公共圖書館檔案管理工作探析

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21世紀(jì)經(jīng)濟(jì)全球化和信息網(wǎng)絡(luò)化已成為一種世界發(fā)展的大趨勢。在社會競爭空前激烈的今天，各個領(lǐng)域的建設(shè)都開始邁向信息化，檔案事業(yè)的發(fā)展也不例外。然而，許多公共圖書館因?yàn)闅v史原因，檔案工作并未隨著時代變遷而有所改變，檔案的利用開發(fā)漸漸不能滿足現(xiàn)今工作需要。

1公共圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀

檔案是公共圖書館各部門職能活動形成的原始記錄，是圖書館開展各項(xiàng)工作的重要依據(jù)。然而，檔案工作通常又只作為圖書館日常工作的一部分，很多公共圖書館的檔案管理工作都存在如下問題。

1.1檔案管理不規(guī)范

1）檔案管理制度缺乏。許多公共圖書館是幾十年甚至上百年的老館，早期檔案工作相對單純，只有黨政、人事、財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)之分，且因沒有專職檔案人員，檔案意識不夠，檔案在收集、鑒定、整理、歸檔等工作環(huán)節(jié)缺乏相應(yīng)的制度。

2）檔案收集不完整、整理不規(guī)范。由于缺乏專職檔案人員和相應(yīng)的檔案管理制度，檔案收集工作不到位，沒有固定收集時間、收集范圍，導(dǎo)致收集到的檔案結(jié)構(gòu)不合理、不完整。文書檔案僅將黨政文件及業(yè)務(wù)文件分開，黨政文件只用編號文與非編號文分卷，沒有系統(tǒng)分類，保管期限劃分沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)務(wù)文件更是散失不全，保管混亂，檔案無法系統(tǒng)、完整的反應(yīng)圖書館歷史面貌、職能活動和發(fā)展情況，不能發(fā)揮其重要作用。

3）硬件設(shè)施缺乏、檔案保存不規(guī)范。由于歷史原因，公共圖書館人事檔案、財(cái)務(wù)檔案多由人事和財(cái)務(wù)部門自行管理，文書檔案由辦公室兼管，作為辦公室業(yè)務(wù)工作的一部分，而沒有專職檔案人員、專門的檔案室、甚至密集架等存放檔案。且因人們對檔案工作不夠重視，資金投入不足，檔案裝訂整理等設(shè)備無法及時更新，檔案裝具老舊，防火、防盜、除蟲、通風(fēng)等保管條件得不到改善，限制了檔案工作的快速發(fā)展。

1.2檔案散失嚴(yán)重，開發(fā)利用滯后

檔案具有原始記錄性，圖書館文書檔案以紙質(zhì)文檔為主，但由于檔案意識不足，許多應(yīng)歸檔的文件分別由不同經(jīng)辦人自行保管，檔案收集工作不到位，檔案人員移交工作不規(guī)范，檔案保管不善或者人為損毀等，紙質(zhì)檔案散失嚴(yán)重。在電子信息化快速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足人們的需求。然而部分公共圖書館檔案激增，尤其是電子檔案的大量產(chǎn)生，圖書館檔案的價值鑒定工作變得更加繁重困難，檔案人員在開展鑒定工作的時候習(xí)慣性地采取“多多益善，寧重?zé)o漏”的方式，并且，在判斷檔案保存價值劃分保管期限時，對劃分難度大的文件不重視，不做具體分析，給予過長的保管期限，任由圖書館檔案無序增長，造成檔案堆積，占用空間。檔案分類混亂，沒有實(shí)現(xiàn)文檔一體化，也導(dǎo)致查找困難，開發(fā)利用率極低。

1.3檔案人才隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是圖書館檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。公共圖書館現(xiàn)有檔案人員兼任多、專任少，檔案意識薄弱，既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又精通信息技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才鳳毛麟角。同時圖書館檔案管理人才的引入機(jī)制、激勵政策有待完善。

2采取有效措施，提高公共圖書館檔案工作水平

2.1完善檔案管理相關(guān)制度、實(shí)現(xiàn)文檔一體化

1）完善檔案管理制度。圖書館檔案工作因由專職檔案人員管理，制定相應(yīng)檔案管理制度，各部門兼任檔案管理人員積極做好日常收集工作，制度要統(tǒng)一收集時間、收集范圍、鑒定方式，要制定整理分類方案，提出保管措施。

2）與時俱進(jìn)，以件代卷，重視電子文檔作用。隨著時代進(jìn)步，信息化越來越多的體現(xiàn)在我們的日常工作中，紙質(zhì)檔案不斷增加，電子檔案也隨之增多，檔案工作應(yīng)與時俱進(jìn)?，F(xiàn)今檔案管理提倡以件代卷，圖書館檔案工作也應(yīng)當(dāng)在立卷上進(jìn)行改革，不單一保存紙質(zhì)文件，要重視電子文檔作用，積極實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

2.2加大投入，提高開發(fā)利用率

1）重視檔案管理，加大資金投入。新時期新事物不斷涌現(xiàn)，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，過去舊的檔案管理技術(shù)、設(shè)備已經(jīng)不能滿足檔案工作開展的需要，圖書館檔案管理系統(tǒng)也需要更新、升級，幫助圖書館檔案工作者快速有效地進(jìn)行檔案管理。圖書館應(yīng)不斷更新、完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，如設(shè)置專門檔案室，購置密集架、專用檔案盒、檔案裝訂機(jī)器等；同時采用先進(jìn)的技術(shù)手段管理檔案，充分利用文檔管理系統(tǒng)，從收集到保管上保證檔案管理的規(guī)范性、系統(tǒng)性和完整性。因此，圖書館的檔案負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時關(guān)注市場上已經(jīng)開始使用的新技術(shù)、新設(shè)備，通過各種渠道，及時引進(jìn)，并組織檔案人員學(xué)習(xí)、使用，更新原有的檔案管理系統(tǒng)，為檔案工作者需加強(qiáng)信息技術(shù)管理和運(yùn)用的能力提供最優(yōu)的平臺，使其更好地管理檔案，為檔案開發(fā)利用創(chuàng)造條件。

