高職檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策

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摘要:伴隨大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，信息技術(shù)不斷普及，高職院校檔案管理工作開(kāi)始引入信息化管理系統(tǒng)，全面提高了檔案管理的效率。但在實(shí)際運(yùn)用的過(guò)程中，也存在一些問(wèn)題與不足，制約了高職院校檔案管理工作的質(zhì)量與效率提升。本文采用文獻(xiàn)研究法、分析法等，逐步分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代黑龍江高職院校檔案管理存在的問(wèn)題，并提出解決對(duì)策，供高職院校檔案管理工作人員參考。

關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);高職院校;檔案管理

0引言

新時(shí)代背景下，由于生源數(shù)量的不斷增加，教師研究成果不斷增多，圖書(shū)館軟硬件設(shè)備不斷更新，檔案資料也逐漸變多，且表現(xiàn)出種類(lèi)多樣，分散龐雜的特點(diǎn)，這給高職院校的檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度。為此，本課題組開(kāi)展了關(guān)于“大數(shù)據(jù)時(shí)代黑龍江省高職檔案管理應(yīng)用研究———以黑龍江旅游職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例”的課題研究。本文采用文獻(xiàn)研究法、分析法等多種研究方式，逐步分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代黑龍江高職檔案管理存在的問(wèn)題，并積極探索了有效的解決對(duì)策，以此為高職院校檔案管理提供一定的理論基礎(chǔ)與實(shí)踐指導(dǎo)。為了全面分析大數(shù)據(jù)時(shí)代黑龍江省高職院校檔案管理存在的問(wèn)題與不足，課題組開(kāi)展了全面深入的研究。本課題組立足黑龍江高職院校檔案管理實(shí)際，全面分析了其中存在的問(wèn)題，并積極探索了有效的解決對(duì)策，為高職院校檔案管理提供一定的參考，進(jìn)一步推動(dòng)了黑龍江省高職檔案管理質(zhì)量與效率的全面提升。

1高職院校檔案管理存在的問(wèn)題

1.1高職院校對(duì)檔案管理的重視不足

經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，黑龍江省內(nèi)80%的高職院校對(duì)檔案管理工作的重視程度都明顯不足，部分高職院校對(duì)檔案管理工作的重視嚴(yán)重不足，具體表現(xiàn)在:第一，部分高職院校沒(méi)有安排專(zhuān)門(mén)的人員開(kāi)展檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作的制度建設(shè)、規(guī)范性建設(shè)與人員安排都存在嚴(yán)重空白，對(duì)檔案管理的價(jià)值與意義也認(rèn)識(shí)不足。第二，部分高職院校對(duì)檔案管理的交接、收取、發(fā)送等環(huán)節(jié)都沒(méi)有具體的步驟與管理程序，對(duì)檔案資料的歸檔、整理、分類(lèi)工作也開(kāi)展不足，致使檔案資料混亂無(wú)序，缺失嚴(yán)重。第三，部分高職院校對(duì)檔案管理的資金投入不足，沒(méi)有積極引入信息化系統(tǒng)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理的重視程度嚴(yán)重不足，相關(guān)設(shè)備設(shè)施、資金投入相對(duì)較少，難以保障檔案管理的高效開(kāi)展，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的全面提升。

1.2檔案管理的信息化建設(shè)不足

大數(shù)據(jù)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)的普及，使得高職檔案管理信息化逐漸顯現(xiàn)出巨大的優(yōu)勢(shì)，檔案管理信息化可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，可以在分散龐雜的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)中及時(shí)調(diào)出所需的數(shù)據(jù)信息，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式所不具備的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于黑龍江高職院校而言，檔案管理信息化建設(shè)有利于全面提升檔案管理的效率與質(zhì)量，有利于打造優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作格局。然而，目前黑龍江省高職院校檔案管理中信息化建設(shè)的力度明顯不足，大量的高職院校沒(méi)有開(kāi)展信息化建設(shè)，沒(méi)有配備相應(yīng)的檔案管理信息化系統(tǒng)，對(duì)于檔案工作的開(kāi)展與實(shí)施沒(méi)有積極配備信息化設(shè)備，促使高職院校檔案管理工作難以有效開(kāi)展，檔案管理效率難以有效提升。

1.3檔案管理工作的人才隊(duì)伍建設(shè)不足

在高職院校檔案管理工作中，人才隊(duì)伍建設(shè)明顯不足，主要表現(xiàn)在:第一，部分高職院校沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，而是由行政管理人員代為管理，致使高職院校檔案管理工作難以有效開(kāi)展，難以落實(shí)到位。第二，部分高職院校的檔案管理人員素質(zhì)不高，大多是臨時(shí)人員，不具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也不會(huì)操作檔案管理信息化系統(tǒng)，難以實(shí)現(xiàn)高效、高質(zhì)量的檔案管理，難以確保檔案管理工作的全面開(kāi)展與不斷發(fā)展。第三，部分高職院校的檔案管理人員流動(dòng)性很大，促使檔案管理工作銜接不佳，難以有效落實(shí)到位，檔案管理人員的頻繁流動(dòng)，也致使檔案管理工作難以規(guī)范化開(kāi)展，具體的管理措施與管理步驟難以有效落實(shí)，降低了高職院校檔案管理工作的有效性與規(guī)范性。

