健全我國社會保險(xiǎn)檔案管理的新思路

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摘要：我國在進(jìn)行社會保險(xiǎn)改革的過程中，應(yīng)重視社會保險(xiǎn)經(jīng)辦服務(wù)的工作效率，保證社會保險(xiǎn)檔案管理的質(zhì)量和水平得到更好的提升，為社會保險(xiǎn)改革奠定良好的基礎(chǔ)。社會保險(xiǎn)檔案管理工作直接關(guān)系到民生問題，同時(shí)也是推動社會保險(xiǎn)改革的內(nèi)在力量，因此，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的今天，應(yīng)不斷地使社會保險(xiǎn)檔案管理更加的規(guī)范化和信息化，從而更好地服務(wù)于社會。

關(guān)鍵詞：社會保險(xiǎn)；檔案管理；管理機(jī)制；管理思路

一、社會保險(xiǎn)檔案管理體制建設(shè)的基本原則

要想使社會保險(xiǎn)檔案管理工作朝著信息化和規(guī)范化的趨勢發(fā)展應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)原則：首先要實(shí)現(xiàn)文檔管理的一體化。這是社會保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障。文檔一體化的管理方式主要是將文件向檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，并要求文件的數(shù)據(jù)可以在檔案歸檔環(huán)節(jié)中實(shí)現(xiàn)一體化，從而有效的實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范和使用簡化的過程，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息共享的目標(biāo)。其次，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔雙軌制。遵循這一原則的主要目的是要求社會保險(xiǎn)單位在進(jìn)行信息化管理過程中實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件和信息化文件的同步歸檔。由于信息化文件在法律上還不能完全取代紙質(zhì)文件，并會質(zhì)疑信息化文件是否被篡改等問題，因此，在進(jìn)行檔案歸檔工作中要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔和信息化文檔歸檔雙軌制。最后，要堅(jiān)持協(xié)作性原則。檔案管理工作要根據(jù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)入庫管理的要求而提高管理的質(zhì)量和效率。如針對地區(qū)社會保險(xiǎn)檔案管理工作應(yīng)做好各級檔案管理部門之間的溝通和配合，從而提高各級檔案管理部門對工作的重視，這樣才能充分的保證社會保險(xiǎn)檔案管理信息化和規(guī)范化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

二、當(dāng)前社會保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的不足

1.社會保險(xiǎn)檔案管理存在多頭管理，管理方式不統(tǒng)一

隨著各級政府對民生問題的關(guān)注，社會保險(xiǎn)檔案管理工作也得到了相關(guān)部門應(yīng)有的重視，但是由于在實(shí)際管理工作中管理方式和思想落實(shí)不到位，導(dǎo)致工作中存在很多問題。在諸多問題當(dāng)中管理形式不統(tǒng)一是最突出的問題，同時(shí)還存在基礎(chǔ)工作沒有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理。社會保險(xiǎn)辦理和基金繳費(fèi)的過程中，會產(chǎn)生很多的相關(guān)資料和報(bào)表，這些整理工作需要不同的部門共同參與完成，這就導(dǎo)致了管理任務(wù)的開展具有不統(tǒng)一性，資料管理由于在不同的部門完成，導(dǎo)致資料的可靠性和真實(shí)性也會受到質(zhì)疑。這在管理上也出現(xiàn)了職責(zé)重疊的部分，群眾如果要將社會保險(xiǎn)資料進(jìn)行調(diào)動時(shí)需要在不同的部門辦理手續(xù)，這極大的降低了工作效率。并且不同的部門管理的思想和理念也存在差別，當(dāng)前也并沒有形成科學(xué)完整的網(wǎng)絡(luò)查詢平臺，難于實(shí)現(xiàn)資源共享，不利于社會保險(xiǎn)服務(wù)的有效開展。

2.沒有建立科學(xué)完善的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

檔案管理仍然使用原始的管理方式，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料經(jīng)過長時(shí)間的存在易破損，使資料內(nèi)容缺失等現(xiàn)象的發(fā)生，如遇火災(zāi)等突發(fā)性事故，則會導(dǎo)致紙質(zhì)資料的損毀。社會保險(xiǎn)檔案資料一旦損毀是無法復(fù)原。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會保險(xiǎn)辦理業(yè)務(wù)中得到了普及應(yīng)用，但是在檔案管理中還沒得到更好的應(yīng)用。在社會保險(xiǎn)檔案管理制度當(dāng)中規(guī)定了檔案資料的安全性應(yīng)得到重視，但是并沒有對管理形式作出相應(yīng)規(guī)定，嚴(yán)重影響了檔案管理形式的創(chuàng)新，這也是導(dǎo)致檔案管理信息化難以實(shí)現(xiàn)的主要原因，社會保險(xiǎn)的檔案資料會隨著保險(xiǎn)人數(shù)的增而增加，如果不對檔案歸檔工作進(jìn)行系統(tǒng)化的處理和歸檔，那么會不斷增加工作人員的工作量，提高了檔案管理工作的難度。

