中小型企業(yè)合同管理系統(tǒng)的設計

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摘要：當前我國社會經(jīng)濟正處于轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵時期，通過扶持中小企業(yè)發(fā)展來帶動經(jīng)濟社會建設，這一觀點已被全社會所廣泛認可。通過加強信息化管理水平，將有助于引導并推動中小企業(yè)發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變，使其管理體系將更加完備。本文將基于對目前我國中小型企業(yè)合同管理現(xiàn)狀的分析，來進一步指出合同管理系統(tǒng)設計所應達到的目標，最終就系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設計做了具體闡述。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；合同管理；研究；設計

提升中小企業(yè)的信息化水平，可實現(xiàn)對中小企業(yè)發(fā)展方式的積極扭轉(zhuǎn)，從而推動中小企業(yè)的內(nèi)部管理體系建設，使之在持續(xù)發(fā)展的過程中得以不斷完善。而在中小企業(yè)的日常運行管理工作中，合同管理工作存在著諸多的問題與不足，亟需解決，對此下文將重點就當前我國中小型企業(yè)的合同管理問題分析及其系統(tǒng)設計來展開深入的探究工作。

1中小型企業(yè)合同管理現(xiàn)狀

當前，我國絕大部分中小企業(yè)的合同管理工作還主要是依靠人工來進行操作，利用各類辦公軟件對合同管理文檔與統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行歸類處理，但這一方式存在著極為明顯的缺陷與不足，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，文檔管理難度大。電子版的文檔內(nèi)容和傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同內(nèi)容同時存在，然而在需要調(diào)閱相關(guān)的文檔內(nèi)容之時便會耗費大量的查找時間，查找過程十分不便。特別是在企業(yè)領導要對合同等有關(guān)重要內(nèi)容進行查看時往往會耽擱很久，效率極其低下。第二，信息匯總難度大。采取人工方式或利用相關(guān)的辦公軟件如Excel進行信息匯總管理，常常會因為各部門所采用的數(shù)據(jù)格式完全不同，在信息獲取搜集時也存在有較大的難度挑戰(zhàn)，匯總工作便會耗費其大量的時間成本，且還無法保證最終結(jié)果的確切性。進而也將會對領導的決策工作產(chǎn)生不利影響。第三，進度控制難度大。往往公司的合同文件數(shù)量眾多，其中所牽涉的各方人員數(shù)量更甚，因此在對合同進度進行控制時僅僅是憑借人工管理以及應用各類辦公軟件顯然是無法滿足于公司的實際發(fā)展需求，同時在領導要想掌控全局情況時也會出現(xiàn)較大的困難性。另外財務人員在進行款項結(jié)算時往往也要參考合同的完成進度，因此也會導致財務工作受到不利影響。第四，預警能力不足。缺乏對于合同進度、款項結(jié)算等核心節(jié)點位置的有效預警，無法對短期內(nèi)有可能獲得的收支內(nèi)容作出精確化的預測，對于企業(yè)的財務規(guī)劃工作也不能夠提供應有的支持、幫助，進而導致企業(yè)的現(xiàn)金流分配不夠合理，對資金的利用率不能夠達到最大化。

2合同管理系統(tǒng)設計目標

信息化管理方式是當代企業(yè)開展管理工作所不可或缺的一項關(guān)鍵工具手段，本文就基于對中小企業(yè)的實際情況分析，應用以現(xiàn)代企業(yè)先進性的管理思想與方法，選用直接面向目標對象的分析手段，來設計出了基于信息化手段之下的中小企業(yè)合同系統(tǒng)管理框架，以期能夠達到以下幾點合同管理系統(tǒng)設計目標：第一，明確各工作崗位上的人員職責，提升其責任感。協(xié)助企業(yè)能夠?qū)⒏鞴ぷ鲘徫簧系娜藛T職責予以明確，確保相應的工作責任可落實到每一個具體的個人身上，保證責任明確，防止越權(quán)行為的出現(xiàn)；將合同內(nèi)容在實際履行過程當中的多個部門、崗位的工作協(xié)同問題予以妥善安排，以期達到高效化的辦公效率。第二，加強對工作進度與狀態(tài)的監(jiān)控力度。對企業(yè)各部門人員的工作狀況采取切實有效的監(jiān)控措施；及時了解并掌握各部門人員的實際工作狀態(tài)，將所存在的問題與不足要確保能夠在發(fā)現(xiàn)的第一時間便予以解決，進而降低差錯事故的發(fā)生率。管理系統(tǒng)還可對每一項工作的具體完成進度進行實時性的監(jiān)測與控制。第三，依據(jù)權(quán)限與職責的不同來對各級別資料內(nèi)容予以管理。綜合考慮文件的性質(zhì)及保密性需求，向每一級別的人員給予其相應級別的操作及訪問權(quán)限，以此來達到保障數(shù)據(jù)安全的目的。第四，盡可能降低辦公資金支出，縮減企業(yè)的管理成本。

