酒店業(yè)經(jīng)營(yíng)管理審計(jì)研究

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［摘要］酒店業(yè)具有獨(dú)特的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)和業(yè)務(wù)流程，文章結(jié)合對(duì)某五星級(jí)酒店開展的經(jīng)營(yíng)管理審計(jì)的情況介紹，重點(diǎn)分析了酒店行業(yè)的審計(jì)思路、方法和發(fā)現(xiàn)的典型問題，以期對(duì)酒店業(yè)的審計(jì)提供指引和參考。

［關(guān)鍵詞］營(yíng)銷管理;財(cái)務(wù)管理;工程管理;存貨管理

1項(xiàng)目基本情況

筆者作為第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)，受某集團(tuán)委托，對(duì)下屬五星級(jí)酒店開展了三年的經(jīng)營(yíng)管理審計(jì)。該酒店是綜合型酒店，包含餐飲、客房、娛樂、商業(yè)出租、商品銷售、停車等服務(wù)，其中餐飲部和客房部是重點(diǎn)，營(yíng)業(yè)收入大，管理也最復(fù)雜。該酒店業(yè)務(wù)系統(tǒng)是國(guó)際上先進(jìn)的酒店管理系統(tǒng)，采用用友軟件，業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間沒有自動(dòng)對(duì)接，需要人工從業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中手動(dòng)核算。

2審計(jì)流程

(1)開展審前調(diào)查，確定審計(jì)重點(diǎn)。經(jīng)過訪談、審閱酒店管理制度和調(diào)查，編制審計(jì)方案，初步確定以下審計(jì)重點(diǎn):第一，酒店內(nèi)部控制制度是否完善，控制是否有效;第二，客房、餐飲、物業(yè)出租收入的完整性，是否存在截留;第三，營(yíng)銷管理的規(guī)范性，銷售定價(jià)、賒銷、款項(xiàng)回收、壞賬核銷是否合規(guī);第四，采購(gòu)報(bào)價(jià)制度、詢價(jià)制度的執(zhí)行是否有效，核查報(bào)價(jià)是否存在異常波動(dòng);第五，日常采購(gòu)驗(yàn)收流程與付款結(jié)算周期是否符合約定，非日常采購(gòu)的審批手續(xù)是否完備。

(2)實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題取證。根據(jù)審計(jì)實(shí)施方案，組建審計(jì)工作組，按照專業(yè)線條進(jìn)行分工，開展現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)工作。重點(diǎn)從業(yè)務(wù)線條出發(fā)，對(duì)客房、餐飲、娛樂、商業(yè)出租、商品銷售、停車等各業(yè)務(wù)線條進(jìn)行穿行測(cè)試，熟悉各業(yè)務(wù)發(fā)生的流程，查找內(nèi)控薄弱點(diǎn)，抽取樣本進(jìn)行實(shí)質(zhì)性測(cè)試，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題編制審計(jì)取證表。

(3)匯總審計(jì)結(jié)果，出具審計(jì)報(bào)告。根據(jù)經(jīng)溝通確認(rèn)的審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題，編制專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告征求意見稿，與被審計(jì)單位交換意見后確定最終審計(jì)報(bào)告。

3酒店業(yè)管理中存在的常見問題

(1)營(yíng)銷管理方面。①信用評(píng)級(jí)管理未有效執(zhí)行。沒有按制度規(guī)定成立信用管理專責(zé)小組，沒有落實(shí)客戶信用評(píng)級(jí)工作，對(duì)賒銷客戶沒有實(shí)施信用評(píng)級(jí)管理，導(dǎo)致部分明顯存在異?？蛻羧栽诰频赀M(jìn)行了賒銷，長(zhǎng)期掛賬無法收回款項(xiàng)。②客房預(yù)定管理存在控制缺陷。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，按照流程設(shè)計(jì)，酒店管理系統(tǒng)中的預(yù)定管理模塊應(yīng)由市場(chǎng)營(yíng)銷部下屬預(yù)訂部進(jìn)行操作，但實(shí)際上除預(yù)訂部人員外，業(yè)務(wù)員、賬務(wù)員、部門經(jīng)理等均擁有預(yù)定操作權(quán)限，不需要經(jīng)過審批均可以完成預(yù)定操作。存在業(yè)務(wù)員在預(yù)定環(huán)節(jié)通過違規(guī)登記客戶規(guī)避賒銷審批的風(fēng)險(xiǎn)。③部分賒銷客戶未按照制度規(guī)定履行賒銷審批手續(xù)，也未簽訂賒銷合同。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，部分賒銷客戶未按照制度規(guī)定履行賒銷審批手續(xù)，也未簽訂合同，市場(chǎng)營(yíng)銷部賬務(wù)員在沒有獲得賒銷授權(quán)的情況下，可以根據(jù)業(yè)務(wù)員的通知在酒店管理系統(tǒng)中進(jìn)行掛賬，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中也沒有系統(tǒng)自動(dòng)控制功能。④未落實(shí)與客戶對(duì)賬的閉環(huán)管理。除了長(zhǎng)期協(xié)議客戶由財(cái)務(wù)部直接對(duì)賬外，其他賒銷客戶的對(duì)賬流程為:財(cái)務(wù)部次月初與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行應(yīng)收款項(xiàng)對(duì)賬，發(fā)出應(yīng)收款項(xiàng)催收通知函，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽認(rèn)，業(yè)務(wù)部門沒有按規(guī)定向客戶提交催款通知書并取回客戶簽章確認(rèn)回執(zhí)，并將確認(rèn)回執(zhí)交回財(cái)務(wù)部，因此未形成與客戶對(duì)賬的閉環(huán)管理機(jī)制，使酒店無法及時(shí)掌握客戶的真實(shí)欠款情況，存在業(yè)務(wù)人員截留挪用公款的風(fēng)險(xiǎn)。

