高職院校人事管理信息系統(tǒng)建設(shè)
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0前言
作為實現(xiàn)對學院教職工有效管理的重要途徑，高職院校人事管理信息系統(tǒng)的建設(shè)對于高職院校的發(fā)展有著十分重要的意義，然而現(xiàn)階段我國高職院校人事管理信息系統(tǒng)建設(shè)仍然存在諸多不足，需要根據(jù)高職院校人事管理工作的性質(zhì)與特點，結(jié)合高職院校實際發(fā)展情況，提出有效的策略，使高職院校人事管理業(yè)務(wù)水平與服務(wù)質(zhì)量得到有效提升，進而為教職工的積極性的提高提供強有力的保障。
1高職院校人事管理信息系統(tǒng)的重要性
首先，高職院校人事管理信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)龐大信息資源庫的構(gòu)建，具有集中整合全校教職工個人信息的功能，對于人事異動信息能夠得到有效掌握。隨著我國社會經(jīng)濟的不斷進步，高職院校在辦學規(guī)模與數(shù)量上有了很大的提升，對教職人員也提出了越來越高的要求，同時人員也具有更強的流動性，人力資源管理方面面臨著巨大的挑戰(zhàn)。而高職院校人事信息管理系統(tǒng)的建設(shè)能夠大大降低人事管理難度，實現(xiàn)對教職員工相關(guān)信息與數(shù)據(jù)的有效管理，并進行及時的跟蹤調(diào)整，并代替了傳統(tǒng)的Office組件中Word、Excel等電子文檔的操作模式，各類數(shù)據(jù)的保存與更改更加準確與及時，數(shù)據(jù)更新方面得到了很大的進步，同時歷史數(shù)據(jù)得以有效保存，為以后高職院校的人事管理工作提供了極大的便利。其次，現(xiàn)階段高職院校人事管理工作中較為復雜與困難的工作包括人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集、師資隊伍建設(shè)、事業(yè)單位年報以及高等院?；鶎訄蟊淼鹊?，這些工作采用的傳統(tǒng)的手工操作，不僅工作量大，同時數(shù)據(jù)的準確性也難以得到保障，還無法實現(xiàn)對數(shù)據(jù)資源的充分共享，在各個方面都存在很大的缺陷。而人事管理信息系統(tǒng)具有自動匯總、分析數(shù)據(jù)的功能，管理人員的操作難度較低，能夠輕松的進行類別的匯總分析，使人事管理工作的效率得以大幅度提升，同時為數(shù)據(jù)的準確性提供了強有力的支持。此外，人事管理信息系統(tǒng)的建立能夠有效匯總?cè)＝搪殕T工的信息，同時還有相關(guān)佐證材料可以查證，如此使得原始檔案查找方式得以改進，通過電子檔案的調(diào)整來核查信息，就可以實現(xiàn)教職工提職資格審查、職稱評定的資格審核、科研成果的申報和退休人員的審核。如此一來審核的效率就得以大幅度提高，紙質(zhì)檔案的翻閱得以減少，有利于紙質(zhì)檔案的保存，為其完整性提供強有力的保障。
2高職院校人事管理信息系統(tǒng)開發(fā)要點
2．1標準化原則
由于人事資源信息管理系統(tǒng)包含了龐大與復雜的信息，存在不同復雜的情況，站在系統(tǒng)內(nèi)部建設(shè)的角度來看，采用標準化的方式是保證內(nèi)部兼容性的重要手段；站在整個數(shù)據(jù)化校園的角度來看，人事管理信息系統(tǒng)的組成部分包括了校級管理平臺，發(fā)揮著十分重要的作用，再對其進行統(tǒng)一規(guī)劃與設(shè)計的過程中應(yīng)站在戰(zhàn)略發(fā)展的角度，與眾多系統(tǒng)相配合，包括教務(wù)、學工、財務(wù)等等，共同實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源的構(gòu)成，而為了達到這一目的，就必須遵循標準化原則進行人事資源信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。
2．2信息化原則
