醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及對策分析

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摘要：在經(jīng)濟的快速發(fā)展下，人們對醫(yī)療保健的需求也越來越高，使國家逐漸加強了對醫(yī)療體制改革的重視度，在此過程中，醫(yī)院管理工作的重要性也被突顯了出來，醫(yī)院各項活動的記錄就是所謂的醫(yī)院檔案，通常會以磁盤、音像、圖表、文件等形式來保存這些記錄，這些資料既是醫(yī)院的知識產(chǎn)權(quán)，也是醫(yī)院的無形財產(chǎn)，對醫(yī)院而言有著至關(guān)重要的意義?；诖?，本文主要闡述了新形勢下檔案管理現(xiàn)代化的重要性，分析了醫(yī)院檔案管理在新形勢下存在的現(xiàn)代化問題，并提出了在新形勢下加強醫(yī)院檔案管理的有效對策，希望能給業(yè)界人士提供一定的參考，從而為我國醫(yī)院檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：新形勢；醫(yī)院檔案管理；對策

一、引言

公共衛(wèi)生系統(tǒng)的關(guān)鍵部分就是醫(yī)院，其檔案管理主要是保存、歸類、整理一些治療手段、疾病的病情狀態(tài)以及藥品使用等相關(guān)資料，檔案管理工作與醫(yī)院其他部門相比，經(jīng)常得不到足夠重視，相對而言較為簡單。但是，有效的檔案管理可以將檔案的作用最大化發(fā)揮出來，提高檔案內(nèi)容的質(zhì)量，對我國疾病防護與醫(yī)療行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展有著不可忽視的現(xiàn)實意義與作用。

二、新形勢下檔案管理現(xiàn)代化的重要性

匯總、整理、收集醫(yī)院檔案資料的過程就是醫(yī)院檔案管理。在醫(yī)院中，檔案資料是最為寶貴的，它涉及諸多內(nèi)容，包括醫(yī)院的整體運作、科研實踐、對患者的臨床服務(wù)等。目前，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)落后，無法滿足社會的發(fā)展需求，亟須進行現(xiàn)代化改革，只有這樣，才能順應(yīng)社會的發(fā)展趨勢，提高檔案管理的整體水平。

三、醫(yī)院檔案管理在新形勢下存在的現(xiàn)代化問題

（一）醫(yī)院檔案管理缺少信息化

由于很多病人的重要信息都記錄在檔案中，查找起來較為費力，即使整理分類過也是一樣。隨著檔案管理模式的不斷進步，檔案的科學(xué)化管理也迫切需要檔案管理進入現(xiàn)代化、信息化時代。因此，應(yīng)在現(xiàn)有檔案管理工作基礎(chǔ)上，充分利用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，對其進行創(chuàng)新，開創(chuàng)出更加人性化、快捷、方便的新管理模式，進而提高檔案管理效率，使該項工作更加輕松。但醫(yī)院檔案管理工作就目前發(fā)展形勢而言，并沒有落到實處，在醫(yī)院檔案管理上，一些信息管理軟件并沒有得到有效開發(fā)與利用，導(dǎo)致工作效率依然緩慢，信息化管理不強。

（二）對檔案管理工作不重視

對于檔案管理的重要性，當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院都沒能引起足夠的重視，由此導(dǎo)致難以有效提高檔案管理工作效率與工作質(zhì)量。特別是在檔案管理收集信息方面，缺乏相關(guān)人員監(jiān)管，多數(shù)醫(yī)院投入的精力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。長期下去，醫(yī)院管理人員認(rèn)為此項工作不需要投入過多時間與精力，只屬于一項整理工作，導(dǎo)致管理工作與檔案收集一直停留在低水平。同時，醫(yī)院忽略了檔案管理，只重視經(jīng)濟效益，最終很可能在一定程度上降低了醫(yī)院的整體工作效率，取得的結(jié)果適得其反。

（三）管理工作人員文化素質(zhì)低

大多數(shù)人的意識里，都認(rèn)為檔案管理工作只是一項普通工作，沒有較強的專業(yè)性和標(biāo)準(zhǔn)性。所以，在選擇工作人員時，認(rèn)為很多人都能夠勝任檔案管理的工作，缺乏對專業(yè)知識的重視。同時，在經(jīng)濟的發(fā)展下，隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷進步與提升，在檔案管理中逐漸應(yīng)用了很多新開發(fā)的軟件。這一方面可以使檔案管理更加高效與規(guī)范化，另一方面也對檔案管理工作人員的要求越來越高。在實際工作中，一些醫(yī)院檔案管理人員的來源主要是由醫(yī)院內(nèi)部其他部門借調(diào)，人員流動性、專業(yè)差異性較大，對檔案管理工作沒能足夠重視，思想認(rèn)識不足，缺乏積極性與熱情。

（四）缺乏健全的醫(yī)院檔案管理工作體制

檔案管理部門管理水平的評價標(biāo)準(zhǔn)，就指的是檔案管理工作的好壞，但現(xiàn)階段仍然有管理及相關(guān)部門分工不明確以及協(xié)調(diào)不一致的現(xiàn)象存在于醫(yī)院的檔案管理工作中，由此導(dǎo)致管理時，經(jīng)常造成資料浪費、內(nèi)容重復(fù)、消耗精力。另外，在各個部門中檔案管理都有各自的一套方法，形式上屬于各部門管各部門的狀態(tài)，這就不僅導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范且較為陳舊，還可能造成查找資料困難、部分內(nèi)容缺失。所以，醫(yī)院應(yīng)制定有效的檔案管理體制，研究制定相應(yīng)的規(guī)章制度，有效改善醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀。