3系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設計

依據(jù)中小企業(yè)的實際特征出發(fā)，綜合考慮企業(yè)的一般組織結(jié)構(gòu)，管理系統(tǒng)主要可分為市場部、業(yè)務部、綜合部等三個主要結(jié)構(gòu)部分，現(xiàn)具體分析如下。

3.1市場部

此部門主要需完成的工作內(nèi)容具體就包括了合同下發(fā)、登記、報批、作廢等具體工作內(nèi)容。其中合同的下發(fā)與登記即為向市場部的工作人員下發(fā)空白合同統(tǒng)計予以等級。市場部工作人員在掌握了業(yè)務信息內(nèi)容之后到公司中獲取空白合同，在進行合同內(nèi)容的簽訂之后便會進入管理流程之中，而后再將空白合同返還公司。在這一管理系統(tǒng)當中可進行合同編號、經(jīng)辦人員、空白合同回收提示時間等內(nèi)容的登記，合同登記其中就牽涉到了項目類型的劃分、項目、金額大小等等。合同上報審批即為市場部工作人員依據(jù)合同簽訂內(nèi)容逐級向上報告審批。

3.2業(yè)務部

業(yè)務部則主要是依據(jù)市場部工作人員所簽回的合同服務內(nèi)容，再安排人員來進行合同內(nèi)容的實施，從而將有關(guān)的合同條款履行完成。其工作任務的安排，是通過業(yè)務部的主管來對合同內(nèi)容分配項目的主要負責人來進行實施。計劃報批，即為業(yè)務部門的工作人員對于自身所負責的項目來將工程在實施過程之中的相關(guān)意見與材料在系統(tǒng)之中予以等級，而后送報管理領導予以批準。關(guān)鍵項目的審批即為業(yè)務人員對于自身工作之中所發(fā)生的關(guān)鍵事項對主要負責領導匯報，并且將自身的一些想法建議也作以說明。結(jié)合實際需求，業(yè)務部門還可進行報告登記及部門提成登記的設立。其中報告登記是業(yè)務人員在將有關(guān)的合同內(nèi)容完成以后所撰寫的，對報告也要予以等級。部門所獲得的項目提成，一般是項目經(jīng)理依據(jù)合同的實際執(zhí)行狀況來依據(jù)一定的比例對各個部門所應當獲得金額予以登記，從而為年終結(jié)算時提供依據(jù)支持。

3.3綜合部

此部門的工作內(nèi)容具體為合同蓋章登記、發(fā)票開出登記、提成登記、收費登記、報告送達登記等。合同蓋章登記即為對合同簽訂之中合同公章的應用狀況予以等級。而發(fā)票的開出登記則為在合同履行當中對發(fā)票的開出情況作出等級。提成登記是依據(jù)合同所規(guī)定的提成額度來在提成分配時所進行的登記。報告送達登記是將合同當中所包含的有關(guān)報告內(nèi)容在送至接收人員以后所進行的登記內(nèi)容。

結(jié)束語

此系統(tǒng)項目的建立是基于信息技術(shù)的基礎之上，通過應用以現(xiàn)代企業(yè)先進性的管理思想，來向企業(yè)提供合同管理平臺。以加強企業(yè)的內(nèi)部合同管理水平，同時兼?zhèn)湄攧仗幚?、業(yè)務查詢與統(tǒng)計等各方面的功能要求。同時綜合考慮公司的具體情況，把項目與客戶兩方面的管理內(nèi)容也一同并入到合同管理工作之中，確保實現(xiàn)企業(yè)資源的高效化配置。

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作者：閃新燕 單位：平高集團有限公司