數(shù)字出版趨勢下學(xué)術(shù)期刊檔案管理探究

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[摘要]本文針對當(dāng)前學(xué)術(shù)期刊檔案管理中紙質(zhì)期刊保存條件要求高、存放空間需求不斷增長、紙質(zhì)期刊檔案信息查詢不便的問題，提出了將期刊文獻(xiàn)保存與查詢分開處理的方法。該方法將期刊的pdf文檔作為檔案文件，由其代替紙質(zhì)期刊，以文獻(xiàn)檢索平臺代替期刊檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)期刊檔案的檢索與統(tǒng)計?；诖朔椒?，針對數(shù)字期刊檔案管理的實(shí)施，介紹了期刊檔案文件收集、整理、保存方面需要注意的問題，同時針對電子期刊多媒體化發(fā)展給學(xué)術(shù)期刊檔案管理帶來的挑戰(zhàn)進(jìn)行了闡述。

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的原始記錄。學(xué)術(shù)期刊展示了特定研究領(lǐng)域的成果，刊出的論文反映了所在領(lǐng)域的學(xué)科發(fā)展。筆者所在單位中國機(jī)械工程學(xué)會(以下簡稱學(xué)會)將主管出版的學(xué)術(shù)刊物視為檔案，學(xué)術(shù)將期刊的管理納入檔案管理工作的范疇。然而國內(nèi)以學(xué)術(shù)期刊為檔案管理對象的研究很少，對數(shù)字出版趨勢下的學(xué)術(shù)期刊檔案管理方面的研究和論述就更少。筆者結(jié)合所在單位學(xué)術(shù)期刊日常管理工作，針對學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作的特點(diǎn)，總結(jié)出一套相應(yīng)的工作方法，以期為開展數(shù)字出版環(huán)境下的學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作提供一些借鑒。

一、期刊檔案管理的難點(diǎn)

中國機(jī)械工程學(xué)會成立于1936年，是我國成立較早、規(guī)模最大的工科學(xué)會之一，出版的學(xué)術(shù)刊物包括《中國機(jī)械工程》等40余種，既有《中國機(jī)械工程》等報道機(jī)械學(xué)科所有領(lǐng)域的綜合期刊，又有《鑄造》等專注于某個細(xì)分學(xué)科的專業(yè)期刊。此外，還有細(xì)分學(xué)科的專業(yè)期刊，如《鑄造》《中國鑄造裝備與技術(shù)》《特種鑄造與有色合金》等，以鑄造為主要報道方向；《焊接學(xué)報》《焊接》《中國焊接》等是焊接專業(yè)的學(xué)術(shù)期刊。檔案管理工作是對檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用服務(wù)等各項工作的總稱。學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作中，保管、統(tǒng)計和提供利用是比較繁瑣的工作環(huán)節(jié)。紙質(zhì)期刊檔案的保管必須遵循防火、防水、防蛀、防鼠等要求，并且還需對年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)期刊做脫酸處理，防止紙質(zhì)文獻(xiàn)的脆化變質(zhì)。紙質(zhì)期刊的統(tǒng)計工作既重要又有一定的難度。根據(jù)工作的需要，統(tǒng)計對象經(jīng)常是不同的，可以是單個期刊年度的數(shù)量、論文投稿數(shù)量，也可以是單篇論文的下載量、引用量等。而這些統(tǒng)計工作都需要依靠功能完備的檔案信息管理系統(tǒng)才能完成。提供利用服務(wù)是學(xué)會主管的學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作中最為困難的一項工作。學(xué)會始終關(guān)注機(jī)械學(xué)科的發(fā)展動態(tài)，而學(xué)術(shù)論文是學(xué)科發(fā)展的成果與標(biāo)志。如何從學(xué)術(shù)期刊檔案中迅速查找到利用者需要的大量原始材料(論文)，進(jìn)而通過分析得到學(xué)科的發(fā)展動態(tài)以及不同學(xué)科之間的交叉融合與相互促進(jìn)，使之成為學(xué)會今后工作的可靠支撐，則是學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作的一項重要內(nèi)容。學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作的要求與當(dāng)前學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作的實(shí)際存在一定的差距，具體體現(xiàn)在以下幾方面。

(一)從事學(xué)術(shù)期刊檔案管理的人員缺乏

學(xué)會專職負(fù)責(zé)期刊管理的人員只有兩人，目前只能完成學(xué)術(shù)期刊的收集、整理、保管工作，基本完成各項統(tǒng)計工作，部分完成利用服務(wù)工作。

(二)期刊檔案存放空間有限

學(xué)會辦公地址位于北京市中心，辦公空間并不寬裕，無法為不斷增長的紙質(zhì)期刊文獻(xiàn)提供適合的保存空間。

(三)期刊檔案利用服務(wù)難以實(shí)現(xiàn)

