科技期刊稿件退修中編輯與作者溝通

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［摘要］稿件退修是科技期刊編輯出版流程的重要環(huán)節(jié)，其不僅影響期刊的出版周期，而且關(guān)系期刊的學(xué)術(shù)水平與編輯質(zhì)量。在稿件退修過(guò)程中，編輯與作者的良好溝通可以降低稿件返修率，提高稿件退修效率；可以培養(yǎng)優(yōu)秀作者群，切實(shí)提高作者的寫作水平，促進(jìn)作者提升科研思維；可以構(gòu)建編輯與作者的良好合作關(guān)系，為作者提供良好的投稿體驗(yàn)，為期刊穩(wěn)定并擴(kuò)大作者群奠定良好基礎(chǔ)。文章闡述了在稿件退修過(guò)程中編輯與作者良好溝通的必要性，分析了編輯與作者在溝通過(guò)程中的角色與定位，并提出促進(jìn)編輯與作者良好溝通的對(duì)策建議。

［關(guān)鍵詞］科技期刊；稿件退修；編輯；作者

科技期刊是科研人員進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的重要載體，是科研人員獲取科技信息的重要平臺(tái)，在傳播科學(xué)技術(shù)、推動(dòng)科技創(chuàng)新、提高科技人員素質(zhì)方面具有重要作用。稿件退修是科技期刊編輯出版流程的重要環(huán)節(jié)，是編輯提煉和總結(jié)審稿專家與編輯意見(jiàn)，并反饋給作者，指導(dǎo)作者根據(jù)退修意見(jiàn)進(jìn)行稿件補(bǔ)充修改和完善的一種編輯活動(dòng)［1］。優(yōu)秀的科技論文是編輯與作者共同努力的結(jié)果，不僅凝聚作者對(duì)其科研思路、科研成果的系統(tǒng)整理、詳細(xì)闡述和認(rèn)真思考，而且體現(xiàn)編輯對(duì)稿件質(zhì)量的優(yōu)化與提高。編輯要根據(jù)工作職責(zé)、作用及要實(shí)現(xiàn)的預(yù)期目標(biāo)，明確自身在稿件退修工作中的角色定位［2］，在充分了解作者及其撰寫稿件內(nèi)容的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)與作者的良好溝通和互動(dòng)，引導(dǎo)作者做好稿件退修工作，使稿件質(zhì)量得到全面提升。

一、稿件退修過(guò)程中編輯與作者良好溝通的必要性

稿件退修是作者根據(jù)編輯反饋的審稿意見(jiàn)對(duì)稿件進(jìn)行再加工、深加工，使論文邏輯清晰、論證充分、詳略得當(dāng)、結(jié)論明確、討論深入，從內(nèi)容到形式達(dá)到盡善盡美的過(guò)程［2］。在日常編輯工作中，大多數(shù)稿件都需要作者經(jīng)過(guò)仔細(xì)修改和完善才能上刊，其修改內(nèi)容包括學(xué)術(shù)內(nèi)容的補(bǔ)充和完善、邏輯關(guān)系的整理與調(diào)整、語(yǔ)言文字的斟酌修改、數(shù)據(jù)圖表的檢查核實(shí)等。編輯一般通過(guò)撰寫退修意見(jiàn)，并給作者發(fā)送退修郵件的方式來(lái)與作者聯(lián)系。但是在實(shí)際工作中，編輯撰寫的措辭婉轉(zhuǎn)、易被作者接受的退修意見(jiàn)并不足以解決稿件退修的所有問(wèn)題。因此，編輯還需要通過(guò)電話、微信、QQ等方式與作者進(jìn)行多次溝通和交流?？梢?jiàn)，編輯與作者的良好溝通在稿件退修工作中尤為重要。在稿件退修過(guò)程中，編輯若積極主動(dòng)與作者就稿件退修中的細(xì)節(jié)問(wèn)題進(jìn)行有效的溝通和交流，就可以加快稿件的進(jìn)程，減少稿件的返修次數(shù)，提高稿件退修的有效性，從而提升稿件的學(xué)術(shù)水平與撰寫質(zhì)量。編輯通過(guò)多種方式與作者進(jìn)行討論和合作，形成良好的溝通，不僅可以加深編輯與作者之間的感情交流，而且有利于編輯與作者之間建立互相尊重、互相理解、平等融洽的合作關(guān)系，還可以切實(shí)提高作者的寫作水平，促進(jìn)作者科研思維的拓展，為作者提供良好的投稿體驗(yàn)，為期刊培養(yǎng)優(yōu)秀的作者群，并穩(wěn)定和擴(kuò)大作者群。