為了加速建設(shè)高職院校的數(shù)字化校園，使全校業(yè)務(wù)部門的信息化建設(shè)得以推動，就必須遵循流程化原則。信息化在人事資源管理中的應(yīng)用不但能夠使人事資源管理中的教職工的基本信息管理、人員考核、薪酬計算、合同管理、統(tǒng)計報表等定量工作得以簡化，降低工作難度，其設(shè)計方式采用工作流，實現(xiàn)了系統(tǒng)中各項業(yè)務(wù)的形式流程化，同時對人事資源管理定性工作的信息化建設(shè)有著積極的影響，業(yè)務(wù)流程得以明確定義以及完善優(yōu)化，使得現(xiàn)行管理機制的調(diào)整與改進得到有效反饋，進而使工作效率得以有效提高，保障了服務(wù)質(zhì)量，使人事資源管理信息平臺的建設(shè)朝著職業(yè)化、信息化的方向發(fā)展。
2．3安全性原則
人事管理信息系統(tǒng)的安全性主要包括以下兩個方面：第一是網(wǎng)絡(luò)安全性。系統(tǒng)根據(jù)學校網(wǎng)絡(luò)中心的需求，部署統(tǒng)一的防火墻，將TCP／IP協(xié)議應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)傳輸與通信。全校教職工必須通過學校的信息門戶訪問，進行統(tǒng)一的身份認證，才能夠得到相關(guān)的服務(wù)。第二是數(shù)據(jù)的安全性，應(yīng)包含數(shù)據(jù)庫全備份、數(shù)據(jù)庫增量備份、應(yīng)用系統(tǒng)日志備份、操作系統(tǒng)備份以及應(yīng)用系統(tǒng)備份。
2．4開放性原則
高職院校人事管理信息系統(tǒng)應(yīng)遵循開放性原則，不同網(wǎng)絡(luò)協(xié)議應(yīng)能夠應(yīng)用于系統(tǒng)，實現(xiàn)多種網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的互聯(lián)與多種數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。以此使得網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用環(huán)境的集成性與網(wǎng)絡(luò)可操作性得以強化，接口設(shè)計應(yīng)具有靈活性與開放性。此外，用戶構(gòu)造信息集合信息項也應(yīng)能夠在系統(tǒng)中得到應(yīng)用，用戶可根據(jù)需求進行人員類別的設(shè)定，實現(xiàn)管理的分類。
2．5先進性與可擴展性原則
高職院校人事管理信息系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)遵循先進性與可擴展性原則，通過對成熟、可靠的技術(shù)的運用，并結(jié)合現(xiàn)階段高職院校對人事管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與發(fā)展需求，例如實用性、性價比、使用壽命以及系統(tǒng)的可擴展性等等，使系統(tǒng)建設(shè)得以強化。
2．6可管理性與可維護性原則
高職院校人事資源信息管理系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)進行強力的管理，確保其可維護性達到一定水平，確保用戶界面友好以及網(wǎng)絡(luò)功能透明化，降低操作與學習的難度，為管理與維護質(zhì)量與效率的提高提供強有力的保障。
2．7信息共享與安全保密相結(jié)合原則
人事資源信息管理系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)建立在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與通信技術(shù)的基礎(chǔ)之上。系統(tǒng)中會存在大量的重要信息的存儲、處理與傳輸。鑒于此，就必須提高系統(tǒng)的安全性與保密性。應(yīng)加強系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)的保密性與安全性，提高對這些環(huán)節(jié)要求，具體包括硬件、軟件、數(shù)據(jù)等等，應(yīng)實現(xiàn)技術(shù)設(shè)計的優(yōu)化與管理機制的合理調(diào)整，具體應(yīng)從以下幾各個方面入手：①物力安全。首先，要對產(chǎn)品與設(shè)備的選擇予以高度重視，確保選擇的維護功能應(yīng)具有成熟型、穩(wěn)定性、可靠性，能夠保障數(shù)據(jù)的完整，同時相關(guān)產(chǎn)品與設(shè)備應(yīng)具有較強的安全性與保密性；此外，系統(tǒng)容錯與備份技術(shù)的運用也是非常必要的。