醫(yī)院人事檔案信息化管理探索

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摘要：人事檔案是醫(yī)院的人事資料庫，是醫(yī)院對醫(yī)護人員個人資料以及工作動態(tài)進行考核的重要參考，對于改善醫(yī)院人事管理機制、強化人事管理工作有著十分重要的意義?；诖耍疚氖紫葘π畔⒒卺t(yī)院人事檔案管理工作中的重要作用展開了研究分析，并針對醫(yī)院當前人事檔案信息化管理工作存在的問題，提出了幾點建議，以期對醫(yī)院人事檔案管理方面的工作能夠提供一定的建議與參考。

關鍵詞：人事檔案；信息化；醫(yī)院；管理工作

人事檔案管理是醫(yī)院管理工作的一項重要內容。隨著社會時代的發(fā)展進步，醫(yī)療體制改革以及人事體制改革也得到了不斷地深入，辦公自動化水平也有了顯著的提升[1]，電腦目前已在各個領域得到了廣泛的應用，醫(yī)院人事檔案管理工作也逐漸朝著信息化的方向發(fā)展。

1醫(yī)院人事檔案管理信息化建設的重要意義

1.1促進了工作效率的有效提升。信息化管理對于醫(yī)院人事檔案工作效率的提升有著十分積極的作用。以往翻箱倒柜找人事檔案的方式較為麻煩，且需要耗費很多的時間和人力。而信息化的人事檔案管理有著智能化、自動化的優(yōu)勢，工作人員能夠以最短的時間搜索到符合標準的人選，節(jié)約了大量的工作時間[2]。比如工作人員可以利用電腦，通過檢索醫(yī)護人員的姓名、科室、職稱等。此外通過計算機，還能快速生成所需的數(shù)據(jù)表格與統(tǒng)計報表，根據(jù)具體的要求進行打印，同時也大大降低了出錯率[3]。信息化的醫(yī)院人事管理方式，也使員工資料的更新方式變得更加便捷，為保障人事工作的時效性以及準確性提供了有效的保證。1.2有利于紙質人事檔案的保護。醫(yī)院人事檔案有著十分重要的作用，但由于紙質檔案存在著難更改等客觀性的特征，這就意味著信息化檔案是必須存在[4]。信息化的人事檔案管理，可以通過電腦開辟專欄，將醫(yī)護人員原發(fā)檔案進行存檔，在需要的時候，首先通過電腦查詢原發(fā)檔案，遇到不確定的地方或者存在問題的地方，再去翻閱紙質人事原發(fā)檔案，這樣就大大減少了翻閱紙質檔案的幾率，在很大程度上保護了紙質檔案[5]。此外，通過計算機，可以保存大量的人事檔案資料，減輕了紙張浪費的問題，節(jié)約了大量的資源。此外，信息化的人事檔案管理，能夠充分借助網(wǎng)絡優(yōu)勢，通過電子郵件形式傳輸相關的公務文件以及人事信息，推動醫(yī)院人事管理工作朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化、智能化的方向發(fā)展。1.3有利于調動人事檔案工作人員的積極性。信息化的人事檔案管理能夠促進工作人員綜合能力的有效提升，激發(fā)工作人員的積極性。信息化的人事檔案管理能夠強化信息分析，有效提升了信息搜索的實現(xiàn)內涵，達到了人盡其才的目的[6]。信息化的人事檔案管理減少了工作人員的工作量，提高了人事檔案管理效率，同時也提升了檔案管理人員的綜合能力，給這項工作注入了新的活力，從而將檔案管理人員的工作熱情充分地激發(fā)了出來。

