的分離，檔案材料不完整，不能客觀地反應本人的全貌，使得檔案的利用價值降低。
四、對人事檔案收集審核整理與利用如何改進的建議
1.遏制弄虛作假，確保人事檔案的真實性。企業(yè)應完善檔案管理體制，做好人事檔案資料管理的搜集、整理和審核工作；企業(yè)應認識到人事檔案管理的重要性，對人事檔案進行分類管理，保證材料齊全，目錄清晰和層次分明；人力資源管理部門應做好人事檔案的利用和轉遞工作，實現(xiàn)企業(yè)的人事檔案管理的標準化、制度化；堅決遏制人事檔案中弄虛作假的現(xiàn)象，從根源上杜絕信息失真。
2.加強企業(yè)人事檔案管理部門與市場人才機構的聯(lián)系。企業(yè)各個部門之間只有加強交流，保證交流渠道暢通，才能使人事檔案信息資源得到合理的運用，優(yōu)化企業(yè)人才優(yōu)化配置。加強與人才市場機構的聯(lián)系，吸納優(yōu)秀人才，強化企業(yè)人才建設，提升企業(yè)人才軟實力。因此，企業(yè)要建立人力資源管理部門與市場人才機構交流溝通的渠道，確保人力資源管理部門發(fā)揮其職能和作用，推動企業(yè)發(fā)展。
3.規(guī)范檔案制度，推廣信息化人事檔案管理體系。人事檔案的管理工作應從數(shù)字化，網絡化技術手段著手建立目錄數(shù)據(jù)庫，使人事檔案得以規(guī)范化、標準化、可共享；增強人事檔案的內在實用價值；建立相對開放式的人才檔案信息服務網絡，為人事檔案現(xiàn)代化管理構建實用平臺，這樣既可以提高搜索人才效率也可以降低人事檔案的社會管理成本。
綜上所述，在新的社會發(fā)展形勢下，做好企業(yè)的人事檔案管理工作，不僅僅是企業(yè)內部人力資源管理的需要，更是一個企業(yè)謀求長期發(fā)展，提高人才核心競爭力的需要。要想加強企業(yè)的人事檔案管理就要意識到管理中的缺陷和不足，并正視缺陷，采取有效的措施來克服缺陷，積極探索檔案現(xiàn)代化管理模式，利用先進的網絡資源，使企業(yè)的人事檔案管理逐步地完善化和科學化，從而為企業(yè)更好的服務。
參考文獻
[1]傅華.聚焦人事檔案[J].中國檔案,2003(4)
[2]朱玉媛,周耀林.人事檔案管理原理與方法[M].武漢大學出版社,2011
第8篇：檔案管理交流材料范文
關鍵詞：檔案管理服務；下崗職工；作用
檔案是個人職業(yè)生涯總體情況的總結與記錄。檔案管理有著重要的社會價值。其中下崗職工的檔案管理成為了重要的一個工作環(huán)節(jié)。從上世紀八十年代起，我國開始出現(xiàn)下崗職工到現(xiàn)在，下崗職工雖然有所減少，但是面臨的問題依然非常嚴峻。在下崗職工的管理當中，檔案成為管理的重要依據(jù)，面對下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀，各級政府與部門必須加強對下崗職工檔案的管理，發(fā)揮其對下崗職工再就業(yè)所產生的作用。
一、新時期下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀
下崗職工檔案管理重視程度有所提高，下崗職工的檔案管理問題越來越多地受到了各級部門的重視。一些單位對下崗職工的檔案管理，指定專門的機構與管理人員，明確職責，從為下崗職工的生活利益著想的角度出發(fā)，建立了比較完善的下崗職工檔案。同時，為了增強管理的實效性，還擴大了下崗職工檔案內容范圍，除了個人的基本資料之外，還包括個人建立、與原單位簽訂的合同材料、參加政府舉辦的下崗職工再就業(yè)活動材料等。一些單位還積極開展的檔案管理服務活動，利用掌握的下崗職工檔案材料，采取推薦、舉辦招聘會等形式，促進下崗職工的再就業(yè)。
但是，受到體制、觀念等多方面因素的影響，現(xiàn)在的檔案管理服務工作當中還存在不少的弊端，比如說相關部門對下崗職工的檔案管理工作的不重視，沒有應有的管理人力資金的投入，將其作為企業(yè)的負擔。同時，一些企業(yè)沒有按照規(guī)定建立完善的職工檔案制度，檔案材料不健全，影響到下崗職工檔案管理水平的提高。例如破產兼并的企業(yè)管理調動頻繁，調動下崗員工檔案流失、檔案殘缺的情況時有發(fā)生，甚至有一些企業(yè)讓下崗職工自存檔案的現(xiàn)象。在這種情況下，企業(yè)就無法為下崗職工管理機構提供完善的檔案材料，也就無法針對下崗職工的現(xiàn)狀，采取針對性的促進其就業(yè)的措施。
