干部人事檔案數(shù)字化管理探究

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摘要：本文分析了干部人事檔案數(shù)字化的重要意義，梳理了干部人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，建議加快數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)并進(jìn)行規(guī)范化管理和使用，從而推動(dòng)干部人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高管理水平。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；數(shù)字化；管理

干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)是響應(yīng)我國(guó)檔案信息化建設(shè)要求的重要舉措，也是提升人事管理能力的關(guān)鍵手段。

一、干部人事檔案數(shù)字化的概念和意義

（一）干部人事檔案數(shù)字化概念

人事檔案數(shù)字化是通過(guò)檔案數(shù)字化技術(shù)，對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理，讓人事檔案管理工作模式進(jìn)行改變和優(yōu)化，構(gòu)建更加安全、高質(zhì)、高效的人事檔案信息庫(kù)，從而使檔案利用者能夠更高效、快捷地獲取檔案信息，提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率。

（二）干部人事檔案數(shù)字化的重要意義

利用數(shù)字化技術(shù)，不但能減少人事檔案的保存、維護(hù)和管理的工作量，還可以簡(jiǎn)化查找翻閱檔案的流程，確保人事檔案的利用人或單位在最短的時(shí)間內(nèi)掌握所需要查找的信息，大大提高檔案利用效率，節(jié)省工作時(shí)間。人事檔案數(shù)字化后，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查詢?nèi)藛T相關(guān)信息時(shí)，輸入關(guān)鍵詞即可搜索出相關(guān)檔案，同時(shí)調(diào)取、復(fù)制檔案內(nèi)容，基本無(wú)需翻找紙質(zhì)檔案，能夠突破紙質(zhì)檔案壽命限制，極大地延長(zhǎng)檔案使用時(shí)間。運(yùn)用現(xiàn)代化的手段儲(chǔ)存人事檔案信息，通過(guò)采用多套備份制度，對(duì)檔案進(jìn)行本機(jī)備份、服務(wù)器備份、異地備份、移動(dòng)硬盤備份等措施，使數(shù)字化檔案能夠避免損壞和丟失。人事檔案數(shù)字化管理，可對(duì)檔案進(jìn)行加密處理，根據(jù)職務(wù)和職責(zé)劃分權(quán)限，不同人員權(quán)限不同，這樣就杜絕了在查詢檔案時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行修改等現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)，系統(tǒng)日志自動(dòng)記錄每一次查閱檔案資料的操作全過(guò)程，個(gè)人檔案信息內(nèi)容的修改和操作的具體日期、操作人等信息都在系統(tǒng)日志上留有詳細(xì)的記錄，從源頭上杜絕了人事檔案材料在整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞、利用等環(huán)節(jié)出現(xiàn)人為的偽造、涂改檔案現(xiàn)象，保證了人事檔案的安全性和準(zhǔn)確性。

二、干部人事檔案管理現(xiàn)狀及數(shù)字化轉(zhuǎn)型問(wèn)題

（一）未完全實(shí)現(xiàn)集中管理，部分單位缺乏重視

以鄭州為例，目前干部人事檔案管理現(xiàn)狀為：縣處級(jí)市管干部的人事檔案統(tǒng)一存放在組織部檔案室；機(jī)關(guān)公務(wù)員檔案統(tǒng)一存放在公務(wù)員檔案室；事業(yè)單位科級(jí)及副高級(jí)以上人員的檔案存放在人力資源和社會(huì)保障局事業(yè)單位人事檔案室；事業(yè)單位普通工作人員的檔案存放在主管單位的人事檔案室。這種以分級(jí)分類為原則，按照干部管理權(quán)限劃分的人事檔案保管方式，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部、公務(wù)員的檔案進(jìn)行了統(tǒng)一保管，普遍配備了專職檔案管理人員，檔案管理的質(zhì)量較高。然而，大多數(shù)的事業(yè)單位普通工作人員人事檔案存放在主管單位的人事檔案室，沒有實(shí)現(xiàn)由人社部門集中管理。部分主管單位的領(lǐng)導(dǎo)忽視了人事檔案管理工作的重要性，受固有思維的影響，認(rèn)為人事檔案不丟失、不泄密、不損壞即可，不需要投入太多的人力財(cái)力物力，配備的管理人員通常是人事部門的兼職人員，人事檔案室的存放條件也不夠?qū)I(yè)，客觀上制約了事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升。

