制度改革在人事檔案管理的影響分析
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摘要：人事制度的改革對(duì)人事檔案管理工作產(chǎn)生了重要的影響，因此需要結(jié)合人事檔案管理的一些特點(diǎn)以及人事檔案管理改革所帶來的一系列影響進(jìn)行人事檔案管理工作的創(chuàng)新，才能夠保證人事檔案管理工作的實(shí)際效果。本文主要圍繞人事制度改革對(duì)人事檔案管理的影響展開分析和論述，首先介紹傳統(tǒng)人事檔案管理制度的特點(diǎn)，然后分析新時(shí)代下人事檔案管理工作的相關(guān)特征，接下來介紹在進(jìn)行人事檔案管理工作中存在的一些問題和不足，最后提出創(chuàng)新人事檔案管理工作的有效舉措。
關(guān)鍵詞：人事檔案；管理制度；人事制度改革；存在問題；有效舉措
市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)歸根結(jié)底是人才的競(jìng)爭(zhēng)，為了保證人才能夠發(fā)揮其應(yīng)有作用，必須要做好人事管理工作，而人事檔案管理直接關(guān)系到人才管理的實(shí)際效果，面臨著人事制度的改革，需要充分的認(rèn)識(shí)到人事制度改革對(duì)人事檔案管理工作所帶來的一系列影響，尤其是要發(fā)現(xiàn)當(dāng)下人事檔案管理工作中存在的一系列問題，再進(jìn)行及時(shí)的彌補(bǔ)，進(jìn)行人事檔案管理工作的創(chuàng)新和改革，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的實(shí)際效果，保證發(fā)揮人才的重要意義，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步。
一、傳統(tǒng)人事檔案管理制度的特點(diǎn)
1.與員工利益息息相關(guān)
傳統(tǒng)的人事檔案管理制度具有其自身的特點(diǎn)，其中最大的特點(diǎn)就是與員工的利益息息相關(guān)。人事檔案是員工身份的重要代表，也是事業(yè)單位進(jìn)行人力資源管理工作的重要載體，只有全面做好人事檔案的各項(xiàng)工作，才能夠了解員工的信息，比如發(fā)展規(guī)劃、自身的經(jīng)歷以及學(xué)歷等相關(guān)內(nèi)容。人事檔案管理工作與員工的利益具有緊密的聯(lián)系，直接關(guān)系到員工的崗位調(diào)動(dòng)，職位晉升等等各個(gè)方面。人事檔案直接關(guān)系到每個(gè)人的切身利益，可以說是每一位員工的一面鏡子。其中包含了員工們的各方面信息，既包括一些隱私的信息，也包括一些可以公開的信息。只有做好人事檔案管理工作，才能夠了解相關(guān)工作人員的具體情況，因此人事檔案管理工作與每一位員工的利益是息息相關(guān)的。
2.員工對(duì)人事檔案十分依賴
人事檔案作為員工的重要資料，也是員工證明自己的材料，所以員工對(duì)于人事檔案十分的依賴，無(wú)論是求職、工作調(diào)動(dòng)還是職位的晉升都需要將人事檔案作為參考。沒有人事檔案，員工就如同一張白紙沒有任何內(nèi)容，不能夠獲得發(fā)展，甚至不能夠獲得工作的機(jī)會(huì)，所以在原有的人事檔案管理工作當(dāng)中員工對(duì)于人事檔案也十分的重視、十分的依賴，不允許有任何的錯(cuò)誤。員工們?cè)诎l(fā)展的過程當(dāng)中要及時(shí)的擴(kuò)充人事檔案中的相關(guān)內(nèi)容，把自身的經(jīng)歷相關(guān)證明材料都直接收集到人事檔案中，從而有效地證明自己，并且也能夠?yàn)閱T工今后的發(fā)展提供相關(guān)的參考依據(jù)。人事檔案代表著員工的發(fā)展和經(jīng)歷，員工們對(duì)其十分認(rèn)可，且不允許有任何的殘缺。
二、新時(shí)代下人事檔案表現(xiàn)出的特征
1.個(gè)人可以沒有檔案擇業(yè)
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代之下，人事檔案的作用無(wú)可替代，但是隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的破產(chǎn)，我國(guó)進(jìn)入了社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)階段，個(gè)人可以沒有檔案來?yè)駱I(yè)，這樣就使得人事檔案對(duì)個(gè)人的束縛不斷降低。尤其是在事業(yè)單位人員離職之后，人事檔案對(duì)于個(gè)人所帶來的影響已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代帶來的影響大。因此個(gè)人可以在沒有檔案的情況之下進(jìn)行擇業(yè)，直接打破了傳統(tǒng)人事檔案的束縛，有利于個(gè)人結(jié)合自身的需求來進(jìn)行科學(xué)合理的擇業(yè)，打破了傳統(tǒng)的吃大鍋飯或者是鐵飯碗的現(xiàn)象，既有利于人才的流動(dòng)，也有利于人們的自身追求，不會(huì)受到計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的束縛，人事檔案能夠調(diào)動(dòng)、活躍人才市場(chǎng)。
