項目檔案管理精選(九篇)

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第1篇：項目檔案管理范文

關(guān)鍵詞：項目管理；工程檔案管理；工程質(zhì)量

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

引言：我國經(jīng)濟體制改革不斷深入，為建筑業(yè)的發(fā)展帶來了機遇與挑戰(zhàn)，但是隨著越來越多的建筑企業(yè)的不斷加入，也出現(xiàn)了不少質(zhì)量問題，豆腐渣工程屢見不鮮，工程質(zhì)量是所有建筑企業(yè)應(yīng)該放在首位的要素。而工程檔案能否真實地記載工程建設(shè)的整個過程，直接關(guān)系著工程質(zhì)量是否值得人們信賴，也關(guān)系著企業(yè)的信譽以及收益。一個合格的工程檔案還可以在使用后的管理和維修方面起到關(guān)鍵的作用，一個完備詳盡的工程檔案就是一項工程的成長記錄，也是一份良心的見證。

1.工程檔案管理與項目管理的概述和關(guān)系

1.1工程檔案管理與項目管理的概述

通常所說的工程檔案管理是指研究檔案的內(nèi)容是否可靠，分析檔案的信息，以總結(jié)工程進程；還有就是搜集并整理文件，建立相關(guān)的鑒定方案，統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù)，最后存檔保管。二項目管理當然就是對整個工程項目的宏觀控制，通過臨時組建一個組織機構(gòu)，針對特定的工程項目進行有計劃的組織領(lǐng)導(dǎo)，掌控整個工程活動的全過程，以便進行及時進行動態(tài)指導(dǎo)。

1.2工程檔案管理和項目管理的關(guān)系

在一個工程中，我們可以認為檔案管理就是一個項目，對它進行有規(guī)劃的、系統(tǒng)的管理。工程檔案的建立時間就是工程開工的的時間，也就是此時開始對工程項目進行管理，因此可以這樣說，工程檔案管理與工程項目管理相輔相成，共同作用于工程建設(shè)之中。只有二者之間有機配合，才能達到整個工程的預(yù)期目標。這就需要建立一個管理體系，制定相關(guān)管理規(guī)劃，并且定期進行整理分析，以確保工程保質(zhì)保量完成，同時也可以提高工程檔案的管理水平。

2. 工程檔案管理存在的問題分析

2.1工程檔案管理機制有問題

主要就是現(xiàn)在運行的工程檔案管理機制已經(jīng)落伍，不符合當前社會主義市場經(jīng)濟體制，時代在發(fā)展，而工程檔案管理機制卻沒有創(chuàng)新，必然導(dǎo)致管理模式的落后。沒有及時建立檔案管理的新的網(wǎng)絡(luò)體系和辦事機構(gòu)，沒有意識到檔案管理在新時代的工程建設(shè)中的新內(nèi)涵，不能將檔案管理資料的收集及整理同步到工程建設(shè)進度，將工程檔案管理工作提升到日程工作法案中去。目前，工程檔案管理體制還不夠健全，有些分工還不夠明確，造成管理上的混亂局面。工程檔案管理辦法中應(yīng)該對檔案管理方面的具體要求做出詳細的說明和規(guī)定，但是這些內(nèi)容在現(xiàn)行的制度中未曾體現(xiàn)，而大部分的單位也只是冷眼旁觀，不能用具體行動來進行體制的創(chuàng)新，以致領(lǐng)導(dǎo)和崗位責任制度得不到落實。

沒有大力推行相關(guān)的規(guī)章制度，缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

2.2工程檔案的質(zhì)量不過關(guān)

有些工程資料由于沒有及時收集和整理，導(dǎo)致部分資料缺失，不能完整地存檔，有好多單位都存在這樣的問題，特別是有關(guān)施工管理的相關(guān)文件和質(zhì)量驗收時的簽證資料。之所以會出現(xiàn)這樣的情形，主要是檔案更新跟不上工程建設(shè)的腳步，呈現(xiàn)在書面上就是在合同上沒有注明對工程檔案方面相關(guān)要求，還有一方面就是在工程建設(shè)中偶爾也會出現(xiàn)施工或者監(jiān)理等一些單位沒有遵從工程建設(shè)的計劃書，擅自推進工程進程，但是也沒載入工程檔案文件中，導(dǎo)致檔案資料的缺失。有時候一些建設(shè)單位提供的施工資料不完整或者不清晰，而施工單位為了省事，也不去探個究竟，就按照原始的資料進行檔案整理，最后造成檔案資料的不規(guī)范。有一些檔案管理人員工作水平較低，相關(guān)的專業(yè)知識掌握的不夠精準，以致資料的書寫不規(guī)格，與實際情況有很大出入，不注重細節(jié)等都會造成質(zhì)量問題。有一些監(jiān)理不負責任，現(xiàn)場工作不充足，造成原始的資料不準確，還有就是他們沒有盡職盡責，而對一些失誤問題不予理會，有些建立甚至收受賄賂而對一些人員缺席問題視若無睹，造成檔案資料管理方面出現(xiàn)漏洞。

2.3工程檔案管理人員專業(yè)水平低

一些有經(jīng)驗的專業(yè)檔案管理人員，由于其對工作的熟悉度會很少犯錯誤。但是某一個工程項目的工程隊伍往往是臨時組建的，由于時間問題，施工單位為了方便，同時也是對檔案管理不夠重視，會臨時找來一些沒有經(jīng)驗或者水平較低的人員來進行檔案管理，隨意配備檔案管理群體。因為管理上的不科學，檔案管理人員的專業(yè)技能不過關(guān)就上崗，這樣就造成了檔案管理過于隨意，給檔案日后的使用帶來困難。大部分企業(yè)不會重視檔案部門，就會忽視檔案管理部門以及檔案管理人員的福問題，導(dǎo)致大量的高素質(zhì)的專業(yè)人員的流失，使檔案管理群體越來越弱，而且對檔案的繼續(xù)整理也是不利的。

3.加強檔案管理的對策

3.1完善檔案管理制度

隨著時代的進步，建筑業(yè)也在蓬勃發(fā)展，過去的檔案管理方案已經(jīng)不能適應(yīng)其發(fā)展變化的速度了，應(yīng)該建立一整套的科學合理的檔案管理體系，專門成立一個檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)小組，改善現(xiàn)有管理模式，進行分系統(tǒng)、分階段、分類別的方法來管理檔案，使其更加規(guī)范化。達到員工各司其職，制度完善合理，機構(gòu)有效運作，監(jiān)督作用強化。同時行政管理部門應(yīng)該嚴格考核參建部門，絕不放過任何投機取巧的行為，項目法人切實起到監(jiān)督的作用，使檔案管理真正深入到工程建設(shè)中的每一個環(huán)節(jié)，促使工程質(zhì)量的提高。檔案中記錄著工程建設(shè)的相關(guān)資料，在驗收施工單位的歸檔文件時，要仔細檢查檔案的完整度及準確度。嚴格要求施工單位檔案的構(gòu)建，仔細對檔案資料進行驗收。檔案資料的驗收是工程竣工驗收之前的一項重要內(nèi)容，每一個工程完成之前都要檢驗它的檔案資料是否完備，這也是檢驗工程質(zhì)量的一個參考標準。

3.2檔案管理部門充分發(fā)揮自身職能

檔案管理部門應(yīng)該加強監(jiān)督管理職能，不定期的進行突擊檢查，形成一個完善的檢查體系，并制定相關(guān)的懲處制度，將每次檢查的結(jié)果記錄在案，這樣有助于企業(yè)提高對檔案管理的重視度，從而提高檔案管理水平。構(gòu)建專項的檔案驗收機構(gòu)，嚴格檢查檔案資料是否真實、完整。檔案行政管理部門明確合理的檔案管理辦法，其中要詳盡的記載個部門的職能以及檔案權(quán)益保護方案，有利于檔案功能的充分發(fā)揮。

3.3提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

企業(yè)在挑選檔案管理人員時，要嚴把質(zhì)量關(guān)，進行專業(yè)知識的考核，以免有人濫竽充數(shù)。同時上崗后也不要放松警惕，定期的進行考試，有助于員工更加盡職盡責。還要開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進行檔案業(yè)務(wù)知識教育，可以聯(lián)合其他公司的檔案管理人員進行工作經(jīng)驗交流，促進員工間工作質(zhì)量以及效率的提高?？梢砸宰劦男问交蛘呱祥T培訓(xùn)的方法，提高員工的業(yè)務(wù)水平。教授的內(nèi)容可以是有關(guān)政策法規(guī)的，也可以是檔案專業(yè)知識相關(guān)的，企業(yè)可以因材施教，視公司情況而定。使檔案管理實現(xiàn)自動化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、標準化，提高檔案管理的工作效率。

結(jié)語

工程檔案是建筑工程施工全過程的真實記錄，但是現(xiàn)在工程檔案的管理方面還存在許多問題，這需要在不斷的實踐中逐漸的改革創(chuàng)新。創(chuàng)建新的檔案管理模式，樹立先進的檔案管理理念，創(chuàng)建齊全的檔案管理體制，以提高檔案管理的工作效率，促進工程建設(shè)的快速發(fā)展。

參考文獻：

第2篇：項目檔案管理范文

一、企業(yè)工程檔案管理的現(xiàn)狀及難點

企業(yè)工程檔案為項目投產(chǎn)后正常生產(chǎn)維護、檢修或改造、擴建的重要依據(jù)。也是保證建設(shè)項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)地為建設(shè)項目檔案竣工驗收提供依據(jù)。盡管檔案管理重要性認識不斷提高，但目前仍存在問題值得思考和重視。

1.項目檔案管理工作重視程度不夠及范圍、職責界定不清

建設(shè)項目前期、建設(shè)過程到竣工驗收，各級領(lǐng)導(dǎo)非常重視立項、投資、設(shè)計、招投標、安全、質(zhì)量、進度、決算、竣工驗收等各環(huán)節(jié)的工作，但對辦理過程和形成結(jié)果的依據(jù)性文件材料只關(guān)心是否辦理完畢，不關(guān)心文件材料的集中和安全管理，以散存在個人手中為普遍存在的問題，造成形成文件責任者與文件管理者責任不清，沒有做到項目檔案工作與項目建設(shè)同步，沒有嚴格執(zhí)行建設(shè)項目檔案“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的管理原則。在遺留項目中有的建設(shè)單位，在建設(shè)過程中對檔案管理的責任就界定不清，準備接受驗收時，又將自行負責的各階段文件材料口頭委托施工單位進行整理、組卷，施工單位對這部分文件材料的形成過程不了解，只能在案卷外觀質(zhì)量上達到要求，其內(nèi)容的完整性和準確性達不到要求，是遺留項目驗收、在建項目檔案管理中存在的普遍問題。

