軌道交通工程資料管理發(fā)展進(jìn)程研究
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摘要：近二十年來(lái)，國(guó)家及地方有關(guān)工程資料管理方面的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生了很大變化，歸檔范圍更加全面、細(xì)化、整理標(biāo)準(zhǔn)更加規(guī)范。本文通過(guò)全面梳理工程資料管理相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化，分析、總結(jié)工程資料，特別是軌道交通行業(yè)工程資料管理要求的變化情況和發(fā)展進(jìn)程。
關(guān)鍵詞：工程資料；工程項(xiàng)目；標(biāo)準(zhǔn)；規(guī)程；文件
工程資料作為記載工程施工活動(dòng)全過(guò)程的重要原始記錄，其管理是否規(guī)范能夠側(cè)面反映一個(gè)工程項(xiàng)目的管理是否科學(xué)、規(guī)范，工程資料的妥善保管對(duì)日后的工程竣工驗(yàn)收、工程審計(jì)、設(shè)備設(shè)施維護(hù)維修、工程改擴(kuò)建等工作的查閱參考具有重要價(jià)值。隨著國(guó)家對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施投入力度不斷加強(qiáng)，社會(huì)各界對(duì)工程資料管理越來(lái)越重視。特別是隨著近十多年來(lái)軌道交通行業(yè)的快速發(fā)展，工程資料管理相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，包括軌道交通行業(yè)工程資料管理標(biāo)準(zhǔn)都在不斷更新完善，對(duì)工程資料整理的標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)細(xì)化和歸檔范圍的要求在不斷提高，推動(dòng)了工程資料管理水平的不斷提升。
一、工程資料行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展變化情況
1.2002版國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2002年，國(guó)家檔案局《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28—2002），標(biāo)準(zhǔn)針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文件的管理特點(diǎn)，規(guī)定了國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔與檔案整理的要求和方法，適用于國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目的新建、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造項(xiàng)目，對(duì)竣工資料的編制、整理、歸檔范圍和驗(yàn)收工作做了詳細(xì)規(guī)定，并針對(duì)建設(shè)、施工和設(shè)計(jì)單位對(duì)于每項(xiàng)文件的保管期限進(jìn)行了劃分，為我國(guó)開(kāi)展建設(shè)項(xiàng)目工程資料管理工作提供了指導(dǎo)性依據(jù)。
2.2003版北京市地方標(biāo)準(zhǔn)。2003年，北京市建設(shè)委員會(huì)、北京市規(guī)劃委員會(huì)聯(lián)合了《建筑工程資料管理規(guī)程》（DBJ01—51—2003）、《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》（DBJ01—71—2003），第一次以地方標(biāo)準(zhǔn)的形式規(guī)范了建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理的職責(zé)、分類、編號(hào)、歸檔范圍、整理要求、驗(yàn)收及移交要求等，適用于新建、改建、擴(kuò)建工程，明確規(guī)定了工程資料驗(yàn)收應(yīng)與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，工程資料不符合要求的，不得進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。兩本規(guī)程將工程資料劃分為四類，包括基建文件、監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖，對(duì)建設(shè)單位、勘察、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位及城建檔案館的職責(zé)以及通用職責(zé)進(jìn)行了規(guī)定。在各類資料管理方面，以流程圖的形式詳細(xì)規(guī)定了每類資料的管理流程及驗(yàn)收流程，對(duì)每類資料的歸檔內(nèi)容、歸檔保存單位及每項(xiàng)表格的模板給出了明確規(guī)定?？梢哉f(shuō)，直至今日，2003版標(biāo)準(zhǔn)第一次全面梳理和規(guī)范了工程資料管理的內(nèi)容和要求，為規(guī)范開(kāi)展工程資料管理工作奠定了良好的基礎(chǔ)。
