檔案管理水平網(wǎng)絡(luò)技術(shù)論文

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1高校檔案管理的概述

高校的檔案管理集文化性、信息性、教育性、知識(shí)性、社會(huì)性、政治為一體，研究檔案管理的源頭，檔案是文件在一定條件下經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)換得到的，其所指的為廣義的理解，其實(shí)由照片、圖表、文字、聲音、圖形等組合而成。從哲學(xué)意義上，檔案是對(duì)文件不斷的揚(yáng)棄而得到的，對(duì)檔案的時(shí)效性的批判，其是經(jīng)整理完成的文件，對(duì)其價(jià)值性的批判，經(jīng)整理完成的檔案具有歷史保存的意義，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)性的批判，檔案集中了分散狀態(tài)之下的文件，并按照相關(guān)邏輯規(guī)律或者邏輯劃分的標(biāo)準(zhǔn)而形成的信息集合或者信息單元。檔案能將歷史信息進(jìn)行記錄和重現(xiàn)，其以直接的形式記錄了歷史，能在一定程度上保持和維護(hù)歷史最真實(shí)的文獻(xiàn)。

2高校的檔案管理具備的特點(diǎn)

我國(guó)歷史的特性決定了檔案管理的工作具有豐富性、復(fù)雜性、多樣性等特點(diǎn)，在檔案管理工作中應(yīng)充分利用這些優(yōu)勢(shì)，做到揚(yáng)長(zhǎng)避短，以促進(jìn)管理工作的順利進(jìn)行。

2.1高校檔案內(nèi)容具有豐富性

高校的檔案管理內(nèi)容包括多方面的內(nèi)容，一般包括：教學(xué)管理、課堂管理、行政管理、黨務(wù)管理、教務(wù)管理、科研管理、后勤管理、實(shí)訓(xùn)基地的管理等，在這個(gè)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的文獻(xiàn)。這些檔案反映了不同職能部門(mén)各不相同的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)形成的檔案，如制度、批示、請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃以及不同會(huì)議和活動(dòng)中記錄的材料和文件。在高校的科研以及相關(guān)文化創(chuàng)造活動(dòng)中，還存在研究手稿、項(xiàng)目成果、研究論文、著論等相關(guān)檔案，其可以稱(chēng)為高校日常工作的資源庫(kù)，其涵蓋了較為豐富的內(nèi)容。

2.2高校檔案管理的復(fù)雜性

高校檔案類(lèi)型可以分為以下幾種：一級(jí)檔案：黨群管理中黨群檔案能反應(yīng)黨群工作管理在的現(xiàn)狀；行政檔案是高校行政管理工作情況的間接反映；此外還包括反映教學(xué)活動(dòng)、設(shè)備情況等的教學(xué)檔案、設(shè)備檔案等，然后在根據(jù)高校檔案的管理工作中具體需要?jiǎng)澐植煌瑢哟蔚募?jí)別，依次往下還可分為二級(jí)檔案以及三級(jí)檔案等。

2.3高校的教學(xué)檔案整理具有周期性、專(zhuān)業(yè)性

高校以學(xué)期作為教學(xué)階段的劃分，原始檔案是周期性產(chǎn)生的，高校的檔案管理很大部分是按照學(xué)期來(lái)進(jìn)行歸納和整理，形成的檔案具備較強(qiáng)周期性；高校的學(xué)生會(huì)形成一定的共性，各高校不同系具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，另外，不同教學(xué)活動(dòng)會(huì)存在一定的差異，是高校的檔案管理具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和科學(xué)性。

2.4高校的檔案載體具有多樣性

承載高校檔案信息載體具有多樣性的特征，傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)材料作為載體，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和普及，使紙質(zhì)載體主導(dǎo)性的地位呈直線下降的趨勢(shì)。技術(shù)及技術(shù)普及程度較高的高校，為了提高檔案管理的效率，以及考慮在保存時(shí)間和環(huán)境等因素的影響，采用磁帶、光盤(pán)、磁盤(pán)、膠片等最為檔案的載體變得越來(lái)越普遍。且檔案相關(guān)內(nèi)容記錄方式以及傳遞、表達(dá)等方式都和傳統(tǒng)方式有較大區(qū)別。

3高校教學(xué)檔案的管理現(xiàn)狀

高校的到檔案管理是由各個(gè)學(xué)院系自主完成的，缺乏系統(tǒng)性的協(xié)調(diào)管理，處于檔案管理的初級(jí)階段，存在如下問(wèn)題：

1）高校大部分存在紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)象，檔案信息的收集、整理、利用以及保存等多由手工代替；

2）電子檔案的保存方式不統(tǒng)一，一般會(huì)采用目錄整理來(lái)保存，查詢時(shí)會(huì)有較大的不便；

3）電子檔案的保存較為分散，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)造成重復(fù)建檔的現(xiàn)象，利用率也較低；