2.企業(yè)檔案管理人才隊伍問題

企業(yè)發(fā)展沒有充分考慮到檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)和能力培訓(xùn)，檔案管理工作在引進和發(fā)展現(xiàn)代化辦公設(shè)備與辦公技術(shù)的同時，未能根據(jù)檔案管理工作特點強化人才隊伍建設(shè)，不能實現(xiàn)工作人員與辦公技術(shù)、辦公設(shè)備的無縫配合及與現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。

3.建設(shè)單位各級管理、工程技術(shù)人員檔案管理意識淡薄。

各級管理、工程技術(shù)人員是建設(shè)項目前期和管理中文件材料的主要形成者和具體執(zhí)行者，是建設(shè)項目檔案進行收集、積累的主要來源。在對遺留和在建工程項目的檔案管理進行分析時，大部分建設(shè)單位存在人員少、兼職多，缺乏檔案管理基礎(chǔ)和專業(yè)知識，他們習慣將自己形成的、具有參考和利用價值的文件材料放在“手邊”方便再利用，主觀意識上對建設(shè)項目過程中檔案“統(tǒng)一管理”有抵觸情緒，待項目檢查和驗收有關(guān)聯(lián)時再做“回憶錄”，臨近整體項目竣工驗收時，才感到檔案管理工作麻煩、壓力很大或由于工作變動又沒有被監(jiān)督交接“私人財產(chǎn)”，使原本有價值、憑證作用且無法補救的文件材料遺失和沒有利用的機會，是建設(shè)項目管理的文件材料收集不全的因素。

4.項目參建單位對項目建設(shè)文檔的收集不夠重視。

建設(shè)項目檔案管理不僅是建設(shè)單位單方面的工作，項目檔案從形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)及安裝等參建單位共同來完成，是一項密切配合的工作，各參建單位之間存在一種互動的關(guān)系。項目檔案管理的質(zhì)量，關(guān)鍵取決于建設(shè)單位的組織管理，只有建設(shè)單位做好參建單位的組織、協(xié)調(diào)和管理，使他們明確各自在建設(shè)項目檔案工作中應(yīng)該承擔的責任，并給予積極配合，才能保證項目檔案的順利進行。

二、強化工程項目檔案管理的對策

1.人員素質(zhì)建設(shè)與能力培養(yǎng)

人的管理理念依然是企業(yè)檔案管理的主要因素，其素質(zhì)和能力的培養(yǎng)應(yīng)視為基礎(chǔ)中的重點進行，因此需要引導(dǎo)全體檔案管理工作人員在與公司主體業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的法律、合同及其他相關(guān)領(lǐng)域廣泛涉獵，拓寬知識面，全面提升文化與業(yè)務(wù)工作素養(yǎng)。

2.將項目管理的要求與檔案工作的要求緊密結(jié)合、同步進行

工程檔案管理工作只有與項目建設(shè)緊密結(jié)合、融入項目建設(shè)同步之中才會有生命力。從項目的提出開始、項目建設(shè)各階段中到項目竣工全過程，檔案的形成、收集、整理都要同時跟上，合格的竣工檔案與竣工驗收同步進行。只要高度重視過程監(jiān)管，緊密結(jié)合、同步進行，健全管理體制和工作網(wǎng)絡(luò)，堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”原則，才能逐步實現(xiàn)項目檔案管理同步化、制度化、網(wǎng)絡(luò)化。

3.明確建設(shè)單位自身檔案管理及職責范圍

檔案管理首先應(yīng)明確自身檔案管理職責范圍：按照建設(shè)項目各階段檔案管理范圍、責任劃分，除施工文件、監(jiān)理文件由施工單位、監(jiān)理負責各自范圍內(nèi)各類文件的收集到歸檔；生產(chǎn)準備和試運行階段的文件由使用單位和建設(shè)單位共同完成收集到歸檔；其它各階段文件（項目立項、設(shè)計及基礎(chǔ)、項目管理、工藝設(shè)備、涉外、消防、財務(wù)和器材、竣工驗收文件）的收集到歸檔均是建設(shè)單位的職責范圍。其次是建設(shè)單位對監(jiān)督、指導(dǎo)各參建單位將項目檔案工作與項目建設(shè)同步負有責任。只有明確了檔案管理的職責，才能避免出現(xiàn)分工不明的現(xiàn)象

4.充分發(fā)揮建設(shè)單位在項目檔案管理中監(jiān)督指導(dǎo)的作用

一是將項目檔案的管理制度化，納入合同管理中，在項目招投標和簽訂合同時，設(shè)立專門的條款，明確規(guī)定各參建單位對項目文件的責任及完成標準。明確設(shè)計單位、各施工單位以及監(jiān)理單位提交有關(guān)基礎(chǔ)資料和文件的期限、份數(shù)、質(zhì)量要求和對項目文件的監(jiān)督、審查責任。用合同作為約束各參建單位強有力的法律依據(jù)。二是發(fā)揮監(jiān)理單位的重要作用，依照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》，監(jiān)理單位對項目文件特別是竣工圖、竣工文件的完整、準確、系統(tǒng)，負有監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、審核、簽認的責任。三是針對項目實際編制建設(shè)項目檔案管理辦法，對項目建設(shè)文件材料從形成積累、質(zhì)量要求、整理編目到移交歸檔及責任部門提出統(tǒng)一要求，并在項目建設(shè)各階段嚴格執(zhí)行。通過建設(shè)單位和各參建單位的共同努力，逐步實現(xiàn)建設(shè)項目檔案遵循：施工中把“形成關(guān)”，交工驗收時把“歸檔關(guān)”，建設(shè)、監(jiān)理單位共同把“質(zhì)量關(guān)”，保證項目檔案的齊全、完整、準確。才不會在對檔案進行匯總整理時出現(xiàn)遺失，缺失，漏失的現(xiàn)象。

第3篇：項目檔案管理范文

隨著國家經(jīng)濟政策調(diào)整和區(qū)域一體化的發(fā)展，國家在基礎(chǔ)設(shè)施方面的投資增長迅速，該契機促使大型企業(yè)經(jīng)營發(fā)展模式由傳統(tǒng)單一的以項目為主逐步拓展為以投資業(yè)務(wù)發(fā)揮引領(lǐng)作用的新型商業(yè)模式——投資項目。投資項目涉及交通、基建、水利、航道、城市建設(shè)等眾多領(lǐng)域，這類項目權(quán)力與義務(wù)關(guān)系復(fù)雜、風險因素多、風險系數(shù)大。投資項目檔案反映了項目建設(shè)的真實歷史面貌，是項目建設(shè)、驗收、運營及移交的重要憑證和參考性資料，對于企業(yè)規(guī)避風險、防御或處理糾紛具有佐證作用。本文結(jié)合工作實踐，研究投資項目檔案管控的原則與方法，旨在更好地發(fā)揮投資項目檔案的價值。

一、投資項目檔案管理現(xiàn)狀及問題分析

投資項目檔案驗收是項目竣工驗收的前提和必要條件，也是項目竣工驗收的先行官，做好投資項目檔案管理工作的重要性和必要性顯而易見。(一)投資項目檔案管理現(xiàn)狀投資項目檔案從形成、收集、歸檔到發(fā)揮作用，需要參建方包括投資主體、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等單位共同配合完成，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。盡管各參建單位都了解投資項目檔案的重要性，但是限于投資項目檔案的特點、傳統(tǒng)管理方式以及各參建單位的主觀因素，投資項目檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀。1.投資項目數(shù)額大、周期長、參建方多、資金來源廣，導(dǎo)致檔案易遺失或散失。在較長的建設(shè)周期里，投資項目檔案工作一直處于動態(tài)和持續(xù)補充狀態(tài)，而且由于承建方眾多，使得投資項目檔案文件材料難以做到及時歸檔，齊全完整很難保證。2.投資項目建設(shè)管理人員檔案意識薄弱，往往只重視紅頭文件和結(jié)論性文件材料的管理，對項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的一些過程性與隨機性文件材料的管理存在疏漏，造成文件材料歸檔完整率、準確率不高。3.文件材料收集歸檔難。投資項目建設(shè)周期較長，項目人員流動性較大，文件材料管理經(jīng)手人多，極易造成管理斷檔或斷層現(xiàn)象，增加了文件材料收集難度。4.檔案完整性、系統(tǒng)性欠缺。投資項目檔案的形成具有分散性和階段性特征，由于投資項目建設(shè)管理人員對檔案工作認識上存在偏差，因此很難確保檔案文件材料的系統(tǒng)、齊全和完整。(二)存在問題分析1.傳統(tǒng)觀念中，檔案管理部門注重檔案整理和保存環(huán)節(jié)，而忽視檔案收集過程的管理。究其根源在于檔案人員無法對投資項目建設(shè)全過程進行有效跟蹤，收集過程被孤立，不能與后續(xù)檔案管理環(huán)節(jié)進行無縫銜接。2.投資項目檔案一般在項目建設(shè)完成后才移交到企業(yè)檔案部門，但是在項目建設(shè)過程中，項目建設(shè)與管理部門對文件材料的收集把關(guān)不嚴，而企業(yè)檔案管理部門未參與項目建設(shè)過程，檔案管理環(huán)節(jié)缺失，對檔案的完整性、系統(tǒng)性無法掌控。3.傳統(tǒng)的企業(yè)檔案部門僅有對投資項目檔案文件材料的業(yè)務(wù)指導(dǎo)權(quán)和監(jiān)督權(quán)，沒有過程監(jiān)控權(quán)，致使項目檔案質(zhì)量的審核是在歸檔之后，存在監(jiān)管滯后的缺陷。針對上述問題，本文認真研究了針對投資項目管理的有效應(yīng)對策略，提出建立科學、合理的檔案管控模型，跟蹤投資項目建設(shè)流程，以達到對項目文件材料進行全程管控的目的。

