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摘要:隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展,我國人才服務(wù)機構(gòu)也面臨著新的發(fā)展趨勢。既要滿足社會發(fā)展的需求,同時也要不斷地進行改革與創(chuàng)新,尤其是在人事檔案管理方面要不斷地創(chuàng)新和完善管理模式,這樣才能使其發(fā)揮有效的作用。文章將對新形勢下人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案管理的現(xiàn)狀及所面臨的問題進行深刻的探討與分析,在此基礎(chǔ)上提出具體的優(yōu)化策略,從而使人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案管理工作更加符合新形勢下的發(fā)展需求。
關(guān)鍵詞:人才服務(wù);檔案管理;管理模式;信息化;新形勢
引言
從20世紀80年代起,就業(yè)服務(wù)人事檔案已經(jīng)成為重要的“職業(yè)誠信記錄”。對于個人而言,就業(yè)服務(wù)人事檔案記載著個人的各種信息和履歷,很大程度上是個人身份的說明。對于企業(yè)來說,就業(yè)服務(wù)人事檔案是企業(yè)用人的重要參考,有利于企業(yè)更透徹地了解就業(yè)人員的個人信息。隨著我國市場經(jīng)濟體制的確立,我國的人事檔案管理制度也需要適應(yīng)社會經(jīng)濟的變化,不斷實現(xiàn)改革和創(chuàng)新,因此人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案管理工作的服務(wù)理念和管理模式正發(fā)生巨大變化。作為流動人員人事檔案管理專業(yè)機構(gòu),人才服務(wù)機構(gòu)該如何適應(yīng)新的發(fā)展形勢,轉(zhuǎn)變檔案管理和服務(wù)模式值得深入探索。
1人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案管理工作面臨的新形勢和新挑戰(zhàn)
1.1人事檔案管理制度逐步改革,力求更好地滿足社會發(fā)展需求
在我國的社會發(fā)展中,尤其是推動我國人才強國的戰(zhàn)略中,人事檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用,同時也在各項發(fā)展需求中不斷演進。2014年,我國為了加強對流動人員的管理,相關(guān)部門就對此展開了有針對性的措施,對于流動人員的人事檔案管理工作做出了專門部署和安排,力求使相關(guān)服務(wù)更加完善。其中對于流動人員的檔案提出了更加明確的管理機制,為了方便后期的管理和服務(wù),需要對流動人員的檔案逐步實現(xiàn)統(tǒng)一化。此外,對于人事關(guān)系及相關(guān)的檔案轉(zhuǎn)遞費以及保管費等都要求在2015年1月1日起取消,這就意味著流動人員能夠在一定程度上可以免費獲得各級公共就業(yè)以及相關(guān)人才服務(wù)機構(gòu)提供的各項服務(wù)。由此可以看出,檔案管理的公益化為全國億萬流動人員帶來福利的同時,也對各級公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)擂響了改革的戰(zhàn)鼓。
1.2人事檔案規(guī)范化信息化管理是大勢所趨
社會的發(fā)展離不開對人才的培養(yǎng),人才隊伍的培養(yǎng)是國家未來長久發(fā)展的保障。推動國家人才隊伍的建設(shè)已經(jīng)成為一個重要的課題,而做好人事檔案管理工作恰恰是推進這些工作的基礎(chǔ)。流動人員的人事檔案管理工作要力求做到標準統(tǒng)一化、流程規(guī)范化。在人事檔案管理不斷發(fā)展的過程中,很多省份都為此做出了改革和創(chuàng)新,尤其是在流動人員人事檔案管理規(guī)范化改革的進程中,部分省份就專門為此推出了針對流動人員檔案管理的相關(guān)規(guī)定,這對于人才服務(wù)機構(gòu)進行流動人員檔案管理工作的規(guī)范化和標準化都有很大的促進作用。另外,人事檔案管理信息化不斷推進,不僅強調(diào)了對人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā),同時還針對相應(yīng)的維護和管理做出了相關(guān)的規(guī)定。對于不同層級具體的實施和利用也給出了相應(yīng)的解決辦法,這一系列的措施對于人事檔案管理的改革都具有巨大的推動作用。為了促進人事檔案管理的規(guī)范化和信息化發(fā)展與進步,國家也出臺了一系列政策。通過這些有力的措施和政策保障,不僅有利于人事檔案管理更加標準化,同時也有利于人事檔案在人才市場的快速傳遞。這也倒逼人才服務(wù)機構(gòu)轉(zhuǎn)變工作方式方法,利用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)手段提供更為規(guī)范的管理服務(wù)。