4）電子檔案查詢的過(guò)程中，安全保障措施不到位，易受病毒的攻擊；

5）教學(xué)檔案的管理是在校園網(wǎng)中獨(dú)立運(yùn)行的，無(wú)法對(duì)各部門(mén)的工作進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

4高校檔案的管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

高校的檔案管理在信息技術(shù)大力推動(dòng)下，得到了較快的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)最大限度的結(jié)合，是高校發(fā)展追求的目標(biāo)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息的檢索、傳遞以及資源的共享。

4.1高校檔案信息化的管理

高校檔案信息化的管理，應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)平臺(tái)，其包括檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)、系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和利用、相關(guān)網(wǎng)站的開(kāi)發(fā)及應(yīng)用。對(duì)相關(guān)軟件和硬件進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，能構(gòu)建信息共享的平臺(tái)，使檔案信息管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的傳輸和科學(xué)化的管理。

4.2高校檔案管理應(yīng)提高檔案的案卷質(zhì)量

提高高校檔案案卷本身的質(zhì)量，應(yīng)充分利用好信息化網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案案卷規(guī)范化、科學(xué)化加工處理方式，能確保檔案案卷的質(zhì)量，能更好的保存檔案。同時(shí)，應(yīng)確保檔案利用的實(shí)效性、效果以及效率，讓檔案管理為高校創(chuàng)造出更多的價(jià)值。高校檔案的信息資源建設(shè)可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的技術(shù)建立規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)且能共享的數(shù)據(jù)庫(kù)。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)能儲(chǔ)存較多的數(shù)據(jù)信息，并能對(duì)其進(jìn)行組合以及深層排列，讓其成為高層次，專(zhuān)題性較強(qiáng)的檔案信息分類(lèi)組合。高校檔案管理能反映其管理水平、展現(xiàn)精神風(fēng)貌，因此，在檔案管理中，應(yīng)把檔案質(zhì)量放在首位。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)利用信息技術(shù)將不同版式、風(fēng)格、紙張的歸檔資料進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的整理和分類(lèi)，檔案案件的打印應(yīng)做到字跡整齊、清晰，字體要能適應(yīng)期不同情況下的需要，能進(jìn)行不同文件的處理，且便于閱讀和借閱。

4.3高校檔案管理應(yīng)構(gòu)建檔案的管理機(jī)制

高校檔案管理與信息技術(shù)結(jié)合的同時(shí)，應(yīng)制定相關(guān)檔案的管理機(jī)制來(lái)確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。檔案的管理者以及檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)在遵循檔案現(xiàn)代化的管理機(jī)制原則的基礎(chǔ)上，應(yīng)對(duì)高校檔案管理的實(shí)際工作進(jìn)行預(yù)測(cè)規(guī)劃、控制監(jiān)督、組織領(lǐng)導(dǎo)、教育激勵(lì)等組織以及調(diào)整，以發(fā)揮管理者工作的熱情與積極性，發(fā)揮出團(tuán)隊(duì)的力量，以保障檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理機(jī)制。高校檔案管理所建立的機(jī)制應(yīng)符合我國(guó)實(shí)施的相關(guān)法律法規(guī)，并把競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)相關(guān)的機(jī)制引入到檔案科學(xué)化管理中，同時(shí)，還必須建立檔案管理工作責(zé)任制、聘任制、獎(jiǎng)勵(lì)制和考評(píng)制，讓檔案管理隊(duì)伍保持較高的素質(zhì)和良好的活力。從而創(chuàng)建一個(gè)科學(xué)、合理、規(guī)范的高校檔案管理機(jī)制。

4.4高校檔案管理應(yīng)提高管理者的素質(zhì)

在高校的檔案信息化的管理者中，檔案管理者的素質(zhì)直接決定的檔案管理的水平，應(yīng)建立一支專(zhuān)業(yè)技術(shù)過(guò)硬、信息化的素質(zhì)較高的隊(duì)伍，才能激發(fā)檔案管理工作人員的潛力。專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍是高校檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的有力保證。高校是創(chuàng)造以及傳承科學(xué)文化主要的機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才，能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需求，推動(dòng)高校檔案管理工作的發(fā)展。因此，應(yīng)對(duì)相關(guān)檔案工作管理人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，能提升其文化素養(yǎng)，以確保檔案信息管理人才隊(duì)伍的質(zhì)量。

5結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校的檔案管理設(shè)計(jì)、科學(xué)化的管理是時(shí)展的需要，能有效促進(jìn)高校檔案事業(yè)的快速發(fā)展。在嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)面前，高校應(yīng)迎難而上，解決檔案管理工作中存在的難題，并積極的開(kāi)拓創(chuàng)新，抓住機(jī)遇以獲得更好的發(fā)展。高校在檔案管理中，應(yīng)致力于將信息技術(shù)化為不斷推動(dòng)檔案管理事業(yè)前進(jìn)的力量，為社會(huì)特色社會(huì)主義貢獻(xiàn)出更多力量。

作者：王鳳秀 李勤姣 單位：九江學(xué)院學(xué)生處 九江學(xué)院保衛(wèi)處