高職院校電子檔案歸檔管理研究

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摘要：隨著信息化時(shí)代的到來，高職院校對(duì)校內(nèi)電子檔案管理工作提出了較高的要求，加強(qiáng)信息化檔案歸檔管理，成為相關(guān)管理人員的首要工作。學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)當(dāng)前電子檔案管理工作信息技術(shù)的了解，并在相關(guān)建設(shè)中秉承嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，引導(dǎo)工作高效有序地完成。本文簡單敘述了高職院校電子檔案信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀，提出幾項(xiàng)高職院校電子檔案歸檔管理的優(yōu)化策略，從而為關(guān)注這一話題的人們提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；高職院校；電子檔案；歸檔管理

信息技術(shù)的普及引領(lǐng)信息化時(shí)代的來臨，高職院校的電子檔案管理中存在對(duì)當(dāng)前多項(xiàng)信息技術(shù)的應(yīng)用，相關(guān)管理人員應(yīng)迎合時(shí)展需求，開拓眼界，提升創(chuàng)新意識(shí)，優(yōu)先展開對(duì)當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行分析，進(jìn)而形成相關(guān)概念，加強(qiáng)歸檔工作力度的強(qiáng)化，最終實(shí)現(xiàn)高職院校電子檔案高效管理的目標(biāo)。因此，本文對(duì)信息化時(shí)代高職院校電子檔案的歸檔管理進(jìn)行研究，具有重要的意義。

一、高職院校電子檔案信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀

當(dāng)前我國高職院校電子檔案信息化建設(shè)初期已實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及數(shù)字化轉(zhuǎn)化設(shè)備的投入，但當(dāng)前的整體發(fā)展中，仍存在諸多值得注意的要點(diǎn)，其具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，當(dāng)前基礎(chǔ)設(shè)備數(shù)量不足，部分管理手段有待更新。盡管已實(shí)行了信息化建設(shè)，但當(dāng)前多數(shù)高職院校的檔案仍以紙質(zhì)存儲(chǔ)為主。其中部分高職院校引進(jìn)設(shè)備較少，且僅在信息化建設(shè)初期對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行了應(yīng)用，后期僅僅將此類設(shè)備停放在原位。經(jīng)長期擱置，設(shè)施及其內(nèi)部應(yīng)用軟件已相對(duì)老舊，難以或無法支持當(dāng)前的管理中的信息檢索和錄入。在此種境況下，多數(shù)借閱和編存工作仍由人工完成，此種管理手段涉及工作繁重，且大量消耗人力物力，這種結(jié)果體現(xiàn)了部分高職院校信息化檔案管理建設(shè)工作未徹底落實(shí)的困境。第二，當(dāng)前信息技術(shù)人員不足。信息技術(shù)往往具有極大的先驅(qū)性，其內(nèi)容構(gòu)成較新，在檔案管理建設(shè)工作中，往往會(huì)在計(jì)劃初期選用最新的設(shè)備，并保持其中應(yīng)用系統(tǒng)的不斷更新。此類景況導(dǎo)致檔案管理工作人員不僅要具備較高的檔案管理技術(shù)，還要對(duì)信息技術(shù)擁有一定的掌握，復(fù)合型技術(shù)人才本身難以獲取，且當(dāng)前高職院校的檔案管理中，或存在兼職人員進(jìn)行管理工作的現(xiàn)象，這些現(xiàn)狀均限制了高職電子檔案建設(shè)發(fā)展的步伐。第三，思想觀念陳舊，缺乏管理制度。當(dāng)前部分高職院校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員或仍秉承較為落后的思想觀念，缺乏對(duì)信息化方案必要的認(rèn)知，進(jìn)而導(dǎo)致此類建設(shè)工作未曾“走心”。其行事方式或照搬他校，或交予設(shè)備技術(shù)人員全權(quán)處理。另外，其建設(shè)目的是更新當(dāng)前電子檔案的管理及應(yīng)用模式，在投入使用時(shí)，因各方人員均缺乏相關(guān)意識(shí)，缺乏管理制度的約束，進(jìn)而導(dǎo)致其工作執(zhí)行相對(duì)隨意，為后期電子檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用埋下各種隱患。第四，電子檔案管理模式的特點(diǎn)。文件有一定的概率是不可讀的，由于電子管理模式，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這些技術(shù)將受到環(huán)境的影響，從而導(dǎo)致文件不可讀現(xiàn)象出現(xiàn)，并可能導(dǎo)致某些數(shù)據(jù)丟失并影響文件的整體管理。而且，在重視程度的問題上，管理者很少關(guān)注電子化的模式，而是將其視為數(shù)據(jù)和文檔的副本，并且他們?nèi)匀桓雨P(guān)注紙質(zhì)文檔。在這種意識(shí)的指導(dǎo)下，管理人員沒有進(jìn)行電子文件的打印和復(fù)制，導(dǎo)致一些重要文件的丟失，影響整體管理。還有便是安全相關(guān)問題，在人們逐漸強(qiáng)化電腦操作技術(shù)的今天，黑客的人數(shù)也成幾何數(shù)量增長，那么電子檔案中的一些重要文件就會(huì)面臨被復(fù)制或者被盜用的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于這樣的行為，中國也采取了強(qiáng)有力的措施來控制它，但這種現(xiàn)象仍然存在，所以電子檔案歸檔依然有著一定的安全問題。