1.3企事業(yè)單位用工需求趨向多元化,就業(yè)人員身份復(fù)雜化
現(xiàn)階段,我國很多企事業(yè)單位為了滿足不同的用工需求,提高人力資源的管理效率,不再僅僅依靠勞動合同制度和聘用合同制度來進行人力資源管理,而是采用了更加多元化的用工方式。例如,較為常見的勞務(wù)派遣制以及勞務(wù)承包制等,近些年在企業(yè)中的應(yīng)用非常多。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計,全國有九成以上的大型企業(yè)對于勞動派遣服務(wù)都有所涉及,勞動派遣服務(wù)已經(jīng)成為很多企業(yè)獲得人才的重要途徑之一。隨著社會需求的增加,勞動派遣服務(wù)的范圍也在不斷地擴大,而且涉及各行各業(yè)的人才,無論是外國使領(lǐng)館,還是企事業(yè)單位、非營利性的機構(gòu)都有所涉及。目前勞務(wù)派遣人員也呈現(xiàn)出多層次化的趨勢,不再僅僅局限于農(nóng)村勞動力和外來從業(yè)等領(lǐng)域,而是逐步擴大到了一些高層的管理人員和一些專業(yè)的高級技術(shù)人員。勞務(wù)派遣制度很大程度上解決了很多企業(yè)實際的用工需求,而且相對來說這種服務(wù)比較靈活,無論是對于企業(yè)還是就業(yè)人員都具有十分積極的作用,相信在以后的發(fā)展中,勞動派遣服務(wù)也會在更多領(lǐng)域中得到更廣泛的應(yīng)用。企業(yè)用工多元化的需求,以及就業(yè)人員身份復(fù)雜化的現(xiàn)狀,是現(xiàn)階段社會發(fā)現(xiàn)的普遍現(xiàn)象,這就給人事檔案管理工作提出了更高的要求,只有不斷地改革和創(chuàng)新,才能更好地服務(wù)于社會。
2人事檔案管理工作存在的問題和當前的探索實踐
2.1存在的問題
人事檔案管理工作的改革與發(fā)展,是我國社會市場經(jīng)濟發(fā)展的必然,它對于我國的信用建設(shè)、福利分配以及人才管理等各個方面都提供了有力的制度保障。雖然我國的人事檔案管理模式近些年來也有了一定的改革和發(fā)展,但是現(xiàn)行的模式依然難以適應(yīng)社會發(fā)展的實際需求,因此在很大程度上對于社會的進步具有一定的制約作用。
2.1.1人事檔案管理理念落后,公共服務(wù)意識不強按照《就業(yè)促進法》規(guī)定,就業(yè)服務(wù)機構(gòu)為“公共服務(wù)性質(zhì)”,人才服務(wù)機構(gòu)作為人才社會化服務(wù)體系的重要組成部分,本應(yīng)為公眾盡可能地提供最大化的服務(wù),但是現(xiàn)階段的人事檔案管理仍然采用的是全封閉性的模式。因此公民很難對自己的檔案記錄有所了解,即便有某些未知的污點記錄,自己也無從得知,這就使得在實際生活中,在某些情況下而因此受挫。另一方面使得檔案工作者認為檔案工作的全部內(nèi)容就是建檔、存儲、保管,只要承擔好“看護人”的角色就是一名合格的管理人員。
2.1.2人事檔案管理的方式較為落后,影響辦事效率很多人事檔案管理的信息化建設(shè)相對滯后,無法滿足社會實際需求。目前,檔案信息化建設(shè)工作尚未普遍推行,雖然有些地區(qū)對于人事檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)開始做出初步的嘗試,并制定了相應(yīng)的規(guī)定,開發(fā)了相應(yīng)的程序,但是還是僅僅處于初期的探索階段,涉及的功能還相對較少。在實際的工作中,很多檔案都面臨著反復(fù)調(diào)用的情況,而依然采用紙質(zhì)檔案對存檔人員來說無疑是一個巨大的工程,會因此消耗巨大的人力、物力。另外,往往在檔案反復(fù)調(diào)用的過程中,一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,就很有可能出現(xiàn)檔案損壞或丟失等情況。這將給就業(yè)人員帶來不必要的影響,同時還會影響人才服務(wù)機構(gòu)的公信力[1]。
2.1.3“人檔分離”“死檔棄檔”現(xiàn)象嚴重,嚴重影響檔案的權(quán)威性和價值的實現(xiàn)由于目前就業(yè)形式更加多元化,同時人員流動性較大,在人事檔案管理的過程中面臨很多現(xiàn)實性的困難?!叭藱n分離”是在很多單位中都普遍存在的一種情況,往往很多檔案會出現(xiàn)一成不變的現(xiàn)象,無法與當事人的實際情況進行及時的同步,因此也就無法發(fā)揮其真正的作用,只是流于形式。目前除了公務(wù)員及一些事業(yè)單位和大型企業(yè)等對人事檔案較為重視,還有很大一部分就業(yè)單位對此需求并不是十分明確,因此其功能也在逐漸弱化,就會有“棄檔”“死檔”等問題出現(xiàn),這也成為檔案管理中的一個普遍難題。這些情況不僅無法有效地發(fā)揮人事檔案本該有的價值,同時使人事檔案的權(quán)威性也容易遭到質(zhì)疑,長此以往,我國的人事檔案管理工作將會更加艱難[2]。