（二）干部人事檔案管理水平不一

部分規(guī)模較小的事業(yè)單位，存在人事部門編制人員有限且變動(dòng)頻繁等問(wèn)題，加上單位不重視人事檔案管理人員的繼續(xù)教育和技能培訓(xùn)，導(dǎo)致人事檔案管理人員專業(yè)程度不高，人事檔案的收集、整理、歸檔力度不夠，歸檔材料鑒定不嚴(yán)謹(jǐn)，有的材料不全面、不準(zhǔn)確、不及時(shí)，甚至遺漏檔案材料的情況，影響了檔案的質(zhì)量和后續(xù)利用。由于保管人事檔案不多且單位經(jīng)費(fèi)有限，很多單位都沒有建立人事檔案管理信息系統(tǒng)的動(dòng)力，檔案管理的工作方式還是以手工管理紙質(zhì)檔案為主，容易出現(xiàn)信息更新不及時(shí)、記錄錯(cuò)誤等問(wèn)題，制約了人事檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐。

（三）人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度不一

近年來(lái)，機(jī)關(guān)公務(wù)員、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員和具有高級(jí)職稱人員的人事檔案均已經(jīng)或正在進(jìn)行數(shù)字化處理，但事業(yè)單位普通工作人員檔案的數(shù)字化工作卻遲遲沒有實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。人事檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，既要進(jìn)行人事檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，又要進(jìn)行原有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理工作。各市直機(jī)關(guān)及所屬事業(yè)單位在人員、設(shè)備等軟硬件條件均缺乏的情況下，很難按標(biāo)準(zhǔn)獨(dú)立實(shí)施檔案分類標(biāo)引規(guī)則、著錄規(guī)則、歸檔文件整理規(guī)則和紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等，而購(gòu)買社會(huì)服務(wù)面臨人事檔案安全性、保密性遭破壞的風(fēng)險(xiǎn)，且事業(yè)單位缺乏相應(yīng)購(gòu)買服務(wù)財(cái)力。因此，多數(shù)事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)大多處于計(jì)劃階段，人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度無(wú)法實(shí)現(xiàn)步調(diào)一致。

三、干部人事檔案數(shù)字化管理的建議

（一）加強(qiáng)重視程度

2018年11月，《干部人事檔案工作條例》對(duì)人事檔案工作的要求是“切實(shí)把干部人事檔案作為新時(shí)代黨的重要執(zhí)政資源”，而老版本僅僅將干部人事檔案稱為“國(guó)家檔案的重要組成部分”。把人事檔案工作的定位提高到黨的重要執(zhí)政資源的高度，使干部、群眾、人事檔案工作者真正認(rèn)識(shí)到了人事檔案工作的重要性。在這種背景下，人事檔案管理工作需要緊跟數(shù)字化、信息化時(shí)代潮流，從而讓黨能夠更好地利用這個(gè)重要執(zhí)政資源。因此，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)人事檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案數(shù)字化管理體系。

（二）健全制度體系

人事檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有所不同，應(yīng)根據(jù)單位實(shí)際情況，建立與時(shí)俱進(jìn)的干部人事檔案數(shù)字化管理制度體系，對(duì)人事檔案的收集、整理、立卷、歸檔、接收、審核、傳遞、保管、查閱、外借、歸還等業(yè)務(wù)的流程規(guī)范進(jìn)行明確和細(xì)化。新修訂的《檔案法》已經(jīng)新增了“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，《干部人事檔案工作條例》也對(duì)干部人事數(shù)字檔案進(jìn)行了明確界定，因此要嚴(yán)格遵循《檔案法》和《條例》來(lái)制定干部人事檔案數(shù)字化管理制度，明確管理職責(zé)，完善機(jī)制體制。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

