檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系

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有效的檔案管理不僅能夠?yàn)楝F(xiàn)代化城市的建設(shè)提供重要的參考信息，還有利于推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在信息技術(shù)不斷進(jìn)步的作用下，我國(guó)的檔案管理制度越來(lái)越完善，同時(shí)管理檔案的工作人員在計(jì)算機(jī)的幫助下工作效率也越來(lái)越高。因此將知識(shí)管理的理念引入檔案管理中，能夠?yàn)闄n案管理今后的發(fā)展注入新的源泉，從而為檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

一、檔案管理的特點(diǎn)

（一）檔案管理過(guò)程的階段性。

我國(guó)的檔案管理可以分為兩個(gè)階段——檔案室階段和檔案館階段。不同階段的檔案具有不同的意義，且檔案的管理對(duì)象也不同。在檔案室階段的作用主要是為單位在日常使用中提供參考，體現(xiàn)了一種過(guò)渡性質(zhì)；在檔案館階段的作用是增加了社會(huì)價(jià)值，需要永久保存。

（二）檔案管理的依附性。

檔案是由其形成者在活動(dòng)過(guò)程中所整理出來(lái)的，反映了形成者的全部特點(diǎn)及其思想觀念，同時(shí)也涵蓋了與形成者利益相關(guān)的數(shù)據(jù)和事實(shí)。檔案對(duì)形成者的依附性阻礙了檔案管理的活動(dòng)范圍，因?yàn)樗鼰o(wú)法像圖書(shū)資料那樣傳播或交流。

二、知識(shí)管理的特點(diǎn)

（一）知識(shí)管理是信息時(shí)代的產(chǎn)物。

人類的社會(huì)經(jīng)濟(jì)形態(tài)經(jīng)歷了兩個(gè)階段，一個(gè)是農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)向工業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的階段，一個(gè)是工業(yè)經(jīng)濟(jì)向信息經(jīng)濟(jì)發(fā)展的階段。隨著信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，接收的信息越來(lái)越多，形成了信息煙霧，最終導(dǎo)致人們慢慢迷失在煙霧中。為了解決信息量過(guò)大所造成的管理和決策的低效率，人們逐漸意識(shí)到對(duì)信息流的管理不能單純地依靠對(duì)“信息流”的控制和管理上，而應(yīng)當(dāng)將信息載體、信息系統(tǒng)以及各種信息網(wǎng)絡(luò)納入知識(shí)管理體系，從而有效地選出對(duì)社會(huì)有用的信息。

（二）知識(shí)管理的超越性。

不可否認(rèn)，知識(shí)管理是信息資源管理的延伸和拓展。由于時(shí)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和應(yīng)用管理的需要，知識(shí)管理從信息資源管理中脫穎而出，逐步成為一個(gè)新的管理領(lǐng)域。知識(shí)管理不僅包含了信息管理和信息技術(shù)，更重要的是以知識(shí)管理為前提，巧妙地將知識(shí)管理和人的管理融為一體，強(qiáng)調(diào)以人為本，特別注重對(duì)人的智力開(kāi)發(fā)，挖掘人類的潛能，并激發(fā)人類的創(chuàng)造力。

三、檔案管理和知識(shí)管理的相同之處

檔案管理的工作在于多社會(huì)各層的信息進(jìn)行收集、歸納和總結(jié)，包括學(xué)術(shù)信息、政府信息、媒體信息等等。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，通過(guò)觀察和溝通可以了解企業(yè)員工的工作特點(diǎn)和行為方面的隱性信息，通過(guò)媒體信息可以了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的隱性信息。所以，檔案管理信息有利于企業(yè)提高自身的競(jìng)爭(zhēng)能力，幫助企業(yè)搶占市場(chǎng)，提高市場(chǎng)份額。知識(shí)管理是在隱性知識(shí)和顯性知識(shí)的基礎(chǔ)上，達(dá)到共享或者共同發(fā)展的目的。知識(shí)管理的觀念是把知識(shí)作為重要的信息資源，不僅強(qiáng)調(diào)主觀能動(dòng)性，還強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新思維，這點(diǎn)與檔案管理比較類似。知識(shí)管理可以感知市場(chǎng)變化情況，了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的隱性信息，獲取信息后整理歸類。雖然檔案管理的時(shí)間早于知識(shí)管理，但是在檔案管理中處處體現(xiàn)了知識(shí)管理的特征，兩者相輔相成，促進(jìn)了企業(yè)的良性競(jìng)爭(zhēng)。信息知識(shí)是檔案管理和信息管理共同的研究對(duì)象，檔案管理主要針對(duì)的管理目標(biāo)是企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手和市場(chǎng)信息，經(jīng)過(guò)工作人員的加工處理后，這些資源信息具有更高的使用價(jià)值。檔案管理和知識(shí)管理都能夠提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，兩者相互作用不僅可以減輕檔案管理人員的工作量，而且還大大提高了檔案管理工作的效率。檔案管理和知識(shí)管理的有效結(jié)合將管理人員從信息的海洋中解救了出來(lái)，此外，也促進(jìn)了彼此的共同發(fā)展。

四、檔案管理和知識(shí)管理具有良性互動(dòng)作用

檔案管理和知識(shí)管理相互作用，相互影響，彼此間互相借鑒管理中的經(jīng)驗(yàn)和方法，制定出具有可持續(xù)發(fā)展的管理戰(zhàn)略，使檔案管理的工作由物質(zhì)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)向知識(shí)經(jīng)濟(jì)，從而推動(dòng)了檔案管理和知識(shí)管理的進(jìn)一步發(fā)展。此外，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作顯得尤為重要，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的需要，必須在原有的基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)和創(chuàng)新。知識(shí)管理從字面上理解就是運(yùn)用知識(shí)進(jìn)行管理。檔案中包含了經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)研究以及生產(chǎn)建設(shè)方面的實(shí)踐知識(shí)，具有直接或間接的參考價(jià)值，此外，它還為經(jīng)營(yíng)決策這提供了可靠的現(xiàn)實(shí)依據(jù)。但是，如果檔案中積累的知識(shí)沒(méi)有被管理者開(kāi)發(fā)利用，那么其價(jià)值就沒(méi)有真正發(fā)揮作用，只能說(shuō)明是潛在價(jià)值，而不是現(xiàn)實(shí)的。

五、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理同知識(shí)管理相輔相成，相互作用，檔案管理的產(chǎn)生時(shí)期比知識(shí)管理要早，但是檔案管理中卻包含了大量的知識(shí)管理理念。檔案管理和知識(shí)管理同時(shí)把信息資源作為重點(diǎn)研究對(duì)象，有利于提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。由于科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的模式也要跟上時(shí)代的步伐，不斷改進(jìn)創(chuàng)新，將知識(shí)創(chuàng)新理念合理地運(yùn)用到檔案管理中，使檔案管理工作逐步完善，從而使檔案管理能夠發(fā)揮更大的效用。

作者：郭秀鳳 單位：撫松縣商務(wù)和糧食局