高校人事檔案管理信息化探討

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中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中提出要加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，明確要求各單位要把數(shù)字檔案館建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃。高校人事檔案作為國家檔案的重要部分，在新時代下發(fā)展的必然之路是順應(yīng)時展，把信息化建設(shè)作為檔案工作的主要任務(wù)，重視高校人事檔案信息化建設(shè)，盡快實現(xiàn)高校人事檔案管理的現(xiàn)化代。

一、高校人事檔案管理信息化的必要性

（一）人事檔案管理信息化是時展的要求。

隨著信息時代的來臨，信息化已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的一個重要標(biāo)志?，F(xiàn)代信息技術(shù)被各行各業(yè)廣泛應(yīng)用，高校也不例外。數(shù)字化校園建設(shè)、OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，對高校人事檔案的發(fā)展提出了新的挑戰(zhàn)，檔案信息化建設(shè)可以說已經(jīng)迫在眉睫了。因此，高校人事檔案的信息化建設(shè)是順應(yīng)時展的要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

（二）人事檔案管理信息化可以有效地提高工作效率。

隨著人事制度的改革和創(chuàng)新，傳統(tǒng)的人事管理模式嚴(yán)重制約了檔案價值的體現(xiàn)，遠(yuǎn)不能滿足社會發(fā)展的要求。傳統(tǒng)的人事檔案管理主要以手工處理為主，以紙質(zhì)為主要保存載體。傳統(tǒng)的管理模式不僅在加工、整理上耗費巨大的人力物力，而且在檔案的查閱、傳遞、數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析上更是耗時耗力，而采用計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),可以提高檔案的使用效率，實現(xiàn)人事檔案的檢索、編目、統(tǒng)計、分析等方面的要求，從而使檔案管理人員從繁瑣的手工操作中解脫出來，有利于檔案資料的開發(fā)利用。因此，打破高校人事檔案傳統(tǒng)的管理模式，推進(jìn)人事檔案信息化，可以充分體現(xiàn)檔案的自身價值，有效地提高工作效率。

（三）人事檔案管理信息化有利于實體檔案的保護(hù)。

紙質(zhì)材料作為人事檔案的主要保存載體，是最原始的證據(jù)資料。這些資料在查閱利用過程中，不斷的進(jìn)行翻閱、反復(fù)的進(jìn)行拆裝、復(fù)印，這就很難保證紙張不會受到損害，所以在人事檔案實現(xiàn)信息化后，利用電子文檔可以減少對實體的接觸，從而對實體檔案起到有效的保護(hù)。

二、高校人事檔案管理信息化的建議

（一）更新觀念，充分認(rèn)識高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性。

高校人事檔案管理是為高校發(fā)展服務(wù)的，要創(chuàng)新服務(wù)、提高服務(wù)質(zhì)量，必須走檔案信息化的道路，實現(xiàn)資源共享。那么，要做好高校人事檔案信息化建設(shè)，首先高校領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想更新觀念，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)是時展的必然趨勢，重視對檔案管理人員的再教育和培訓(xùn)，加強檔案管理人員的現(xiàn)代化管理能力的培養(yǎng)。其次高校人事檔案管理工作者自身也要拓展思路，改變落后觀念，自覺增強檔案意識和服務(wù)理念，積極進(jìn)取主動學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理方法，熟練掌握計算機操作系統(tǒng)，成為適應(yīng)社會發(fā)展的檔案管理人員。

（二）建立專業(yè)化管理隊伍，提升人事檔案管理人員的素質(zhì)。

建立專業(yè)化的管理隊伍，首先要注重高校人事檔案的管理人員思想政治教育，不斷提高思想覺悟，增強其責(zé)任感和敬業(yè)精神。其次要加強高校人事檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，通過業(yè)務(wù)交流、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等方式，使檔案管理人員不斷創(chuàng)新思路，拓展檔案工作新領(lǐng)域，深層挖掘檔案資源，從而加大檔案利用效率。最后要提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其逐步掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)與方法，將最新的檔案管理知識和計算機知識相結(jié)合，及時更新知識結(jié)構(gòu)，不斷提高管理技能。

（三）加大資金投入，保證人事檔案信息化的有序進(jìn)行。

高校領(lǐng)導(dǎo)必須看到人事檔案信息化的必要性，將人事檔案信息化列入全校工作計劃，建設(shè)經(jīng)費列入財務(wù)預(yù)算，有計劃、有步驟地加大資金投入，加強人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。一是要配備專職的高素質(zhì)人員管理檔案，推動人事檔案信息化工作。二是要配備高性能的計算機、服務(wù)器、掃描儀、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備等。三是使用科學(xué)合理的檔案管理軟件。高校人事檔案與其它人事檔案相比，它除了包含十大類基本材料，還在學(xué)術(shù)科研成果方面，具有其獨特的特點。因此在選擇人事檔案管理軟件時，要充分考慮高校獨有的特點，做到既要功能完備、彰顯特點，又要科學(xué)合理、安全可靠。四是建立規(guī)范的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，嚴(yán)格遵守人事檔案管理的規(guī)章制度，由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，保證操作規(guī)范；同時注意定期更新數(shù)據(jù)，以保證人事檔案數(shù)據(jù)庫的完整和真實。

（四）做好防范，確保人事檔案信息的安全。

由于人事檔案涉及許多個人信息，而網(wǎng)絡(luò)存在著其特殊的不安全性，因此要求人事檔案管理人員要把人事檔案保密原則與信息化相結(jié)合，樹立風(fēng)險防范意識，做好安全措施與防范預(yù)案。在人事檔案信息化建設(shè)中，首先建立一個局域網(wǎng)，裝有人事檔案信息管理軟件的計算機要做到專機專用，不登陸外網(wǎng)，并對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行定期維護(hù)；其次要加強檔案軟件的加密工作，防止網(wǎng)絡(luò)黑客與電腦病毒對電腦進(jìn)行攻擊，造成檔案信息數(shù)據(jù)庫受損；最后要強化保密觀念，對人事檔案管理人員進(jìn)行保密宣傳和警示教育，確保人事檔案信息在收集整理、查詢使用、存儲傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)的安全性，做好防范泄密工作的最后一道防線。

三、總結(jié)

總之，人事檔案信息化為高校人事檔案管理工作帶來了新的機遇，是高校人事檔案發(fā)展的必然趨勢，要結(jié)合高校自身特點，努力探索一條適合自身發(fā)展的人事檔案信息化道路。

作者：于鳳仙 單位：河南財經(jīng)政法大學(xué)