新時期人事檔案管理信息化建設(shè)探析
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人事檔案在機關(guān)事業(yè)單位管理與發(fā)展過程中，發(fā)揮著重要的作用，是事業(yè)單位未來發(fā)展的重點依據(jù)。隨著時代環(huán)境不斷變化，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用，在人事管理領(lǐng)域，為了使檔案管理更加高效，應(yīng)將信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合起來，構(gòu)建高效的人事檔案管理體系，從而為事業(yè)單位實現(xiàn)深入發(fā)展，奠定良好的檔案信息基礎(chǔ)，完善高素質(zhì)人才儲備。因此，事業(yè)單位應(yīng)該清楚認識到信息化管理平臺建設(shè)的重要性，并重點思考如何利用信息技術(shù)，構(gòu)建信息化管理平臺，保障人事檔案管理的質(zhì)量。
1人事檔案管理信息化建設(shè)的意義
1.1有利于實現(xiàn)現(xiàn)代化管理
隨著網(wǎng)絡(luò)時代的全面到來，現(xiàn)代生活形態(tài)發(fā)生了顯著變化，各種信息技術(shù)普遍應(yīng)用于各項生活、工作活動中，智能信息技術(shù)的應(yīng)用，給人們的生活提供了便利的保障。而在事業(yè)單位人事管理領(lǐng)域，人事檔案作為重點管理內(nèi)容，其工作形態(tài)理應(yīng)跟隨社會形態(tài)發(fā)展變化，加以改進和更新。將信息技術(shù)與人事檔案相結(jié)合，構(gòu)建信息化管理體系，能夠促進事業(yè)單位在未來市場領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化管理，對事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。
1.2有利于實現(xiàn)檔案資源共享
信息技術(shù)具有信息傳播速度快、傳播范圍廣的特點，將信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中，能夠有效實現(xiàn)資源共享。例如，當(dāng)完成人事檔案信息化管理平臺建設(shè)后，用戶完全可以在家或者任意具有網(wǎng)絡(luò)的地方，利用電子設(shè)備對檔案信息進行查閱。如此一來，不僅能夠有效提高人事檔案管理的效率，還能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，進而促進人事檔案信息實現(xiàn)最大化利用。
1.3有利于實現(xiàn)檔案信息查閱
以往，人事檔案管理方式比較滯后，由于檔案信息比較繁雜，檢索流程比較煩瑣，所以用戶在查閱檔案信息時，查閱效率比較低下。而選擇將信息技術(shù)有效應(yīng)用于查閱平臺建設(shè)中，能夠有效解決傳統(tǒng)查閱體系效率低的問題。利用信息技術(shù)建立智能檢索平臺，對人事檔案信息進行分門別類。用戶可以利用現(xiàn)代化檢索軟件，對檔案信息進行有效檢索，從而提高用戶的信息查閱效率。
1.4有利于檔案資源開發(fā)與利用
眾所周知，信息技術(shù)與傳統(tǒng)管理手段相比，存在的優(yōu)勢在于該技術(shù)手段具有加強的信息存儲和傳播的功能。因此，利用信息技術(shù)對人事檔案進行管理，能夠?qū)崿F(xiàn)原有檔案信息基礎(chǔ)上的人事資源有效開發(fā)與利用?？梢姡瑢⑿畔⒓夹g(shù)有效應(yīng)用于人事檔案管理中，對此項管理工作未來深入發(fā)展，以及提高事業(yè)單位在行業(yè)中的整體競爭力與影響力，具有重要的作用。
2.1意識淡薄，缺乏重視
目前，國內(nèi)機關(guān)事業(yè)單位在人事管理方面不夠重視。很多事業(yè)單位在建設(shè)與發(fā)展過程中，重點關(guān)注內(nèi)部業(yè)務(wù)開發(fā)，以及技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新，而對于人才在事業(yè)單位建設(shè)與發(fā)展中的作用，并未形成正確的思想認知。事業(yè)單位在人事檔案管理方面花費較少的人力、物力和財力，導(dǎo)致內(nèi)部人事管理工作并不理想。因為思想缺乏重視，導(dǎo)致檔案管理發(fā)展受限，這對于事業(yè)單位未來發(fā)展都是極為不利的。因此，事業(yè)單位要想順利實現(xiàn)人事檔案信息化管理，當(dāng)務(wù)之急便是在思想上加以轉(zhuǎn)變和更新。
2.2數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善，信息安全建設(shè)滯后
