人事檔案管理中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用

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摘要：近年來(lái)，我國(guó)事業(yè)單位建設(shè)趨于完善，因此，在人事檔案管理工作中逐漸加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，以求提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量，確保人事檔案管理工作可以為事業(yè)單位制定發(fā)展戰(zhàn)略及進(jìn)行人力資源管理提供一定的數(shù)據(jù)支撐，促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。但是由于使用計(jì)算機(jī)開(kāi)展人事檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)較少，相關(guān)人員有必要對(duì)其進(jìn)行深入分析，進(jìn)而提高人事檔案中計(jì)算機(jī)使用的安全性。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；人事檔案管理；事業(yè)單位

引言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，各個(gè)行業(yè)在發(fā)展中對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的依賴逐漸加強(qiáng)，以求在工作中提高工作人員的工作效率及工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)自身的進(jìn)一步發(fā)展。相關(guān)管理人員應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位的管理特征提高人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立及軟件管理設(shè)計(jì)工作的質(zhì)量，明確計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理工作中的特點(diǎn)，并對(duì)其作用進(jìn)行全面分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，針對(duì)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題采取一定的解決措施，進(jìn)而提高計(jì)算機(jī)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用水平，促進(jìn)事業(yè)單位人事管理工作的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

1人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建立和管理軟件的設(shè)計(jì)工作

1.1人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立

在人事檔案管理工作中，相關(guān)人員要建立一定的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為相關(guān)工作的基礎(chǔ)，進(jìn)而提高人事檔案管理工作的質(zhì)量。管理人員將匯總的人員信息輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，在這個(gè)過(guò)程中，相關(guān)人員要對(duì)數(shù)據(jù)的數(shù)量及內(nèi)容進(jìn)行歸納，以保證數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)質(zhì)量，并根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)編排，保證相關(guān)數(shù)據(jù)的層次性。在數(shù)據(jù)錄入的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)各種信息進(jìn)行合理分層，便于管理人員在使用過(guò)程中可以通過(guò)關(guān)鍵詞進(jìn)行查找，進(jìn)而提高檔案管理工作的便捷性。

1.2管理軟件的設(shè)計(jì)工作

管理軟件設(shè)計(jì)是檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有提高管理軟件設(shè)計(jì)的合理性，才可以有效提高人事檔案管理工作的效率。相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)庫(kù)名輸入相關(guān)信息，確保信息使用人員可以快速調(diào)取相關(guān)信息。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)中，相關(guān)人員應(yīng)提高數(shù)據(jù)收集工作的質(zhì)量，根據(jù)職工的個(gè)人信息完善相關(guān)的條目，保證相關(guān)信息在人事檔案信息管理中發(fā)揮積極的作用。軟件中要包含兩個(gè)程序，將數(shù)據(jù)錄入程序與檢索分析程序相區(qū)別，保證檔案管理工作能夠有序開(kāi)展。

2利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展人事檔案管理的特點(diǎn)

2.1計(jì)算機(jī)技術(shù)具備更好的保密性

傳統(tǒng)檔案管理工作中多使用紙質(zhì)記錄數(shù)據(jù)，這種情況下，由于工作人員的疏忽會(huì)造成相關(guān)文件的丟失及泄露，這種現(xiàn)象對(duì)人事檔案管理具有負(fù)面的影響。在人事檔案中存在著單位變遷、員工的業(yè)績(jī)及職工的個(gè)人信息，當(dāng)出現(xiàn)泄露情況時(shí)，會(huì)影響單位決策的合理性。而相關(guān)人員通過(guò)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以將相關(guān)數(shù)據(jù)信息化，并通過(guò)設(shè)置賬戶及密碼的方式降低信息泄露的概率，進(jìn)而提高人事檔案的保密性，保證認(rèn)識(shí)檔案數(shù)據(jù)在工作中產(chǎn)生積極的作用。

2.2計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)記錄可以保證人事檔案記錄數(shù)據(jù)的真實(shí)性和全面性

