高校人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策

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高校人事檔案是組織、人事管理部門(mén)或其他有關(guān)部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，并記錄、反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷和德才表現(xiàn)等，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)的文件材料。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和發(fā)展以及教育體制改革的逐步深化，原有的人事檔案管理模式已不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需求，許多弊端日益顯現(xiàn)出來(lái)，嚴(yán)重影響了人事檔案管理的科學(xué)建設(shè)和合理使用，在一定程度上制約了高校的健康發(fā)展，因此，高校人事檔案管理工作顯得更為重要[1]。本文著重對(duì)高校人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策進(jìn)行分析。

1高校人事檔案管理的重要性

高校人事檔案管理是高校管理工作中的重要組成部分，是高校人才隊(duì)伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作，是高校“知人、用人”的重要依據(jù)，是人事工作中必不可少的核心部分。高校人事檔案在高校的發(fā)展、科學(xué)的管理等各項(xiàng)管理工作中發(fā)揮著極其重要的作用，肩負(fù)著為學(xué)校的機(jī)構(gòu)改革、人事制度改革、人才開(kāi)發(fā)提供超前性、參考性人事信息的重大責(zé)任，為每個(gè)教職工的檔案工資記載、人員出國(guó)(出境)政審、職稱評(píng)定、干部任免、新黨員的發(fā)展等提供全方位的服務(wù)[2]。

2高校人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

2.1檔案材料內(nèi)容有誤且不完整

高校人事檔案中很多的內(nèi)容都是本人或有關(guān)人員手工填寫(xiě)的，包括出生年月、畢業(yè)時(shí)間、工作年齡、入黨時(shí)間、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況等。當(dāng)前發(fā)現(xiàn)一個(gè)很突出的問(wèn)題是檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性都難以保證[2]。在很多檔案中都有不少的內(nèi)容前后是不一致的，且錯(cuò)誤較多，比如：僅僅是出生年月在個(gè)人填寫(xiě)的檔案中就多次出現(xiàn)不一致情況，工作經(jīng)歷、任職時(shí)間及工資額等方面也常有出入，這都會(huì)給管理人員的工作帶來(lái)諸多不便。同時(shí)，人事檔案中側(cè)重于記載和反映個(gè)人的社會(huì)經(jīng)歷、政治面貌、思想表現(xiàn)等方面的內(nèi)容，對(duì)反映個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力特點(diǎn)、工作實(shí)績(jī)的材料收集過(guò)少，基本上是靜態(tài)的、固定的，不能反映出即時(shí)信息。普遍存在著管理模式雷同，管理形式單一，檔案內(nèi)容不完整，不能客觀反映一個(gè)人的近況和全貌，不能為單位用才選能提供人才信息保障。

2.2檔案管理人員重視程度與本身素質(zhì)不高

檔案管理的水平高低、質(zhì)量?jī)?yōu)劣與檔案管理人員重視檔案的程度及其本身的政治思想和業(yè)務(wù)水平有密切關(guān)系。檔案管理隊(duì)伍對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠到位，重視程度不高?！罢f(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”是時(shí)下人們對(duì)于人事檔案的形象描述，“人事檔案無(wú)用論”正在流行。隨著社會(huì)的發(fā)展、人才流動(dòng)頻率的加快，越來(lái)越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，許多人把檔案轉(zhuǎn)到人才中心后不聞不問(wèn)，有的干脆懷揣檔案四處奔波[3]。有些高校在招聘人才時(shí)，只注重實(shí)在表現(xiàn)，覺(jué)得人事檔案并不是十分重要的；同時(shí)，檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)管理和計(jì)算機(jī)水平普遍不高，影響了檔案管理的整體質(zhì)量，給高校人事檔案管理工作造成了較大的影響，很多檔案管理工作人員不能正確認(rèn)識(shí)到這一工作的重要性。

