新時期農(nóng)業(yè)科技檔案規(guī)范化探究

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【摘要】農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)檔案的重要組成部分,是重要的農(nóng)業(yè)科技、生產(chǎn)信息資源。本文針對當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技檔案管理中存在的主要問題,提出了農(nóng)業(yè)科技檔案規(guī)范化管理思路,為農(nóng)業(yè)科技檔案的合理開發(fā)利用提供參考。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)科技；科技檔案；規(guī)范管理

農(nóng)業(yè)科技檔案主要包括農(nóng)業(yè)科學(xué)研究中從立項、申報、進程、總結(jié)、結(jié)題再到成果鑒定這一系列過程中的各種檔案材料，還包括林業(yè)、副業(yè)、漁業(yè)、牧業(yè)等檔案。由于在管理農(nóng)業(yè)科技檔案的過程中還存在一些問題，導(dǎo)致資源浪費。因此，有效地管理農(nóng)業(yè)科技檔案是檔案管理人員的重要工作。

一、開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的必要性

農(nóng)業(yè)科技檔案是指在農(nóng)、林、牧、漁各業(yè)的生產(chǎn)實踐活動中形成的技術(shù)資料，是農(nóng)業(yè)科技人員在科研活動中形成的一種特殊的信息資源，是對農(nóng)業(yè)科研活動最直接的原始記錄。包含種子檔案、作物栽培檔案、植物保護檔案、林業(yè)檔案、畜牧檔案、水產(chǎn)檔案、農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)境檔案和農(nóng)業(yè)區(qū)劃檔案等。將這些資源按照檔案管理相關(guān)規(guī)定進行處理，形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的科技檔案，再將這些檔案資源進行開發(fā)，可以進一步實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案的新價值。首先，農(nóng)業(yè)科技檔案的實質(zhì)是科技成果，作為智力成果、知識智慧的結(jié)晶，是屬于知識產(chǎn)權(quán)的一部分，必須加以保護和利用。其次，農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源可以使各級決策部門更好地了解國內(nèi)外農(nóng)業(yè)科技成果和農(nóng)業(yè)經(jīng)濟發(fā)展?fàn)顩r，為科學(xué)決策提供服務(wù)。再次，農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科研創(chuàng)新的基礎(chǔ)，這些信息資源可為深入科研提供大量寶貴的信息來源。最后，農(nóng)業(yè)科技檔案是一種將科研成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的載體，可為地方經(jīng)濟發(fā)展提供優(yōu)良品種、新技術(shù)等方面的服務(wù)，從而產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益。

二、農(nóng)業(yè)科技檔案開發(fā)利用存在的主要問題

（一）檔案管理人員不注意科技文件的積累

科技檔案的前身就是科研文件，科技文件具有很高的再利用價值及指導(dǎo)價值都是因為記錄了科研成果的研究過程。但檔案人員和科技人員平時不注意保存科研文件，導(dǎo)致歸檔時科研文件收集不完整，從而造成很大的損失。

（二）農(nóng)業(yè)科技檔案管理方式落后

檔案的數(shù)量隨著時間的推移和科技的進步越來越大，這給提供利用和保管工作都帶來了很大的困難，再加上管理的手段和方法都不先進，非常的落后，檢索工具也是單一的，工具單一通常表現(xiàn)在查閱工具，用的最多的查閱工具就是手工制作的目錄或者是專題卡片，檢索方法速度慢而且還很落后，準(zhǔn)確率也不高。

（三）農(nóng)業(yè)科技檔案內(nèi)容不完整

雖然科研科技單位對農(nóng)業(yè)科技成果進行了歸檔，但是，科技檔案工作中還存在內(nèi)容不完整、歸檔手續(xù)不齊全的問題。

三、農(nóng)業(yè)科技檔案開發(fā)利用的對策與建議

（一）轉(zhuǎn)變農(nóng)業(yè)科技檔案工作人員的思想意識，樹立正確的價值觀

國家檔案局在全國社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作會議上提出了“以統(tǒng)籌城鄉(xiāng)檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展和新農(nóng)村建設(shè)需要相適應(yīng)的、覆蓋新農(nóng)村建設(shè)各個方面和全體農(nóng)民的檔案工作體系為主要內(nèi)容的新階段農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的新目標(biāo)、新任務(wù)、新要求”。為適應(yīng)以上形勢要求，檔案工作者要與時俱進，積極調(diào)整工作思路，充分認(rèn)識農(nóng)業(yè)科技檔案的特有作用，樹立農(nóng)業(yè)科技檔案的正確價值觀，增強農(nóng)業(yè)科技檔案的民生意識，貼近民生，服務(wù)民生。