二、現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展下高校檔案管理需求

1.學(xué)生檔案數(shù)據(jù)需求高校在學(xué)生檔案管理過程中，可以為其他部門提供必要的管理資料。然而，在學(xué)生個(gè)人信息和學(xué)生數(shù)量快速增長的過程中，學(xué)生檔案的數(shù)量也有一定程度的增加。以往檔案統(tǒng)計(jì)過程中采用的局部抽樣和靜態(tài)抽樣已難以滿足現(xiàn)代工作的需要，高校學(xué)生管理所需的數(shù)據(jù)對(duì)動(dòng)態(tài)性和綜合性有了更高的要求。這類數(shù)據(jù)通常類型繁多，數(shù)量龐大，同時(shí)具有較強(qiáng)的有效性和可預(yù)測(cè)性?；诖?，相關(guān)人員在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)過程中需要保證其全面性和動(dòng)態(tài)性，必須在全校范圍內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)的合理建設(shè)，確保信息用戶的需求能夠得到最大程度的滿足。高校管理人員對(duì)學(xué)生的現(xiàn)狀有了更清晰的了解，在制定管理策略的過程中也有了更好的了解，為全面的數(shù)據(jù)參考提供了依據(jù)。

2.檔案信息處理需求為了進(jìn)一步保障檔案信息的安全，信息使用者在獲取檔案信息的過程中需要花費(fèi)很長的時(shí)間，相關(guān)程序也非常復(fù)雜。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息用戶在應(yīng)用相關(guān)信息時(shí)對(duì)信息的有效性提出了更高的要求，同時(shí)也需要進(jìn)一步簡化獲取信息庫的過程。雖然高校檔案管理人員在具體工作中逐步開始實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，但在系統(tǒng)化的信息管理過程中還存在一些不足。信息用戶在獲取相關(guān)文件信息時(shí)，對(duì)處理速度提出了更高的要求。高校檔案管理人員需要進(jìn)行合理的改進(jìn)，使之最大限度地滿足高校工作的需要，進(jìn)而通過博弈促進(jìn)高校建設(shè)。

三、電子檔案管理中存在的問題

電子檔案管理工作在檔案管理的應(yīng)用中越來越多，對(duì)于檔案管理有極大的推動(dòng)作用，在長時(shí)間的運(yùn)用過程中也發(fā)現(xiàn)了電子檔案管理存在一些問題，對(duì)于檔案管理工作也產(chǎn)生了不好的影響，主要是體現(xiàn)在四個(gè)方面：

