人才服務(wù)中心人事檔案管理工作探討
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關(guān)鍵詞：人事檔案；現(xiàn)狀分析；措施探究
一、當(dāng)前人事檔案管理工作現(xiàn)狀分析
1.對檔案管理工作重要性認(rèn)識不足。當(dāng)前階段，社會各方面都對檔案工作提出了新要求，但是還存在部分基層人才服務(wù)中心對檔案工作不夠重視的現(xiàn)象，仍片面的認(rèn)為人才服務(wù)中心只是短暫的保管人事檔案，做好接收和整理工作即可，而疏于其他方面的管理，比如，人員配備少、人手不足、軟硬件設(shè)施配備不齊全、硬件設(shè)備老化、制度建設(shè)不完善等，尤其是在檔案管理人員中普遍存在缺乏系統(tǒng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不具備較強的業(yè)務(wù)知識和技能等現(xiàn)象。由于部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重要性認(rèn)識不足，直接導(dǎo)致檔案管理條件的落后，進而制約了檔案管理工作的進一步發(fā)展。2.人檔分離現(xiàn)象普遍存在。在人才的檔案管理工作中最突出的問題就是人檔分離，這極其不利于人事檔案的管理，嚴(yán)重影響人事檔案作用的發(fā)揮。當(dāng)前，大多數(shù)未找到正式工作的大學(xué)畢業(yè)生在離校后，個人檔案都被寄往人才服務(wù)中心，除部分檔案會被及時調(diào)走外，大部分工作不穩(wěn)定、頻繁調(diào)換崗位的人員，以及就業(yè)單位管理欠規(guī)范不接收檔案的人員，他們的檔案則會被置于人才服務(wù)中心，絕大多數(shù)將不會再過問，導(dǎo)致人才服務(wù)中心也無法對這些人事檔案進行及時更新。以我單位為例，經(jīng)常遇到人員在畢業(yè)數(shù)年甚至十余年后，才通過多方打聽最終得知自己的檔案在人才服務(wù)中心管理著，可見人檔分離現(xiàn)象之普遍。3.檔案管理方式相對滯后。在網(wǎng)絡(luò)信息時代的背景下，檔案信息化管理已成為一種必然趨勢，應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理工作，不僅有利于檔案的查找利用，還極大的方便檔案的管理工作。但是大多數(shù)的人才服務(wù)中心尚未實現(xiàn)信息化管理，部分單位是由于經(jīng)費緊張無法開展信息化建設(shè)，還有部分單位是缺乏信息化方面的人才，對于信息化管理缺乏信心，因此檔案管理的方式較為滯后，沒能緊跟時代步伐實現(xiàn)信息化管理，在開展檔案管理工作時仍大多采用人工方式，尤其是在檔案的檢索和查詢工作中，嚴(yán)重影響了工作效率，與現(xiàn)階段的實際需求極其不符。4.檔案管理人員不足。由于基層人才服務(wù)中心編制有限，大多數(shù)檔案管理人員配備不足，按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，負責(zé)干部人事檔案工作的機構(gòu)，每管理1000卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員，但是目前大多數(shù)的人才服務(wù)中心管理的檔案較多，但配備的檔案管理人員基本上都達不到規(guī)定比例。此外，很多檔案管理人員自身既非專業(yè)出身又缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不具備較強的專業(yè)技術(shù)知識和技能，工作方式較為陳舊，缺乏創(chuàng)新，對檔案信息化管理知識更是缺少認(rèn)識，致使工作效率相對較低，導(dǎo)致檔案管理工作的發(fā)展受到了很大程度的限制。
二、解決人事檔案管理問題的措施探究