3.2008版北京市工程建設(shè)技術(shù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2008年，北京市軌道交通建設(shè)管理有限公司（以下簡(jiǎn)稱建管公司）組織相關(guān)單位制定了《軌道交通工程資料管理規(guī)程（土建篇）》（QGD—001—2008），經(jīng)北京市建設(shè)委員會(huì)審批，適用于建管公司管理的軌道交通土建專業(yè)工程。此規(guī)程參照2003版規(guī)程制定，規(guī)定了軌道交通土建專業(yè)工程資料管理的職責(zé)、分類、編號(hào)、歸檔范圍、整理要求、驗(yàn)收及移交要求等，是北京市軌道交通行業(yè)第一個(gè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是在2003版規(guī)程基礎(chǔ)上專門針對(duì)軌道交通行業(yè)制定的標(biāo)準(zhǔn)，為開(kāi)展軌道交通專業(yè)工程資料管理工作提供了標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。
4.2010、2011版北京市地方標(biāo)準(zhǔn)。2010、2011年，北京市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)委員會(huì)、北京市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局對(duì)原2003版規(guī)程進(jìn)行了修訂，聯(lián)合了《建筑工程資料管理規(guī)程》（DB11/T695—2009）、《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》（DB11/T808—2011），兩本規(guī)程和2003版規(guī)程的適用范圍一樣，但是在內(nèi)容上總結(jié)了北京市工程資料管理的經(jīng)驗(yàn)，充分考慮了建筑行業(yè)施工管理的發(fā)展變化情況，在2003版規(guī)程基礎(chǔ)上進(jìn)行了修訂。例如，在“管理職責(zé)”方面，將原規(guī)程中對(duì)建設(shè)單位和參建各方行為的管理轉(zhuǎn)向?qū)こ藤Y料本身的管理，將“驗(yàn)收與移交”改為“移交歸檔”，增加了“基本規(guī)定”章節(jié)，對(duì)工程資料管理的基本要求進(jìn)行了明確，增加了“竣工圖編制”“編制組卷”章節(jié)，對(duì)工程資料的重要組成部分——竣工圖的管理要求進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，對(duì)組卷原則和案卷構(gòu)成進(jìn)行了明確。
5.2015版北京市工程建設(shè)技術(shù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2015年，建管公司組織相關(guān)單位編制了《軌道交通工程資料管理規(guī)程》（QGD—001—2015），經(jīng)北京市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)委員會(huì)審批，與2008版企標(biāo)的使用范圍一樣。此規(guī)程是在2008版規(guī)程基礎(chǔ)上，結(jié)合2010、2011版地方標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了修訂，最大的變化是增加了機(jī)電專業(yè)的歸檔范圍和表格模板，以及電子檔案管理相關(guān)規(guī)定。此規(guī)程在2008版規(guī)程上對(duì)專業(yè)進(jìn)行了擴(kuò)充和細(xì)化，對(duì)于軌道交通行業(yè)設(shè)備專業(yè)工程資料管理邁進(jìn)了一步。
6.2017版北京市地方標(biāo)準(zhǔn)。2017年6月28日，北京市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)委員會(huì)、北京市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局聯(lián)合了《建筑工程資料管理規(guī)程》（DB11/T695—2017）、《城市軌道交通工程資料管理規(guī)程》（DB11/T1448—2017），兩本規(guī)程的適用范圍不同?！督ㄖこ藤Y料管理規(guī)程》適用于新建、改建、擴(kuò)建建筑工程資料的管理，而《城市軌道交通工程資料管理規(guī)程》專門適用于軌道交通行業(yè)新建、改建、擴(kuò)建及系統(tǒng)設(shè)備升級(jí)改造工程資料管理。從適用范圍來(lái)說(shuō)，前者更具有普遍性，后者更具有針對(duì)性、行業(yè)性、專業(yè)性。從內(nèi)容上，《建筑工程資料管理規(guī)程》是在原2010版規(guī)程基礎(chǔ)上，對(duì)部分章節(jié)條款進(jìn)行了補(bǔ)充完善、調(diào)整，增加了工程質(zhì)量承諾書(shū)和電子資料、電子檔案管理要求。