1.電子檔案管理數(shù)據(jù)不足電子檔案管理依托大數(shù)據(jù)平臺(tái)，能夠?qū)n案信息進(jìn)行存儲(chǔ)和綜合分析，在安全狀態(tài)下的電子檔案能夠做到永久存儲(chǔ)不會(huì)受到自然環(huán)境的影響，數(shù)據(jù)的增加和完善有利于相關(guān)行業(yè)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析從而得到更加準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)結(jié)果。但是當(dāng)前的數(shù)據(jù)檔案管理隨著硬件和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，硬件丟失的情況屢見不鮮，互聯(lián)網(wǎng)病毒和黑客盜取數(shù)據(jù)帶來的安全問題也非常嚴(yán)峻，這對(duì)于檔案管理最重要的存儲(chǔ)功能來說是非常不利的，因?yàn)閿?shù)據(jù)都是電子的，一旦丟失或損壞可能就無法找回，并且電子檔案的丟失和損壞一定是范圍巨大的，這對(duì)于數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)需要更加高水平的要求。

2.電子檔案管理人員的綜合能力有待加強(qiáng)在現(xiàn)階段的電子檔案管理中，一些管理者受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，信息化檔案管理能力和計(jì)算機(jī)設(shè)備操作能力不足，致使現(xiàn)階段電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量難以發(fā)揮，給檔案管理現(xiàn)代化帶來了不利影響。

3.電子檔案管理中的安全保護(hù)機(jī)制有待完善電子檔案管理作為依托現(xiàn)代電子信息技術(shù)的新型檔案管理模式，極大地提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，使檔案管理功能更加完善，但同時(shí)也面臨著互聯(lián)網(wǎng)信息安全問題的威脅，因此，實(shí)施安全保護(hù)機(jī)制具有重要意義。目前，在電子檔案的管理中，安全保護(hù)機(jī)制的建設(shè)仍有待完善，這使得電子數(shù)據(jù)文件面臨信息泄露的威脅，為行業(yè)的發(fā)展埋下了隱患。

