學校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新

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摘要：文獻檔案在中職學校的學校管理、教學活動、學科教學以及研究等領(lǐng)域中的有效應用，是順應時展趨勢的必然要求，將重要的數(shù)據(jù)提供給學校指導其進行監(jiān)督并做出科學評估。本文在現(xiàn)實應用情況簡要分析的基礎(chǔ)上，著重探討了如何進一步加強檔案管理的信息化建設(shè)途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；中職學校；規(guī)范創(chuàng)新；信息化建設(shè)

一、中職學校檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）管理方式相對落后，管理力量比較薄弱

中職學校的檔案管理人員通常是由校辦人員或者某些教師兼職，沒有專職職位。大部分的工作人員一般情況下是沒有受過系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識培訓，他們?nèi)狈n案的重要性的深刻認識，同時對檔案材料的整理收集、存檔以及裝訂等操作也不是十分熟練，另外，投入檔案工作的精力也無法得到很好保證[1]。同時，存檔資料不真實、不完整以及存檔不及時的情況時有發(fā)生，沒有專門的檔案管理軟件來管理檔案，大部分檔案資料的收集和存取都是手工進行的，導致使用效率低下。

（二）自動化管理方式?jīng)]能有效普及

目前，部分學校沒有實施自動化管理，管理方法很簡單，機械化操作尚未得到廣泛推廣。因此，這種傳統(tǒng)的管理方法會帶來更多工作量，不僅工作速度慢，而且工作時間也較長，檔案管理工作人員整體檔案的效率會大為降低。而導致出現(xiàn)上述種種問題的原因主要有以下三點：首先，有些學校對檔案管理不夠重視，因此沒有能夠投入更多的財力進行檔案管理。其次，即使有些學校已經(jīng)增加了購買更為先進管理檔案的設(shè)備上的經(jīng)費投入，但因有些管理人員在短時間內(nèi)無法完全了解正確的操作流程，因而無法將所采購新設(shè)備的先進性充分地展現(xiàn)出來[2]。最后，有些檔案管理人員十分欠缺現(xiàn)代化辦公意識，雖然擁有先進的高科技設(shè)備時，仍然使用手工操作這種低效的方式進行檔案管理。

（三）檔案交接手續(xù)不嚴密，容易造成檔案遺失

因中職學校很多的文件管理人員并不屬于全職工作，在傳輸作業(yè)或轉(zhuǎn)移作業(yè)時，不按程序處理移交的文件。應該及時清理的卻不清理，應該進行檢查的卻不去檢查，有些甚至還忽略了簽字程序，有些人甚至會主觀地認為轉(zhuǎn)移以及交接檔案僅是簡簡單單的一串鑰匙交接的問題，非常容易導致出現(xiàn)檔案遺失的嚴重問題。

二、規(guī)范學校檔案管理工作的對策

（一）完善學校檔案管理制度

保證檔案管理工作制度的合理性和科學性，對高效開展此項工作具有十分重要的指導價值?？梢詮囊韵聨讉€方面入手：一是建立或規(guī)范學校檔案的收集制度，并將學校內(nèi)部的所有數(shù)據(jù)匯集起來。根據(jù)不同的材料，在不同的類別中建立文件收集和整理分門別類的專欄，然后聘請專業(yè)人員來全面規(guī)劃文件管理過程。其次，要明確不同部門的工作職責，使學生的檔案工作能夠各自履行職責，各部門之間的合作是完成學校檔案工作的必要前提。三是建立評估管理體系和積累體系，提高檔案管理質(zhì)量。

（二）促使管理人員綜合管理素養(yǎng)的進一步提升

為了實現(xiàn)檔案管理的科學化，學校需要提高員工的工作質(zhì)量，以便更好地管理檔案，有效地將各種信息應用到教學管理中。同時，為了提高檔案管理人員的知識水平，可以采取以下步驟：第一，在招聘檔案管理人員時，學校領(lǐng)導最好對人員的道德素質(zhì)首先進行考察，選擇工作能力強、專業(yè)素質(zhì)好的人才管理學校資料、檔案。第二，學校在促使檔案管理人員素質(zhì)提升方面，要定期組織更具專業(yè)性的知識收集活動，通過加強先進工作理念的培訓進一步落實高效的檔案管理工作，并定期考核相關(guān)人員，促使其管理理念的轉(zhuǎn)變以及管理能力的提升[3]。

（三）科學分類，挖掘檔案資源

科學分類需要有機結(jié)合現(xiàn)實情況進行，同時要以檔案部門規(guī)定的章程為指導開展日常管理工作，通常情況下我們都是以內(nèi)容或者部門的差異為依據(jù)對檔案進行不同類別的詳細劃分。通過科學合理化的逐一分類，實現(xiàn)對檔案更加科學化的管理，以便能夠切實的保證檔案查閱上的便利以及存放的安全性。檔案管理工作在某種意義上講屬于積累性工作，工作者首先要注意的是對各種檔案資料的日常整理和收集，從不同方面和領(lǐng)域進行檔案的收集。還要努力挖掘檔案資源，拓寬檔案的收集范圍，像收集散落的知名校友檔案等，豐富其內(nèi)容。

