高校人事檔案管理研究

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摘要：隨著高校人事機構改革的深入推進，對新時期高校組織人事工作提出了新的要求。加強高校人事檔案管理，更好地發(fā)揮人事檔案在高校人事工作中的作用，促進高校發(fā)展十分必要。本文闡述了做好高校人事檔案管理的重要意義，分析了目前高校人事檔案管理中存在的諸多問題，結合新時期高校發(fā)展實際，對解決問題的措施進行了思考，以供參考。

關鍵詞：高校；人事檔案；對策

一、新時期做好高校人事檔案管理的重要意義

1.為考察和選任人才干部提供重要依據(jù)

高校的發(fā)展關鍵在人才，核心在領導干部，干部人事檔案記錄了人員的過往學習、工作經(jīng)歷。隨著高校的發(fā)展，對干部人才愈加重視，嚴格進行領導干部的選任和考察，可以確保干部選任的科學性。檔案審核是干部選任考察的必要環(huán)節(jié)，通過全面審檔，可以更全面的了解擬選任人員的過往，對于存在干部檔案造假等不端行為的干部嚴厲懲處，不得提拔重用，有效降低選人、用人風險。

2.為維護高校教職工合法權益提供憑證

人事檔案是對教職工成長歷史的記錄，內(nèi)容豐富，記錄了其家庭成員、工作經(jīng)歷和薪資福利及獎懲情況等，當教職工出現(xiàn)財產(chǎn)繼承、離退休辦理等情形時，可通過查閱人事檔案進行家庭成員關系確認、工作年限確認等，有效地維護教職工切身利益。

3.有利于強化高校人才隊伍建設

人事檔案對個人信息進行了全面詳實的記錄，包括個人的興趣、愛好、特長、學歷職稱、工作經(jīng)驗等，人事檔案的整合就是強大的人員信息庫，通過人員檔案資料分析，可以對高校整體人員情況進行盤點，科學預測未來人員需求，結合人員特點進行人崗匹配，加強人力資源開發(fā)利用，實現(xiàn)人力資源的高效配置，促進高校人才隊伍建設。

4.有利于促進高校組織人事工作的開展

人事檔案工作是高校人事工作的重要內(nèi)容，高校組織人事工作是圍繞人員“選育用留”的工作，離不開對人員的管理，做好人事檔案工作，有利于促進高校人事工作的開展。

二、高校人事檔案管理存在的問題分析

人事檔案在高校組織人事工作中發(fā)揮著重要作用，做好高校人事檔案管理具有重要意義。但由于人事檔案意識薄弱，重視程度不夠，管理不規(guī)范，從業(yè)人員專業(yè)度不夠等各方面原因，制約了高校人事檔案的科學規(guī)范管理。

1.人事檔案意識薄弱

隨著高校改革的深入推進，需要進一步做好人事檔案工作，更好地服務于高校組織人事及其他工作的開展。由于人事檔案工作量大且不易產(chǎn)生工作業(yè)績，因此，許多高校對人事檔案工作重視程度不夠，高校領導、從業(yè)人員在思想上對人事檔案重要性認識不足，主動學習、主動工作、主動作為意識薄弱，存在重保管輕利用等管理意識，人事檔案思想認識不足嚴重制約了人事檔案的科學規(guī)范管理，制約了人事檔案工作的高效開展，制約了人事檔案作用價值的發(fā)揮。

2.人事檔案管理制度不健全

受高校發(fā)展成熟度及領導重視程度等因素影響，許多高校存在制度缺失或不健全情形，人事檔案管理缺乏制度依據(jù)，管理不規(guī)范。高校人事檔案內(nèi)容不齊全情形較普遍，收集、整理、統(tǒng)計、利用等各環(huán)節(jié)工作的開展缺乏操作規(guī)范，無法為高質(zhì)量開展高校人事檔案工作提供制度保障。人事檔案材料包含十大類，材料的形成涉及組織人事、審計、紀檢監(jiān)察等多個部門，需要諸多部門的協(xié)調(diào)配合。由于相關檔案材料形成部門對檔案移交程序不了解，或出于部門自身工作繁雜，對人事檔案工作重視程度不夠等，人事檔案材料移交不及時、移交不齊全情況常有。高校人事檔案移交過程中常存在移交手續(xù)不齊全等情況，造成管理混亂、推諉扯皮等情形。高校人事檔案的整理存在分類不嚴謹，錄入不細致，排放無序等情形，嚴重制約了高校人事檔案的有效利用。

3.人事檔案管理基礎設施落后

由于對人事檔案不夠重視，加之經(jīng)費緊缺，缺乏財力、物力支持，有效投入不足，人事檔案管理基礎設施落后。有的高校沒有設單獨的人事檔案室，僅設檔案柜；有的人事檔案室被當作了雜物室。人事檔案保管設備缺失或老化，未達到檔案室檔案設備配置要求，這些都不利于人事檔案的安全保管。高校人事檔案管理軟件落后，有的高校甚至完全沒有人事檔案管理軟件，依靠excel進行人事檔案信息錄入和人事檔案信息的具體查找，管理落后，效率低下，利用不足，制約了人事檔案工作的開展。

4.人事檔案信息開發(fā)利用水平較低

人事檔案開發(fā)利用意識薄弱，人事檔案管理理念較落后，重保管而輕開發(fā)利用，未發(fā)揮人事檔案對人事管理的作用。檔案信息開發(fā)利用信息化水平較低，人事檔案管理中人事信息系統(tǒng)落后，未能將大數(shù)據(jù)思維和信息化管理手段運用到人事檔案開發(fā)利用中，人事檔案信息共享程度低。