二、編輯與作者溝通過(guò)程中的角色與定位

在稿件退修過(guò)程中，編輯要明確自己的職責(zé)，把握自身的角色與定位，樹立作者是稿件修改主體的意識(shí)，不能超越修改權(quán)限，也不能借由“文責(zé)自負(fù)”而推卸自己的責(zé)任。編輯與作者在溝通過(guò)程中要做好以下工作。

（一）詳細(xì)撰寫修改意見(jiàn)

編輯在與作者溝通前，要充分了解作者的科研能力、寫作水平及其所撰寫稿件的主要內(nèi)容。編輯不僅要能具體說(shuō)出稿件存在的優(yōu)缺點(diǎn)，指出稿件修改的原因、修改的目的和修改要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，而且要根據(jù)作者的科研能力、學(xué)術(shù)水平，對(duì)作者的稿件提出具有針對(duì)性、操作性較強(qiáng)的修改意見(jiàn)。同時(shí)，反饋給作者的退修意見(jiàn)必須是編輯在對(duì)審稿專家意見(jiàn)與編輯初審意見(jiàn)進(jìn)行歸納、總結(jié)和提煉后撰寫的，其要兼顧稿件的學(xué)術(shù)性、科學(xué)性和論文撰寫的規(guī)范性要求。對(duì)稿件退修意見(jiàn)進(jìn)行科學(xué)加工是編輯的基本功，編輯只有撰寫出客觀、明確、詳細(xì)、具體的退修意見(jiàn)，且具有實(shí)用性、指導(dǎo)性，才能提高稿件退修的有效性。

（二）做到因人退修

在稿件退修過(guò)程中，編輯要提前了解作者的研究方向、研究歷史、主要科研成果及目前正在進(jìn)行的主要科研項(xiàng)目，并通過(guò)稿件初審來(lái)初步判斷作者的學(xué)術(shù)水平和寫作能力，且要查閱作者已發(fā)表的論文，了解作者的科研水平與寫作實(shí)力，再據(jù)此提出作者經(jīng)過(guò)努力可以達(dá)到的稿件修改要求，做到“因人退修”［3］。對(duì)因自身能力限制確實(shí)不能完成稿件退修或者稿件退修有困難的作者，編輯要付出更多的努力，予以作者加倍的耐心，通過(guò)更加具體詳盡的指導(dǎo)、更加翔實(shí)的修改加工實(shí)例等來(lái)幫助作者完成稿件退修工作。

（三）積極主動(dòng)與作者進(jìn)行知識(shí)分享

編輯除了要多渠道了解并掌握作者撰寫論文的研究背景、論文的主要內(nèi)容，還要收集與作者論文有關(guān)的相關(guān)資料，以利于編輯就稿件修改存在的相關(guān)問(wèn)題與作者展開(kāi)順暢良好的交流和溝通，使編輯初審更具有針對(duì)性。如編輯可以向作者介紹刊物報(bào)道計(jì)劃、欄目策劃思路，與作者交流自身所掌握的前沿?zé)狳c(diǎn)信息和對(duì)學(xué)科前景的了解與判斷，還可以將科技論文寫作的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)提供給作者［4］，使作者所撰寫的稿件能突出重點(diǎn)、熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，從而提高期刊的學(xué)術(shù)水平和影響力。編輯積極主動(dòng)與作者進(jìn)行知識(shí)分享，不僅有利于編輯準(zhǔn)確評(píng)價(jià)論文，而且有利于提高作者的寫作能力，提升期刊的整體質(zhì)量，還有利于編輯優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升職業(yè)能力。

（四）督促作者嚴(yán)格落實(shí)退修意見(jiàn)

一般審稿專家對(duì)稿件提出的退修意見(jiàn)的針對(duì)性較強(qiáng)，有利于促進(jìn)作者科研思維的拓展。在與作者就稿件退修進(jìn)行溝通與交流的過(guò)程中，編輯一定要督促作者認(rèn)真對(duì)待審稿專家提出的稿件退修意見(jiàn)，使作者做到嚴(yán)格要求、逐項(xiàng)落實(shí)。對(duì)作者修改后返回的稿件，編輯也要針對(duì)稿件的退修意見(jiàn)逐條仔細(xì)核查稿件內(nèi)容，對(duì)稿件的結(jié)構(gòu)層次、論據(jù)論證、文字表述、寫作規(guī)范等方面做出全面的評(píng)價(jià)，以判斷作者修改返回的稿件是否達(dá)到預(yù)期的退修目標(biāo)和期刊的上刊要求?？傊庉嬀透寮诵奘马?xiàng)在與作者溝通和交流的過(guò)程中，要明確自身的角色與定位，即作者才是論文的原創(chuàng)者，是稿件退修的主體，編輯只是輔助作者進(jìn)行稿件退修，督促作者對(duì)原文的不足進(jìn)行完善。