二、理清投資項目檔案管理職責

投資項目檔案質(zhì)量是企業(yè)實現(xiàn)投資目的的基本保證之一，而且關(guān)系到投資項目完工后使用、改造、維護和責任歸屬等一系列問題。因此檔案管理過程應(yīng)參照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)則》《建設(shè)項目(工程)檔案驗收辦法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》執(zhí)行。

(一)投資項目的特點決定了檔案管理具有責任重、數(shù)量多、難度大、要求高、涉及廣的特點，投資項目文件材料收集歸檔周期長且較復(fù)雜，易造成遺漏，因此理清投資項目參建方的權(quán)屬關(guān)系是做好投資項目檔案管理工作的基礎(chǔ)。參建單位具體情況見表1。

(二)明確投資項目參建方的立卷歸檔職責是做好檔案管理工作的保障。投資項目檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，投資主體或受其委托的項目公司對投資項目文件材料的完整、準確和系統(tǒng)負責。1.投資主體檔案工作職責投資主體對項目檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，負責制定檔案工作方案，對檔案工作提出總體要求，明確雙方在投資項目文件材料歸檔工作中的權(quán)利和義務(wù)，為投資項目文件材料歸檔工作提供支持和保障。2.項目公司檔案工作職責項目公司根據(jù)投資單位和檔案行政管理部門對投資項目文件材料歸檔工作的要求，結(jié)合項目實際情況，設(shè)立與項目建設(shè)相適應(yīng)的檔案管理機構(gòu)、庫房，配備滿足投資項目檔案管理需要的檔案人員，負責所轄范圍文件材料歸檔移交工作。3.參建單位檔案工作職責參建單位包括設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位及總承包單位，應(yīng)遵照項目公司關(guān)于項目文件材料歸檔工作相關(guān)條款的約定，分別負責所承建工程或任務(wù)文件材料的收集、整理、歸檔、監(jiān)督、檢查、審核、匯總工作。

三、明確投資項目檔案主要內(nèi)容

投資項目檔案是項目在投資立項、審批(核準、備案)、土地征遷、招標投標、勘察設(shè)計、設(shè)備材料采購、施工、監(jiān)理、竣工驗收、運營、回購或移交等全過程中形成的具有保存利用價值，經(jīng)鑒定、整理并歸檔的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。為了確保企業(yè)投資項目檔案的完整、準確和規(guī)范，為項目的執(zhí)行和運營提供有效的信息和法律保障，降低投資風險，根據(jù)《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》，投資項目參建方應(yīng)按照“誰形成，誰負責”的原則，對項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的項目檔案的形成、積累、整理和歸檔各負其責；投資主體對項目投資、建設(shè)、運營、回購或移交等階段及各階段銜接產(chǎn)生的管理文件歸檔工作負責。1.投資單位收集投資籌劃、盡職調(diào)查、專項評估、可行性研究、審查、出資、后評價、資產(chǎn)處置及成立項目公司進行建設(shè)管理產(chǎn)生的批準文件或會議紀要、特許經(jīng)營協(xié)議等內(nèi)容。2.項目公司收集項目資金籌措、建設(shè)實施、交(竣)工驗收、運營管理、養(yǎng)護維修、債務(wù)償還、資產(chǎn)管理以及移交過程中產(chǎn)生的項目文件。3.設(shè)計單位收集內(nèi)容包括項目進行勘察后經(jīng)綜合分析、論證編制的地質(zhì)勘察資料、初步設(shè)計、方案設(shè)計、總體規(guī)劃設(shè)計、施工圖設(shè)計等文件。4.施工單位收集內(nèi)容包括編制施工組織設(shè)計和施工計劃，在組織工程施工過程中形成的技術(shù)、材料、設(shè)備等文件。5.監(jiān)理單位收集對項目質(zhì)量、進度和建設(shè)資金使用等進行監(jiān)控形成的文件。6.總承包單位收集內(nèi)容包括項目總承包范圍內(nèi)管理文件及匯總整理各分包單位編制的全部項目文件。

四、建立投資項目檔案管理模型圖

投資項目建設(shè)實施過程有其計劃性和組織性，是人工、材料、機械、施工組織方法及建設(shè)環(huán)境條件等有機結(jié)合的過程。參照系統(tǒng)工程中的霍爾三維結(jié)構(gòu)方法，根據(jù)上述參建方管理職責及收集內(nèi)容構(gòu)建投資項目檔案管理模型如圖1。該圖的水平面橫軸表示投資項目檔案管理階段，包括7個環(huán)節(jié)，縱軸表示投資項目參建方，空間軸表示項目建設(shè)階段。該圖清楚地反映了投資項目檔案管理與項目建設(shè)的關(guān)系，投資項目檔案產(chǎn)生于項目建設(shè)各個階段，不同的建設(shè)階段有不同的責任主體，形成不同的投資項目檔案。投資項目參建方按照項目檔案管理內(nèi)容要求分別負責項目檔案管理階段的工作。按上述思路構(gòu)建了一個順暢、有序、可追溯的文件管控模型，生動系統(tǒng)地體現(xiàn)了投資項目檔案的全程管理思想，對企業(yè)投資項目檔案管理具有指導(dǎo)性、針對性和實用性。

五、科學制定投資項目檔案管控原則與方法

(一)管控原則

將檔案管理思想融入整個投資項目管理的生命周期，在投資項目檔案管控中運用全程管理原則，即事前介入、事中控制、事后審核、驗收歸檔，該原則要求把檔案管理納入項目建設(shè)計劃中，實現(xiàn)全程有效控制。檔案管理人員在投資項目伊始即提出檔案管理要求；建設(shè)過程中進行有效跟蹤，檢查指導(dǎo)項目文件材料管理工作；竣工檔案驗收前進行初審，為投資項目檔案驗收嚴格把關(guān)；實現(xiàn)投資項目檔案的科學管理和利用。

(二)管控方法

本文將全程管理原則貫穿于基本方法中，以期實現(xiàn)對投資項目檔案的管控，通過制度建設(shè)、合同控制、崗位職責、環(huán)節(jié)控制具體落實執(zhí)行全程管理原則，有利于提高投資項目檔案管理水平。1.通過制度進行前端控制傳統(tǒng)管理模式下檔案管理人員一般不參與投資項目的調(diào)研、立項、評估等前期工作及實施環(huán)節(jié)。檔案部門一般是中途介入或事后介入，由此造成投資項目檔案管理難以規(guī)范化。全程管理原則要求檔案管理人員實施前端控制，即在投資項目啟動時從頂層框架上設(shè)計出一種符合投資項目建設(shè)的檔案管理制度，將檔案管理工作基本要求與工程管理相關(guān)要求有機結(jié)合，抓住管控源頭。檔案制度建設(shè)與貫徹落實是管控的核心，是實施投資項目檔案全過程控制的保證。2.通過合同進行法律控制合同約束具有法律效力?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項目文件及其整理、歸檔責任。”采取明文規(guī)定的方式，將項目檔案的收集歸檔責任納入合同中實施管理，明確規(guī)定參建單位的檔案收集義務(wù)、歸檔要求、檔案工作進度及獎懲措施等，運用法律手段約束參建單位，最大限度地防止檔案的流失，實現(xiàn)檔案管控的主動權(quán)和法律保障。3.通過職責進行人員控制人員控制主要是明確相關(guān)人員崗位職責中有關(guān)檔案工作的義務(wù)。項目伊始，明確檔案機構(gòu)對口的部門與單位，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確項目負責人、檔案管理員、設(shè)計施工監(jiān)理人員、開箱人員的有關(guān)檔案責任，分別負有全局督促、具體檔案業(yè)務(wù)與協(xié)調(diào)、整理項目文件、清點檢查隨機文件等職責。通過專、兼職檔案人員的分工和協(xié)作，發(fā)揮各方專業(yè)知識優(yōu)勢，提高檔案的準確性、有效性和系統(tǒng)性。4.通過考評完善過程控制投資項目建設(shè)每個階段都有嚴格的節(jié)點要求，根據(jù)建設(shè)節(jié)點設(shè)定檔案完成移交節(jié)點，要求投資項目檔案管理人員及時、動態(tài)地掌握投資項目文件的流轉(zhuǎn)狀況，協(xié)調(diào)各方收集歸檔；將考評機制引入檔案工作中，結(jié)合檔案節(jié)點制定工作計劃，考評結(jié)果通報檔案工作完成情況，確保投資項目檔案文件材料的形成歸檔與項目建設(shè)同步，最終實現(xiàn)整個投資項目檔案管理的全程控制。

參考文獻：

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[3]曹玉娟.化工企業(yè)投資項目竣工檔案資料管理[J].南方論刊，2012(11)：81-82

第4篇：項目檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】重要性；問題；措施；檔案管理

引言

化工企業(yè)工程項目檔案是指新建和改建工程項目，從建設(shè)項目立項開始至竣工驗收以及使用維護過程中，所形成的具有保存、查閱、利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。當前，化工企業(yè)如何使用和管理這類檔案，服務(wù)于化工企業(yè)，已成為化工企業(yè)檔案類工作的重點。

1.化工企業(yè)工程項目檔案管理的重要性

化工企業(yè)工程項目檔案管理是化工企業(yè)尋求發(fā)展的重點，而化工企業(yè)工程項目檔案管理是化工企業(yè)在管理中的關(guān)鍵內(nèi)容。建設(shè)實用的資料收集保存制度，保證項目建設(shè)和檔案資料的同步是化工項目檔案管理的重要使命，各個工程建設(shè)相關(guān)單位必須把項目檔案工作列入工程建設(shè)管理程序，控制并保障項目檔案的完整性和準確性，按時且合法的歸納項目建設(shè)中各種資料，嚴格按照國家及化工企業(yè)對檔案的準則來編制項目檔案，從而保證項目檔案的合理合法。