《城市軌道交通工程資料管理規(guī)程》則是在2008版、2015版企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，將專業(yè)進(jìn)行了擴(kuò)充，基本涵蓋了目前軌道交通行業(yè)的所有專業(yè)，對(duì)這些專業(yè)的歸檔范圍、表格以及產(chǎn)權(quán)單位、建設(shè)單位、運(yùn)營(yíng)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、檔案館各自的歸檔內(nèi)容進(jìn)行了明確規(guī)定，同時(shí)增加了“著錄”章節(jié)?？梢哉f(shuō)，這本規(guī)程是目前北京市軌道交通行業(yè)工程資料管理比較權(quán)威的指導(dǎo)性文件，涵蓋的專業(yè)全，分類和編號(hào)等規(guī)定都較為細(xì)致、全面，為軌道交通行業(yè)工程資料管理提供了標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。
7.2018版國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2018年，國(guó)家檔案局《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28—2018），此標(biāo)準(zhǔn)是目前有關(guān)工程資料管理的最新標(biāo)準(zhǔn)，是在2002版國(guó)標(biāo)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的修訂，將管理對(duì)象由“國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案”調(diào)整為“建設(shè)項(xiàng)目檔案”，增加了項(xiàng)目檔案工作組織及職責(zé)、制度規(guī)范建設(shè)，增加了項(xiàng)目文件管理、項(xiàng)目檔案管理規(guī)定，增加了項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)定，對(duì)各單位各類文件的保管期限進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)定。
二、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化對(duì)工程資料管理的影響
綜合近二十年來(lái)工程資料行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化，可以看出，無(wú)論從國(guó)家、地方還是企業(yè)，對(duì)工程資料管理的重視程度越來(lái)越高，對(duì)工程資料的過(guò)程管控越來(lái)越規(guī)范，工程資料收集、整理、編目、組卷、驗(yàn)收、移交、歸檔等各環(huán)節(jié)工作越來(lái)越規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
1.將管理重心逐漸向工程資料的過(guò)程管理方面傾斜。2010、2011版規(guī)程相較于2003版規(guī)程，在“管理職責(zé)”方面，將原規(guī)程中對(duì)建設(shè)單位和參建各方行為的管理轉(zhuǎn)向?qū)こ藤Y料本身的管理，更加突出對(duì)工程資料的過(guò)程控制和管理，更加符合工程資料的形成規(guī)律，這種管理機(jī)制更加有利于確保工程資料收集齊全、管理規(guī)范。
2.對(duì)工程資料的歸檔范圍逐漸細(xì)化和全面。以軌道交通行業(yè)工程資料管理標(biāo)準(zhǔn)為例，在2008版、2015版企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，僅僅規(guī)定了軌道交通部分專業(yè)的整理和歸檔要求，缺少對(duì)大部分設(shè)備專業(yè)歸檔范圍的界定。在2017版地方標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)前，軌道交通行業(yè)對(duì)于工程資料的管理和驗(yàn)收，都只能參考土建專業(yè)地方標(biāo)準(zhǔn)，但是由于土建專業(yè)和各個(gè)設(shè)備專業(yè)形成的工程資料類別和內(nèi)容差別巨大，造成諸如車輛、通信、信號(hào)、供電、自動(dòng)售檢票、門禁、火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警及氣體滅火、環(huán)境與設(shè)備監(jiān)控、人防、屏蔽門、電梯等專業(yè)的歸檔范圍沒(méi)有依據(jù)性文件。2017版地方標(biāo)準(zhǔn)最大的特點(diǎn)就是基本涵蓋了軌道交通行業(yè)的所有專業(yè)，內(nèi)容齊全、分類細(xì)致，解決了軌道交通行業(yè)工程資料歸檔的燃眉之急。