(2)財(cái)務(wù)管理方面。①以其他客戶預(yù)付款及押金沖銷應(yīng)收款項(xiàng)。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，該酒店存在一些賬齡在2年以上的應(yīng)收款項(xiàng)，直接沖銷其他客戶的預(yù)付款或物業(yè)租賃押金。經(jīng)了解，被沖銷的掛賬款項(xiàng)主要有兩種情況:一是經(jīng)銷售部門與客戶核對(duì)后存在爭(zhēng)議，但由于掛賬時(shí)間較長(zhǎng)，未能查找當(dāng)時(shí)掛賬的依據(jù)，無法向客戶追收的賬款;二是沖銷的預(yù)付款及押金主要為已退租租戶未退押金，或未能查明原因的預(yù)付款。②應(yīng)收款項(xiàng)各掛賬賬戶之間缺乏調(diào)整依據(jù)。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，該酒店應(yīng)收款項(xiàng)掛賬客戶存在多次、多筆相互調(diào)整的情況，憑證未見調(diào)整依據(jù)。經(jīng)了解，調(diào)整掛賬客戶是由于在掛賬時(shí)錯(cuò)入掛賬賬戶，故后期需要對(duì)賬戶進(jìn)行調(diào)整。③餐飲毛利率異常，餐飲食品成本核算不準(zhǔn)確。本次審計(jì)通過對(duì)2016年、2017年、2018年各月份的餐飲收入、成本和毛利進(jìn)行分析性復(fù)核，發(fā)現(xiàn)多個(gè)月份毛利率仍異常，餐飲食品成本核算不準(zhǔn)確，日常成本分析結(jié)果流于形式。④部分二級(jí)倉(cāng)庫(kù)物資以領(lǐng)代耗，形成“賬外資產(chǎn)”。酒店設(shè)置了一級(jí)倉(cāng)庫(kù)，由財(cái)務(wù)部進(jìn)行管理和核算，客房部、餐廳、廚房、工程部等部門同時(shí)設(shè)置了二級(jí)倉(cāng)庫(kù)。物資從一級(jí)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用到二級(jí)倉(cāng)庫(kù)時(shí)，財(cái)務(wù)一次性確認(rèn)了相關(guān)成本費(fèi)用，每月月末財(cái)務(wù)將餐廳的庫(kù)存余額重新轉(zhuǎn)入“原材料”，但部分二級(jí)倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存余額(客房部、廚房、工程部)并未轉(zhuǎn)回“原材料”，一方面導(dǎo)致成本核算不準(zhǔn)確，另一方面導(dǎo)致部分物資形成“賬外資產(chǎn)”。