5.人事檔案隊伍建設不足

雖然國家政策對干部人事檔案管理人員配置作了明確規(guī)定，但在高校實際工作中，由于學校重視程度不夠，加之人手不足等原因，人事檔案從業(yè)人員常常配置不足。高校人事檔案工作人員常由組織人事工作人員兼任，檔案專業(yè)理論知識不足，人事檔案分類整理、人事檔案信息化管理等理論和實踐經(jīng)驗不夠，且由于個人時間精力有限，對人事檔案業(yè)務投入精力不足，業(yè)務鉆研不夠，人事檔案工作質(zhì)量無法得到保證。

三、關于新時期做好高校人事檔案管理的對策思考

1.增強人事檔案管理意識

高校領導應意識到高校人事檔案的科學規(guī)范管理具有重要意義，有利于更好地維護高校教職工的利益，更好地促進高校人才建設，推動高校高質(zhì)量發(fā)展。因此，要發(fā)揮領導關鍵作用，高校領導要積極為營造良好工作氛圍，調(diào)動高校人事檔案工作人員做好人事檔案工作的積極性。高校人事檔案工作人員要學會利用大數(shù)據(jù)思維和信息化思維進行人事檔案管理，增強檔案管理意識和信息資源共享利用意識，同時利用學校網(wǎng)站、學校微信公眾號等平臺加強推廣宣傳，多渠道宣傳人事檔案對于促進高校人事工作及高校發(fā)展的意義，增強高校教職工人事檔案意識。

2.完善人事檔案規(guī)章制度

促進高校人事檔案工作的發(fā)展需要完善頂層規(guī)定制度設計，建立完善的規(guī)章制度體系是開展人事檔案各項工作的依據(jù)和保障。一是要完善高校人事檔案管理制度。根據(jù)國家檔案管理辦法及干部人事檔案管理辦法相關規(guī)定，結合高校實際，制定科學的高校人事檔案管理制度，確保高校人事檔案工作開展有章可循。二是制定人事管理制度配套實施細則。完善人事檔案收集、分類、轉(zhuǎn)遞、利用等相關規(guī)定，要重點做好高校人事檔案的收集管理。明確高校人事檔案相關形成部門的工作職責，建立高校人事檔案收集工作機制，定期進行收集，明確收集、移交手續(xù)要求，做好移交清單，確保各項移交資料有據(jù)可查。按照人事檔案分類規(guī)定，科學做好高校人事檔案的分類整理。三是要完善配套考核激勵制度。制定人事檔案工作目標，并層層分解目標，切實將工作落實到部門和個人。明確考核標準和要求，對于未完成目標任務的扣減績效得分，將考核結果和個人績效工資、優(yōu)秀評選、職級調(diào)整等掛鉤，發(fā)揮激勵約束作用，確保人事檔案管理工作各項目標有效完成。

3.完善檔案管理各項基礎設施

足夠的經(jīng)費和有效的人力、物力支持是開展高校人事檔案工作的重要保障。高校人事檔案工作人員要主動作為，并致力于推動人事檔案工作的高效開展。按照檔案保管規(guī)定，完善人事檔案庫房建設，實現(xiàn)庫房環(huán)境的現(xiàn)代化，配備技術先進的設備。例如，溫濕度調(diào)節(jié)、安全監(jiān)控等設備，實現(xiàn)人事檔案的高質(zhì)量保管，維護人事檔案安全。加強人事檔案軟件系統(tǒng)配置，通過掃描、錄入等方式將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)換為電子檔案，實現(xiàn)人事檔案信息存儲數(shù)字化。

4.強化人事檔案開發(fā)利用

在做好檔案安全保管前提下，逐漸加強開發(fā)利用，充分發(fā)揮其價值。一是要轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，由重保管將工作重心轉(zhuǎn)移到人事檔案信息資源的開發(fā)利用上來，要深刻地認識到實現(xiàn)人事檔案信息資源開發(fā)利用對于優(yōu)化人員配置，促進人才建設的重要作用。二是要做好高校人事檔案資源網(wǎng)絡化利用，條件成熟的學校要進行網(wǎng)絡化的查詢利用平臺，便于高校教職工更高效便捷地進行人事檔案的查閱與利用。三是做好人事檔案信息數(shù)據(jù)的深度挖掘研究，以高校事業(yè)發(fā)展為導向，根據(jù)人事檔案信息，更好地進行人力資源開發(fā)，促進高校人才隊伍建設。

5.提升人事檔案隊伍水平

高校人事檔案工作的發(fā)展，需要人才的支撐，需要建設一支能夠勝任新時期高校發(fā)展的高素質(zhì)、高水平的檔案人才隊伍。高校要認真分析人事檔案工作對從業(yè)人員的素質(zhì)要求，選聘具有專業(yè)知識背景和豐富從業(yè)經(jīng)驗的人員。要加強對從業(yè)人員的培訓力度。一是實施崗前培訓，要加強保密意識培訓，要提高從業(yè)人員的政治意識和保密意識，從業(yè)人員要有良好的工作作風，嚴格遵守人事檔案工作紀律，確保人事檔案實體和內(nèi)容安全。要結合實踐案例，對從業(yè)人員進行系統(tǒng)的崗位培訓。二是在崗位實踐中培訓，通過老員工帶新徒弟的方式，在實踐中對新從業(yè)人員進行指導，更好地將理論與實踐相結合。定期組織交流會、專題會等會議交流人事檔案工作中存在的問題，共同探討、共同學習、共同進步，促進高校人事檔案管理水平提升。綜上所述，新時期、新問題、新要求，結合高校實際，高校人事檔案管理需要從加強人事檔案意識，完善制度，加強開發(fā)利用，提升人事檔案人員水平等諸多方面努力，進一步規(guī)范管理，促進人事檔案管理水平提升，為高校事業(yè)發(fā)展提供保障。

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作者：王運鐸 單位：山西師范大學