船舶庫存管理系統(tǒng)二維碼技術(shù)應(yīng)用
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摘要：二維碼是近幾年來移動設(shè)備上超流行的一種編碼方式，它比傳統(tǒng)的條形碼能存更多的信息，可以說，一個二維碼就可以存儲一件物品的所有必要信息。如果將二維碼技術(shù)引入到庫存管理中，能夠極大提高倉庫管理效率，并能夠?qū)崟r反映物資流動狀態(tài)，真正實(shí)現(xiàn)物資的信息化管理。
關(guān)鍵詞：二維碼；船舶；庫存管理；出入庫
1船舶庫存管理現(xiàn)狀
相對于陸地信息化管理的快速發(fā)展，船舶信息化發(fā)展步伐比較慢，主要原因是船舶是移動單位，難以通過網(wǎng)線加入到公司的信息化管理系統(tǒng)，在過去的2G時代，更不可能通過移動網(wǎng)絡(luò)聯(lián)網(wǎng)。近幾年隨著移動通信技術(shù)的發(fā)展，尤其是4G高速網(wǎng)絡(luò)的普及，使得船舶可以通過移動網(wǎng)絡(luò)開啟信息化管理。但從目前來看，船舶管理信息化水平雖有所發(fā)展，但在物資管理方面仍然有很大的提升空間。以本單位所屬船舶為例，本單位所屬船舶去年開始裝備船舶信息化管理系統(tǒng)，已經(jīng)在證書管理，維護(hù)保養(yǎng)，等方面實(shí)現(xiàn)了信息化，但是在物資管理方面還差的比較遠(yuǎn)。物資管理包括物資申領(lǐng)和庫存管理兩個系統(tǒng)，兩者前后銜接，覆蓋了物資從申請到消耗的全過程。目前的情況是僅物資申領(lǐng)實(shí)現(xiàn)了信息化，包括物資的申請、審批、采購、確認(rèn)收貨這四個環(huán)節(jié)。但是在確認(rèn)收貨之后的庫存管理環(huán)節(jié)，卻沒有涉及到。目前船舶庫存管理方式依然是在紙質(zhì)的《物料登記簿》和《備件登記簿》上手工記錄物資領(lǐng)用情況，而這種傳統(tǒng)的記錄方式存在諸多不足：首先，手工記錄效率較低下，而且容易出現(xiàn)漏記、錯記等問題。同時，船舶管理部門也無法及時了解物資使用和消耗情況，從而不能進(jìn)行有效的物資管理。其次，紙質(zhì)記錄不易于進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和分析，難以建立消耗預(yù)測模型，從而無法制定合理的物資需求，容易造成多買的情況，從而造成庫存空間壓力較大和過高的資金成本。這對船舶備配件影響尤其大。眾所周知，在船舶物資中，最重要最復(fù)雜也最難管理的就是備配件。船舶備配件是指為船舶的主機(jī)、副機(jī)、輔助機(jī)械、船舶電氣設(shè)備、通導(dǎo)設(shè)備等船舶設(shè)備維修與確保船舶航行安全所需備用的部件、配件和零件[1]。備配件涉及船舶的安全運(yùn)行，重要性可想而知。船舶一般都會儲備一些備件以備不時之需。但是由于備配件種類繁多、型號復(fù)雜、耐用性各不相同，使得船舶備配件管理難度很大。從實(shí)際來看，輪機(jī)人員雖然積累了足夠的設(shè)備維護(hù)經(jīng)驗(yàn)、對大多數(shù)備配件的特性也比較了解，但是由于缺乏對歷史數(shù)據(jù)的分析，出于謹(jǐn)慎的心理，申請備件時會傾向于多申請、樣樣申請。從而增加不必要的庫存壓力，如果備件長期不用的話，還可能因?yàn)楸９懿划?dāng)而生銹或損壞，從而造成損失。再次，由于船舶倉庫數(shù)量少，并且空間有限，很多時候，不同種類的物資會放在一個倉庫，比如備件和各類五金工具會放在一個倉庫，本身備件就種類繁多類型豐富，再加上各類五金工具，給清點(diǎn)工作帶來了很大的困難。綜上，傳統(tǒng)的庫存管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代船舶管理要求，需要建立信息化的庫存管理系統(tǒng)。但信息化不是單純地將手工紙質(zhì)記錄改成電子記錄，電子記錄的工作量并不比紙板記錄少多少。信息化的最終目的是：提高效率，降低成本。如果不能實(shí)現(xiàn)這兩個目的，信息化就沒有了意義。二維碼作為近幾年流行起來的編碼方式，因其具有占用面積小、存儲信息大、易于識別等特點(diǎn)，很適合應(yīng)用在庫存管理系統(tǒng)中。基于二維碼的物資管理系統(tǒng)，能真正實(shí)現(xiàn)“提高效率，降低成本”。