2醫(yī)院人事檔案管理目前存在的問題

2.1信息較為繁冗。醫(yī)院人事檔案涉及的內容極為廣泛，包括醫(yī)護人員個人資料檔案、工作經(jīng)歷檔案以及人事調配等，這些檔案的信息量巨大，無形中增加了工作人員的工作量以及工作難度。由于人事檔案資料較多，因而在進行工作交接的時候，稍不留神就會導致丟失資料的問題，對信息的準確性與完整性產(chǎn)生了很大的影響[7]。繁冗的人事檔案資料給工作人員增加了很多的負擔。首先是浪費了大量的時間，檔案查閱需要前往檔案室，找到相應科室的檔案柜之后，還需要在大量的檔案中翻找自己所需的資料。其次是造成了紙張浪費的問題，經(jīng)過多次翻閱之后，人事檔案很容易出現(xiàn)破損的問題，如果進行重新記錄，勢必需要消耗大量的紙張。最后是造成了勞動力浪費的問題，工作人員需要進行檔案的記錄、歸檔、完善以及重置，尤其是檔案的完善和重置，需要以原有檔案為基礎，再重置一份，因而耗費了大量的勞動力。2.2工作人員管理不到位。人事檔案的管理較為乏味枯燥，工作人員通常每天都需要重復同樣的工作，且需要花費大量的時間進行檔案的翻閱和查找。長此以往，工作人員很容易產(chǎn)生懈怠的情緒[8]。除此之外，還有一些工作人員還沒有認識到人事檔案管理工作的重要性，只是簡單地認為自己的工作就是在領導和醫(yī)護人員需要的時候，能夠及時將完整的資料找出來就足夠了，這種錯誤的認識對醫(yī)院人事檔案管理工作產(chǎn)生了較大的影響，同時也很難滿足社會發(fā)展的要求。2.3缺乏完善的人事檔案管理制度。不完善的檔案管理制度主要體現(xiàn)為，工作人員在進行檔案的收集和歸檔時較為被動，工作程序不夠細致，沒有按照相關的標準開展各項工作。管理人員需要負責很多工作，很難對其工作內容進行具體的劃分，同時管理者不重視人事檔案管理工作，也是一個非常重要的影響因素，這些都是導致人事檔案管理制度不完善的重要因素[9]。

3醫(yī)院人事檔案信息化管理的措施

3.1管理者要高度重視人事檔案管理工作。醫(yī)院的管理者要對醫(yī)院的人事檔案管理工作的信息化建設引起高度的重視，對人事檔案信息化管理的重要性有一個全面、深入的認識，使信息化在人事檔案管理中能夠充分發(fā)揮其優(yōu)勢作用，通過多種方式創(chuàng)造有利的條件，促進醫(yī)院人事檔案信息化建設水平的全面提升，為醫(yī)院人事檔案管理工作的順利有序開展奠定良好的基礎[10]。3.2引進高素質計算機應用人才。醫(yī)院在招募人事檔案管理人員的過程中，應以計算機應用能力作為人才錄用的一個標準[11]。通過這種招聘方式，不僅能夠吸引更多高素質的計算機應用人才，同時對于檔案管理工作人員計算機整體應用能力的提升，也有著十分積極的意義，也為醫(yī)院收納了更多的計算機應用導師，找到了檔案管理部門管理人員的計算機培訓人才，這樣醫(yī)院的檔案管理人員就能得到更加專業(yè)的培訓，有效地提升了工作人員的專業(yè)素質。3.3積極應用現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)醫(yī)院應自上而下統(tǒng)一建立一套數(shù)據(jù)庫，以便各部門能夠共享各種資源信息。信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，可以為醫(yī)院人事檔案資料的準確性與完整性提供有效的保障，推進醫(yī)院人事檔案信息化建設的進程[12]。3.4加強人事檔案信息化系統(tǒng)的維護。要確保人事管理檔案數(shù)據(jù)庫中信息的真實性，醫(yī)護人員的資料要符合實際情況。同時還要及時更新人事檔案的信息資料。人事檔案信息化系統(tǒng)涵蓋了很多方面的內容，包括醫(yī)護人員的個人資料、工作履歷以及醫(yī)院的實際情況等信息，工作人員必須對這些資料進行備份，并配備最先進的硬件設備，對數(shù)據(jù)庫的安全進行隨時維護，避免人事檔案信息化系統(tǒng)遭受攻擊而造成數(shù)據(jù)泄露的問題[13]。此外，還要將人事檔案的保密工作做好。3.5強化人事檔案管理人員的知識與技能培訓。強化人事檔案管理工作人員的業(yè)務培訓，為其提供進修學習的平臺和機會，同時還要積極引導人事檔案管理人員進行主動的學習，強化其自主學習的意識，以此促進工作人員專業(yè)能力的不斷提升。此外，還應強化人事檔案管理人員的思想認識，使其樹立正確的思想觀念，始終保持良好的信息化工作狀態(tài)，從而更好地適應醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展需要，努力打造一支專業(yè)的信息化人事檔案管理隊伍。

4結束語

總而言之，信息化的人事檔案管理，能夠將工作人員從繁瑣的工作者解脫出來，在節(jié)約人力成本的同時，大大提升了工作的效率，更好地適應了當前醫(yī)院人事管理的發(fā)展需要。人事檔案管理工作，順應了我國醫(yī)療改革的發(fā)展方向，為醫(yī)院各項工作的順利開展奠定了良好的基礎，推動了我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的長效發(fā)展。

作者:梁燕 單位:南陽市中心醫(yī)院