2.目前化工企業(yè)工程項目檔案管理的情況

2.1檔案管理意識不強

化工企業(yè)建設(shè)工程涵蓋項目的可行性調(diào)研、上報建議書、選址、土地規(guī)劃、勘探設(shè)計、施工、竣工、試運行、投產(chǎn)等各部分，涉及范圍廣，需要較長的時間累積而成。檔案部門無法把檔案觸角深入到工程的方方面面，有些檔案文件資料無法跟蹤、掌握，在整個建設(shè)項目檔案歸檔中，檔案部門更多的是處于“坐等”收集狀態(tài)，與工程管理部門和施工單位聯(lián)系不夠密切，缺乏主動管理的意識。尤其在施工的整個過程，因為工程量大，參加建設(shè)的單位通常對時間，質(zhì)量，成本控制問題有更高的關(guān)注度，檔案工作反而被忽略或滯后，等到馬上完工時，臨時突擊檔案工作，集中時間來彌補檔案缺失的部分，答復(fù)驗收。這樣的集中突擊使檔案的形式化嚴重，而實際有價值的內(nèi)容大大減少，導(dǎo)致不能確保檔案的整體性和真實性，并且對于日后檔案的使用也造成了麻煩。

2.2收集檔案的人員業(yè)務(wù)水平不足

目前，許多工程建設(shè)項目檔案負責人不明確，資料的形成和整理不完整，多是現(xiàn)場施工人員來臨時兼職檔案管理，未建立檔案工作具體明細，由于施工人員對檔案專業(yè)的掌握程度過低，而某些兼職的工作人員缺少專業(yè)的培訓(xùn)，施工過程中只要人員變動就會導(dǎo)致檔案的流失，或者出現(xiàn)沒有人繼續(xù)完善檔案工作的情況，導(dǎo)致檔案未能保存妥當，更談不上保證檔案的質(zhì)量。致使檔案的整體性和準確性不足，通常都有著材料歸檔不完整；內(nèi)容缺失、簽章手續(xù)不到位；復(fù)印件過多，整理不規(guī)范等不足，這種情況都嚴重影響著檔案質(zhì)量，致使重點工程的檔案無法真實的展現(xiàn)工程情況且無法發(fā)揮檔案本身具有的功效。

2.3管理制度不健全

工程檔案管理的整個制度并不成熟，管理方法不夠健全。建設(shè)方和承包方在檔案管理時責任分配不清晰，缺少明確責任意識，建設(shè)方、監(jiān)理方及施工方各自的檔案工作沒有進行有效的交流，各自的標準不一樣，檔案資料的走向不完善，使得資料工作的進行受阻，檔案的及時性和準確性受到質(zhì)疑，而檔案最終的收集整理也被推遲。

3.加強檔案管理工作的舉措

3.1強化宣傳，加強檔案意識

化工企業(yè)工程檔案工作關(guān)系到施工單位、設(shè)計單位、建設(shè)單位、檔案行政管理、監(jiān)理單位等多個部門，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應(yīng)用多種方式，加強工程主管項目部與監(jiān)理、施工等各個單位的檔案觀念，將工程檔案與領(lǐng)導(dǎo)責任掛鉤，將檔案工作的內(nèi)容歸納進工程管理的內(nèi)容中，保證檔案的完整。近幾年我公司把檔案工作“三納入”作為開展工作重要抓手，即將檔案管理納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃、納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程、納入員工的工作職責之中，建立了項目檔案管理工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，指定專人負責文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像等文件材料的收集、管理工作，制定了明確的崗位責任。

3.2健全檔案管理，建設(shè)合理的化工企業(yè)工程檔案管理制度

做好工程檔案的管理工作除了在思想上應(yīng)引起足夠的重視外，還應(yīng)以建章立制、規(guī)范管理為基礎(chǔ)。工程檔案管理作為項目管理工作之一，也應(yīng)實施程序化、規(guī)范化管理，這樣可使工程文件、檔案管理工作有章可循、有條不紊地進行。建立合理的檔案管理大綱、組織機構(gòu)、崗位職責與資格、工程文件的接收、分發(fā)、傳遞、存檔、計算機管理、登陸檢索利用、檔案的分類與編碼、檔案處理流程、檔案的利用規(guī)定、規(guī)范化的工程文件格式要求、標示方法、存檔方式等。對于具體的建設(shè)項目法人來說，制定一套適用于本企業(yè)工程建設(shè)項目特點的工程項目文件、檔案管理細則，是企業(yè)順利開展工程項目文件、檔案管理工作的前提和保證。

3.3強化對檔案的收集

工程項目檔案是項目施工管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄。目前各項目在收集聲磁檔案和竣工圖編制上還存在一些問題，還需要強化對檔案的收集和編制。工程照片及音、錄像（光盤）材料是工程檔案的重要組織部分，對工程形象的、直觀的反映，直接體現(xiàn)了所做工程的面貌，工程完后，項目部應(yīng)及時將工程全貌及構(gòu)造物照片資料收集齊全，形成一套完整的技術(shù)檔案資料交檔案部門。

3.4實行同步跟蹤管理

化工企業(yè)工程檔案管理工作和工程建設(shè)進程必須同步，當建設(shè)項目申請立項時，就要開始對工程檔案材料進行收集、整理、審查工作，當工程竣工驗收時，就必須把工程檔案的驗收工作完成，從工程的源頭就開始控制檔案的管理質(zhì)量。檔案管理部門也要定期或不定期深入施工現(xiàn)場進行檢查和指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)并解決各種問題。各參建單位也要及時做好煤礦重點工程檔案的審理鑒定工作，完成一項歸檔一項，不要等整個工程要竣工驗收了，才忙于補充資料、整理資料。

第5篇：項目檔案管理范文

關(guān)鍵詞：高?！】蒲许椖俊n案　開發(fā)利用

高校科研項目檔案是高?？蒲泄芾砉ぷ鞯闹匾h(huán)節(jié)，是高校檔案工作的一個重要組成部分，是一種重要的信息資源，是知識創(chuàng)新、科技創(chuàng)新以及成果轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)和依據(jù)，它在科研工作中發(fā)揮著知識儲備的作用?？蒲许椖繖n案的管理是科研檔案管理的主體和重點，其科學管理手段對科研工作的進程、效率和質(zhì)量起著重要的作用，同時也影響著科研項目檔案的收集及檔案價值的實現(xiàn)，所以，研究分析高?？蒲许椖繖n案管理中存在的問題，探討解決問題的途徑，對于提高高校科研檔案整體管理水平、發(fā)揮科研項目檔案的利用效益、更好地為教學和科研服務(wù)有著積極的意義。

1　高?？蒲许椖繖n案信息的重要地位

高等學校既是高等教育的“陣地”，也是科技創(chuàng)新的“戰(zhàn)場”。在經(jīng)濟和科技全球化的今天，國家的創(chuàng)新能力已經(jīng)成為決定該國在國際競爭格局中地位的重要因素。高校因其覆蓋了理學、工學、農(nóng)業(yè)，醫(yī)學、歷史、文學、哲學、法學、教育學、經(jīng)濟學、管理學等各學科，擁有很強的基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究和開發(fā)研究能力，在國家創(chuàng)新體系中擁有不可或缺的、獨特的地位和作用。據(jù)統(tǒng)計，“十五”期間，我國高校承擔各類科研課題達61.9萬項，其中高校主持的國家“973”項目占立項總數(shù)的57.05％主持“863”項目占立項總數(shù)的40％。在獲獎方面，高校所獲國家自然科學獎的占全國授獎總數(shù)的55.07％；高校獲國家技術(shù)發(fā)明獎?wù)既珖讵効倲?shù)的64.4％；高校獲國家科技進步獎數(shù)占全國授獎總數(shù)的53.57％。2006年以來，高校科研立項數(shù)以及在獲得的國家科技獎勵方面又有了新的進展。高等學校已經(jīng)成為國家創(chuàng)新體系中的一支重要力量，成為解決國民經(jīng)濟重大科技問題、實現(xiàn)技術(shù)轉(zhuǎn)移和成果轉(zhuǎn)化的生力軍。

高?？蒲许椖繖n案是高校在課題研究過程中形成的，歸檔保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像、實物等各種載體的歷史的、原始的記錄。項目檔案的形成積累過程凝聚著科研人員的智慧。一項科研課題的檔案，就是一部生動的科研教科書，能從總體上反映出學校及國家的科研水平。項目檔案所蘊含的具體信息，對于今后的科研工作具有積極的史鑒意義。因此，項目檔案信息在高校和國家科研中占有舉足輕重的地位。

2　高校科研項目檔案管理的現(xiàn)狀及障礙分析

2.1　科研管理體制對高?？蒲许椖繖n案管理工作的影響

近20年來，隨著高等教育事業(yè)和國家科技事業(yè)的不斷深化和發(fā)展，高?？蒲许椖康膩碓辞镭S富寬廣，下達及指導(dǎo)高?？蒲许椖康闹鞴懿块T已由原來比較單一的科技口發(fā)展為多渠道管理。在這樣的背景下，高校的科研項目在校內(nèi)也由多個部門管理，比較普遍的管理模式是教務(wù)處(高教研究所)分管教育教學改革研究項目，宣傳部或?qū)W校黨委辦分管高校思想政治教育理論與實踐項目，團委分管大學生科研項目，研究生處及相關(guān)教學單位分管研究生創(chuàng)新科研項目，其他研究項目由科研處分管。各部門你管你的，我管我的，管理手段和操作方法各異，由于崗位職責的限制性，缺少部門之間的協(xié)調(diào)，在一定程度上造成了項目研究過程材料的缺失。有些管理部門歸檔的材料只有項目立項、批準、下達研究經(jīng)費和結(jié)題的文書通知，而項目申請書、合同書、結(jié)題材料都沒有，歸檔材料根本不能反映出研究的過程，有的甚至不能反映出研究成果。

2.2　高校科研項目的特點對科研項目檔案管理工作的影響

受管理體制的支配，高?？蒲许椖繖n案無論在內(nèi)容，還是在其形成規(guī)律方面，都有著其鮮明的特點，這些特點對科研項目檔案管理工作也產(chǎn)生影響，主要表現(xiàn)在幾個方面

