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摘要:隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及會計制度的不斷變革,互聯(lián)網(wǎng)和會計電算化已在各財務(wù)部門得到普遍應(yīng)用,內(nèi)部控制方式已大部分轉(zhuǎn)化為對計算機的控制。目前,各會計電算化的內(nèi)部控制還很薄弱,還存在諸多問題。本文通過對會計電算化的內(nèi)部控制的定義、必要性以及存在的問題進行分析,提出了相應(yīng)的解決對策。
關(guān)鍵詞:會計電算化;內(nèi)部控制
1會計電算化內(nèi)部控制的含義、必要性
會計電算化內(nèi)部控制指的是在電算化的會計工作方式下,會計內(nèi)部管理控制制度。換而言之,它是指會計工作的內(nèi)部控制制度被應(yīng)用于會計電算化活動的各項工作中。它是在實行會計電算化后,為確保資產(chǎn)的安全性和完整性,保證會計工作涉及的相關(guān)資料的真實性和合法性,確保各項業(yè)務(wù)活動有效實施,實現(xiàn)整體目標。
2實行會計電算化的內(nèi)部控制存在的主要問題
2.1領(lǐng)導(dǎo)層對實施會計電算化的內(nèi)部控制重視程度不夠。許多領(lǐng)導(dǎo)者認為會計電算化僅僅能減輕財務(wù)人員的工作壓力,提高會計核算效率的操作軟件,只注意到實施會計電算化的意義,沒有意識到會計電算化內(nèi)部控制的重要意義。領(lǐng)導(dǎo)層普遍沒有意識到,如果會計電算化內(nèi)部控制管理不到位、執(zhí)行不嚴,將會導(dǎo)致會計信息失真、質(zhì)量不高、決策不當,資產(chǎn)的安全性、完整性將會受到威脅,進而影響學(xué)校整體目標的實現(xiàn)。2.2會計電算化職責劃分不明晰,職權(quán)不相容原則沒有得到足夠遵循。實施會計電算化后,電算化功能高等集中,如果不進行合理的職責分配,容易導(dǎo)致一人同時操作數(shù)據(jù)的輸入、審核、記賬、上報等一系列功能模塊,職權(quán)不相容原則得不到足夠的遵循。在會計電算化背景下,即使作了相應(yīng)的職責分配,由于各模塊的訪問操作主要是通過賬戶、密碼加以區(qū)分,而賬戶、密碼又很容易泄露,如果沒有建立相應(yīng)的內(nèi)部控制制度,會計數(shù)據(jù)的準確性與安全性將受到威脅,同時也會給不法分子作弊提供機會。2.3會計電算化后,使會計檔案管理存在潛在的威脅。由于會計電算化的本質(zhì)是計算機財務(wù)應(yīng)用軟件系統(tǒng),應(yīng)用軟件系統(tǒng)本身會由于自身缺陷或操作不當出現(xiàn)各種各樣的故障,從而會影響數(shù)據(jù)的準確性與高效性。如果運用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),數(shù)據(jù)信息在傳輸過程中會受到病毒的攻擊,容易造成數(shù)據(jù)非法攔截、篡改、復(fù)制、銷毀等風險。另外,會計檔案信息本身是以數(shù)字化的介質(zhì)進行存儲,極易造成數(shù)據(jù)的丟失、復(fù)制、修改等風險。如不進行電算化的內(nèi)部控制,會計檔案的保存將面臨巨大風險。2.4缺乏對會計電算化內(nèi)部控制的審計監(jiān)督機制。對會計電算化的內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進行監(jiān)督審計是內(nèi)部審計的重要內(nèi)容之一,內(nèi)審人員須及時評估會計電算化系統(tǒng)的管控體制,全面了解會計電算化內(nèi)部控制的實施情況,找到內(nèi)部控制的薄弱環(huán)節(jié),提出建議,強化整改,規(guī)避風險。但是在實踐工作中很多并未做到這一點。
3建議
