應(yīng)用型本科院校人事檔案管理問題及對(duì)策

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摘要：人事檔案管理是人力資源管理過程中十分重要的工作，其中涉及到了教師與學(xué)生人事管理等工作，而為了能夠進(jìn)一步優(yōu)化這一項(xiàng)工作，本文對(duì)新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策進(jìn)行了具體的探討。

關(guān)鍵詞：新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)；應(yīng)用型本科；人事檔案；問題及對(duì)策

在社會(huì)不斷發(fā)展過程中，我國一大批?？圃盒Ｒ采駷榱吮究圃盒＃⑶以陂L(zhǎng)時(shí)間發(fā)展中也取得了一定的發(fā)展，現(xiàn)如今基本上也接受了教育部本科教學(xué)工作水平評(píng)估。在這一過程中，應(yīng)用型本科院校受到的關(guān)注度也在不斷提升，由于學(xué)校過分重視硬件建設(shè)，如實(shí)驗(yàn)設(shè)備購置、辦學(xué)條件優(yōu)化等等，促使學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量也得到了提升?？墒窃谏鐣?huì)不斷發(fā)展過程中，我國也步入到了一個(gè)全新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，應(yīng)用型本科院校管理工作在這一過程中也需要與時(shí)俱進(jìn)，提高對(duì)人力資源信息管理方面的重視程度，及時(shí)改革傳統(tǒng)人力資源管理模式，重視人事檔案管理工作，借助于全新的手段來提高人事檔案管理工作效率，強(qiáng)化基礎(chǔ)工作的同時(shí)做好信息收集與管理，這樣才能有效為應(yīng)用型本科院校人力資源建設(shè)戰(zhàn)略提供強(qiáng)有力的信息支持，同時(shí)有效滿足新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)發(fā)展訴求，讓學(xué)校得到更為良好的發(fā)展與進(jìn)步。

一、新形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理中存在的問題

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)不斷發(fā)展與變化的環(huán)境下，我國各個(gè)高校對(duì)于人才隊(duì)伍建設(shè)工作重視程度也在不斷提升，都在積極引進(jìn)各個(gè)學(xué)科帶頭人，人事檔案管理工作受到的重視也有所提升，再加上網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理手段也發(fā)生了變化?？墒?，就應(yīng)用型本科院校人事檔案管理工作現(xiàn)狀來看，效果并不如人意，在人事檔案管理過程中還存在著以下問題：

1.人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足就應(yīng)用型本科院校人事檔案管理現(xiàn)狀來看，部分院校對(duì)于人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，沒有將人事檔案管理與學(xué)校人力資源建設(shè)有效結(jié)合在一起，也沒有將人事檔案管理與學(xué)科建設(shè)、薪酬分配、人才隊(duì)伍建設(shè)等工作有效結(jié)合在一起，整個(gè)管理工作十分被動(dòng)。另外，學(xué)校人事檔案管理工作也無法有效為院校以及領(lǐng)導(dǎo)人才隊(duì)伍建設(shè)、工資福利待遇決策、干部選拔與培養(yǎng)等工作提供相應(yīng)的信息支撐。

2.人事檔案管理混亂分析應(yīng)用型本科院校人事檔案管理工作現(xiàn)狀來看，人事檔案管理工作混亂也是問題之一，各個(gè)應(yīng)用型本科院校人事檔案管理部門因?yàn)閷W(xué)校不同也存在差異，各學(xué)校按照自身實(shí)際情況有些會(huì)安排人事處管理人事檔案，也有些學(xué)校會(huì)安排組織部門進(jìn)行人事檔案管理，還有些會(huì)直接將人事檔案存儲(chǔ)在檔案館，人事與組織部門共同管理。這些管理情況都表現(xiàn)出了對(duì)于人事檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，再加上各個(gè)部門之間的配合也存在問題，溝通渠道不夠通暢，很容易會(huì)在管理期間出現(xiàn)漏洞，最終引發(fā)人事檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、不完善等情況。除此之外，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢(shì)下，人才流動(dòng)性也有了明顯的提升，離崗、人員轉(zhuǎn)行、出國留學(xué)、辭職經(jīng)商等現(xiàn)象層出不窮，部分檔案成為了死檔，這也進(jìn)一步加大了人事檔案管理工作難度。