首先，高?？蒲嘘犖榈亩鄬哟涡院涂蒲蟹较虻亩鄻有?，決定了科研項目檔案來源的廣泛性和課題研究內(nèi)容豐富、形式多樣，也決定了科研管理涉及的部門多、制約因素多。從宏觀層面上看，上級有關(guān)主管部門對高校科研項目檔案管理缺乏外部關(guān)系的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，對課題研究只具有引導(dǎo)、服務(wù)作用，而對課題研究過程中的檔案資料管理不具有約束九從管理層面上看，有關(guān)職能部門對科研項目檔案的認識、定位等等方面，仍有較大的差異性，從微觀的層面來看，由于科研項目是幾個部門各自分管，管理人員處于“各自為戰(zhàn)”的狀態(tài)，對檔案的管理在操作上有較大的隨意性，管理水平參差不齊。這些情況都嚴重地影響著高?？蒲许椖繖n案的案卷數(shù)量和質(zhì)量。從復(fù)雜的實際環(huán)境條件來看，要真正做好科研項目檔案管理工作難度還是很大的。

其次，高?？蒲姓n題專業(yè)性強，研究周期長。高校從事的研究項目類型不同，研究對象和采用的研究手段各異，涉及的專業(yè)學科廣泛，因而使得記錄其研究活動的項目檔案也不同，由于開發(fā)類科研項目從開題到研究成果的取得，每個環(huán)節(jié)都必須經(jīng)過反復(fù)地研究和試驗，要取得最終成果，往往要耗費很長的時間，特別理工科的開發(fā)研究。這就需要研究人員及管理部門在研究期內(nèi)堅持長期做好日常檔案資料的收集整理工作，但在實踐中卻很難堅持做到。

2.3　檔案觀念和責任心對科研項目檔案管理工作的影響

隨著社會信息化進程的不斷加快，人們在理論上對于信息的重要性有了一定的認識，但是人們在社會經(jīng)濟生活的實踐中，由于受到各種因素的影響，陳舊傳統(tǒng)的觀念和思維定勢仍具有很大束縛性，這在某種程度上制約著檔案管理工作向更深層次發(fā)展。某些研究人員及相關(guān)管理人員檔案觀念薄弱，沒有堅持把科研項目檔案工作納入研究工作的計劃之中和崗位職責中，不注意對科研項目從始至終各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的材料進行收集積累，只注重結(jié)論性、成果性材料的積累，使最終的檔案材料成套性很差。有的是研究人員之間、協(xié)作單位之間由于科研成果的權(quán)屬之爭，而引起爭原始材料，爭報獎勵而不愿主動把材料集中管理。由于項目檔案專業(yè)性很強、技術(shù)含量高，有的研究人員害怕泄密，歸檔時避重就輕，把一些不太重要的材料交來，而抽去反映成果水平的關(guān)鍵技術(shù)材料。加之，學校檔案部門人員對科研課題不熟，業(yè)務(wù)水平有限，未審查出來。另外，檔案工作人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)不到位，研究人員不了解收集檔案的重要性，這些，都影響到項目材料歸檔的質(zhì)量和數(shù)量。

3　對加強科研項目檔案管理的幾點思考

科研項目檔案管理與科研工作管理是一個有機的整體?？蒲许椖繖n案特點決定了科研項目檔案管理是一項很復(fù)雜、要求很高的工作。因此，應(yīng)加強對現(xiàn)行科研項目管理體制的研究。應(yīng)該說，現(xiàn)在各高校科研項目檔案的多頭管理體制及運作方式，都是在特定條件下對不同范圍的具體選擇。高校應(yīng)有怎樣的科研項目管理體制，如何建立完善高校科研檔案

管理體制，理順檔案管理關(guān)系、程序，科研管理部門以及檔案部門應(yīng)當積極探索。而在當前的管理環(huán)境下，應(yīng)加強做好以下工作

3.1　建立健全科研項目檔案管理規(guī)章制度

建立健全管理制度和工作標準，既是檔案工作順利進行的可靠保證，也是實行檔案工作科學管理、規(guī)范管理的依據(jù)及準繩。要做好科研項目的檔案管理工作，離不開制度的支持，制度內(nèi)容應(yīng)包括科研項目從開始到結(jié)題的過程材料的管理，明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式，如項目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等，才能使各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有章可循。

一個科研項目檔案作為記錄科研活動全過程的一套完整文件材料，雖然是在項目研究活動最后結(jié)束完成的，但作為科研檔案之中的每一部分材料又恰恰是各個不同階段的產(chǎn)物。即所謂科技檔案完成于項目研究之末，又形成于研究活動之中。必須把必要的行政手段和經(jīng)濟手段納入法規(guī)和軌道，把科研項目檔案的形成、積累、歸檔工作具體納入到科技管理的各個環(huán)節(jié)。各個階段中去。因此，在現(xiàn)行管理體制下，科研處、教務(wù)處(高教研究所)、宣傳部、團委、研究生處等管理部門應(yīng)堅持用規(guī)章制度來履行各自的職能。要負責督促科研工作人員對研究項目歸檔工作超前控制，一開始就要著手抓，并一抓到底。檔案部門工作人員要抓科研項目檔案建設(shè)，多渠道、多形式進行項目檔案收集、整理、歸檔的指導(dǎo)工作，才能使科研項目檔案的建檔工作進入到規(guī)范管理的軌道。做好高校項目檔案管理工作，是一項功在當代，利在千秋的事業(yè)，要努力建立高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展和現(xiàn)代化管理的運行機制，首先要提高歸檔率、完整率和案卷合格率，這一基礎(chǔ)環(huán)節(jié)不抓好，隨后的開發(fā)利用工作難以發(fā)揮效益。

3.2　理性認識科研項目檔案的價值，做好科研項目檔案的開發(fā)利用

第6篇：項目檔案管理范文

1．缺乏系統(tǒng)的檔案管理規(guī)范

20世紀80年代以來，國家有關(guān)部門相繼了一些科研項目檔案管理的規(guī)范性文件，這些規(guī)范具有較強的概括性和普適性。隨著科研項目種類的增加，項目的規(guī)模、執(zhí)行期、管理方式、驗收要求等也有了一定差別，普適性的規(guī)范不能滿足各類科研項目檔案工作的實際需要。歸檔范圍方面，科學技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》(DA／T2—1992)仍是科研項目文件材料收集的基礎(chǔ)性依據(jù)，但隨著科研項目研究內(nèi)容的豐富和國家對科研工作管理要求的提高，它對各類項目檔案收集工作的指導(dǎo)作用已逐漸顯現(xiàn)出局限。案卷整理方面，科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB／T11822-2008)為科研項目檔案整理工作提供了明確依據(jù)。但目前各類項目缺乏固定的編號原則，往往是驗收前由項目主管部門或承擔單位確定臨時編號，項目驗收后各單位再根據(jù)《地震檔案分類表》編入本單位科技檔案。驗收要求方面，雖然科學技術(shù)檔案工作條例》(1980年)和科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》(1987年)提出應(yīng)對科研項目檔案進行驗收，但各類科研項目的主管部門并未以制度形式對檔案驗收的條件、程序作出規(guī)定。

2．前端控制和過程管理相對薄弱

《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》提出的科研工作和建檔工作在任務(wù)下達、進度檢查、驗收鑒定、報獎考核各階段的“四同步”管理，是科研項目檔案管理工作的基本原則之一。但在防震減災(zāi)科研項目檔案管理實踐中，往往無法做到前兩個“同步”，即“下達計劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步”，大部分檔案工作集中在“驗收鑒定”階段進行。究其原因，一是檔案部門不掌握項目報批、啟動、執(zhí)行情況，無法及時指導(dǎo)、督促文件材料的收集整理；二是項目主管部門下達項目任務(wù)與年度或中期檢查通知時，未提及文件材料歸檔要求與檔案工作進度檢查要求，課題組人員未對檔案工作引起足夠重視。

3．電子文件材料管理不規(guī)范，檔案管理“重藏輕用”

在電子文件材料管理方面，文書檔案、基建項目檔案注重以簽字、印章等作為文件有效性的依據(jù)，紙質(zhì)文件材料原件在檔案中占有更重要的位置，電子文檔一般僅作為備份和檔案信息化的途徑進行保存和積累。而基于防震減災(zāi)科研項目的特點，項目執(zhí)行中形成較多的試驗數(shù)據(jù)、野外照片、測量資料、觀測數(shù)據(jù)、軟件、源代碼、電子圖紙等各種形式和載體的材料，其中部分材料無法形成紙質(zhì)檔案，電子文件材料具有不可代替性。但目前電子文件材料的收集和歸檔還未受到足夠重視，課題組人員往往僅收集紙質(zhì)文件對應(yīng)的電子文檔，造成項目重要過程材料甚至核心成果未得到歸檔。科研項目檔案不齊全，整理不規(guī)范，導(dǎo)致查詢不方便，利用價值降低。

4．檔案工作隊伍不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)培訓(xùn)

課題組人員與檔案部門人員作為科研項目檔案管理工作隊伍的重要組成部分，都應(yīng)熟悉檔案工作流程，掌握檔案工作技能。在地震系統(tǒng)科研項目檔案管理實踐中，一些單位科研檔案人員流動性較大，年齡結(jié)構(gòu)偏大，人員經(jīng)驗不足。而課題負責人往往將檔案工作交給課題組中的在讀研究生完成，這些人員不熟悉檔案工作要求，且流動性大，易導(dǎo)致項目文件材料的流失，也增加了檔案部門指導(dǎo)、監(jiān)督檔案工作的難度。另外，與文書檔案、基建項目檔案人員相比，科研項目檔案人員的學習途徑和培訓(xùn)機會較少，業(yè)務(wù)能力無法得到有效提高。

提高防震減災(zāi)科研項目檔案管理水平對策分析

1．加強科研項目檔案管理制度體系建設(shè)