2.人事檔案制度存在不足
在新時(shí)代的背景之下，人事檔案制度暴露了一些缺點(diǎn)和不足，部分人員隨意的對(duì)檔案信息進(jìn)行更改，導(dǎo)致了檔案內(nèi)部的水分比較多，無(wú)法了解個(gè)人的真實(shí)情況。如果缺乏相關(guān)的制度和約束，也會(huì)造成檔案管理人員例如利用職務(wù)之便來竊取私利的現(xiàn)象。這種弄虛作假的現(xiàn)象直接影響到了人事檔案的真實(shí)性。尤其是在進(jìn)行人事檔案管理的過程當(dāng)中會(huì)受到人員的影響，如果檔案管理人員專業(yè)意識(shí)淡薄，缺乏對(duì)檔案的有效收集和整理，會(huì)造成檔案的不全面。
三、人事檔案管理存在的不足
人事檔案管理存在著一些問題和不足，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
1.信息有限，反映不全
由于檔案信息是一個(gè)不斷填充的過程，需要結(jié)合員工的發(fā)展來進(jìn)行擴(kuò)充以及信息的進(jìn)一步完善，但是當(dāng)下人事檔案管理由于缺乏重視，不僅信息不能夠有效的更改，而且信息不夠全面，導(dǎo)致了檔案信息的缺失。由于檔案內(nèi)容不夠全面，難以滿足單位對(duì)于員工選拔等相關(guān)的要求，不利于員工的成長(zhǎng)，也會(huì)造成人事檔案信息都不全面，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位做出錯(cuò)誤的判斷，難以發(fā)揮人才的優(yōu)勢(shì)推動(dòng)工作的發(fā)展，影響到了事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。
2.管理制度有待健全
由于檔案內(nèi)容相對(duì)較為瑣碎，因此如果管理制度不夠健全也會(huì)影響到人事檔案管理工作的有效落實(shí)，不僅會(huì)使得工作人員缺乏工作積極性，而且存在著突擊的行為，不能夠?qū)⑷粘５臋n案管理工作有效落實(shí)，進(jìn)而造成了檔案信息的不全面。檔案信息系統(tǒng)缺失等現(xiàn)象。尤其是管理制度的不健全會(huì)給一些人以不法的行為，利用制度上的缺陷對(duì)檔案信息進(jìn)行隨時(shí)隨意的更改，影響到了檔案信息的真實(shí)性，也會(huì)給單位用人帶來錯(cuò)誤的判斷。
3.缺乏服務(wù)意識(shí)和進(jìn)取精神
檔案管理工作是為人們來服務(wù)的，但是由于管理人員以及工作人員缺乏服務(wù)意識(shí)和進(jìn)取精神，導(dǎo)致了檔案信息內(nèi)容不能夠及時(shí)的填充檔案信息嚴(yán)重缺失，給單位用人帶了很大的麻煩。尤其是部分事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理工作中采用傳統(tǒng)的管理模式，不僅管理理念缺乏創(chuàng)新，而且檔案管理的效率和質(zhì)量不高，既不符合于信息化時(shí)展的大背景，也會(huì)限制人事檔案管理工作水平的進(jìn)一步提升。
四、人事制度改革下人事檔案管理措施
1.減少對(duì)員工的束縛
在人事制度改革的大背景之下，必須要打破傳統(tǒng)的人事檔案管理工作的束縛，能夠盡量減少對(duì)員工們的約束，確保人事檔案能夠充分反映員工們的真實(shí)情況，并且能夠?yàn)閱T工們的離職以及尋求新的崗位提供重要的依據(jù)。通過逐步轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)當(dāng)下市場(chǎng)發(fā)展的規(guī)則，結(jié)合市場(chǎng)對(duì)人才的需求，全面做好人事檔案管理工作。通過進(jìn)行人事制度的改革，能夠進(jìn)一步解決在進(jìn)行人事檔案管理工作中存在的一些問題和不足，打破傳統(tǒng)人事檔案管理工作對(duì)人員流動(dòng)所造成的束縛，確保人員的正常流動(dòng)，發(fā)揮人才的應(yīng)有作用。
2.清楚身份觀念