二、檔案管理服務對下崗職工再就業(yè)作用發(fā)揮
針對新時期下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀，為了發(fā)揮檔案管理服務對下崗職工再就業(yè)的作用，提出如下建議：
1.強化宣傳、加強領導
當前，各級政府及企事業(yè)單位應該充分認識到檔案管理對于下崗職工再就業(yè)的重要作用和意義，在工作當中加強檔案管理宣傳，讓用人單位能夠認識到檔案管理的作用，從思想上重視起檔案管理工作，為檔案管理配備專門的檔案管理人員，由企業(yè)領導專門負責，強化檔案管理的領導，保證檔案管理工作的順利進行。從各級政府及勞動部門的角度來講，應把檔案工作當做透視社會現(xiàn)象、掌握社會就業(yè)信息的主要渠道，展開具體深入的領導宣傳活動。例如，在相關就業(yè)市場開設宣傳專欄，張貼宣傳標語，并積極利用各界媒體的力量，讓社會認識與接收檔案工作管理與服務，提高人們對檔案工作的認識，從而促進下崗職工檔案管理作用的發(fā)揮。而勞動者在工作當中，要主動配合用人單位，完善自己的檔案管理資源，下崗以后要積極的向勞動部門提供檔案，并按照勞動主管部門的要求對檔案材料進行完善，在提高下崗職工檔案管理水平的基礎上，為檔案管理服務的發(fā)揮創(chuàng)造條件。
2.推動下崗職工檔案管理的社會化
下崗職工再就業(yè)不只是勞動部門的職責，而是全社會面臨的一項重要社會問題，這就要求在下崗職工檔案管理工作當中，不要局限在勞動就業(yè)部門，而是要實現(xiàn)下崗職工檔案管理的社會化。同時，伴隨著我國社會經濟的快速發(fā)展，企業(yè)管理職能呈現(xiàn)社會化的特征，在職工檔案管理當中，開始有社會機構的參與，這說明檔案的社會功能不斷的凸顯。這就要求在下崗職工檔案管理當中，要推動其實現(xiàn)社會化。勞動就業(yè)部分應該針對當前下崗職工檔案管理社會化的現(xiàn)狀，積極采取針對性的措施，提高社會化管理水平，使檔案能夠更好的發(fā)揮其服務作用。比如對無力交納管理費用的下崗職工可以采取減交或者免交。對于一些滯留原單位的“死檔案”，應積極派相關人員收繳。另外，政府部門應當適當投入資金解決一些“死檔案”所存在的問題，避免檔案的流失，同時解除檔案對下崗職工的束縛，讓檔案服務于社會，從而對促進再就業(yè)產生積極的推動。
3.強化用人單位與勞動就業(yè)部分的檔案管理配合
工會是“職工娘家”，解決下崗職工再就業(yè)的問題，與各級工會的配合顯得非常重要。檔案管理部門應當與工會與就業(yè)機構合作交流，挖掘檔案深層次的就業(yè)信息，為下崗職工服務，并努力進行對檔案的加工。協(xié)同工會部門為下崗職工協(xié)調工作接收單位，積極配合就業(yè)部門宣傳以及對檔案與人才的發(fā)掘，及時向其提供下崗職工的檔案及相關資料。完善整個再就業(yè)的系統(tǒng)。同時，在再就業(yè)檔案管理當中，用人單位與勞動就業(yè)部門要保持積極的溝通與交流，原單位必須根據(jù)勞動就業(yè)部門的要求，完善自身的檔案管理制度，并對下崗職工會的檔案進行完善，及時提交給勞動就業(yè)部門，同時根據(jù)要求提供其他與下崗職工檔案有關的檔案材料，以完善的下崗職工檔案。下崗職工的再就業(yè)接納單位，也要按照檔案管理的要求，做好再就業(yè)職工的檔案接收及管理工作，以更好的對再就業(yè)的職工進行管理。
總之，下崗職工檔案管理對于新時期的下崗職工再就業(yè)工作具有重要意義，勞動就業(yè)部門及用人單位要重視職工檔案的完善，認真做好下崗職工檔案管理。在管理的過程中，要從幫助下崗職工再就業(yè)的角度出發(fā)，對其進行積極科學的管理，通過分析職工檔案，查找下崗職工勞動就業(yè)上的不足，開展針對性的再就業(yè)培訓，提高下崗職工的勞動就業(yè)能力，使檔案管理在下崗職工再就業(yè)當中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻 ：
[1] 王桂珠.下崗職工檔案管理問題[J].檔案管理，2013，23（04）：103-104.