2.3檔案材料信息失真

作為記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品行業(yè)績(jī)等內(nèi)容的人事檔案，是一個(gè)人身份的象征，是單位和組織全面了解、正確評(píng)價(jià)一個(gè)人的依據(jù)。而在當(dāng)今的很多人事檔案材料中，所出現(xiàn)的假檔案實(shí)屬讓人觸目驚心。也許是因?yàn)槠潢P(guān)系到個(gè)人職務(wù)、職稱的晉升、工資待遇、福利等切身利益，大量假材料、不實(shí)信息在其人事檔案中出現(xiàn)，使“工齡越來(lái)越早，年齡越來(lái)越小，文憑越來(lái)越高，資歷越來(lái)越老”這一情況在當(dāng)今社會(huì)成為一種普遍現(xiàn)象。同時(shí)，由于人才流動(dòng)的加劇，許多學(xué)校的人事和畢業(yè)生就業(yè)部門(mén)為了省事，不管不重視檔案保密的原則，讓流動(dòng)人員和畢業(yè)生將檔案自帶于身，導(dǎo)致檔案亂放、亂涂改、遺失等現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，使檔案失去了原有的真實(shí)度。

2.4材料整理收集不及時(shí)、不規(guī)范

許多高校普遍存在對(duì)人事檔案歸檔內(nèi)容、管理范圍缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)應(yīng)歸檔的材料，不及時(shí)送交檔案部門(mén)管理，造成人事檔案歸檔不全，不僅違反管理規(guī)定，也給利用工作埋下隱患。同時(shí)，人事檔案的整理是一項(xiàng)細(xì)致性較強(qiáng)的工作，《干部檔案整理工作細(xì)則》要求整理工作做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。通過(guò)整理使得每一個(gè)檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的目的。但有許多高校在這方面做得非常欠缺，沒(méi)有按要求的格式進(jìn)行分類處理，甚至有些不將個(gè)人材料歸檔成冊(cè)，導(dǎo)致材料混雜，凌亂不堪，給人事檔案管理利用帶來(lái)了諸多不便。此外，檔案的經(jīng)常性變動(dòng)，不規(guī)范的管理體制，使管理工作常常處于被動(dòng)，不利于檔案的提供利用。

2.5檔案遺棄現(xiàn)象嚴(yán)重

棄檔主要有四類群體：在職攻讀學(xué)位人員、學(xué)科學(xué)術(shù)骨干、出國(guó)進(jìn)修人員和個(gè)體創(chuàng)業(yè)者。[4]許多高校的教職員工為了可以自由在崗位上流動(dòng)，選擇更適合自己的崗位，往往放棄檔案，人走了，檔案卻留在原單位，在此種情況下，人事檔案似乎變得可有可無(wú)。本來(lái)寄存或托管人事檔案，是要辦理有關(guān)手續(xù)，而且還要繳納一定的費(fèi)用，但很多人為了省錢(qián)省事，使得棄檔現(xiàn)象嚴(yán)重。

2.6人事檔案管理方式落后

隨著信息化技術(shù)的日益發(fā)展以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟，電子檔案的管理已逐漸成為檔案管理工作的主要手段。但有些高校的檔案管理工作較為落后，仍處于手工操作階段，不僅工作速度慢，而且檔案的利用效率也低，給查閱及歸檔工作帶來(lái)一定的困難。

3完善高校人事檔案管理工作的幾個(gè)對(duì)策

人事檔案是組織、人事部門(mén)和其他部門(mén)考察、任用干部的重要依據(jù)，所以人事檔案管理工作對(duì)于整個(gè)社會(huì)政治和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都有極為重要的意義，但是現(xiàn)實(shí)的人事檔案管理觀念、體制、模式、方法等已不能完全適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)所面臨的新情況、新問(wèn)題。高校人事檔案作為人事檔案的重要組成部分，是高校干部人事管理工作中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)性工作，直接關(guān)系到高校組織決策和干部本人的切身利益。目前的高校人事檔案管理工作同樣存在管理方法陳舊、管理手段落后等問(wèn)題，因此對(duì)其出現(xiàn)的問(wèn)題，我們要探索一些適應(yīng)現(xiàn)代高校發(fā)展的人事檔案管理對(duì)策，完善高校人事檔案管理工作，為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供信息、引導(dǎo)服務(wù)作用。