3.社會保險(xiǎn)檔案管理水平和管理方式有待提高

檔案管理工作是社會保險(xiǎn)行業(yè)實(shí)現(xiàn)改革的基礎(chǔ)和保障，但就當(dāng)前檔案管理工作的方式和方法來看，還存在很多的不足，管理方式和管理方法需要進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能適應(yīng)當(dāng)前社會保險(xiǎn)改革的需要。具體包括檔案室內(nèi)安全設(shè)施不符合要求，室內(nèi)通風(fēng)條件差，空氣不流通，易引發(fā)火災(zāi)和紙質(zhì)檔案資料發(fā)霉蟲蛀等情況發(fā)生。社會保險(xiǎn)體系在實(shí)施改革的過程中，對原始資料檔案的使用頻繁，當(dāng)前的管理方式不利于檔案資料的查找，浪費(fèi)了工作人員的工作時(shí)間，導(dǎo)致工作效率下降，因此，應(yīng)提高對檔案資料的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理方式，由此極大提高檔案的使用效率，這也是社會保險(xiǎn)檔案管理方式改革的主要內(nèi)容。

三、優(yōu)化和健全社會保險(xiǎn)檔案管理工作的新思路

1.提高投保人和工作人員的檔案管理意識

要想有效的提高檔案管理工作的效率，首先要做到的是提高投保人的檔案管理意識，讓其充分的認(rèn)識到檔案管理在社會保險(xiǎn)工作中的重要性，從而更加積極主動的配合工作人員完善檔案資料信息，并配合工作人員開展工作，從而有效的提高檔案管理工作的工作效率。檔案管理工作中一旦出現(xiàn)任何問題和差錯(cuò)，工作人員要及時(shí)的開展檔案資料信息的核對，這樣才能保證檔案資料的信息不會出現(xiàn)嚴(yán)重的漏洞。此外，還要不斷地提高檔案管理工作人員的職業(yè)技能和崗位綜合素質(zhì)，并定期舉行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)活動，對當(dāng)前檔案管理工作的要求和實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)進(jìn)行傳達(dá)，同時(shí)要制定不同的激勵(lì)政策，不斷的提高工作人員的工作積極性和主動性。檔案管理工作應(yīng)從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)抓起，并通過安全和高效的工作原則，來實(shí)現(xiàn)檔案基礎(chǔ)工作管理的規(guī)范性。

2.利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，在不同的行業(yè)和領(lǐng)域中應(yīng)用都促進(jìn)了其快速的發(fā)展。由此在社會保險(xiǎn)檔案管理工作中也應(yīng)充分的引用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷的實(shí)現(xiàn)管理的信息化，提高工作效率和水平。更重要的是通過信息化的管理能夠避免出現(xiàn)差錯(cuò)，如果一直使用紙質(zhì)檔案資料的管理方式，不利于檔案查找工作的開展，如果利用網(wǎng)絡(luò)信息化將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子歸檔，那么能夠極大的提高工作效率，同時(shí)對于社會保險(xiǎn)改革也具有重要的意義。一方面能夠健全和完善檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案進(jìn)行歸檔，有利于檔案查找，同時(shí)也利于檔案資料的長時(shí)間保存，不受保存環(huán)境的影響，實(shí)現(xiàn)檔案資料的部門各級部門之間的共享。另一方面，提高了檔案資料管理數(shù)據(jù)的安全性。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案也存在一定的安全隱患，因此要加大對電子檔案安全性管理的重視，加強(qiáng)對病毒和黑客對計(jì)算機(jī)的侵入，防止電子檔案信息丟失和被竊取，因此應(yīng)在電子檔案計(jì)算機(jī)中安裝有效的殺毒軟件，并定期由專業(yè)技術(shù)人員對計(jì)算機(jī)的安全性進(jìn)行維護(hù)，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。

3.提高社會保險(xiǎn)檔案管理工作人員職業(yè)技能和綜合素質(zhì)

新時(shí)期要想確保社會保險(xiǎn)檔案管理工作更好的開展，最主要的是要提高檔案管理工作人員的職業(yè)技能和管理理念，不斷的通過組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)等提高管理人員的管理意識和崗位工作能力。針對培訓(xùn)的主要內(nèi)容應(yīng)重視工作人員的崗位工作能力的提高，為提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率奠定良好的基礎(chǔ)。檔案管理工作人員的崗位能力和綜合素質(zhì)對檔案管理工作的整體水平也產(chǎn)生重要的影響，因此，在社會保險(xiǎn)體系內(nèi)應(yīng)建立起高素質(zhì)和高水平的人才隊(duì)伍。包括定期組織學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)。針對社會保險(xiǎn)檔案管理的相關(guān)原則和管理體系等進(jìn)行培訓(xùn)，并指導(dǎo)工作人員將當(dāng)前先進(jìn)的科學(xué)成果和工作理念投入到工作中，不斷的提高自身的崗位工作能力。另外，還要對工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)課程的培訓(xùn)，提高工作人員對網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)使用的技能，從而更好的應(yīng)用在工作中，避免出現(xiàn)差錯(cuò)和失誤的情況，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

四、結(jié)語

社會保險(xiǎn)涉及到民生問題，只有有效的提高社會保險(xiǎn)檔案管理工作的質(zhì)量和效率才能更好促進(jìn)社會的和諧發(fā)展。社會保險(xiǎn)檔案管理工作應(yīng)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，充分的利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)，不斷的規(guī)范檔案管理的流程和工作環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的信息化，同時(shí)提高工作人員的職業(yè)技能和綜合素質(zhì)，不斷的優(yōu)化和健全社會保險(xiǎn)檔案管理工作的管理體制，這樣才能為社會保險(xiǎn)改革提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，促進(jìn)我國社會保險(xiǎn)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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作者：王麗杰 單位：河津市人力資源和社會保障局