[2] 董軍.對企業(yè)檔案管理“共建共享”的探討[J].山西檔案，2013，11（06）：756-757.
[3].下崗職工檔案的管理[J].黑龍江檔案，2012，13（02）：669-670.
[4]溫行琴.下崗職工檔案管理的社會化[J].蘭臺世界，2014，15（10）：373-374.
第9篇：檔案管理交流材料范文
科技計劃項目是以科學技術發(fā)展規(guī)劃綱要為指導，以提高科技創(chuàng)新能力、解決經濟與社會發(fā)展中的關鍵共性科技問題為重點，由國家科技計劃安排，在一定期限內進行的科學技術研究開發(fā)項目。從科技計劃項目的表述中可以看出，科技計劃項目是屬于科研項目的范圍，是由國家財政支持開展的科學技術的研究項目，而科研項目不僅包括科技計劃項目，也包括企業(yè)、個人或團體出資開展的科學研究項目?？萍加媱濏椖繖n案就是科技計劃項目在立項、研究、驗收、成果轉化等全過程中形成的、應該歸檔保存的各種類型及載體的原始記錄?？萍加媱濏椖繖n案是科技計劃項目全生命周期的管理及時、有效的信息記錄，是科技計劃項目執(zhí)行管理、監(jiān)測、評價的依據(jù)。
改革開放30多年來，我國逐年加大了對科技創(chuàng)新的扶持力度，大幅增加了每年的科技計劃項目的經費投入。2014年全國科技經費投入全社會研究與試驗發(fā)展（R&D）支出達到13400億元，比2013年增加1553.4億元；R&D占GDP比重預計可達2.1%，比2013年提高0.2個百分點。按照《科技部關于下達2014年度有關國家科技計劃項目的通知》中對2014年下達的國家級的星火計劃、火炬計劃、重點新產品計劃和軟科學研究計劃的立項情況統(tǒng)計，立項的科技計劃項目共達到4136項?？萍加媱濏椖砍晒Y源是我國寶貴的技術資源，如何管好、用好科技計劃項目檔案是科技管理部門和科技檔案部門必須解決的問題，是重要的職責所在。
1 我國科技計劃項目檔案管理現(xiàn)狀與問題
1.1 管理科技計劃項目檔案的機構（部門）設置現(xiàn)狀
我國科技計劃項目檔案的管理機構的設置是依據(jù)上個世紀80年代制定的《科學技術檔案工作條例》和《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》，這兩個都是我國現(xiàn)行的國家法規(guī)性文件，對科技計劃項目檔案的管理都具有約束力。從科技計劃項目檔案管理體制看，其中僅規(guī)定了各級檔案管理部門和科技行政管理部門對科技計劃項目檔案工作負有檢查職責，其管理機構和遵遁的管理要求都是以橫向與縱向相結合形式，即科技計劃項目檔案管理機構由本級科技主管部門主管，科技計劃項目管理業(yè)務受上一級科技計劃項目檔案管理機構指導。以省一級的科技計劃項目檔案管理機構為例，機構和機構負責人由省級科技主管部門上――省科技廳或省科委來負責機構申請成立和人員任免，在科技計劃項目檔案管理業(yè)務上應由國家科技計劃項目檔案管理機構來指導?，F(xiàn)在從國家層面來說，并沒有一個專門的科技計劃項目檔案管理機構或科技檔案管理機構。原來管理科技檔案工作的國家科技部科技信息司也在1998年機構改革中被撤銷了。所以現(xiàn)在的狀況是沒有國家科技計劃項目檔案（或科技檔案）管理機構，省級的科技計劃項目檔案管理機構或相似的機構也不是全國所有的省市都有，也就上海市、天津市、遼寧省、安徽省、福建省、四川省等幾個對科技計劃項目檔案（科技檔案）比較重視的省市成立有專門的科技檔案館（或科技成果資料館），市一級的科技計劃項目管理機構就更少了。由于沒有國家級層面的相關行業(yè)規(guī)章政策和業(yè)務標準制定，以上幾個省級科技檔案館在管理科技計劃項目檔案（包括科技計劃項目檔案數(shù)字化工作）都處于群龍無首，各自為政的混亂狀態(tài)?？傊?，目前，我國科技計劃項目檔案這樣重要的國家科技資源的管理機構體系建設方面卻是很薄弱的。
