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高校檔案管理技術(shù)研討

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高校檔案管理技術(shù)研討

隨著高等院校的發(fā)展,經(jīng)濟(jì)實(shí)力逐步提高,檔案管理工作也取得了相應(yīng)進(jìn)步。首先,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此給予支持和重視,投入資金,設(shè)立專門機(jī)構(gòu),配備專門人員進(jìn)行管理,添置安保設(shè)備,確保檔案安全。第二對(duì)于檔案的收集、歸納以及管理等一系列問題,學(xué)校遵從《檔案法》制定嚴(yán)格的管理制度,使檔案管理工作走上制度化和規(guī)范化的道路。第三,建立一個(gè)專業(yè)的團(tuán)隊(duì)和一批兼職人員的網(wǎng)絡(luò)管理團(tuán)隊(duì),共同管理每年各部門的檔案等資料,這些資料經(jīng)過收集、整理、立卷等步驟后統(tǒng)一提交學(xué)校中心檔案室,再由中心檔案室集中管理。第四,學(xué)校加強(qiáng)對(duì)廣大教職員工的法制宣傳教育,提高員工的正確檔案意識(shí)。第五,增設(shè)檔案室的硬件設(shè)施,完善管理機(jī)制。提高管理水平。當(dāng)前,從一些部門的管理工作來看,檔案管理仍存在一些問題。檔案管理人員素質(zhì)不高,再加之觀念陳舊,以至于很多硬件設(shè)施如計(jì)算機(jī)等的優(yōu)勢(shì)難以充分發(fā)揮。自然這樣的檔案管理工作也很難滿足目前形勢(shì)發(fā)展的需求。所以,加快現(xiàn)代化的檔案管理步伐是高校的迫切需求。

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化首先必須做到轉(zhuǎn)變觀念,強(qiáng)化意識(shí)

為了跟上當(dāng)今時(shí)代的腳步,更好的適應(yīng)信息高速發(fā)展的需求,檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程要加快。一直以來,在查找檔案方面,受傳統(tǒng)觀念的影響,多采用人工查找的方法。即便是采用了計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備,由于仍處于剛剛起步階段,水平不高,難以使其很好的發(fā)揮作用。因此,查找速度緩慢,效率很低。這么一來,很難滿足當(dāng)今時(shí)代高速發(fā)展的要求。當(dāng)今時(shí)代要求檔案館不僅要成為永久保管檔案資料的基地,還要成為為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的信息中心。為此,作為新時(shí)期的檔案管理工作人員,應(yīng)解放思想、更新觀念,擺脫長期以來傳統(tǒng)思想的束縛,大膽革新,使高校的檔案管理事業(yè)沿著一個(gè)積極良性的方向發(fā)展下去,使其更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。

在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的道路上,計(jì)算機(jī)水平的提高不容忽視

在當(dāng)今社會(huì),計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)逐步進(jìn)入了我們生活的每一個(gè)角落。而在高校的檔案管理工作中,計(jì)算機(jī)應(yīng)用程度的多少直接影響著管理水平的高低。時(shí)展迫切要求高校的檔案工作盡早從繁雜的手工操作中解放出來。在學(xué)校里,圖書檔案、學(xué)籍檔案、人事檔案等眾多繁雜而重要的信息資料需要統(tǒng)一整理成一個(gè)資料庫。這樣,學(xué)校就需要增加資金投入,添置足夠的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備,使高校的檔案管理工作盡早實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。目前,學(xué)校已經(jīng)有了自己的校園網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校的老師們以及各部門工作人員可以根據(jù)校園網(wǎng)輕松地查到自己所需的信息資料,大大提高了工作效率。同時(shí),校園網(wǎng)與全國的教育科研機(jī)構(gòu)相連,并向社會(huì)開放,實(shí)現(xiàn)了資源共享,從而適應(yīng)了現(xiàn)代化發(fā)展要求。

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵就是建立一支高素質(zhì)并且掌握現(xiàn)代檔案的管理技術(shù)的隊(duì)伍

檔案工作是一項(xiàng)政治性,政策性和紀(jì)律性都很強(qiáng)的工作,它要求從業(yè)人員必須具有較高的政治素質(zhì)和政治理論水平,平時(shí)必須認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、思想和鄧小平理論,認(rèn)真學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)同志關(guān)于“三個(gè)代表”的重要思想,同時(shí)要認(rèn)真學(xué)習(xí)好《中結(jié)人民共和國檔案法》并以之作為平時(shí)工作的指導(dǎo)性原則。檔案工作又是一項(xiàng)默默無聞,頗為瑣碎,往往不被人看重的工作,所以檔案工作者一定要樹立不為名、不為利、甘于奉獻(xiàn)的精神,做到敬業(yè)———熱愛檔案工作;愛崗———盡職盡責(zé);嚴(yán)謹(jǐn)———一絲不茍;慎重———遵守檔案紀(jì)律;警惕———嚴(yán)守檔案秘密;這也是《檔案法》和檔案制度對(duì)檔案工作人員提出的職業(yè)要求。要實(shí)施檔案管理的現(xiàn)代化,只有一套齊備的硬件設(shè)施還是不夠的,還要有一批具有現(xiàn)代化管理技術(shù)的高素質(zhì)人才。他們要具有認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ骶?,良好的政治素養(yǎng),敏銳的信息意識(shí),積極的創(chuàng)新精神,還有就是高水平的專業(yè)素質(zhì)。要培養(yǎng)這樣一批高素質(zhì)的檔案管理人才,就需要學(xué)校積極為從事檔案管理工作的人員創(chuàng)造條件,為他們創(chuàng)造機(jī)會(huì)外出參觀學(xué)習(xí)或者進(jìn)修,多參加一些國內(nèi)外的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。在國內(nèi)外的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)中,他們可以及事了解到現(xiàn)今國內(nèi)外的一些科技、經(jīng)濟(jì)、檔案學(xué)技術(shù)等方面的信息,以提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

綜上所述,筆者認(rèn)為,要實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化:第一,應(yīng)該及早認(rèn)識(shí)到高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的緊迫性;第二,要轉(zhuǎn)變觀念,增強(qiáng)意識(shí)是實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化的前提;第三,在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的道路上,計(jì)算機(jī)水平的提高不容忽視;第四,實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵就是建立一支高素質(zhì)并且掌握現(xiàn)代檔案的管理技術(shù)的隊(duì)伍。上面說的這幾項(xiàng)都得到了有效的強(qiáng)化后,現(xiàn)代化的檔案管理才能逐步實(shí)施到位。(本文作者:楊莉、王新喜 單位:長江大學(xué)信息與數(shù)學(xué)學(xué)院)