在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件之下，在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，必須要進(jìn)一步清楚身份和觀念，能夠制定出層次上的管理方法，確保人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，尤其是在推進(jìn)人事檔案改革的過程當(dāng)中要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，同時(shí)也能夠進(jìn)一步清楚身份，確保對(duì)檔案信息的及時(shí)有效擴(kuò)充，保證檔案信息的全面性。
3.成立專門機(jī)構(gòu)
人事檔案管理工作較為專業(yè)，因此必須要保證檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這就需要成立專門的檔案管理辦公室，聘用專業(yè)的檔案管理人員來進(jìn)行人事檔案管理工作，結(jié)合實(shí)際需要也應(yīng)該推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。通過進(jìn)一步完善信息化管理的系統(tǒng)，全面分析引入網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，才能夠保證對(duì)檔案信息進(jìn)行規(guī)范化的管理。尤其是結(jié)合事業(yè)單位自身的實(shí)際，成立專門的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠?qū)⒏黝愋畔⒓皶r(shí)的錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，從而全面提高檔案信息的準(zhǔn)確度和可靠性，為事業(yè)單位的發(fā)展提供人才保障和基礎(chǔ)。與此同時(shí)也要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在成立了專門的檔案管理機(jī)構(gòu)之后，能夠聘請(qǐng)專業(yè)人員來進(jìn)行檔案管理工作，這就需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，通過進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保掌握先進(jìn)的工作技術(shù)和工作方法，通過進(jìn)行考核來提高檔案管理人員的工作積極性，保證工作的效率，積極的對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、分類，保證檔案信息的全面性。
4.要全面加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視
在推進(jìn)新時(shí)期人事檔案管理工作時(shí)，首先應(yīng)該充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用和地位，同時(shí)也要完善檔案管理的監(jiān)督體系，才能夠更好的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督，從而調(diào)動(dòng)工作積極性，提高工作效率。因此應(yīng)該加大對(duì)人事檔案管理工作理念的宣傳，確保檔案管理的參與者以及涉及到的相關(guān)工作人員都能夠提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，積極的完成自身的職責(zé)所在，全面推進(jìn)人事檔案管理工作的有效落實(shí)。
5.要進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理的方法
各單位在推進(jìn)檔案管理工作時(shí)，為了全面提高檔案管理工作的水平，應(yīng)該由傳統(tǒng)的分散模式轉(zhuǎn)向統(tǒng)一模式加強(qiáng)檔案管理的全面性，尤其是要進(jìn)一步整合檔案的信息資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的集中化和統(tǒng)一化管理，另外也要加強(qiáng)對(duì)檔案資源的應(yīng)用和開發(fā)，可以通過完善檔案管理的條例以及科學(xué)制定管理的方法和舉措，確保人事檔案管理工作能夠符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的相關(guān)需求，全面提高檔案管理工作的實(shí)際水平。
6.要進(jìn)一步充實(shí)檔案的相關(guān)內(nèi)容