1.2 科技計劃項目紙質檔案的管理現(xiàn)狀
目前科技計劃項目紙質檔案的管理辦法仍然按照《科學技術檔案工作條例》和《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》、《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》、《國家高技術研究發(fā)展計劃（863）文檔材料管理辦法》和《科學技術檔案案卷構成的一般要求》執(zhí)行，這些規(guī)范都是二三十年前的標準，已不能滿足國家科技計劃項目檔案管理的需求。從科技計劃項目紙質檔案歸檔情況來看，經過長期的宣傳普及檔案常識，科技主管部門和科技檔案部門相互配合，大部分的科技計劃項目承擔單位都能按照《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》等要求，完成科技計劃項目的歸檔工作，將科研立項、研究實驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用等各階段形成的相關紙質材料進行歸檔。但還是有一些應歸檔的科技計劃項目紙質檔案材料存有遺漏、斷續(xù)、丟失等現(xiàn)象，這與科技管理人員和科研人員的檔案意識不強，只重視物質形態(tài)的“硬成果”，而不重視知識形態(tài)的“軟成果”，或只重視“軟成果”中的總結性材料，而不重視原始記錄性材料有關，使得相當一部分應歸檔的科技計劃項目紙質檔案，在其產生之后因沒有妥善的保存而無法收集齊全。
1.3 科技計劃項目電子檔案的管理現(xiàn)狀
本世紀初我國開始科技計劃項目管理模式改革，2002年年初科技部啟動科技計劃項目網絡管理工作，開始建設科技計劃項目管理系統(tǒng)。2003年國家科技計劃項目正式開始通過網絡在科技計劃項目管理系統(tǒng)申報、受理，科技計劃項目檔案不僅有紙質檔案，也有了電子檔案。實現(xiàn)科技計劃項目電子文件歸檔，完善科技計劃項目檔案（科研檔案）雙套制管理，成為當今科技管理、科技研究和檔案管理人員共同面對的問題?！笆晃濉保?006―2010年）期間，我國進一步完善了科技計劃項目管理系統(tǒng)功能，基本實現(xiàn)了科技計劃項目的申報、受理、評審、立項、任務書簽訂、中期評估、驗收等各個環(huán)節(jié)的網絡管理功能。由于國家科技部門沒出出臺相應的科技計劃項目電子檔案的規(guī)范要求，所以各省級科技檔案部門從自身管理實際出發(fā)，參考國家電子檔案的相關法律法規(guī)，從2002年左右就開始陸續(xù)進行科技計劃項目電子檔案管理理論研究與實踐探索。主要是通過課題引領，規(guī)范管理，積極開展課題研究，以研究帶動實踐科技計劃項目檔案管理的科學化、規(guī)范化。
2 我國科技計劃項目檔案工作的發(fā)展趨勢
科學技術的快速發(fā)展和知識經濟的迅速興起，特別是信息網絡化時代的到來，對人類社會的發(fā)展起著巨大的推動作用。我國科技計劃項目檔案工作也將隨著我國科技事業(yè)的發(fā)展與時俱進，形成以下發(fā)展趨勢。
第一，從2013年開始國家開始實行科技報告呈交制度，由政府部門立項并利用國家財政全額或部分經費資助的科技計劃項目所產生的科技報告，項目承擔單位必須呈交，并指定政府科技情報部門負責收藏并提供共享服務，目前，國家科技部已在聯(lián)合多個部門研究建立中國的科技報告制度，以優(yōu)化對科技計劃項目資源的積累、管理和共享，這是改進現(xiàn)在科技管理和展示科技投入績效考評的重大舉措?？萍紮n案部門要適應新的發(fā)展形勢，配合科技情報部門做好收藏和提供共享服務工作。