中國地震局檔案部門作為地震系統(tǒng)檔案工作的主管部門，首先應(yīng)制定統(tǒng)一的科研項目檔案管理辦法，對系統(tǒng)各單位的科研項目檔案工作提出統(tǒng)一的規(guī)范性要求；檔案部門還應(yīng)聯(lián)合各類科研項目的主管業(yè)務(wù)司室，針對各類項目的不同需求分別制定檔案管理辦法；對規(guī)模較大、形成文件材料多，或協(xié)作單位較多的科研項目，項目承擔單位的檔案部門也應(yīng)根據(jù)項目實際情況制定本項目的檔案管理實施細則。各層面的檔案管理制度應(yīng)根據(jù)其規(guī)范對象的特點，重點明確以下內(nèi)容：一是檔案管理各主體的職責。主要包括中國地震局檔案部門和科技管理部門的職責，項目承擔單位和項目協(xié)作單位的職責，各單位檔案部門、課題負責人和檔案兼職人員的職責。二是文件材料收集范圍。以科學技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》為基礎(chǔ)，一方面可根據(jù)防震減災(zāi)科研項目實際情況，增加具有行業(yè)、學科特色的內(nèi)容，如野外照片、測量資料、觀測數(shù)據(jù)、圖紙等；另一方面應(yīng)根據(jù)國家對科研、采購、軟件開發(fā)等工作的最新要求和項目所涵蓋工作內(nèi)容的增加，補充反映相關(guān)工作過程的文件材料。三是檔案編號原則。可為防震減災(zāi)各類科研項目檔案規(guī)定統(tǒng)一的編號原則，如采取“項目類別號一項目代號(一承擔或協(xié)作單位代號)一案卷流水號”的編號原則；或根據(jù)各類項目主管部門的要求分別為各類項目制定編號原則。四是檔案整理各環(huán)節(jié)工作要求。檔案整理過程需要參照的國家規(guī)范較多，為便于檔案工作人員理解和把握，應(yīng)將這些規(guī)范中對各環(huán)節(jié)工作的要求進行整合，主要包括文件材料收集、鑒定、分類、組卷、保管期限劃分、編頁、編號、編目、電子檔案整理、照片檔案整理、卷盒和表格規(guī)格等內(nèi)容。五是檔案驗收要求。檔案驗收的條件、驗收要求、工作報告和自查報告的格式和內(nèi)容等應(yīng)予以統(tǒng)一。檔案驗收的組織主體和形式可根據(jù)各類項目主管部門的要求分別進行規(guī)范。

2．加強科研項目檔案全過程管理

任務(wù)下達階段，項目主管部門應(yīng)在下達項目任務(wù)的同時，提出檔案收集和歸檔的要求；項目承擔或協(xié)作單位檔案部門應(yīng)及時了解項目下達情況，以制度規(guī)定的收集范圍為基礎(chǔ)，結(jié)合項目任務(wù)書，向課題組提出應(yīng)收集文件材料清單，并對課題組兼職檔案人員進行檔案工作培訓(xùn)。進度檢查階段，項目主管部門應(yīng)在下達年度或中期檢查通知的同時，提出對檔案收集整理情況進行檢查的要求；項目承擔或協(xié)作單位檔案部門和科技管理部門應(yīng)根據(jù)項目執(zhí)行進度，對照檢查檔案收集整理工作進度，對文件材料收集不齊全、不及時的，應(yīng)督促課題組進行補充，對分類、組卷、編目等工作不規(guī)范的，應(yīng)給予指導(dǎo)并協(xié)助整改。．驗收鑒定階段，項目承擔或協(xié)作單位檔案部門應(yīng)對項目檔案進行形式審查，并68I衛(wèi)國檔寨2014．7協(xié)助課題負責人完成檔案工作報告。項目承擔單位檔案部門應(yīng)對協(xié)作單位(子課題)檔案進行檢查驗收。在項目通過鑒定驗收后，檔案部門還應(yīng)繼續(xù)督促課題負責人提交驗收報告、驗收意見、成果獎勵申報、推廣應(yīng)用等方面的后續(xù)文件材料，補充完善項目檔案。報獎考核階段，項目承擔或協(xié)作單位檔案部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)部門的需求如實出具歸檔情況證明材料，有關(guān)部門應(yīng)切實將其作為科技報獎、科研人員提職考核的重要依據(jù)。

3．推進檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案“藏以致用”

一是電子文件材料收集歸檔。應(yīng)根據(jù)科研項目檔案的特點對電子文件材料收集范圍、收集方式、整理要求進行細化界定。二是數(shù)據(jù)庫平臺建設(shè)。在電子文件檔案齊全、完整的基礎(chǔ)上，由中國地震局檔案部門組織建立科研項目檔案數(shù)據(jù)庫管理平臺，整合系統(tǒng)內(nèi)科研項目檔案信息資源。三是資源共享利用。通過科研項目檔案數(shù)據(jù)庫管理平臺，局屬各單位檔案部門可以更高效地做好本單位科研項目檔案的歸檔和查詢管理，同時按一定權(quán)限查詢利用其他單位的檔案信息。

4．加強檔案管理網(wǎng)絡(luò)和檔案工作隊伍建設(shè)

第7篇：項目檔案管理范文

第一條為了加強對本市重點建設(shè)項目檔案的管理,確保重點建設(shè)項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《科學技術(shù)檔案工作條例》、《廣東省檔案管理規(guī)定》、《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》、《國家重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》和《國家重點建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合我市實際，特制定本辦法。

第二條重點建設(shè)項目檔案是項目建設(shè)管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄,是指建設(shè)項目立項、審批、招投標、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式全部文件,包括項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件等。

第二章各部門管理職責

第三條市及各區(qū)檔案行政管理部門主管本市、區(qū)重點建設(shè)項目檔案工作,必須認真履行監(jiān)督和指導(dǎo)的職能,把好項目檔案關(guān)，做好重點建設(shè)項目檔案登記和報送工作，參加檔案專項驗收及工程竣工驗收工作。

在項目立項階段，市、區(qū)國家綜合檔案館應(yīng)向項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）提出并協(xié)商重點建設(shè)項目檔案進館的移交接收范圍。

第四條項目主管部門要對市重點建設(shè)項目檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo),做好重點建設(shè)項目檔案登記，及時報送當?shù)貦n案行政管理部門，參加檔案專項驗收工作。

第五條項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理檔案的原則，做好重點建設(shè)項目文件材料的形成、積累、整理、歸檔和保管工作；做好電子文件管理；做好重點建設(shè)項目檔案登記和報送工作；負責組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計單位、參建單位和監(jiān)理單位編制項目竣工文件和整理項目文件。

第三章檔案管理登記制度

第六條重點建設(shè)項目檔案既是重點建設(shè)項目的歷史記錄，也是項目投產(chǎn)后運行、維修、管理、改擴建和技改等工作的重要依據(jù)。為了及時掌握重點建設(shè)項目檔案工作情況，加強監(jiān)督和指導(dǎo)，檔案行政管理部門、項目主管部門、項目建設(shè)單位要做好重點建設(shè)項目檔案管理的登記工作。

第七條*市重點建設(shè)項目檔案管理登記范圍是包括國家、省、市發(fā)展和改革部門的國家、省、市重點建設(shè)項目名單的重點建設(shè)項目；市檔案行政管理部門每年公布需要登記的重點建設(shè)項目名單，并統(tǒng)一部署對全市重點建設(shè)項目檔案的登記工作；各項目主管部門的檔案機構(gòu)、項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）和項目所在地的區(qū)檔案行政管理部門應(yīng)做好對本部門和本地區(qū)重點建設(shè)項目檔案管理登記工作的組織、指導(dǎo)和監(jiān)督工作。

凡新建、在建、收尾和竣工試生產(chǎn)的國家、省、市重點建設(shè)項目，按隸屬關(guān)系組織登記。屬于行業(yè)主管部門的，由項目主管部門的檔案機構(gòu)負責組織填寫“重點建設(shè)項目檔案管理登記表”，同時抄送項目所在地的區(qū)檔案行政管理部門，便于相互配合，監(jiān)督指導(dǎo)；屬于地方的，由項目所在地的區(qū)檔案行政管理部門負責組織填報。

第八條登記工作的要求

（一）項目主管部門檔案機構(gòu)應(yīng)與市、區(qū)檔案行政管理部門互通情況，互相合作，以保證重點建設(shè)項目的檔案管理登記完整、準確。

（二）項目主管部門檔案機構(gòu)和市、區(qū)檔案行政管理部門對于新建項目應(yīng)按本辦法第七條及時組織監(jiān)督建設(shè)單位（或項目法人）做好檔案管理登記，建立檔案工作。

（三）要保證項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行，特別要認真做好項目檔案的預(yù)驗收工作。項目主管部門檔案機構(gòu)應(yīng)主動與項目建設(shè)部門加強聯(lián)系，根據(jù)項目計劃工期和進度，及時對登記的項目提出檔案驗收要求。隸屬于地方的項目，市、區(qū)檔案行政管理部門應(yīng)按各自管理范圍，及時對登記的項目組織預(yù)驗收。預(yù)驗收結(jié)束后，驗收組織單位應(yīng)按本辦法第七條及時做好項目檔案管理登記、報送工作。

（四）項目竣工驗收后，應(yīng)按本辦法第七條及時做好項目檔案管理登記、報送工作。市、區(qū)檔案行政管理部門根據(jù)填表情況不定期地對項目檔案進行抽查。

第九條為確保重點建設(shè)項目檔案管理的正常秩序，任何部門和單位不得向重點建設(shè)項目收取任何名目的工程檔案保證金和任何形式的檔案管理費用。

第四章檔案資料整理、歸檔要求

第十條項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）、籌建部門、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位要把項目建設(shè)文件材料（包括電子文件）的形成、積累、整理和歸檔工作納入項目建設(shè)管理的工作程序，列入工程技術(shù)人員的職責范圍，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。

第十一條項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）要確定重點建設(shè)項目檔案工作“以一流工程建一流檔案”的目標，負責組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位編制項目竣工文件和整理項目文件。

在簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)訂立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項目文件以及所提交文件的整理、歸檔和移交的義務(wù)。

項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應(yīng)與項目的立項準備、建設(shè)和竣工驗收同步進行。

項目建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)本辦法的要求，完成各自職責范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作。

檔案分類、整理、歸檔按《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-*)執(zhí)行。

第十二條項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）各機構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項目完成后應(yīng)將經(jīng)整理、編目的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向項目建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)歸檔。

根據(jù)基本建設(shè)程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后與竣工驗收文件一并歸檔。

歸檔文件應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，應(yīng)記述和反映建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工及竣工驗收的全過程，真實記錄和準確反映項目建設(shè)過程和竣工時的實際情況，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備,文件質(zhì)量應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。