期刊檔案的利用以查詢?yōu)榛A(chǔ)，在學(xué)科交叉融合趨勢日益明顯、學(xué)術(shù)期刊報道方向相互重疊的條件下，學(xué)術(shù)期刊檔案的最小建檔單位只能是單篇論文。而每篇論文都需要按題目、作者姓名、作者單位、關(guān)鍵詞等給出多個分類標(biāo)簽，以便按照不同的查詢要求提供查詢結(jié)果。對大批量論文進(jìn)行分類并賦予分類標(biāo)簽的工作無法人工完成，只能依靠功能強(qiáng)大且穩(wěn)定的期刊檔案信息管理系統(tǒng)自動完成。但在當(dāng)前條件下，學(xué)會不可能為學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作購買并維護(hù)專用的信息管理系統(tǒng)。

二、學(xué)術(shù)期刊檔案管理的新方式

上述學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作中的困境源于期刊的紙質(zhì)形式，但電子期刊的出現(xiàn)給上述問題的解決提供了新的方法。學(xué)會主管出版的學(xué)術(shù)刊物中，期刊集群內(nèi)的30種中英文期刊已實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)期刊與電子期刊的同步發(fā)行，將來紙質(zhì)期刊與電子期刊同步發(fā)行的學(xué)術(shù)期刊會越來越多。與紙質(zhì)期刊相比，電子期刊在學(xué)術(shù)期刊檔案管理上具有諸多優(yōu)勢。

(一)電子期刊版式多樣

電子期刊不僅有可根據(jù)閱讀屏幕自動調(diào)整版式的xml格式文件，還有與紙質(zhì)期刊版式完全相同的pdf文件。因此，pdf文件的電子期刊是紙質(zhì)期刊的數(shù)字化，可將其視為原始記錄，替代紙質(zhì)期刊進(jìn)行保存。

(二)可節(jié)約存儲空間

相較于需要大量特殊要求的紙質(zhì)期刊庫房，電子期刊的保存只需要將期刊數(shù)據(jù)保存于電腦硬盤、云空間。需要調(diào)閱紙質(zhì)學(xué)術(shù)論文時，打印該論文的pdf文件即可。電腦保存學(xué)術(shù)期刊pdf文件+打印機(jī)按需打印的方式將期刊保存所需空間從一間房變成了一個辦公桌大小，極大地節(jié)省了保存空間。

（三）可實(shí)現(xiàn)學(xué)術(shù)期刊信息提取和分類自動化

電子期刊使學(xué)術(shù)期刊信息提取和分類自動化成為可能，便于期刊檔案利用服務(wù)的實(shí)現(xiàn)。學(xué)會出版的學(xué)術(shù)期刊中的論文在中國知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)等文獻(xiàn)檢索平臺內(nèi)可方便獲取。文獻(xiàn)檢索平臺提供的論文電子文件與學(xué)會保存的論文電子文件完全相同，并且這些文獻(xiàn)檢索平臺不但將文獻(xiàn)按照主題、關(guān)鍵詞、篇名、全文、作者、第一作者、通信作者、作者單位、基金、摘要、小標(biāo)題、參考文獻(xiàn)、分類號、文獻(xiàn)來源、DOI等進(jìn)行了分類，還可以同時采用多個分類方式(不同分類之間有“與”“或”“非”的邏輯關(guān)系)進(jìn)行查詢。除此之外，這些文獻(xiàn)檢索平臺還具有統(tǒng)計功能，可以獲得論文和期刊的下載量、引用量等數(shù)據(jù)，以及這些數(shù)據(jù)隨時間的變化情況。因此，可將文獻(xiàn)檢索平臺當(dāng)作期刊檔案信息管理系統(tǒng)，利用其完成學(xué)術(shù)期刊的查詢和統(tǒng)計等任務(wù)。

三、電子期刊檔案管理的實(shí)施

電子期刊替代紙質(zhì)期刊成為期刊檔案管理的對象具有諸多優(yōu)勢，但在當(dāng)前階段，實(shí)施學(xué)術(shù)期刊檔案管理還須注意以下幾方面的問題。

(一)電子期刊存儲模式對期刊信息利用的影響

文獻(xiàn)檢索平臺只能作為學(xué)術(shù)期刊檔案信息管理系統(tǒng)使用，而不能將其視為電子學(xué)術(shù)期刊的保存者。學(xué)術(shù)期刊出版單位在發(fā)行電子期刊的同時將期刊完整的電子文檔發(fā)送到文獻(xiàn)檢索平臺后，檢索平臺會對收到的電子期刊文檔進(jìn)行處理以適應(yīng)自己平臺的出版要求。這些處理會使電子期刊的版式、字體等內(nèi)容與紙質(zhì)刊有所不同，有些文獻(xiàn)檢索平臺還會在電子期刊上加入平臺水印。從這些文獻(xiàn)檢索平臺獲得的電子期刊的打印文件與紙質(zhì)期刊不完全相同，不能將打印文件看作是等同于紙質(zhì)期刊的原始記錄，將其列入學(xué)術(shù)期刊檔案管理對象。

(二)電子期刊信息存儲管理和安全防護(hù)