同時還要加強管理制度建設(shè)，加大管理力度，采取一系列有效措施以實現(xiàn)病毒的防治與系統(tǒng)故障的恢復。②存取控制。網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)的選擇應(yīng)注重存取控制功能的提升，還應(yīng)結(jié)合學院不同職能部門的實際業(yè)務(wù)情況，對資源進行合理分配，使用戶權(quán)限的設(shè)計得以優(yōu)化，進而實現(xiàn)安全保密性的同時，完成信息的共享。③安全保護。人事信息包含了的內(nèi)容與個人與學院信息有著密切的聯(lián)系，因此必須保證人事信息安全性、保密性在人事信息自動化管理工作中的實現(xiàn)。為此，采取相應(yīng)的安全保護措施是非常必要的。
2．8易用性原則
高職院校人事信息管理系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)遵循易用性原則，采用先進的，具有簡潔界面的瀏覽器，提高操作的靈活性，降低操作難度。同時應(yīng)實現(xiàn)對可視化多媒體編程風格的運用，使界面得到統(tǒng)一。
3現(xiàn)行人事管理信息系統(tǒng)存在的問題
目前，高職院校在人事資源信息管理系統(tǒng)中的建設(shè)方面仍有待提升，人事管理信息系統(tǒng)難以滿足人力資源開發(fā)與實際管理工作的需求，大部分學高職院校的人事業(yè)務(wù)的完成都是通過人工操作來實現(xiàn)，缺乏信息化建設(shè)。隨著人事制度的不斷調(diào)整，高職院校人事工作在方式與理念方面得到了巨大的變化，信息化建設(shè)進程與發(fā)展的要求越來越高。關(guān)于現(xiàn)行人事資源信息管理系統(tǒng)建設(shè)中存在的問題，具體介紹如下：
3．1系統(tǒng)封閉性較強
雖然高職院校人事管理機構(gòu)根據(jù)不同職能部門的職能進行了分工，并實現(xiàn)了眾多管理系統(tǒng)的建立，例如人事管理信息系統(tǒng)、醫(yī)保管理系統(tǒng)、專業(yè)技術(shù)人員管理系統(tǒng)和工資管理系統(tǒng)，然而這些系統(tǒng)存在獨立性過強的問題，它們的互聯(lián)互通并沒有實現(xiàn)，難以進行數(shù)據(jù)共享。這就使得管理人員在增加、刪除以及修改系統(tǒng)中的已有數(shù)據(jù)時存在較大的工作量，系統(tǒng)操作只有在單機狀態(tài)下進行。這種方法在數(shù)據(jù)的收集與積累方面難以實現(xiàn)分類整理的科學性，并且數(shù)據(jù)儲存也不具有統(tǒng)一格式。此外，由于信息管理體系與各部門信息系統(tǒng)的獨立性，使得數(shù)據(jù)冗余與差異的情況時有發(fā)生，對于工作效率的提高與工作質(zhì)量的完善有著十分不利的影響。
3．2系統(tǒng)功能具有單一性
雖然許多高職院校已經(jīng)將計算機技術(shù)應(yīng)用于人事信息管理系統(tǒng)中，然而就現(xiàn)行的系統(tǒng)而言，其功能僅僅停留在輸入、存儲以及修改等等，查詢業(yè)務(wù)也相對簡單，并且只在教職工檔案管理與工資管理中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)中得到應(yīng)用。由于信息的加工與分析無法實現(xiàn)，因此在人事管理核心問題的決策方面，現(xiàn)行系統(tǒng)就能以發(fā)揮有效的作用。具體而言，目前采用的工資管理系統(tǒng)的功能僅僅停留在用戶查詢與職工個人工資情況的修改等，年發(fā)工資總額的增幅等方面的計算難以實現(xiàn)，進而無法對比本單位與同類單位的平均工資，單位內(nèi)部不同人員的工資發(fā)放情況也得到不到有效分析，進而使得人力成本與學校效益間的損益關(guān)系的計算難度加大，用戶的決策無法結(jié)合系統(tǒng)的信息來實現(xiàn)。此外，現(xiàn)行的人事檔案管理系統(tǒng)的功能僅僅停留在用戶對個人基本情況的靜態(tài)查詢，系統(tǒng)中動態(tài)信息的變動難以體現(xiàn)出來，例如教師的學歷變化情況、部門變動以及職務(wù)職稱變化等等，相關(guān)表格的生成更是難以結(jié)合實際需求得以實現(xiàn)。
3．3系統(tǒng)智能化缺失