3.人事檔案內(nèi)容特殊性不足在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理內(nèi)容特殊性不足，大多是按照中共中央組織部門提出的人事檔案管理要求來裝入的十大類材料，內(nèi)容上大多是千篇一律，并不存在什么區(qū)別，缺少能夠有效體現(xiàn)出職工思想、特長(zhǎng)、學(xué)識(shí)、成果以及能力的內(nèi)容材料。在研究方向、科研領(lǐng)域以及科研成果等方面的內(nèi)容材料也十分稀少。年度考核填寫鑒定意見方面的內(nèi)容也是大同小異、毫無新意，評(píng)價(jià)與鑒定話語也大多是空話，缺少實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，這種情況下人事檔案管理應(yīng)用價(jià)值自然也就不足。

4.人事檔案管理信息化建設(shè)不足在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理工作，還存在著人事檔案開放利用程度低下、管理手段滯后于新時(shí)展需求這一問題。應(yīng)用型本科院校在進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，依然還是有以傳統(tǒng)手工操作為主的現(xiàn)象，有些學(xué)校在對(duì)人事檔案進(jìn)行整理的時(shí)候甚至還是使用打孔的方式進(jìn)行，這不僅破壞了檔案的完整性，也不利于檔案材料的增添以及檔案利用與保密等需求，整個(gè)人事檔案管理效率十分低下。總之，應(yīng)用型本科院校人事檔案管理信息化建設(shè)不足，在檔案利用、信息統(tǒng)計(jì)等方面也存在著一些問題，無法有效借助于數(shù)據(jù)分析來充分凸顯出人事檔案的應(yīng)用價(jià)值。

5.人事檔案管理隊(duì)伍有待優(yōu)化在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理工作期間還存在著人事檔案管理隊(duì)伍有待優(yōu)化這一問題。一方面，院校人事檔案管理隊(duì)伍人員年齡、學(xué)歷、性別、知識(shí)結(jié)構(gòu)并不合理，整個(gè)管理隊(duì)伍穩(wěn)定性不足、管理工作也不夠規(guī)范。再加上人事檔案管理工作人員待遇低下、工作積極性有待提升，也直接制約了人事檔案管理工作的發(fā)展，需要及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn)，借助于現(xiàn)代化管理手段來進(jìn)行優(yōu)化。另一方面，在人事制度改革不斷推進(jìn)的環(huán)境下，院校人事檔案管理結(jié)構(gòu)也開始變得越發(fā)的復(fù)雜，人事檔案管理人員身份不再單一，這也進(jìn)一步加大了人事檔案管理工作難度。

二、新形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理對(duì)策

上述分析中我們了解到新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理中存在的問題，而要想有效解決上述問題，筆者認(rèn)為可以從以下幾點(diǎn)著手：

1.提高人事檔案管理重視程度在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)之下，應(yīng)用型本科院校一定要意識(shí)到無論是經(jīng)濟(jì)或者是國家發(fā)展都離不開人才，國家中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃綱要之中也有明確指出人才是我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展第一資源。為此，應(yīng)用型本科院校一定要意識(shí)到人力資源管理工作的重要性，真正提高對(duì)人事檔案管理工作的重視，將其作為應(yīng)用型本科院校發(fā)展重要規(guī)劃，同時(shí)加大對(duì)這一方面的投入，以此來為人事檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。在這一過程中，應(yīng)用型本科院校領(lǐng)導(dǎo)、人力資源管理部門人員都應(yīng)該要正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作價(jià)值，并且做好宣傳與推廣工作，真正做到全員參與人事檔案管理，借此來有效提升人事檔案管理工作質(zhì)量。一方面，需要不斷夯實(shí)人事檔案規(guī)范管理基礎(chǔ)工作，畢竟不論何事要想做好基礎(chǔ)才是關(guān)鍵，所以應(yīng)用型本科院校在人事檔案管理過程中，一定要將相關(guān)人員個(gè)人檔案及時(shí)歸檔整理，保證人事檔案資料完整性。另一方面，還可以設(shè)置專職的人事檔案管理干事專人專用?！度耸聶n案管理辦法》之中有規(guī)定，保管1000份以上的檔案單位，需要至少配備1名專職檔案管理人員，所以應(yīng)用型本科院校人事檔案管理工作實(shí)施過程中，一定要做好這一項(xiàng)工作，安排專門的人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，這樣才能真正確保人事檔案管理工作順利推行下去。