2基于二維碼的物資管理系統(tǒng)的優(yōu)勢
首先，一個小尺寸的黑白二維碼存儲的信息高達(dá)1500字符，足以存儲物資的所有必要信息，包括物品分類、名稱、型號、計(jì)量單位、存儲要求等等。甚至可以把二維碼看作是物品的說明書，這樣，對船舶物資管理人員來說會非常方便，不了解的物資可以掃碼查詢，也給清點(diǎn)工作帶來了極大的便利。其次，利用手持設(shè)備掃描二維碼就可以輕松完成物資的驗(yàn)收、入庫、出庫、盤點(diǎn)、移庫等操作，避免了手工記錄的繁瑣，也提高了準(zhǔn)確性和及時性。同時，庫存記錄會以excel表的格式定期發(fā)給船舶管理部門，以便于管理部門及時了解庫存消耗情況，并進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。再次，通過對物資的歷史消耗數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，可以迅速建立物資的消耗模型，掌握消耗規(guī)律，從而制定更加精準(zhǔn)合理的物資申請計(jì)劃，即避免多余的物資占用倉庫空間，又節(jié)省了不必要的支出。同時，在物資消耗數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上加入價格因素，就變成了資金支出分析，進(jìn)而可以對支出占比較大的部分進(jìn)行有針對性的節(jié)約分析，從而進(jìn)一步降低成本。另外，庫存管理系統(tǒng)可以對重要緊急的物資設(shè)置缺貨預(yù)警，當(dāng)庫存數(shù)量少于某一數(shù)值就彈窗提示購買，避免因缺貨造成損失。這對于管理復(fù)雜多樣的船舶備件非常實(shí)用。
3庫存管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)
由于船舶在海上航行時無法連接互聯(lián)網(wǎng)，而庫存管理系統(tǒng)又必須隨時可用，所以庫存管理系統(tǒng)的服務(wù)器應(yīng)設(shè)置在船舶上，并組建局域無線網(wǎng)，以便于倉庫的手持終端隨時連接到服務(wù)器。本地服務(wù)器和無線ap通過交換機(jī)組成無線局域網(wǎng)。倉庫終端通過無線ap加入網(wǎng)絡(luò)之中。通過這種網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，可以保證倉庫終端在任何時候都可以連接服務(wù)器進(jìn)行倉庫操作，從而每一個出入庫行為都被及時記錄。
4船舶庫存管理系統(tǒng)的流程設(shè)計(jì)
船舶物資管理包括物資申領(lǐng)和庫存管理系統(tǒng)，兩者前后銜接，覆蓋了物資從申請到消耗的完整周期。整個周期的流程如圖2所示：
4.1物資申領(lǐng)系統(tǒng)：船舶物資申請、審批和購買
船舶人員根據(jù)需求提出物資申請，填寫物資種類、名稱、型號、單位、數(shù)量、備注等必要信息。為了便于申請人員和審批人員初步了解物資消耗情況，每個物資條目的詳細(xì)信息頁會顯示當(dāng)前物資庫存數(shù)量和上一次購買的時間和數(shù)量。申請單經(jīng)船舶領(lǐng)導(dǎo)審核后，由上一級的船舶管理部門和歸口部門審批，各個審批節(jié)點(diǎn)都有權(quán)利對申請單進(jìn)行修改、退回或終止操作。歸口部門審批之后，負(fù)責(zé)安排采購人員購買。采購人員根據(jù)金額大小，采取不同的采購方式：金額在1千元以下的物資可由采購員自主選擇認(rèn)證的供應(yīng)商；1千~1萬元之間的，需向至少兩家認(rèn)證的供應(yīng)商進(jìn)行詢價；1萬~50萬之間必須通過議價的方式采購，并經(jīng)過單位領(lǐng)導(dǎo)審批。申請單的任何審批和操作記錄都會顯示在訂單詳情之中。以供相關(guān)人員及時了解申請進(jìn)度。確定價格和供應(yīng)商之后，采購人員補(bǔ)充價格信息，并對采購物資進(jìn)行最后的確認(rèn)。
4.2庫存管理系統(tǒng)：入庫、出庫、移庫、清點(diǎn)