3.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)

首先，在思想上提升對(duì)高校人事檔案管理工作的重要程度，切實(shí)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，與相關(guān)部門(mén)取得通力合作，采取有效措施對(duì)各項(xiàng)資源進(jìn)行整合，加強(qiáng)監(jiān)督檢查；其次，領(lǐng)導(dǎo)者也要加強(qiáng)對(duì)管理工作的重視程度，把人事檔案管理工作納入重點(diǎn)規(guī)劃之中；再者，不斷改善檔案保管條件，努力使全體成員參與到建檔、管檔、用檔中，確保人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.2提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，它集服務(wù)性與保密性于一體，因此，為了保障高校人事檔案管理的科學(xué)運(yùn)作，需要一支符合要求的專業(yè)人才隊(duì)伍做支撐。這就需要高校建立科學(xué)合理的檔案人才培養(yǎng)體系，加強(qiáng)人事檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，提高檔案管理的技術(shù)水平。此外，管檔人員要改變以往“一心管檔，兩耳不聞天下事”的狀況，要成為國(guó)家人事人才政策的行家里手，了解當(dāng)前高校各類人才流動(dòng)規(guī)律，了解組織人事部門(mén)的現(xiàn)實(shí)需要，自覺(jué)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)和主動(dòng)精神，及時(shí)預(yù)測(cè)人事檔案工作中的新問(wèn)題，積極為單位人事人才工作的發(fā)展提供信息支持。

3.3完善管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度，其一，使收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)制度化、規(guī)范化；其二，根據(jù)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)，及時(shí)建立健全更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理有法可依、有章可循、有條有理、有序發(fā)展。制訂、健全高校人事檔案管理實(shí)施細(xì)則，健全人事檔案保管制度，使用權(quán)限制度，收集和歸檔制度，收集歸檔范圍，人事檔案材料鑒別的規(guī)定，人事檔案檢查核對(duì)和統(tǒng)計(jì)的要求，人事檔案轉(zhuǎn)遞的規(guī)定，人事檔案查閱的規(guī)定，人事檔案保管、保密的規(guī)定等，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

3.4加強(qiáng)對(duì)檔案材料真實(shí)性、及時(shí)性的監(jiān)督檢查

建立主動(dòng)送交干部檔案材料歸檔的工作制度及成立專門(mén)檢查歸檔材料真實(shí)性的人員。人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握人事檔案材料信息，并建立聯(lián)系制度，及時(shí)收集、催繳材料，定期對(duì)檔案材料進(jìn)行鑒定檢查，發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的歸檔材料及時(shí)通知形成檔案材料的部門(mén)，補(bǔ)交材料或補(bǔ)辦手續(xù)，及時(shí)剔出無(wú)保存價(jià)值的材料。

3.5采用現(xiàn)代化的管理方法，實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化建設(shè)

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，學(xué)科之間的交叉與互相滲透，使越來(lái)越多的新技術(shù)如電子計(jì)算機(jī)、微縮技術(shù)、聲像技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)、通訊技術(shù)等陸續(xù)應(yīng)用于檔案管理工作的各個(gè)方面，原來(lái)的那種傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)方式，專業(yè)知識(shí)與技能已不能適應(yīng)要求，這就要求信息時(shí)代的檔案工作者必須加緊“充電”，盡快掌握新知識(shí)、新技術(shù)，采用現(xiàn)代化的管理方式，開(kāi)發(fā)利用信息、數(shù)字，推進(jìn)信息化、數(shù)字化管理，將計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)及成熟的人事管理軟件運(yùn)用到人事檔案管理工作中，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)效果，使檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)具有生機(jī)和活力，使人事檔案更好地為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供快捷服務(wù)和有力的信息。

作者：巫艷芬 單位：廣東石油化工學(xué)院