雖然管理人員開展事務(wù)性的人事管理工作的過程中能夠運用現(xiàn)行系統(tǒng)，然而這些系統(tǒng)的智能化水平偏低，無法主動提醒管理人員進行相關(guān)操作，尤其是對于需要在近期完成的工作，如果管理人員耽誤物這些工作，就會使教職工的工作積極性受到很大的打擊。
3．4資源查詢的規(guī)范性不足
目前，教師在對其考核成績與工資福利等信息的查詢中只能采用傳統(tǒng)的手動操作方法，這就對人事資源的利用效率造成了不利的影響，人事資源信息管理系統(tǒng)的作用得不到有效的發(fā)揮。
3．5信息準確率偏低
目前，高職院校人事管理信息系統(tǒng)建設(shè)中存在相關(guān)人事檔案工作保護不力的問題，使得這些檔案記錄的完整性缺失。對教師狀況的確定中仍采用手動查詢的方式，這是基于大量資料的翻閱完成的，同時造成辦事疲勞的幾率非常高，進而對正確率造成影響。再加上有的教師信息的記錄資料采用的存儲形式為Word與Excel等電子表格，這就導致數(shù)據(jù)與信息的分散性與隔離性較強，難以實現(xiàn)互聯(lián)互通，進而使得信息查詢的效率與數(shù)據(jù)分析的集中性受到影響，對學校管理水平與工作效率的提高造成了不利的影響，人力資源與物質(zhì)投入存在大量浪費的情況。
4實現(xiàn)高職院校人事管理信息系統(tǒng)功能的策略
首先，為了使教職工信息管理的統(tǒng)一性得以實現(xiàn)，應(yīng)加強高職院校人事管理信息系統(tǒng)建設(shè)，不僅要對人事基礎(chǔ)信息進行考慮，同時人事資源信息系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)中還包括了教師的教學與科研等等，如此才完整記錄教師在工作期間的相關(guān)信息，使多部門進行數(shù)據(jù)登記的情況得以避免，此外也使多部門對同一部門提供所需數(shù)據(jù)的情況得以避免。其次，高職院校人事管理信息系統(tǒng)的建立還應(yīng)確保資源數(shù)據(jù)的共享得以實現(xiàn)，并且加強信息資料的網(wǎng)上傳輸，最大程度的減少復印佐證材料的情況，使無紙化辦公得以實現(xiàn)。此外，高職院校人事管理信息系統(tǒng)還要基于完整的基礎(chǔ)資料，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計功能的完善，并且實現(xiàn)直觀、豐富圖形圖表的形成以及分析的動態(tài)進行，進而使工作效率得以提高，為數(shù)據(jù)的準確性提供強有力的保障，同時可以利用相關(guān)軟件格式導出數(shù)據(jù)，為電子統(tǒng)計的保存提供便利。
5高職院校人事管理信息系統(tǒng)功能模塊設(shè)計
為了實現(xiàn)高職院校人事管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，就應(yīng)結(jié)合高校工作實際情況，優(yōu)化人事管理信息系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計，具體包含人事信息管理系統(tǒng)，勞資福利社保管理系統(tǒng)，崗位設(shè)置與聘任管理系統(tǒng)，職稱評審管理系統(tǒng)，人事檔案管理系統(tǒng)，人才招聘管理系統(tǒng)，培訓進修管理系統(tǒng)，校內(nèi)人事調(diào)配管理系統(tǒng)，評獎評優(yōu)及人才管理系統(tǒng)，提醒管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)，系統(tǒng)管理等12個模塊。
6結(jié)語
與普通高校相比，高職院校在人事信息管理方面有很多共同點，同時與各院校自身的特色與需求又有著緊密的聯(lián)系，其中高校數(shù)字化校園建設(shè)是以人事管理的信息化建設(shè)為核心而進行的。為了使人事管理信息化水平得以提高，為人事人才服務(wù)水平與質(zhì)量提供強有力的保障，高職院校就必須嚴格遵循信息化發(fā)展原則，提高高職院校教學、科研、管理以及社會服務(wù)水平，使學院更具活力與競爭力。此外，還應(yīng)針對高職院校人事管理信息系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展展開深入的研究，找出其中存在的問題，認真分析問題產(chǎn)生的原因，并采取有效策略，推動人事管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。
作者：陳佩馥 單位：遼寧稅務(wù)高等?？茖W校