四、在新形勢下加強醫(yī)院檔案管理有效對策

（一）在檔案管理中融入信息化技術(shù)

傳統(tǒng)的檔案管理，由于是紙質(zhì)文檔，記載的信息混亂、內(nèi)容繁雜、數(shù)量眾多等，需要消耗大量的人力、物力、財力來查找這些紙質(zhì)文檔，屬于一項大工程，只有對這些文檔進行整理、挑揀、分類，才能找出有效信息，進行交流，通常最終整理出的文件較厚。但是在科學(xué)技術(shù)水平快速發(fā)展下的當(dāng)今時代，應(yīng)用計算機互聯(lián)網(wǎng)，可以直接在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)信息的共享與交流。而且信息原本就分類好存盤，在查找信息的時候較為輕松，使交流過程在現(xiàn)代化設(shè)備與數(shù)字化管理下更加暢通無阻。大量的數(shù)據(jù)可以輕松存儲到小小的U盤中，攜帶更加的方便快捷?，F(xiàn)階段，在各個領(lǐng)域已經(jīng)廣泛應(yīng)用了電子技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，所以，醫(yī)院應(yīng)制定一套電子檔案管理體系，不僅保證了檔案信息的時效性，還可以保證信息的真實性，并且還可以保證信息不易丟失。

（二）加強檔案管理人員對檔案管理的重視

醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)明確檔案管理的價值與意義，加強對檔案管理工作的重視，以此來提高醫(yī)院檔案管理工作的效率與質(zhì)量。在檔案管理工作開展過程中，工作人員必須對本職工作熱愛，這是一門要求認(rèn)真、有耐心的工作，在面對工作中出現(xiàn)的問題時，還應(yīng)秉承忠于職守的優(yōu)秀品質(zhì)、高度的責(zé)任感、認(rèn)真負(fù)責(zé)的做事風(fēng)格以及有耐心解決問題的態(tài)度，并具有快速學(xué)習(xí)的能力以及較強的專業(yè)知識，進而滿足檔案管理工作的需求。除此之外，醫(yī)院應(yīng)定期抽查檔案內(nèi)容，建立檔案管理監(jiān)督制度，實行獎懲制度，檢查檔案管理人員的工作質(zhì)量，讓檔案管理人員全身心投入工作當(dāng)中，對檔案管理的整體與收集工作更加重視，從而提供有力的支持，促進檔案收集管理的信息化發(fā)展。

（三）做好檔案的信息保護工作

在檔案管理工作中，信息化技術(shù)給其帶來使得的同時，也會埋下一些隱患。在數(shù)據(jù)庫中保存檔案信息時，若數(shù)據(jù)丟失、錯誤或程序出錯，就會無法改變。同時，在互聯(lián)網(wǎng)的普及下，檔案也會受到網(wǎng)絡(luò)病毒、漏洞等諸多因素的威脅，并會造成一定損失。因此，對于檔案信息的保護工作，醫(yī)院也應(yīng)加強重視，一方面，為了讓檔案信息保存的更加可靠、安全，醫(yī)院應(yīng)加大開發(fā)防火墻技術(shù)的力度；另一方面，電子檔案管理者應(yīng)對自身的職責(zé)進行明確，加強對檔案的保護，將檔案管理工作盡最大能力做好。

（四）實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

1.檔案查詢管理子系統(tǒng)

在工作人員查詢檔案過程中，檔案查詢管理子系統(tǒng)可以為工作人員提供檔案的出庫指令和檔案目錄，從而交給工作人員更加準(zhǔn)確的檔案信息。

2.檔案儲存管理子系統(tǒng)

其不僅能對出入檔案庫的資料進行精準(zhǔn)定位，還可以對所存檔案進行自動管理、分配、編號，既實現(xiàn)了檔案的動態(tài)化管理，又提高了檔案管理的工作效率。

3.檔案安全管理子系統(tǒng)

保證檔案的安全性就是此項工作的主要作用，在保管檔案時，通過現(xiàn)代化電子安全技術(shù)，可以保證檔案的安全性，這一系統(tǒng)中存在監(jiān)控系統(tǒng)，系統(tǒng)在察覺工作人員違法操作檔案時，就會自動報警，從而實現(xiàn)對檔案的安全管理。

4.檔案銷毀管理子系統(tǒng)

對失去價值的檔案進行銷毀，就是檔案銷毀管理子系統(tǒng)的主要工作。檔案在入庫時，都會設(shè)有管理時間，當(dāng)?shù)竭_這個時間時，檔案銷毀管理子系統(tǒng)就會自動運行銷毀或提醒工作人員對檔案進行及時銷毀。

五、結(jié)束語

綜上所述，隨著新一輪醫(yī)改政策的不斷推進，醫(yī)院管理人員應(yīng)加強重視檔案管理工作，加大對檔案管理工作的創(chuàng)新力度，充分利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，做好檔案的信息保護工作，從而使醫(yī)院檔案的作用與價值可以最大化發(fā)揮出來。

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作者：劉洋 單位：濟寧市第一人民醫(yī)院