(3)采購(gòu)管理方面。①項(xiàng)目拆分立項(xiàng)規(guī)避招投標(biāo)。該酒店不同樓層的4個(gè)裝修項(xiàng)目，均在同一時(shí)間段立項(xiàng)，評(píng)標(biāo)也在同一天評(píng)標(biāo)，均通過詢價(jià)采購(gòu)方式邀請(qǐng)了3家單位報(bào)價(jià)。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，4個(gè)裝修項(xiàng)目合計(jì)金額已超過制度規(guī)定的公開招標(biāo)金額。②部分項(xiàng)目采購(gòu)?fù)稑?biāo)單位存在關(guān)聯(lián)關(guān)系，存在串通報(bào)價(jià)嫌疑。某幾個(gè)項(xiàng)目均采用詢價(jià)采購(gòu)的方式，均邀請(qǐng)3家單位參與報(bào)價(jià)，評(píng)標(biāo)均為最低價(jià)中標(biāo)法，3家公司報(bào)價(jià)非常接近，均為同一公司中標(biāo)。審計(jì)通過天眼查等查詢，發(fā)現(xiàn)3家單位存在關(guān)聯(lián)關(guān)系，3家公司均為同一法人控制。③部分采購(gòu)并非來自中標(biāo)供應(yīng)商或采購(gòu)價(jià)格非中標(biāo)價(jià)格。該酒店食材采購(gòu)每15天報(bào)價(jià)一次，報(bào)價(jià)時(shí)會(huì)列明食材的規(guī)格型號(hào)，由供應(yīng)商庫(kù)內(nèi)的單位進(jìn)行密封報(bào)價(jià)，從而確定一定期間的中標(biāo)供應(yīng)商。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，部分采購(gòu)環(huán)節(jié)存在異常，主要表現(xiàn)在部分采購(gòu)并非來自中標(biāo)供應(yīng)商，部分采購(gòu)價(jià)格并非中標(biāo)價(jià)格。出現(xiàn)這些情況的原因有多種:一是管理還存在漏洞，未嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)結(jié)果;二是食材規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)不夠細(xì)化，名稱一樣實(shí)際上存在價(jià)格差異;三是日常經(jīng)營(yíng)會(huì)有些特殊情況采購(gòu)，中標(biāo)供應(yīng)商剛好缺貨。但后面兩種情況缺乏過程記錄。

(4)工程管理方面。①立項(xiàng)程序不符合酒店制度規(guī)定。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，酒店多個(gè)工程項(xiàng)目未按照“三重一大”決策流程上報(bào)集團(tuán)審批，只是酒店的董事會(huì)進(jìn)行了審批。②招標(biāo)控制價(jià)中成本控制不嚴(yán)謹(jǐn)。審計(jì)發(fā)現(xiàn)，在某工程項(xiàng)目送審資料中，有正常的清單計(jì)價(jià)編制說明，但無預(yù)算書明細(xì)，項(xiàng)目未按照工程預(yù)算編制的規(guī)定進(jìn)行編制。招標(biāo)控制價(jià)的確定依據(jù)不足，成本控制存在較大風(fēng)險(xiǎn)。③招標(biāo)控制價(jià)設(shè)定依據(jù)不充分。某維護(hù)類工程項(xiàng)目，直接參照上一次招標(biāo)限價(jià)設(shè)定本次招標(biāo)限價(jià)，然后考慮到人員工資上漲等因素按照上次限價(jià)的1.1倍確定為本次招標(biāo)限價(jià)，而上次的招標(biāo)控制價(jià)并無確定依據(jù)，因此招標(biāo)控制價(jià)設(shè)定依據(jù)不充分。④控制價(jià)文件不齊全。酒店裝修工程只有“綜合單價(jià)分析表”，缺“單位工程招標(biāo)控制價(jià)匯總表”“分部分項(xiàng)工程和單價(jià)措施項(xiàng)目清單與計(jì)價(jià)表”“總價(jià)措施項(xiàng)目清單與計(jì)價(jià)表”“其他項(xiàng)目清單與計(jì)價(jià)匯總表”“暫列金額明細(xì)表”“規(guī)費(fèi)、稅金項(xiàng)目計(jì)價(jià)表”。

4啟示與建議

酒店業(yè)具有鮮明的行業(yè)特點(diǎn)，例如營(yíng)業(yè)項(xiàng)目種類復(fù)雜、業(yè)務(wù)系統(tǒng)專業(yè)性強(qiáng)、成本核算難度大、資金交易頻繁。因此，如何抓住審計(jì)重點(diǎn)領(lǐng)域，發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵內(nèi)部控制缺陷就顯得尤為重要，筆者建議:第一，要系統(tǒng)學(xué)習(xí)酒店業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，例如Opera系統(tǒng)、西軟系統(tǒng)等，從業(yè)務(wù)前端入手，查找存在的控制缺陷;第二，始終保持職業(yè)謹(jǐn)慎和職業(yè)懷疑態(tài)度，嚴(yán)格按照審計(jì)實(shí)施方案對(duì)重點(diǎn)領(lǐng)域做到審計(jì)全覆蓋，不輕易放過任何一個(gè)疑點(diǎn);第三，穿行測(cè)試在酒店業(yè)的客房收入、餐飲收入、物資采購(gòu)等審計(jì)環(huán)節(jié)非常有效，能夠快速發(fā)現(xiàn)內(nèi)控薄弱環(huán)節(jié);第四，現(xiàn)場(chǎng)抽查盤點(diǎn)并充分利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行勾稽核對(duì)，對(duì)于酒店行業(yè)存貨審計(jì)行之有效。

參考文獻(xiàn):

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作者：李炤洋 單位：中南智華會(huì)計(jì)師事務(wù)所