在進(jìn)行人事檔案管理工作創(chuàng)新時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)各種檔案信息的充實(shí)和完善，避免出現(xiàn)檔案信息不全或者是檔案信息丟失的現(xiàn)象。人事檔案中的元素主要包括聘用書、工作協(xié)議以及勞動(dòng)合同等相關(guān)的文件，所以一定要及時(shí)的進(jìn)行歸檔，同時(shí)對(duì)于解聘、辭聘或者是考核等相關(guān)內(nèi)容也要及時(shí)的存入檔案之中，以便豐富檔案的內(nèi)容，并且能夠?qū)θ耸碌娜蚊庖约斑x拔提供更多的參考數(shù)據(jù)。只有進(jìn)一步充實(shí)檔案的內(nèi)容，才能夠使得人事檔案充分發(fā)揮其應(yīng)有作用，也能夠體現(xiàn)出人事檔案管理工作水平的提升。在進(jìn)行人事檔案內(nèi)容充實(shí)的過程當(dāng)中，也應(yīng)該進(jìn)一步改變傳統(tǒng)的人員身份分類的管理制度，在傳統(tǒng)的人事檔案管理時(shí)，通常按照個(gè)人的身份來進(jìn)行檔案的分類管理，比如軍人檔案、工人檔案、干部檔案以及學(xué)生檔案都是差別對(duì)待的，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著一定的弊端，因此在進(jìn)行新時(shí)代人事檔案管理工作時(shí)應(yīng)該改變這種人員身份分類的制度，只有堅(jiān)持統(tǒng)一管理，才能夠打破傳統(tǒng)的不公平的身份分類，能夠真正的結(jié)合崗位的需求進(jìn)行人事檔案管理工作。
7.要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作
隨著新時(shí)期人事檔案管理工作的內(nèi)容越來越多，應(yīng)該全面提高對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過加大培訓(xùn)力度，對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平通過進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理理念，能夠充分的利用現(xiàn)代信息技術(shù)推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，才能夠全面提高檔案管理的效率，解放更多的勞動(dòng)力，創(chuàng)新檔案管理的新模式。
8.要進(jìn)一步規(guī)范檔案的管理秩序以及流程為了保證人事檔案管理工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，應(yīng)該進(jìn)一步規(guī)范檔案管理的流程，避免出現(xiàn)秩序混亂的現(xiàn)象。尤其是在進(jìn)行人員的調(diào)出以及調(diào)入或者是選拔任用時(shí)，必須要及時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案信息的準(zhǔn)確無(wú)誤，才能夠保證選拔任用的科學(xué)性，因此要對(duì)檔案信息的管理進(jìn)行有效的約束和規(guī)范，通過形成制度體系，確保檔案管理工作更加公開透明，既有利于信息的全面性，也保證檔案信息的共享，同時(shí)避免出現(xiàn)檔案信息隨意更改的現(xiàn)象，通過加大監(jiān)督完善檔案管理流程的監(jiān)督，提高檔案管理工作的實(shí)際水平，避免出現(xiàn)徇私舞弊的現(xiàn)象，真正的提高檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用，確保對(duì)人員的充分合理利用，提高工作效率和工作水平，實(shí)現(xiàn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展。
五、結(jié)語(yǔ)
傳統(tǒng)的人事檔案管理工作與員工利益緊密掛鉤，并且存在著高控制的現(xiàn)象，但是隨著人事制度的改革，對(duì)人事檔案管理工作帶來了重大的影響，不僅減少了對(duì)人員的束縛和限制，同時(shí)能夠進(jìn)一步提高人員的流動(dòng)性，從而適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供人才保障。但是當(dāng)下在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)存在著一些問題，比如說制度體系不夠完善，工作人員專業(yè)素質(zhì)不高，檔案管理的水平有待進(jìn)一步提高，因此為了保證人事制度改革下人事檔案管理工作的實(shí)際效果，應(yīng)該全面打破檔案管理工作的束縛，采用信息化手段，成立專門的機(jī)構(gòu)，聘請(qǐng)專業(yè)人員來全面展開檔案管理工作，通過創(chuàng)新檔案管理意識(shí)完善檔案管理制度，保障檔案管理工作的實(shí)際效果。
作者：黃素麗 單位：河南省駐馬店市新蔡縣河塢人力資源社會(huì)保障服務(wù)所