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，其他人員可以對(duì)檔案信息進(jìn)行修改，導(dǎo)致數(shù)據(jù)失去其真實(shí)性，而使用計(jì)算技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理可以在一定程度上保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性與全面性。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以長(zhǎng)時(shí)間保存數(shù)據(jù)，保證了數(shù)據(jù)的全面性，使得管理人員在數(shù)據(jù)調(diào)取時(shí)可以全面了解相關(guān)信息，并且可以對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行加密，避免外來(lái)人員篡改相關(guān)信息，保證信息的安全性。此外，當(dāng)外來(lái)人員對(duì)計(jì)算機(jī)相關(guān)信息進(jìn)行修改時(shí)應(yīng)注意保留瀏覽記錄，并針對(duì)性地進(jìn)行處理，以提高工作開(kāi)展的水平。

3計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的作用

3.1能夠提升人事檔案管理的效率

事業(yè)單位在人事檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠在一定程度上提高工作開(kāi)展的效率及質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位管理工作水平的提升，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。人員在實(shí)際工作中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息的收集、傳遞及分析，能夠快速高效地完成數(shù)據(jù)處理工作，避免人為因素對(duì)人事檔案管理工作的影響，確保各項(xiàng)工作能夠有序開(kāi)展。相比紙質(zhì)版檔案，電子影像檔案更加豐富，其能夠通過(guò)照片、音頻及視頻的方式對(duì)信息進(jìn)行保存，進(jìn)而避免紙質(zhì)版檔案形式單一的缺點(diǎn)，以此提高人事檔案管理工作的水平。此外，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展人事檔案管理工作能夠提高信息交流水平，促進(jìn)各個(gè)部門(mén)之間的信息共享，提高信息資源的利用效率，進(jìn)而達(dá)到提高人事檔案管理水平的目的[1]。

3.2能夠節(jié)省一定的時(shí)間和人工成本

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步及民眾思想觀念的轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)技術(shù)在民眾生活及工作中得到了較為廣泛的應(yīng)用，并取得了一些成績(jī)。新形勢(shì)下，事業(yè)單位緊跟時(shí)展趨勢(shì)，在人事檔案管理工作中嘗試應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在一定程度上減少了人員的工作量，緩解了人員的工作量。在人事檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠有效克服紙質(zhì)版檔案的不足，人事檔案管理人員利用電子音像檔案開(kāi)展工作能夠在一定程度上提高檔案管理工作的質(zhì)量，為單位內(nèi)部人員開(kāi)展其他各項(xiàng)工作提供便利。另外，事業(yè)單位通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠降低單位人力成本，在保證人事檔案管理工作質(zhì)量的前提下實(shí)現(xiàn)了單位經(jīng)濟(jì)利益的最大化，能夠促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展。

4計(jì)算機(jī)在檔案管理中存在的問(wèn)題

4.1網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

事業(yè)單位在人事檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠在一定程度上降低人事檔案管理的成本，提高工作開(kāi)展的質(zhì)量，具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。但是值得注意的是，計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用在一定程度上增加了人事檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)，人事檔案管理人員在實(shí)際工作中應(yīng)注意網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，以避免出現(xiàn)信息泄漏和丟失，保證人事檔案檔案管理工作的水平。不法分子為獲取相關(guān)信息會(huì)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，這種情況要求人事檔案管理人員在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)充分考慮可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，并提前制訂解決方案，以此保證計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。

4.2電子文件的原始性和易被破壞問(wèn)題

計(jì)算機(jī)技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理中有著較高的應(yīng)用價(jià)值，人事檔案管理人員在實(shí)際工作中應(yīng)給予足夠的關(guān)注。但是值得注意的是，相比紙質(zhì)版檔案，電子文件存在原始性和易被破壞的問(wèn)題，這在一定程度上加大了檔案?jìng)鬟f和保存的難度，對(duì)人事檔案管理人員提出了新的要求。有關(guān)人員在實(shí)際工作中應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到電子文件的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，并采取針對(duì)性手段進(jìn)行應(yīng)對(duì)，以此提高人事檔案管理水平[2]。

4.3檔案工作人員知識(shí)水平較低

檔案管理工作人員在人事檔案管理中發(fā)揮出不可替代的作用，人員的綜合素質(zhì)對(duì)人事檔案管理工作的質(zhì)量有著直接的影響。目前，我國(guó)部分事業(yè)單位人事檔案管理人員的思想觀念較為陳舊，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的了解較少，并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中發(fā)揮的作用，在實(shí)際工作中多是沿用以往的工作模式，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用較少，計(jì)算機(jī)技術(shù)難以在實(shí)際工作中發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用，工作開(kāi)展情況并不理想。此外，部分人員的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，人員在人事檔案管理中存在敷衍了事的心理，不能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)有的作用，也在一定程度影響計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中的應(yīng)用。