3.1積極引導(dǎo)加強對會計電算化內(nèi)部控制的認知度。網(wǎng)絡(luò)信息時代,會計電算化內(nèi)部控制具有重要的現(xiàn)實意義,我國會計電算化起步比較晚,會計電算化的內(nèi)部控制還沒有引起領(lǐng)導(dǎo)者的高度重視,財政部門應(yīng)進一步頒布相關(guān)法律法規(guī)對會計電算化的內(nèi)部控制實施加以引導(dǎo),并組織觀摩、培訓(xùn),形成人人學(xué)內(nèi)控,人人參與內(nèi)控的局面。3.2建立和完善會計電算化內(nèi)部控制制度。應(yīng)針對會計電算化中存在的風險點,建立完善的內(nèi)部控制制度。一方面是應(yīng)建立完善會計電算化操作制度,嚴格規(guī)范系統(tǒng)操作流程,嚴格系統(tǒng)用戶及密碼管理,規(guī)范計算機維修操作程序,建立相應(yīng)的計算機操作記錄。3.3加強信息系統(tǒng)的運行管理和維護。應(yīng)加強信息系統(tǒng)運行與維護的管理,制定信息系統(tǒng)工作程序、信息管理制度以及各模塊子系統(tǒng)的具體操作規(guī)范,應(yīng)及時跟蹤、發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)運行中存在的問題,確保信息系統(tǒng)按規(guī)定的程序、制度和操作規(guī)范程序穩(wěn)定運行。同時要建立信息系統(tǒng)變更管理流程,信息系統(tǒng)變更應(yīng)嚴格遵照管理流程進行操作。信息系統(tǒng)操作人員不得擅自進行系統(tǒng)軟件的刪除、修改等操作;不得隨意升級、改變系統(tǒng)軟件版本以及改變軟件系統(tǒng)環(huán)境配置。應(yīng)建立信息系統(tǒng)的安全等級,建立不同等級信息的授權(quán)使用制度,加強對重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的訪問權(quán)限管理,定期審閱系統(tǒng)賬號。3.4加強會計電算化的會計檔案管理。實施會計電算化后,會計檔案管理形式由傳統(tǒng)的單一紙質(zhì)檔案保管演變成紙質(zhì)檔案與電子數(shù)據(jù)檔案并存的局面。應(yīng)結(jié)合實際情況制訂相應(yīng)的會計檔案管理制度,要根據(jù)檔案的不同特點,作不同的處理,及時備份好數(shù)據(jù)。要利用殺毒軟件對存儲設(shè)備進行殺毒處理,對所有檔案進行加密處理,對訪問權(quán)限進行控制。同時,應(yīng)對存儲設(shè)備貼上標簽,加蓋管理人員簽章,按要求分類保管,定期檢查,做好文件借閱查詢登記工作。3.5完善監(jiān)督機制,加強內(nèi)部審計。應(yīng)將會計電算化的內(nèi)部控制審計工作作為內(nèi)審工作的重要內(nèi)容之一,通過對會計信息系統(tǒng)的調(diào)查,來對財會人員所處理的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行評價和檢查,監(jiān)督財會人員內(nèi)控執(zhí)行情況,對檢查出來發(fā)生的錯誤,及時予以糾正,打消不法分子作弊與犯罪的意圖。同時要建立起政府審計、社會中介機構(gòu)審計、內(nèi)部審計的全方位審計監(jiān)督機制,形成相互影響、相互補充,共同監(jiān)督的環(huán)境。3.6進一步提高財會隊伍的綜合素質(zhì)。隨著會計電算化技術(shù)的不斷發(fā)展進步,財會人員需要不斷更新計算機、網(wǎng)絡(luò)知識,不斷接受系統(tǒng)維護、系統(tǒng)安全、思想品德等方面的培訓(xùn),提高財會人員的整體素質(zhì)和職業(yè)道德,在培訓(xùn)和工作中不斷豐富自己的專業(yè)知識和技術(shù),加強內(nèi)部控制各個關(guān)鍵點的風險防御,提高系統(tǒng)的安全性。
4結(jié)束語
總而言之,會計電算化內(nèi)部控制是內(nèi)部控制工作的重要組成部分,隨著會計電算化的在事業(yè)單位應(yīng)用越來越深入、廣泛,會計電算化內(nèi)部控制工作的影響將越來越深遠,加強會計電算化內(nèi)部控制的管理,對于保證系統(tǒng)的安全,保證會計電算化工作高效有序進行,防御各種風險,提高財務(wù)管理水平等方面都具有積極深遠的現(xiàn)實意義。
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作者:唐雅 單位:湖南中醫(yī)藥高等??茖W(xué)校財務(wù)處