勘察、設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定要求單獨立卷歸檔。

外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

第十三條項目文件的歸檔審查工作，施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審，經(jīng)項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）檔案管理機構(gòu)。

第五章項目檔案的驗收

第十四條檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。

第十五條項目法人應(yīng)將項目檔案工作納入項目建設(shè)計劃和管理程序，與項目建設(shè)實行同步管理，建立項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責任制和相關(guān)人員崗位責任制。

第十六條項目檔案驗收的組織:

（一）市政府及其計劃投資主管部門組織驗收的項目，由市檔案行政管理部門組織項目檔案的驗收；

（二）跨市、區(qū)項目，由市檔案行政管理部門組織項目檔案的驗收；

（三）區(qū)屬項目，由區(qū)檔案行政管理部門組織項目檔案的驗收；

（四）市檔案行政管理部門對項目區(qū)主管部門檔案機構(gòu)、區(qū)檔案行政管理部門組織的項目檔案驗收進行監(jiān)督指導(dǎo)。項目區(qū)主管部門、區(qū)檔案行政管理部門應(yīng)加強驗收前的咨詢、指導(dǎo)，必要時可組織預(yù)檢。

(五)市及各區(qū)檔案行政管理部門、項目主管部門檔案機構(gòu)、項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位要協(xié)助上級檔案行政管理部門做好在*市內(nèi)的國家、省重點項目的檔案管理工作。

第十七條項目檔案驗收組的組成:

（一）市檔案行政管理部門組織的檔案驗收，驗收組由市檔案行政管理部門、項目市主管部門等單位組成。

（二）項目區(qū)主管部門檔案機構(gòu)組織檔案驗收的項目，驗收組由項目區(qū)主管部門檔案機構(gòu)及項目所在區(qū)檔案行政管理部門等單位組成。

（三）凡在城市規(guī)劃范圍內(nèi)的項目，驗收組成員應(yīng)包括項目所在地的城建檔案接收單位。

（四）驗收組人數(shù)為不少于5人的單數(shù)，驗收組組長由驗收組織單位人員擔任。必要時可邀請有關(guān)專業(yè)人員參加驗收組。

第十八條項目法人應(yīng)向項目檔案驗收組織單位報送檔案驗收申請報告，并填報《國家重大建設(shè)項目檔案驗收申請表》（表略）。驗收組織單位在收到申請報告的10個工作日內(nèi)應(yīng)作出答復(fù)。

第十九條項目檔案驗收要求:

（一）項目檔案驗收應(yīng)在項目竣工驗收3個月之前完成。

（二）項目檔案驗收以驗收組織單位召集驗收會議的形式進行。

（三）檔案驗收組全體成員參加項目檔案驗收會議，項目法人、設(shè)計、施工、監(jiān)理和生產(chǎn)運行管理或使用單位的有關(guān)專業(yè)人員列席會議。

（四）檢查項目檔案采用質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗、抽查案卷的方式。抽查檔案的數(shù)量為項目檔案總卷數(shù)的15%。抽點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。

（五）項目檔案驗收應(yīng)根據(jù)DA/T28-*《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，對項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性進行評價。

第二十條驗收結(jié)果分為合格與不合格。驗收組半數(shù)以上成員同意通過驗收的為合格。

第二十一條檔案驗收合格的項目，由驗收組出具檔案驗收意見。

第二十二條檔案驗收不合格的項目，由驗收組提出整改意見，要求項目法人于項目竣工驗收前對存在的問題限期整改，并進行復(fù)查。復(fù)查后仍不合格的，不得進行竣工驗收。驗收組提請有關(guān)部門對項目法人通報批評，造成檔案損失的應(yīng)依法追究有關(guān)人員責任。

第二十三條在對每一重點建設(shè)項目檔案專項驗收時，驗收人員要認真履行職責對應(yīng)當歸檔的文件材料加以驗收。組織重點建設(shè)項目檔案專項驗收時，按《國家重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》執(zhí)行。

第六章檔案的移交、收集

第二十四條項目參建單位應(yīng)在項目竣工驗收后3個月內(nèi)，將工程立項至竣工全過程的重點建設(shè)項目檔案按要求立卷整理后，向有關(guān)項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）檔案部門移交。

第8篇：項目檔案管理范文

關(guān)鍵詞：招標機構(gòu)項目檔案管理模式

隨著改革開放形勢的發(fā)展和市場機制的不斷完善，我國在基本建設(shè)項目、機械成套設(shè)備、科技項目、項目融資、土地承包、城鎮(zhèn)土地使用權(quán)出讓、政府采購等許多政府投資及公共采購領(lǐng)域，都逐步推行了招標投標制度。這對于創(chuàng)造公平競爭的市場環(huán)境，提高經(jīng)濟效益，保證服務(wù)質(zhì)量，防止招標投標中的腐敗現(xiàn)象都具有重要意義。

北京國際貿(mào)易公司為綜合性國有外貿(mào)企業(yè)，從上世紀90年代初期開始承辦國際金融組織、世界銀行、亞洲開發(fā)銀行貸款項目的國際招標和對外采購以及政府采購項目的招標采購等工作。近年來，隨著國家改革開放的發(fā)展以及經(jīng)濟全球化進程的加快，為適應(yīng)首都經(jīng)濟建設(shè)和發(fā)展，北京國際貿(mào)易公司轉(zhuǎn)變主營方式，先后獲取國家部委頒發(fā)的國際招標機構(gòu)甲級資質(zhì)、政府采購機構(gòu)甲級資質(zhì)、中央投資項目招標機構(gòu)甲級資質(zhì)和工程招標機構(gòu)甲級資質(zhì)，成為北京市國資委系統(tǒng)惟一具有“四甲”資質(zhì)的招標機構(gòu)，專業(yè)從事各類招標業(yè)務(wù)和進出口業(yè)務(wù)。近年來形成的招標項目檔案快速增長，檔案種類和來源更加多樣,檔案的管理和編研工作更加復(fù)雜，使企業(yè)檔案工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。

一、招標項目檔案在企業(yè)發(fā)展中的地位和作用

首先，招標是指采用招標方式采購工程、貨物和服務(wù)的活動。招標項目檔案是招標采購業(yè)務(wù)工作中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體上的記錄，是企業(yè)業(yè)務(wù)活動不可或缺的重要文件材料。據(jù)統(tǒng)計，2007年-2010年6月，北京國際貿(mào)易公司完成的各類招標項目每年增長45%，各類招標業(yè)務(wù)已占公司總體經(jīng)營規(guī)模的74%。我國《招標法》中明確規(guī)定，招標機構(gòu)應(yīng)當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年。其特殊性決定了招標項目檔案必須管理到位。

其次，招標項目檔案是圍繞一個獨立招標項目形成的具有保存價值的招標業(yè)務(wù)文件整體，是企業(yè)在經(jīng)營活動中直接形成的有保存價值的不同形式的歷史記錄，具有憑證和參考價值。

第三,建立資料完備、檢索便捷的招標項目檔案資源體系,充分發(fā)揮檔案工作服務(wù)保障作用，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和企業(yè)以后的經(jīng)營、管理、發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

二、企業(yè)招標項目檔案管理存在的主要問題

據(jù)調(diào)查，近年來，在一些招標機構(gòu)中，存在著以下四個主要問題：第一，重視不夠，觀念亟待更新。從企業(yè)的發(fā)展來看,經(jīng)營業(yè)績和經(jīng)濟效益是企業(yè)的命脈, 而檔案工作效果難以立竿見影,不易引起重視。對招標檔案工作職能、意義的認識沒有提升到應(yīng)有的高度,造成檔案工作從指導(dǎo)思想到具體工作都徘徊在較低水平。第二, 檔案管理制度有待補充修訂。企業(yè)對檔案的管理一般都有制度可循,但這些制度都有待健全與完善,比如鑒定銷毀制度和借閱制度等,這反映出企業(yè)的檔案工作缺乏可持續(xù)發(fā)展和與時俱進的科學意識,從觀念和工作理念上亟待加強。第三, 檔案工作程序不規(guī)范,管理方法不科學。由于招標工作程序繁雜，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員工作量大，往往忽略應(yīng)歸檔文件的齊全,造成招標項目檔案在收集、歸檔、檢索、借閱等方面存在不規(guī)范的問題。第四,檔案室或庫房面積受單位辦公環(huán)境限制，檔案室內(nèi)部資料存放零亂,不能保證招標項目檔案存放整齊有序，導(dǎo)致檢索、查閱時極不方便。

三、新時期企業(yè)招標檔案的管理模式

隨著北京建設(shè)世界城市進程的加快，招標這種采購方式已成為大的趨勢。同時新時期招標機構(gòu)的招標項目檔案的管理模式正處于被認識、梳理和接受時期。

首先,應(yīng)以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國招標法》等法律法規(guī)統(tǒng)領(lǐng)企業(yè)招標項目檔案工作,對招標機構(gòu)檔案工作基本理念進行梳理，提升招標項目檔案管理模式、制度建設(shè)等方面的工作。根據(jù)招標業(yè)務(wù)特性，明確職責，執(zhí)行招標項目檔案由經(jīng)辦人收集、立卷、歸檔、部門集中保管，單位檔案室統(tǒng)一進行鑒定、銷毀的流程。這有利于轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)部門人員意識中存在的一些誤區(qū),認為檔案人員督促歸檔是給他們增加負擔、增加工作量。更重要的是,這種理念轉(zhuǎn)變了“開展此項工作僅僅是各部門配合專職檔案人員”的錯誤觀念,使招標項目歸檔工作有了可以依靠的規(guī)范,這種新的理念將有效地促進招標企業(yè)各部門對自身工作職能與短期、長期工作目標的思考與整理,并圍繞招標項目立卷部門的自身職能，規(guī)范活動中可能產(chǎn)生的文件材料的業(yè)務(wù)內(nèi)容、種類、載體。這樣始終強調(diào)“本企業(yè)職能”和“各部門工作實際”的檔案工作模式,也是考量其與立檔部門活動聯(lián)系的緊密程度及價值的重要依據(jù),從而大大清晰了檔案工作的整體思路。

