科研單位人事檔案管理問題及對策

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摘要：開展高質(zhì)量的人才檔案管理工作有助于提高科研單位內(nèi)部的綜合管理水平，間接提升科研成果質(zhì)量。本文將以科研單位人事檔案管理為重點，從管理意識、管理制度等幾方面的問題及相應優(yōu)化對策兩種角度進行詳細闡述，希望能夠為從事相關(guān)工作的人員提供一些工作思路，僅供參考。

關(guān)鍵詞：科研單位；人事檔案；信息化建設

人事檔案是由人事管理活動組成的，它為人力資源的管理提供了基本的條件。如今，時代在發(fā)展，社會在進步，人事檔案信息化建設更要成為檔案管理工作中的重點，檔案工作的規(guī)范標準化可以幫助人力資源管理利用更為合理。為順應我國不斷加快的人事制度改革，應當通過多種手段不斷提升人事檔案管理工作質(zhì)量。尤其是在相關(guān)科研單位中，由于人事檔案管理工作對人力資源開發(fā)利用的重要作用以及科研人才在我國科技領域的重要地位，使得此類單位的人事檔案管理建設更加重要。

1科研單位人事檔案管理中存在的問題

雖然人事檔案管理工作歷來是我國各企業(yè)與單位的工作重點之一，且已經(jīng)具有數(shù)十年的發(fā)展歷史，但在當前多數(shù)科研單位的人事檔案管理與建設中仍然存在較多問題，降低了人事檔案管理工作的質(zhì)量，具體問題有以下幾點。第一是管理意識較弱，當前很多科研單位只注重對科研成果的探討，忽視了其他相關(guān)工作的重要性，如人事管理工作對科研單位的具體科研成果并無直接幫助，所以并未將該工作提上工作日程，致使很多管理難題缺少資金、時間以及人力資源來進行解決；第二是管理制度不完善，管理制度是進行實際管理工作的具體框架，需要相關(guān)人員在制度規(guī)范下進行操作，但由于部分科研單位的管理制度存在漏洞，使得人事檔案管理工作質(zhì)量難以提升；第三是管理模式老舊，部分單位仍舊采用傳統(tǒng)管理模式，未進行更新改進，不僅檔案資料收集、更新不及時，而且檔案材料的制作存在較多不規(guī)范現(xiàn)象；第四是基礎設施建設落后，當前我國各單位的人事檔案以電子版和紙質(zhì)版相結(jié)合的方式進行管理，但部分科研單位對于進行紙質(zhì)檔案存放的基礎設施建設并不到位，使檔案存放存在一定的危險；第五是信息化建設滯后，由于科研單位領導層對該工作的忽視，使得單位內(nèi)缺少相應的計算機、掃描儀等設備，或設備的數(shù)量、型號不足以支撐信息化管理體系建立，難以開展現(xiàn)代化的人事檔案管理工作信息化建設；第六是管理人員職業(yè)素質(zhì)較低，多數(shù)管理人員并未接受過系統(tǒng)培訓，不具備專業(yè)的管理理論與技術(shù)，使檔案管理一直停留在人工整理、歸檔的水平上，即使單位內(nèi)具備一定的信息化設備也難以達到理想的管理狀態(tài)[1]。

2科研單位人事檔案管理的優(yōu)化對策

2.1強化管理意識

在任何工作中，樹立正確思想意識都是保證此項工作實際質(zhì)量的重要前提，所以相關(guān)領導層以及基層管理人員都要樹立起先進的管理意識。對于領導、單位相關(guān)負責人應該充分重視人事檔案管理工作，將其提升到單位骨干隊伍建設的高度上來，將其納入日常工作中，并成立檔案管理領導小組，專門負責檔案管理工作的查檢、指揮、監(jiān)督等任務，一旦發(fā)現(xiàn)問題務必要及時指出，并幫助基層管理人員以尋求外界幫助、加大建設投入等方式解決問題，而且要對此問題的主要責任人進行追責，提升其他管理人員對自身本職工作的重視度；在基層管理人員層面，要通過宣傳敬業(yè)事跡、社會主義核心價值觀等方式增強管理人員愛崗敬業(yè)的責任意識，并通過開展以“人事檔案管理工作重要性”為主題的單位會議的方式加強管理人員對自身工作的重視，以此強化基層管理人員的管理意識[2]。

