醫(yī)院管理制度下的人事檔案精細(xì)化管理

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摘要：現(xiàn)代化醫(yī)院管理制度是中國特色基本醫(yī)療衛(wèi)生制度的重要組成部分，建立權(quán)責(zé)清晰、管理科學(xué)、治理完善、運(yùn)行高效的現(xiàn)代化醫(yī)院管理制度，推動(dòng)醫(yī)院管理規(guī)范化、精細(xì)化和科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院治理能力和管理體系的現(xiàn)代化。精細(xì)化管理人事檔案為支撐現(xiàn)代醫(yī)院管理中人力資源管理和人才培養(yǎng)培訓(xùn)管理制度提供了有效保障。本文主要探究現(xiàn)代醫(yī)院管理制度下如何精細(xì)化管理醫(yī)院人事檔案。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代醫(yī)院管理；人事檔案；精細(xì)化管理

人事檔案能全面客觀的反映每一位職工的綜合信息，是干部職工個(gè)人工作、思想、作風(fēng)、素質(zhì)上的真實(shí)寫照。力求人事檔案工作收集全面、整理精細(xì)、管理嚴(yán)格，意義重大。現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展必須要由傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)向信息化管理發(fā)展，圍繞著精細(xì)化整理這條主線，以信息技術(shù)手段為載體對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行精細(xì)化管理，減少人力管理成本，從而改變傳統(tǒng)管理困難的弊端，提高醫(yī)院管理工作效率。

一、醫(yī)院人事檔案管理精細(xì)化管理的意義和作用

人力資源是醫(yī)院的核心競(jìng)爭力之一，隨著城市公立醫(yī)院尤其是三甲醫(yī)院的深化，各類醫(yī)護(hù)人員數(shù)量快速增長，醫(yī)院人事檔案的數(shù)量也迅速增加。安全規(guī)范地做好醫(yī)院人事檔案在醫(yī)院發(fā)展中就顯得尤為重要。精細(xì)化管理是管理過程中的重要步驟，它主要通過專業(yè)化系統(tǒng)化的管理方法，借助現(xiàn)代信息技術(shù)完善管理制度，創(chuàng)新管理辦法，改進(jìn)管理模式，提高管理工作效率，減少管理中存在的漏洞和問題。精細(xì)化管理的主要作用有：一是橋梁作用，精細(xì)化管理可以為醫(yī)院精準(zhǔn)的提供人才各類信息，全面掌握每個(gè)員工的情況，同時(shí)，精細(xì)化管理也能夠促進(jìn)員工對(duì)醫(yī)院信任，使員工工作積極性被有效激發(fā)，從而提高員工服務(wù)質(zhì)量。二是決策考核作用，精細(xì)化管理可將員工業(yè)務(wù)能力真實(shí)反應(yīng)出來，為員工實(shí)現(xiàn)個(gè)人發(fā)展與職稱評(píng)定、晉升提供重要參考依據(jù)；第三，風(fēng)向標(biāo)作用，有利于醫(yī)院掌握人才結(jié)構(gòu)的配比情況，幫助醫(yī)院管理者不斷優(yōu)化人力資源。

二、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的主要問題

（一）醫(yī)院人事檔案的歸檔管理落后醫(yī)院屬于知識(shí)密集型單位，依照有關(guān)干部人事檔案工作的歸檔要求，主要有十類，不論是哪一類，需要?dú)w檔的信息都比較多，而對(duì)于人事檔案的信息收集與歸檔問題一定要更加的全面且完善，這樣才能夠?qū)⑨t(yī)院的醫(yī)務(wù)人員基本信息如學(xué)歷、技能、業(yè)務(wù)能力、進(jìn)修等各方面全面真實(shí)記載下來。而保存所有工作人員的詳細(xì)信息的人事檔案，信息量是非常大的。再加上，目前相當(dāng)大一部分醫(yī)院人事檔案歸檔管理方面的工作細(xì)則還不夠完善，很多醫(yī)務(wù)人員的重要信息甚至都沒有歸入到檔案中，這也是目前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題。這導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案管理難于管理所以，傳統(tǒng)的醫(yī)院管理制度已經(jīng)不適合現(xiàn)在的醫(yī)院。而在現(xiàn)代化醫(yī)院管理制度要求下，通過引進(jìn)信息技術(shù)加強(qiáng)精細(xì)化管理，可以幫助管理者及時(shí)有效的發(fā)現(xiàn)管理中存在的細(xì)小問題，從而盡快將其解決。