四、高職院校電子檔案歸檔管理的優(yōu)化策略

1.執(zhí)行信息化檔案歸檔管理體系的建設(shè)高職院校優(yōu)化電子方案管理信息化的首要任務(wù)，即為加強(qiáng)相關(guān)體系的建設(shè)。電子檔案管理作為依托于現(xiàn)代電子信息技術(shù)的新型檔案管理模式，雖然大幅提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使檔案管理功能更加完善，但與此同時(shí)，也面臨互聯(lián)網(wǎng)信息安全問題的威脅，因此落實(shí)安全防護(hù)機(jī)制有著重要意義。而現(xiàn)階段的電子檔案管理中，安全防護(hù)機(jī)制的建設(shè)還有待完善，使電子數(shù)據(jù)檔案面臨著信息泄漏的威脅，給行業(yè)發(fā)展埋下了安全隱患。在硬件設(shè)備的引進(jìn)和應(yīng)用方面，應(yīng)從網(wǎng)絡(luò)、通訊和基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)三個(gè)角度進(jìn)行考量，時(shí)下最新的云存儲(chǔ)和無網(wǎng)絡(luò)文件傳輸亦可應(yīng)用在電子檔案管理工作中。多項(xiàng)信息技術(shù)的應(yīng)用均為有效管理和信息共享所服務(wù)，管理人員應(yīng)做好其中各項(xiàng)應(yīng)用的調(diào)配，進(jìn)以實(shí)現(xiàn)信息化歸檔管理的高效應(yīng)用。在管理信息數(shù)據(jù)化方面，應(yīng)引導(dǎo)管理人員對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行匯總整理，通過掃描和圖文轉(zhuǎn)換技術(shù)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容快捷高效地錄入管理系統(tǒng)中，并在文件編碼的制定上加以重視，應(yīng)使管理者及借閱者一目了然。在管理實(shí)行方面，管理人員應(yīng)啟用指紋登錄系統(tǒng)，避免管理人員以外的人通過各種方式任意登入管理系統(tǒng)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改或破壞。檔案管理小組應(yīng)自行挑選工作監(jiān)察人員，在每日固定時(shí)間對(duì)數(shù)據(jù)錄入內(nèi)容進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)錄入錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系管理人員進(jìn)行糾正。后期逐步形成信息化檔案管理規(guī)律后，管理人員在接收電子檔案上交的過程中，應(yīng)勒令各方人員按時(shí)進(jìn)行上交工作，文件內(nèi)容可包含圖片、文字、視頻，但需保證文件格式統(tǒng)一。此類建設(shè)工作需要較長的周期運(yùn)行，檔案管理人員應(yīng)秉承持之以恒的態(tài)度，在信息化建設(shè)推進(jìn)的過程中，實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作中第一道及最后一道優(yōu)質(zhì)執(zhí)行的模范帶頭作用。采用科學(xué)管理電子模式。電子模式可能會(huì)導(dǎo)致文件因系統(tǒng)升級(jí)或環(huán)境變化而無法讀取。為了解決這個(gè)問題，有必要科學(xué)地管理電子檔案運(yùn)作模式。首先，在電子模式中，鼓勵(lì)著錄存儲(chǔ)文件的方式，以確保文件的可讀性;其次，管理人員需要注意這樣一個(gè)事實(shí)，即如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)，則需要打印、復(fù)制和其他相關(guān)文件、數(shù)據(jù)等，這么做是防止重要數(shù)據(jù)的損壞或者丟失對(duì)以后的工作產(chǎn)生不利影響。高校同時(shí)還需要找軟件企業(yè)合作，利用更好的軟件，保障防火墻的有效性和防御力，提高電子檔案的安全性。相關(guān)管理人員也應(yīng)該自己開展工作，統(tǒng)一管理電子信息，避免信息混亂。此外還需要重視電子檔案的安全性，從技術(shù)上徹底提高安全等級(jí)，消除以上可能出現(xiàn)的問題。最后，高校需要建立并且完善電子檔案歸檔的各種操作規(guī)范和制度，各部門還應(yīng)相互協(xié)調(diào)和監(jiān)督。與此同時(shí)，高校還應(yīng)實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，并通過獎(jiǎng)懲來增加員工對(duì)檔案的重視程度。

2.加強(qiáng)信息化檔案管理人才的培養(yǎng)檔案管理中新式信息技術(shù)的應(yīng)用提高了對(duì)管理人員技術(shù)水平要求，同樣將管理人員從傳統(tǒng)的“keeper”身份有效提升至“administrator”。因此，管理人員應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)的培養(yǎng)。當(dāng)前檔案信息的圖文轉(zhuǎn)換應(yīng)用較為普及，管理人員應(yīng)在培訓(xùn)過程中加強(qiáng)對(duì)此類技術(shù)的掌控。圖文轉(zhuǎn)換應(yīng)用中，可通過掃描和拍攝兩種方式進(jìn)行紙質(zhì)檔案的圖片錄入，在文字識(shí)別系統(tǒng)中，現(xiàn)擁有多項(xiàng)企業(yè)的相關(guān)應(yīng)用技術(shù)，但大多數(shù)需聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行應(yīng)用，管理人員應(yīng)進(jìn)行多方比較，選用效果最佳的轉(zhuǎn)換軟件。在轉(zhuǎn)過后，管理人員應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)娜斯ずY查，避免掃描失誤導(dǎo)致的漏字、錯(cuò)字出現(xiàn)。在培訓(xùn)期間，管理人員不僅應(yīng)加強(qiáng)自身相關(guān)軟件的應(yīng)用能力，更要掌握其維護(hù)能力，當(dāng)管理應(yīng)用中出現(xiàn)較小的應(yīng)用故障時(shí)，管理人員可自行解決，進(jìn)而有效縮短軟件維護(hù)帶來時(shí)間消耗。電子檔案管理工作開展中，決定其工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)因素就是電子檔案管理人員的綜合能力，包括了計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、信息化辦公能力等等。而在現(xiàn)階段的電子檔案管理工作中，部分管理人員受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，其信息化檔案管理能力以及計(jì)算機(jī)設(shè)備的操作能力都有所不足，這就造成了現(xiàn)階段電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量難以發(fā)揮，給檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展帶來了不利影響。