三、促進(jìn)編輯與作者良好溝通的對(duì)策建議

（一）完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)與作者無(wú)障礙交流

科技期刊的作者主要來(lái)自科研單位、技術(shù)服務(wù)單位和高等院校，一般是某一學(xué)科領(lǐng)域的專家或行家，其知識(shí)結(jié)構(gòu)比較“專”。因此，在就稿件的專業(yè)知識(shí)與作者進(jìn)行溝通和交流的過(guò)程中，編輯要虛心向作者學(xué)習(xí)和請(qǐng)教稿件的專業(yè)性內(nèi)容，編輯只有理解了稿件的內(nèi)容，才能與作者討論稿件的撰寫，從而與作者達(dá)成共識(shí)。值得注意的是，編輯千萬(wàn)不可不懂裝懂、妄加揣測(cè)，更不可在稿件加工過(guò)程中只顧文字的規(guī)范表達(dá)而對(duì)稿件內(nèi)容妄加修改，導(dǎo)致論文某一部分失去科學(xué)性，甚至出現(xiàn)科學(xué)常識(shí)性錯(cuò)誤［5］。編輯只有在完全理解稿件內(nèi)容的基礎(chǔ)上，才能很好地整合審稿專家提出的稿件退修意見(jiàn)，并在稿件退修過(guò)程中向作者傳遞正確的觀點(diǎn)、見(jiàn)解，提出準(zhǔn)確、中肯且讓作者信服的意見(jiàn)。在就稿件的學(xué)術(shù)內(nèi)容與作者探討的過(guò)程中，編輯要想實(shí)現(xiàn)與作者的無(wú)障礙交流，就要不斷更新與完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)。編輯只有具備了相關(guān)學(xué)科的專業(yè)知識(shí)，了解和把握相關(guān)專業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)及最新動(dòng)態(tài)，才能就稿件存在的問(wèn)題和不足與作者進(jìn)行深入的討論，共同實(shí)現(xiàn)稿件內(nèi)容的優(yōu)化與稿件質(zhì)量的提高。

（二）掌握溝通技巧，贏得作者的信任與尊重

編輯在總結(jié)、撰寫稿件退修意見(jiàn)并反饋給作者后，要及時(shí)通過(guò)電話、微信、QQ等方式緊密聯(lián)系作者，跟進(jìn)作者的稿件退修事項(xiàng)。在與作者交流的過(guò)程中，編輯要先肯定稿件的優(yōu)點(diǎn)及作者為論文撰寫所付出的努力，然后以服務(wù)者的身份，熱情、耐心地與作者交流稿件存在的不足，為雙方營(yíng)造愉悅的交流環(huán)境。反之，如果編輯在與作者交流時(shí)語(yǔ)氣強(qiáng)硬，以不影響刊物正常出版發(fā)行為由要求作者趕快修回稿件，則易使作者產(chǎn)生負(fù)面情緒和焦慮心理，這既不利于編輯與作者交流，又不利于作者完成稿件的退修。另外，當(dāng)編輯的觀點(diǎn)與作者的觀點(diǎn)存在差異時(shí)，編輯要學(xué)會(huì)做一個(gè)耐心的傾聽(tīng)者，站在作者的角度來(lái)思考問(wèn)題，讓作者感受到編輯作為輔助者為其所提供的幫助，如幫助作者理清思路，為作者提供寫作方面的支持等，從而獲得作者的信任與尊重。在溝通過(guò)程中，編輯還可以多嘗試使用反問(wèn)句，以引發(fā)作者的思考；針對(duì)一個(gè)問(wèn)題通過(guò)多渠道進(jìn)行敘述，使觀點(diǎn)更具有說(shuō)服力；采用放松的姿態(tài)和舒適的語(yǔ)氣來(lái)與作者溝通，幫助作者思考［6］。

