行政事業(yè)單位會計信息化建設淺析
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摘要：隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)會計核算提供的數(shù)據(jù)已經(jīng)不能滿足會計信息使用者的需求，投資分析、客戶分析、經(jīng)濟分析等管理會計工作也對數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析提出了更高的時效性要求，需要新技術新方法提供支持。會計信息化對于減輕會計人員工作量，提高會計工作的時效性及準確性具有重要作用。為加快推動會計信息化建設邁上更高水平，提高會計工作管理效益，財政部2021年12月發(fā)布了《會計信息化發(fā)展規(guī)劃2021-2025年》，明確了“十四五”時期會計信息化工作的目標任務?，F(xiàn)階段各項工作正有序推動，業(yè)財融合深度進一步加強，新一代信息技術在會計工作領域中得到了初步應用。我國行政事業(yè)單位會計信息化建設經(jīng)過多年的努力和探索，已經(jīng)有了較好的基礎，但還存在認識不到位、制度不健全、軟硬件需完善、業(yè)財需融合等問題，本文對行政事業(yè)單位會計信息化中存在的問題進行了探討，并提出了強化認識、健全制度、加大投入力度、注重人才培養(yǎng)等對策，為行政事業(yè)單位會計信息化建設提供參考與借鑒。
關鍵詞：行政事業(yè)單位；會計信息化建設；業(yè)財融合
1引言
會計信息化是將信息技術應用于會計工作中并取代傳統(tǒng)手工記賬模式，通過網(wǎng)絡通信技術將多臺計算機、服務器連接，運用計算機的高運算能力與大數(shù)據(jù)、人工智能等處理技術，將會計信息的輸入輸出、運算、核算、查詢、數(shù)據(jù)分析等工作通過信息技術完成。我國會計信息化發(fā)展經(jīng)歷了自行研發(fā)與應用階段、商品化財務軟件大發(fā)展階段、會計信息化和企業(yè)信息化融合階段、會計信息化向標準化和國際化發(fā)展等幾個階段。會計信息化越來越受到國家重視，進一步規(guī)范我國會計信息化工作和加快會計信息化建設提上日程，但在實際工作中還有一些問題亟待解決。
2行政事業(yè)單位會計信息化建設的重要作用
2.1有利于提高會計工作效率
一方面，行政事業(yè)單位會計電算化的推行使會計人員從繁重的會計計算工作中解脫出來，現(xiàn)金日記賬、科目余額、月度報表等需要計算統(tǒng)計的工作由計算機自動完成。新政府會計制度實施后，相關要求也越來越高，這些新需求對會計人員提出了更高的要求。會計信息化可以通過系統(tǒng)設置來輔助完成這些工作，大大提高了會計人員工作效率。另一方面，在會計信息化處理模式下，單位報銷人員不再采用傳統(tǒng)排隊報銷方式，而是可以先將相關票據(jù)掃描上傳財務系統(tǒng)，經(jīng)相關領導審核后傳給會計部門進行報銷核算，減少了報銷人員排隊報銷環(huán)節(jié)，提高了工作效率。隨著會計信息化不斷發(fā)展，未來還可實現(xiàn)報銷人員隨時隨地上傳報銷票據(jù)及申請，大大縮短報賬周期。
2.2有利于提升會計信息質量
行政事業(yè)會計信息化中數(shù)據(jù)統(tǒng)計由系統(tǒng)自動完成，處理各種繁雜的財務數(shù)據(jù)能做到精準快速，規(guī)避了統(tǒng)計數(shù)據(jù)的誤差，降低了手工記賬計算的差錯率。可以將差旅費標準、會議費開支標準、行政消耗性材料開支限額等植入到系統(tǒng)設置中，通過系統(tǒng)規(guī)范超標準住宿、超標準乘坐交通工具、超限額采購等業(yè)務，規(guī)避了超標準、超范圍開支的問題。會計信息化數(shù)據(jù)經(jīng)財務主管確定后的不可更改性，為審查、監(jiān)督、審計提供了較為真實的一手數(shù)據(jù)，避免了做假賬、改賬等問題，提高了風險防范手段，會計信息質量得到提升。