電子期刊需要做好存儲硬盤的管理和數(shù)據(jù)備份，存儲電子期刊的電腦需要做好安全防護(hù)。大容量機(jī)械硬盤是數(shù)據(jù)存儲的得力工具，可以長時間保存數(shù)據(jù)，但硬盤的無故障運(yùn)行時間始終是有限制的，且隨著計算機(jī)的發(fā)展，硬盤的輸入輸出接口也會發(fā)生變化。因此對于保存電子期刊的硬盤，應(yīng)按照固定時間將硬盤中的數(shù)據(jù)從舊硬盤復(fù)制到新硬盤，避免因硬盤損壞或輸入輸出接口的變化導(dǎo)致電子期刊數(shù)據(jù)無法讀取。日常使用中，誤操作和黑客攻擊會造成電子期刊硬盤數(shù)據(jù)的丟失，造成無可挽回的損失。為避免此類問題的出現(xiàn)，可以采用異地備份即將電子期刊保存于兩個或多個獨(dú)立工作的電腦硬盤的方式，或者采用云備份即將電子期刊數(shù)據(jù)保存在云空間的方式。利用多種方式備份可在一個備份文件丟失的情況下，快速利用其他備份文件恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證電子期刊數(shù)據(jù)的安全。存儲電子期刊的硬盤不能獨(dú)立工作，需要依靠電腦，而電腦操作系統(tǒng)的安全直接影響硬盤數(shù)據(jù)的安全。因此，電腦操作系統(tǒng)的維護(hù)和安全防護(hù)是電子期刊數(shù)據(jù)安全的保證，必須加以重視。

(三)電子期刊數(shù)據(jù)的整理

電子期刊數(shù)據(jù)需要做好整理工作。在沒有專用的期刊檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行保管、統(tǒng)計和提供利用服務(wù)的條件下，只能將學(xué)術(shù)期刊檔案的保存、統(tǒng)計和提供利用服務(wù)功能分離。這就提出一個問題：如何根據(jù)文獻(xiàn)檢索平臺按照不同檢索條件找到的文獻(xiàn)信息，從保存期刊檔案的電腦中找到所對應(yīng)的電子文件。由此，學(xué)術(shù)期刊電子文檔的整理非常重要。通過期刊檢索平臺檢索得到的文獻(xiàn)信息包括：期刊名稱、文獻(xiàn)出版的年份、卷號、期號和文獻(xiàn)題名等，通過期刊名稱、論文出版的年份、卷號、期號和論文題名可以確定文獻(xiàn)。因此，在整理學(xué)術(shù)期刊電子文件時，應(yīng)以每篇論文為保存單位，以論文題名為文件名。應(yīng)先以期刊名稱命名文件夾，然后建立以出版年份命名的一級子文件夾，再建立以出版年份+期號命名的二級子文件夾，并將期刊論文電子文檔放入其中。通過這種方式就可以很容易地根據(jù)文獻(xiàn)檢索平臺獲得的期刊名稱，以及期刊出版年份、卷號、期號和論文題名從保存學(xué)術(shù)期刊檔案的電腦中查找到并獲取相關(guān)論文的電子文檔。

四、電子期刊檔案管理未來的挑戰(zhàn)

電子期刊不是紙質(zhì)期刊的數(shù)字化文件，除包含紙質(zhì)期刊中的文字、表格、圖像的內(nèi)容，還包含音頻、視頻、仿真程序和仿真結(jié)果等多種內(nèi)容信息，是具有多種格式、多種類型的多媒體文件。要做好數(shù)字出版環(huán)境下學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作，就必須面對新的挑戰(zhàn)，具體包括以下幾方面。

(一)電子期刊數(shù)據(jù)信息的存儲壓力不斷增大

單篇紙質(zhì)論文的pdf文件一般不會超過20兆，而含有音頻、視頻、仿真程序和仿真結(jié)果的電子文檔卻經(jīng)常有幾百兆。不斷增大的電子期刊文獻(xiàn)數(shù)據(jù)信息給電子期刊的存儲帶來巨大的壓力。

(二)缺少音頻、視頻、仿真程序和仿真結(jié)果等多媒體的檢索平臺

現(xiàn)有文獻(xiàn)檢索平臺均是針對文字信息的，缺少多媒體文獻(xiàn)檢索平臺將難以根據(jù)利用者的需要查詢利用相關(guān)的多媒體文件，無法充分發(fā)揮多媒體文獻(xiàn)信息的作用。本文針對學(xué)術(shù)期刊檔案管理的難點(diǎn)，即紙質(zhì)期刊保存要求高、期刊檔案信息查詢不便等問題提出了解決方法，即保存紙質(zhì)期刊相對應(yīng)的電子期刊的pdf文檔，通過文獻(xiàn)檢索平臺實(shí)現(xiàn)期刊檔案信息的檢索與統(tǒng)計。針對數(shù)字期刊檔案管理的實(shí)施，闡述了電子期刊檔案文件收集、整理、存儲需要注意的問題；針對如何應(yīng)對電子期刊多媒體化發(fā)展給學(xué)術(shù)期刊檔案管理帶來的挑戰(zhàn)進(jìn)行了探討，希望對業(yè)界同仁開展學(xué)術(shù)期刊檔案管理相關(guān)工作提供一些借鑒。