待采購員確認(rèn)物資信息后，船舶人員可隨時將物資信息導(dǎo)入到庫存管理系統(tǒng)，每一項(xiàng)物資都會生成對應(yīng)的二維碼，每張二維碼存儲的信息包括：物資編號（編號體現(xiàn)了物資分類，名稱和型號）、名稱、型號、備注等必要信息。同時每張二維碼下面都附有物資名稱，以便于船舶人員能準(zhǔn)確將二維碼匹配到對應(yīng)物資。
4.2.1物資入庫待供應(yīng)商將貨物送上船后，由船舶庫管人員打印物資清單和對應(yīng)的二維碼粘貼，和供應(yīng)商以及申請物資的人員一起清點(diǎn)物資并將二維碼貼到物資包裝上、粘貼時要注意要選擇容易發(fā)現(xiàn)且不易接觸的區(qū)域，以避免二維碼因受到過多的磨損而失效。對于規(guī)格相同的小型散件，如螺絲螺母，只需放入包裝盒，在包裝盒上貼一個二維碼即可，手動輸入需入庫的數(shù)量即可。清點(diǎn)完畢后，船舶庫管人員開始將物資分別入庫，通過各個倉庫配備的手持終端登錄庫存管理系統(tǒng)，進(jìn)入到“入庫”程序界面，選擇目標(biāo)倉庫和操作人員，在物資列表中選擇需入庫的物資，也可以掃描物資上的二維碼自動選擇，對于外形難于辨別或者型號比較復(fù)雜的物資，掃描二維碼是非常高效的物資選取方式。入庫物資選擇完畢后點(diǎn)擊“確認(rèn)入庫”完成入庫操作。4.2.2物資出庫、移庫當(dāng)物資需要出庫時，可在倉庫手持終端進(jìn)入“出庫”界面，選擇出庫倉庫、目標(biāo)倉庫和操作人員后，界面會顯示出所有在庫物資，此時既可以手動選擇需出庫的物資，也可以掃描物資上的二維碼來自動選擇，一般情況下掃描二維碼應(yīng)該更便捷更準(zhǔn)確，尤其是當(dāng)對物資名字和型號不確定時，掃描二維碼效率更高。對于規(guī)格相同的小型散件，如螺栓螺母，只需要掃描包裝盒上的二維碼顯示物資，手動輸入需出庫的數(shù)量即可。
4.2.3物資的清點(diǎn)由于便捷而準(zhǔn)確的物資出入庫系統(tǒng)，系統(tǒng)能和實(shí)際保持較好的一致性，但還是建議定期進(jìn)行物資清點(diǎn)，間隔周期可以適當(dāng)拉長，比如可以每月清點(diǎn)一次?；诙S碼的庫存清點(diǎn)功能也非常方便，手持終端進(jìn)入庫存清點(diǎn)界面，只需要掃描每個物資上的二維碼便可快捷匹配庫存列表的物資，既高效又準(zhǔn)確。
5引入二維碼技術(shù)的庫存管理系統(tǒng)的投入成本
只談收益不談成本沒有意義。如何低成本地采用先進(jìn)的技術(shù)，也是我們必須要考慮的問題。要搭建前文所述的庫存管理系統(tǒng)，每個船舶需要配備的設(shè)備包括：（1）一臺二維碼打印機(jī)（約300元）；（2）船舶現(xiàn)有公用電腦用作本地服務(wù)器，成本為0元。（4）3臺倉庫手持設(shè)備（即手機(jī)），用于掃碼和進(jìn)行庫存操作，每臺800元。（3）2臺無線ap+1臺交換機(jī)提供覆蓋全船倉庫的wifi網(wǎng)絡(luò)，以便于手持設(shè)備連接本地服務(wù)器，（每臺無線ap價格400元，1臺交換機(jī)100元）；（5）配套的庫存管理軟件，目前市面上銷售的庫存管理軟件不過千元，即使定制開發(fā)，也不過1萬元。按照以上數(shù)據(jù)，除去軟件開發(fā)費(fèi)用，每條船舶實(shí)現(xiàn)庫存管理信息化的成本僅為3600元。我單位目前擁有9條船舶，所有船舶信息化總費(fèi)用不超過：3600×9+10000≈4.24萬元。而一旦采用此庫存管理系統(tǒng)，不但庫存管理效率迅速提高，在經(jīng)歷1~2年的數(shù)據(jù)積累期之后，每年因此節(jié)省的資金就遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了庫存系統(tǒng)成本。利遠(yuǎn)大于弊。
6總結(jié)
在庫存管理系統(tǒng)中引入二維碼技術(shù)能極大提高庫存管理效率，并能夠通過大數(shù)據(jù)科學(xué)預(yù)測物資消耗規(guī)律，減少不必要的采購支出，從而降低成本。同時，本系統(tǒng)無須連接互聯(lián)網(wǎng)即可運(yùn)行，非常適合于船舶庫存管理。相信未來一定會被更多的船舶采用。
參考文獻(xiàn)：
[1]王東海.對船舶備件庫存結(jié)構(gòu)優(yōu)化的思考[J].中國儲運(yùn)，2016（5）：124-125.
作者：劉興華 李孟橋 單位：天津航標(biāo)處