（二）加強科技檔案的收集，著力建設(shè)檔案資源體系

只有建立起覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系，才能為人民解決最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實的利益問題。只有建立起服務(wù)人民群眾的檔案利用體系，才能為廣大人民群眾提供高效快捷的檔案服務(wù)，才能真正體現(xiàn)檔案部門全心全意為人民服務(wù)的宗旨。加強科技檔案的收集，可采用定期收集和隨時收集相結(jié)合的方法。定期收集是根據(jù)科研活動的特點，建立健全和完善各項管理制度。如規(guī)定詳細(xì)的歸檔范圍、份數(shù)、要求及時間；促使科研人員自覺將科研檔案材料定期歸檔，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。隨時收集針對學(xué)術(shù)論證、證明材料、檢測結(jié)果、驗收鑒定等與科研項目有關(guān)的其他材料，并將收集的材料以科研檔案的重要程度為依據(jù)，結(jié)合運用多種組卷方法將案卷按重要程度排列，這樣有利于科技檔案的保管和查找利用。

（三）“以人為本”，著力建設(shè)檔案服務(wù)體系

農(nóng)業(yè)科技檔案管理應(yīng)當(dāng)樹立以人為本、以農(nóng)業(yè)科技成果為核心的管理思想?，F(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員應(yīng)積極主動，深入了解科技成果的技術(shù)水平以及經(jīng)濟市場的需求，及時、適度、有效地開發(fā)檔案信息資源。在檔案管理上，要改變傳統(tǒng)管理模式，從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，要圍繞解決科研人員的需求為目的，以提供相應(yīng)服務(wù)為出發(fā)點，為其提供較穩(wěn)定的科研環(huán)境和具有競爭力的科研條件。因此，只有加強檔案工作人員的自身修養(yǎng)，努力提高思想政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能把那些有價值的檔案資源充分地開發(fā)出來，更好地為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)服務(wù)，加快農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展。

（四）加強規(guī)范農(nóng)業(yè)科技檔案工作

1.建章立制，從頭抓起。制定相應(yīng)的規(guī)章制度，首先要根據(jù)檔案法的要求，并結(jié)合自己所在單位的具體情況才能建立。建立規(guī)章制度是為了讓科技人員能夠了解形成檔案的各種要求，并有意識地開始收集和整理檔案材料。同時確保材料的內(nèi)容和質(zhì)量。其次是定期對各個材料歸檔進度進行檢查，發(fā)現(xiàn)有沒有及時歸還的檔案，要提醒科研人員將材料及時地歸還。通過建章立制這樣一個方法讓檔案管理人員和科研人員共同努力，從而形成規(guī)范的、完整的、科學(xué)的檔案原始材料。2.建立激勵機制，做好科技檔案收集工作。為了做好農(nóng)業(yè)科研檔案收集工作,我們首要要根據(jù)其特點，將收集的工作范圍概括為：歸檔課題、立項課題、鑒定成果、品種備案等不同的階段。且每個階段都要把記錄數(shù)據(jù)、往來文件、報告、圖紙、書寫材料等進行保存。因為這些都是農(nóng)業(yè)科研活動的直接記錄。為了促進科研檔案材料的完整、全面、科學(xué)，應(yīng)根據(jù)實際情況制定考核獎罰制度。將歸檔完整、系統(tǒng)、全面、科學(xué)作為考核內(nèi)容，從而提高科研人員和檔案管理人員的工作積極性。3.開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源。開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案應(yīng)該考慮幾個問題。第一是考慮檔案管理人員的事業(yè)心和責(zé)任感。第二是考慮農(nóng)業(yè)科研檔案有沒有按照農(nóng)業(yè)部頒布的標(biāo)準(zhǔn)進行分類。第三是考慮有沒有針對性和實用性。第四是考慮加強農(nóng)業(yè)科研檔案工作的保密。第五是從更深層次去研究和開發(fā)農(nóng)業(yè)科研檔案的信息資源。其開發(fā)利用方式有三種，分別為：編制各級各類目錄，豐富檢索手段、加強安全保密工作、通過口頭或直觀方式宣傳報道科技成果。4.檔案管理方式現(xiàn)代化。新時期下，檔案管理工作的發(fā)展方向勢必往檔案管理電腦化方向發(fā)展。一些條件還可以的科研單位可以利用計算機系統(tǒng)開發(fā)并研制有查詢、檢索、閱讀等功能的農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫，并制成光盤。這樣一方面可以開展有償信息服務(wù)，且可以作為科研交流和科研活動的饋贈資料，以擴大檔案信息。另一方面可以永久保存和記錄農(nóng)業(yè)科研檔案。這些都要求科研工作者有很高的業(yè)務(wù)水平，同時熟練掌握微機知識。

作者:宗冰 單位:鄒平縣好生街道辦事處曹家管理區(qū)