3.對(duì)工程資料的類別劃分更加細(xì)致，內(nèi)容更加全面。隨著工程項(xiàng)目管理的日益規(guī)范，工程資料收集的范圍更加廣泛，內(nèi)容更加全面，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于工程資料各類的劃分更加細(xì)致和全面。以軌道交通行業(yè)工程資料管理標(biāo)準(zhǔn)為例，工程資料劃分為基建文件、監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖四類，每類資料下面又細(xì)分為很多小類，隨著工程資料管理的規(guī)范化，各類資料歸檔的內(nèi)容不斷豐富，分類更加細(xì)致。如2017版地方標(biāo)準(zhǔn)在2010、2011版地方標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，對(duì)招投標(biāo)和合同文件的歸檔內(nèi)容進(jìn)行了更加全面的規(guī)定，包括勘察招投標(biāo)文件、設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件、拆遷招投標(biāo)文件、施工招投標(biāo)文件、監(jiān)理招投標(biāo)文件、勘察合同、設(shè)計(jì)合同、拆遷合同、施工合同、監(jiān)理合同、材料、設(shè)備采購(gòu)合同。
4.對(duì)電子文件和電子檔案管理更加重視。無(wú)論是國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，還是地方標(biāo)準(zhǔn)，在最近幾年出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)中都無(wú)一例外的增加了電子文件歸檔和電子檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，2020年6月20日剛剛修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》新增加了“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，明確規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”?？梢?jiàn)，加強(qiáng)工程項(xiàng)目電子文件管理是大勢(shì)所趨。
三、依法依規(guī)，做好工程資料管理的建議
工程資料作為工程項(xiàng)目的重要組成部分，是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收的必備條件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改擴(kuò)建、更新改造的歷史憑證。目前，隨著各級(jí)政府和企事業(yè)單位對(duì)工程資料管理的重視程度不斷加強(qiáng)，結(jié)合上述行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化，做好工程資料管理，應(yīng)著重從以下幾方面加強(qiáng)。
1.應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸。從工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、可研階段起，工程資料就形成了，因此在工程資料收集工作中，應(yīng)對(duì)按照“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)歸檔”的原則，在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的具有查考利用價(jià)值的各種載體和形式的文件均應(yīng)收集齊全，確保各類文件材料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，在此基礎(chǔ)上，對(duì)照歸檔范圍，對(duì)各階段形成的文件進(jìn)一步查缺補(bǔ)漏。在收集內(nèi)容上，每個(gè)階段形成的工程資料都有需要重點(diǎn)收集的內(nèi)容，如前期文件，要重點(diǎn)收集決策立項(xiàng)文件、招投標(biāo)與合同文件、竣工驗(yàn)收及備案文件、商務(wù)文件等；施工資料，要重點(diǎn)收集施工組織設(shè)計(jì)、施工方案等施工管理類文件，以及施工總結(jié)、竣工報(bào)告、過(guò)程驗(yàn)收資料、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等驗(yàn)收類文件；監(jiān)理資料，要重點(diǎn)收集監(jiān)理規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則、會(huì)議紀(jì)要、工程款支付證書(shū)、竣工移交證書(shū)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等；竣工圖要將各專業(yè)圖紙收集齊全、簽章手續(xù)完備；照片檔案應(yīng)將施工前、施工過(guò)程中及竣工后的各階段重要照片收集齊全，并配有相關(guān)文字說(shuō)明。隨紙質(zhì)文件形成的各類電子文件也應(yīng)按紙質(zhì)文件的歸檔范圍收集齊全歸檔。