（三）用心修改批注作者稿件，提高稿件退修有效性

通常期刊收到的多數(shù)稿件都會(huì)存在一定的問(wèn)題，諸如學(xué)術(shù)內(nèi)容、邏輯關(guān)系、語(yǔ)言文字撰寫等方面。在稿件退修過(guò)程中，如果編輯給作者反饋的退修意見(jiàn)不完整，或僅籠統(tǒng)模糊地指出稿件存在的問(wèn)題，或未能一次性地指出稿件存在的問(wèn)題，使作者多次反復(fù)修改稿件，這就有可能引起作者的抵觸心理，產(chǎn)生編作矛盾，導(dǎo)致作者不配合修改稿件工作或直接撤稿，從而造成稿件流失。因此，在稿件退修過(guò)程中，編輯應(yīng)對(duì)作者稿件電子版用不同顏色的文字進(jìn)行編輯加工、修改和批注，依次詳細(xì)指出稿件在內(nèi)容結(jié)構(gòu)、邏輯關(guān)系、語(yǔ)言文字、格式規(guī)范、圖表數(shù)據(jù)、寫作方法上存在的問(wèn)題，并注明對(duì)某些內(nèi)容的疑問(wèn)和需要作者仔細(xì)核實(shí)的內(nèi)容，形成帶有編輯修改標(biāo)記、附有修改意見(jiàn)和建議的完整和清晰的退修稿［7］。通過(guò)此退修稿，編輯可以將審稿專家對(duì)稿件提出的專業(yè)意見(jiàn)用批注的形式撰寫清楚，并反饋給作者，避免作者因?qū)徃鍖＜业耐诵抟庖?jiàn)理解不準(zhǔn)確而反復(fù)修改稿件的情況；編輯也可以將稿件中專業(yè)名詞或物理量的標(biāo)準(zhǔn)寫法、科技論文各部分的寫作規(guī)范，以批注的形式反饋給作者，幫助作者提高稿件質(zhì)量；編輯還可以用批注的形式標(biāo)注其他需要與作者商榷和退修的內(nèi)容，幫助雙方進(jìn)行更深入的探討與交流。通過(guò)此退修稿，作者可以掌握并理解稿件存在的問(wèn)題，清楚哪些內(nèi)容是編輯已經(jīng)修改過(guò)的，對(duì)同類問(wèn)題其應(yīng)如何規(guī)范表述；作者也可以了解哪些內(nèi)容是需要補(bǔ)充完善和仔細(xì)核實(shí)的，且稿件內(nèi)容的補(bǔ)充修改要達(dá)到什么要求；作者還可以明確哪些建議意見(jiàn)對(duì)提高其論文學(xué)術(shù)水平具有指導(dǎo)意義等。通過(guò)此退修稿，作者能夠準(zhǔn)確理解審稿專家與編輯的意見(jiàn)和建議，提高稿件退修的有效性，而編輯嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、細(xì)致入微的工作態(tài)度也會(huì)贏得作者的理解和尊重。

（四）嚴(yán)格審查修改說(shuō)明，提高稿件修改效率

在作者完成稿件修改后，編輯應(yīng)請(qǐng)作者提供一份修訂狀態(tài)下的稿件電子版和一份修改說(shuō)明，便于編輯仔細(xì)對(duì)比反饋給作者的退修稿和作者返回的修訂稿，從而評(píng)估稿件的退修成效。稿件的修改說(shuō)明是作者對(duì)審稿專家意見(jiàn)和編輯稿件撰寫要求的回復(fù)、說(shuō)明和解釋，是對(duì)論文的補(bǔ)充修訂以及申辯等［8］。編輯應(yīng)要求作者詳細(xì)地撰寫修改說(shuō)明，尤其要對(duì)審稿專家提出的問(wèn)題進(jìn)行一一答復(fù)，不應(yīng)簡(jiǎn)單敷衍或避而不答、答非所問(wèn)等。編輯要仔細(xì)審查作者返回的修訂稿和修改說(shuō)明，及時(shí)發(fā)現(xiàn)修訂稿中未修改到位的內(nèi)容和修改說(shuō)明存在的問(wèn)題，并與作者溝通，幫助作者深入理解審稿專家的意見(jiàn)和編輯初審?fù)诵薜慕ㄗh。如果作者與審稿專家所持意見(jiàn)不同，編輯就要將作者的申辯理由及時(shí)反饋給審稿專家，并將審稿專家針對(duì)作者申辯返回的意見(jiàn)再次反饋給作者。只有做好審稿專家和作者之間的橋梁，編輯才能幫助作者準(zhǔn)確理解審稿意見(jiàn)，從而提高稿件退修效率［9］。

四、結(jié)語(yǔ)

稿件退修工作是科技期刊編輯出版流程中需要編輯花費(fèi)大量精力的環(huán)節(jié)，也是提高期刊學(xué)術(shù)水平和編輯規(guī)范質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須引起編輯與作者的高度重視。編輯是審稿專家與作者之間的橋梁，其通過(guò)與審稿專家、作者之間的良好溝通和交流，可以幫助作者正確理解稿件退修意見(jiàn)，極大地提高作者修改稿件的主觀能動(dòng)性，使作者在充分接受并認(rèn)可退修意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，加大稿件修改的執(zhí)行力度，從而減少稿件返修次數(shù)，提高稿件修改的效率和退修的有效性，進(jìn)而提高期刊學(xué)術(shù)水平的編輯質(zhì)量，助力期刊長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。