2高職檔案管理工作的解決對(duì)策

大數(shù)據(jù)時(shí)代，黑龍江高職檔案管理工作的有效開(kāi)展與信息化建設(shè)緊密相關(guān)，如何立足高職院校檔案管理工作實(shí)際，全面保障檔案管理工作的高效化、質(zhì)量化、信息化，是本課題組在課題研究中深入探索的問(wèn)題。經(jīng)過(guò)探索分析，提出以下幾個(gè)解決對(duì)策，以此逐步推動(dòng)黑龍江高職院校檔案管理工作的穩(wěn)步開(kāi)展:

2.1高職院校要全面提高對(duì)檔案管理的重視程度

大數(shù)據(jù)時(shí)代，想要進(jìn)一步提升高職院校檔案管理工作的質(zhì)量與效率，首先，高職院校必須全面提高對(duì)檔案管理的重視程度，在思想意識(shí)上提升檔案管理工作的地位與重要性，在人員安排與分工上體現(xiàn)檔案管理工作的重要地位，具體可以從以下幾點(diǎn)加強(qiáng):第一，高職院校要全面提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，安排專(zhuān)門(mén)、專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員，建立健全檔案管理制度，全面提高檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，在全校氛圍內(nèi)突顯檔案管理工作的重要性與價(jià)值，引導(dǎo)管理人員做好檔案管理工作部署，確保檔案管理工作效率。第二，建設(shè)檔案管理銜接機(jī)制，對(duì)檔案文件的交接、收取、發(fā)送等環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的制度建設(shè)，明確相關(guān)流程，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展，平穩(wěn)運(yùn)行，與此同時(shí)，對(duì)檔案資料的歸檔、整理、分類(lèi)工作開(kāi)展周密部署，確保檔案管理的高質(zhì)量。第三，加大對(duì)檔案管理的資金投入，配備相應(yīng)的檔案管理設(shè)備，提高檔案管理的信息化水平，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。

2.2提高檔案管理的信息化建設(shè)

想要進(jìn)一步提升高職院校檔案管理工作的質(zhì)量與效率，必須全面提高檔案管理的信息化建設(shè)水平。大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與全面普及，各行各業(yè)都離不開(kāi)信息化，高職院校的檔案管理工作需要處理大量的文獻(xiàn)資料與數(shù)據(jù)信息，種類(lèi)龐雜，內(nèi)容多樣，加強(qiáng)信息化建設(shè)有利于高職院校檔案管理的改革與發(fā)展。信息化建設(shè)符合檔案管理的基本要求，有利于檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、便捷化、系統(tǒng)化，確保高職院校其他工作的有效開(kāi)展，有利于更加合理、系統(tǒng)的配置檔案資源，保障高職院校的基礎(chǔ)性工作。與此同時(shí)，采用檔案管理信息化建設(shè)，所有的檔案資源都以網(wǎng)絡(luò)、信息的形式展現(xiàn)出來(lái)，可以進(jìn)一步提升高職院校檔案管理的快速檢索，以便查閱檔案資料，促使檔案管理為其他工作的有效開(kāi)展提供切實(shí)保障。相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案管理信息化具有高效率、可共享的優(yōu)勢(shì)，可以更加有效地處理龐雜的檔案資源，從而為高職院校的管理工作更好地服務(wù)。

2.3加強(qiáng)檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)

對(duì)于高職院校而言，檔案管理工作的高效開(kāi)展與人才隊(duì)伍建設(shè)緊密相關(guān)，為此，高職院校要積極采取有效的措施，全面提升檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)。第一，高職院校要招聘專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，實(shí)行檔案管理的專(zhuān)業(yè)管理與專(zhuān)門(mén)管理，促使檔案管理工作獨(dú)立化、質(zhì)量化，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。第二，加大培訓(xùn)力度，積極開(kāi)展檔案管理專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)活動(dòng)，以此提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與管理水平，全面提升檔案管理人員的信息化技術(shù)能力，構(gòu)建以檔案管理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，專(zhuān)業(yè)檔案管理信息員為保障的檔案管理工作新格局，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、高效化開(kāi)展。第三，穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍，降低檔案管理人員的流動(dòng)性，全面構(gòu)建高質(zhì)量、專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍，確保檔案管理工作的有效銜接與規(guī)范實(shí)施。

3結(jié)語(yǔ)

對(duì)于黑龍江高職院校而言，檔案管理仍然存在較多問(wèn)題，高職院校對(duì)檔案管理的重視程度不足，檔案管理工作的信息化建設(shè)不足，檔案管理工作的人才隊(duì)伍建設(shè)不足，這些都在一定程度上制約了檔案管理工作的有效開(kāi)展，降低了檔案管理工作效率。為此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，想要進(jìn)一步提升高職檔案管理工作效率與質(zhì)量，首先，高職院校要全面提高對(duì)檔案管理的重視程度，從而確保高職院校的規(guī)范化建設(shè)。其次，要全面提高檔案管理的信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理的效率化發(fā)展，與此同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理的基礎(chǔ)保障水平。

參考文獻(xiàn)

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作者：李楠 單位：黑龍江旅游職業(yè)技術(shù)學(xué)院