2.加強(qiáng)人事檔案管理制度建設(shè)在上述分析中我們了解到，新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理工作還是十分混亂，而之所以會(huì)如此也是因?yàn)槿耸聶n案管理制度有待完善，亦或是部分院校雖然有制定出相應(yīng)的規(guī)章制度體系，卻沒有將其嚴(yán)格執(zhí)行下去，沒有做到及時(shí)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行歸檔與整理，最終制約了人事檔案管理。針對(duì)這一問題，應(yīng)用型本科院校在進(jìn)行人事檔案管理工作的時(shí)候，一定要結(jié)合實(shí)際情況加強(qiáng)人事檔案管理制度，以此來保障人事檔案管理工作的順利開展。在制定完善期間，院校需要做好以下工作：形成規(guī)范化的檔案規(guī)格，以此來為檔案整理與裝訂提供規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)人事檔案分類編號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一，可以按照姓名拼音、職工所在部門、姓名四角號(hào)碼來進(jìn)行排序，以此來為之后檔案利用與查詢提供便利，減少不必要的工作量；不斷優(yōu)化人事檔案管理內(nèi)容，在這一過程中可以加強(qiáng)對(duì)職工能力、特長(zhǎng)、成果等內(nèi)容材料的收集與整理，及時(shí)把握職工學(xué)識(shí)、思想、水平以及實(shí)際能力。總之，院校在發(fā)展期間需要盡快制定出能夠滿足新經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下訴求的人事檔案管理制度體系，從學(xué)校事業(yè)發(fā)展、隊(duì)伍建設(shè)等多方面來進(jìn)行綜合考慮，在保障人事檔案管理制度規(guī)范、合理的基礎(chǔ)上，體現(xiàn)出先進(jìn)性、時(shí)代性以及人文關(guān)懷精神，同時(shí)還需要關(guān)注學(xué)校職工利益，這樣才能真正形成科學(xué)且規(guī)范化的人事檔案管理制度體系。另外，按照相關(guān)《收集制度》來對(duì)人事檔案收集范圍以及要求進(jìn)行明確，同時(shí)還可以對(duì)《人事檔案查借閱制度》《人事檔案材料轉(zhuǎn)遞制度》《人事檔案材料收集整理鑒別制度》《人事檔案保管員職責(zé)及其獎(jiǎng)懲制度》等多方面進(jìn)行完善，并且確保制度的有效落實(shí)，這樣才能有效優(yōu)化人事檔案管理工作。

3.人事檔案管理方式創(chuàng)新在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)背景之下，應(yīng)用型本科院校人事檔案管理工作質(zhì)量要想得以發(fā)展，還需要意識(shí)到信息化時(shí)展實(shí)際，明白一切管理工作都應(yīng)數(shù)字化。傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理方式明顯與新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下的時(shí)展訴求不同，傳統(tǒng)檔案管理方式不僅效率低下，還會(huì)對(duì)檔案保密性與完整性造成影響，而且在信息查詢的時(shí)候效率也十分低下，無法有效為院校領(lǐng)導(dǎo)人員提供強(qiáng)有力的決策支持。為此，應(yīng)用型本科院校人事檔案管理工作質(zhì)量要想得以提升，一定要積極引進(jìn)現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，從之前的檔案實(shí)體管理逐漸轉(zhuǎn)化成為信息化管理，這樣才能更好地滿足新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)訴求。例如，院校在人事檔案管理工作中可以借助于BLOG、RSS、WIKI、AJAX等技術(shù)來優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)，主動(dòng)借助于檔案數(shù)字化、檔案信息管理平臺(tái)來提高人事檔案管理工作效率，同時(shí)借助于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來構(gòu)建出信息管理利用與交互平臺(tái)，這樣才能借助于信息化管理手段來優(yōu)化人事檔案管理工作質(zhì)量。除此之外，加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)，積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+人事檔案管理”建設(shè)，組織人力、物力來將傳統(tǒng)檔案材料及時(shí)整理成為相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息材料，以此來有效提升人事檔案存儲(chǔ)指令，保障檔案信息真實(shí)、完整性。高校主管部門還需要制定出統(tǒng)一的人事檔案資料信息庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，以此來有效保障各本科院校人事檔案信息平臺(tái)兼容以及無障礙調(diào)轉(zhuǎn)。