第二, 招標機構(gòu)檔案工作的具體實施必須是一個系統(tǒng)工程,要求從上到下、從領(lǐng)導(dǎo)到檔案工作人員,都應(yīng)該有明確的認識和清晰的思路。面對招標項目數(shù)量的日益增多，形成環(huán)節(jié)復(fù)雜，需要建立一個完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò),從基層開始,每個立卷單位都要配備相應(yīng)數(shù)量的兼職檔案員,由檔案室進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查,這樣才能保證招標文件收集齊全、整理規(guī)范、案卷質(zhì)量達標，便于檢索和提供利用,為企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)。

第三，制度是保證，人才是關(guān)鍵，場所是基礎(chǔ)。為使招標檔案管理與業(yè)務(wù)的增長、企業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)，企業(yè)招標檔案管理應(yīng)從自身實際出發(fā)，盡可能提供檔案庫房場所，檔案人員要加強與業(yè)務(wù)部門的溝通與協(xié)作，積極開展招標檔案管理綜合檢查，加強招標項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴防損毀散失。

綜上所述,企業(yè)的檔案工作是自身建設(shè)的重要環(huán)節(jié),同時更是進行經(jīng)營管理的重要基礎(chǔ)工作。只有糾正以往對檔案工作的認識偏見,以科學發(fā)展觀為指導(dǎo)，以社會檔案信息需求為牽引，進一步與時俱進、解放思想，才能使招標檔案工作不斷取得新的進展，使企業(yè)的檔案工作走上規(guī)范化、科學化的道路,將企業(yè)的建設(shè)提高到新的水平。

參考文獻:

第9篇：項目檔案管理范文

[關(guān)鍵詞]科技計劃項目；檔案管理；現(xiàn)狀分析；對策研究

[DOI] 10.13939/ki.zgsc.2015.03.74

隨著科技水平不斷提高，我國逐漸進入建設(shè)創(chuàng)新型國家階段，科技計劃項目也成為科學研究和技術(shù)開發(fā)活動的載體，有效促進科學技術(shù)的進步和社會經(jīng)濟的發(fā)展。其中，科技計劃項目檔案作為項目管理的重要參考依據(jù)，完整客觀地記錄了科學計劃項目實施的整個過程。因此，如何開展對國家科技計劃項目檔案的管理工作，成為國家科技發(fā)展領(lǐng)域最為關(guān)注的話題。

1 國家科技計劃項目檔案的簡介

1.1 國家科技計劃項目檔案的相關(guān)概念

國家科技計劃項目檔案是指列入國家科技計劃并以中央財政撥款為主的科技項目在立項、實施、結(jié)題驗收或成果轉(zhuǎn)化全過程中形成的、應(yīng)該歸檔保存的各種類型和載體的文件。

1.2 國家科技計劃項目檔案的特點

1.2.1 國家科技計劃項目的重要參考依據(jù)

根據(jù)相關(guān)定義可知，科技計劃項目檔案是由科技計劃項目的整個執(zhí)行過程中產(chǎn)生的，是對整個科學計劃項目執(zhí)行過程的完整記錄，也是一切有關(guān)項目的信息來源?？萍加媱濏椖吭趫?zhí)行過程中，需要科技計劃檔案來提供準確、清晰的參考信息，有助于科技計劃項目順利完成管理、監(jiān)測、執(zhí)行等任務(wù)。

1.2.2 科學技術(shù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)

科技計劃項目檔案作為科技計劃項目的參考依據(jù)，承載著大量科學技術(shù)計劃項目中技術(shù)研究者研究開發(fā)出的科學技術(shù)和研究經(jīng)驗等寶貴科技信息資源。而科技創(chuàng)新是一種基于原本科技水平的向上突破，所以說科技計劃項目檔案為科技研究人員提供大量他們所需科技信息資源，為科技創(chuàng)新提供源源不斷的動力，成為科學技術(shù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)。

1.2.3 科技進步的永久性價值

國家科技計劃項目檔案簡單的來講就是國家所擁有的具有知識產(chǎn)權(quán)的科技資產(chǎn)，承載了大量核心技術(shù)內(nèi)容，從另一層面上來看還是國家科學技術(shù)發(fā)展的歷史記錄，保存著對國家科技進步的永久性價值。

2 國家科技計劃項目檔案管理現(xiàn)狀

2.1 關(guān)于管理體系

由于我國在對科技計劃項目檔案管理方面還處于發(fā)展階段，因此尚未確立一個專門的管理體系，主要是對科技計劃體系結(jié)構(gòu)的參考。具體表現(xiàn)為一個“三個計劃+兩個建設(shè)”體系，其中“三個計劃”指的是“基礎(chǔ)研究計劃”、“高技術(shù)研究發(fā)展計劃（簡稱863計劃）”和“科技支撐計劃”；“兩個建設(shè)”指的是“研究開發(fā)條件建設(shè)”和“科技產(chǎn)業(yè)化環(huán)境建設(shè)”。以下是對各個計劃與建設(shè)的功能解釋：

（1）基礎(chǔ)研究計劃。其中包含了如自然科學基金、國家重點基礎(chǔ)研究發(fā)展計劃以及攀登計劃等分支計劃內(nèi)容。主要由科技研究人員自由選擇研究問題，另外，開展重點基礎(chǔ)問題研究時要以國家目標為方向。

（2）高技術(shù)研究發(fā)展計劃。主要研究如何解決國家中長期發(fā)展和安全的前瞻性、戰(zhàn)略性高科技問題。

（3）科技支撐計劃。從經(jīng)濟角度和社會角度兩大需求角度出發(fā)，以解決社會中公益性技術(shù)問題，促進產(chǎn)業(yè)技術(shù)升級為主要執(zhí)行方向，有效為產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、優(yōu)化生活質(zhì)量以及社會可持續(xù)發(fā)展提供足夠的科技支撐。

（4）研究開發(fā)條件建設(shè)計劃。為國家重點實驗室、重大科學工程、國家工程中心等國家重點科學計劃提供能力和科技基礎(chǔ)工作方面的支持。

（5）科技產(chǎn)業(yè)化環(huán)境建設(shè)計劃。該建設(shè)計劃以開發(fā)科技型企業(yè)和環(huán)境建設(shè)為主，深化國家重點產(chǎn)業(yè)、科技興貿(mào)和科技型企業(yè)創(chuàng)新基金等工作，將發(fā)展重點偏向于科技中介機構(gòu)建設(shè)，打造利于科技成果轉(zhuǎn)化和科技產(chǎn)業(yè)化發(fā)展的建設(shè)氛圍。

以上每種計劃都有專屬的檔案管理方法和檔案管理要求。例如高技術(shù)研究發(fā)展計劃中，其管理方法就分為分級管理和全過程管理，并且對不同的檔案管理方法都有不同的要求。

2.2 關(guān)于管理模式

目前，我國實行橫向分散的科技計劃項目檔案管理模式。其中，各類科技計劃項目取決于不同的管理部門或事業(yè)單位實施單獨或聯(lián)合歸口管理。例如高技術(shù)研究發(fā)展計劃分別將管理任務(wù)分給科技部系統(tǒng)的三個單位；在歸口管理單位設(shè)立負責檔案收集管理的工作崗位。

2.3 檔案管理工作中現(xiàn)存的問題

目前，我國科技計劃項目檔案管理受到項目規(guī)模、性質(zhì)、內(nèi)容、經(jīng)費等因素的影響，普遍存在以下幾種主要問題：

第一，國家對科技計劃項目檔案管理的概念還不夠明確，對項目檔案來源的解釋尚不統(tǒng)一，同時還缺乏具有針對性的科技計劃項目檔案管理體系。所以在管理對象、理論研究和實踐等方面都存在較大爭議。

第二，檔案管理中的歸檔工作不力?？萍加媱濏椖繖n案的收集歸檔問題越來越突出，一大原因在于科技計劃項目承擔單位對項目檔案管理工作的重視程度不夠，缺少負責科技計劃項目檔案管理的專業(yè)工作人員。其次在于科技研究人員只注重科研的成敗，忽視對科技信息資源進行整理和歸納，導(dǎo)致檔案管理員無法將科研成果及時、完整地歸檔。

第三，科技計劃項目檔案管理模式落后。受管理體系不健全、對管理工作重視度不夠等原因，致使項目檔案管理工作局限于傳統(tǒng)模式下對科技計劃項目檔案的收集、整理與保管。對信息化管理意識薄弱，導(dǎo)致大量項目檔案資源沒有實現(xiàn)信息化，逐漸拉大了與時展水平的距離，嚴重減弱了項目檔案管理的發(fā)展勢頭。

3 國家科技計劃項目檔案管理對策

3.1 建立完整的科技計劃項目檔案管理體系

國家與政府應(yīng)該建立適合科技計劃管理實際狀況的科技計劃項目檔案管理體系，從規(guī)范制度、組織結(jié)構(gòu)和工作體系等方面深入加強管理體系的功能，將其融入科技計劃管理的各項任務(wù)中。

3.2 加強科技計劃項目檔案管理工作的系統(tǒng)性

需要針對項目承擔單位以及科研人員進行思想和技術(shù)上的培訓(xùn)，使其明確自身在項目檔案管理工作中肩負的責任與義務(wù)，從而加強科研人員的歸檔意識，體現(xiàn)工作的系統(tǒng)性。同時，重點針對項目檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，需要項目承擔單位經(jīng)常開辦對檔案管理人員的專業(yè)性培訓(xùn)，使檔案管理部門逐漸成為一支具備高業(yè)務(wù)水平、檔案管理技術(shù)專業(yè)的管理人才隊伍。

3.3 加強科技計劃項目檔案管理工作的科學性

隨著世界逐漸深入信息化技術(shù)，尤其是計算機的廣泛使用?？萍加媱濏椖繖n案部門不再只提供紙質(zhì)檔案，取而代之的是大量的電子文檔。使得檔案管理工作逐漸邁向信息化模式，極大加快了檔案管理工作效率。

總之，推進建設(shè)創(chuàng)新型社會，離不開科學技術(shù)的研究，而只有將科技計劃項目檔案管理工作做好，才能為建設(shè)提供充足的動力。深入分析我國科技計劃項目檔案管理工作的現(xiàn)狀，尋找出解決現(xiàn)存問題的有效對策，做好科技計劃項目檔案管理工作，為我國科技進步注入動力，促進國家發(fā)展。

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