做好人事檔案的管理至關(guān)重要，只有針對人事檔案管理工作中存在的問題，多措并舉、多管齊下，才能切實提高對人事檔案的妥善管理，在最大程度上為各類人才和用人單位提供更好的服務(wù)。為此，筆者認(rèn)為應(yīng)該做到以下幾個方面：1.提高對檔案管理重要性的認(rèn)識。各基層人才服務(wù)中心作為人力資源社會保障部門所屬的人才服務(wù)機構(gòu)，要提高對檔案管理重要性的認(rèn)識。首先，要得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，只有單位領(lǐng)導(dǎo)重視才會在人員編制、管理設(shè)施設(shè)備、人員培訓(xùn)等方面加大投入；其次，要提高檔案管理人員自身的認(rèn)識，只有他們提高認(rèn)識才能更好的履行自身崗位職責(zé)，不斷提高自身的檔案管理能力和水平，做好人事檔案的管理，更好的為人才提供服務(wù)。2.加強檔案管理工作的宣傳力度。只有不斷拓寬宣傳途徑，才能提高全社會的檔案意識，才能讓更多的人了解檔案的重要性。各人才服務(wù)中心要不斷深入社區(qū)、深入企業(yè)宣傳，尤其是畢業(yè)季之前，主動到高校宣傳，面向即將離開學(xué)校的畢業(yè)生們進行宣傳，讓他們充分了解檔案的作用、流轉(zhuǎn)過程，以及畢業(yè)后檔案的管理，從而提高他們對檔案重要性的認(rèn)識，以便畢業(yè)后能及時妥善的處理自己的檔案問題，同時也方便人才服務(wù)中心檔案工作的開展。此外，各人才服務(wù)中心還要通過報紙、電視、網(wǎng)站等媒體，尤其是當(dāng)下流行的微信公眾號，對檔案管理服務(wù)工作進行廣泛的宣傳，切實提高服務(wù)對象對檔案管理的重視程度，有效避免棄檔、人檔分離現(xiàn)象的發(fā)生，為以后檔案管理工作的開展打下良好基礎(chǔ)。3.提升檔案信息化管理服務(wù)水平。當(dāng)前信息化技術(shù)迅速發(fā)展，越來越多的行業(yè)和部門已經(jīng)開始了檔案信息化建設(shè)，人才服務(wù)中心肩負為人才和用人單位服務(wù)的重任，加快信息化建設(shè)勢在必行。各人才服務(wù)中心要加大在信息化方面的資金投入，加快硬件升級和檔案管理軟件的開發(fā)，充分借助信息化管理技術(shù)，提高人事檔案的管理水平和服務(wù)效率。同時還要做好檔案的信息化安全建設(shè)，嚴(yán)防檔案數(shù)據(jù)的流失泄露，避免因信息泄露為服務(wù)對象帶來不必要的損失和麻煩。4.建立完善的檔案管理隊伍。有高質(zhì)量的檔案管理隊伍，才能有出色的檔案管理水平。各人才服務(wù)中心要配備符合檔案管理規(guī)定數(shù)量的編制，做好檔案管理服務(wù)專業(yè)人才的引進，加大公開招考和人才引進工作力度，增加具有較高專業(yè)素養(yǎng)和水平的檔案管理人才，從而提升檔案管理隊伍的質(zhì)量。同時，對現(xiàn)有的檔案管理人員要有針對性的制定培訓(xùn)計劃，或參加所在地區(qū)的檔案綜合管理部門組織的培訓(xùn)，或分批次組織外出參加專業(yè)培訓(xùn)，或邀請各地檔案專家來授課，提升他們的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能。在制度方面，要建立更加完善合理的檔案管理制度，提高檔案管理人員的工作積極性，從而更好的做好人事檔案的管理服務(wù)工作。
三、結(jié)語
說過“人才資源是第一資源”，人才的檔案也是寶貴的社會資源，是人才服務(wù)中心的重要工作內(nèi)容。當(dāng)前，隨著社會的不斷發(fā)展，對人事檔案的管理也提出了更高的要求，人才服務(wù)中心作為服務(wù)人才和用人單位服務(wù)的機構(gòu)，必須充分發(fā)揮自身職能，直面在人事檔案管理中存在的短板和不足，有針對性的加以解決和完善，要緊隨時展步伐，充分利用信息化成果，實現(xiàn)對人事檔案的高效、安全管理，為人才和用人單位提供更為有效的服務(wù)，推動人才服務(wù)中心檔案管理工作的不斷發(fā)展。
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作者：馬麗娟 單位：菏澤高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)管理委會人才服務(wù)中心