3.保證重要紙質(zhì)檔案的安全保存電子檔案歸檔相對(duì)條理清晰，應(yīng)用便捷，但部分重要的紙質(zhì)檔案僅原件能代表其價(jià)值，因此除大范圍的數(shù)據(jù)錄入外，管理人員亦應(yīng)注重此類紙質(zhì)檔案的安全保存。從過往經(jīng)驗(yàn)來看，原件保存類的紙質(zhì)檔案數(shù)量較少，且分類較為明晰，可優(yōu)先進(jìn)行文件夾歸類處理。期間應(yīng)注意時(shí)間順序，并在保存原件的塑封袋中貼上標(biāo)簽，而后將此類匯總文件夾進(jìn)行特殊編碼標(biāo)記，整體密封，封裝至箱，帶至檔案室。后期管理人員可將此類原件重要檔案單獨(dú)建庫，進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。此類信息的借閱尤需注意，需借閱人提前在網(wǎng)絡(luò)申請(qǐng)，并攜帶個(gè)人證件進(jìn)行實(shí)體登記。4.選用合理、科學(xué)的檔案信息化軟件市場上的檔案管理軟件是多種多樣的，不少地方并沒有做到有規(guī)范性地開發(fā)檔案軟件系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理軟件缺乏通用性和實(shí)用性。以核工業(yè)集團(tuán)為例，由于硬件和檔案規(guī)范化的分類編碼都各不相同的原因，檔案的管理系統(tǒng)有些設(shè)備可以正常運(yùn)行，但有些設(shè)備無法安裝，這大大制約著檔案信息化的步伐?？梢钥闯?，檔案管理信息化建設(shè)需要有相應(yīng)的檔案文件管理軟件來實(shí)現(xiàn)檔案文件的自動(dòng)管理?？煞磸?fù)使用的檔案數(shù)據(jù)只需要進(jìn)行單次錄入，其數(shù)據(jù)信息可以在文件部門內(nèi)部共享。檔案錄入后，軟件可以打印各種目錄以及生成報(bào)告，通過模糊查詢、組合查詢或分類查詢，從檔案中檢索所需的文件信息，文件借閱工作更加方便準(zhǔn)確。

五、結(jié)論

總的來說，實(shí)現(xiàn)高職院校的電子檔案信息化的有效管理，是對(duì)本校信息資源的高效利用，學(xué)校應(yīng)提升對(duì)此類工作的關(guān)注，在當(dāng)前信息化時(shí)代全面實(shí)行高效的歸檔管理。信息化的管理系統(tǒng)對(duì)檔案管理工作提供了莫大的便利，但是也帶來一些新的問題，如安全問題等。有的甚至?xí)?duì)電子檔案的進(jìn)一步發(fā)展產(chǎn)生很大的阻礙，正因如此，高校應(yīng)當(dāng)積極地迎接挑戰(zhàn)，采取相對(duì)應(yīng)的措施和政策，突破瓶頸，解決面臨的問題或者未來會(huì)出現(xiàn)的問題，不斷完善電子檔案歸檔工作，提高檔案信息化建設(shè)水平，保證電子檔案管理的健康發(fā)展！管理人員可通過執(zhí)行信息化檔案歸檔管理體系的建設(shè)，加強(qiáng)信息化檔案管理人才的培養(yǎng)，保證重要紙質(zhì)檔案的安全保存等優(yōu)化措施有效提升高職院校檔案歸檔管理水平，進(jìn)而在日后的信息應(yīng)用中實(shí)現(xiàn)便捷操作及高效應(yīng)用。

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作者：李軍 單位：陜西能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室