5計(jì)算機(jī)技術(shù)在管理人事檔案工作中應(yīng)該注意的事項(xiàng)

5.1不斷優(yōu)化計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理程序，建設(shè)更加高效的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)

事業(yè)單位要想提高計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用水平，就必須注意對(duì)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，確保數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)能夠滿足實(shí)際工作的需求，以此保證人事檔案管理工作的高效有序開(kāi)展。事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)研發(fā)工作的投入，為計(jì)算機(jī)技術(shù)的革新提供穩(wěn)定可靠的物質(zhì)保障，以此為計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用奠定良好的基礎(chǔ)。另外，事業(yè)單位應(yīng)積極打造計(jì)算機(jī)檔案管理平臺(tái)，并鼓勵(lì)人員利用計(jì)算機(jī)檔案管理平臺(tái)開(kāi)展工作，提高信息收集、傳遞的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作效率及質(zhì)量的大幅提升。

5.2錄用一批熟悉檔案管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才進(jìn)行人事檔案管理工作

事業(yè)單位應(yīng)明確時(shí)展的趨勢(shì)，在人事檔案管理工作中加大對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，以此為基礎(chǔ)提高工作開(kāi)展的水平。新形勢(shì)下，事業(yè)單位應(yīng)打造高水平的人事檔案管理隊(duì)伍，為計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用奠定良好的基礎(chǔ)[3]。事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)，鼓勵(lì)人員學(xué)習(xí)和應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，以此提高人員的工作能力，確保計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠在人事檔案管理中發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。此外，事業(yè)單位應(yīng)注意聘用專業(yè)人才，重點(diǎn)考察應(yīng)聘人員應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用水平。

5.3加強(qiáng)對(duì)人事信息檔案的保密工作

計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用雖然能夠在一定程度上提高人事檔案管理水平，但是其也增加了信息丟失及泄漏的風(fēng)險(xiǎn)，因此，事業(yè)單位在實(shí)際工作中應(yīng)對(duì)加強(qiáng)保密工作。檔案管理人員在工作中應(yīng)做好備份工作，對(duì)重要信息進(jìn)行備份并分開(kāi)保存，而且人員應(yīng)注意應(yīng)用安全防護(hù)軟件，規(guī)范計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，提高人事檔案管理工作的安全性，以保證檔案信息的安全和完整。

6結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位在人事檔案管理工作中應(yīng)提高人事檔案數(shù)據(jù)建立及管理軟件設(shè)計(jì)工作的質(zhì)量，保證檔案管理工作能夠在單位發(fā)展中做出一定的貢獻(xiàn)。相關(guān)管理人員應(yīng)明確計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中具有保密性好、保證數(shù)據(jù)具有真實(shí)性及全面性、可以根據(jù)數(shù)學(xué)建立電子音像檔案等特點(diǎn)，并充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)在提高人事檔案管理效率、節(jié)約一定的時(shí)間及人工成本支出方面的作用，并加以應(yīng)用，進(jìn)而提高人事檔案管理水平。但是由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的特性，其使用中仍舊存在網(wǎng)絡(luò)安全、電子元件容易被破壞、管理人員知識(shí)水平較低等問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，管理人員可以采用不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)處理程序、加強(qiáng)人員建設(shè)、加強(qiáng)認(rèn)識(shí)信息檔案保密工作等措施有效提高相關(guān)工作的質(zhì)量，以此促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王賀名.淺析醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江史志,2014(5):89-90.

[2]徐彩云.計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在人事檔案信息化進(jìn)程中的應(yīng)用淺析[J].數(shù)字通信世界,2018(9):209-210.

[3]何宗哲.新公共服務(wù)視角下高校干部人事檔案服務(wù)水平的提升路徑研究[D].南寧:廣西大學(xué),2016.

作者：駱國(guó)益 單位：甘肅省民勤縣人力資源和社會(huì)保障局