三、對檔案管理工作進行創(chuàng)新，實施多種類的信息化建設(shè)途徑

（一）加大檔案管理工作的硬件投入，提高信息化管理水平

目前，由于各種原因，中職學校檔案建設(shè)未得到應有的重視，落后于學校整體發(fā)展，無法適應新時期學校面臨的發(fā)展機遇。這不利于檔案工作的整理收集，也不利于檔案的有效使用。作者認為，首先，除了對各種硬件和設(shè)備進行升級之外，學校檔案管理也應進行電子化升級，讓那些手寫筆跡認識難度大以及人工查詢易出現(xiàn)遺漏的工作通過計算機來承擔，從而降低員工的勞動強度，工作質(zhì)量也會有所提高。其次，加強檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)對于更好地利用學校檔案資源至關(guān)重要。電子檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立，提高了檢索檔案的效率和便利性，為更好地為師生提供服務(wù)創(chuàng)造了條件。在日常工作中，在傳輸文件時更容易接收紙質(zhì)文檔和電子文檔，但幾十年內(nèi)形成的所有紙質(zhì)文件都以電子方式記錄并收集在數(shù)據(jù)庫中。學校檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案利用和管理效率的有效手段，可以加快學校檔案信息化的步伐。

（二）做好電子文件收集及上傳工作

管理電子檔案的基礎(chǔ)是進行電子文件的收集，電子文檔因其與紙質(zhì)文件的性質(zhì)有很大差別，決定了其收集整理的方式也是有所不同的，對于草案類文件，因其缺乏正式文件應有的功能，通常在整理的時候不作保留。同時，應及時收集和整理發(fā)揮輔助或正式作用的文件，并以相應的紙質(zhì)文件特別是無紙化系統(tǒng)生成的電子文件進行標記，同時應采取更加嚴格的措施加以處理，在收集期間應將其制成紙質(zhì)副本，以避免在發(fā)生事故時丟失電子文件信息。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件收集不同，許多電子文件是經(jīng)由上傳和下載等一系列操作而最終完成的，針對此項特點，檔案部門可建立一個工作窗口，利用其在網(wǎng)頁上及時地進行電子文件的上傳以及收集。

（三）提高學校檔案信息化建設(shè)效益

我們可以從如下幾個方面來促使學校檔案信息化建設(shè)效益的提升：一是以現(xiàn)代信息技術(shù)為提托促使檔案文件有效性的提升，因此，學校新選聘的檔案管理人員要具有更強的專業(yè)知識，或者對現(xiàn)有的管理人員進行綜合技能培訓，尤其注重對電腦操作熟練的綜合型人才的培養(yǎng)。二是對保密工作和安全性同時進行發(fā)展，檔案管理工作因其具備的特殊性質(zhì)要求工作人員的保密意識必須更強。三是創(chuàng)建一個專門化的檔案文件操作平臺，平臺設(shè)計要有全面的功能，尤其是在線查詢的功能。同時構(gòu)建效率高、功能全的存儲中心來管理電子檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)信息文件的互傳共享。四是進一步優(yōu)化檔案收集制度，做到對檔案的及時保存，同時需要注意與學校整體的文化建設(shè)互相結(jié)合在一起，彰顯校園文化。

（四）開展檔案利用在線服務(wù)

檔案管理人員可以積極開展檔案的多樣化服務(wù)，比如在線使用服務(wù)，使大家可以更加及時地獲取相應的信息，在此期間，服務(wù)人員需要圍繞“工作就是服務(wù)”的理念開展各項日常工作，提高服務(wù)質(zhì)量。以便于更加迅速、準確地將后勤保障工作做好，促使學校檔案服務(wù)職能的進一步強化，努力發(fā)展學校檔案教育職能，使檔案從以往收藏為主向現(xiàn)在的發(fā)展和利用轉(zhuǎn)變。

（五）加強管理人員素質(zhì)建設(shè)

在學校檔案信息化建設(shè)進程中，檔案管理團隊將會對建設(shè)進程和質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。若說更新設(shè)備是其客觀條件，而促使檔案管理人員綜合素質(zhì)的進一步提升則是必要的主觀條件?？梢詮囊匀缦聨追矫骈_展相應工作：首先是為其提供學習機會，像現(xiàn)代化的檔案管理培訓；其次是鼓勵其通過自己的努力參與在職培訓和進一步培訓，提高自身素質(zhì)，更新知識體系；最后是網(wǎng)絡(luò)服務(wù)人才加強培養(yǎng)，進一步加以落實網(wǎng)絡(luò)管理以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。

四、結(jié)束語

總之，隨著學校對檔案工作的進一步加強，對其中涉及的制度不斷加以規(guī)范，以成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體不斷促使檔案信息化管理水平的提高，中職學校檔案將能夠更好地為教學、研發(fā)和管理服務(wù)。

參考文獻：

[1]王緒貴.學校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新及信息化建設(shè)方式研究論述[J].才智,2017(8):156-156.

[2]李曉杰.試論職業(yè)學校檔案管理的信息化建設(shè)[J].民營科技,　2017(1):120.

[3]宋思思.以信息促規(guī)范——芻議高校檔案管理的改革與創(chuàng)新[J].北方文學,2018(12):155.

作者：姜家松 單位：晉江市晉興職業(yè)中專學校