2.3有利于規(guī)范財務工作流程
通過系統(tǒng)設置不同崗位，包括單位經(jīng)費預算、發(fā)票上傳等數(shù)據(jù)采集、報銷金額計算統(tǒng)計、審核報銷、復核憑證、出納付款、經(jīng)費決算等工作崗位，達到不相容崗位相分離。規(guī)范崗位的設置可以減少手工記賬的隨意性，各工作流程也因為系統(tǒng)設置進行固化，能進一步規(guī)范會計工作流程，提升會計工作內控管理水平。
2.4有利于實現(xiàn)業(yè)財融合共享
會計信息化建設可提高財務數(shù)據(jù)的時效性，相關會計信息錄入系統(tǒng)后即可實時掌握有關情況。會計人員輸入相關信息便可查詢到需要的數(shù)據(jù)，方便了會計人員記賬、賬目查詢、統(tǒng)計、分析財務數(shù)據(jù)。會計信息化通過系統(tǒng)對財務數(shù)據(jù)的整理和分析，在得到常規(guī)性財務報表的基礎上進行智能化分析，包括現(xiàn)金流量分析、往來賬款分析、績效分析等，通過信息化處理快速取得的財務數(shù)據(jù)實現(xiàn)，為單位主管、各級部門領導及相關人員進行財務管理、經(jīng)費規(guī)劃、戰(zhàn)略決策提供強有力的數(shù)據(jù)支撐。
2.5有利于保障會計檔案存儲
傳統(tǒng)的會計檔案，包括發(fā)票、賬簿、合同等都以紙質形式進行保存，這種形式不僅需要專門的、較大的存儲空間，而且在保存上還需要防蟲、防火等專門管理，一旦被毀無法再進行復原。會計信息化為會計檔案管理提供了另一種保存方式，多年的會計賬簿一張光盤就可以存儲下來，通過數(shù)據(jù)備份的方式還可以進行備份保存，一旦出現(xiàn)損毀可以使用備份盤進行復制，避免了會計檔案損毀、丟失造成的嚴重后果和損失，為會計檔案存儲提供了安全性、便利性。
3現(xiàn)階段我國行政事業(yè)單位會計信息化建設存在的問題
3.1對會計信息化的認識不到位
行政事業(yè)單位常常“重業(yè)務輕財務”，財務管理觀念相對落后，缺乏對會計信息化足夠的認識，認為會計工作就是敲敲計算器、審審發(fā)票、做一些統(tǒng)計工作的現(xiàn)象比較普遍，還有部分人員將會計電算化片面理解為就是會計信息化。部分單位領導和會計人員對會計信息化不夠了解，對會計信息化工作模式的優(yōu)勢和便利性沒有充分的認識，造成對會計信息化建設還不夠重視。單位會計信息化建設水平落后，造成一方面會計人員短缺，另一方面會計工作跟不上時代的需求。
3.2會計信息化制度不健全
在會計信息化的背景下，各行政事業(yè)單位需要建立健全適用于信息化工作體制的相關制度，由于各單位對信息化認識不到位、管理跟不上，導致適應信息化管理的制度缺失。有些單位雖然有了會計信息化管理制度，但是制度還不夠合理，不相容崗位相分離、會計信息化工作規(guī)范、軟件操作工作規(guī)范、相關財務數(shù)據(jù)管理流程等還需進一步完善。有的制度甚至浮于表面、責任不清晰、操作規(guī)范制定不科學，導致制度管理作用不能凸顯。
3.3業(yè)財融合還有待提升
新形勢下對財務工作與業(yè)務工作相融合提出了新的需求，財務部門不僅要提供準確的財務數(shù)據(jù)，也要為業(yè)務部門隨時了解部門財務狀況提供便利。新政府會計制度施行以來，行政事業(yè)單位各部門對預算執(zhí)行、往來賬款、收入到賬、是否超支等情況的實時知悉需要越來越迫切，這就需要財務與業(yè)務部門有效融合，共享財務數(shù)據(jù)資源。但是由于會計信息化程度的限制，“單機版”的財務系統(tǒng)已經(jīng)不能適應新的發(fā)展要求。業(yè)務部門與財務部門、單位管理層與財務部門、上級對口部門與財務部門的財務資源共用共享需求越來越高，也需要會計信息化工作的提升。