（二）醫(yī)院人事檔案的開發(fā)利用低傳統(tǒng)的觀念認(rèn)為，醫(yī)院主要工作重心是以提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)患關(guān)系和諧為目標(biāo)，對(duì)于人事檔案的管理并沒有一個(gè)正確認(rèn)識(shí)。有關(guān)調(diào)查顯示，人事檔案工作的具體內(nèi)容，僅有不到百分之十五的醫(yī)務(wù)人員了解，而大部分員工覺得在醫(yī)院設(shè)置人事檔案管理這個(gè)部門對(duì)其沒有任何感覺?，F(xiàn)國內(nèi)醫(yī)院的人事檔案管理，在一二線城市中信息化應(yīng)用已經(jīng)得到普及，但是仍舊有很多醫(yī)院在人事檔案仍就以傳統(tǒng)模式開展，統(tǒng)計(jì)查找耗費(fèi)了工作人員很大的精力，信息化管理有待提升。

（三）醫(yī)院人事檔案專業(yè)人才不足醫(yī)院人事檔案需要從事該項(xiàng)工作的管理者必須擁有一定程度的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)還要具備較高水平的政治素養(yǎng)。但是目前我國的醫(yī)院中，從事人事檔案方面工作的人員大多都不是專業(yè)性人才。很多工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，也沒有一個(gè)較強(qiáng)的現(xiàn)代化信息技術(shù)水平。很多醫(yī)院的人事檔案管理人員多是負(fù)責(zé)行政的員工，往往都身兼多職，醫(yī)院也一直沒有為人事檔案配備專門的工作人員。另外，人事檔案管理相關(guān)的工作通常會(huì)讓步于醫(yī)院其他部門的工作，所以醫(yī)院本身對(duì)人事檔案工作的重視度也不夠，對(duì)人事檔案的投入與花費(fèi)也并不是很多，管理上更為寬泛。

三、在現(xiàn)代醫(yī)院的管理制度下實(shí)行人事檔案精細(xì)化管理的策略

（一）建立健全醫(yī)院人事檔案管理工作長效機(jī)制建立健全人事檔案管理工作長效機(jī)制是提高認(rèn)識(shí)檔案管理工作效率的基本保障，醫(yī)院需制定各類明確的人事檔案管理制度，合理安排與協(xié)調(diào)醫(yī)院人事檔案管理工作，使得醫(yī)院人事檔案管理工作能在各項(xiàng)制度的指引與約束下高效進(jìn)行。同時(shí)做好醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理，將人事檔案管理工作量化、目標(biāo)化及具體化，明確相關(guān)責(zé)任，使得相關(guān)檔案管理人員能對(duì)自身工作開展的內(nèi)容與責(zé)任更為清晰。可將醫(yī)院人事管理工作進(jìn)行目標(biāo)化管理，依據(jù)醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展做好相應(yīng)規(guī)劃，確定人事檔案管理目標(biāo)，并將目標(biāo)進(jìn)行分解細(xì)化，分解為每個(gè)階段的階段性目標(biāo)，讓每一階段的醫(yī)院人事檔案管理工作的開展有目標(biāo)可依，使得醫(yī)院人事檔案管理工作開展與醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)相契合。在干部檔案管理上力求嚴(yán)字當(dāng)頭，認(rèn)真貫徹落實(shí)中央《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)規(guī)定，制定和完善人事檔案規(guī)章制度，制定具體的人事檔案管理流程，增強(qiáng)管理者的責(zé)任心和使命感。對(duì)檔案材料收集、鑒別和歸檔，檢查、核對(duì)和保管，轉(zhuǎn)遞借閱和查閱，以及管理人員的職責(zé)和保密等工作要作出具體規(guī)定，對(duì)轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出的檔案嚴(yán)格把控，日常管理工作堅(jiān)持嚴(yán)守紀(jì)律、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的原則，強(qiáng)化規(guī)矩意識(shí)，切實(shí)做到依法依規(guī)、轉(zhuǎn)借規(guī)范。制作查閱轉(zhuǎn)借審批表，嚴(yán)格按照程序和要求審核，對(duì)查閱檔案進(jìn)行嚴(yán)格審批，履行好系列手續(xù)，避免干部人事檔案的丟失。