2.2完善管理制度

管理制度是科研單位相關(guān)人事檔案管理人員在進行具體檔案管理工作時所應遵守的框架，一旦制度出現(xiàn)漏洞則可能會造成重大工作失誤，對單位成員以及單位本身均造成巨大損失與影響。在進行制度完善的過程中，第一要重視規(guī)章制度的合理性、科學性，其具體概念一定要符合單位實際特點，以適配單位檔案管理的需要；第二要保證制度具有一定可操作性，既簡單、明了、具體，又方便可行，使相關(guān)管理人員能夠按照此制度進行實際管理工作，對其工作起到一定的指導與規(guī)范作用；第三要保證制度的嚴肅性，要使領導與基層員工都嚴格遵守此管理秩序，需要確保制度的權(quán)威性與嚴肅性，即一旦違反規(guī)章制度須立即進行處罰，保證所有人員都在此制度的約束下進行工作[3]。如在人事檔案交接工作中，要對檔案交接手續(xù)進行明確規(guī)定，使管理人員在進行此項工作時有章可依、有據(jù)可循，具體包括：對所管理的檔案進行一次徹底清理，做到賬務相符；對借出的檔案要及時督促歸還，并在借據(jù)上注明原因及歸還情況；對未整理的部分文件材料要歸類存放，整理排序后及時歸檔等[4]。

2.3創(chuàng)新管理模式

創(chuàng)新管理模式能夠使科研單位的人事檔案管理工作煥發(fā)出新鮮活力，主要是指將管理手段向現(xiàn)代化過渡，學習其他先進單位乃至其他先進國家的管理經(jīng)驗，采取信息化檔案管理體系、更新檔案管理技巧以及強化人才隊伍建設等內(nèi)容[5]。以更新檔案管理技巧中的人事檔案材料收集方面為例，為改變檔案信息嚴重滯后的現(xiàn)象，應當要求管理人員摒棄傳統(tǒng)的被動收集方法，主動出擊，及時搜索與檔案相關(guān)的各種材料，并耐心歸整、細心鑒別，務必做到取之有據(jù)，對不符合歸檔要求的材料要及時清理，手續(xù)不齊全的材料更要退回相關(guān)部門進行補辦，確保材料完整、手續(xù)完備，保證人事檔案管理的權(quán)威性、精準性和真實性。

2.4加強基礎設施建設

由于紙質(zhì)版人事檔案具有一定脆弱性，在進行保存時需要注重防潮、防火、防蟲等一系列事項，否則將對人事檔案造成不可挽回的損失，尤其是科研單位中各科研人員身份的特殊性，使該類單位的人事檔案保存基礎設施建設工作顯得更加重要[6]。在檔案庫房設置方面，檔案庫房、閱檔室與檔案人員辦公室要三室分開，在進行檔案查閱時也要嚴格按照相關(guān)規(guī)定中的具體程序在閱檔室進行查看，查看完畢后應及時歸檔，避免檔案混亂；在檔案防潮、防火、防蟲方面，需要購置鐵質(zhì)檔案柜，配備一定數(shù)量的空調(diào)、去濕器、滅火器等設備，并放置樟腦丸等藥品預防蟲咬，另外要定期檢查各種裝置是否能夠正常使用，對于出現(xiàn)故障或過期的安全設備應及時進行維修與更換；在其他管理設施方面，人事檔案管理工作除保存外還提供整理、查閱、打印等多項服務，所以要按照檔案保存量購置一定數(shù)量的打印機、傳真機等設備，供其他管理服務使用。