3.4軟硬件設施需完善
一方面，經(jīng)過多年會計電算化的推廣，傳統(tǒng)的手工記賬已經(jīng)被電腦記賬所代替。但單機版的電算化記賬手段已經(jīng)不能滿足新時代會計信息化的需求。先進的會計信息化系統(tǒng)建立在較為先進的硬件設備基礎上，通過開發(fā)的軟件操作系統(tǒng)，才能發(fā)揮其作用。現(xiàn)階段多數(shù)行政事業(yè)性單位的計算機老化，不能滿足信息化背景下的會計需求。另一方面，隨著會計信息化工作不斷深入，已經(jīng)有一批較為優(yōu)秀的會計軟件開發(fā)企業(yè)脫穎而出，但在針對各類行政事業(yè)單位開發(fā)軟件時，還存在使用需求不夠明晰、部分細節(jié)難免疏漏等問題，致使花費大量資金開發(fā)的信息系統(tǒng)仍然不盡如人意，后期改進也需要投入不菲的經(jīng)費才能解決，既浪費了大量資金，又沒有很好地滿足行政事業(yè)單位使用需求。
3.5缺乏會計信息化人才
會計信息化需要一批既懂得會計專業(yè)知識、又熟悉計算機操作及軟件使用的人才。行政事業(yè)單位人員流動性差，會計人員崗位相對較為固定，會計崗位新生力量薄弱，老一批的會計人員對計算機及軟件的使用相對欠缺。會計人員匆匆培訓上崗的現(xiàn)象依然存在，缺乏系統(tǒng)的信息化培訓，致使信息化技能薄弱，甚至有些還處于傳統(tǒng)的核算記賬階段，這與信息化工作的要求還不相適應。比如，會計信息化要求會計人員能夠對系統(tǒng)統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行全面分析，查找問題、找出資金風險點，提高資金使用效率；要求會計人員對資金投入方式、資產(chǎn)管理、運行方式、內控模式等提出較為科學的參考方案，等等。
4行政事業(yè)單位推進會計信息化建設的對策
4.1提高對會計信息化工作的認識
隨著信息處理技術的應用普及和人工智能技術在會計工作中的逐步應用，為會計信息化功能提供了更多的可能與挑戰(zhàn)。特別是財政部《會計信息化發(fā)展規(guī)劃2021-2025年》印發(fā)后，會計信息化發(fā)展有了具體的工作目標與發(fā)展路徑，各級領導及有關部門應充分認識會計信息化的重要性和緊迫性，充分了解會計信息化各項功能及架構模式，充分調動會計人員參與信息化建設的積極性，大力推動會計信息化發(fā)展目標完成。
4.2強化會計信息化制度建設
會計信息化的相關業(yè)務流程與業(yè)務涵蓋內容與傳統(tǒng)的會計電算化有所不同。建立適應會計信息化工作的會計處理流程、會計軟件操作規(guī)范、會計崗位職責等是現(xiàn)階段促進會計信息化工作的必要手段。只有建立一套適應新形勢下工作需求的制度體系，才能較好地實現(xiàn)會計信息化。建立完善的制度體系，通過“定崗、定責、定員”將信息處理、賬務核算、檔案管理等工作以管理制度的模式建立規(guī)范，明確各崗位職責和權限要求，做到不相容崗位相分離。
4.3加強硬件設施改善及軟件系統(tǒng)開發(fā)
首先，針對計算機、服務器等硬件設施跟不上軟件應用的問題，在部門預算方面，應考慮會計信息化建設的需要，為計算機、服務器等硬件設備的更新?lián)Q代提供必要的資金保障。其次，要規(guī)范各信息化接口的輸入、輸出、處理設備型號要求及操作規(guī)程，為信息化軟件的開發(fā)提出標準化的要求，避免各行政事業(yè)單位開發(fā)的軟件標準不一致，不能有效整合的現(xiàn)象。國家應加大對信息化系統(tǒng)的探索，推出會計信息化基礎集成系統(tǒng)，合理整合現(xiàn)有軟件系統(tǒng)并推廣使用，避免各單位重復資金投入，造成資金的浪費現(xiàn)象。第三，在防火墻等保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性的開發(fā)運用方面也要積極跟進，為系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)存儲及處理方面提供保障，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)失真、系統(tǒng)運行障礙等情況。