2）提高檔案的開發(fā)利用率。檔案是圖書館歷史活動的真實(shí)反應(yīng)，是圖書館工作開展的原始憑證，尤其是業(yè)務(wù)檔案，能為圖書館發(fā)展和建設(shè)提供重要依據(jù)和參考素材，具有重要的參考價值。圖書館檔案人員應(yīng)重視收集工作，查遺補(bǔ)漏，在豐富館藏的同時合理化檔案結(jié)構(gòu)；建立檔案信息系統(tǒng)，完善檢索、借閱、復(fù)制、歸檔流程；增強(qiáng)服務(wù)主動性，及時、有效的為圖書館日常工作提供服務(wù)，積極提高檔案利用率，使檔案在圖書館工作中發(fā)揮最大價值。

2.3加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

新時期圖書館檔案工作面臨許多新問題、新情況、新要求，傳統(tǒng)的檔案管理在內(nèi)容和方式上都不適應(yīng)新時期的發(fā)展，圖書館檔案的工作環(huán)境也具有了多樣性和復(fù)雜性，圖書館必須加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，不斷探索新形勢下圖書館檔案工作的新思路、新方法，開拓圖書館檔案工作的新局面。

1）提高檔案人員服務(wù)意識。圖書館檔案工作者應(yīng)提高公關(guān)服務(wù)意識，增強(qiáng)服務(wù)主動性，積極與各部門溝通協(xié)調(diào)，了解文件價值，及時收集應(yīng)當(dāng)歸檔的文件并做好鑒定分類工作，為查找利用提供服務(wù)。

2）提高檔案人員業(yè)務(wù)能力。檔案管理工作人員要在繼承傳統(tǒng)檔案工作理論的條件下，提高業(yè)務(wù)能力，利用先進(jìn)技術(shù)，結(jié)合圖書館發(fā)展現(xiàn)狀，改進(jìn)檔案工作，如檔案的整理、著錄，目錄、索引的編制，排卷以及電子文件的歸檔等；要了解電子文件的特征，掌握電子文件的收集、整理、鑒定以及保護(hù)、利用等知識和技術(shù)；要具備較強(qiáng)的組織管理能力和分析能力，事物發(fā)展復(fù)雜多變，要學(xué)會正確判斷檔案的價值；要具有獨(dú)立從事和指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)工作的能力。

3）加強(qiáng)培訓(xùn)。公共圖書館檔案工作水平的提高，在很大程度上決定于檔案工作人員素質(zhì)的提高。圖書館可以根據(jù)自身的實(shí)際情況，對檔案部門的人員進(jìn)行專業(yè)、專題的知識培訓(xùn)，使其不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能，使檔案人員進(jìn)一步提高自身專業(yè)知識水平，更好地適應(yīng)圖書館和社會的需要；可以借鑒和學(xué)習(xí)國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及國內(nèi)外大型圖書館管理檔案的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，向本單位檔案人員傳授或者安排他們外出學(xué)習(xí)；可以進(jìn)行雙向互動培訓(xùn)，即對內(nèi)部檔案人員進(jìn)行現(xiàn)代檔案管理必備的知識的培訓(xùn)，尤其是外語和計(jì)算機(jī)管理知識，對本單位的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才進(jìn)行檔案專業(yè)知識的繼續(xù)教育，幫助他們掌握檔案管理的基本理論和管理技術(shù)，使其已具備的計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠與檔案專業(yè)知識有機(jī)結(jié)合，加快檔案信息化的進(jìn)程，使現(xiàn)代信息技術(shù)更好地為檔案工作服務(wù)。不僅如此，學(xué)習(xí)好計(jì)算機(jī)技術(shù)，能及時有效的處理計(jì)算機(jī)中毒、檔案信息系統(tǒng)損壞等問題，也間接為公共圖書館電子檔案安全性和問題發(fā)揮巨大作用。

4）積極引進(jìn)檔案人才。對于檔案人員的錄用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格把關(guān)，廣開選人渠道，招攬優(yōu)秀的檔案人才。

3結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，人類社會進(jìn)入新時期，檔案工作內(nèi)容日趨復(fù)雜，從內(nèi)容到方法上都發(fā)生了很大變化，公共圖書館檔案部門應(yīng)積極配合其他部門的工作，結(jié)合實(shí)際，積極主動地為圖書館服務(wù)。要加強(qiáng)單位內(nèi)外檔案、資料的收集、開發(fā)、利用工作，準(zhǔn)確把握信息服務(wù)方向，使檔案工作成為公共圖書館各項(xiàng)活動必不可少的支撐。同時，要充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷實(shí)踐和創(chuàng)新，及時交流工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積極開發(fā)檔案信息資源，通過網(wǎng)絡(luò)、電話等各項(xiàng)服務(wù)，為用戶提供所需要的檔案信息，使檔案信息在社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮不可替代的重要作用，促進(jìn)圖書館服務(wù)質(zhì)量和管理水平的提高。

作者：陳瑤 單位：四川省圖書館