第二，科技計劃項目電子文件和數(shù)字檔案的管理成為數(shù)字化環(huán)境下科研活動及其管理程序化決策的重要保證。在科研活動過程及其管理活動過程中實時開展電子科研文件的規(guī)范化和檔案化管理，變事后滯后管理為事前前端控制，變階段性孤島系統(tǒng)管理為連貫性集成化管理與網絡化服務，建立與科技計劃項目活動及其管理業(yè)務流程集成的全項目期和全文件生命期動態(tài)管理機制，成為保障科研活動數(shù)字信息真實性、可靠性、完整性和長久可用性的基本功能要求。
第三，科技計劃項目檔案管理在國家科技計劃項目立項管理、成果管理與績效評估、信用管理與審計管理、學術規(guī)范治理與研究經費風險管理等科技管理活動中的作用越來越突出。隨著我國科研創(chuàng)新體系的建設，國家在科研與發(fā)展方向的投入越來越多，社會越來越期望國家科技計劃項目方面的投入產出及其運營管理能夠向社會公開、公平、公正的科技計劃管理，需要基于證據(jù)的科技計劃項目治理，科技計劃項目檔案已成為科技計劃項目管理的重要依據(jù)、管理對象和管理手段。
3 新形勢下科技計劃項目檔案工作的發(fā)展思路
新形勢下科技計劃項目檔案工作應從健全機構設置、加大宣傳力度、提高人員素質、制定統(tǒng)一標準、采用現(xiàn)代技術以及加強業(yè)務協(xié)作等六個方面大力推進。
3.1 健全機構設置，統(tǒng)一指揮領導
目前作為科技計劃項目檔案管理機構的科技檔案館在體系上還不健全，沒有統(tǒng)一的科技計劃項目檔案管理規(guī)章和工作標準，還沒有形成強大的合力。至今還未成立國家級的科技檔案館，缺乏一整套從上至下的管理規(guī)章，同時國家對科技檔案館的性質、工作內容、任務要求、相對規(guī)模均無統(tǒng)一要求。已成立的部分省級科技檔案館都是按照各自的省情和工作情況自行規(guī)定規(guī)章和辦法。所以新形勢下我國科技計劃項目檔案工作要適應我國科技經濟和社會發(fā)展需要就必須建立健全國家相關管理機構設置，筆者建議，國家應盡快成立國家科技檔案館以承擔起對國家級科技計劃項目檔案的有效管理，同時指導全國各省市的科技檔案館開展工作。各省市建立健全省級科技檔案館，將本省市立項的科技計劃項目檔案統(tǒng)一管理起來，地市一級可根據(jù)條件需要相應建立科技檔案館，無條件成立的可由省一級科技檔案館承擔起代管地市一級立項的科技計劃項目檔案的職責。如此 才保能證我國科技計劃項目檔案在國家級、省級、市級立項研究的科技計劃項目檔案得以及時、完整、安全地管理。
3.2 加大宣傳力度，不斷提高社會檔案意識
①加強領導檔案意識，建立明確的領導責任制，定期開展檔案執(zhí)法檢查，推進科技計劃項目檔案工作的開展。②加強檔案宣傳，增強社會公眾對科技計劃項目檔案的認識，宣傳科技計劃項目檔案工作和開發(fā)利用的重要性，宣傳檔案開發(fā)利用的方法及查閱的程序。③增強科研人員的檔案意識。特別要持續(xù)向科研人員廣泛深入地宣傳《檔案法》、《科學技術檔案工作條例》和《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》等相關法律法規(guī)，組織他們學習相關的法律條文，增強他們的法制意識，使他們認識到，科研成果雖然凝聚著科研人員辛勤勞動的汗水，因為有國家財力的資助，科研材料應屬國家財富，任何人不得采用不正當手段將屬于國家和單位的知識產權成果據(jù)為己有、非法使用、泄露或轉讓。④科技計劃項目檔案部門要提高檔案服務意識。政府信息公開已成社會主流，檔案部門也要做好科技計劃項目檔案依申請公開的準備工作。