2.5加快信息化建設

科研單位的人事檔案管理工作向信息化方向轉(zhuǎn)變，能夠使其管理過程由繁變簡、工作難度由難變易、管理質(zhì)量由低變高，是工作變革符合時展特征的重要體現(xiàn)。對此，需要對信息化系統(tǒng)進行整體建設，首先需要建立一套完整的人事檔案信息化管理標準，此標準建立的主要目的是為相關(guān)管理人員提供操作指導以及操作規(guī)范守則，其中不僅包括人事檔案電子文件的構(gòu)成、歸檔過程的規(guī)范以及電子檔案信息資源標注方法，還要包括描述與存儲，查詢與交換，網(wǎng)上傳輸和管理等諸多方面；其次要加快相關(guān)硬件設施建設，主要包括夠量的數(shù)字化設備以及人事檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，唯有將此二者配備到位，才能夠為數(shù)據(jù)傳輸、交換及共享提供基礎條件；再次要進行應用系統(tǒng)建設，主要內(nèi)容包括人事檔案信息的采集、整理、利用和安全等方面，一定程度上涉及了人事檔案信息化建設效率與質(zhì)量，并集中體現(xiàn)了人事檔案信息化建設帶來的效益和檔案信息服務帶來的效果；最后要加快人事檔案信息資源建設，該內(nèi)容是信息化建設的核心部分，主要包括檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫等，以便進行檔案數(shù)據(jù)的采集與接收等管理操作；另外還要構(gòu)建單位內(nèi)部各系統(tǒng)間的互通渠道，將人事檔案管理系統(tǒng)與人事管理系統(tǒng)、科研檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，并通過權(quán)限管理措施嚴格管理人事檔案去處，既能夠提高人事檔案管理工作的便捷度，又能夠充分保障其安全性[7]。

2.6注重人才管理

人事檔案管理人才是進行此項工作的重要環(huán)節(jié)之一，需要科研單位相關(guān)負責人在此類人才管理方面給予高度重視，提供相應的人力、物力資源，不斷提高檔案管理人才隊伍的職業(yè)水平。在此方面，需要以優(yōu)中選優(yōu)、寧缺毋濫為原則進行人才選取與培養(yǎng)，一方面要不斷擴充原有人才隊伍的職業(yè)技能，通過定期、分批地組織系統(tǒng)培訓的方式使原有管理隊伍的管理理念、理論以及技能得以更新。以中科院干部人事檔案管理培訓班為例，該培訓班共有各科研單位近130人參加，在培訓中對中科院干部人事檔案管理工作制度進行了宣貫，對檔案整理查缺及重難點事項進行了解讀，對人才中心人事檔案管理有關(guān)政策和工作流程進行了解析，并部署了檔案管理相關(guān)工作，通過此次學習，學員普遍反映，培訓期雖短但學到了很多實踐經(jīng)驗，并掌握了很多管理辦法，對今后的人事檔案管理工作起到了指導作用[8]。另一方面也要暢通社會人才引進路徑，以當前單位所缺少的管理人才類型為基礎、以較為優(yōu)厚的薪資和福利待遇為條件，面向社會公開招聘此類型人才，特別是對部分急需或緊缺的人才，如信息化管理系統(tǒng)建設人才等，在條件允許的情況下應當開通綠色通道，跳過招聘模式直接從其他單位進行臨時抽調(diào)，負責當前單位內(nèi)的緊急任務，而為了保證所招聘人才質(zhì)量，既要對所招聘人員的所學專業(yè)、工作年限等條件進行限制，也要對其實際工作質(zhì)量進行考核。

3結(jié)語

總而言之，通過明晰當前我國科研單位在人事檔案管理工作中的普遍問題，并以此為基礎提出相應優(yōu)化對策，有助于我國相關(guān)科研單位不斷改進自身管理工作、提高管理質(zhì)量，為科研人員解除后顧之憂，使其全身心地投入到科研事業(yè)當中，充分發(fā)揮科研人才的潛力優(yōu)勢，促進科技進步。

參考文獻

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[3]杜亞君.農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理常見問題分析及解決策略[J].南方農(nóng)機，2019(2)：140.

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[7]李新媛.淺析大數(shù)據(jù)時代背景下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理模式[J].蘭臺內(nèi)外，2019(13)：22-23.

[8]王德英.淺談大數(shù)據(jù)背景下機關(guān)單位檔案管理工作創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2019(8)：98.

作者：孫佳 單位：武漢市土地利用和城市空間規(guī)劃研究中心