據(jù)了解，在信息化環(huán)境中，事業(yè)單位人事檔案管理工作系統(tǒng)逐漸衍生出一系列問題，由于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)不全面，導(dǎo)致事業(yè)單位構(gòu)建的檔案信息管理平臺，存在較大的安全風(fēng)險與漏洞。例如，在不健全的檔案管理體系運行過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)人事信息記錄錯誤、混淆，甚至出現(xiàn)重要人事信息丟失的問題。由于人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠系統(tǒng)、完整，導(dǎo)致檔案信息管理效率低下，同時也因為記錄錯誤或混淆，導(dǎo)致部分人事信息失真，這對于事業(yè)單位實現(xiàn)人事信息資源共享也較為不利。
2.3缺乏高素質(zhì)、全能型的管理人才
目前，在人事管理領(lǐng)域，關(guān)于檔案信息化建設(shè)效率低下的問題，主要在于在該領(lǐng)域缺乏高素質(zhì)、全能型的管理人才。目前，檔案管理人才在管理意識與工作理念方面存在一定的問題，并未清楚地意識到信息技術(shù)在檔案管理中的重要作用，所以在工作中比較依賴傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，而不重視建設(shè)信息化管理平臺。同時，在專業(yè)技能與素養(yǎng)方面，管理人員在信息技術(shù)方面所掌握的專業(yè)技能比較匱乏，信息化管理平臺建設(shè)與實施能力比較薄弱，導(dǎo)致事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理體系建設(shè)遭受明顯阻礙。
2.4現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施滯后
據(jù)了解，當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位之所以在人事檔案信息化建設(shè)方面存在發(fā)展局限，主要原因在于事業(yè)單位內(nèi)部缺乏完善的現(xiàn)代化設(shè)施和器材。事業(yè)單位因為投入資金有限，所以在計算機硬件方面存在明顯的功能障礙，對完善檔案管理系統(tǒng)功能十分不利。同時，事業(yè)單位當(dāng)前在軟件方面的開發(fā)與創(chuàng)新，也存在很大的不足，正是因為基礎(chǔ)設(shè)施落后，才導(dǎo)致人事檔案信息化發(fā)展受到限制。因此，在新時期，事業(yè)單位必須采取有效策略，改善并解決當(dāng)前信息化建設(shè)中存在的問題。
3新時期人事檔案信息化建設(shè)的路徑
3.1更新思想，完善體制，加強隊伍建設(shè)
事業(yè)單位若想在未來的市場競爭中占據(jù)有利地位，必須加強人事管理工作體制完善與創(chuàng)新，尤其是在人事檔案方面的管理，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者一定要加強重視。首先，事業(yè)單位應(yīng)該向內(nèi)部管理部門和人員滲透正確的工作理念，要求從事人事檔案管理的工作人員，必須在思想上重視信息化管理，并根據(jù)事業(yè)單位自身人事管理發(fā)展需求，結(jié)合信息技術(shù)應(yīng)用條件完善現(xiàn)代化管理體制。其次，確保在正確的思想、體制引導(dǎo)下，人事檔案能夠?qū)崿F(xiàn)高效管理，真正實現(xiàn)信息化管理平臺建設(shè)。最后，事業(yè)單位應(yīng)該重視內(nèi)部信息化管理技術(shù)開發(fā)人才隊伍建設(shè)，在招聘環(huán)節(jié)重點考查應(yīng)聘者的信息技術(shù)操作能力，并加強技術(shù)人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，進而為實現(xiàn)信息化管理平臺開發(fā)與建設(shè)提供高素質(zhì)的人才儲備。
3.2加強人事檔案信息數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
為解決人事檔案數(shù)據(jù)庫功能不健全問題，事業(yè)單位應(yīng)該重點圍繞數(shù)據(jù)庫進行運行功能和安全系統(tǒng)建設(shè)，加強人事信息數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)安全，全面提高人事檔案信息化管理的質(zhì)量。因此，事業(yè)單位可以重點發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器功能，將其用于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。同時，事業(yè)單位應(yīng)該針對不同部門，滿足人事檔案的信息檢索和查閱需求，并在數(shù)據(jù)庫中設(shè)定不同管理模塊，以確保內(nèi)部各個部門能夠高效地實現(xiàn)人事檔案信息檢索和應(yīng)用。