2.2先行地區(qū)人事檔案管理新模式的探索
2012年12月,我國正式開展了人事檔案電子化的新模式探索,率先在成都試行。首先對不同的紙質(zhì)檔案進行分類整理,然后對此進行了相應(yīng)的信息化處理,最終形成了與紙質(zhì)檔案一致的全真電子檔案。有了這些電子檔案,相關(guān)工作人員就可以在數(shù)字檔案庫中查找相應(yīng)的檔案,大大提高了工作效率?!半娮訖n案”建設(shè)在全國逐步推進,目前有一些省份開始啟動人事檔案的數(shù)字化管理和電子化建設(shè)。通過檔案電子化的建設(shè),會有效地提高人事檔案管理工作的效率,無論是檔案的變更、存儲還是調(diào)用都會變得更加方便,既節(jié)省了時間,同時也在一定程度上節(jié)省了在人事檔案管理工作中的投入成本[3]。
2.3新形勢下重構(gòu)人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案管理模式的思考
一是堅持“以人為本”的檔案管理理念,強化人事檔案的公共服務(wù)功能。一方面要切實了解就業(yè)人員的實際需求,同時也要結(jié)合現(xiàn)行社會的發(fā)展趨勢,管理模式逐步向人性化和多元化的方向發(fā)展。真正地從就業(yè)人員和企業(yè)的實際需求出發(fā),不斷完善管理服務(wù)機制,提高服務(wù)質(zhì)量。在人事檔案建檔的過程中,工作人員一定要秉承認真負責的態(tài)度,確保檔案的準確性和完整性,同時規(guī)范信息記錄范圍,保障當事人的個人權(quán)益。在檔案的服務(wù)和利用方面,要逐步實現(xiàn)人事檔案的公開性,增加人事檔案的透明度[4]。二是合理確定人事檔案記載內(nèi)容,主動適應(yīng)人事檔案管理信用化改革趨勢。社會經(jīng)濟的發(fā)展會帶動社會文明的發(fā)展,因此社會征信體系的建設(shè)也是勢在必行,在其不斷推進的過程中,人事檔案的管理工作也要適應(yīng)其發(fā)展需求,不斷地進行轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新。人事檔案不僅僅只是個人身份與能力的體現(xiàn),同時還是一個人的德、能、勤、績、廉等全方位信息。人才服務(wù)機構(gòu)應(yīng)主動適應(yīng)形勢發(fā)展的需要,調(diào)整人事檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu);同時可以對其社保繳納以及績效考評等綜合情況進行展現(xiàn):這些都有利于反映個人的實際情況,從而使檔案的靜態(tài)管理逐漸走向動態(tài)管理,使人事檔案成為用人單位評價和招聘各類人才的重要依據(jù)[5]。三是對于人事檔案管理工作要加強信息化的建設(shè)。想要實現(xiàn)人事檔案管理的信息化,不僅要掌握就業(yè)人員的數(shù)量結(jié)構(gòu)以及分布和流向的具體情況,同時還要實現(xiàn)動態(tài)化的更新,從而更好地為就業(yè)人員提供有效的服務(wù)。另外對于人事檔案信息的管理,要全面推進數(shù)據(jù)庫的建設(shè),在其建設(shè)的過程中,一方面要確保就業(yè)人員個人隱私以及國家機密得到有效的保護,另一方面要在此基礎(chǔ)上對人事檔案進行相應(yīng)的數(shù)字化和信息化處理,從而形成一個完整的電子檔案系統(tǒng),為人才信息網(wǎng)絡(luò)平臺提供準確有效的資源。在相關(guān)系統(tǒng)及平臺建設(shè)的過程中還要制定相應(yīng)的制度作為保障,確保整個人事檔案管理的科學(xué)性和合理性。此外,除了基礎(chǔ)的個人信息,還可以拓展誠信檔案、業(yè)績檔案等多種形式,從而使就業(yè)人員的檔案更加多元化,也為相關(guān)單位提供更多參考的依據(jù)[6]。
3結(jié)語
綜上所述,對人才服務(wù)機構(gòu)的人事檔案管理工作加強改革與創(chuàng)新,逐漸完善其管理模式,對于我國社會經(jīng)濟的整體發(fā)展具有十分重要的意義?,F(xiàn)階段,我國很多地區(qū)的人事檔案管理模式仍然比較落后,這不僅不利于提高工作效率,同時也很難滿足社會發(fā)展的快速需求。隨著流動人口越來越多,企事業(yè)單位的需求更加多元化,因此人事檔案管理的難度也會越來越大。針對我國目前人事檔案管理的現(xiàn)狀以及所面臨的問題,通過科學(xué)合理的方法,逐漸加強人事檔案的信息化管理,充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù),構(gòu)建出一個統(tǒng)一的信息化人事檔案管理系統(tǒng),這對于我國人才隊伍的建設(shè)以及企業(yè)的發(fā)展都將產(chǎn)生積極而深遠的影響。
參考文獻
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作者:何雪梅 單位:杭州市婦女兒童健康服務(wù)中心