3.3 提高檔案管理人員素質，造就復合型管理人才
針對目前科技計劃項目檔案部門知識更新快，需要學習掌握新技術知識多的狀況，對現(xiàn)有的科技計劃項目檔案管理人員的繼續(xù)教育要注意以下幾個方面：其一，注重實用性，要結合工作實際需要和未來的發(fā)展趨勢，與實際工作緊密配合，并根據(jù)不同的層次、不同的需求，按需施教，學以致用，便于實際操作，講究實效。其二，適應崗位發(fā)展需要，拓寬知識面。學習科技計劃項目檔案管理方法，開闊視野，增長技能，以適應檔案工作的最新發(fā)展動態(tài)。其三，因材施教。檔案專業(yè)技術人員繼續(xù)教育的類型和形式方法與手段，對科技計劃項目檔案基礎知識和新技術、新方法的學習和掌握可因人而異，人員變動比較頻繁的單位，需要學習基礎知識，掌握檔案管理工作的基本技能；檔案人員相對穩(wěn)定的單位，需要補充一些新技術、新方法。
3.4 加快制定統(tǒng)一的管理標準，強化業(yè)務指導工作
前面提到我國在科技計劃項目檔案管理方面還沒有一整套規(guī)范要求和整理標準。“無規(guī)矩無以成方圓”，要實現(xiàn)我國科技計劃項目檔案的有效收集、管理和開發(fā)利用，必須在全國推廣統(tǒng)一的科技計劃項目檔案管理標準體系，實現(xiàn)規(guī)范化管理。同時要在工作實踐中不斷改進科技計劃項目檔案的管理方式，如科技計劃項目檔案是否可以以件歸檔？同一項科技計劃項目檔案中可否劃分不同的保管期限？卷內目錄是否可以采用固定格式來填寫各部分的材料內容？等等一系列問題，研究并統(tǒng)一了這些整理操作方面的問題，有助于提高科技計劃項目檔案工作的水平和質量。統(tǒng)一的管理標準在全國推廣開來，強化對全國科技系統(tǒng)科技計劃項目檔案的業(yè)務監(jiān)督和指導工作，為實現(xiàn)全國各級科技計劃項目檔案信息資源網絡共享奠定基礎。
3.5 采用現(xiàn)代網絡技術，全面實現(xiàn)科技計劃項目檔案現(xiàn)代化管理
目前科技計劃項目檔案現(xiàn)代管理從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，要使傳統(tǒng)的人工管理模式過渡到計算機管理模式上來，要采用先進的技術手段來加強科技計劃項目檔案管理，如縮微技術、數(shù)字掃描影像技術、OA系統(tǒng)軟件等的應用。當前，我國科技計劃項目的申報立項研究驗收都是通過科技計劃項目網絡管理系統(tǒng)來進行，科技檔案部門在建立科技計劃項目檔案管理系統(tǒng)的同時，還必須解決科技計劃項目管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效連接問題，此外。通過采用先進的自動控制技術、計算機網絡和通訊技術，逐步建立起一個全國范圍的、面向社會提供科技計劃項目檔案信息服務的信息資源網絡系統(tǒng)技術信息網絡化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)技術資料的網上傳遞和檔案資源的數(shù)字化管理，并具備上網咨詢、查閱及傳遞等檔案資源共享服務功能。
3.6 加強業(yè)務協(xié)作，開展多形式的交流
“閉門造車”是做不好科技計劃項目檔案工作的，也是跟不上時代步伐的，在當今改革開放和走出國門的時代大背景下為檔案工作者相互間的學習交流提供了很好的機會。
第一，要積極參加全國科技成果檔案協(xié)作網的活動，讓各省市的科技計劃項目檔案工作者交流，取長補短。也可以充分發(fā)揮各