3.3加強檔案管理人員素質(zhì)與能力建設(shè)
在事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)與管理的過程中，檔案人員自身素質(zhì)在很大程度上決定了檔案信息化管理發(fā)展的進程。因此，事業(yè)單位應(yīng)針對內(nèi)部檔案人員進行素質(zhì)教育和培訓(xùn)，向檔案人員滲透正確的信息化管理平臺操作方式，規(guī)范管理流程，從而保證人事檔案管理更加高效。同時，檔案管理人員需要掌握一定的計算機圖像處理、信息掃描、信息分類、存儲等功能，并定期對重要人事檔案信息進行備份、檢查，避免出現(xiàn)檔案信息泄漏、錯誤、丟失等問題，為真正實現(xiàn)檔案信息共享提供便利條件。此外，管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)與人事檔案管理有關(guān)的法律、法規(guī)，在進行人事檔案信息化管理時，應(yīng)嚴格遵守管理規(guī)章體制，杜絕出現(xiàn)檔案信息惡意泄露問題。
3.4加強人事檔案管理信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全
在信息化管理平臺建設(shè)的過程中，確保網(wǎng)絡(luò)安全是事業(yè)單位人事檔案管理深入發(fā)展的必要前提。因此，事業(yè)單位應(yīng)該重視管理平臺運行環(huán)境安全檢測與優(yōu)化。首先，事業(yè)單位技術(shù)開發(fā)人員，應(yīng)重點加強安全系統(tǒng)功能建設(shè)，在數(shù)據(jù)庫中安裝安全檢測軟件，即時監(jiān)測人事檔案管理中可能存在的風(fēng)險因素，一旦發(fā)現(xiàn)，需要及時進行專業(yè)操作處理，有效規(guī)避人事檔案信息化管理系統(tǒng)中存在的安全風(fēng)險。同時，技術(shù)人員應(yīng)該在數(shù)據(jù)庫中安裝病毒查殺系統(tǒng)，并定期進行數(shù)據(jù)庫垃圾信息清理、系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)功能檢測，確保信息化管理系統(tǒng)運行環(huán)境安全，提高系統(tǒng)運行效率，全面提升人事檔案管理質(zhì)量。此外，針對不同部門人事檔案信息檢索要求，設(shè)置不同類型的安全密鑰，以及數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限。
3.5加強現(xiàn)代化管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用
事業(yè)單位在建設(shè)人事檔案信息化管理平臺時，應(yīng)重點關(guān)注管理軟件開發(fā)與應(yīng)用，不斷完善數(shù)據(jù)庫的硬件和軟件設(shè)施，全面提高管理系統(tǒng)工作的效率和質(zhì)量。事業(yè)單位應(yīng)該加大資金投入，引進創(chuàng)新性的技術(shù)人才，專門致力于高科技、智能化管理軟件的系統(tǒng)研發(fā)，在做好系統(tǒng)功能安全和運行速度測試之后，將其與內(nèi)部人事檔案管理要求相結(jié)合，完善管理系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)和功能，在提高信息化管理平臺工作效率的同時，更要保證檔案信息管理的質(zhì)量。
4結(jié)語
人事管理在當(dāng)前事業(yè)單位管理領(lǐng)域，發(fā)揮的管理作用十分顯著。事業(yè)單位為了在未來的市場環(huán)境中占據(jù)良好的發(fā)展地位，應(yīng)重點加強人事管理，完善檔案管理體系。因此，事業(yè)單位需要合理利用信息技術(shù)，構(gòu)建現(xiàn)代化人事檔案管理體系，不斷更新思想、體制，加強信息數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)安全、軟件開發(fā)等實施力度，全面提高人事檔案管理的效率與質(zhì)量。只有在信息技術(shù)的支撐下，事業(yè)單位的人事檔案管理體系才會不斷完善，進而為在新時期的市場環(huán)境中獲得快速發(fā)展，提供良好的人才數(shù)據(jù)依據(jù)。
主要參考文獻
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作者：王曉鋒 單位：山東省諸城市人力資源和社會保障局