干部人事檔案工作者不僅要具有人事工作和紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，還要具備較高的辦公自動(dòng)化工具和信息系統(tǒng)操作水平。一是要加強(qiáng)政治能力建設(shè)。人事檔案管理人員必須具有堅(jiān)定正確的政治方向，時(shí)刻與黨和國(guó)家的路線、方針、政策保持高度一致，熟悉檔案工作相關(guān)的法律法規(guī)。二是加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)。干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，以客觀真實(shí)為根本特征。這就要求檔案管理人員必須具備正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，有全心全意為人民服務(wù)的堅(jiān)定意識(shí)，忠誠(chéng)奉獻(xiàn)，恪守職業(yè)道德，嚴(yán)守工作紀(jì)律，堅(jiān)持原則，公正客觀。三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力建設(shè)。干部人事檔案管理崗位要盡可能配備檔案信息專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的人員，他們應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力和學(xué)習(xí)能力，能不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)不斷發(fā)展的干部人事檔案管理工作實(shí)際。此外，單位可通過(guò)績(jī)效管理手段，建立健全檔案管理工作考核激勵(lì)辦法，為人事檔案管理人員提供上升渠道，穩(wěn)定人事檔案管理隊(duì)伍。

（四）全面推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化進(jìn)程

一是要加大軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)力度，積極采購(gòu)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器等設(shè)備、文本數(shù)字化處理設(shè)備，提高干部人事檔案數(shù)字化的效率。二是要參照全國(guó)人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)開發(fā)或采購(gòu)干部人事檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一主要模式架構(gòu)和功能模塊，以實(shí)現(xiàn)采集系統(tǒng)和查閱系統(tǒng)的無(wú)縫銜接，實(shí)現(xiàn)共建互聯(lián)共享。三是要嚴(yán)格落實(shí)干部人事檔案管理“雙軌制”模式，紙質(zhì)檔案實(shí)存管理與數(shù)字檔案系統(tǒng)管理同時(shí)運(yùn)行。數(shù)字檔案系統(tǒng)管理應(yīng)制定數(shù)據(jù)制作規(guī)范，落實(shí)保密職責(zé)。干部人事數(shù)字檔案嚴(yán)格按照《干部檔案整理工作細(xì)則》的規(guī)定進(jìn)行分類。干部人事數(shù)字檔案的保管保密要求等同于紙質(zhì)檔案。四是要確保數(shù)字化檔案的信息質(zhì)量，檔案信息與紙質(zhì)檔案要保持一致：干部人事檔案中的文字、表格、圖片、圖章等有效信息，在數(shù)字化過(guò)程中不被更改，數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案逐頁(yè)逐項(xiàng)完全一致。五是數(shù)字化加工應(yīng)按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定的人員建庫(kù)、檔案掃描、數(shù)據(jù)驗(yàn)收等工作程序和操作規(guī)范，進(jìn)行干部人事檔案信息采集和數(shù)字化加工，數(shù)字檔案圖像應(yīng)符合技術(shù)規(guī)范要求。

（五）保障數(shù)字化檔案信息安全管控

一是干部人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)、安全管理和數(shù)字化加工應(yīng)具有健全的管理制度，并按規(guī)范執(zhí)行。二是制定權(quán)限審批規(guī)則，根據(jù)干部管理權(quán)限和最小知悉范圍原則，嚴(yán)格確定查閱和修改權(quán)限，并實(shí)時(shí)監(jiān)控權(quán)限使用和變更等情況。三是定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，并詳細(xì)記錄備份時(shí)間、載體、操作人員等。四是定期與保密、信息安全測(cè)評(píng)等部門合作開展安全檢測(cè)，相關(guān)問(wèn)題及時(shí)整改到位。綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要提高對(duì)干部人事檔案數(shù)字化工作的重視，健全數(shù)字化背景下干部人事檔案管理制度，加大相關(guān)人才的培養(yǎng)力度，加快推進(jìn)數(shù)字化信息系統(tǒng)的建設(shè)并規(guī)范化管理和使用，從而為單位選人用人提供依據(jù)，促進(jìn)單位更好地發(fā)揮職能。

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[2]于天瑩.論數(shù)字化信息在人事檔案管理中應(yīng)用的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù),2021(07).

作者:張子良 單位:鄭州市房產(chǎn)檔案館