4.豐富與更新人事檔案內(nèi)容新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理質(zhì)量要想得到保障，還需要對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行豐富與更新。首先，及時(shí)更新材料。在這一過程中，應(yīng)用型本科院?？梢苑e極實(shí)施檔案統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)之上，構(gòu)建出檔案材料送交制度，也可以讓各個(gè)系、部明確一個(gè)兼職檔案員，讓其專門負(fù)責(zé)收集、送交本部門的各類人事檔案材料，借此來讓人事檔案材料能夠及時(shí)且主動(dòng)地被送交歸檔，還需要善于捕捉人事檔案材料形成信息，摸索出相應(yīng)的人事檔案材料形成規(guī)律，做好跟蹤以及收集工作。例如，對(duì)于教職工職稱的評(píng)審、干部的任免、學(xué)歷的變化等工作一定要提高重視，及時(shí)做好收集與整理。其次，對(duì)于人事檔案材料信息還需要做好查缺補(bǔ)漏等工作，對(duì)于缺少的人事檔案材料信息要逐一進(jìn)行登記，而且還需要從不同角度、層次以及途徑來收集人事檔案材料，真正做好審查、鑒別人事檔案材料等工作，同時(shí)做好分類工作，而對(duì)于人事檔案信息失真等情況也需要認(rèn)真進(jìn)行審查，按照國家相關(guān)部門政策以及原始記錄作為憑證來進(jìn)行審查，以此來最大程度保障人事檔案的完整與真實(shí)性。再次，還需要在人事檔案管理過程中，盡可能做到刪繁就簡(jiǎn)，縮小靜態(tài)材料，對(duì)于人事檔案之中經(jīng)常出現(xiàn)的材料，最好是在已經(jīng)確定之后就應(yīng)不更改或者是適當(dāng)減少其出現(xiàn)的頻率，這樣就能避免材料重復(fù)填寫等情況，減少不必要的人力資源浪費(fèi)。最后，還需要及時(shí)補(bǔ)充人事檔案新內(nèi)容，增加一些動(dòng)態(tài)性的材料。例如，在人才流動(dòng)頻繁的情況下，需要對(duì)人事檔案業(yè)績(jī)、信用等內(nèi)容進(jìn)行更新，還有婚姻狀態(tài)、考核、業(yè)績(jī)、鑒定等情況也需要進(jìn)行優(yōu)化與完善。

5.優(yōu)化人事檔案管理隊(duì)伍新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下應(yīng)用型本科院校人事檔案管理質(zhì)量要想得到保障，除了上述幾點(diǎn)之外，還需要及時(shí)優(yōu)化人事檔案管理隊(duì)伍，畢竟要想真正做好這一項(xiàng)工作，人事檔案管理工作人員自身素質(zhì)起著關(guān)鍵性的作用。首先，人事檔案管理人員在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下要具備良好的思想政治素質(zhì)以及專業(yè)素養(yǎng)，在工作過程中樹立起終身學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷豐富、提升自己，這樣才能有助于人事檔案管理工作質(zhì)量得以提升。其次，人事檔案管理工作人員還需要具有較高的黨性原則、政策水平以及堅(jiān)定的政治方向，在管理過程中不斷學(xué)習(xí)與落實(shí)《保密法》《檔案法》，同時(shí)主動(dòng)制定與優(yōu)化人事檔案管理保密制度，不斷提高自身法治觀念以及保密意識(shí)，從而有效保障人事檔案信息安全。最后，人事檔案管理工作人員還需要在工作期間不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，做好檔案方面的培訓(xùn)與自學(xué)，這樣才能熟練掌握人事檔案管理工作每一環(huán)節(jié)與要求，真正有效提升人事檔案管理工作質(zhì)量。

三、結(jié)語

綜上所述，在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)之下，現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用范圍也在不斷擴(kuò)大，高校人事檔案管理工作身處全新的環(huán)境下受到的關(guān)注度也在不斷提升，應(yīng)用型本科院校若能強(qiáng)化人事檔案管理工作，結(jié)合新形勢(shì)下管理中存在的問題來做好現(xiàn)代化建設(shè)以及人事檔案管理，就能有效發(fā)揮出人事檔案管理工作的價(jià)值，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供強(qiáng)有力的信息支撐，從而有效促進(jìn)應(yīng)用型本科院校健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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作者：肖寧生 單位：安徽池州學(xué)院