（二）創(chuàng)建并完善醫(yī)院的人事檔案管理系統(tǒng)傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理制度在信息化時(shí)代背景下已不相適應(yīng)，要結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展背景對(duì)現(xiàn)代人事檔案制度的更新完善，大力推進(jìn)信息化工作模式。通過數(shù)字信息化手段建立起的人事檔案管理系統(tǒng)，集中人事信息資源，并依據(jù)不同信息建立起不同查找辦法，對(duì)人事檔案進(jìn)行全面數(shù)字化信息技術(shù)管理監(jiān)控，使人事檔案轉(zhuǎn)向精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于醫(yī)院內(nèi)部每一個(gè)科室的需求都會(huì)有所不同，所以，要求系統(tǒng)能夠從各方面分析出數(shù)據(jù)信息并將其輸出，而且人才關(guān)鍵指標(biāo)也應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)中有特定的設(shè)置，這樣可以通過特定指標(biāo)快速檢索出高素質(zhì)額優(yōu)秀人才，從而提高醫(yī)院各個(gè)部門之間數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和有效性，也讓信息獲取更加完整。同時(shí)要考慮數(shù)據(jù)庫的保密性和安全性。在醫(yī)院，醫(yī)務(wù)人員的人事信息都存在于人事檔案中，這些都是醫(yī)務(wù)人員的個(gè)人隱私，在對(duì)醫(yī)院的人事檔案系統(tǒng)進(jìn)行精細(xì)化的管理時(shí)，一定要保證創(chuàng)建的系統(tǒng)擁有較為完善的防護(hù)性，只有安全性較強(qiáng)的系統(tǒng)才能夠使人事檔案管理穩(wěn)定的運(yùn)行。而且創(chuàng)建人事檔案系統(tǒng)使必須依照規(guī)章制度，一定要在制度的管理下進(jìn)行精細(xì)化的系統(tǒng)建設(shè)。只有這樣才能夠讓醫(yī)院人事檔案管理的內(nèi)部管理員對(duì)信息的保密意識(shí)加強(qiáng)，從而提高內(nèi)部管理的管控效果。另外，醫(yī)院人事檔案部門在創(chuàng)建信息化的管理系統(tǒng)時(shí)，還要考慮信息的安全性。為了防止有不法分子盜取檔案信息或通過黑客技術(shù)竄改檔案信息，還需要為系統(tǒng)設(shè)置防火墻，定期為系統(tǒng)做病毒檢測(cè)，從而提高人事檔案管理得信息安全性。

（三）提高醫(yī)院人事檔案管理人才綜合素質(zhì)人才是任何一個(gè)行業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，有了良好的人才基礎(chǔ)才能談壯大發(fā)展。人才是醫(yī)院發(fā)展的首要資源，配備思想政治素質(zhì)好、工作責(zé)任心強(qiáng)的同志專管人事檔案，通過定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)借鑒外部先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)提高自身綜合素質(zhì)。同時(shí)，積極引進(jìn)優(yōu)秀專業(yè)化的檔案人才，帶動(dòng)醫(yī)院人事檔案工作更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，提高人力資源管理工作的綜合效率和整體能力。并狠抓人事檔案信息化建設(shè)，增強(qiáng)人事檔案信息化意識(shí)，不斷提高人事檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能和工作能力，將工作程序規(guī)范化，促使工作任務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。只有醫(yī)院人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)提升，精細(xì)化的管理中才會(huì)減少細(xì)小問題的發(fā)生，這樣對(duì)于人事檔案管理的質(zhì)量也會(huì)有所保障，同時(shí)檔案人員的工作效率也會(huì)得到提升。另外，充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案在提升高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍中的重要作用，保證檔案管理員的穩(wěn)定性也是一項(xiàng)重要指標(biāo)。同時(shí)，配備穩(wěn)定的專職人事檔案管理員，盡量減少其承擔(dān)或兼任其他業(yè)務(wù)工作，確保人事檔案管理的專職性與連續(xù)性。

四、結(jié)語

通過以上分析可知，精細(xì)化的管理對(duì)于醫(yī)院人事檔案的意義是十分重大的。在現(xiàn)代醫(yī)院管理制度下，人事檔案管理要想進(jìn)行精細(xì)化的管理，首先要了解當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在的問題并提高管理的質(zhì)量和效率；同時(shí)，對(duì)人事檔案進(jìn)行精細(xì)化管理還需要為人事部門創(chuàng)建一個(gè)信息數(shù)據(jù)庫，并對(duì)相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行完善，保證系統(tǒng)的安全防護(hù)性；最后，則是提高該部門人員的綜合素質(zhì)，使精細(xì)化管理落實(shí)到人事檔案管理的每一處，只有這樣才會(huì)讓現(xiàn)代醫(yī)院管理制度中人事檔案管理充分發(fā)揮出它的價(jià)值。

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作者：韋師 單位：廣西河池市人民醫(yī)院