2.依法依規(guī)，規(guī)范整理。在收集工作基礎(chǔ)上，根據(jù)相應(yīng)的國(guó)家、地方行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理各類文件。以一個(gè)單位工程為單位整理組卷，在整理時(shí)要遵循文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，做到分類科學(xué)、組卷合理，便于保管和利用。工程資料的整理要與工程建設(shè)的進(jìn)度保持一致，做到隨收集隨整理，各類簽字蓋章手續(xù)要完備，字跡清楚，圖樣清晰，書(shū)寫材料要符合歸檔要求。特別是要注意對(duì)竣工圖的整理，圖紙內(nèi)容與工程竣工時(shí)的現(xiàn)狀要相符，對(duì)于因設(shè)計(jì)變更、洽商、圖紙會(huì)審等原因造成圖紙內(nèi)容有變化的，要按照規(guī)范要求標(biāo)明圖紙改繪依據(jù)。在組卷時(shí)，要嚴(yán)格按照工程資料的四大類別分別組卷，每一類別中的歸檔內(nèi)容要齊全、完整，對(duì)于卷盒、目錄、檔號(hào)章、竣工圖章、頁(yè)碼、備考表等的制作要嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，檔案裝訂和裝具要符合規(guī)范要求。
3.嚴(yán)格驗(yàn)收，按時(shí)移交。工程資料驗(yàn)收是工程資料管理中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，工程資料要與工程項(xiàng)目同步驗(yàn)收，在項(xiàng)目結(jié)算工作中，必須將工程資料驗(yàn)收是否合格作為工程結(jié)算的必備條件之一。為了確保工程資料一次性順利通過(guò)驗(yàn)收，應(yīng)在工程完工后，由監(jiān)理單位組織相關(guān)單位的檔案人員和專業(yè)技術(shù)人員共同對(duì)工程資料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。檔案人員從工程資料的整理是否符合歸檔要求把關(guān)，專業(yè)技術(shù)人員從工程資料的內(nèi)容是否齊全、完整、準(zhǔn)確的角度把關(guān)，檢查人員將所有問(wèn)題提出并確認(rèn)整改完畢后，再由建設(shè)單位組織對(duì)工程資料進(jìn)行正式驗(yàn)收。通過(guò)這種方式能夠有效提高驗(yàn)收工作效率，促進(jìn)工程資料一次性通過(guò)驗(yàn)收。
4.檔案部門提前介入，參建單位健全機(jī)制。由于專業(yè)部門重視程度不夠等原因，造成有些單位檔案工作與工程管理工作脫節(jié)，檔案部門有時(shí)到了竣工驗(yàn)收階段才參與到工程管理中，造成工程資料的收集、整理等環(huán)節(jié)被延誤，工程資料缺失、丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，后果無(wú)法彌補(bǔ)。因此檔案部門要有意識(shí)地主動(dòng)作為，如在年初工程項(xiàng)目計(jì)劃制訂后，主動(dòng)與工程管理部門聯(lián)系，提前參與到工程資料的管理工作中，做到工程建設(shè)到哪里，檔案工作就延伸到哪里。按照工程進(jìn)度計(jì)劃倒排工期，確保檔案的收集、整理工作與工程進(jìn)度保持同步。對(duì)于工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位來(lái)說(shuō)，對(duì)工程資料的管理負(fù)有主要責(zé)任、第一責(zé)任，在成立工程項(xiàng)目部時(shí)，各單位應(yīng)配備專職資料人員，并且要經(jīng)過(guò)相應(yīng)的培訓(xùn)，了解工程資料管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求。參建各單位要確保各自形成的資料內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、齊全，及時(shí)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行簽認(rèn)。工程驗(yàn)收前，各參建單位的主管（技術(shù)）負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本單位形成的工程資料進(jìn)行審查，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題舉一反三、及時(shí)整改，合格后申請(qǐng)工程預(yù)驗(yàn)收。工程驗(yàn)收合格后，各參建單位應(yīng)將工程資料按照合同或協(xié)議約定的時(shí)間、套數(shù)移交給相關(guān)單位，辦理移交手續(xù)。工程資料是工程項(xiàng)目質(zhì)量的一個(gè)縮影，工程資料管理情況能夠很好地反映建設(shè)單位、參建各方對(duì)工程管理的態(tài)度和工程質(zhì)量。作為工程項(xiàng)目竣工后留下的歷史痕跡，參建各方應(yīng)本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)工程負(fù)責(zé)、對(duì)未來(lái)負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好工程資料的過(guò)程管理，提高工程資料質(zhì)量和水平。
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作者:孔旸 單位:北京市地鐵運(yùn)營(yíng)有限公司