4.4加大會計人員的培訓力度
會計人員繼續(xù)教育已經(jīng)堅持了較長時間，但會計繼續(xù)教育的時間有限，需要培訓的內容較多，不能滿足提升當前會計人員信息化水平的需要。建議相關部門加大對會計人員信息化培訓力度，通過組織會計人員參加較為系統(tǒng)的信息化培訓、到其他單位實地觀摩學習、講座、座談等形式，讓現(xiàn)有會計人員能較好地了解會計信息化相關知識、掌握會計信息化必備的運用技能，包括計算機及會計軟件的使用、系統(tǒng)數(shù)據(jù)的分析運用等，提升會計人員信息化素質及管理會計水平。
4.5推動業(yè)財深度融合
4.5.1財務與預算數(shù)據(jù)相融合。將行政事業(yè)單位財務會計與預算會計進行融合，在會計人員進行財務會計處理時，系統(tǒng)能自動地進行預算會計的處理，這樣不僅減少了會計人員平行記賬的工作量，減少了兩套賬帶來的繁雜賬務處理，也規(guī)避了繁重工作造成的差錯，并能實時監(jiān)控預算經(jīng)費的執(zhí)行情況，增加了會計業(yè)務的準確性和及時性。另外，財務報表生成的同時能較為便捷地生成預算會計報表，使會計工作更加方便快捷。4.5.2財務與資產(chǎn)部門數(shù)據(jù)相融合。一方面，財務部門與資產(chǎn)管理部門資產(chǎn)統(tǒng)計情況的核對一致以來都是一項較為花費人力的工作。需要安排專門人員定期對兩個部門的數(shù)據(jù)進行核對，如果出現(xiàn)不符情況，需要查找原因并及時更正，以做到賬賬相符、賬實相符的目的。另一方面，行政事業(yè)單位需定期組織資產(chǎn)使用部門、資產(chǎn)管理部門、財務部門三個部門人員聯(lián)動，對資產(chǎn)的賬實、賬卡、賬賬相符問題進行核實清理，以達到賬實的統(tǒng)一，會計數(shù)據(jù)的準確。會計信息化的資源共享平臺為單位資產(chǎn)的管理提供了便利。財務部門與資產(chǎn)管理部門、資產(chǎn)使用部門三方數(shù)據(jù)相融合，各資產(chǎn)相關部門責任更為清晰，因崗位變動更新資產(chǎn)管理人員登記也更方便。更利于資產(chǎn)的管理，達到數(shù)據(jù)的準確性及時性的目的。4.5.3財務與業(yè)務部門使用數(shù)據(jù)相融合。行政事業(yè)單位會計信息主要由財務部門隨時調閱查詢，在會計信息化系統(tǒng)支持下，應滿足業(yè)務部門隨時了解部門資金狀況的需求。例如，集中采購部門需要隨時了解專項經(jīng)費余額情況以判斷是否進行下一步的政府集中采購工作；業(yè)務部門需要隨時了解專項經(jīng)費收入支出情況，部門人員借款情況、相關客戶及供應商的資金往來情況等；單位管理人員需要隨時了解單位資金全面情況，部門資金管理情況等。業(yè)財融合的會計信息化為相關部門提供了查詢便利，方便相關人員及時了解財務狀況，作出財務決策。
5結語
在新一代信息技術快速發(fā)展和政府會計制度改革不斷深入的背景下，行政事業(yè)單位需改變傳統(tǒng)的會計工作理念及工作模式，大力推進會計信息化建設工作。特別是在應用會計數(shù)據(jù)標準、推進數(shù)字化轉型、拓展會計職能等方面，投入必要的人力物力營造適宜的會計信息化環(huán)境，增強全員信息化意識，科學制定相關制度措施，精心組織實施，創(chuàng)新工作流程及模式，不斷總結經(jīng)驗，提高財務管理水平。
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作者:巫雪梅 單位:中國電子技術標準化研究院